Caya Reviews (101)

AI-generated summary

What users say about Caya

Based on 101 reviews

Caya is valued for digitizing postal mail, offering a searchable online archive, and saving time by eliminating manual scanning. Many appreciate its user-friendly interface and the ability to access mail from anywhere. However, some users report delays in mail processing and occasional issues with OCR accuracy. The pricing is considered high by some, and the lack of a direct phone support is a recurring concern. Despite these drawbacks, Caya is helpful for remote teams and reducing paper clutter.

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Filter and sorting

“Sehr guter Kundenservice, zuverlässiger Dienst”

4.5

Older than 12 months

Andre

Validated Reviewer

Geschäftsführer at

Lehmann & Sacher Pharma GmbH

1-50 employees
Industry: Cosmetics

What did you like?

Der persönliche Kundenservice war sehr bemüht und verbindlich; so wurde ich sehr gut beim Einrichten der Postweiterleitung unterstützt. Auch bei sonstigen Fragen, kamen die Antworten zuverlässig und schnell. Das System selbst funktioniert zuverlässig und ist übersichtlich.

What did you not like?

Verbesserungspotenzial gibt es in der App (Android): Die Anzeige des Briefe beim reinzoomen ist sehr nervig und funktioniert nicht gut. OCR beim einscannen der Titel und Absender ist ausbaufähig. Bei manchen Briefen klappt es 1a, bei anderen gibt es eher wirre Kategorien und erkannte Absender. Die Transparenz, wie man an die Originale kommt (Sammelsendung/Sofortsendung) könnte verbessert werden - mir war nicht klar, wo ich darüber beim Anmelden des Service entschieden habe.

Which problems are you solving with the product?

Auch bei längerer Abwesenheit von der eigenen Adresse kann man weltweit seine Briefpost einsehen. Perfekt, genau was ich brauche

“Ideal für alle, die viel Papierkram mit Versicherungen & Kunden haben”

4.5

In the last 12 months

Christopher

Validated Reviewer

Schadensgutachter at

Wolf Schadensgutachter

1-50 employees
Industry: Versicherung

What did you like?

Als Schadensgutachter habe ich täglich mit jeder Menge Schriftverkehr zu tun, von Versicherungen, Werkstätten, Kunden und Behörden. Caya nimmt mir dabei viel ab. Ich bekomme meine gesamte Post digital, kann sie sofort sichten, weiterleiten oder archivieren. Ganz ohne Umweg über den Briefkasten oder das Büro. Das spart enorm viel Zeit, besonders wenn man oft unterwegs ist oder von verschiedenen Standorten aus arbeitet. Auch die Suchfunktion ist top. Ich finde alte Schreiben in Sekunden.

What did you not like?

Was manchmal etwas umständlich ist: Wenn ich mehrere ähnliche Dokumente gleichzeitig zuordnen oder verschieben will, geht das nicht ganz so flott. Für jemanden mit viel Postvolumen wäre hier eine Sammelbearbeitung oder ein intelligenterer Workflow super. Aber das ist Jammern auf hohem Niveau – insgesamt funktioniert alles sehr zuverlässig.

Which problems are you solving with the product?

Vor Caya hatte ich oft das Problem, dass Briefe irgendwo im Büro lagen, während ich gerade auf einem Außentermin war. Jetzt kann ich selbst unterwegs sofort auf alles zugreifen , sogar direkt vom Handy aus. Ich muss nichts mehr einscannen oder per Post an die Versicherung senden – das geht alles digital. Und bei Fristsachen kann ich schneller reagieren, ohne mir Sorgen zu machen, dass ein Brief im Stapel untergeht. Das ist für meinen Job als Gutachter wirklich ein riesiger Vorteil.

“Caya macht das Leben leichter - Nie mehr zum Briefkasten gehen!”

5.0

In the last 12 months

Mike

Validated Reviewer

Geschäftsführer at

ALANDIA GmbH & Co KG

1-50 employees
Industry: Consumer Goods

What did you like?

Caya haben wir genutzt, da wir häufig remote arbeiten und der Gang zum Briefkasten bei Abwesenheit (Urlaub inbegriffen) schwierig ist. Der Service ist anständig gepreist und die Datenverarbeitungstools einfach klasse. Man kann bspw. direkt aus dem Tool heraus Überweisungen tätigen. Vom direkten Markieren und Bearbeiten der gescannten PDFs über Weiterleitung und guter Archivierung sowie Zusendung der Originale funktioniert alles einwandfrei. Wir haben CAYA in unserem Bekanntenkreis schon oft weiterempfohlen! Eine klare Empfehkung von unserer Seite!

What did you not like?

Teilweise dauert es etwas länger, bis die Post im Scancenter eintrifft. Das Zusenden der original könnte noch etwas besser gepreist sein.

Which problems are you solving with the product?

Es ist stressfreieres Arbeiten möglich, da der Gang zum Briefkasten entfällt. Zudem, hat man alle Dokumente an einem Ort.

“Workflows - Datev Integration und Organisation ”

5.0

In the last 12 months

Nik

Validated Reviewer

CFO at

Bee digital

1-50 employees
Industry: Marketing and Advertising

What did you like?

Tolles Interface und sehr einfacher Menüführung. Sehr schnelle Performance und Mobile App machen das Ganze zu einem Produkt, mit dem man gerne arbeiten will. Nach kurzer Zeit schon habe ich unsere internen Rechnungshof Workflows auf Caya umgestellt. Ich bin mir sicher, dass ich noch weitere Optimierungen finden werde.

What did you not like?

Ich würde gerne noch eine Statusanzeige bei den Workflows sehen, beziehungsweise eine Bestätigung im Interface bekommen, nach der erfolgreichen Durchführung von Workflows

Which problems are you solving with the product?

Initial wollte ich nur die Integration Richtung Dativ abdecken. Nun habe ich aber einen Genehmigung Workflow für Einkommen der Rechnung über Kaya realisiert, was Duplikate in der Buchhaltung vermeidet beziehungsweise zu besseren Governance führt. Durch Kaya ist meine Inbox aufgeräumter und ich kann die Rechnung Freigabe in einem Schritt erledigen, ohne zu oft zwischen Tätigkeiten wechseln zu müssen.

“Vom Post-Scan-Service zum Dokumentenmangementsystem”

5.0

Older than 12 months

Markus

Validated Reviewer

Inhaber at

unaone imc services Markus Hagge

1-50 employees
Industry: Internet

What did you like?

Die Zentrale für alle meine Dokumente. Ob per Post empfangen und von Caya gescannt, per E-Mail-Upload über den lokalen Scanner oder Datei-Upload vom Rechner aus - Caya speichert alle Dokumente langfristig. Hervorzuheben ist eine sehr intuitive Web-Oberfläche (ich hatte zwar eine kurze Einführung durch einen Caya-Mitarbeiter, hätte die aber eigentlich nicht wirklich gebraucht), eine wirklich gute Suchfunktion und ein sehr guter Kundenservice (ich hatte nicht viele Fragen, aber was Anlag wurde immer sehr gut und recht schnell umfassend beantwortet). Für das gebotene ist der Preis meiner Ansicht nach recht günstig.

What did you not like?

Leider hakt es gelegentlich beim Nachsendeauftrag (wobei das wohl weniger ein Problem von Caya, sondern mehr ein Problem der Post ist). Die Zahl der Integrationen mit anderen Diensten ist zwar sehr hoch, aber es fehlen meiner Ansicht nach so ein paar Standards, die eine Integration universeller machen würden (Standard-Mail-Protokolle, Webdav, SFTP oder sowas). Bei den Workflows (Automatismen für die Dokumentenbearbeitung) fehlt schon seit Monaten ein löschen-Button, d.h. einen einmal angelegten Workflow kann man zwar verändern, nicht aber löschen (und das wäre manchmal wichtig, wenn der Workflow ein komplett anderer sein soll als wie ursprünglich angelegt)

Which problems are you solving with the product?

Zum einen als Postscanservice, damit mich Post auch erreicht, wenn ich mal längere Zeit nicht zum Bürobriefkasten komme, zum anderen als GOBD-Konforme Ablage der geschäftlich aufbewahrungspflichtigen Dokumente

“Weg mit dem Papierstapel im Büro!”

5.0

Older than 12 months

Andre

Validated Reviewer

CEO at

Bavaria Aerial

1-50 employees
Industry: Luftfahrt

What did you like?

Die Post geht direkt über einen Nachsendeauftrag zu Caya. Dort wird die Post eingescannt und archiviert. Sollten wir mal einen Brief im original benötigen, wird dieser schnell und einfach per Sammelversand an uns zugesendet. Über den Datenschutz muss ich mir bei Caya keine Gedanken machen. Die Briefe werden durch Maschinen geöffnet und gescannt.

What did you not like?

Leider erkennt die Software manchmal den Text nicht oder ordnet es in die falsche Kategorie ein. Kundenkarten die wir per Post erhalten werden ebenfalls eingescannt. Das ist allerdings ein allgemeines Problem und nicht von Caya. Es gibt keine Briefe versenden Funktion.

Which problems are you solving with the product?

Wir nutzen Caya für unsere Post. Im Büro sind gerne mal wichtige Briefe verloren gegangen. Mit Caya passiert das nicht. Die Briefe werden eingescannt und können dann über die Cloud abgerufen werden. Üver die Volltestsuche finden wir die Dokumente sehr schnell. Überweisungen können mit einem Click aus der Software (vorausgefüllt) gestartet werden. Wir sparen uns hierdurch viel Zeit!

“Caya macht Post angenehmer”

5.0

Older than 12 months

Martin

Validated Reviewer

Inhaber

1-50 employees
Industry: Legal Services

What did you like?

Meine Post wird direkt zu Caya geschickt und dort eingescannt. Man kann eine Postboxnummer angeben, so dass es nicht über einen Postnachsendeauftrag laufen muss. Ich bekomme die Post dann digital in mein Postfach gestellt. Ich spare mir dadurch eine Mitarbeiterin, die die Post öffnet und einscannt. Es geht so viel einfacher und unkomplizierter. Dadurch kann ich von überall arbeiten.

What did you not like?

Die Post kommst meist sehr spät Abends in mein Postfach. Da ich meine Arbeit immer tagesaktuell erledigen will, muss ich oft sehr spät noch arbeiten. Da andere Menschen aber meist entspannter mit der Post sind, ist das wohl eher mein als ein allgemeines Problem.

Which problems are you solving with the product?

Der Name Document Cloud ist etwas hochtrabend. Ich bin Rechtsanwalt und betreibe meine Kanzlei digital. Die Document Cloud (man kann es auch Postfach nennen) ermöglicht es mir ohne Papier zu arbeiten. Meine Kanzlei ist komplett digital und ohne die eingescannten Briefe würde bei uns alles gescannt werden müssen. Caya ist günstiger und effektiver, als wenn wir es selber machen. So kann auch jeder immer im Homeoffice arbeiten!

“Super System mit hoher Nutzerfreundlichkeit ”

4.0

Older than 12 months

Gin

Validated Reviewer

Office Management / Finanzbuchhaltung at

LF Bardenitz Grundstücks GmbH

1-50 employees
Industry: Real Estate

What did you like?

Es gibt keine Wartezeiten, da die Pst noch am selben tag im System eingespielt wird. Auch die Weiterleitung und Bearbeitung der Post ist einfach und schnell möglich.

What did you not like?

Einzelne Gesellschaften lassen sich leider nicht über ein gemeinsamen Account abrufen, wodurch man sich für jede Gesellschaft einzeln anmelden muss.

Which problems are you solving with the product?

Mit Hilfe des Systems erfolgt eine große Zeitersparnis. Außerdem können Rechnungen einfach direkt an das Rechnungssystem übertragen werden, da die Systeme miteinander verknüpft werden können.

“Homeoffice wird mit Caya möglich!”

5.0

Older than 12 months

Stephan

Validated Reviewer

Head of Accounting at

KonfiDents GmbH

1-50 employees
Industry: Hospital & Health Care

What did you like?

Wir arbeiten nur noch vom Homeoffice. Hier hilft uns Caya die Post einfach an den richtigen Mitarbeiter weiterzuleiten. Auch die Anbindung an unser Buchhaltungssystem hilft uns Zeit zu sparen. Caya ist eine Lösung die wir schön viel früher hätten nutzen sollen :)

What did you not like?

Mir gefallen die allermeisten Dinge und es gibt nur eine Major Funktion die mir fehlt. Ich würde gerne aus Caya heraus auch Briefe versenden. Ich finde das wäre eine nützliche Komplettierung des bisherigen Angebots.

Which problems are you solving with the product?

Caya löst für uns das manuelle einscannen der Post. Auch haben wir so eine direkte Schnittstelle zu unsrer Buchhaltung. Mit der App kann ich auch unterwegs die Post anschauen und Dokumente an andere Mitarbeiter weiterleiten.

“Gut fürs Handwerk und den Steuerberater”

4.5

Older than 12 months

Alexander

Validated Reviewer

Inhaber at

Xander Massivhaus

1-50 employees
Industry: Building Materials

What did you like?

Bei uns gab es oft das Problem, dass Rechnungen nicht rechtzeitig beim Steuerberater zur Buchhaltung waren. Durch Caya wird die Post abgegriffen und der Steuerberater hat immer alle Belege. Das hilft uns die richtige Umsatzsteuer-Voranmeldung abzugeben. Es ist auch praktisch, dass man über Caya bezahlen kann.

What did you not like?

Ich würde gerne auch über Caya Briefe verschicken. Ab und zu müssen wir ein Original vor der Sammellieferung zu uns schicken lassen. Diese Lieferung ist etwas zu teuer. Auch kostet eine automatische Email Weiterleitung extra obwohl das ja an sich nur eine technische Einstellung ist.

Which problems are you solving with the product?

1. Keine Rechnungen gehen verloren 2. alles digital 3. rechtssicher archiviert

“Ein großer Schritt zum papierlosen Büro”

3.5

Older than 12 months

jim

Validated Reviewer

Geschäftsführer

1-50 employees
Industry: Law Practice

What did you like?

Die Post wird in hervorragender Scanqualität zeitnah im digitalen Postfach zur Verfügung gestellt. Dadurch lässt sie sich schnell und komfortabel weiterverarbeiten. Der Weg zum Postfach entfällt und auch die Zeit für scannen und abheften fällt weg.

What did you not like?

Die Adresse mit einer Postbox und einer Straße in Berlin führt bei manchen Kunden zu Verwirrungen und man muss öfters die neue Adresse ausführlich erklären. Die Deutsche Post hat ihre Schwierigkeiten bei einem bestehenden Postfach, die Post per Nachsendeauftrag an das CAYA Postfach nachzusenden. Das führt immer wieder zu Verzögerungen bei der Zustellung von Post.

Which problems are you solving with the product?

Steigerung der Effizienz, da die Zeit für Postholen und scannen eingespart werden können. Das digitale Postfach löst darüber hinaus viele Probleme bei örtlicher Abwesenheit. Die Psot kann ortsunabhängig kontrolliert und beantwortet werden. Außerdem können mehrere Personen unabhängig voneinander die Post ansehen und bearbeiten.

“Ich bin sehr zufrieden mit der CAYA Document Cloud und werde sie gern weiterempfehlen.”

5.0

Older than 12 months

Susanne

Validated Reviewer

Referentin der Geschäftsfühung

1-50 employees
Industry: Information Technology and Services

What did you like?

- Übersichtliche Speicherung der Firmenpost, Firmenpost ist jederzeit abrufbar, die Firmenpost ist von überall auf der Welt abrufbar, hohe Speicherkapazität, bei Bedarf kann man sich einzelne Originalbriefe vorab schicken lassen, leichte und intuitive Anwendung der Cloud-Funktionen, gute Orientierung

What did you not like?

Manchmal dauert es mehrere Tage, bis uns die Post zur Verfügung steht. Eventuell liegt das auch an der Umleitung durch die Deutsche Post. Im Anmeldeprozess ganz am Anfang der Cloud-Nutzung haben wie versäumt, die Funktion zur automatischen Verschickung der Post am Monatsende zu setzen. Aus unserer Sicht könnte bzw. sollte diese Funktion sichtbarer gemacht werden. Ohne Erfahrung in der Nutzung der CAYA-Cloud war uns nicht bewusst, wie wichtig es an dieser Stelle war, diese Funktion anzuklicken.

Which problems are you solving with the product?

- Zugänglichkeit der Post für mehrere Personen, Zugänglichkeit der Post zu jedem Zeitpunkt und an jedem Ort auf der Welt (z.B. Geschäftsreisen, Home-Office usw.), Post steht digital zur Verfügung und muss nicht mehr intern digitalisiert werden

“top service - perfekte abwicklung - referenz wird gerne gegeben!!!”

Source of review

5.0

In the last 30 days

Michael

Validated Reviewer

Gesellschafter Geschäftsführer at

saxonia warehousing & logistics GmbH

51-1000 employees
Industry: Logistics and Supply Chain

What did you like?

absolut super abwicklung - passt auf jede unternehmensform - problemlose dokumentenverwaltung - posteingang - papierlose büroabwicklung

What did you not like?

es gibt hier keinerlei negativen punkte oder entwicklungen zu berichten - alles läuft reibungslos - dass die exoten-drittanbieter für postdienstleistungen keine weiterleitung anbieten liegt nicht an caya

Which problems are you solving with the product?

postversand von allen lieferanten - kunden - dienstleistern

“Posteingang endlich einfach und digital”

Source of review

5.0

In the last 3 months

Reyhan

Validated Reviewer

Kanzleimanager at

Consentes Digitale Steuerberaterkanzlei

1-50 employees
Industry: Accounting

What did you like?

Als digitale Steuerberaterkanzlei war es für uns eine Herausforderung, die tägliche Posteingangsbearbeitung effizient und sicher zu organisieren. Seit wir Caya nutzen, haben wir unsere Prozesse deutlich optimiert: Eingehende Post wird automatisch digitalisiert und steht uns sofort im Team zur Verfügung. Wir können Dokumente direkt den richtigen Mandantenakten zuordnen und sparen damit wertvolle Zeit in der täglichen Arbeit. Besonders hilfreich ist die nahtlose Integration in unsere bestehenden digitalen Workflows – kein manuelles Scannen oder Nachsortieren mehr. Durch Caya konnten wir unsere Kanzleiabläufe nicht nur schneller und effizienter, sondern auch mandantenfreundlicher gestalten. Für uns ist Caya mittlerweile ein zentraler Baustein in der Digitalisierung unserer Steuerberatung.

What did you not like?

Wir sind wirklich sehr zufrieden, nur die Preise könnten etwas attraktiver sein :)

Which problems are you solving with the product?

Zeitaufwändige Postbearbeitung: Kein manuelles Öffnen, Scannen und Weiterleiten von Briefen mehr. Zettelwirtschaft & Papierablage: Keine Aktenordner voller Post, die sortiert und archiviert werden müssen. Verteilungsprobleme im Team: Post liegt nicht mehr auf dem Schreibtisch einer Person, sondern ist sofort digital für alle verfügbar. Verzögerte Mandantenkommunikation: Wichtige Schreiben vom Finanzamt können sofort bearbeitet werden, ohne Postlaufzeiten in der Kanzlei. Fehlende Übersicht: Keine Suche nach verlorenen Briefen oder verlegten Dokumenten.

“eine moderne, effiziente Lösung, die mir spürbar Zeit spart”

Source of review

5.0

In the last 3 months

Michael

Validated Reviewer

Alles at

Reinhardt GmbH

1-50 employees
Industry: Logistics and Supply Chain

What did you like?

Ich nutze Caya nun schon seit einiger Zeit und bin absolut überzeugt. Besonders hervorheben möchte ich die intelligente Dokumentenverarbeitung, die mir viel manuelle Arbeit abnimmt und Dokumente zuverlässig strukturiert. Auch die Data Extraction funktioniert reibungslos – wichtige Informationen werden automatisch erkannt und übersichtlich bereitgestellt, was die Weiterverarbeitung enorm erleichtert. Ein weiterer großer Vorteil ist der digitale Posteingang: Eingehende Post landet zentral und jederzeit abrufbar an einem Ort. So habe ich jederzeit den Überblick, ohne Papierstapel durchsuchen zu müssen. Insgesamt eine moderne, effiziente Lösung, die mir spürbar Zeit spart und meine Abläufe deutlich verbessert. Sehr empfehlenswert!

What did you not like?

Bisher läuft alles reibungslos – ich habe keinerlei negative Punkte feststellen können.

Which problems are you solving with the product?

digitale Posteingang + Dokumentenverarbeitung

“funktioniert 100 % zuverlässig, total praktisch”

Source of review

5.0

In the last 6 months

Peter

Validated Reviewer

Managing Director at

Nurselo GmbH

1-50 employees
Industry: Human Resources

What did you like?

Ich muss nicht mehr jemanden zum Briefkasten schicken. Gerade in Zeiten von leeren Büros weil alle Mitarbeiter im homeoffice sind - sehr praktisch. Es liegt auch keine Post mehr unbearbeitet auf irgendwelchen Schreibtischen rum. Alles kommt sauber digital in das Caya-Dashboard

What did you not like?

bislang ist mir nichts aufgefallen was mir nicht gefällt. Interessant übrigens: bevor ich mich final für Caya entschied war ich etwas skeptisch weil ich im www einige Kommentare von usern fand wo angeblich Post verloren gegangen ist, support nicht funktionierte usw.; wir nutzen Caya nunmehr seit 1 ,5 Jahren für 2 Standorte und es ist noch nie ein Brief nicht angekommen

Which problems are you solving with the product?

Früher: ich musste sicherstellen dass irgendjemand den physischen Briefkasten leert. Jetzt: die Post landet nicht mehr im Briefkasten sondern digital in meinem Dashboard, so als wäre es eine Email.

“Service und Dienstleistungen sind echt klasse! Passt perfekt, ich bin überall und sofort informiert”

5.0

In the last 6 months

Elmo

Validated Reviewer

Managing Partner at

elpadalo GmbH

1-50 employees
Industry: Management Consulting

What did you like?

Ich muss nicht vor Ort sein und kann meine Post von überall aus auf der Welt lesen, bearbeiten, beantworten und meine Dokumente sind sauber in meinem Archiv. Was will ich mehr?

What did you not like?

Manchmal denke ich das zu viel Zeit ins Land geht bevor ich meine Post digital zugestellt bekomme.

Which problems are you solving with the product?

Abwesenheit von vor Ort. Postbriefkasten bleibt immer leer.

“Spart mir täglich Zeit im Vertriebsalltag”

4.5

In the last 12 months

Aaron

Validated Reviewer

Vertriebler at

O2 Telekommunikation Herne

1-50 employees
Industry: Telecommunikation

What did you like?

Im Vertrieb zählt jede Minute und Caya hilft mir enorm dabei, den Überblick zu behalten. Ich bekomme meine komplette Geschäftspost digital zugestellt und kann direkt vom Handy oder Laptop aus reagieren, egal ob ich gerade beim Kunden bin oder im Homeoffice arbeite. Besonders praktisch finde ich, dass ich wichtige Unterlagen sofort weiterleiten oder mit einem Klick in die passende Kategorie ablegen kann. Das nimmt mir viel organisatorischen Ballast ab.

What did you not like?

Die Bedienung ist insgesamt einfach, aber manchmal wünsche ich mir ein paar individuellere Einstellungsmöglichkeiten zum Beispiel bei den Benachrichtigungen oder der Darstellung von Dokumenten. Das sind aber Kleinigkeiten, die den Gesamtnutzen nicht schmälern.

Which problems are you solving with the product?

ich habe früher viel Zeit damit verschwendet, nach wichtigen Briefen oder Verträgen zu suchen oder Rückfragen zu klären, weil etwas untergegangen ist. Jetzt habe ich alles digital an einem Ort von Kundenverträgen bis zu internen Absprachen. Ich bin schneller, organisierter und wirke beim Kunden einfach professioneller. Für mich als Vertriebler ist das ein echter Vorteil.

“Leider nicht ganz zufrieden”

3.0

In the last 12 months

Petra

Validated Reviewer

Steuerberaterin at

Steuerbüro Schalk

1-50 employees
Industry: Accounting

What did you like?

Die Idee an sich, seine Post online zu erhalten gefällt mir sehr gut. Jedoch ist die Umsetzung meiner Meinung nach, nicht die beste.

What did you not like?

Mir gefällt es nicht dass die Einrichtung ziemlich lange gedauert hat und auch wirklich einfach war. Ausserdem werden einige Briefe erst nach ca. einer Woche eingescannt bzw. sind erst dann für mich einsichtbar. Das muss definitiv schneller gehen!

Which problems are you solving with the product?

Briefe online zu empfangen und zu speichern, ist eine sehr gute Idee.

“Für mein Unternehmen nicht mehr wegzudenken”

5.0

In the last 12 months

Markus

Validated Reviewer

Geschäftsführer at

Fischer Academy

1-50 employees
Industry: Education Management

What did you like?

Was mir an Caya besonders gut gefällt, ist die Art und Weise, wie das gesamte Thema "Posteingang" auf ein neues Level gebracht wird. Als Unternehmer habe ich täglich mit unterschiedlichster Korrespondenz zu tun Verträge, Rechnungen, behördliche Schreiben, Unterlagen von Partnern oder Dienstleistern. Vor Caya lag oft viel Papier auf dem Tisch, Abläufe waren langsamer, und es war schwierig, schnell zu reagieren. Jetzt wird alles digitalisiert, direkt in die passende Kategorie sortiert, und ich oder meine Mitarbeitenden können sofort darauf zugreifen. Die Integration mit anderen Tools, die wir ohnehin nutzen, ist auch ein echter Mehrwert. So haben wir beispielsweise Dokumente direkt bei DATEV oder Google Drive verfügbar. Alles ist nachvollziehbar, sauber dokumentiert und transparent. Das entlastet uns im Alltag aber auch bei der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater oder bei internen Abstimmungen.

What did you not like?

Wenn man auf einem gewissen digitalen Level arbeitet, wünscht man sich hier und da noch etwas mehr Individualisierung zum Beispiel bei den Workflows oder Benachrichtigungen. Außerdem dauert es manchmal ein wenig, bis neue Dokumente im System erscheinen gerade wenn man auf eine schnelle Reaktion angewiesen ist.

Which problems are you solving with the product?

Vor allem löst Caya für uns das Problem der Unübersichtlichkeit im Posteingang. Kein Papierstapel mehr, keine vergessenen Briefe auf irgendeinem Schreibtisch. Alles ist digital, durchsuchbar und teamfähig. Wir sparen Zeit, haben weniger Rückfragen im Team, und keine Fristen werden mehr übersehen. Auch in stressigen Phasen etwa zum Monats oder Jahreswechsel haben wir deutlich mehr Kontrolle über unsere Abläufe. Caya hat uns geholfen, professioneller, moderner und vor allem effizienter zu arbeiten. Es nimmt einem nicht die Arbeit ab, aber es macht sie einfacher, klarer und besser steuerbar. Ich kann es anderen Unternehmern mit wachsendem Verantwortungsbereich wirklich empfehlen.

“Nutze ich nun seit mehreren Monaten ”

4.5

In the last 12 months

Josi

Validated Reviewer

Einzelunternehmerin at

Fahrzeugüberführungen Stephanoski

1-50 employees
Industry: Logistics and Supply Chain

What did you like?

Als Fahrzeugüberführerin bin ich fast täglich auf Achse quer durch Deutschland. Da ist es für mich super wichtig, dass ich trotzdem meine Post nicht verpasse. Caya liefert mir alles digital aufs Handy, egal ob Zulassungsunterlagen, Rechnungen oder Kundenschreiben. Ich kann direkt unterwegs alles einsehen, weiterleiten oder archivieren, ohne erst zurück ins Büro zu müssen. Das spart enorm viel Zeit und Stress.

What did you not like?

Manchmal wünsche ich mir, dass bestimmte Behördenpost noch schneller digitalisiert wird. Aber ich weiß, das hängt eher an den Absendern als an Caya selbst. Ansonsten bin ich sehr zufrieden.

Which problems are you solving with the product?

Früher musste ich immer jemanden beauftragen, meine Post zu öffnen, wenn ich länger unterwegs war oder sie hat sich tagelang gestapelt. Mit Caya habe ich jetzt jederzeit Zugriff auf alles und kann schneller auf Rückfragen reagieren. Gerade in meiner Branche, wo Termine und Dokumente oft spontan gebraucht werden, ist das ein echter Vorteil. Ich bin flexibler, organisierter und hab trotzdem alles im Griff.

“Erleichtert unseren Alltag im Versicherungsbüro enorm”

4.5

In the last 12 months

Kosovar

Validated Reviewer

Versicherungsdienstleister at

Gashi Versicherungen ALLIANZ

1-50 employees
Industry: Versicherung

What did you like?

Caya hat unseren Arbeitsalltag wirklich verändert. Als Dienstleisterin im Versicherungsbereich bekomme ich jeden Tag neue Vertragsunterlagen, Schadensmeldungen, Policen oder Schreiben von Gesellschaften. Früher war das viel Papier, viel Durcheinander und vor allem viel Zeitaufwand. Jetzt kommt alles digital rein, wird automatisch vorsortiert und kann direkt den richtigen Kundenakten zugeordnet werden. Das spart mir und meinem kleinen Team unglaublich viel Zeit und bringt mehr Struktur in unsere Abläufe.

What did you not like?

Wenn man mit besonders vielen Dokumenten arbeitet, merkt man manchmal kleinere Verzögerungen bei der Sortierung oder beim Laden der Dateien. Außerdem wäre es schön, wenn man gewisse Prozesse noch individueller automatisieren könnte aber das ist schon Jammern auf hohem Niveau.

Which problems are you solving with the product?

Wir verlieren keine Briefe mehr, müssen nicht mehr ständig zum Briefkasten rennen und haben viel mehr Kontrolle über Fristen und wichtige Vorgänge. Auch wenn mal jemand krank ist, bleibt die Post nicht liegen das ist bei Versicherungsangelegenheiten besonders wichtig. Ich kann schneller auf Kunden reagieren und weiß, dass alles sicher digital archiviert ist. Gerade im sensiblen Versicherungsbereich ist das für mich ein echter Gamechanger.

“Einer der besten Entscheidungen im Rahmen der Digitalisierung des Büros in den letzten 2 Jahren,.”

5.0

In the last 12 months

Tino

Validated Reviewer

Inhaber at

Betreuungsbüro

1-50 employees
Industry: Legal Services

What did you like?

Dokumente stehen digital zur Verfügung, sind OCR-gescannt, können durchsucht, digital bearbeitet, Daten extrahiert und Dokumente sortiert werden.

What did you not like?

Kleinere Verzögerungen durch Umleitung durch Deutsche Post, liegt aber an Postdienstleistern und nicht an Caya.

Which problems are you solving with the product?

vollständige Digitalisierung der eingehenden Briefpost

“Hilft mir, mich aufs Kreative zu konzentrieren”

5.0

In the last 12 months

Vladimir

Validated Reviewer

Designer at

VK Design und Art

1-50 employees
Industry: Graphic Design

What did you like?

Ich liebe, dass ich mit Caya meine ganze Post digital bekomme und sofort ablegen kann, das gibt mir mehr Freiraum für meine eigentliche Arbeit als Designer. Besonders wenn ich nicht abgelenkt werden darf

What did you not like?

Den Preis finde ich tatsächlich schon sehr happig für ein kleineres Team. Das könnte besser sein.

Which problems are you solving with the product?

Ich verliere keine Zeit mehr mit Scannen oder Suchen. Rechnungen, Verträge, Anfragen. Sprich kein Papierchaos mehr.

“Mehr Überblick und weniger Papierchaos”

4.5

In the last 12 months

Vanessa

Validated Reviewer

Marketingleiterin at

Merstorf Performance-Marketing

1-50 employees
Industry: Marketing and Advertising

What did you like?

Wir arbeiten nun komplett digital da passt Caya super rein. Post öffnen, scannen, weiterleiten… das passiert alles automatisch, und wir sparen dadurch jeden Tag Zeit.

What did you not like?

Das Einscannen der Briefe könnte manchmal schon schneller sein. Oftmals dauert das bis zu 5 Tage.

Which problems are you solving with the product?

Kein Papierstapel mehr, keine vergessenen Briefe. Alles ist digital, ordentlich und jederzeit abrufbar egal ob vom Laptop oder Handy aus

“All in All eine super Sache”

4.5

In the last 12 months

Kilian

Validated Reviewer

Business Coach at

Next Level Coaching

1-50 employees
Industry: Education Management

What did you like?

Ich arbeite als selbstständige Coachin und bin oft in Calls, unterwegs oder in Vorbereitung auf Sessions. Caya nimmt mir den ganzen Papierkram mit der Post ab alles kommt digital rein, ich kann es easy weiterleiten oder direkt ablegen. Es fühlt sich einfach gut an, diesen Teil endlich nicht mehr selbst managen zu müssen.

What did you not like?

Design und Nutzerführung könnten noch etwas frischer und moderner sein – manchmal wirkt’s ein bisschen technisch. Und ganz günstig ist es für Solo-Selbstständige auch nicht, aber es spart mir dafür echt Zeit und Nerven.

Which problems are you solving with the product?

Ich verpasse keine wichtigen Briefe mehr und hab meine Unterlagen jederzeit griffbereit egal ob am Laptop oder unterwegs am Handy. Es macht mein Business deutlich organisierter, ohne dass ich groß Zeit investieren muss.

“Endlich alles digital”

4.0

In the last 12 months

Uwe

Validated Reviewer

Geschäftsführer und Inhaber at

Holzner Ecommerce

1-50 employees
Industry: Retail

What did you like?

Ich bekomme meine gesamte Geschäftspost digital und kann sie sofort bearbeiten, egal ob ich im Lager bin oder unterwegs. Das spart mir echt Zeit.

What did you not like?

Ein paar Funktionen könnten einfacher aufgebaut sein, vor allem wenn man viel unterwegs ist.

Which problems are you solving with the product?

Ich muss mich nicht mehr um Papierkram kümmern und hab alles Wichtige an einem Ort, ideal, wenn täglich Bestellungen, Rechnungen und Verträge reinflattern.

“Hilft mir den Kopf für kreative Arbeit freizuhalten”

4.5

In the last 12 months

Annicka

Validated Reviewer

Inhaberin at

Auswandern mit Kopf Unternehmen

1-50 employees
Industry: Education Management

What did you like?

In meinem Agenturalltag fällt ständig irgendwas an neue Kundenanfragen, Unterlagen von Behörden, Post vom Steuerberater oder auch Verträge mit Dienstleistern. Mit Caya muss ich mich nicht mehr darum kümmern, ob irgendwo ein Brief auf dem Schreibtisch liegen geblieben ist. Alles wird digitalisiert, schön sortiert, und ich kann direkt entscheiden, was ich brauche oder wem ich es weiterleite. Gerade im Homeoffice oder wenn ich unterwegs bin, ist das super praktisch.

What did you not like?

Teilweise dauert es etwas, bis ein Brief eingescannt wurde. Und ein paar Features könnten etwas intuitiver sein zum Beispiel bei der Ablage oder Suche. Aber es ist nichts, was mich ernsthaft stören würde.

Which problems are you solving with the product?

Ich verliere keine Zeit mehr mit dem Öffnen, Scannen und Archivieren von Briefen. Auch das ständige Nachfragen beim Team, ob jemand an die Post gedacht hat, fällt weg. Es bringt einfach Ruhe und Struktur in unsere Abläufe und das ist in einer Agentur, wo viele Dinge gleichzeitig laufen, echt Gold wert.

“Mehr als ein Post-Scan-Service”

5.0

In the last 12 months

Gerhard

Validated Reviewer

Geschäftsführender Gesellschafter at

B-8 Vermietung Service Gesellschaft.

1-50 employees
Industry: Real Estate

What did you like?

CAYA ist super simple. Man kann eingene Ordner und Strukturen anlegen. Auch die Buchhaltung lässt sich problemlos und extrem zeitsparend abwickeln.

What did you not like?

Mir fällt tatsächlich nichts ein, was mir an CAYA nicht gefällt. Ich wünsche dem Team bei der ständigen Weiterentwicklung viel Erfolg!

Which problems are you solving with the product?

Den Inhalt hochgeladener PDFs kann man problemlos inhaltlich kopieren. Ich nutze die Funktion gerne für ChatGPT-Prompts. Der Austausch von Dokumenten ist sehr leicht und ich mache die Buchhaltung für mehrere Unternehmen an einem Ort. Den Ordner kann man mit dem Steuerater teilen. Insgesamt sehr gelungen. Sehr einfache Oberfläche.

“Struktur und Effizienz im digitalen Büroalltag”

4.5

In the last 12 months

Marina

Validated Reviewer

Inhaberin at

Marketing Agentur Fuchs

1-50 employees
Industry: Marketing and Advertising

What did you like?

Als Inhaberin einer kleinen Marketing-Agentur jongliere ich täglich viele Aufgaben – Kundenprojekte, Angebote, Rechnungen, Kommunikation mit Behörden. Was mir an Caya besonders gefällt: Ich muss mich nicht mehr mit Papierkram herumschlagen. Alles kommt digital, ich hab sofort Zugriff ob im Büro oder unterwegs. Die Integration mit DATEV ist für die Zusammenarbeit mit meiner Buchhalterin ein riesiger Pluspunkt. Es spart Zeit und sorgt dafür, dass nichts untergeht.

What did you not like?

Die Übersicht könnte besser und die Einrichtung des Accounts definitiv einfacher sein.

Which problems are you solving with the product?

Ich habe endlich Ordnung in meiner gesamten Eingangspost, ohne dass ich Papier scannen, sortieren oder ablegen muss. Vor allem bei mehreren Ansprechpartnern im Team ist es hilfreich, dass wir über Caya Dokumente gezielt weiterleiten können.

“Sehr praktisch für mein Handel”

5.0

In the last 12 months

Ercan

Validated Reviewer

Inhaber at

Reifenhandel Atakan

1-50 employees
Industry: Retail

What did you like?

Ich hab viel zu tun in meiner Werkstatt, Kunden kommen ständig rein. Früher hab ich oft Post übersehen oder verlegt. Seit ich Caya nutze, kommt alles digital aufs Handy oder PC. Ich seh direkt was wichtig ist und kann es weiterleiten oder speichern.

What did you not like?

Die Bedienung ist am Anfang bisschen ungewohnt. Und der Preis könnte für kleine Firmen etwas günstiger sein. Aber man gewöhnt sich dran und spart am Ende Zeit.

Which problems are you solving with the product?

Ich verliere keine Post mehr und hab alles digital griffbereit. Auch meine Steuerberaterin freut sich, weil ich schneller alles weiterleiten kann. Es macht mein Alltag einfacher und ich hab mehr Kopf frei für meine Kunden.

“Digitalisierung leicht gemacht”

4.5

In the last 12 months

Sueda

Validated Reviewer

Marketingleiterin at

DG Direktvertrieb

1-50 employees
Industry: Information Services

What did you like?

Ich kann meine Dokumente jederzeit abrufen egal ob am Laptop oder unterwegs am Handy. Das spart mir Wege und gibt ein gutes Gefühl, nichts Wichtiges zu verpassen.

What did you not like?

Manchmal dauert es etwas, bis neue Dokumente im System angezeigt werden. Auch wäre es schön, wenn man mehr Ordner individuell benennen könnte.

Which problems are you solving with the product?

Ich muss keine Ordner mehr pflegen oder Papierpost abheften. Alles ist digital gespeichert und gut durchsuchbar. Gerade bei vielen Unterlagen hilft das, den Überblick zu behalten vor allem bei Versicherungen, Behörden oder Steuerdingen.

“Caya möchte ich nicht mehr missen müssen”

5.0

In the last 12 months

Cornelia

Validated Reviewer

Geschäftsführerin at

Hirscher SEO

1-50 employees
Industry: Forschung

What did you like?

Ich finde es super, dass ich meine gesamte Post digital erhalte und direkt online verwalten kann. Kein lästiges Sortieren oder Suchen mehr alles ist übersichtlich an einem Ort.

What did you not like?

Die Benutzeroberfläche könnte an manchen Stellen etwas einfacher sein. Und für kleinere Nutzer ist der Preis schon eher hoch.

Which problems are you solving with the product?

ch muss mich nicht mehr darum kümmern, ob ich einen Brief übersehe oder verliere. Auch das Weiterleiten an den Steuerberater oder die Ablage geht viel schneller. Es macht den Alltag einfach entspannter.

“Mehr Zeit für Kreatives & weniger Stress mit Papierkram”

5.0

In the last 12 months

Saskia

Validated Reviewer

Freelancerin at

Kreative Köpfe

1-50 employees
Industry: Marketing and Advertising

What did you like?

Ich arbeite als Freelancerin im kreativen Bereich und liebe, was ich tue aber die ganze Bürokratie war oft ein echter Zeitfresser. Seit ich Caya nutze, kommt meine Post digital, schön sortiert und jederzeit abrufbar. Das macht den Alltag deutlich entspannter und hilft mir, mich auf meine Projekte zu konzentrieren.

What did you not like?

Ein paar Dinge könnten intuitiver sein, zum Beispiel beim Durchsuchen älterer Briefe. Und für Selbstständige mit kleinem Budget wäre ein etwas günstigeres Paket toll.

Which problems are you solving with the product?

Ich muss mich nicht mehr um verlorene Briefe oder verpasste Fristen sorgen, weil alles direkt digital da ist. Auch mein Steuerberater bekommt Unterlagen ohne Umweg. Das gibt mir ein gutes Gefühl und mehr Raum für das, was ich wirklich gern mache: kreativ arbeiten.

“Nutze ich seit kurzem”

3.0

In the last 12 months

Jessica

Validated Reviewer

Online Marketing Mangerin at

Einzelunternehmen Brogler

1-50 employees
Industry: Animation

What did you like?

Ich mag, dass ich nicht mehr zur Post rennen muss, wenn ich mal länger weg bin. Die Briefe kommen einfach digital und ich kann direkt reagieren, wenn was Wichtiges dabei ist.

What did you not like?

Manchmal dauert es ein bisschen, bis ein Brief gescannt wird. Gerade wenn man auf etwas wartet, ist das ein bisschen nervig.

Which problems are you solving with the product?

Ich muss keine Briefe mehr sortieren oder ablegen. Alles ist an einem Ort gespeichert und ich verliere nichts mehr – das ist für mich echt entspannter.

“Hilft im Alltag - aber auch nicht perfekt”

3.5

In the last 12 months

Kim

Validated Reviewer

Inhaber at

Marschner Elektro

1-50 employees
Industry: Industrial Automation

What did you like?

Ich hab nen kleinen Laden, da bleibt für Papierkram kaum Zeit. Caya ist ganz praktisch, weil ich meine Post nicht mehr überall zusammensuchen muss. Ich seh direkt, was reingekommen ist und kann’s weiterleiten, ohne alles durchzuwühlen. Auch die Bezahlung der Rechnungen ist eine super Möglichkeit.

What did you not like?

Manche Briefe werden komisch erkannt oder falsch sortiert. Ist jetzt kein Drama, aber manchmal nervig. Und der Preis ist für kleine Betriebe schon ne Hausnummer.

Which problems are you solving with the product?

Ich muss keine Briefe mehr abheften, kein Chaos mehr mit verlegten Unterlagen. Hab alles digital aufm Handy spart Zeit und Nerven. Gerade wenn’s im Laden stressig ist, ist das schon echt hilfreich.

“Alles in einem ein sehr rundes Ding ”

5.0

In the last 12 months

Tobias

Validated Reviewer

Geschäftsführer at

Schlesinger Buchhandel

1-50 employees
Industry: Retail

What did you like?

Ich habe ein kleines Handelsunternehmen mit ein paar Mitarbeitern, und gerade bei uns stapelt sich die Post oft schneller, als man sie abarbeiten kann. Caya hat da echt für Ordnung gesorgt. Die Briefe kommen digital, sind übersichtlich abgelegt und ich kann sie direkt am PC oder Handy durchgehen egal ob im Büro oder unterwegs.

What did you not like?

Manchmal ist es etwas umständlich, wenn man nach bestimmten Dokumenten sucht und die Verschlagwortung nicht ganz passt. Auch preislich wäre es für kleinere Unternehmen schön, wenn es noch ein Einsteigermodell gäbe. Aber unterm Strich überwiegen für mich klar die Vorteile.

Which problems are you solving with the product?

Wir verlieren keine wichtigen Unterlagen mehr, nichts bleibt im Briefkasten liegen oder geht unter. Ich kann Belege und Schreiben direkt an den Steuerberater weiterleiten, was uns intern Zeit spart. Auch für Rückfragen mit Lieferanten oder Behörden ist es praktisch, alles digital zur Hand zu haben. Für unseren kleinen Betrieb eine wirklich gute Lösung.

“Gerade als Einzelunternehmerin super praktisch”

4.5

In the last 12 months

Desiree

Validated Reviewer

Einzelunternehmerin at

Desiree Pichler Einzelunternehmen

1-50 employees
Industry: Design

What did you like?

Ich bin selbstständig und mache wirklich alles alleine Buchhaltung, Kundenkram, Orga. Mit Caya hab ich endlich meine Ruhe, was die Post angeht. Ich seh sofort, was da ist, kannes direkt am Handy anschauen und weiterleiten, ohne tausend Ordner oder Zettelwirtschaft.

What did you not like?

Also manchmal denk ich mir schon, dass es noch ein bisschen günstiger sein könnte, gerade für Leute wie mich, die noch nicht riesige Umsätze machen. Und ein paar Briefe erkennt das System nicht ganz richtig aber ehrlich, das stört mich kaum, weil’s insgesamt einfach funktioniert.

Which problems are you solving with the product?

Ich muss nicht mehr ständig ins Büro oder zur Post, hab alles digital beisammen und verliere nix mehr. Ich kann es von überall aus regeln, sogar wenn ich mal bei Kundenterminen bin oder unterwegs. Das nimmt mir echt viel Druck, gerade weil ich eben keine Assistenz hab, die das für mich erledigt.

“Finde ich sehr praktisch”

4.0

In the last 12 months

Bashkim

Validated Reviewer

Geschäftsführer

1-50 employees
Industry: E-Learning

What did you like?

Ich finde es richtig praktisch, dass Caya meine Post immer sofort digitalisiert und ich nicht mehr auf den Postboten warten muss. So hab ich immer alles schnell parat und muss mich nicht durch Papierstapel kämpfen. Auch die Registrierung war sehr einfach.

What did you not like?

Was mich manchmal stört, ist, dass ich nicht direkt sehen kann, wenn etwas wichtig ist. Manchmal fehlen ein paar Hinweise, die mir schneller zeigen, welche Post wirklich dringend ist.

Which problems are you solving with the product?

Caya hilft mir, den ganzen Papierkram loszuwerden. Ich finde alles schneller und muss nicht mehr unnötig Dokumente durchsuchen oder abheften. Das macht meinen Arbeitsalltag viel effizienter und stressfreier. Also wirklich empfehlenswert.

“Endlich kein Papierchaos mehr”

4.5

In the last 12 months

Angelina

Validated Reviewer

Inhaberin at

SEO Reuter

1-50 employees
Industry: Management Consulting

What did you like?

Ich leite eine kleine SEO-Agentur und hab ehrlich gesagt nie wirklich Zeit, mich um Briefe oder Ablage zu kümmern. Früher hat sich die Post auf meinem Schreibtisch gestapelt oder lag tagelang ungeöffnet im Briefkasten, weil ich dauernd unterwegs war. Mit Caya hab ich das Problem endlich gelöst. Die Briefe kommen digital, ich kann sie direkt am Laptop oder übers Handy anschauen, weiterleiten oder ablegen ganz ohne nerviges Scannen oder Sortieren. Besonders hilfreich finde ich, dass ich meinen Steuerberater einfach freischalten kann, dann hat er automatisch Zugriff auf das, was er braucht.

What did you not like?

Manche Dokumente werden nicht ganz richtig einsortiert oder benannt, da muss ich manchmal noch nachhelfen. Ist jetzt nicht dramatisch, aber es wäre schön, wenn das noch ein bisschen schlauer funktionieren würde. Der Preis ist auch nicht ganz günstig, aber für die Zeit, die ich spare, lohnt es sich für mich trotzdem.

Which problems are you solving with the product?

Ich muss nicht mehr regelmäßig ins Büro, um die Post zu checken, und verliere keine wichtigen Schreiben mehr aus den Augen. Ich hab meine Unterlagen immer griffbereit und kann sie mit einem Klick an meinen Steuerberater weitergeben. Das spart Zeit, Nerven und gibt mir ein sicheres Gefühl, gerade wenn’s mal wieder drunter und drüber geht.

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