Caya Reviews (120)
AI-generated summary
What users say about Caya
Based on 120 reviews
Caya is appreciated for automating incoming mail and excellent scan quality. Users praise the intuitive user interface and the ability to access documents from anywhere. The professional, fast customer service is also highlighted positively. However, users report digitization delays and unreliable mail forwarding, as letters sometimes end up in physical mailboxes. Additionally, high prices for small businesses and physical mail retrieval are criticized. Occasional document sorting errors and the lack of a PC app round off the criticisms of Caya.
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Filter and sorting
“Perfekter Scanservice”
5.0
U
Older than 12 months
Uwe
Validated Reviewer
Inhaber at
Betreuungsbüro Ostwald
- 1-50 employees
- Industry: Civic & Social Organization
Use cases:
Document Management (DMS)Virtual Mailbox
What did you like?
Mir gefällt an Caya die sehr übersichtliche Online Plattform auf der ich alle Posteingänge übersichtlich sehen kann. Weiterhin finde ich die online Bearbeitungsmöglichkeiten sehr hilfreich. Die Möglichkeit sich die Originale zusenden zu lassen funktioniert sehr gut innerhalb von 2 Tagen. CAYA macht das was es anbietet perfekt und erleichtert mir mein ortsunabhängiges Arbeiten sehr.
What did you not like?
Die Postfach Adresse bei Caya wird von einigen EDV Systemen mit Plausibilitätsprüfung ( z.B. bei Krankenkassen) nur schwer akzeptiert. Weiterhin wäre ein Zertifikat vorteilhaft in dem die DSGVO konforme Bearbeitung garantiert wird, da diese Frage immer wieder gestellt und es teilweise bezweifelt wird.Ansonsten habe ich keine Verbesserungsvorschläge.
Which problems are you solving with the product?
Ich kann mit CAYA ortsunabhängig arbeiten und bekomme meine Post. Die Post wird übersichtlich online dargestellt, kann bearbeitet und heruntergeladen werden. Mein elektronisch geführtes Büro ist damit möglich geworden.
“Professioneller digitaler Briefempfang ”
5.0
C
Older than 12 months
Christian
Validated Reviewer
CEO at
byondx gGmbH
- 1-50 employees
- Industry: Entertainment
Use cases:
Document Management (DMS)Virtual Mailbox
What did you like?
Die Postumleitungen werden automatisch eingerichtet und es ist möglich, mehrere Empfänger einem Postfach zu verwalten. Darüber hinaus bekomme ich immer eine Notification wenn ein neuer Brief eingegangen ist mitsamt kurzer Vorschau, worum es sich handelt.
What did you not like?
Das oftmals die E-Mail Benachrichtigungen am Abend kommen und ich kein System habe, um das zu vermeiden. Es dauert bei uns ca. 7 Tage bis der Brief eintrifft. Das kann aber auch mit der Postumleitung zusammenhängen und kein Thema sein, was Caya betrifft.
Which problems are you solving with the product?
Wir möchten nicht täglich den Briefkasten leeren und die Dokumente einscannen. Alles ist rechtssicher eingescannt und wird dann automatisch vernichtet. Große Arbeitserleichterung.
“Super Tool, wenn man viel unterwegs ist oder seine firma digitalisieren möchte”
5.0
T
Older than 12 months
Tristan
Validated Reviewer
Founder
- 1-50 employees
- Industry: Consumer Goods
Use cases:
Optical Character Recognition (OCR)Virtual Mailbox
What did you like?
Ich finde das user interface richtig nice. Bisschen wie gmail. Super uebersichtlich, alles selbsterklaerend. War auch relativ einfach und schnell den service abzuschliesen.
What did you not like?
Bisher noch garnichts. Ein kritk pubkt koennte sein, das die scanns manchmal nicht super scharf sind.
Which problems are you solving with the product?
vor allem weil ich viel im Ausland bin, ist es mit caya nun auch moeglich post zu lesen obwohl man nicht zu hause vor ort ist. Zum anderen dadurch das die post digital verfuegbar ist kann man relativ einfach auch nach stichpunkten suchen oder texte einfach makieren und kopieren. Sowie einfacher die Dokumente zu ordnen. Man hat weniger papier zu hause.
“Macht weiter so!!!!!”
5.0
R
Older than 12 months
Raik
Validated Reviewer
Inhaber at
Mein Backoffice // Ihn.: Raik Brandenburg e.K.
- 1-50 employees
- Industry: Individual & Family Services
Use cases:
Virtual Mailbox
What did you like?
- Super System // Schnelle Bearbeitung der eingehenden Post. // Super Preis/Leistungsverhältnis. // Super Support und sehr freundlich // Vielen Dank!!!
What did you not like?
Mir fällt tatsächlich nichts zu meckern ein. Ich nutze Caya schon länger und bei mir läuft bisher alles reibungslos.
Which problems are you solving with the product?
Ich löse mit Caya das Thema der Postdigitalisierung. Schön mit Caya eine zentralisierte Plattform zu haben.
“Sehr zuverlässig. Schnell. Einfach. Von überall abrufbar. ”
5.0
I
Older than 12 months
Ivka
Validated Reviewer
Coach at
Moremindset
- 1-50 employees
- Industry: Mental Health Care
Use cases:
Document Management (DMS)Virtual Mailbox
What did you like?
Ich bin viel unterwegs und mein Beiefkasten ist leer. einfach zu bedienen. Sehr vertrauensvoll. Schnelle Zusendung von Originalen.
What did you not like?
Kosten der Zusendung zu hoch. zu viel Verpackung bei Zusendung der Originalen. Originale könnten länger aufbewahrt werden.
Which problems are you solving with the product?
Briefkasten bleibt leer. Gespeicherte Unterlagen immer und von überall aufrufbar.
“Sehr praktische Funktionen ”
5.0
M
Older than 12 months
Michael
Validated Reviewer
Inhaber
- 1-50 employees
- Industry: Medical Practice
Use cases:
Document Management (DMS)Intelligent Document Processing (IDP)Virtual Mailbox
What did you like?
Briefsendungen verschiedener Anbieter wie DHL oder PIN werden erfasst. Problemlose Zusendung der angeforderten Briefsendungen. Archivierung aller Briefsendungen.
What did you not like?
Manchmal zeitlicher Verzug beim Eingang der Briefe. Nicht ganz preiswert. Sendungen ins Ausland sehr teuer.
Which problems are you solving with the product?
Archivierung sämtlicher Dokumente in sinnvollen Ordnern. Weiterleitung von Dokumenten an andere. Erstellung von Kopien.
“Alles 100%. Post wird ordnungsgemäß gescannt und per email zugeschickt. Website super easy. ”
5.0
R
Older than 12 months
Ralph
Validated Reviewer
Geschäftsführer at
Emotion Media Factory
- 1-50 employees
- Industry: Entertainment
Use cases:
Intelligent Document Processing (IDP)Virtual Mailbox
What did you like?
Alle gescannten Dokumente können individuell sortiert und abgelegt werden. Alles sehr einfach zu finden. Insgesamt eine einfache und verständliche Bedienung.
What did you not like?
Nichts, alles Gut! Die App ist einwandfrei und erfüllt alle wichtigen Funktionen.
Which problems are you solving with the product?
Nach Umzug ins Ausland brauchte ich eine digitale Lösung für Postweiterleitung. Caya ist dafür Perfekt.
“Perfekter Scan-Service – papierlos, bequem und effizient!”
4.5
A
Older than 12 months
Alexander
Validated Reviewer
Geschäftsführung at
Jahnke Pictures GmbH
- 1-50 employees
- Industry: Media Production
Use cases:
Document Management (DMS)Optical Character Recognition (OCR)Virtual Mailbox
What did you like?
Ich nutze den Scan-Service von Caya nun schon seit einiger Zeit und bin absolut begeistert! Der gesamte Prozess ist unglaublich bequem – meine Post wird gescannt und digital bereitgestellt, sodass ich jederzeit und von überall darauf zugreifen kann. Besonders praktisch finde ich die automatische Texterkennung, die mir das Durchsuchen von Dokumenten erleichtert.
Auch der Kundenservice ist top: Schnell, freundlich und hilfsbereit. Caya hat meinen Papierkram enorm reduziert und meinen Alltag deutlich effizienter gemacht. Eine klare Empfehlung für alle, die ihre Post digital und stressfrei verwalten möchten!
What did you not like?
Der Service ist wirklich super, allerdings können sich die Kosten bei einem hohen Postaufkommen schnell summieren. Wer viele Briefe erhält und regelmäßig zusätzliche Scans oder Weiterleitungen benötigt, sollte die Preisstruktur im Blick behalten. Trotzdem überwiegen für mich die Vorteile, und der Komfort ist den Preis wert!
Which problems are you solving with the product?
Caya hilft mir, meine gesamte Post digital und effizient zu verwalten. Ich muss mich nicht mehr um Papierberge kümmern, vergesse keine wichtigen Briefe mehr und kann meine Post jederzeit und von überall abrufen. Besonders praktisch ist das für Reisen oder wenn ich beruflich viel unterwegs bin. Außerdem entfällt der Gang zum Briefkasten oder das Einscannen wichtiger Dokumente per Hand.
“Sehr zufrieden und zuverlässig”
4.5
W
Older than 12 months
Werner
Validated Reviewer
Geschäftsführer
- 1-50 employees
- Industry: Texterstellung und -bearbeitung
Use cases:
Document Management (DMS)Optical Character Recognition (OCR)Virtual Mailbox
What did you like?
Sehr netter und hilfreicher Kundenservice! Der Scan der Post funktioniert zuverlässig, und die Sortierfunktion in der Browseranwendung ist wirklich praktisch. Rundum eine tolle Lösung für die digitale Postverwaltung!
What did you not like?
Die kostenlosen Sammelsendungen wurden leider abgeschafft. Auch die Preise sind leicht angestiegen.
Which problems are you solving with the product?
Zugriff auf die Post jederzeit von unterwegs aus möglich, Archivierte Dokumente später leicht auffindbar, Übersichtliches Interface.
“BESTE DIGITAL BRIEFPOST ”
5.0
M
Older than 12 months
Mirko
Validated Reviewer
Geschäftsführer
- 1-50 employees
- Industry: Design
Use cases:
Virtual Mailbox
What did you like?
Es ist sehr übersichtlich. Leicht bedienbar. Ich nutze es per Handy. Ich habe keine Post mehr im Briefkasten. Ich habe vorher die E-Post von Deutsche Post verwendet. Das hat überhaupt nicht funktioniert und war nicht zuverlässig. Aber Caya klappt sehr gut und werde es niemals kündigen. Es ist jeden CENT wert
What did you not like?
Das es nicht schon vor 10 Jahren gegeben hat. Ich kann überhaupt nicht schimpfen über diese Software
Which problems are you solving with the product?
Ich kann viel schneller meine Rechnungen bezahlen und kann Skonto nutzen, wenn ich im Urlaub bin... Selbst Briefe vom Finanzamt werden weitergeleitet.
“Plattform ist sehr übersichtlich sowie sehr einfach zu handhaben”
5.0
H
Older than 12 months
Hartmut
Validated Reviewer
Sales Manager
- 1-50 employees
- Industry: Financial Services
Use cases:
Document Management (DMS)Intelligent Document Processing (IDP)Virtual Mailbox
What did you like?
1) sehr einfach ist die Handhabung des Portals. 2) sehr einfach ist die Übersicht über die Inhalte 3) sehr einfach ist die Übersicht der Verträge, der Nachsendeaufträge und das Zusenden von erhaltenen Sendungen
What did you not like?
Verbesserungspotential gibt es vielleicht an einer schnelleren Performance beim Verschieben von Dokumenten. In der App sind manche Vertragsbelange unübersichtlich angeordnet. Bei der Zusendung von Sendungen könnte dies in der App etwas übersichtlicher gestaltet sein.
Which problems are you solving with the product?
ich kann von überall her und wann immer ich will auf meine Post zugreifen. Die Verwaltung des Portals ist sehr übersichtlich gestaltet. Alle erforderlichen Einstellungen sind im Account übersichtlich angeordnet und erreichbar.
“Ich arbeite schon einige Zeit erfolgreich mit Caya zusammen”
5.0
M
Older than 12 months
Max
Validated Reviewer
Freelancer at
maxwbr.de
- 1-50 employees
- Industry: Design
Use cases:
Virtual MailboxDocument Management (DMS)Intelligent Document Processing (IDP)
+ 1 more
What did you like?
Ich arbeite schon einige Zeit mit Caya zusammen und habe mich dadurch intensiv mit dem Produkt und Service auseinandersetzen können. Dabei habe ich Einblicke bekommen, wie der Umfang des Produkts kontinuierlich erweitert und optimiert wird.
Caya überzeugt durch seine stetige Weiterentwicklung und den umfassenden Service 👍
What did you not like?
Alles funktioniert für mich einwandfrei, und die wenigen Fragen, die ich habe, werden zuverlässig beantwortet. Daher wüsste ich nicht, was ich hier anführen könnte.
Which problems are you solving with the product?
Wenn ich länger unterwegs bin, kann man weltweit auf seine Briefpost zugreifen. Das ist ideal für Freelancer, die digital von überall aus arbeiten wollen!
“Sehr praktisch für ortsunabhängiges Arbeiten”
4.5
A
Older than 12 months
Amelie
Validated Reviewer
Selbständig
- 1-50 employees
- Industry: Legal Services
Use cases:
Virtual MailboxDocument Management (DMS)
What did you like?
Die Scanqualität ist super. Besonders hervorzuheben ist der sehr professionelle und freundliche Kundenservice, den man jederzeit für eine persönliche Einweisung per Video kontaktieren kann. Praktisch sind auch die vielen Möglichkeiten der Automatisierungen. So werden die Briefe nach Stichworten direkt in die passende Ordner abgelegt und man kann super unkompliziert direkt aus Caya heraus Überweisungen tätigen.
What did you not like?
Einziges kleines Manko ist für mich, dass es keine App für den PC gibt, sondern nur eine Webversion, was aber auch gut funktioniert. Zudem summieren sich die Kosten bei vielen Briefen. Aber mir ist es das wert.
Which problems are you solving with the product?
Ich nutze Caya seit 2 Jahren für meine Arbeit als rechtliche Betreuerin und bekomme hierüber alle Post meiner 20 Betreuten eingescannt in das Caya Postfach. Das erleichtert mir meine Arbeit sehr und ich kann hierdurch ortsunabhängig arbeiten.
“Zeitersparnis und Struktur”
5.0
R
Older than 12 months
Ralf
Validated Reviewer
Inhaber at
Berufsbetreuung und Nachlasspflege
- 1-50 employees
- Industry: Legal Services
Use cases:
Virtual MailboxDocument Management (DMS)Optical Character Recognition (OCR)
What did you like?
Ich spare ca. 10% bis 20% Zeit und damit Geld durch die Nutzung von Caya. Eine Gesamtübersicht aller Briefeingänge im Portal egal ob stationär im Büro oder unterwegs auf dem Handy über die App mit einer Ablage und strukturierter Suchmöglichkeit verhelfen mir zu mehr Zeit, weil ich in meiner Branche sehr viel Post erhalte. Mit automatisierten workflows landen die Briefe dort wo ich sie benötige.
What did you not like?
Das ist weniger ein Problem von Caya sondern liegt am Verhalten der Mitarbeiter der Deutschen Post durch den Nachsendeauftrag, die - so scheint es - nach Lust und Laune Briefe an meine Caya -Adresse weiterleiten oder eben nicht. Allerdings hat sich die Lost-Rate im letzten Jahr auf nur sehr wenige Briefe reduziert, die mit ein wenig Aufwand dann doch noch alle zu mir finden.
Which problems are you solving with the product?
Die Digitalisierung, das Scannen der Dokumente und das Dokumentenmanagement erbringen mir Zeitersparnis und Struktur. So kann meine Arbeitskraft oder die der Mitarbeiter sinnvoller für andere Zwecke eingesetzt werden. Die von Caya verwendete OCR ist sehr gut.
“Seine Post zu digitalisieren ist ein Muss heutzutage!”
4.5
M
Older than 12 months
Maximilian
Validated Reviewer
Finance Operations Manager at
YourVid GmbH
- 1-50 employees
- Industry: Online Media
Use cases:
Virtual Mailbox
What did you like?
Seit wir CAYA nutzen haben wir keine Unmengen Papier mehr herumfliegen, was einerseits Platz spart und andererseits auch einfach viel besser für die Umwelt ist. Es dürfte kaum ein Argument geben, sich seine Post heutzutage nicht digitalisieren zu lassen. CAYA bietet ja die Möglichkeit, Originale auch im Nachhinein noch zuzusenden, falls dies nötig ist. Es gibt sogar eine eigene App, in der man die Post auf einen Blick mobil verfügbar hat.
What did you not like?
Vertrauliche Briefe werden teilweise wieder an den Absender gesendet, das könnte man besser lösen, indem diese z.B. automatisch gleich physisch weiterversendet werden.
Which problems are you solving with the product?
Unser Unternehmen hat klein angefangen, da der Gründer auch noch relativ jung war, das heißt, die geschäftliche Adresse hat der privaten entsprochen. Somit kam natürlich auch die Post in den gleichen Briefkasten und welches Chaos dies ausgelöst hat, kann man sich leicht vorstellen. Dieses Problem hat CAYA auf einen Schlag gelöst, alle geschäftliche Post kommt nun digital per Mail. Dies hat ebenso den Vorteil, dass Briefe gleich im digitalen Format vorliegen und an Mitarbeiter und/oder Kunden versandt werden können. So spart man sich einen Scanner und viel Zeit.
“An sich top Service, den ich seit Jahren nutze, nur Preise leider stark angezogen”
4.5
H
Older than 12 months
Hauke
Validated Reviewer
Gründer & CEO at
FAVE Labs & Noble Byrd
- 1-50 employees
- Industry: Consumer Goods
Use cases:
Document Management (DMS)Virtual Mailbox
What did you like?
Caya ist ein super Service für alle die keine Papier-Post mehr mögen und ihre Dokumente digitalisieren möchten. Ich nutze Caya mit zwei Firmen seit Jahren und bin sehr happy. Die eingescannten Dokumente lassen sich in einer Dateiablage in der Cloud sortieren. Die Scans sind meistens sehr gut mit OCR Texterkennung, was enorm hilfreich ist.
What did you not like?
Zum Teil erhebliche Verzögerung bis die Dokumente bei Caya eingescannt verfügbar sind. Das liegt aber größtenteils an der Postweiterleitung der Post und nicht an Caya. Trotzdem kritisch bei Rechnungen etc. Preise wurde zuletzt enorm erhöht auch bei alten Kund:innen, der Service ist nun vergleichbar teuer geworden.
Which problems are you solving with the product?
Keine manuelle Post mehr, sondern eingescannte Briefe als PDF. All der Papierkram entfällt, kein lästiges eigenständiges Einscannen mehr. PDFs kommen mit OCR, Texte sind also direkt herauskopierbar.
“Es vereinfacht bei mehreren Standorten den Postempfang ”
4.0
M
Older than 12 months
Mark
Validated Reviewer
Geschäftsführer at
Tokzilla UG & Co. KG
- 1-50 employees
- Industry: Telecommunikation
Use cases:
Document Management (DMS)Virtual Mailbox
What did you like?
Vereinfacht den Postempfang bei mehreren Filialen beachtlich und gibt uns die Möglichkeit die Post zentral zu empfangen und von überall aus zu bearbeiten!
What did you not like?
Der begrenzende Faktor ist hier die Deutsche Post, ab und an hakt der Nachsendeservice!
Which problems are you solving with the product?
Postempfang bei mehreren Filialen, ortsübergreifendes Bearbeiten und Empfangen.
“Perfekter digitaler Service für Briefpost”
5.0
C
Older than 12 months
Christian
Validated Reviewer
Inhaber
- 1-50 employees
- Industry: Versicherung
Use cases:
Document Management (DMS)Virtual Mailbox
What did you like?
Am Besten gefällt mir, daß ich fast keine Briefpost mehr im Briefkasten habe. Alles wird weitergeleitet und bei Caya gescannt. Alle Briefe liegen danach digital als PDF vor und ich kann sie digital weiterverarbeiten. Auch automatisiert mit Hilfe von Zapier und Make.
What did you not like?
Die bordeigenen Logiken sind zu rudimentär, man kann n ur eine begrenzte Anzahl verwenden und der Aufpreis dafür ist happig.
Which problems are you solving with the product?
Ich nutze Caya zum digitalisieren der Briefpost, perfekt für digitale Nomaden. Ich kann weltweit immer auf meine Briefpost zugreifen. Weiterhin lasse ich selbst gescannte Dokumente durch Caya taggen und benennen, so können diese automatisiert weiterverarbeitet werden.
“Unglaublich nützlich wenn du ständig unterwegs bist”
5.0
H
Older than 12 months
Hans-Henning
Validated Reviewer
CFP, Geschäftsfüher at
Financial Services
- 1-50 employees
- Industry: Financial Services
Use cases:
Document Management (DMS)Virtual Mailbox
What did you like?
Caya ist unheimlich nützlich wenn du ständig unterwegs bist, wie ich. Die Post bekommst du einfach auf dein Handy oder in dein Postfach und kannst diese sofort bearbeiten. Das habe ich immer gewünscht! Besonders cool ist, dass du dir die Post an eine eigene Adresse senden kannst, diese digitalisiert wird und dann kannst du entscheiden ob du die Post an eine beliebige Adresse gesendet haben möchtest.
What did you not like?
Naja, ist halt eine Dienstleistung, die bezahlt werden muss. 😉 Am Liebsten hätte ich den Service natürlich kostenlos aber der Preis ist vertretbar und fair. Durch die Nützlichkeit der Caya App, bin ich aber gerne bereit diesen kleinen Nachteile in Kauf zu nehmen.
Which problems are you solving with the product?
Ich bin in der ganzen Welt unterwegs, von Thailand, Singapur, in Europa und natürlich auch in Deutschland. Hier ist es besonders hilfreich wenn du dein Büro/Office digitalisierst. Lange habe ich nach einem Digitalisierungsservice gesucht. Als mir ein Freund das erste Mal Kaya gezeigt hatte, war ich begeistert und buchte sofort ein Paket.
“Super digitaler Briefkasten erleichtert das Leben extrem! ”
5.0
S
Older than 12 months
Stefan
Validated Reviewer
Selbständig at
Selbständigkeit & Privat
- 1-50 employees
- Industry: Real Estate
Use cases:
Document Management (DMS)Virtual Mailbox
What did you like?
Briefe und Post wird digital gesammelt und ich kann entscheiden, was ich davon in physisch benötige. Der Posteingang ermöglicht eine Ordnerstruktur, sodass ich sämtliche Dokumente direkt in Caya verwalten kann. Der Scan der Dokumente wird immer besser, sodass ich Rechnungen direkt aus dem Posteingang zahlen kann. Sehr gut ist auch die App, sodass ich von jedem Device Zugang zu meiner Post habe.
What did you not like?
Es sind teilweise längere Lieferzeiten, wenn man die Originaldokumente anfordert. Es gibt leider keine telefonische Hotline, das würde manche Anfragen extrem vereinfachen.
Which problems are you solving with the product?
Ich kann während meiner Reisen meine gesamte Post verwalten und habe nicht mehr das Problem von Fristen etc. Ich kann Rechnungen direkt aus dem Posteingang bezahlen. Ich kann Dokumente archivieren und bestimmten Kategorien zuordnen, um bspw. Bankdokumente oder Versicherungsanliegen zuzuordnen.
“Übersichtlich mit sehr guten Support”
4.5
O
Older than 12 months
Oliver
Validated Reviewer
CEO at
in meiner Detektei, der Detektei Detegere
- 1-50 employees
- Industry: Information Services
Use cases:
Document Management (DMS)Virtual Mailbox
What did you like?
Ich muss nicht zu hause sein um meinen Briefkasten zu leeren. Meine Post ist sofort digitalisiert und ich kann über das Archiv jeder Zeit von überall darauf zugreifen. Weiterhin besteht die Möglichkeit die Briefe digitalisiert als PDF zu speichern oder an andere Personen (bspw. Steuerberater) weiterzuleiten.
What did you not like?
Teilweise dauert es sehr lange bis die Originalen versendet werden bzw. bis selbige bei mir ankommen. Aktuell warte ich sein vielen Wochen auf wichtige Unterlagen welche ich immer noch nicht erhalten habe...
Which problems are you solving with the product?
In erster Linie löse ich das Problem, nicht immer meinen Briefkasten leeren zu können wenn ich nicht zu hause bin. Ich kann also von überall meine Post bearbeiten und ggf. entsprechend an Mitarbeiter zur Bearbeitung weiterleiten.
“Endlich auch die Post digital”
4.5
F
Older than 12 months
Fabian
Validated Reviewer
Geschäftsführer at
Marlybag GmbH
- 1-50 employees
- Industry: Consumer Goods
Use cases:
Document Management (DMS)Virtual Mailbox
What did you like?
Wir haben einfach keinen Papierkram und lästige Scan Sessions mehr sondern haben entspannt all unsere Post in einem digitalen Posteingang. Von dort kann weiter sortiert und ggf. in weitere Systeme geschickt werden. Sogar digitale Belege kann man im Posteingang sammeln, da man für das Postfach eine eigene E-Mail-Adresse bekommt. Diese kann man dann geschickt bei den Anbietern die digital ihre Rechnungen senden hinterlegen.
What did you not like?
Ich kann über die App nichts scannen sondern muss es erst per E-Mail an den Posteingang schicken. Geht auch, die Scanfunktion würde aber Zeit sparen.
Which problems are you solving with the product?
Keine rumfliegende Post mehr sondern alles in einem digitalen Eingang. Auch ist die Ablage nicht mehr ständig und regelmäßig zu machen sondern Caya schickt auf Bedarf die Originale chronologisch geordnet in einem Schwung und dann kann alles direkt in einen Ordner.
“Caya bestens vertraut ist. Herr Riehm. Ich bin sehr begeistert von Ihnen. Weiter so !”
5.0
t
Older than 12 months
t3a
Validated Reviewer
Gesellschafter
- 1-50 employees
- Industry: Investment Management
Use cases:
Document Management (DMS)Contract ManagementVirtual Mailbox
What did you like?
von überall besonders wenn man oft unterwegs ist hat man seine wichtigsten Dokumente dabei"Herr Hendrik Riehm kümmert sich bestens um seine Kunden, alle Fragen werden bis ins Detail sehr sehr kompetent beantwortet. Er hat richtig Freude , seinem Kunden insbesondere für Ihn maßgeschneiderten Tarif zu wählen. So merkt man , dass der Focus Kundenzufriedenheit ist und eben nicht den teuersten Tarif verkaufen. Herr Riehm legt wert auf langfristige Partnerschaft. Und das fühlt man. Auch nach der Beratung ist Herr Riehm schnell zu erreichen, Fragen werden sehr schnell beantwortet und zudem gibt Herr Riehm noch weitere Informationen , damit sein Kunde über die Funktionen von Caya bestens vertraut ist. Herr Riehm. Ich bin sehr begeistert von Ihnen. Weiter so !
What did you not like?
ich bin noch neu Geschäftskunde ..kann ich noch nicht beantworten. Ich muss noch Erfahrung sammeln.
Which problems are you solving with the product?
überall wichtige Dokumente greifbar, somit super workflow
“Ein tolles Programm und eine super Unterstützung bei der Postdigitalisierung.”
4.0
G
Older than 12 months
Gin
Validated Reviewer
Office Management / Finanzbuchhaltung at
Sector Seven Investors GmbH
- 1-50 employees
- Industry: Real Estate
Use cases:
Document Management (DMS)
What did you like?
Wir haben Testbriefe an Caya versendet um die Schnelligkeit zu überprüfen. In allen Gesellschaften ist der Testbrief wirklich sehr schnell im System gewesen, sodass es kaum eine Verzögerung oder Wartezeiten gibt. Es ist hilfreich, dass man Unterordner anlegen kann und somit selber entscheiden kann ob man sich die Post nur aus Caya raus zieht oder auch dort eine Struktur und eine Übersicht der Eingangspost erschaffen möchte.
What did you not like?
Wenn man Fragen hat oder Unterstützung benötigt, gibt es keinen festen Ansprechpartner. Auch telefonisch hat man nicht wirklich die Möglichkeit auf kurzem und schnellem Wege jemanden zu erreichen. Wenn man verschiedene Gesellschaften bei Caya betreut, hat man leider nicht die Möglichkeit sich mit mehren Accounts anzumelden oder diese zusammen zu führen, sodass man immer eine Fehlermeldung bekommt, wenn man im falschen Postfach angemeldet ist.
Which problems are you solving with the product?
Durch Caya Dokument Cloud muss bei uns im Unternehmen niemand mehr selber Briefe einscannen, wodurch gerade bei größeren Unterlagen sehr viel Arbeitszeit eingespart werden kann. Außerdem kann man sich im Caya Postfach verschiedene Mailadressen einrichten, sodass man sehr schnell die Post an verschiedene feste Personen senden kann. Wir haben uns außerdem eine direkte Verknüpfung zu unserem Rechnungssystem "Candis" eingerichtet, sodass auch die Rechnungen super schnell weitergeleitet werden können.
“Caya ist sehr nutzerfreundlich und einfach zu bedienen. ”
4.5
G
Older than 12 months
Gin
Validated Reviewer
Office Management / Finanzbuchhaltung at
Miramar Objekt GmbH
- 1-50 employees
- Industry: Real Estate
Use cases:
Document Management (DMS)
What did you like?
Die Post ist wirklich sehr schnell im digitalen Postfach und erleichtert somit die Digitalisierung. Die Unterordner sind hilfreich, um die Post auch in Caya übersichtlich abzulegen.
What did you not like?
Leider gibt es keinen festen Ansprechpartner, den man bei schnellen fragen kontaktieren kann.
Which problems are you solving with the product?
Mit Hilfe von Caya kann die Post digitalisiert werden, ohne dass Mitarbeiter-Ressourcen benötigt werden. Wenn Post eingeht, bekommt man eine Mail-Benachrichtigung. Es wird Zeit gespart und gleichzeitig kann man aus dem System heraus die Post auch direkt an einzelne Personen weiterleiten.
“Die Plattform ist sehr Nutzerfreundlich und der Customer Service ist super freundlich und schnell!”
5.0
S
Older than 12 months
Sos
Validated Reviewer
Geschäftsführer
- 1-50 employees
- Industry: Entertainment
Use cases:
Document Management (DMS)Contract ManagementVirtual Mailbox
What did you like?
Abgesehen vom System selbst bin ich wirklich sehr zufrieden mit dem Kundenservice! Man merkt wirklich, dass das Team immer bemüht ist, einem zu helfen und die bestmögliche Lösung zu finden, und das immer sehr schnell und freundlich.
What did you not like?
Für mich funktioniert alles prima, und bei den wenigen Fragen, die ich habe, wird mir schnell und zuverlässig geholfen, so dass ich nicht wüsste, was ich als Mangel hervorheben könnte.
Which problems are you solving with the product?
Mein Team arbeitet international, daher ist es für mich wichtig, dass jedes Teammitglied immer die Möglichkeit hat, schnell auf Post zuzugreifen.
“Post digitalisieren funktioniert, die Bearbeitung ist ausbaufähig. Suche geht nur mit 1 Schlagwort”
1.5
P
Older than 12 months
Peter
Validated Reviewer
Vorstand
- 1-50 employees
- Industry: Real Estate
Use cases:
Document Management (DMS)Virtual Mailbox
What did you like?
hilfreich ist, dass man endlich das ganze Papier los wird und alles nach Worten durchsuchen kann. Die Vergabe von Schlagwörtern ist ebenfalls hilfreich
What did you not like?
Die Suche nach mehr als einem Suchwort geht nicht. Die Gebühren für jeden einzelnen Nutzer, der den vollen Umfang nutzen soll, ist zu hoch.
Which problems are you solving with the product?
Ersparung des gesamten Posteingangs in physischer Form. In wenigen Monaten sind es schon mehr als 10.000 Seiten Papier, die nicht mehr im Büro rumliegen
“Wir nutzen CAYA Document Cloud und sind zufrieden. ”
4.5
R
Older than 12 months
Ronald
Validated Reviewer
Inhaber at
Paragraf7
- 1-50 employees
- Industry: Internet
Use cases:
Document Management (DMS)Virtual Mailbox
What did you like?
Es gibt viele Funktionen, die es uns ermöglichen, unsere digitale Postbearbeitung gut zu managen. Super finden wir, dass die Gebühr ganz nach unserem Scan-Anspruch angepasst werden kann. Ein Nachsendeauftrag bei der Post, wird gegen Aufpreis, ebenfalls angeboten.
What did you not like?
Wir können keine Nachteile für uns momentan feststellen und empfehlen Caya weiter.
Which problems are you solving with the product?
Die papierlose Postbearbeitung ist ein großer Vorteil. Briefe, die wir in Original benötigen, lassen wir uns von Caya zuschicken. Dazu gibt es eine Funktion.
“sehr guter Service, top Support”
3.0
O
Older than 12 months
Olaf
Validated Reviewer
Inhaber at
Kraseba
- 1-50 employees
- Industry: Human Resources
Use cases:
Document Management (DMS)Virtual Mailbox
What did you like?
einfach zu nutzen, schneller login, transparent, sehr gut,schnelle Reaktion auf Probleme, gute Übersicht, gute User Unterstützung
What did you not like?
teuer im Versand, keine Integration in unser Dokumentmanagment System, langsamer Postversand
Which problems are you solving with the product?
Nicht immer vor Ort, Post immer verfügbar, sehr schnell
What did you like?
Wir sind im Begriff ein Shared-Center für unsre Tochter Gesellschaften aufzubauen. Mit Caya können wir aus der Zentrale die Post der anderen Gesellschaften überwachen und im Notfall auch eingreifen. Die Möglichkeit aus Caya auch an unsre Freigabetools zu übergeben hilft uns einen automatisierten und digitalen Belegfluss zu gewährleisten.
What did you not like?
Wie auch andere Nutzer hier, wünsche ich mir die Möglichkeit aus Caya Briefe zu verschicken.
Which problems are you solving with the product?
- keine Briefe gehen verloren - alle Dokumente rechtssicher an einem Ort - digitaler Belegfluss von Posteingang bis Archivierung - ortsunabhängige Bearbeitung der Post -
“Bin sehr gut zufrieden ”
5.0
H
Older than 12 months
Housem
Validated Reviewer
Geschäftsführer at
HC Gastronomie
- 1-50 employees
- Industry: Food & Beverages
Use cases:
Document Management (DMS)Virtual Mailbox
What did you like?
Mein Postfach immer dabei haben und kann von überall zugreifen. Immer Up to date auch im Ausland. Kann Direkt bezahlen und muss nicht nach meinem Urlaub viel Post öffnen und bearbeiten
What did you not like?
Online Banking besser integrieren und für jeden Familienmitglied einen Unterpostfach
Which problems are you solving with the product?
Bin schnell fertig, kann Ordner direkt anlegen und muss nicht viel suchen
“Endlich die Möglichkeit das Postfach zu automatisieren”
5.0
P
Older than 12 months
Patrick
Validated Reviewer
Geschäftsführer at
BFV
- 1-50 employees
- Industry: Computer Software
Use cases:
Document Management (DMS)Virtual Mailbox
What did you like?
Das man die Post sortieren kann und dann weitere Automatismen greifen können. Das Spart wertvolle Zeit die wir anders nutzen können. Tolles Produkt.
What did you not like?
Etwas mehr Möglichkeiten bei der Installation der Automatismen. Wir können leider nicht alles abbilden und nutzen stattdessen dafür den Power Automate von Microsoft.
Which problems are you solving with the product?
Lästiges einscannen und sortieren von Eingangsdokumenten. Wir sind sehr zufrieden.
“Post ohne Probleme mit dem ganzen team digital teilen”
4.5
T
Older than 12 months
Tim
Validated Reviewer
CEO at
Eaze
- 1-50 employees
- Industry: Health, Wellness and Fitness
Use cases:
Document Management (DMS)Virtual Mailbox
What did you like?
Mir gefällt die unkomplizierte Nutzung und Übersichtlichkeit des Tools. Dokumente können einfach mit anderen geteilt werden.
What did you not like?
Der Preis ist ein wenig hoch, aber am Ende muss jeder selbst entscheiden ob es sich für das Unternehmen lohnt. Natürlich muss es einem auch bewusst sein, dass bei der Umleitung von Briefen etwas Zeit verloren geht.
Which problems are you solving with the product?
Post digital abrufen und mit dem Team teilen.
“Guter, einfacher und bequemer Postservice mit kleinen Aussetzern”
4.0
T
Older than 12 months
Timo
Validated Reviewer
Projektmanager at
CDEK Europe
- 1001+ employees
- Industry: Logistics and Supply Chain
Use cases:
Document Management (DMS)Virtual Mailbox
What did you like?
1. Wir haben mehrere Büros und nur eine Postadresse. Wir bekommen unsere Post überall hin wo wir arbeiten. 2. Das wegheften bleibt uns erspart.3. Mehrere User haben einen Blick auf die Post, bessere Bearbeitungsquote
What did you not like?
Das ich keinen direkten Ansprechpartner bzw. Supporter habe. Ich habe zwar Herrn Hendrik Riehm als Ansprechpartner, er musste mich jedoch weiterleiten zum Support. Wäre schon wenn ich direkt einer Person vom Support mit Begrüßung zugewiesen würde.
Which problems are you solving with the product?
Keinen Papierkram, muss die Post nirgends mitschleppen. Ich kann die Post, wenn sie per mail kommt direkt bearbeiten, (weiterleiten, abspeichern)
“toller Service, für mehr Flexibilität”
3.5
F
Older than 12 months
Fabio
Validated Reviewer
Geschäftsführer at
Allasso Logistik Consulting GmbH
- 1-50 employees
- Industry: Logistics and Supply Chain
Use cases:
Document Management (DMS)Virtual Mailbox
What did you like?
Einfachheit, leichter Zugriff auf alle Daten, Möglichkeit, verschiedene Unterordner zu nutzen. Die Anmeldung war außerdem extrem simpel und schnell durchführbar
What did you not like?
aufgrund der Menge an Briefpost, die wir derzeit bekommen (oder nicht bekommen, viel wurde bereits auf Mail umgestellt) ist der Grundpreis verhältnismäßig teuer
Which problems are you solving with the product?
ich spare mir die Zeit, die Briefe zu öffnen und einzuscannen. Darüber hinaus muss nicht immer jemand vor Ort sein, um die Briefe aus dem Briefkasten zu holen
“Eine super Erleichterung egal ob business oder privat - dein Post überall zugänglich”
5.0
M
Older than 12 months
Michael
Validated Reviewer
Geschäftsführer at
IDS online GmbH
- 1-50 employees
- Industry: Online Media
Use cases:
Document Management (DMS)Virtual Mailbox
What did you like?
Caya hat einen super User Interface und ist total einfach zu bedienen. Besonders gut gefällt mir die Möglichkeit die Post zu organisieren sprich Ordner anzulegen und die Briefe dort ein zu sortieren. Auch total super ist dass man mit mehreren Leuten in einem Postfach arbeiten kann, was gerade als Firma super ist. Auch die Integration in verschiedene andere Systeme zum Beispiel ein Export nach Datev ist super.
What did you not like?
Hier gibt es wirklich nichts was ich bemängeln könnte. Ich bin voll und ganz zufrieden, was ich wirklich nicht oft bin.
Which problems are you solving with the product?
Brief Post kann von verteilten Teams eingesehen und verteilt werden. Man muss nicht selber Dokumente ein scannen und kann diese ganz einfach verteilen.
“Uneingeschränkte Empfehlung, ein jederzeit zuverlässiger Service.”
5.0
J
Older than 12 months
Johann
Validated Reviewer
Rechtsanwalt
- 1-50 employees
- Industry: Legal Services
Use cases:
Document Management (DMS)Virtual Mailbox
What did you like?
Der Service ist in jeder Hinsicht zuverlässig. Dokumente werden in sehr guter Qualität und zeitnah eingescannt und über das Onlineportal zur Verfügung gestellt. Ich habe bisher keine Probleme gehabt, obwohl ich meinen ganzen Postservice über CAYA abwickeln lasse. Auch für Unternehmen, die beruflichen Verschwiegenheitsverpflichtungen unterliegen in jeder Hinsicht zu empfehlen. Die erforderlichen (Datenschutz-)Erklärungen wurden auf Anfrage zügig übermittelt und beinhalten alle relevanten Informationen.
What did you not like?
Der Service selbst ist bis jetzt überhaupt nicht negativ aufgefallen. Zwar kommt nicht jede Briefsendung bei dem Dienstleister an, das hängt jedoch mit der Adressierung und dem eingerichteten Nachsendeauftrag zusammen, auf dass das Unternehmen aber nur bedingt Einfluss hat.
Which problems are you solving with the product?
CAYA übernimmt für mich die gesamte Abfertigung meiner Post. So kann ich ortsunabhängig meinen Posteingang jederzeit zuverlässig überblicken und ihn digitalisiert abspeichern. Durch den Service habe ich so gut wie keine Arbeit mehr mit der Digitalisierung meiner Post. Ich selbst arbeite komplett digital, sodass CAYA mir einen wesentlichen Teil meiner Arbeit abimmt.
“Seamless transition and ease of use”
5.0
C
Older than 12 months
Conor
Validated Reviewer
CEO
- 1-50 employees
- Industry: Information Technology and Services
Use cases:
Document Management (DMS)Virtual Mailbox
What did you like?
The interface is very user friendly, you don't have-to go and study a manual to get going. It was a seamless and easy transition to a system that works like a treat. All the documents are scanned as PDFs which is fantastic if you want to copy and past things out of them. There are lots of litte details that make it a great product in total. It saved us a lot of time and effort, and doesn't let a document into the building before its digitised. Great Job.
What did you not like?
In order to optimise our usage i would like to be able to reduce the amount we use via the interface without fuss. Increasing works so the opposite should work as well. You tend to buy more than you need at the beginging just to be safe then youd like to optimise downwards and then increase as needed.
Which problems are you solving with the product?
1. Cost, we saved cost by getting this done in an automated manner. 2. We save time for people to be doing something more valuable with their time. 3. All documents get digitised before they enter the building which puts them in the best position for further automation. 4. Documents are stored in a compliant manner so we dont have-to worry about files with documents.
“Simples Tool zur Digitalisierung und Verwaltung von Post”
4.5
J
Older than 12 months
Julius
Validated Reviewer
Founder / CEO
- 1-50 employees
- Industry: Internet
Use cases:
Document Management (DMS)Virtual Mailbox
What did you like?
CAYA scannt zuverlässig an uns adressierten Briefe, die per Nachsendeauftrag direkt an CAYAs Scan-Center gesendet werden. Preise sind fair und ungefähr in Größenordnung der E-POSTSCAN-Lösung der Deutschen Post. Da die Einrichtung eines Unternehmensaccounts für E-POSTSCAN unglaublich kompliziert ist, haben wir uns für CAYA entschieden.
Der Support antwortet schnell und kompetent. DPA verfügbar.
What did you not like?
Der Nachsendeauftrag hat leider unerwünschte Nebeneffekte - manche Sendungen (zB SIM- oder Kreditkarten) werden aufgrund einer Vorausverfügung an den Absender zurückgesendet, und manche Warensendungen werden unnötigerweise an CAYA weitergeleitet, wenn sie als Briefsendung kategorisiert sind. Das ist nicht CAYAs Schuld sondern liegt in der Natur der Dienstleistung, ist aber ein großer Nachteil gegenüber dem Konkurrenzprodukt der Deutschen Post.
Which problems are you solving with the product?
Wir nutzen CAYA zur Postdigitalisierung, was für uns als Remote-First Unternehmen sehr nützlich ist. Die angeschlossene Document Cloud nutzen wir nicht, wir transferieren alle Dokumente via Zapier in Google Drive und bearbeiten die Post dort.
“Einfache Dokumentendigitalisierung der Eingangspost”
5.0
N
Older than 12 months
Noah
Validated Reviewer
CEO
- 1-50 employees
- Industry: Marketing and Advertising
Use cases:
Document Management (DMS)Virtual Mailbox
What did you like?
Mir gefällt, dass Caya alles sehr sauber einscannt, inkl. dem Umschlag. Auch die Texterkennung funktioniert gut, sodass man in der Document Cloud oft schon sehen kann, wer der Absender ist, ohne das Dokument zu öffnen.
What did you not like?
Durch den Nachsendeauftrag der Deutschen Post gehen wirklich alle Postsendungen, die an die Firmenadresse(n) adressiert sind, an Caya. Das hört sich zunächst super an, allerdings heißt das, dass auch Warensendungen an Caya geschickt werden. Auch Amazon verschickt kleinere Artikel als Warensendung. Dann bekommt man von Caya einen Scan des Kartons und muss Extrakosten für die Zusendung der Warensendungen bezahlen.
Which problems are you solving with the product?
Caya nimmt uns das Einscannen der Eingangspost ab. Für größere Unternehmen kann es auch noch weiter Vorteile bieten, denn die gescannten Briefe lassen sich durch die Texterkennung einfacher an die richtige Abteilung oder Person weiterleiten.
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