Vertragsverwaltung: So behältst du den Überblick über deine Verträge

1. Was versteht man unter Vertragsverwaltung?
2. Vertragsverwaltung vs. Vertragslebenszyklus-Management
3. Was sind die Aufgaben der Vertragsverwaltung?
4. Welche Vorteile bietet die digitale Vertragsverwaltung?
5. Warum die Digitalisierung die Zukunft der Vertragsverwaltung ist

Verträge sind das Rückgrat jeder geschäftlichen Transaktion. Sie festigen Vereinbarungen und schützen vor rechtlichen Auseinandersetzungen. Doch je mehr Verträge ein Unternehmen abschließt, desto größer wird die Herausforderung, den Durchblick zu bewahren.

In einer Zeit, in der Digitalisierung und Automatisierung immer wichtiger werden, bieten sich der Vertragsverwaltung neue Möglichkeiten. Spezielle CRM-Softwarelösungen können Unternehmen dabei helfen, Verträge effizient zu verwalten und stets den Überblick zu behalten. Was es mit der Verlagsverwaltung auf sich hat und welche Tools infrage kommen, verraten wir dir hier.

Was versteht man unter Vertragsverwaltung?

Die Vertragsverwaltung (auch Vertragsmanagement genannt) ist der Prozess der Verwaltung rechtsverbindlicher Vereinbarungen von der Anbahnung bis zur Ausführung. Sie zielt darauf ab, Unternehmensverträge zu kontrollieren und korrekt zu archivieren, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Darüber hinaus umfasst das Vertragsmanagement die Aufbereitung und Analyse von Daten. Es ermittelt die Risiken bestehender und/oder künftiger Verträge, um die Unternehmensinteressen zu schützen.

Je nach Größe und Art des Unternehmens kann die Vertragsverwaltung manuell oder automatisch durchgeführt werden. Viele Unternehmen bevorzugen jedoch aus mehreren Gründen den digitalisierten Ansatz:

• Die manuelle Vertragsverwaltung erfordert längere Bearbeitungszeiten, da die Zusammenarbeit zwischen Unternehmensabteilungen nur eingeschränkt möglich ist.
• Der Zugriff auf Dokumente gestaltet sich beim traditionellen Vertragsmanagement schwieriger.
• Die manuelle Verwaltung von Verträgen bedeutet, dass diese abgeheftet und physisch archiviert werden müssen, was Platz und viel Zeit in Anspruch nimmt.
• Das Risiko des Verlusts wichtiger Dokumente und menschlicher Fehler ist bei der manuellen Vertragsverwaltung höher.
• Zudem hast du nur einen begrenzten Überblick über Fristen, was zu unerwarteten Kosten führen kann.

Vertragsverwaltung vs. Vertragslebenszyklus-Management

Der Begriff Vertragsmanagement wird oft als Synonym für Vertragslebenszyklus-Management (CLM) verwendet. Obwohl es in beiden Fällen um die Verwaltung von Verträgen und deren ordnungsgemäße Ausführung geht, handelt es sich um getrennte Prozesse.

Vertragsmanagement bezieht sich auf die Verwaltung von Verträgen während der gesamten Vertragslaufzeit. Es konzentriert sich auf die täglichen operativen Aspekte eines Kontrakts, wie die Verfolgung von Fristen und Verlängerungen, die Überwachung der Leistung und die Beilegung von Streitigkeiten.

Im Gegensatz dazu betrachtet das Vertragslebenszyklus-Management das breitere Bild des Vertragsmanagements. Dazu gehören Schritte wie die Entwicklung von Strategien für Vertragsverhandlungen und -entwürfe, die Überwachung der Vertragserfüllung sowie Überprüfungen nach der Vertragsausführung.

Was sind die Aufgaben der Vertragsverwaltung?

Zur Vertragsverwaltung zählen zwar viele Aufgaben, der Prozess lässt sich aber in sechs Phasen unterteilen: Ermittlung des Regelungsbedarfs, Vertragserstellung und Verhandlungen, Einholung von Genehmigungen, Vertragsabwicklung, Vertragsüberwachung sowie Vertragsverlängerung oder -auflösung.

Ermittlung des Regelungsbedarfs

In der ersten Phase ermittelt der Unternehmensjurist den Regelungsbedarf und legt die Ziele und Erwartungen der beteiligten Parteien fest.

Zu den wesentlichen Aufgaben in dieser Phase gehören:

• Bedarfsanalyse: Erkennen des Regelungsbedarfs und Festlegen der Ziele, die mit dem Vertrag erreicht werden sollen.
• Identifizierung der Parteien.
• Bedingungen und Konditionen: Entwurf der vorläufigen Bedingungen, die dem Vertrag zugrunde liegen.

Vertragserstellung und Verhandlungen

Nach der Initiierung geht es in der nächsten Phase um das Aufsetzen des Vertrags und die Verhandlung. Dies umfasst den Entwurf, die Überprüfung und die Verhandlung der Vertragsbedingungen. Damit wird sichergestellt, dass der Kontrakt den Interessen aller beteiligten Parteien entspricht.

Wichtige Aufgaben in dieser Phase sind:

• Entwurf: Erstellung des ersten Vertragsdokuments, das alle Bedingungen und Konditionen enthält.
• Überprüfung: Alle beteiligten Parteien prüfen den Vertrag und schlagen Änderungen oder Ergänzungen vor.
• Verhandlung: Aufnahme von Gesprächen, um einen für beide Seiten vorteilhaften Konsens zu erzielen.

Einholung von Genehmigungen

Sobald eine Einigung über die Vertragsbedingungen erzielt wurde, geht das Verfahren in die Genehmigungsphase über. Dies bedeutet, dass die erforderlichen Genehmigungen von allen beteiligten Parteien eingeholt werden müssen.

Zu den wichtigsten Aufgaben in dieser Phase gehören:

• Rechtliche Prüfung: Bestätigung, dass der Vertrag den einschlägigen Gesetzen und Vorschriften entspricht.
• Zustimmung der Interessengruppen: Einholung der Zustimmung der relevanten Interessengruppen innerhalb der Organisation.
• Unterschriften: Formalisierung des Vertrags durch Unterschriften von autorisierten Vertretern.

Vertragsabwicklung

Sobald alle erforderlichen Genehmigungen und Unterschriften vorliegen, geht der Kontrakt in die Durchführungsphase. In dieser Phase geht es um die Umsetzung der vereinbarten Bedingungen, wie die Lieferung von Waren oder Dienstleistungen und die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen.

Vertragsüberwachung

Die Vertragsüberwachung ist eine entscheidende Phase im Vertragsmanagementprozess. Sie bewertet die Vertragserfüllung und stellt sicher, dass die Leistungen von allen beteiligten Parteien erfüllt werden. Außerdem werden in dieser Phase alle Unstimmigkeiten oder Abweichungen im Vertrag umgehend angegangen.

Vertragsverlängerung oder -auflösung

In dieser Phase geht es darum, das richtige Vorgehen zu bestimmen, wenn der Vertrag das Ende seiner Laufzeit erreicht hat – Verlängerung, Anpassung oder Kündigung der Vereinbarung. Dabei musst du wichtige Aspekte wie die Leistung des Lieferanten und das Risikomanagement berücksichtigen.

Wenn beispielsweise ein Lieferant seinen vertraglichen Verpflichtungen nicht nachkommt, musst du möglicherweise den Vertrag überarbeiten oder eine Disziplinarmaßnahme ergreifen. Wenn du andererseits Mitarbeiter*innen hast, die mit dem Arbeitsvertrag nicht zufrieden sind, kann es sich unter Umständen lohnen, die Vertragsbedingungen neu zu verhandeln.

Welche Vorteile bietet die digitale Vertragsverwaltung?

Wenn dein Unternehmen wächst, wird das Verwalten von Verträgen immer komplexer. Es gibt nicht nur verschiedene Arten von Verträgen, an denen unterschiedliche Parteien wie der Lieferant, Mitarbeiter*innen und die Kundschaft beteiligt sind. Der gesamte Prozess bringt auch viele Aufgaben mit sich, wie du oben bereits nachlesen konntest.

Die Vertragsverwaltung wird noch anspruchsvoller, wenn du internationale Partner hast. Hier musst du verschiedene Rechtssysteme und politische Faktoren berücksichtigen. Das Erstellen und Organisieren von Verträgen ist vor allem dann sehr zeitaufwändig, wenn dein juristisches Team für viele aktive Verträge gleichzeitig zuständig ist – wie bei den meisten mittleren und großen Unternehmen.

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Um die Vertragsverwaltung zu verschlanken, entscheiden sich deshalb viele Unternehmen für die Digitalisierung des gesamten Prozesses. Daraus ergeben sich die folgenden Vorteile:

1. Verbesserung der Vertragstransparenz

Wenn Abteilungen Verträge getrennt und mit eigenen Systemen verwalten, entstehen Informationssilos. Dies kannst du verhindern, indem du den gesamten Vertragsmanagementprozess digitalisierst. Dabei wird ein unternehmensweites und zentrales Archivierungssystem implementiert, in dem Verträge aus verschiedenen Kanälen und Systemen gespeichert werden. So haben berechtigte Mitarbeiter*innen jederzeit Zugriff auf relevante Vertragsinformationen. Ebenso wird dadurch sichergestellt, dass sie die aktuelle Vertragsvorlage und die neuesten Klauseln verwenden.

2. Überprüfbarkeit und Verantwortlichkeit

Bei Vertragsprozessen muss jeder Schritt nachvollziehbar sein. Änderungen und Entscheidungen müssen dokumentiert und nachprüfbar sein – auch noch Jahre später. Das ist ein großer Kraftakt, wenn du deine Verträge noch manuell abwickelst, aber ein Spaziergang mit digitalem Vertragsmanagement. Mit einer Vertragsmanagement-Software kannst du Prüfpfade speichern und die gesamte Vertragshistorie mit einem Mausklick einsehen. Das sorgt für mehr Rechtssicherheit, da du jederzeit die Einhaltung von Richtlinien nachweisen kannst.

Darüber hinaus fördert eine Vertragsverwaltungs-Software auch die Rechenschaftspflicht. Sie ermöglicht es dir, die vorgenommenen Änderungen zu verfolgen und verschiedene Vertragsversionen zu kontrollieren. Auf diese Weise kannst du sicherstellen, dass keine kritischen Klauseln gelöscht werden und dass nur berechtigte Personen die Dokumente entsprechend bearbeiten können.

3. Kostenkontrolle

Viele Verträge, insbesondere für Software-Dienstleistungen, verlängern sich automatisch, wenn sie nicht vorher gekündigt werden. Die digitale Vertragsverwaltung hilft dir, solche Fehler zu vermeiden. Durch den Einsatz von Vertragsmanagement-Software werden deine Vertragsmanager*innen automatisch daran erinnert, Verträge zu prüfen, zu genehmigen und zu kündigen, bevor sie verlängert werden.

4. Schnelle Anpassungsfähigkeit

Wenn die Nachfrage nach Produkten und Dienstleistungen steigt oder sinkt, müssen die Vertragsbedingungen der Geschäftsbeziehungen mit Lieferdiensten, Geschäftspartnern sowie Kunden und Kundinnen schnell angepasst werden. Mit einem digitalen Vertragsmanagement kannst du schneller auf diese Veränderungen reagieren.

Automatisierte Workflows ermöglichen es deinen Teams beispielsweise, Verträge schnell zu prüfen, anzupassen und zu verwalten. Auch Geschäftspartner können direkt in den Prozess eingebunden werden. Mit eSignature-Lösungen können sie schnell ihre digitale Unterschrift leisten, um Vertragsanpassungen zu beschleunigen und die Geschäftskontinuität zu gewährleisten.

5. Optimierung des Dokumentenmanagements

Durch die Digitalisierung der Vertragsverwaltung bist du nicht mehr auf Aktenschränke angewiesen. Die Mitarbeiter*innen können Papierdokumente mit automatischer Bild- oder optischer Zeichenerkennung (OCR) direkt in das System scannen und alle relevanten Dokumente an einem zentralen Ort speichern. Darüber hinaus kannst du Verträge aus verschiedenen Quellen importieren und deren jeweiligen Dokumentenstatus anzeigen.

6. Mehr Sicherheit und besseres Image

Mit einer Vertragsverwaltungs-Software kannst du den unkontrollierten und unbefugten Zugriff auf Verträge verhindern. Dadurch reduzierst du die finanziellen Risiken, die mit Datenverlusten oder Angriffen von Cyberkriminellen verbunden sind. Dies schützt auch das Image deines Unternehmens, das sonst unter negativen Medienberichten leiden würde.

7. Fehlerminimierung

Eine Anwendung für die digitale Vertragsverwaltung kann auch in andere Systeme wie SAP oder Microsoft Office integriert werden. Auf diese Weise müssen die Mitarbeiter*innen nicht mit mehreren Programmen jonglieren, um Verträge zu verwalten. Außerdem können sie die Daten in der jeweiligen Anwendung automatisch aktualisieren, was den Verlust von Daten sowie fehlerhafte Informationen verhindert.

Warum die Digitalisierung die Zukunft der Vertragsverwaltung ist

Die digitale Revolution hat erhebliche Auswirkungen auf verschiedene Geschäftsabläufe – das Vertragsmanagement stellt hier keine Ausnahme dar. Die Einführung von Vertragsmanagement-Software ist nicht nur ein technologischer Wandel, sondern ein strategischer Schritt. Sie spart dir viel Zeit und Geld bei der Abwicklung und Ausführung deiner Verträge. Zudem ermöglicht sie es dir, jeden Schritt des Vertragslebenszyklus zu überwachen und zu automatisieren – egal, ob es sich um ein kleines, ein mittelständisches oder ein großes Unternehmen handelt. All dies führt zu optimierten Prozessen, erhöhter Sicherheit und verbesserter betrieblicher Effizienz.

Die Implementierung eines digitalen Vertragsmanagements ist jedoch leichter gesagt als getan. Denn zum einen musst du deine Organisation auf die Veränderungen vorbereiten, die die Digitalisierung mit sich bringen wird. Zum anderen musst du alle deine bestehenden Verträge sammeln, kategorisieren und in die Software importieren. Vor allem aber gilt es, einen seriösen Anbieter zu wählen, der dich bei der digitalen Transformation des Vertragsmanagements unterstützt.