Caya Reviews (119)

Name: Caya
Brand: Caya
Price: 9.99 EUR
Rating: 4.61 (119 reviews)

AI-generated summary

What users say about Caya

Based on 119 reviews

Caya is valued for the efficient digitization of mail and the associated time savings. Users praise the user-friendly interface as well as the flexibility to access documents regardless of location, which particularly benefits remote teams. The fast and friendly customer service is also highlighted positively. However, some users report delays in mail processing and unreliable forwarding orders by external carriers. Furthermore, the high prices for small teams, occasional errors in document recognition, missing letter sending features, and limitations in managing multiple accounts are criticized.

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“Sehr guter Kundenservice, zuverlässiger Dienst”

4.5

Older than 12 months

Andre

Validated Reviewer

Geschäftsführer at

Lehmann & Sacher Pharma GmbH

1-50 employees
Industry: Cosmetics

Use cases:

Document Management (DMS)Virtual Mailbox

What did you like?

Der persönliche Kundenservice war sehr bemüht und verbindlich; so wurde ich sehr gut beim Einrichten der Postweiterleitung unterstützt. Auch bei sonstigen Fragen, kamen die Antworten zuverlässig und schnell. Das System selbst funktioniert zuverlässig und ist übersichtlich.

What did you not like?

Verbesserungspotenzial gibt es in der App (Android): Die Anzeige des Briefe beim reinzoomen ist sehr nervig und funktioniert nicht gut. OCR beim einscannen der Titel und Absender ist ausbaufähig. Bei manchen Briefen klappt es 1a, bei anderen gibt es eher wirre Kategorien und erkannte Absender. Die Transparenz, wie man an die Originale kommt (Sammelsendung/Sofortsendung) könnte verbessert werden - mir war nicht klar, wo ich darüber beim Anmelden des Service entschieden habe.

Which problems are you solving with the product?

Auch bei längerer Abwesenheit von der eigenen Adresse kann man weltweit seine Briefpost einsehen. Perfekt, genau was ich brauche

“Große Erleichterung manueller Arbeit”

Source of review

4.0

In the last 3 months

Stefan

Validated Reviewer

Operations Manager at

Glück Auf Immobilien GmbH

51-1000 employees
Industry: Real Estate

Use cases:

Intelligent Document Processing (IDP)Optical Character Recognition (OCR)Virtual Mailbox

What did you like?

Das Onboarding-Team hat tolle Arbeit geleistet, alle Anforderungen präzise umgesetzt und super Input geliefert. Das Portal ("Caya Cockpit") ist sehr übersichtlich und selbsterklärend, es braucht also keine große Einarbeitung. Automatische Weiterverarbeitung und Integrationen zu externen Tools ermöglichen einen noch viel größeren Grad an Automatisierung.

What did you not like?

Leider wurden uns im Verkaufsprozess einige falsche Tatsachen präsentiert, so dass ursprüngliche Anforderungen nicht wie geplant umgesetzt werden konnten. Die Probleme wurden größtenteils durch das Onboarding-Team gelöst. Bei Großformaten werden nur Foto-Scans angeboten, diese bieten leider nicht die Detailtiefe (z.B. von Zeichnungen), wie bei anderen Anbietern.

Which problems are you solving with the product?

Bisher liegt die Bearbeitung eingehender Post bei einer einzelnen Person. Wenn diese ausfällt, brach das System regelmäßig zusammen, Fristen sind verstrichen etc. Durch Caya passiert dies nicht mehr. Statt manuell auf einem kleinen Scanner alle Dokumente einzeln zu scannen, diese anschließend umzubenennen und an die richtige Person im Unternehmen weiterzuleiten, passiert dies nun alles automatisch nach unseren Vorgaben bei Caya. Unser Personal ist massiv entlastet, die Scanqualität ist bedeutend höher als wenn wir dies inhouse machen würden und durch die automatische Verarbeitung entstehen weniger Fehler als bei manueller Verarbeitung.

“Ideal für alle, die viel Papierkram mit Versicherungen & Kunden haben”

4.5

Older than 12 months

Christopher

Validated Reviewer

Schadensgutachter at

Wolf Schadensgutachter

1-50 employees
Industry: Versicherung

Use cases:

Data ExtractionDocument Management (DMS)Intelligent Document Processing (IDP)

+ 1 more

What did you like?

Als Schadensgutachter habe ich täglich mit jeder Menge Schriftverkehr zu tun, von Versicherungen, Werkstätten, Kunden und Behörden. Caya nimmt mir dabei viel ab. Ich bekomme meine gesamte Post digital, kann sie sofort sichten, weiterleiten oder archivieren. Ganz ohne Umweg über den Briefkasten oder das Büro. Das spart enorm viel Zeit, besonders wenn man oft unterwegs ist oder von verschiedenen Standorten aus arbeitet. Auch die Suchfunktion ist top. Ich finde alte Schreiben in Sekunden.

What did you not like?

Was manchmal etwas umständlich ist: Wenn ich mehrere ähnliche Dokumente gleichzeitig zuordnen oder verschieben will, geht das nicht ganz so flott. Für jemanden mit viel Postvolumen wäre hier eine Sammelbearbeitung oder ein intelligenterer Workflow super. Aber das ist Jammern auf hohem Niveau – insgesamt funktioniert alles sehr zuverlässig.

Which problems are you solving with the product?

Vor Caya hatte ich oft das Problem, dass Briefe irgendwo im Büro lagen, während ich gerade auf einem Außentermin war. Jetzt kann ich selbst unterwegs sofort auf alles zugreifen , sogar direkt vom Handy aus. Ich muss nichts mehr einscannen oder per Post an die Versicherung senden – das geht alles digital. Und bei Fristsachen kann ich schneller reagieren, ohne mir Sorgen zu machen, dass ein Brief im Stapel untergeht. Das ist für meinen Job als Gutachter wirklich ein riesiger Vorteil.

“Caya macht das Leben leichter - Nie mehr zum Briefkasten gehen!”

5.0

Older than 12 months

Mike

Validated Reviewer

Geschäftsführer at

ALANDIA GmbH & Co KG

1-50 employees
Industry: Consumer Goods

Use cases:

Document Management (DMS)Virtual Mailbox

What did you like?

Caya haben wir genutzt, da wir häufig remote arbeiten und der Gang zum Briefkasten bei Abwesenheit (Urlaub inbegriffen) schwierig ist. Der Service ist anständig gepreist und die Datenverarbeitungstools einfach klasse. Man kann bspw. direkt aus dem Tool heraus Überweisungen tätigen. Vom direkten Markieren und Bearbeiten der gescannten PDFs über Weiterleitung und guter Archivierung sowie Zusendung der Originale funktioniert alles einwandfrei. Wir haben CAYA in unserem Bekanntenkreis schon oft weiterempfohlen! Eine klare Empfehkung von unserer Seite!

What did you not like?

Teilweise dauert es etwas länger, bis die Post im Scancenter eintrifft. Das Zusenden der original könnte noch etwas besser gepreist sein.

Which problems are you solving with the product?

Es ist stressfreieres Arbeiten möglich, da der Gang zum Briefkasten entfällt. Zudem, hat man alle Dokumente an einem Ort.

“Workflows - Datev Integration und Organisation ”

5.0

Older than 12 months

Nik

Validated Reviewer

CFO at

Bee digital

1-50 employees
Industry: Marketing and Advertising

Use cases:

Document Management (DMS)Intelligent Document Processing (IDP)Virtual Mailbox

What did you like?

Tolles Interface und sehr einfacher Menüführung. Sehr schnelle Performance und Mobile App machen das Ganze zu einem Produkt, mit dem man gerne arbeiten will. Nach kurzer Zeit schon habe ich unsere internen Rechnungshof Workflows auf Caya umgestellt. Ich bin mir sicher, dass ich noch weitere Optimierungen finden werde.

What did you not like?

Ich würde gerne noch eine Statusanzeige bei den Workflows sehen, beziehungsweise eine Bestätigung im Interface bekommen, nach der erfolgreichen Durchführung von Workflows

Which problems are you solving with the product?

Initial wollte ich nur die Integration Richtung Dativ abdecken. Nun habe ich aber einen Genehmigung Workflow für Einkommen der Rechnung über Kaya realisiert, was Duplikate in der Buchhaltung vermeidet beziehungsweise zu besseren Governance führt. Durch Kaya ist meine Inbox aufgeräumter und ich kann die Rechnung Freigabe in einem Schritt erledigen, ohne zu oft zwischen Tätigkeiten wechseln zu müssen.

“Vom Post-Scan-Service zum Dokumentenmangementsystem”

5.0

Older than 12 months

Markus

Validated Reviewer

Inhaber at

unaone imc services Markus Hagge

1-50 employees
Industry: Internet

Use cases:

Document Management (DMS)Virtual Mailbox

What did you like?

Die Zentrale für alle meine Dokumente. Ob per Post empfangen und von Caya gescannt, per E-Mail-Upload über den lokalen Scanner oder Datei-Upload vom Rechner aus - Caya speichert alle Dokumente langfristig. Hervorzuheben ist eine sehr intuitive Web-Oberfläche (ich hatte zwar eine kurze Einführung durch einen Caya-Mitarbeiter, hätte die aber eigentlich nicht wirklich gebraucht), eine wirklich gute Suchfunktion und ein sehr guter Kundenservice (ich hatte nicht viele Fragen, aber was Anlag wurde immer sehr gut und recht schnell umfassend beantwortet). Für das gebotene ist der Preis meiner Ansicht nach recht günstig.

What did you not like?

Leider hakt es gelegentlich beim Nachsendeauftrag (wobei das wohl weniger ein Problem von Caya, sondern mehr ein Problem der Post ist). Die Zahl der Integrationen mit anderen Diensten ist zwar sehr hoch, aber es fehlen meiner Ansicht nach so ein paar Standards, die eine Integration universeller machen würden (Standard-Mail-Protokolle, Webdav, SFTP oder sowas). Bei den Workflows (Automatismen für die Dokumentenbearbeitung) fehlt schon seit Monaten ein löschen-Button, d.h. einen einmal angelegten Workflow kann man zwar verändern, nicht aber löschen (und das wäre manchmal wichtig, wenn der Workflow ein komplett anderer sein soll als wie ursprünglich angelegt)

Which problems are you solving with the product?

Zum einen als Postscanservice, damit mich Post auch erreicht, wenn ich mal längere Zeit nicht zum Bürobriefkasten komme, zum anderen als GOBD-Konforme Ablage der geschäftlich aufbewahrungspflichtigen Dokumente

“Weg mit dem Papierstapel im Büro!”

5.0

Older than 12 months

Andre

Validated Reviewer

CEO at

Bavaria Aerial

1-50 employees
Industry: Luftfahrt

Use cases:

Document Management (DMS)Virtual Mailbox

What did you like?

Die Post geht direkt über einen Nachsendeauftrag zu Caya. Dort wird die Post eingescannt und archiviert. Sollten wir mal einen Brief im original benötigen, wird dieser schnell und einfach per Sammelversand an uns zugesendet. Über den Datenschutz muss ich mir bei Caya keine Gedanken machen. Die Briefe werden durch Maschinen geöffnet und gescannt.

What did you not like?

Leider erkennt die Software manchmal den Text nicht oder ordnet es in die falsche Kategorie ein. Kundenkarten die wir per Post erhalten werden ebenfalls eingescannt. Das ist allerdings ein allgemeines Problem und nicht von Caya. Es gibt keine Briefe versenden Funktion.

Which problems are you solving with the product?

Wir nutzen Caya für unsere Post. Im Büro sind gerne mal wichtige Briefe verloren gegangen. Mit Caya passiert das nicht. Die Briefe werden eingescannt und können dann über die Cloud abgerufen werden. Üver die Volltestsuche finden wir die Dokumente sehr schnell. Überweisungen können mit einem Click aus der Software (vorausgefüllt) gestartet werden. Wir sparen uns hierdurch viel Zeit!

“Caya macht Post angenehmer”

5.0

Older than 12 months

Martin

Validated Reviewer

Inhaber

1-50 employees
Industry: Legal Services

Use cases:

Document Management (DMS)Virtual Mailbox

What did you like?

Meine Post wird direkt zu Caya geschickt und dort eingescannt. Man kann eine Postboxnummer angeben, so dass es nicht über einen Postnachsendeauftrag laufen muss. Ich bekomme die Post dann digital in mein Postfach gestellt. Ich spare mir dadurch eine Mitarbeiterin, die die Post öffnet und einscannt. Es geht so viel einfacher und unkomplizierter. Dadurch kann ich von überall arbeiten.

What did you not like?

Die Post kommst meist sehr spät Abends in mein Postfach. Da ich meine Arbeit immer tagesaktuell erledigen will, muss ich oft sehr spät noch arbeiten. Da andere Menschen aber meist entspannter mit der Post sind, ist das wohl eher mein als ein allgemeines Problem.

Which problems are you solving with the product?

Der Name Document Cloud ist etwas hochtrabend. Ich bin Rechtsanwalt und betreibe meine Kanzlei digital. Die Document Cloud (man kann es auch Postfach nennen) ermöglicht es mir ohne Papier zu arbeiten. Meine Kanzlei ist komplett digital und ohne die eingescannten Briefe würde bei uns alles gescannt werden müssen. Caya ist günstiger und effektiver, als wenn wir es selber machen. So kann auch jeder immer im Homeoffice arbeiten!

“Super System mit hoher Nutzerfreundlichkeit ”

4.0

Older than 12 months

Gin

Validated Reviewer

Office Management / Finanzbuchhaltung at

LF Bardenitz Grundstücks GmbH

1-50 employees
Industry: Real Estate

Use cases:

Document Management (DMS)

What did you like?

Es gibt keine Wartezeiten, da die Pst noch am selben tag im System eingespielt wird. Auch die Weiterleitung und Bearbeitung der Post ist einfach und schnell möglich.

What did you not like?

Einzelne Gesellschaften lassen sich leider nicht über ein gemeinsamen Account abrufen, wodurch man sich für jede Gesellschaft einzeln anmelden muss.

Which problems are you solving with the product?

Mit Hilfe des Systems erfolgt eine große Zeitersparnis. Außerdem können Rechnungen einfach direkt an das Rechnungssystem übertragen werden, da die Systeme miteinander verknüpft werden können.

“Homeoffice wird mit Caya möglich!”

5.0

Older than 12 months

Stephan

Validated Reviewer

Head of Accounting at

KonfiDents GmbH

1-50 employees
Industry: Hospital & Health Care

Use cases:

Document Management (DMS)Virtual Mailbox

What did you like?

Wir arbeiten nur noch vom Homeoffice. Hier hilft uns Caya die Post einfach an den richtigen Mitarbeiter weiterzuleiten. Auch die Anbindung an unser Buchhaltungssystem hilft uns Zeit zu sparen. Caya ist eine Lösung die wir schön viel früher hätten nutzen sollen :)

What did you not like?

Mir gefallen die allermeisten Dinge und es gibt nur eine Major Funktion die mir fehlt. Ich würde gerne aus Caya heraus auch Briefe versenden. Ich finde das wäre eine nützliche Komplettierung des bisherigen Angebots.

Which problems are you solving with the product?

Caya löst für uns das manuelle einscannen der Post. Auch haben wir so eine direkte Schnittstelle zu unsrer Buchhaltung. Mit der App kann ich auch unterwegs die Post anschauen und Dokumente an andere Mitarbeiter weiterleiten.

“Gut fürs Handwerk und den Steuerberater”

4.5

Older than 12 months

Alexander

Validated Reviewer

Inhaber at

Xander Massivhaus

1-50 employees
Industry: Building Materials

Use cases:

Document Management (DMS)Virtual Mailbox

What did you like?

Bei uns gab es oft das Problem, dass Rechnungen nicht rechtzeitig beim Steuerberater zur Buchhaltung waren. Durch Caya wird die Post abgegriffen und der Steuerberater hat immer alle Belege. Das hilft uns die richtige Umsatzsteuer-Voranmeldung abzugeben. Es ist auch praktisch, dass man über Caya bezahlen kann.

What did you not like?

Ich würde gerne auch über Caya Briefe verschicken. Ab und zu müssen wir ein Original vor der Sammellieferung zu uns schicken lassen. Diese Lieferung ist etwas zu teuer. Auch kostet eine automatische Email Weiterleitung extra obwohl das ja an sich nur eine technische Einstellung ist.

Which problems are you solving with the product?

1. Keine Rechnungen gehen verloren 2. alles digital 3. rechtssicher archiviert

“Ein großer Schritt zum papierlosen Büro”

3.5

Older than 12 months

jim

Validated Reviewer

Geschäftsführer

1-50 employees
Industry: Law Practice

Use cases:

Document Management (DMS)Virtual Mailbox

What did you like?

Die Post wird in hervorragender Scanqualität zeitnah im digitalen Postfach zur Verfügung gestellt. Dadurch lässt sie sich schnell und komfortabel weiterverarbeiten. Der Weg zum Postfach entfällt und auch die Zeit für scannen und abheften fällt weg.

What did you not like?

Die Adresse mit einer Postbox und einer Straße in Berlin führt bei manchen Kunden zu Verwirrungen und man muss öfters die neue Adresse ausführlich erklären. Die Deutsche Post hat ihre Schwierigkeiten bei einem bestehenden Postfach, die Post per Nachsendeauftrag an das CAYA Postfach nachzusenden. Das führt immer wieder zu Verzögerungen bei der Zustellung von Post.

Which problems are you solving with the product?

Steigerung der Effizienz, da die Zeit für Postholen und scannen eingespart werden können. Das digitale Postfach löst darüber hinaus viele Probleme bei örtlicher Abwesenheit. Die Psot kann ortsunabhängig kontrolliert und beantwortet werden. Außerdem können mehrere Personen unabhängig voneinander die Post ansehen und bearbeiten.

“Ich bin sehr zufrieden mit der CAYA Document Cloud und werde sie gern weiterempfehlen.”

5.0

Older than 12 months

Susanne

Validated Reviewer

Referentin der Geschäftsfühung

1-50 employees
Industry: Information Technology and Services

Use cases:

Document Management (DMS)Virtual Mailbox

What did you like?

- Übersichtliche Speicherung der Firmenpost, Firmenpost ist jederzeit abrufbar, die Firmenpost ist von überall auf der Welt abrufbar, hohe Speicherkapazität, bei Bedarf kann man sich einzelne Originalbriefe vorab schicken lassen, leichte und intuitive Anwendung der Cloud-Funktionen, gute Orientierung

What did you not like?

Manchmal dauert es mehrere Tage, bis uns die Post zur Verfügung steht. Eventuell liegt das auch an der Umleitung durch die Deutsche Post. Im Anmeldeprozess ganz am Anfang der Cloud-Nutzung haben wie versäumt, die Funktion zur automatischen Verschickung der Post am Monatsende zu setzen. Aus unserer Sicht könnte bzw. sollte diese Funktion sichtbarer gemacht werden. Ohne Erfahrung in der Nutzung der CAYA-Cloud war uns nicht bewusst, wie wichtig es an dieser Stelle war, diese Funktion anzuklicken.

Which problems are you solving with the product?

- Zugänglichkeit der Post für mehrere Personen, Zugänglichkeit der Post zu jedem Zeitpunkt und an jedem Ort auf der Welt (z.B. Geschäftsreisen, Home-Office usw.), Post steht digital zur Verfügung und muss nicht mehr intern digitalisiert werden

“Mehr als ein Post-Scan-Service”

5.0

In the last 30 days

Gerhard

Validated Reviewer

Geschäftsführender Gesellschafter at

B-8 Vermietung Service Gesellschaft.

1-50 employees
Industry: Real Estate

Use cases:

Data ExtractionDocument Management (DMS)Intelligent Document Processing (IDP)

+ 1 more

What did you like?

CAYA ist super simple. Man kann eingene Ordner und Strukturen anlegen. Auch die Buchhaltung lässt sich problemlos und extrem zeitsparend abwickeln.

What did you not like?

Mir fällt tatsächlich nichts ein, was mir an CAYA nicht gefällt. Ich wünsche dem Team bei der ständigen Weiterentwicklung viel Erfolg!

Which problems are you solving with the product?

Den Inhalt hochgeladener PDFs kann man problemlos inhaltlich kopieren. Ich nutze die Funktion gerne für ChatGPT-Prompts. Der Austausch von Dokumenten ist sehr leicht und ich mache die Buchhaltung für mehrere Unternehmen an einem Ort. Den Ordner kann man mit dem Steuerater teilen. Insgesamt sehr gelungen. Sehr einfache Oberfläche.

“Service perfekt, leider funktioniert die Umleitung der Deutschne Post nicht zuverlässig.”

Source of review

4.0

In the last 30 days

Sven

Validated Reviewer

Sales Manager, Büroleiter at

Ole Wolff Elektronik GmbH

51-1000 employees
Industry: Electrical/Electronic Manufacturing

Use cases:

Virtual Mailbox

What did you like?

Autom. Umleitung aller Briefpost per Email, schnelle Reaktion des Caya-Teams. Zuverlässige Zusendung der gesammelten PApierpost

What did you not like?

Immer wieder trotz Umleitung Briefpost im Briefkasten, da die Deutsche Post nicht zuverlässig umleitet

Which problems are you solving with the product?

Digitaler Eingang, schnelle Weiterleitung

“Endlich weniger Papier im Büro! ”

Source of review

5.0

In the last 30 days

Volker

Validated Reviewer

Inhaber at

Betreuungsbüro Biberger

1-50 employees
Industry: Legal Services

Use cases:

Virtual Mailbox

What did you like?

Der Service von CAYA ist eine wirkliche Entlastung für mein Büro. Meine Post wird per Workflow direkt in meine Akte übertragen, wo ich bzw. meine KI sie dann den Klienten zuordnet. Alles funktioniert zuverlässig und auch falsch Adressierte Briefe werden (mit dezentem Hinweis an mich) verarbeitet. Bin rund um zufrieden.

What did you not like?

Die Funktionen zur Extraktion von Informationen nutze ich nicht, da ich die Dateien lokal verarbeite.

Which problems are you solving with the product?

Als Betreuer bekomme ich viel Briefpost. Diese muss ich nicht mehr selbst scannen und bin als Solopreneur entlastet.

“Caya erspart mir viel Arbeit”

Source of review

4.5

In the last 3 months

Chris

Validated Reviewer

Geschäftsführer at

LH Wohnen Service UG

1-50 employees
Industry: Commercial Real Estate

Use cases:

Document Management (DMS)Optical Character Recognition (OCR)Virtual Mailbox

What did you like?

Automatisierung meines Posteinganges und OCR Funktionen, die Zeitarsparniss beim Post öffnen, sortieren, ablegen, entsorgen etc inkl. automatische Doku Ablage und Archiv

What did you not like?

Negative Aspekte bei der eigentlichen Nutzung konnten wir bis dato nicht feststellen. Leider gibt es aber Briefdienste wie SuedMail, mit denen die Zusammenarbeit mit Caya nicht funktioniert

Which problems are you solving with the product?

Mit Caya haben wir keine Papierpost mehr, das spart Arbeit zum Beispiel Post öffnen. Caya digitalisiert für uns automatisch. Caya macht die automatische Ablage.

“Caya hilft uns sehr im Arbeitsalltag”

Source of review

5.0

In the last 3 months

Michelle

Validated Reviewer

Verwaltungsangestellte

1-50 employees
Industry: Legal Services

Use cases:

Document Management (DMS)Virtual Mailbox

What did you like?

Dank Caya bekommen wir unsere ganze Post digital. Wir müssen nicht enttackern, keine Briefe öffnen und haben keinen Papiermüll. Es lässt sich alles einfach mit wenigen Klicks abspeichern.

What did you not like?

Manchmal sind die Dokumente nicht vollständig gescannt, aber das wird meist schnell nachgeholt.

Which problems are you solving with the product?

Die Postbearbeitung erfolgt viel schneller, da man keine Briefe öffnen/scannen muss. Außerdem hat man nicht die ganzen Briefe herumliegen. Es ist sogar möglich, direkt aus Caya Überweisungen durchzuführen, was super ist!

“top service - perfekte abwicklung - referenz wird gerne gegeben!!!”

5.0

In the last 3 months

Michael

Validated Reviewer

Gesellschafter Geschäftsführer at

saxonia warehousing & logistics GmbH

51-1000 employees
Industry: Logistics and Supply Chain

Use cases:

Document Management (DMS)Intelligent Document Processing (IDP)Virtual Mailbox

What did you like?

absolut super abwicklung - passt auf jede unternehmensform - problemlose dokumentenverwaltung - posteingang - papierlose büroabwicklung

What did you not like?

es gibt hier keinerlei negativen punkte oder entwicklungen zu berichten - alles läuft reibungslos - dass die exoten-drittanbieter für postdienstleistungen keine weiterleitung anbieten liegt nicht an caya

Which problems are you solving with the product?

postversand von allen lieferanten - kunden - dienstleistern

“Seit vielen Jahren sehr zufrieden”

Source of review

4.0

In the last 3 months

Sebastian

Validated Reviewer

Geschäftsführer at

FranchisePORTAL GmbH

1-50 employees
Industry: Marketing and Advertising

Use cases:

Optical Character Recognition (OCR)Virtual Mailbox

What did you like?

Wir haben Kaya seit vielen Jahren schon im Einsatz und sind sehr zufrieden. Es hat uns ermöglicht, uns vollständig remote im Unternehmen aufzustellen und sicherzustellen, dass unsere Post trotzdem bei uns ankommt und den jeweils relevanten Personen weitergeleitet wird. Eine sehr einfache, übersichtliche Oberfläche hilft dabei, dass wir es – einmal eingerichtet – gar nicht mehr groß beachten müssen, da es einfach so läuft wie es soll.

What did you not like?

Wir erhalten sehr wenig Post, daher benötigen wir viele der Möglichkeiten gar nicht. Es ist gut zu wissen, dass es die Möglichkeiten gibt und für andere Unternehmen ist das bestimmt sehr hilfreich. Etwas ärgerlich ist, wenn ab und zu auch mal "Warensendungen" bei CAYA landen und wir nicht rein gucken können. Oft sind es dann die bekannten "Werbe-Kugelschreiber", bei denen sich ein manuelles Anfordern von den Kosten her einfach nicht lohnt. Die manuelle Zusendung ist nämlich nicht ganz günstig und wir müssen bei jeder solchen Zusendung entscheiden, ob es sich lohnen könnte oder nicht. Es wäre ssehr hilfreich, wenn man das öffnen solche einer Sendung beauftragen könnte um den Inhalt prüfen zu lassen o.Ä. Ich kann mir aber vorstellen, dass das nicht so einfach zu bewerkstelligen ist.

Which problems are you solving with the product?

Nur durch den digitalen Postempfang konnten wir unser Unternehmen so dezentral aufstellen, wie es aktuell ist.

“Postdigitalisierung leicht gemacht”

4.5

In the last 3 months

Ulrike

Validated Reviewer

Finance Assistant at

PFASuiki GmbH

1-50 employees
Industry: Forschung

Use cases:

Intelligent Document Processing (IDP)Optical Character Recognition (OCR)Virtual Mailbox

What did you like?

Man spart sich den täglichen Gang zum Briefkasten, bzw bei remote Teams ist Digitalisierung unerlässlich. Post kommt in Form von Nachrichten in einen Posteingang, genauso wie bei emails.

What did you not like?

Dass der Deutsche Post Nachsendeauftrag Voraussetzung ist. Sie überkleben oftmals den Adressaten, und dann weiß man nicht aus dem Scan, an welche Person des Unternehmens der Brief eigentlich gehen sollte.

Which problems are you solving with the product?

Zentrale Verwaltung, nichts kann verloren gehen. Wenn man doch Originale benötigt, kann man sie problemlos anfordern.

“Intelligente Dokumentenverarbeitung”

Source of review

5.0

In the last 3 months

Karina

Validated Reviewer

Partner at

Gebert & Partner Consultants

1-50 employees
Industry: Human Resources

Use cases:

Data ExtractionIntelligent Document Processing (IDP)Virtual Mailbox

What did you like?

Wir haben uns 2025 für Caya entschieden, um unabhängig von Zeit und Raum zu arbeiten und mit unseren Kindern die Welt zu entdecken. Es vereinfacht unseren Arbeitsalltag, da wir noch immer postalisch erreichbar sind, aber keinen Postkasten brauchen. Wir können remote und von überall aus arbeiten, erhalten weiterhin die Post und können schnell entscheiden, was wichtig ist und was nicht. Die Erkennung der Daten ist hervorragend, die Automatisierung läuft akurat und die Bedienung über Browser und App ist super easy! Ein arbeitserleichterner Post Service, den ich zu 100% weiterempfehle.

What did you not like?

bisher sind wir zufrieden. Manchmal liegen das Datum des Schreibens und das Einscannen der Post schon mal 2 Wochen auseinander, wobei ich jedoch nicht sagen, kann, ob das nicht auch an der Post selbst liegt und nicht an Caya.

Which problems are you solving with the product?

Ich bin unterwegs und damit nicht abhängig von einem lokalen Postkasten und Nachbarn, die mir die Post zusenden. Ich erhalte alle notwendigen Infos überall auf der Welt! Ich kann digital sortieren, mir weiterleiten lassen und/oder Daten Dokumentieren. Ich werde auch noch weiterhin unterwegs sein, da weder ich, noch jemand anderes phyisch an einer Adresse auf Post warten muss, um diese einzuscannen. Alle Lösungen, die Caya mir bietet, erleichtern es mir, weiterhin unterwegs zu sein. Auch die Datenerkennung läuft reibungslos

“Seit einiger Zeit CAYA Kunde - und positiv überrascht!”

Source of review

5.0

In the last 3 months

Max

Validated Reviewer

Managing Director at

KM 596 GmbH

1-50 employees
Industry: Investment Management

Use cases:

Data ExtractionIntelligent Document Processing (IDP)Virtual Mailbox

What did you like?

Wir nutzen CAYA für über 10 Gesellschaften. Alles funktioniert reibungslos. Einrichtung schnell und simpel. Digitale Anbindungen sind sehr gut. KI-Funktion ist überraschend nützlich zur Klassifikation.

What did you not like?

Versendung einzelner eingegangener Briefe als Original zu mir "nur" möglich als Paketsendung - wäre schön, wenn man auch nur einzelne Briefe zu einem günstigeren Preis als 10€ zugeschickt bekommen könnte.

Which problems are you solving with the product?

Wir sind eine Remote Company, die meistens keine physische Präsenz am Unternehmensstandort hat. Hat dazu geführt, dass wir Post manchmal Monate später erst bearbeitet haben. Jetzt haben wir sie zentral an einem Ort und sofort ab Zugang verfügbar. Sehr gut!

“Problemlos und perfekter Service”

Source of review

5.0

In the last 3 months

Achim

Validated Reviewer

Inhaber und Manager at

Campingplatz Cimbria

1-50 employees
Industry: Hospitality

Use cases:

Intelligent Document Processing (IDP)Virtual Mailbox

What did you like?

Da ich mich sehr oft im Ausland aufhalte, ist dies der perfekte Service um seine Post zeitnah bearbeiten zu können. Ohne viel Aufwand lassen sich Rechnungen direkt bei Caya bezahlen und wichtige Dokumente, welche man im Original benötigt, können angefordert werden und sind innerhalb weniger Tage an der genannten Adresse.

What did you not like?

Es gibt eigentlich nichts an dem Service was mir nicht gefällt. Okay, ab und an ist mal eine Seite nicht so genau eingescannt, aber hat sich bei mir noch nicht als so wichtig rausgestellt.

Which problems are you solving with the product?

Post kann bei längerer Abwesenheit zeitnah bearbeitet werden. Rechnungen können direkt bezahlt werden. Alle wichtigen Dokumente können im Original angefordert werden.

“Guter Service, schnelle Rückmeldung, sehr fähige und freundliche Mitarbeiter”

Source of review

4.5

In the last 6 months

Holger

Validated Reviewer

Geschäftsführer at

Plümer Asset Management GmbH

1-50 employees
Industry: Real Estate

Use cases:

Virtual Mailbox

What did you like?

Ich bin sehr zufrieden mit dem Service. Die Erreichbarkeit ist wirklich top und man bekommt schnell eine Rückmeldung. Der Service selbst war schnell, zuverlässig und professionell. Besonders positiv sind mir die freundlichen und hilfsbereiten Mitarbeiter aufgefallen. Außerdem sind die Preise absolut fair und nachvollziehbar. Insgesamt eine klare Empfehlung!

What did you not like?

DIe Kosten für das Abholen bzw. den Erhalt der Post in physischer Form wirken meiner Meinung nach überteuert.

Which problems are you solving with the product?

Mit Caya lösen wir vor allem das Problem eines unübersichtlichen und zeitaufwendigen Posteingangs. Durch den digitalen Posteingang haben wir keine physische Post mehr im Büro oder zu Hause herumliegen und können alles zentral online verwalten. Besonders hilfreich sind für uns die schnelle Verarbeitung der eingehenden Briefe sowie die gute Qualität der Scans. Dadurch sparen wir Zeit, arbeiten deutlich strukturierter und haben jederzeit unkomplizierten Zugriff auf unsere Dokumente

“Verlässlich und unkompliziert”

Source of review

5.0

In the last 6 months

Laureen

Validated Reviewer

Geschäftsleitung at

Betreuungsbüro Eckart

1-50 employees
Industry: Law Enforcement

Use cases:

Virtual Mailbox

What did you like?

Maximale Flexibilität durch Digitalisierung: Die automatische Digitalisierung meiner Post ermöglicht es mir, jederzeit und von überall auf wichtige Dokumente zuzugreifen, ohne physisch an einen Briefkasten gebunden zu sein. Effiziente Organisation und Suchfunktion: Durch das elektronische Postfach entfällt das lästige Abheften in Ordnern, da ich dank der Volltextsuche jedes Dokument innerhalb von Sekunden wiederfinde. Nachhaltigkeit und Platzersparnis: Die Nutzung von Caya reduziert nicht nur den Papierverbrauch in meinem Alltag erheblich, sondern sorgt auch für einen aufgeräumten, papierlosen Schreibtisch ohne unübersichtliche Briefstapel.

What did you not like?

Fehlende Paketpreise für Originale: Es ist schade, dass man jedes Originaldokument einzeln bezahlen muss, anstatt auf kosteneffiziente Paketlösungen oder Flatrates für den Postversand zurückgreifen zu können. Wunsch nach flexiblerer Abrechnung: Eine Bündelung der Versandkosten für mehrere Dokumente wäre wünschenswert, da die aktuelle Einzelabrechnung bei einem höheren Postaufkommen schnell unübersichtlich und teuer wird. Ansonsten voll zufrieden: Abgesehen von der Preisstruktur bei den Originalen funktioniert der Service einwandfrei und bietet ansonsten eine top Nutzererfahrung.

Which problems are you solving with the product?

Vollständige Automatisierung des Posteingangs: Durch die Nutzung von Caya entfällt für mich das zeitaufwendige manuelle Öffnen und Sortieren physischer Briefe komplett. Wegfall manueller Digitalisierungsprozesse: Ich spare mir das eigene Einscannen meiner Dokumente, da alle Sendungen bereits in hochwertiger digitaler Form direkt in meinem Postfach landen. Optimale Unterstützung für digitales Arbeiten: Der Service löst das Problem der Medienbrüche, indem er ein hohes Postaufkommen nahtlos in einen rein digitalen Workflow integriert.

“Empfehlenswerter Service für den digitalen Posteingang”

Source of review

5.0

In the last 6 months

Dr. Markus

Validated Reviewer

Geschäftsführer at

Weyer Rechtsanwaltsgesellschaft mbH

1-50 employees
Industry: Law Practice

Use cases:

Virtual Mailbox

What did you like?

Seit Beginn der Nutzung im Jahr 2023 wurde die Dienstleistung durchweg einwandfrei gewährleistet. Der digitale Posteingang funktioniert zuverlässig, und die App erfüllt ihren Zweck im Alltag sehr gut. Besonders positiv hervorzuheben sind die Zuverlässigkeit, die Benachrichtigungen, die Bedienung der App, die Scan-Qualität und der Support, die aus unserer Sicht alle sehr gut funktionieren. Insgesamt sind wir mit der Leistung sehr zufrieden und können den Service klar weiterempfehlen.

What did you not like?

Falls Briefe einmal im Briefkasten gelandet sind, obwohl sie bei Caya hätten ankommen sollen, lag das nach unserer Erfahrung nicht an Caya, sondern an der Deutschen Post.

Which problems are you solving with the product?

Mit Caya lösen wir das Problem, wichtige Post regelmäßig zu verpassen, weil wir nicht ständig am Briefkasten sind. Die App zentralisiert unsere Geschäftspost digital, wir bekommen sofort Benachrichtigungen und können Briefe jederzeit von unterwegs lesen. Das spart Zeit, erhöht Sicherheit gegen Verlust und macht den Alltag deutlich entspannter.

“Sehr überzeugender Service mit kleinen Schwächen beim Posteingang”

Source of review

5.0

In the last 6 months

Sophie

Validated Reviewer

Gründer at

Doering Köhler GbR

1-50 employees
Industry: Hospitality

Use cases:

Virtual Mailbox

What did you like?

Ich bin wirklich begeistert davon, wie einfach und zuverlässig die Digitalisierung der Post mit Caya funktioniert. Die Plattform ist übersichtlich, alles ist schnell verfügbar und ich spare mir viel Zeit und Aufwand im Alltag. Gerade der zentrale Zugriff auf alle Dokumente ist extrem praktisch. Support ist super und löst Probleme in wenigen Tagen.

What did you not like?

Gelegentlich werden nicht alle Briefe weitergeleitet und einzelne Sendungen scheinen durchzurutschen. Das liegt aus meiner Sicht allerdings eher am Nachsendeauftrag der DHL als an Caya selbst. Insgesamt überwiegen die Vorteile aber deutlich.

Which problems are you solving with the product?

Caya löst für mich vor allem das Problem, physische Post ortsunabhängig und strukturiert zu verwalten. Ich muss nicht mehr vor Ort sein, um wichtige Briefe zu sehen, und verliere keine Dokumente mehr. Alles wird digital erfasst, ist durchsuchbar und jederzeit verfügbar. Das spart Zeit, reduziert Papierchaos und gibt mir deutlich mehr Übersicht und Kontrolle über meine Unterlagen – gerade im Alltag und bei häufigem Ortswechsel ein großer Vorteil.

“Super Postscanservice”

Source of review

5.0

In the last 6 months

Michelle

Validated Reviewer

Angestellte

1-50 employees
Industry: Legal Services

Use cases:

Data ExtractionIntelligent Document Processing (IDP)Virtual Mailbox

What did you like?

Am besten ist die Arbeitserleichterung. Man spart sich das Scannen. Für ein digitales Büro perfekt. Auch wenn mal etwas nacherfasst werden muss, passiert das innerhalb von ein bis zwei Tagen. Super Kundenservice.

What did you not like?

WIr haben keine verbesserungswürdigen Punkte! Wir sind seit Jahren sehr zufrieden mit Caya.

Which problems are you solving with the product?

Das Problem, die Post enttackern und Scannen zu müssen. Der ganze Papiermüll fällt nicht an.

“deutlich bessere Organisation und Ordnung”

5.0

In the last 6 months

Michael

Validated Reviewer

Alles at

Reinhardt GmbH

1-50 employees
Industry: Logistics and Supply Chain

Use cases:

Data ExtractionDocument Management (DMS)Intelligent Document Processing (IDP)

+ 2 more

What did you like?

Ich nutze Caya jetzt seit mehreren Monaten und bin wirklich begeistert, wie sehr sich meine Dokumenten- und Postverwaltung verbessert hat. Das Beste daran ist die deutlich bessere Organisation und Ordnung. Früher lagen wichtige Briefe, Rechnungen und Verträge chaotisch herum oder verschwanden in irgendwelchen Ordnern. Mit Caya wird alles automatisch digitalisiert, klar kategorisiert und übersichtlich in einem zentralen Posteingang angezeigt. Die intelligente Sortierung und die Möglichkeit, eigene Ordner und Tags anzulegen, machen es extrem einfach, sofort das richtige Dokument zu finden – ohne langes Suchen. Dank Caya habe ich endlich das Gefühl, wirklich Herr über meine Unterlagen zu sein. Alles ist strukturiert, nachvollziehbar und jederzeit von überall zugänglich. Die Zeit, die ich früher mit Suchen und Sortieren verschwendet habe, spare ich jetzt wirklich ein. Klare Empfehlung für alle, die mehr Ordnung und Übersicht in ihre geschäftliche oder private Post- und Dokumentenverwaltung bringen wollen!

What did you not like?

Bisher läuft alles wie erwartet nichts auszusetzen Note: 5/5 Sterne ich würde ees jeder zeit immer w2ieder

Which problems are you solving with the product?

digitale Posteingang + Dokumentenverarbeitung

“Moderne digitale Postverwaltung”

Source of review

5.0

In the last 6 months

Katrin

Validated Reviewer

Steuerberaterin at

Steuerberatung

1-50 employees
Industry: Accounting

Use cases:

Virtual Mailbox

What did you like?

Sehr zuverlässiger und moderner Service! Die Bedienung der digitale Postverwaltung von Caya GmbH ist einfach. Die Post muss nicht mehr selbst gescannt werden und man spart dadurch viel Zeit. Auch der Kundenservice ist schnell, hilfsbereit und immer freundlich. Es gab bei mir einige Probleme mit der Nachsendung in den letzten Wochen und es gab immer eine Lösung. Ich bin begeistert und froh Caya zu nutzen. Sehr empfehlenswert!

What did you not like?

Ich habe keine Verbesserungsvorschläge. Ich bin mit der Anwendung und dem Service sehr zufrieden

Which problems are you solving with the product?

Ich muss nicht mehr selbst die Post scannen

“Ideales System für Post”

Source of review

5.0

In the last 6 months

Laurenz

Validated Reviewer

Projektmanager at

immocation

1-50 employees
Industry: E-Learning

Use cases:

Intelligent Document Processing (IDP)Virtual Mailbox

What did you like?

Gerade wenn man hauptsächlich mit E-Mails arbeitet, ist das User Interface besonders übersichtlich, intuitiv aufgebaut und dadurch im Alltag sehr angenehm und effizient zu nutzen.

What did you not like?

Das Pricing könnte grundsätzlich etwas günstiger sein, aber durch die enorme Zeitersparnis und die Effizienz im täglichen Arbeiten ist der Preis aus meiner Sicht dennoch absolut in Ordnung und gut vertretbar.

Which problems are you solving with the product?

Physische Post digital erfassen und verwalten

“Einfach eine Mail und kein Papier mehr!”

5.0

In the last 12 months

Katrin

Validated Reviewer

Inhaberin at

Die Papierburg

1-50 employees
Industry: Executive Office

Use cases:

Document Management (DMS)Virtual Mailbox

What did you like?

Die Tatsache, dass ich in meinem Postfach ein sehr gut gescanntes Dokument habe und es direkt ablegen kann. Keine nassen Briefe. In der Vergangenheit konnte es passieren, dass Briefe beim Nachbarn gelandet sind, das passiert gar nicht mehr. Die Zustellung mit Caya erfolgt zeitnah und die Dokumente sind in einer sehr hohen Qualität gescannt. Ich kann von meinem Smartphone und von meinem Mac auf mein Postfach zugreifen.

What did you not like?

Es gibt nichts was mir nicht gefällt, denn so wie die Abwicklung ist ist es perfekt. Es ist schade, dass die Zeit vergeht bis das Dokument in Bamberg ist, doch dafür kann Caya nichts. Ärgerlich ist auch, dass andere Firmen die Postadresse nicht akzeptieren, dann greift jedes Mal der Nachsendeauftrag der deutschen Post.

Which problems are you solving with the product?

Ich habe keine nassen Briefe im Briefkasten. Ich vergesse nicht wo ich den Brief abgelegt habe (Flur, Wohnzimmer ect.) Ich kann dann zum Briefkasten wann ich will, zu jeder Tageszeit. Das Problem meiner sehbehinderten Oma. Sie sieht schlecht und ihre komplette Post kommt nun in mein Postfach.

“Caya unterstützt unsere Arbeit enorm”

Source of review

5.0

In the last 12 months

Martin

Validated Reviewer

Geschäftsführer at

ASCONDA Konzeptimmobilien GmbH

1-50 employees
Industry: Real Estate

Use cases:

Document Management (DMS)Virtual Mailbox

What did you like?

Caya unterstützt ins enorm in der Einfachheit unseres digitalen Posteingangs. Alle unsere Posteingangsprozesse laufen über Caya. Die Zahlungen bzw. Überweisungen tätigen wir ebenfalls direkt aus Caya und leiten die Dokumente anschließend in die richtige Buchhaltung in Datev weiter.

What did you not like?

Die Suchfunktion wirft zuviele Ergebnisse raus. Man sollte detaillierter Suchen können um bessere Suchergebnisse zu erzielen.

Which problems are you solving with the product?

Wir lösen mit Caya unseren digitalen Posteingang, DMS, Zahlungen aus Caya und die Weiterleitung in die Datev Buchhaltung beim Steuerberater.

“Posteingang endlich einfach und digital”

Source of review

5.0

In the last 12 months

Reyhan

Validated Reviewer

Kanzleimanager at

Consentes Digitale Steuerberaterkanzlei

1-50 employees
Industry: Accounting

Use cases:

Document Management (DMS)Intelligent Document Processing (IDP)Virtual Mailbox

What did you like?

Als digitale Steuerberaterkanzlei war es für uns eine Herausforderung, die tägliche Posteingangsbearbeitung effizient und sicher zu organisieren. Seit wir Caya nutzen, haben wir unsere Prozesse deutlich optimiert: Eingehende Post wird automatisch digitalisiert und steht uns sofort im Team zur Verfügung. Wir können Dokumente direkt den richtigen Mandantenakten zuordnen und sparen damit wertvolle Zeit in der täglichen Arbeit. Besonders hilfreich ist die nahtlose Integration in unsere bestehenden digitalen Workflows – kein manuelles Scannen oder Nachsortieren mehr. Durch Caya konnten wir unsere Kanzleiabläufe nicht nur schneller und effizienter, sondern auch mandantenfreundlicher gestalten. Für uns ist Caya mittlerweile ein zentraler Baustein in der Digitalisierung unserer Steuerberatung.

What did you not like?

Wir sind wirklich sehr zufrieden, nur die Preise könnten etwas attraktiver sein :)

Which problems are you solving with the product?

Zeitaufwändige Postbearbeitung: Kein manuelles Öffnen, Scannen und Weiterleiten von Briefen mehr. Zettelwirtschaft & Papierablage: Keine Aktenordner voller Post, die sortiert und archiviert werden müssen. Verteilungsprobleme im Team: Post liegt nicht mehr auf dem Schreibtisch einer Person, sondern ist sofort digital für alle verfügbar. Verzögerte Mandantenkommunikation: Wichtige Schreiben vom Finanzamt können sofort bearbeitet werden, ohne Postlaufzeiten in der Kanzlei. Fehlende Übersicht: Keine Suche nach verlorenen Briefen oder verlegten Dokumenten.

“funktioniert 100 % zuverlässig, total praktisch”

Source of review

5.0

In the last 12 months

Peter

Validated Reviewer

Managing Director at

Nurselo GmbH

1-50 employees
Industry: Human Resources

Use cases:

Virtual Mailbox

What did you like?

Ich muss nicht mehr jemanden zum Briefkasten schicken. Gerade in Zeiten von leeren Büros weil alle Mitarbeiter im homeoffice sind - sehr praktisch. Es liegt auch keine Post mehr unbearbeitet auf irgendwelchen Schreibtischen rum. Alles kommt sauber digital in das Caya-Dashboard

What did you not like?

bislang ist mir nichts aufgefallen was mir nicht gefällt. Interessant übrigens: bevor ich mich final für Caya entschied war ich etwas skeptisch weil ich im www einige Kommentare von usern fand wo angeblich Post verloren gegangen ist, support nicht funktionierte usw.; wir nutzen Caya nunmehr seit 1 ,5 Jahren für 2 Standorte und es ist noch nie ein Brief nicht angekommen

Which problems are you solving with the product?

Früher: ich musste sicherstellen dass irgendjemand den physischen Briefkasten leert. Jetzt: die Post landet nicht mehr im Briefkasten sondern digital in meinem Dashboard, so als wäre es eine Email.

“Service und Dienstleistungen sind echt klasse! Passt perfekt, ich bin überall und sofort informiert”

5.0

In the last 12 months

Elmo

Validated Reviewer

Managing Partner at

elpadalo GmbH

1-50 employees
Industry: Management Consulting

Use cases:

Virtual Mailbox

What did you like?

Ich muss nicht vor Ort sein und kann meine Post von überall aus auf der Welt lesen, bearbeiten, beantworten und meine Dokumente sind sauber in meinem Archiv. Was will ich mehr?

What did you not like?

Manchmal denke ich das zu viel Zeit ins Land geht bevor ich meine Post digital zugestellt bekomme.

Which problems are you solving with the product?

Abwesenheit von vor Ort. Postbriefkasten bleibt immer leer.

“Spart mir täglich Zeit im Vertriebsalltag”

4.5

Older than 12 months

Aaron

Validated Reviewer

Vertriebler at

O2 Telekommunikation Herne

1-50 employees
Industry: Telecommunikation

Use cases:

Data ExtractionDocument Management (DMS)Intelligent Document Processing (IDP)

+ 2 more

What did you like?

Im Vertrieb zählt jede Minute und Caya hilft mir enorm dabei, den Überblick zu behalten. Ich bekomme meine komplette Geschäftspost digital zugestellt und kann direkt vom Handy oder Laptop aus reagieren, egal ob ich gerade beim Kunden bin oder im Homeoffice arbeite. Besonders praktisch finde ich, dass ich wichtige Unterlagen sofort weiterleiten oder mit einem Klick in die passende Kategorie ablegen kann. Das nimmt mir viel organisatorischen Ballast ab.

What did you not like?

Die Bedienung ist insgesamt einfach, aber manchmal wünsche ich mir ein paar individuellere Einstellungsmöglichkeiten zum Beispiel bei den Benachrichtigungen oder der Darstellung von Dokumenten. Das sind aber Kleinigkeiten, die den Gesamtnutzen nicht schmälern.

Which problems are you solving with the product?

ich habe früher viel Zeit damit verschwendet, nach wichtigen Briefen oder Verträgen zu suchen oder Rückfragen zu klären, weil etwas untergegangen ist. Jetzt habe ich alles digital an einem Ort von Kundenverträgen bis zu internen Absprachen. Ich bin schneller, organisierter und wirke beim Kunden einfach professioneller. Für mich als Vertriebler ist das ein echter Vorteil.

“Leider nicht ganz zufrieden”

3.0

Older than 12 months

Petra

Validated Reviewer

Steuerberaterin at

Steuerbüro Schalk

1-50 employees
Industry: Accounting

Use cases:

Document Management (DMS)Virtual Mailbox

What did you like?

Die Idee an sich, seine Post online zu erhalten gefällt mir sehr gut. Jedoch ist die Umsetzung meiner Meinung nach, nicht die beste.

What did you not like?

Mir gefällt es nicht dass die Einrichtung ziemlich lange gedauert hat und auch wirklich einfach war. Ausserdem werden einige Briefe erst nach ca. einer Woche eingescannt bzw. sind erst dann für mich einsichtbar. Das muss definitiv schneller gehen!

Which problems are you solving with the product?

Briefe online zu empfangen und zu speichern, ist eine sehr gute Idee.

“Für mein Unternehmen nicht mehr wegzudenken”

5.0

Older than 12 months

Markus

Validated Reviewer

Geschäftsführer at

Fischer Academy

1-50 employees
Industry: Education Management

Use cases:

Document Management (DMS)Intelligent Document Processing (IDP)Virtual Mailbox

What did you like?

Was mir an Caya besonders gut gefällt, ist die Art und Weise, wie das gesamte Thema "Posteingang" auf ein neues Level gebracht wird. Als Unternehmer habe ich täglich mit unterschiedlichster Korrespondenz zu tun Verträge, Rechnungen, behördliche Schreiben, Unterlagen von Partnern oder Dienstleistern. Vor Caya lag oft viel Papier auf dem Tisch, Abläufe waren langsamer, und es war schwierig, schnell zu reagieren. Jetzt wird alles digitalisiert, direkt in die passende Kategorie sortiert, und ich oder meine Mitarbeitenden können sofort darauf zugreifen. Die Integration mit anderen Tools, die wir ohnehin nutzen, ist auch ein echter Mehrwert. So haben wir beispielsweise Dokumente direkt bei DATEV oder Google Drive verfügbar. Alles ist nachvollziehbar, sauber dokumentiert und transparent. Das entlastet uns im Alltag aber auch bei der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater oder bei internen Abstimmungen.

What did you not like?

Wenn man auf einem gewissen digitalen Level arbeitet, wünscht man sich hier und da noch etwas mehr Individualisierung zum Beispiel bei den Workflows oder Benachrichtigungen. Außerdem dauert es manchmal ein wenig, bis neue Dokumente im System erscheinen gerade wenn man auf eine schnelle Reaktion angewiesen ist.

Which problems are you solving with the product?

Vor allem löst Caya für uns das Problem der Unübersichtlichkeit im Posteingang. Kein Papierstapel mehr, keine vergessenen Briefe auf irgendeinem Schreibtisch. Alles ist digital, durchsuchbar und teamfähig. Wir sparen Zeit, haben weniger Rückfragen im Team, und keine Fristen werden mehr übersehen. Auch in stressigen Phasen etwa zum Monats oder Jahreswechsel haben wir deutlich mehr Kontrolle über unsere Abläufe. Caya hat uns geholfen, professioneller, moderner und vor allem effizienter zu arbeiten. Es nimmt einem nicht die Arbeit ab, aber es macht sie einfacher, klarer und besser steuerbar. Ich kann es anderen Unternehmern mit wachsendem Verantwortungsbereich wirklich empfehlen.

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