Caya Reviews (101)
AI-generated summary
What users say about Caya
Based on 101 reviews
Caya is valued for digitizing postal mail, offering a searchable online archive, and saving time by eliminating manual scanning. Many appreciate its user-friendly interface and the ability to access mail from anywhere. However, some users report delays in mail processing and occasional issues with OCR accuracy. The pricing is considered high by some, and the lack of a direct phone support is a recurring concern. Despite these drawbacks, Caya is helpful for remote teams and reducing paper clutter.
Do summaries like this help you?
You’re seeing a preview version of our AI-assisted summary.
Your feedback helps us to improve this feature.
Filter and sorting
“Super digitaler Briefkasten erleichtert das Leben extrem! ”
5.0
S
Older than 12 months
Stefan
Validated Reviewer
Selbständig at
Selbständigkeit & Privat
- 1-50 employees
- Industry: Real Estate
What did you like?
Briefe und Post wird digital gesammelt und ich kann entscheiden, was ich davon in physisch benötige. Der Posteingang ermöglicht eine Ordnerstruktur, sodass ich sämtliche Dokumente direkt in Caya verwalten kann. Der Scan der Dokumente wird immer besser, sodass ich Rechnungen direkt aus dem Posteingang zahlen kann. Sehr gut ist auch die App, sodass ich von jedem Device Zugang zu meiner Post habe.
What did you not like?
Es sind teilweise längere Lieferzeiten, wenn man die Originaldokumente anfordert. Es gibt leider keine telefonische Hotline, das würde manche Anfragen extrem vereinfachen.
Which problems are you solving with the product?
Ich kann während meiner Reisen meine gesamte Post verwalten und habe nicht mehr das Problem von Fristen etc. Ich kann Rechnungen direkt aus dem Posteingang bezahlen. Ich kann Dokumente archivieren und bestimmten Kategorien zuordnen, um bspw. Bankdokumente oder Versicherungsanliegen zuzuordnen.
“Übersichtlich mit sehr guten Support”
4.5
O
Older than 12 months
Oliver
Validated Reviewer
CEO at
in meiner Detektei, der Detektei Detegere
- 1-50 employees
- Industry: Information Services
What did you like?
Ich muss nicht zu hause sein um meinen Briefkasten zu leeren. Meine Post ist sofort digitalisiert und ich kann über das Archiv jeder Zeit von überall darauf zugreifen. Weiterhin besteht die Möglichkeit die Briefe digitalisiert als PDF zu speichern oder an andere Personen (bspw. Steuerberater) weiterzuleiten.
What did you not like?
Teilweise dauert es sehr lange bis die Originalen versendet werden bzw. bis selbige bei mir ankommen. Aktuell warte ich sein vielen Wochen auf wichtige Unterlagen welche ich immer noch nicht erhalten habe...
Which problems are you solving with the product?
In erster Linie löse ich das Problem, nicht immer meinen Briefkasten leeren zu können wenn ich nicht zu hause bin. Ich kann also von überall meine Post bearbeiten und ggf. entsprechend an Mitarbeiter zur Bearbeitung weiterleiten.
“Endlich auch die Post digital”
4.5
F
Older than 12 months
Fabian
Validated Reviewer
Geschäftsführer at
Marlybag GmbH
- 1-50 employees
- Industry: Consumer Goods
What did you like?
Wir haben einfach keinen Papierkram und lästige Scan Sessions mehr sondern haben entspannt all unsere Post in einem digitalen Posteingang. Von dort kann weiter sortiert und ggf. in weitere Systeme geschickt werden. Sogar digitale Belege kann man im Posteingang sammeln, da man für das Postfach eine eigene E-Mail-Adresse bekommt. Diese kann man dann geschickt bei den Anbietern die digital ihre Rechnungen senden hinterlegen.
What did you not like?
Ich kann über die App nichts scannen sondern muss es erst per E-Mail an den Posteingang schicken. Geht auch, die Scanfunktion würde aber Zeit sparen.
Which problems are you solving with the product?
Keine rumfliegende Post mehr sondern alles in einem digitalen Eingang. Auch ist die Ablage nicht mehr ständig und regelmäßig zu machen sondern Caya schickt auf Bedarf die Originale chronologisch geordnet in einem Schwung und dann kann alles direkt in einen Ordner.
“Caya bestens vertraut ist. Herr Riehm. Ich bin sehr begeistert von Ihnen. Weiter so !”
5.0
t
Older than 12 months
t3a
Validated Reviewer
Gesellschafter
- 1-50 employees
- Industry: Investment Management
What did you like?
von überall besonders wenn man oft unterwegs ist hat man seine wichtigsten Dokumente dabei"Herr Hendrik Riehm kümmert sich bestens um seine Kunden, alle Fragen werden bis ins Detail sehr sehr kompetent beantwortet. Er hat richtig Freude , seinem Kunden insbesondere für Ihn maßgeschneiderten Tarif zu wählen. So merkt man , dass der Focus Kundenzufriedenheit ist und eben nicht den teuersten Tarif verkaufen. Herr Riehm legt wert auf langfristige Partnerschaft. Und das fühlt man. Auch nach der Beratung ist Herr Riehm schnell zu erreichen, Fragen werden sehr schnell beantwortet und zudem gibt Herr Riehm noch weitere Informationen , damit sein Kunde über die Funktionen von Caya bestens vertraut ist. Herr Riehm. Ich bin sehr begeistert von Ihnen. Weiter so !
What did you not like?
ich bin noch neu Geschäftskunde ..kann ich noch nicht beantworten. Ich muss noch Erfahrung sammeln.
Which problems are you solving with the product?
überall wichtige Dokumente greifbar, somit super workflow
“Ein tolles Programm und eine super Unterstützung bei der Postdigitalisierung.”
4.0
G
Older than 12 months
Gin
Validated Reviewer
Office Management / Finanzbuchhaltung at
Sector Seven Investors GmbH
- 1-50 employees
- Industry: Real Estate
What did you like?
Wir haben Testbriefe an Caya versendet um die Schnelligkeit zu überprüfen. In allen Gesellschaften ist der Testbrief wirklich sehr schnell im System gewesen, sodass es kaum eine Verzögerung oder Wartezeiten gibt. Es ist hilfreich, dass man Unterordner anlegen kann und somit selber entscheiden kann ob man sich die Post nur aus Caya raus zieht oder auch dort eine Struktur und eine Übersicht der Eingangspost erschaffen möchte.
What did you not like?
Wenn man Fragen hat oder Unterstützung benötigt, gibt es keinen festen Ansprechpartner. Auch telefonisch hat man nicht wirklich die Möglichkeit auf kurzem und schnellem Wege jemanden zu erreichen. Wenn man verschiedene Gesellschaften bei Caya betreut, hat man leider nicht die Möglichkeit sich mit mehren Accounts anzumelden oder diese zusammen zu führen, sodass man immer eine Fehlermeldung bekommt, wenn man im falschen Postfach angemeldet ist.
Which problems are you solving with the product?
Durch Caya Dokument Cloud muss bei uns im Unternehmen niemand mehr selber Briefe einscannen, wodurch gerade bei größeren Unterlagen sehr viel Arbeitszeit eingespart werden kann. Außerdem kann man sich im Caya Postfach verschiedene Mailadressen einrichten, sodass man sehr schnell die Post an verschiedene feste Personen senden kann. Wir haben uns außerdem eine direkte Verknüpfung zu unserem Rechnungssystem "Candis" eingerichtet, sodass auch die Rechnungen super schnell weitergeleitet werden können.
“Caya ist sehr nutzerfreundlich und einfach zu bedienen. ”
4.5
G
Older than 12 months
Gin
Validated Reviewer
Office Management / Finanzbuchhaltung at
Miramar Objekt GmbH
- 1-50 employees
- Industry: Real Estate
What did you like?
Die Post ist wirklich sehr schnell im digitalen Postfach und erleichtert somit die Digitalisierung. Die Unterordner sind hilfreich, um die Post auch in Caya übersichtlich abzulegen.
What did you not like?
Leider gibt es keinen festen Ansprechpartner, den man bei schnellen fragen kontaktieren kann.
Which problems are you solving with the product?
Mit Hilfe von Caya kann die Post digitalisiert werden, ohne dass Mitarbeiter-Ressourcen benötigt werden. Wenn Post eingeht, bekommt man eine Mail-Benachrichtigung. Es wird Zeit gespart und gleichzeitig kann man aus dem System heraus die Post auch direkt an einzelne Personen weiterleiten.
“Die Plattform ist sehr Nutzerfreundlich und der Customer Service ist super freundlich und schnell!”
5.0
S
Older than 12 months
Sos
Validated Reviewer
Geschäftsführer
- 1-50 employees
- Industry: Entertainment
What did you like?
Abgesehen vom System selbst bin ich wirklich sehr zufrieden mit dem Kundenservice! Man merkt wirklich, dass das Team immer bemüht ist, einem zu helfen und die bestmögliche Lösung zu finden, und das immer sehr schnell und freundlich.
What did you not like?
Für mich funktioniert alles prima, und bei den wenigen Fragen, die ich habe, wird mir schnell und zuverlässig geholfen, so dass ich nicht wüsste, was ich als Mangel hervorheben könnte.
Which problems are you solving with the product?
Mein Team arbeitet international, daher ist es für mich wichtig, dass jedes Teammitglied immer die Möglichkeit hat, schnell auf Post zuzugreifen.
“Post digitalisieren funktioniert, die Bearbeitung ist ausbaufähig. Suche geht nur mit 1 Schlagwort”
1.5
P
Older than 12 months
Peter
Validated Reviewer
Vorstand
- 1-50 employees
- Industry: Real Estate
What did you like?
hilfreich ist, dass man endlich das ganze Papier los wird und alles nach Worten durchsuchen kann. Die Vergabe von Schlagwörtern ist ebenfalls hilfreich
What did you not like?
Die Suche nach mehr als einem Suchwort geht nicht. Die Gebühren für jeden einzelnen Nutzer, der den vollen Umfang nutzen soll, ist zu hoch.
Which problems are you solving with the product?
Ersparung des gesamten Posteingangs in physischer Form. In wenigen Monaten sind es schon mehr als 10.000 Seiten Papier, die nicht mehr im Büro rumliegen
“Wir nutzen CAYA Document Cloud und sind zufrieden. ”
4.5
R
Older than 12 months
Ronald
Validated Reviewer
Inhaber at
Paragraf7
- 1-50 employees
- Industry: Internet
What did you like?
Es gibt viele Funktionen, die es uns ermöglichen, unsere digitale Postbearbeitung gut zu managen. Super finden wir, dass die Gebühr ganz nach unserem Scan-Anspruch angepasst werden kann. Ein Nachsendeauftrag bei der Post, wird gegen Aufpreis, ebenfalls angeboten.
What did you not like?
Wir können keine Nachteile für uns momentan feststellen und empfehlen Caya weiter.
Which problems are you solving with the product?
Die papierlose Postbearbeitung ist ein großer Vorteil. Briefe, die wir in Original benötigen, lassen wir uns von Caya zuschicken. Dazu gibt es eine Funktion.
“sehr guter Service, top Support”
3.0
O
Older than 12 months
Olaf
Validated Reviewer
Inhaber at
Kraseba
- 1-50 employees
- Industry: Human Resources
What did you like?
einfach zu nutzen, schneller login, transparent, sehr gut,schnelle Reaktion auf Probleme, gute Übersicht, gute User Unterstützung
What did you not like?
teuer im Versand, keine Integration in unser Dokumentmanagment System, langsamer Postversand
Which problems are you solving with the product?
Nicht immer vor Ort, Post immer verfügbar, sehr schnell
What did you like?
Wir sind im Begriff ein Shared-Center für unsre Tochter Gesellschaften aufzubauen. Mit Caya können wir aus der Zentrale die Post der anderen Gesellschaften überwachen und im Notfall auch eingreifen. Die Möglichkeit aus Caya auch an unsre Freigabetools zu übergeben hilft uns einen automatisierten und digitalen Belegfluss zu gewährleisten.
What did you not like?
Wie auch andere Nutzer hier, wünsche ich mir die Möglichkeit aus Caya Briefe zu verschicken.
Which problems are you solving with the product?
- keine Briefe gehen verloren - alle Dokumente rechtssicher an einem Ort - digitaler Belegfluss von Posteingang bis Archivierung - ortsunabhängige Bearbeitung der Post -
“Bin sehr gut zufrieden ”
5.0
H
Older than 12 months
Housem
Validated Reviewer
Geschäftsführer at
HC Gastronomie
- 1-50 employees
- Industry: Food & Beverages
What did you like?
Mein Postfach immer dabei haben und kann von überall zugreifen. Immer Up to date auch im Ausland. Kann Direkt bezahlen und muss nicht nach meinem Urlaub viel Post öffnen und bearbeiten
What did you not like?
Online Banking besser integrieren und für jeden Familienmitglied einen Unterpostfach
Which problems are you solving with the product?
Bin schnell fertig, kann Ordner direkt anlegen und muss nicht viel suchen
“Endlich die Möglichkeit das Postfach zu automatisieren”
5.0
P
Older than 12 months
Patrick
Validated Reviewer
Geschäftsführer at
BFV
- 1-50 employees
- Industry: Computer Software
What did you like?
Das man die Post sortieren kann und dann weitere Automatismen greifen können. Das Spart wertvolle Zeit die wir anders nutzen können. Tolles Produkt.
What did you not like?
Etwas mehr Möglichkeiten bei der Installation der Automatismen. Wir können leider nicht alles abbilden und nutzen stattdessen dafür den Power Automate von Microsoft.
Which problems are you solving with the product?
Lästiges einscannen und sortieren von Eingangsdokumenten. Wir sind sehr zufrieden.
“Post ohne Probleme mit dem ganzen team digital teilen”
4.5
T
Older than 12 months
Tim
Validated Reviewer
CEO at
Eaze
- 1-50 employees
- Industry: Health, Wellness and Fitness
What did you like?
Mir gefällt die unkomplizierte Nutzung und Übersichtlichkeit des Tools. Dokumente können einfach mit anderen geteilt werden.
What did you not like?
Der Preis ist ein wenig hoch, aber am Ende muss jeder selbst entscheiden ob es sich für das Unternehmen lohnt. Natürlich muss es einem auch bewusst sein, dass bei der Umleitung von Briefen etwas Zeit verloren geht.
Which problems are you solving with the product?
Post digital abrufen und mit dem Team teilen.
“Guter, einfacher und bequemer Postservice mit kleinen Aussetzern”
4.0
T
Older than 12 months
Timo
Validated Reviewer
Projektmanager at
CDEK Europe
- 1001+ employees
- Industry: Logistics and Supply Chain
What did you like?
1. Wir haben mehrere Büros und nur eine Postadresse. Wir bekommen unsere Post überall hin wo wir arbeiten. 2. Das wegheften bleibt uns erspart.3. Mehrere User haben einen Blick auf die Post, bessere Bearbeitungsquote
What did you not like?
Das ich keinen direkten Ansprechpartner bzw. Supporter habe. Ich habe zwar Herrn Hendrik Riehm als Ansprechpartner, er musste mich jedoch weiterleiten zum Support. Wäre schon wenn ich direkt einer Person vom Support mit Begrüßung zugewiesen würde.
Which problems are you solving with the product?
Keinen Papierkram, muss die Post nirgends mitschleppen. Ich kann die Post, wenn sie per mail kommt direkt bearbeiten, (weiterleiten, abspeichern)
“toller Service, für mehr Flexibilität”
3.5
F
Older than 12 months
Fabio
Validated Reviewer
Geschäftsführer at
Allasso Logistik Consulting GmbH
- 1-50 employees
- Industry: Logistics and Supply Chain
What did you like?
Einfachheit, leichter Zugriff auf alle Daten, Möglichkeit, verschiedene Unterordner zu nutzen. Die Anmeldung war außerdem extrem simpel und schnell durchführbar
What did you not like?
aufgrund der Menge an Briefpost, die wir derzeit bekommen (oder nicht bekommen, viel wurde bereits auf Mail umgestellt) ist der Grundpreis verhältnismäßig teuer
Which problems are you solving with the product?
ich spare mir die Zeit, die Briefe zu öffnen und einzuscannen. Darüber hinaus muss nicht immer jemand vor Ort sein, um die Briefe aus dem Briefkasten zu holen
“Eine super Erleichterung egal ob business oder privat - dein Post überall zugänglich”
5.0
M
Older than 12 months
Michael
Validated Reviewer
Geschäftsführer at
IDS online GmbH
- 1-50 employees
- Industry: Online Media
What did you like?
Caya hat einen super User Interface und ist total einfach zu bedienen. Besonders gut gefällt mir die Möglichkeit die Post zu organisieren sprich Ordner anzulegen und die Briefe dort ein zu sortieren. Auch total super ist dass man mit mehreren Leuten in einem Postfach arbeiten kann, was gerade als Firma super ist. Auch die Integration in verschiedene andere Systeme zum Beispiel ein Export nach Datev ist super.
What did you not like?
Hier gibt es wirklich nichts was ich bemängeln könnte. Ich bin voll und ganz zufrieden, was ich wirklich nicht oft bin.
Which problems are you solving with the product?
Brief Post kann von verteilten Teams eingesehen und verteilt werden. Man muss nicht selber Dokumente ein scannen und kann diese ganz einfach verteilen.
“Uneingeschränkte Empfehlung, ein jederzeit zuverlässiger Service.”
5.0
J
Older than 12 months
Johann
Validated Reviewer
Rechtsanwalt
- 1-50 employees
- Industry: Legal Services
What did you like?
Der Service ist in jeder Hinsicht zuverlässig. Dokumente werden in sehr guter Qualität und zeitnah eingescannt und über das Onlineportal zur Verfügung gestellt. Ich habe bisher keine Probleme gehabt, obwohl ich meinen ganzen Postservice über CAYA abwickeln lasse. Auch für Unternehmen, die beruflichen Verschwiegenheitsverpflichtungen unterliegen in jeder Hinsicht zu empfehlen. Die erforderlichen (Datenschutz-)Erklärungen wurden auf Anfrage zügig übermittelt und beinhalten alle relevanten Informationen.
What did you not like?
Der Service selbst ist bis jetzt überhaupt nicht negativ aufgefallen. Zwar kommt nicht jede Briefsendung bei dem Dienstleister an, das hängt jedoch mit der Adressierung und dem eingerichteten Nachsendeauftrag zusammen, auf dass das Unternehmen aber nur bedingt Einfluss hat.
Which problems are you solving with the product?
CAYA übernimmt für mich die gesamte Abfertigung meiner Post. So kann ich ortsunabhängig meinen Posteingang jederzeit zuverlässig überblicken und ihn digitalisiert abspeichern. Durch den Service habe ich so gut wie keine Arbeit mehr mit der Digitalisierung meiner Post. Ich selbst arbeite komplett digital, sodass CAYA mir einen wesentlichen Teil meiner Arbeit abimmt.
“Seamless transition and ease of use”
5.0
C
Older than 12 months
Conor
Validated Reviewer
CEO
- 1-50 employees
- Industry: Information Technology and Services
What did you like?
The interface is very user friendly, you don't have-to go and study a manual to get going. It was a seamless and easy transition to a system that works like a treat. All the documents are scanned as PDFs which is fantastic if you want to copy and past things out of them. There are lots of litte details that make it a great product in total. It saved us a lot of time and effort, and doesn't let a document into the building before its digitised. Great Job.
What did you not like?
In order to optimise our usage i would like to be able to reduce the amount we use via the interface without fuss. Increasing works so the opposite should work as well. You tend to buy more than you need at the beginging just to be safe then youd like to optimise downwards and then increase as needed.
Which problems are you solving with the product?
1. Cost, we saved cost by getting this done in an automated manner. 2. We save time for people to be doing something more valuable with their time. 3. All documents get digitised before they enter the building which puts them in the best position for further automation. 4. Documents are stored in a compliant manner so we dont have-to worry about files with documents.
“Simples Tool zur Digitalisierung und Verwaltung von Post”
4.5
J
Older than 12 months
Julius
Validated Reviewer
Founder / CEO
- 1-50 employees
- Industry: Internet
What did you like?
CAYA scannt zuverlässig an uns adressierten Briefe, die per Nachsendeauftrag direkt an CAYAs Scan-Center gesendet werden. Preise sind fair und ungefähr in Größenordnung der E-POSTSCAN-Lösung der Deutschen Post. Da die Einrichtung eines Unternehmensaccounts für E-POSTSCAN unglaublich kompliziert ist, haben wir uns für CAYA entschieden.
Der Support antwortet schnell und kompetent. DPA verfügbar.
What did you not like?
Der Nachsendeauftrag hat leider unerwünschte Nebeneffekte - manche Sendungen (zB SIM- oder Kreditkarten) werden aufgrund einer Vorausverfügung an den Absender zurückgesendet, und manche Warensendungen werden unnötigerweise an CAYA weitergeleitet, wenn sie als Briefsendung kategorisiert sind. Das ist nicht CAYAs Schuld sondern liegt in der Natur der Dienstleistung, ist aber ein großer Nachteil gegenüber dem Konkurrenzprodukt der Deutschen Post.
Which problems are you solving with the product?
Wir nutzen CAYA zur Postdigitalisierung, was für uns als Remote-First Unternehmen sehr nützlich ist. Die angeschlossene Document Cloud nutzen wir nicht, wir transferieren alle Dokumente via Zapier in Google Drive und bearbeiten die Post dort.
“Einfache Dokumentendigitalisierung der Eingangspost”
5.0
N
Older than 12 months
Noah
Validated Reviewer
CEO
- 1-50 employees
- Industry: Marketing and Advertising
What did you like?
Mir gefällt, dass Caya alles sehr sauber einscannt, inkl. dem Umschlag. Auch die Texterkennung funktioniert gut, sodass man in der Document Cloud oft schon sehen kann, wer der Absender ist, ohne das Dokument zu öffnen.
What did you not like?
Durch den Nachsendeauftrag der Deutschen Post gehen wirklich alle Postsendungen, die an die Firmenadresse(n) adressiert sind, an Caya. Das hört sich zunächst super an, allerdings heißt das, dass auch Warensendungen an Caya geschickt werden. Auch Amazon verschickt kleinere Artikel als Warensendung. Dann bekommt man von Caya einen Scan des Kartons und muss Extrakosten für die Zusendung der Warensendungen bezahlen.
Which problems are you solving with the product?
Caya nimmt uns das Einscannen der Eingangspost ab. Für größere Unternehmen kann es auch noch weiter Vorteile bieten, denn die gescannten Briefe lassen sich durch die Texterkennung einfacher an die richtige Abteilung oder Person weiterleiten.
81 - 120 of 120