Vertragsmanagement
Sarah Magdalena Huber
&
Rebecca Loeks
2/18/2025
Contract Management: Definition, Benefits, and Applications Listed in the following categories:
Caya
4.6 (52 reviews)
Verified profile
This is how users rate the product
9.4
Ease of use
Intelligent Document Processing (IDP)
Average: 9.4
9.3
Meets requirements
Intelligent Document Processing (IDP)
Average: 9.4
9
Customer Support
Intelligent Document Processing (IDP)
Average: 9.4
9.5
Ease of setup
Intelligent Document Processing (IDP)
Average: 9.2
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Caya Reviews (52)
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“Sehr guter Kundenservice, zuverlässiger Dienst”
Source of review
4.5
A
Older than 12 months
Andre
Validated Reviewer
Geschäftsführer
at
Lehmann & Sacher Pharma GmbH
- 1-50 employees
- Industry: Cosmetics
What did you like?
Der persönliche Kundenservice war sehr bemüht und verbindlich; so wurde ich sehr gut beim Einrichten der Postweiterleitung unterstützt. Auch bei sonstigen Fragen, kamen die Antworten zuverlässig und schnell. Das System selbst funktioniert zuverlässig und ist übersichtlich.
What did you not like?
Verbesserungspotenzial gibt es in der App (Android): Die Anzeige des Briefe beim reinzoomen ist sehr nervig und funktioniert nicht gut. OCR beim einscannen der Titel und Absender ist ausbaufähig. Bei manchen Briefen klappt es 1a, bei anderen gibt es eher wirre Kategorien und erkannte Absender. Die Transparenz, wie man an die Originale kommt (Sammelsendung/Sofortsendung) könnte verbessert werden - mir war nicht klar, wo ich darüber beim Anmelden des Service entschieden habe.
Which problems are you solving with the product?
Auch bei längerer Abwesenheit von der eigenen Adresse kann man weltweit seine Briefpost einsehen. Perfekt, genau was ich brauche
“Workflows - Datev Integration und Organisation ”
Source of review
5.0
N
In the last 30 days
Nik
Validated Reviewer
CFO
at
Bee digital
- 1-50 employees
- Industry: Marketing and Advertising
What did you like?
Tolles Interface und sehr einfacher Menüführung. Sehr schnelle Performance und Mobile App machen das Ganze zu einem Produkt, mit dem man gerne arbeiten will. Nach kurzer Zeit schon habe ich unsere internen Rechnungshof Workflows auf Caya umgestellt. Ich bin mir sicher, dass ich noch weitere Optimierungen finden werde.
What did you not like?
Ich würde gerne noch eine Statusanzeige bei den Workflows sehen, beziehungsweise eine Bestätigung im Interface bekommen, nach der erfolgreichen Durchführung von Workflows
Which problems are you solving with the product?
Initial wollte ich nur die Integration Richtung Dativ abdecken. Nun habe ich aber einen Genehmigung Workflow für Einkommen der Rechnung über Kaya realisiert, was Duplikate in der Buchhaltung vermeidet beziehungsweise zu besseren Governance führt. Durch Kaya ist meine Inbox aufgeräumter und ich kann die Rechnung Freigabe in einem Schritt erledigen, ohne zu oft zwischen Tätigkeiten wechseln zu müssen.
“Vom Post-Scan-Service zum Dokumentenmangementsystem”
5.0
M
Older than 12 months
Markus
Validated Reviewer
Inhaber
at
unaone imc services Markus Hagge
- 1-50 employees
- Industry: Internet
What did you like?
Die Zentrale für alle meine Dokumente. Ob per Post empfangen und von Caya gescannt, per E-Mail-Upload über den lokalen Scanner oder Datei-Upload vom Rechner aus - Caya speichert alle Dokumente langfristig. Hervorzuheben ist eine sehr intuitive Web-Oberfläche (ich hatte zwar eine kurze Einführung durch einen Caya-Mitarbeiter, hätte die aber eigentlich nicht wirklich gebraucht), eine wirklich gute Suchfunktion und ein sehr guter Kundenservice (ich hatte nicht viele Fragen, aber was Anlag wurde immer sehr gut und recht schnell umfassend beantwortet). Für das gebotene ist der Preis meiner Ansicht nach recht günstig.
What did you not like?
Leider hakt es gelegentlich beim Nachsendeauftrag (wobei das wohl weniger ein Problem von Caya, sondern mehr ein Problem der Post ist). Die Zahl der Integrationen mit anderen Diensten ist zwar sehr hoch, aber es fehlen meiner Ansicht nach so ein paar Standards, die eine Integration universeller machen würden (Standard-Mail-Protokolle, Webdav, SFTP oder sowas). Bei den Workflows (Automatismen für die Dokumentenbearbeitung) fehlt schon seit Monaten ein löschen-Button, d.h. einen einmal angelegten Workflow kann man zwar verändern, nicht aber löschen (und das wäre manchmal wichtig, wenn der Workflow ein komplett anderer sein soll als wie ursprünglich angelegt)
Which problems are you solving with the product?
Zum einen als Postscanservice, damit mich Post auch erreicht, wenn ich mal längere Zeit nicht zum Bürobriefkasten komme, zum anderen als GOBD-Konforme Ablage der geschäftlich aufbewahrungspflichtigen Dokumente
“Caya macht das Leben leichter”
Source of review
5.0
M
Older than 12 months
Mike
Validated Reviewer
Geschäftsführer
at
ALANDIA GmbH & Co KG
- 1-50 employees
- Industry: Consumer Goods
What did you like?
Caya haben wir genutzt, da wir häufig remote arbeiten. Der Service ist anständig gepreist und die Datenverarbeitungstools einfach klasse. Vom direkten Markieren und Bearbeiten der gescannten PDFs über Weiterleitung und guter Archivierung sowie Zusendung der Originale funktioniert alles einwandfrei. Wir haben CAYA in unserem Bekanntenkreis schon oft weiterempfohlen!
What did you not like?
Bei uns funktioniert leider die direkte Bezahlfunktion von Rechnungen nicht. Die Verbindung zur Bank bricht ab.
Which problems are you solving with the product?
Es ist stressfreieres Arbeiten möglich, da der Gang zum Briefkasten entfällt. Zudem, hat man alle Dokumente an einem Ort.
“Weg mit dem Papierstapel im Büro!”
Source of review
5.0
A
Older than 12 months
Andre
Validated Reviewer
CEO
at
Bavaria Aerial
- 1-50 employees
- Industry: Luftfahrt
What did you like?
Die Post geht direkt über einen Nachsendeauftrag zu Caya. Dort wird die Post eingescannt und archiviert. Sollten wir mal einen Brief im original benötigen, wird dieser schnell und einfach per Sammelversand an uns zugesendet. Über den Datenschutz muss ich mir bei Caya keine Gedanken machen. Die Briefe werden durch Maschinen geöffnet und gescannt.
What did you not like?
Leider erkennt die Software manchmal den Text nicht oder ordnet es in die falsche Kategorie ein. Kundenkarten die wir per Post erhalten werden ebenfalls eingescannt. Das ist allerdings ein allgemeines Problem und nicht von Caya. Es gibt keine Briefe versenden Funktion.
Which problems are you solving with the product?
Wir nutzen Caya für unsere Post. Im Büro sind gerne mal wichtige Briefe verloren gegangen. Mit Caya passiert das nicht. Die Briefe werden eingescannt und können dann über die Cloud abgerufen werden. Üver die Volltestsuche finden wir die Dokumente sehr schnell. Überweisungen können mit einem Click aus der Software (vorausgefüllt) gestartet werden. Wir sparen uns hierdurch viel Zeit!
“Caya macht Post angenehmer”
Source of review
5.0
M
Older than 12 months
Martin
Validated Reviewer
Inhaber
- 1-50 employees
- Industry: Legal Services
What did you like?
Meine Post wird direkt zu Caya geschickt und dort eingescannt. Man kann eine Postboxnummer angeben, so dass es nicht über einen Postnachsendeauftrag laufen muss. Ich bekomme die Post dann digital in mein Postfach gestellt. Ich spare mir dadurch eine Mitarbeiterin, die die Post öffnet und einscannt. Es geht so viel einfacher und unkomplizierter. Dadurch kann ich von überall arbeiten.
What did you not like?
Die Post kommst meist sehr spät Abends in mein Postfach. Da ich meine Arbeit immer tagesaktuell erledigen will, muss ich oft sehr spät noch arbeiten. Da andere Menschen aber meist entspannter mit der Post sind, ist das wohl eher mein als ein allgemeines Problem.
Which problems are you solving with the product?
Der Name Document Cloud ist etwas hochtrabend. Ich bin Rechtsanwalt und betreibe meine Kanzlei digital. Die Document Cloud (man kann es auch Postfach nennen) ermöglicht es mir ohne Papier zu arbeiten. Meine Kanzlei ist komplett digital und ohne die eingescannten Briefe würde bei uns alles gescannt werden müssen. Caya ist günstiger und effektiver, als wenn wir es selber machen. So kann auch jeder immer im Homeoffice arbeiten!
“Super System mit hoher Nutzerfreundlichkeit ”
4.0
G
Older than 12 months
Gin
Validated Reviewer
Office Management / Finanzbuchhaltung
at
LF Bardenitz Grundstücks GmbH
- 1-50 employees
- Industry: Real Estate
What did you like?
Es gibt keine Wartezeiten, da die Pst noch am selben tag im System eingespielt wird. Auch die Weiterleitung und Bearbeitung der Post ist einfach und schnell möglich.
What did you not like?
Einzelne Gesellschaften lassen sich leider nicht über ein gemeinsamen Account abrufen, wodurch man sich für jede Gesellschaft einzeln anmelden muss.
Which problems are you solving with the product?
Mit Hilfe des Systems erfolgt eine große Zeitersparnis. Außerdem können Rechnungen einfach direkt an das Rechnungssystem übertragen werden, da die Systeme miteinander verknüpft werden können.
“Homeoffice wird mit Caya möglich!”
Source of review
5.0
S
Older than 12 months
Stephan
Validated Reviewer
Head of Accounting
at
KonfiDents GmbH
- 1-50 employees
- Industry: Hospital & Health Care
What did you like?
Wir arbeiten nur noch vom Homeoffice. Hier hilft uns Caya die Post einfach an den richtigen Mitarbeiter weiterzuleiten. Auch die Anbindung an unser Buchhaltungssystem hilft uns Zeit zu sparen. Caya ist eine Lösung die wir schön viel früher hätten nutzen sollen :)
What did you not like?
Mir gefallen die allermeisten Dinge und es gibt nur eine Major Funktion die mir fehlt. Ich würde gerne aus Caya heraus auch Briefe versenden. Ich finde das wäre eine nützliche Komplettierung des bisherigen Angebots.
Which problems are you solving with the product?
Caya löst für uns das manuelle einscannen der Post. Auch haben wir so eine direkte Schnittstelle zu unsrer Buchhaltung. Mit der App kann ich auch unterwegs die Post anschauen und Dokumente an andere Mitarbeiter weiterleiten.
“Gut fürs Handwerk und den Steuerberater”
Source of review
4.5
A
Older than 12 months
Alexander
Validated Reviewer
Inhaber
at
Xander Massivhaus
- 1-50 employees
- Industry: Building Materials
What did you like?
Bei uns gab es oft das Problem, dass Rechnungen nicht rechtzeitig beim Steuerberater zur Buchhaltung waren. Durch Caya wird die Post abgegriffen und der Steuerberater hat immer alle Belege. Das hilft uns die richtige Umsatzsteuer-Voranmeldung abzugeben. Es ist auch praktisch, dass man über Caya bezahlen kann.
What did you not like?
Ich würde gerne auch über Caya Briefe verschicken. Ab und zu müssen wir ein Original vor der Sammellieferung zu uns schicken lassen. Diese Lieferung ist etwas zu teuer. Auch kostet eine automatische Email Weiterleitung extra obwohl das ja an sich nur eine technische Einstellung ist.
Which problems are you solving with the product?
1. Keine Rechnungen gehen verloren 2. alles digital 3. rechtssicher archiviert
“Ein großer Schritt zum papierlosen Büro”
Source of review
3.5
j
Older than 12 months
jim
Validated Reviewer
Geschäftsführer
- 1-50 employees
- Industry: Law Practice
What did you like?
Die Post wird in hervorragender Scanqualität zeitnah im digitalen Postfach zur Verfügung gestellt. Dadurch lässt sie sich schnell und komfortabel weiterverarbeiten. Der Weg zum Postfach entfällt und auch die Zeit für scannen und abheften fällt weg.
What did you not like?
Die Adresse mit einer Postbox und einer Straße in Berlin führt bei manchen Kunden zu Verwirrungen und man muss öfters die neue Adresse ausführlich erklären. Die Deutsche Post hat ihre Schwierigkeiten bei einem bestehenden Postfach, die Post per Nachsendeauftrag an das CAYA Postfach nachzusenden. Das führt immer wieder zu Verzögerungen bei der Zustellung von Post.
Which problems are you solving with the product?
Steigerung der Effizienz, da die Zeit für Postholen und scannen eingespart werden können. Das digitale Postfach löst darüber hinaus viele Probleme bei örtlicher Abwesenheit. Die Psot kann ortsunabhängig kontrolliert und beantwortet werden. Außerdem können mehrere Personen unabhängig voneinander die Post ansehen und bearbeiten.
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