Caya Erfahrungen & Reviews (119)

KI-generierte Zusammenfassung
Was User über Caya sagen
Basierend auf 119 Bewertungen

Caya wird für die effiziente Digitalisierung der Briefpost und die damit verbundene Zeitersparnis geschätzt. Nutzer loben die benutzerfreundliche Oberfläche sowie die Flexibilität, ortsunabhängig auf Dokumente zuzugreifen, was besonders Remote-Teams zugutekommt. Positiv hervorgehoben wird zudem der schnelle und freundliche Kundenservice. Allerdings berichten einige Anwender von Verzögerungen bei der Postbearbeitung und unzuverlässigen Nachsendeaufträgen durch externe Zusteller. Zudem werden die hohen Preise für kleine Teams, gelegentliche Fehler bei der Dokumentenerkennung, fehlende Funktionen zum Briefversand und Einschränkungen bei der Verwaltung mehrerer Accounts bemängelt.

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“Professioneller digitaler Briefempfang ”
5.0
C
Vor mehr als 12 Monaten
Christian
Verifizierter Reviewer
CEO bei
byondx gGmbH
  • 1-50 Mitarbeiter:innen
  • Branche: Entertainment
Use cases:
Dokumentenmanagement (DMS)Digitaler Posteingang

Was gefällt Dir am besten?

Die Postumleitungen werden automatisch eingerichtet und es ist möglich, mehrere Empfänger einem Postfach zu verwalten. Darüber hinaus bekomme ich immer eine Notification wenn ein neuer Brief eingegangen ist mitsamt kurzer Vorschau, worum es sich handelt.

Was gefällt Dir nicht?

Das oftmals die E-Mail Benachrichtigungen am Abend kommen und ich kein System habe, um das zu vermeiden. Es dauert bei uns ca. 7 Tage bis der Brief eintrifft. Das kann aber auch mit der Postumleitung zusammenhängen und kein Thema sein, was Caya betrifft.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Wir möchten nicht täglich den Briefkasten leeren und die Dokumente einscannen. Alles ist rechtssicher eingescannt und wird dann automatisch vernichtet. Große Arbeitserleichterung.
“Super Tool, wenn man viel unterwegs ist oder seine firma digitalisieren möchte”
5.0
T
Vor mehr als 12 Monaten
Tristan
Verifizierter Reviewer
Founder
  • 1-50 Mitarbeiter:innen
  • Branche: Consumer Goods
Use cases:
Optical Character Recognition (OCR)Digitaler Posteingang

Was gefällt Dir am besten?

Ich finde das user interface richtig nice. Bisschen wie gmail. Super uebersichtlich, alles selbsterklaerend. War auch relativ einfach und schnell den service abzuschliesen.

Was gefällt Dir nicht?

Bisher noch garnichts. Ein kritk pubkt koennte sein, das die scanns manchmal nicht super scharf sind.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

vor allem weil ich viel im Ausland bin, ist es mit caya nun auch moeglich post zu lesen obwohl man nicht zu hause vor ort ist. Zum anderen dadurch das die post digital verfuegbar ist kann man relativ einfach auch nach stichpunkten suchen oder texte einfach makieren und kopieren. Sowie einfacher die Dokumente zu ordnen. Man hat weniger papier zu hause.
“Macht weiter so!!!!!”
5.0
R
Vor mehr als 12 Monaten
Raik
Verifizierter Reviewer
Inhaber bei
Mein Backoffice // Ihn.: Raik Brandenburg e.K.
  • 1-50 Mitarbeiter:innen
  • Branche: Individual & Family Services
Use cases:
Digitaler Posteingang

Was gefällt Dir am besten?

- Super System // Schnelle Bearbeitung der eingehenden Post. // Super Preis/Leistungsverhältnis. // Super Support und sehr freundlich // Vielen Dank!!!

Was gefällt Dir nicht?

Mir fällt tatsächlich nichts zu meckern ein. Ich nutze Caya schon länger und bei mir läuft bisher alles reibungslos.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Ich löse mit Caya das Thema der Postdigitalisierung. Schön mit Caya eine zentralisierte Plattform zu haben.
“Sehr zuverlässig. Schnell. Einfach. Von überall abrufbar. ”
5.0
I
Vor mehr als 12 Monaten
Ivka
Verifizierter Reviewer
Coach bei
Moremindset
  • 1-50 Mitarbeiter:innen
  • Branche: Mental Health Care
Use cases:
Dokumentenmanagement (DMS)Digitaler Posteingang

Was gefällt Dir am besten?

Ich bin viel unterwegs und mein Beiefkasten ist leer. einfach zu bedienen. Sehr vertrauensvoll. Schnelle Zusendung von Originalen.

Was gefällt Dir nicht?

Kosten der Zusendung zu hoch. zu viel Verpackung bei Zusendung der Originalen. Originale könnten länger aufbewahrt werden.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Briefkasten bleibt leer. Gespeicherte Unterlagen immer und von überall aufrufbar.
“Sehr praktische Funktionen ”
5.0
M
Vor mehr als 12 Monaten
Michael
Verifizierter Reviewer
Inhaber
  • 1-50 Mitarbeiter:innen
  • Branche: Medical Practice
Use cases:
Dokumentenmanagement (DMS)Intelligente DokumentenverarbeitungDigitaler Posteingang

Was gefällt Dir am besten?

Briefsendungen verschiedener Anbieter wie DHL oder PIN werden erfasst. Problemlose Zusendung der angeforderten Briefsendungen. Archivierung aller Briefsendungen.

Was gefällt Dir nicht?

Manchmal zeitlicher Verzug beim Eingang der Briefe. Nicht ganz preiswert. Sendungen ins Ausland sehr teuer.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Archivierung sämtlicher Dokumente in sinnvollen Ordnern. Weiterleitung von Dokumenten an andere. Erstellung von Kopien.
“Alles 100%. Post wird ordnungsgemäß gescannt und per email zugeschickt. Website super easy. ”
5.0
R
Vor mehr als 12 Monaten
Ralph
Verifizierter Reviewer
Geschäftsführer bei
Emotion Media Factory
  • 1-50 Mitarbeiter:innen
  • Branche: Entertainment
Use cases:
Intelligente DokumentenverarbeitungDigitaler Posteingang

Was gefällt Dir am besten?

Alle gescannten Dokumente können individuell sortiert und abgelegt werden. Alles sehr einfach zu finden. Insgesamt eine einfache und verständliche Bedienung.

Was gefällt Dir nicht?

Nichts, alles Gut! Die App ist einwandfrei und erfüllt alle wichtigen Funktionen.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Nach Umzug ins Ausland brauchte ich eine digitale Lösung für Postweiterleitung. Caya ist dafür Perfekt.
“Perfekter Scan-Service – papierlos, bequem und effizient!”
4.5
A
Vor mehr als 12 Monaten
Alexander
Verifizierter Reviewer
Geschäftsführung bei
Jahnke Pictures GmbH
  • 1-50 Mitarbeiter:innen
  • Branche: Media Production
Use cases:
Dokumentenmanagement (DMS)Optical Character Recognition (OCR)Digitaler Posteingang

Was gefällt Dir am besten?

Ich nutze den Scan-Service von Caya nun schon seit einiger Zeit und bin absolut begeistert! Der gesamte Prozess ist unglaublich bequem – meine Post wird gescannt und digital bereitgestellt, sodass ich jederzeit und von überall darauf zugreifen kann. Besonders praktisch finde ich die automatische Texterkennung, die mir das Durchsuchen von Dokumenten erleichtert. Auch der Kundenservice ist top: Schnell, freundlich und hilfsbereit. Caya hat meinen Papierkram enorm reduziert und meinen Alltag deutlich effizienter gemacht. Eine klare Empfehlung für alle, die ihre Post digital und stressfrei verwalten möchten!

Was gefällt Dir nicht?

Der Service ist wirklich super, allerdings können sich die Kosten bei einem hohen Postaufkommen schnell summieren. Wer viele Briefe erhält und regelmäßig zusätzliche Scans oder Weiterleitungen benötigt, sollte die Preisstruktur im Blick behalten. Trotzdem überwiegen für mich die Vorteile, und der Komfort ist den Preis wert!

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Caya hilft mir, meine gesamte Post digital und effizient zu verwalten. Ich muss mich nicht mehr um Papierberge kümmern, vergesse keine wichtigen Briefe mehr und kann meine Post jederzeit und von überall abrufen. Besonders praktisch ist das für Reisen oder wenn ich beruflich viel unterwegs bin. Außerdem entfällt der Gang zum Briefkasten oder das Einscannen wichtiger Dokumente per Hand.
“Sehr zufrieden und zuverlässig”
4.5
W
Vor mehr als 12 Monaten
Werner
Verifizierter Reviewer
Geschäftsführer
  • 1-50 Mitarbeiter:innen
  • Branche: Writing and Editing
Use cases:
Dokumentenmanagement (DMS)Optical Character Recognition (OCR)Digitaler Posteingang

Was gefällt Dir am besten?

Sehr netter und hilfreicher Kundenservice! Der Scan der Post funktioniert zuverlässig, und die Sortierfunktion in der Browseranwendung ist wirklich praktisch. Rundum eine tolle Lösung für die digitale Postverwaltung!

Was gefällt Dir nicht?

Die kostenlosen Sammelsendungen wurden leider abgeschafft. Auch die Preise sind leicht angestiegen.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Zugriff auf die Post jederzeit von unterwegs aus möglich, Archivierte Dokumente später leicht auffindbar, Übersichtliches Interface.
“BESTE DIGITAL BRIEFPOST ”
5.0
M
Vor mehr als 12 Monaten
Mirko
Verifizierter Reviewer
Geschäftsführer
  • 1-50 Mitarbeiter:innen
  • Branche: Design
Use cases:
Digitaler Posteingang

Was gefällt Dir am besten?

Es ist sehr übersichtlich. Leicht bedienbar. Ich nutze es per Handy. Ich habe keine Post mehr im Briefkasten. Ich habe vorher die E-Post von Deutsche Post verwendet. Das hat überhaupt nicht funktioniert und war nicht zuverlässig. Aber Caya klappt sehr gut und werde es niemals kündigen. Es ist jeden CENT wert

Was gefällt Dir nicht?

Das es nicht schon vor 10 Jahren gegeben hat. Ich kann überhaupt nicht schimpfen über diese Software

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Ich kann viel schneller meine Rechnungen bezahlen und kann Skonto nutzen, wenn ich im Urlaub bin... Selbst Briefe vom Finanzamt werden weitergeleitet.
“Plattform ist sehr übersichtlich sowie sehr einfach zu handhaben”
5.0
H
Vor mehr als 12 Monaten
Hartmut
Verifizierter Reviewer
Sales Manager
  • 1-50 Mitarbeiter:innen
  • Branche: Financial Services
Use cases:
Dokumentenmanagement (DMS)Intelligente DokumentenverarbeitungDigitaler Posteingang

Was gefällt Dir am besten?

1) sehr einfach ist die Handhabung des Portals. 2) sehr einfach ist die Übersicht über die Inhalte 3) sehr einfach ist die Übersicht der Verträge, der Nachsendeaufträge und das Zusenden von erhaltenen Sendungen

Was gefällt Dir nicht?

Verbesserungspotential gibt es vielleicht an einer schnelleren Performance beim Verschieben von Dokumenten. In der App sind manche Vertragsbelange unübersichtlich angeordnet. Bei der Zusendung von Sendungen könnte dies in der App etwas übersichtlicher gestaltet sein.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

ich kann von überall her und wann immer ich will auf meine Post zugreifen. Die Verwaltung des Portals ist sehr übersichtlich gestaltet. Alle erforderlichen Einstellungen sind im Account übersichtlich angeordnet und erreichbar.
“Ich arbeite schon einige Zeit erfolgreich mit Caya zusammen”
5.0
M
Vor mehr als 12 Monaten
Max
Verifizierter Reviewer
Freelancer bei
maxwbr.de
  • 1-50 Mitarbeiter:innen
  • Branche: Design
Use cases:
Digitaler PosteingangDokumentenmanagement (DMS)Intelligente Dokumentenverarbeitung
+ 1 mehr

Was gefällt Dir am besten?

Ich arbeite schon einige Zeit mit Caya zusammen und habe mich dadurch intensiv mit dem Produkt und Service auseinandersetzen können. Dabei habe ich Einblicke bekommen, wie der Umfang des Produkts kontinuierlich erweitert und optimiert wird. Caya überzeugt durch seine stetige Weiterentwicklung und den umfassenden Service 👍

Was gefällt Dir nicht?

Alles funktioniert für mich einwandfrei, und die wenigen Fragen, die ich habe, werden zuverlässig beantwortet. Daher wüsste ich nicht, was ich hier anführen könnte.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Wenn ich länger unterwegs bin, kann man weltweit auf seine Briefpost zugreifen. Das ist ideal für Freelancer, die digital von überall aus arbeiten wollen!
“Sehr praktisch für ortsunabhängiges Arbeiten”
4.5
A
Vor mehr als 12 Monaten
Amelie
Verifizierter Reviewer
Selbständig
  • 1-50 Mitarbeiter:innen
  • Branche: Legal Services
Use cases:
Digitaler PosteingangDokumentenmanagement (DMS)

Was gefällt Dir am besten?

Die Scanqualität ist super. Besonders hervorzuheben ist der sehr professionelle und freundliche Kundenservice, den man jederzeit für eine persönliche Einweisung per Video kontaktieren kann. Praktisch sind auch die vielen Möglichkeiten der Automatisierungen. So werden die Briefe nach Stichworten direkt in die passende Ordner abgelegt und man kann super unkompliziert direkt aus Caya heraus Überweisungen tätigen.

Was gefällt Dir nicht?

Einziges kleines Manko ist für mich, dass es keine App für den PC gibt, sondern nur eine Webversion, was aber auch gut funktioniert. Zudem summieren sich die Kosten bei vielen Briefen. Aber mir ist es das wert.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Ich nutze Caya seit 2 Jahren für meine Arbeit als rechtliche Betreuerin und bekomme hierüber alle Post meiner 20 Betreuten eingescannt in das Caya Postfach. Das erleichtert mir meine Arbeit sehr und ich kann hierdurch ortsunabhängig arbeiten.
“Zeitersparnis und Struktur”
5.0
R
Vor mehr als 12 Monaten
Ralf
Verifizierter Reviewer
Inhaber bei
Berufsbetreuung und Nachlasspflege
  • 1-50 Mitarbeiter:innen
  • Branche: Legal Services
Use cases:
Digitaler PosteingangDokumentenmanagement (DMS)Optical Character Recognition (OCR)

Was gefällt Dir am besten?

Ich spare ca. 10% bis 20% Zeit und damit Geld durch die Nutzung von Caya. Eine Gesamtübersicht aller Briefeingänge im Portal egal ob stationär im Büro oder unterwegs auf dem Handy über die App mit einer Ablage und strukturierter Suchmöglichkeit verhelfen mir zu mehr Zeit, weil ich in meiner Branche sehr viel Post erhalte. Mit automatisierten workflows landen die Briefe dort wo ich sie benötige.

Was gefällt Dir nicht?

Das ist weniger ein Problem von Caya sondern liegt am Verhalten der Mitarbeiter der Deutschen Post durch den Nachsendeauftrag, die - so scheint es - nach Lust und Laune Briefe an meine Caya -Adresse weiterleiten oder eben nicht. Allerdings hat sich die Lost-Rate im letzten Jahr auf nur sehr wenige Briefe reduziert, die mit ein wenig Aufwand dann doch noch alle zu mir finden.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Die Digitalisierung, das Scannen der Dokumente und das Dokumentenmanagement erbringen mir Zeitersparnis und Struktur. So kann meine Arbeitskraft oder die der Mitarbeiter sinnvoller für andere Zwecke eingesetzt werden. Die von Caya verwendete OCR ist sehr gut.
“Seine Post zu digitalisieren ist ein Muss heutzutage!”
4.5
M
Vor mehr als 12 Monaten
Maximilian
Verifizierter Reviewer
Finance Operations Manager bei
YourVid GmbH
  • 1-50 Mitarbeiter:innen
  • Branche: Online Media
Use cases:
Digitaler Posteingang

Was gefällt Dir am besten?

Seit wir CAYA nutzen haben wir keine Unmengen Papier mehr herumfliegen, was einerseits Platz spart und andererseits auch einfach viel besser für die Umwelt ist. Es dürfte kaum ein Argument geben, sich seine Post heutzutage nicht digitalisieren zu lassen. CAYA bietet ja die Möglichkeit, Originale auch im Nachhinein noch zuzusenden, falls dies nötig ist. Es gibt sogar eine eigene App, in der man die Post auf einen Blick mobil verfügbar hat.

Was gefällt Dir nicht?

Vertrauliche Briefe werden teilweise wieder an den Absender gesendet, das könnte man besser lösen, indem diese z.B. automatisch gleich physisch weiterversendet werden.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Unser Unternehmen hat klein angefangen, da der Gründer auch noch relativ jung war, das heißt, die geschäftliche Adresse hat der privaten entsprochen. Somit kam natürlich auch die Post in den gleichen Briefkasten und welches Chaos dies ausgelöst hat, kann man sich leicht vorstellen. Dieses Problem hat CAYA auf einen Schlag gelöst, alle geschäftliche Post kommt nun digital per Mail. Dies hat ebenso den Vorteil, dass Briefe gleich im digitalen Format vorliegen und an Mitarbeiter und/oder Kunden versandt werden können. So spart man sich einen Scanner und viel Zeit.
“An sich top Service, den ich seit Jahren nutze, nur Preise leider stark angezogen”
4.5
H
Vor mehr als 12 Monaten
Hauke
Verifizierter Reviewer
Gründer & CEO bei
FAVE Labs & Noble Byrd
  • 1-50 Mitarbeiter:innen
  • Branche: Consumer Goods
Use cases:
Dokumentenmanagement (DMS)Digitaler Posteingang

Was gefällt Dir am besten?

Caya ist ein super Service für alle die keine Papier-Post mehr mögen und ihre Dokumente digitalisieren möchten. Ich nutze Caya mit zwei Firmen seit Jahren und bin sehr happy. Die eingescannten Dokumente lassen sich in einer Dateiablage in der Cloud sortieren. Die Scans sind meistens sehr gut mit OCR Texterkennung, was enorm hilfreich ist.

Was gefällt Dir nicht?

Zum Teil erhebliche Verzögerung bis die Dokumente bei Caya eingescannt verfügbar sind. Das liegt aber größtenteils an der Postweiterleitung der Post und nicht an Caya. Trotzdem kritisch bei Rechnungen etc. Preise wurde zuletzt enorm erhöht auch bei alten Kund:innen, der Service ist nun vergleichbar teuer geworden.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Keine manuelle Post mehr, sondern eingescannte Briefe als PDF. All der Papierkram entfällt, kein lästiges eigenständiges Einscannen mehr. PDFs kommen mit OCR, Texte sind also direkt herauskopierbar.
“Es vereinfacht bei mehreren Standorten den Postempfang ”
4.0
M
Vor mehr als 12 Monaten
Mark
Verifizierter Reviewer
Geschäftsführer bei
Tokzilla UG & Co. KG
  • 1-50 Mitarbeiter:innen
  • Branche: Telecommunications
Use cases:
Dokumentenmanagement (DMS)Digitaler Posteingang

Was gefällt Dir am besten?

Vereinfacht den Postempfang bei mehreren Filialen beachtlich und gibt uns die Möglichkeit die Post zentral zu empfangen und von überall aus zu bearbeiten!

Was gefällt Dir nicht?

Der begrenzende Faktor ist hier die Deutsche Post, ab und an hakt der Nachsendeservice!

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Postempfang bei mehreren Filialen, ortsübergreifendes Bearbeiten und Empfangen.
“Perfekter digitaler Service für Briefpost”
5.0
C
Vor mehr als 12 Monaten
Christian
Verifizierter Reviewer
Inhaber
  • 1-50 Mitarbeiter:innen
  • Branche: Insurance
Use cases:
Dokumentenmanagement (DMS)Digitaler Posteingang

Was gefällt Dir am besten?

Am Besten gefällt mir, daß ich fast keine Briefpost mehr im Briefkasten habe. Alles wird weitergeleitet und bei Caya gescannt. Alle Briefe liegen danach digital als PDF vor und ich kann sie digital weiterverarbeiten. Auch automatisiert mit Hilfe von Zapier und Make.

Was gefällt Dir nicht?

Die bordeigenen Logiken sind zu rudimentär, man kann n ur eine begrenzte Anzahl verwenden und der Aufpreis dafür ist happig.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Ich nutze Caya zum digitalisieren der Briefpost, perfekt für digitale Nomaden. Ich kann weltweit immer auf meine Briefpost zugreifen. Weiterhin lasse ich selbst gescannte Dokumente durch Caya taggen und benennen, so können diese automatisiert weiterverarbeitet werden.
“Unglaublich nützlich wenn du ständig unterwegs bist”
5.0
H
Vor mehr als 12 Monaten
Hans-Henning
Verifizierter Reviewer
CFP, Geschäftsfüher bei
Financial Services
  • 1-50 Mitarbeiter:innen
  • Branche: Financial Services
Use cases:
Dokumentenmanagement (DMS)Digitaler Posteingang

Was gefällt Dir am besten?

Caya ist unheimlich nützlich wenn du ständig unterwegs bist, wie ich. Die Post bekommst du einfach auf dein Handy oder in dein Postfach und kannst diese sofort bearbeiten. Das habe ich immer gewünscht! Besonders cool ist, dass du dir die Post an eine eigene Adresse senden kannst, diese digitalisiert wird und dann kannst du entscheiden ob du die Post an eine beliebige Adresse gesendet haben möchtest.

Was gefällt Dir nicht?

Naja, ist halt eine Dienstleistung, die bezahlt werden muss. 😉 Am Liebsten hätte ich den Service natürlich kostenlos aber der Preis ist vertretbar und fair. Durch die Nützlichkeit der Caya App, bin ich aber gerne bereit diesen kleinen Nachteile in Kauf zu nehmen.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Ich bin in der ganzen Welt unterwegs, von Thailand, Singapur, in Europa und natürlich auch in Deutschland. Hier ist es besonders hilfreich wenn du dein Büro/Office digitalisierst. Lange habe ich nach einem Digitalisierungsservice gesucht. Als mir ein Freund das erste Mal Kaya gezeigt hatte, war ich begeistert und buchte sofort ein Paket.
“Super digitaler Briefkasten erleichtert das Leben extrem! ”
5.0
S
Vor mehr als 12 Monaten
Stefan
Verifizierter Reviewer
Selbständig bei
Selbständigkeit & Privat
  • 1-50 Mitarbeiter:innen
  • Branche: Real Estate
Use cases:
Dokumentenmanagement (DMS)Digitaler Posteingang

Was gefällt Dir am besten?

Briefe und Post wird digital gesammelt und ich kann entscheiden, was ich davon in physisch benötige. Der Posteingang ermöglicht eine Ordnerstruktur, sodass ich sämtliche Dokumente direkt in Caya verwalten kann. Der Scan der Dokumente wird immer besser, sodass ich Rechnungen direkt aus dem Posteingang zahlen kann. Sehr gut ist auch die App, sodass ich von jedem Device Zugang zu meiner Post habe.

Was gefällt Dir nicht?

Es sind teilweise längere Lieferzeiten, wenn man die Originaldokumente anfordert. Es gibt leider keine telefonische Hotline, das würde manche Anfragen extrem vereinfachen.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Ich kann während meiner Reisen meine gesamte Post verwalten und habe nicht mehr das Problem von Fristen etc. Ich kann Rechnungen direkt aus dem Posteingang bezahlen. Ich kann Dokumente archivieren und bestimmten Kategorien zuordnen, um bspw. Bankdokumente oder Versicherungsanliegen zuzuordnen.
“Übersichtlich mit sehr guten Support”
4.5
O
Vor mehr als 12 Monaten
Oliver
Verifizierter Reviewer
CEO bei
in meiner Detektei, der Detektei Detegere
  • 1-50 Mitarbeiter:innen
  • Branche: Information Services
Use cases:
Dokumentenmanagement (DMS)Digitaler Posteingang

Was gefällt Dir am besten?

Ich muss nicht zu hause sein um meinen Briefkasten zu leeren. Meine Post ist sofort digitalisiert und ich kann über das Archiv jeder Zeit von überall darauf zugreifen. Weiterhin besteht die Möglichkeit die Briefe digitalisiert als PDF zu speichern oder an andere Personen (bspw. Steuerberater) weiterzuleiten.

Was gefällt Dir nicht?

Teilweise dauert es sehr lange bis die Originalen versendet werden bzw. bis selbige bei mir ankommen. Aktuell warte ich sein vielen Wochen auf wichtige Unterlagen welche ich immer noch nicht erhalten habe...

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

In erster Linie löse ich das Problem, nicht immer meinen Briefkasten leeren zu können wenn ich nicht zu hause bin. Ich kann also von überall meine Post bearbeiten und ggf. entsprechend an Mitarbeiter zur Bearbeitung weiterleiten.
“Endlich auch die Post digital”
4.5
F
Vor mehr als 12 Monaten
Fabian
Verifizierter Reviewer
Geschäftsführer bei
Marlybag GmbH
  • 1-50 Mitarbeiter:innen
  • Branche: Consumer Goods
Use cases:
Dokumentenmanagement (DMS)Digitaler Posteingang

Was gefällt Dir am besten?

Wir haben einfach keinen Papierkram und lästige Scan Sessions mehr sondern haben entspannt all unsere Post in einem digitalen Posteingang. Von dort kann weiter sortiert und ggf. in weitere Systeme geschickt werden. Sogar digitale Belege kann man im Posteingang sammeln, da man für das Postfach eine eigene E-Mail-Adresse bekommt. Diese kann man dann geschickt bei den Anbietern die digital ihre Rechnungen senden hinterlegen.

Was gefällt Dir nicht?

Ich kann über die App nichts scannen sondern muss es erst per E-Mail an den Posteingang schicken. Geht auch, die Scanfunktion würde aber Zeit sparen.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Keine rumfliegende Post mehr sondern alles in einem digitalen Eingang. Auch ist die Ablage nicht mehr ständig und regelmäßig zu machen sondern Caya schickt auf Bedarf die Originale chronologisch geordnet in einem Schwung und dann kann alles direkt in einen Ordner.
“Caya bestens vertraut ist. Herr Riehm. Ich bin sehr begeistert von Ihnen. Weiter so !”
5.0
t
Vor mehr als 12 Monaten
t3a
Verifizierter Reviewer
Gesellschafter
  • 1-50 Mitarbeiter:innen
  • Branche: Investment Management
Use cases:
Dokumentenmanagement (DMS)VertragsmanagementDigitaler Posteingang

Was gefällt Dir am besten?

von überall besonders wenn man oft unterwegs ist hat man seine wichtigsten Dokumente dabei"Herr Hendrik Riehm kümmert sich bestens um seine Kunden, alle Fragen werden bis ins Detail sehr sehr kompetent beantwortet. Er hat richtig Freude , seinem Kunden insbesondere für Ihn maßgeschneiderten Tarif zu wählen. So merkt man , dass der Focus Kundenzufriedenheit ist und eben nicht den teuersten Tarif verkaufen. Herr Riehm legt wert auf langfristige Partnerschaft. Und das fühlt man. Auch nach der Beratung ist Herr Riehm schnell zu erreichen, Fragen werden sehr schnell beantwortet und zudem gibt Herr Riehm noch weitere Informationen , damit sein Kunde über die Funktionen von Caya bestens vertraut ist. Herr Riehm. Ich bin sehr begeistert von Ihnen. Weiter so !

Was gefällt Dir nicht?

ich bin noch neu Geschäftskunde ..kann ich noch nicht beantworten. Ich muss noch Erfahrung sammeln.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

überall wichtige Dokumente greifbar, somit super workflow
“Ein tolles Programm und eine super Unterstützung bei der Postdigitalisierung.”
4.0
G
Vor mehr als 12 Monaten
Gin
Verifizierter Reviewer
Office Management / Finanzbuchhaltung bei
Sector Seven Investors GmbH
  • 1-50 Mitarbeiter:innen
  • Branche: Real Estate
Use cases:
Dokumentenmanagement (DMS)

Was gefällt Dir am besten?

Wir haben Testbriefe an Caya versendet um die Schnelligkeit zu überprüfen. In allen Gesellschaften ist der Testbrief wirklich sehr schnell im System gewesen, sodass es kaum eine Verzögerung oder Wartezeiten gibt. Es ist hilfreich, dass man Unterordner anlegen kann und somit selber entscheiden kann ob man sich die Post nur aus Caya raus zieht oder auch dort eine Struktur und eine Übersicht der Eingangspost erschaffen möchte.

Was gefällt Dir nicht?

Wenn man Fragen hat oder Unterstützung benötigt, gibt es keinen festen Ansprechpartner. Auch telefonisch hat man nicht wirklich die Möglichkeit auf kurzem und schnellem Wege jemanden zu erreichen. Wenn man verschiedene Gesellschaften bei Caya betreut, hat man leider nicht die Möglichkeit sich mit mehren Accounts anzumelden oder diese zusammen zu führen, sodass man immer eine Fehlermeldung bekommt, wenn man im falschen Postfach angemeldet ist.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Durch Caya Dokument Cloud muss bei uns im Unternehmen niemand mehr selber Briefe einscannen, wodurch gerade bei größeren Unterlagen sehr viel Arbeitszeit eingespart werden kann. Außerdem kann man sich im Caya Postfach verschiedene Mailadressen einrichten, sodass man sehr schnell die Post an verschiedene feste Personen senden kann. Wir haben uns außerdem eine direkte Verknüpfung zu unserem Rechnungssystem "Candis" eingerichtet, sodass auch die Rechnungen super schnell weitergeleitet werden können.
“Caya ist sehr nutzerfreundlich und einfach zu bedienen. ”
4.5
G
Vor mehr als 12 Monaten
Gin
Verifizierter Reviewer
Office Management / Finanzbuchhaltung bei
Miramar Objekt GmbH
  • 1-50 Mitarbeiter:innen
  • Branche: Real Estate
Use cases:
Dokumentenmanagement (DMS)

Was gefällt Dir am besten?

Die Post ist wirklich sehr schnell im digitalen Postfach und erleichtert somit die Digitalisierung. Die Unterordner sind hilfreich, um die Post auch in Caya übersichtlich abzulegen.

Was gefällt Dir nicht?

Leider gibt es keinen festen Ansprechpartner, den man bei schnellen fragen kontaktieren kann.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Mit Hilfe von Caya kann die Post digitalisiert werden, ohne dass Mitarbeiter-Ressourcen benötigt werden. Wenn Post eingeht, bekommt man eine Mail-Benachrichtigung. Es wird Zeit gespart und gleichzeitig kann man aus dem System heraus die Post auch direkt an einzelne Personen weiterleiten.
“Die Plattform ist sehr Nutzerfreundlich und der Customer Service ist super freundlich und schnell!”
5.0
S
Vor mehr als 12 Monaten
Sos
Verifizierter Reviewer
Geschäftsführer
  • 1-50 Mitarbeiter:innen
  • Branche: Entertainment
Use cases:
Dokumentenmanagement (DMS)VertragsmanagementDigitaler Posteingang

Was gefällt Dir am besten?

Abgesehen vom System selbst bin ich wirklich sehr zufrieden mit dem Kundenservice! Man merkt wirklich, dass das Team immer bemüht ist, einem zu helfen und die bestmögliche Lösung zu finden, und das immer sehr schnell und freundlich.

Was gefällt Dir nicht?

Für mich funktioniert alles prima, und bei den wenigen Fragen, die ich habe, wird mir schnell und zuverlässig geholfen, so dass ich nicht wüsste, was ich als Mangel hervorheben könnte.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Mein Team arbeitet international, daher ist es für mich wichtig, dass jedes Teammitglied immer die Möglichkeit hat, schnell auf Post zuzugreifen.
“Post digitalisieren funktioniert, die Bearbeitung ist ausbaufähig. Suche geht nur mit 1 Schlagwort”
1.5
P
Vor mehr als 12 Monaten
Peter
Verifizierter Reviewer
Vorstand
  • 1-50 Mitarbeiter:innen
  • Branche: Real Estate
Use cases:
Dokumentenmanagement (DMS)Digitaler Posteingang

Was gefällt Dir am besten?

hilfreich ist, dass man endlich das ganze Papier los wird und alles nach Worten durchsuchen kann. Die Vergabe von Schlagwörtern ist ebenfalls hilfreich

Was gefällt Dir nicht?

Die Suche nach mehr als einem Suchwort geht nicht. Die Gebühren für jeden einzelnen Nutzer, der den vollen Umfang nutzen soll, ist zu hoch.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Ersparung des gesamten Posteingangs in physischer Form. In wenigen Monaten sind es schon mehr als 10.000 Seiten Papier, die nicht mehr im Büro rumliegen
“Wir nutzen CAYA Document Cloud und sind zufrieden. ”
4.5
R
Vor mehr als 12 Monaten
Ronald
Verifizierter Reviewer
Inhaber bei
Paragraf7
  • 1-50 Mitarbeiter:innen
  • Branche: Internet
Use cases:
Dokumentenmanagement (DMS)Digitaler Posteingang

Was gefällt Dir am besten?

Es gibt viele Funktionen, die es uns ermöglichen, unsere digitale Postbearbeitung gut zu managen. Super finden wir, dass die Gebühr ganz nach unserem Scan-Anspruch angepasst werden kann. Ein Nachsendeauftrag bei der Post, wird gegen Aufpreis, ebenfalls angeboten.

Was gefällt Dir nicht?

Wir können keine Nachteile für uns momentan feststellen und empfehlen Caya weiter.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Die papierlose Postbearbeitung ist ein großer Vorteil. Briefe, die wir in Original benötigen, lassen wir uns von Caya zuschicken. Dazu gibt es eine Funktion.
“sehr guter Service, top Support”
3.0
O
Vor mehr als 12 Monaten
Olaf
Verifizierter Reviewer
Inhaber bei
Kraseba
  • 1-50 Mitarbeiter:innen
  • Branche: Human Resources
Use cases:
Dokumentenmanagement (DMS)Digitaler Posteingang

Was gefällt Dir am besten?

einfach zu nutzen, schneller login, transparent, sehr gut,schnelle Reaktion auf Probleme, gute Übersicht, gute User Unterstützung

Was gefällt Dir nicht?

teuer im Versand, keine Integration in unser Dokumentmanagment System, langsamer Postversand

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Nicht immer vor Ort, Post immer verfügbar, sehr schnell
“Gut geeignet für Shared-Center”
5.0
S
Vor mehr als 12 Monaten
Stephan
Verifizierter Reviewer
Head of Finance bei
VetGruppen Deutschland GmbH
  • 1-50 Mitarbeiter:innen
  • Branche: Hospital & Health Care
Use cases:
Dokumentenmanagement (DMS)Digitaler Posteingang

Was gefällt Dir am besten?

Wir sind im Begriff ein Shared-Center für unsre Tochter Gesellschaften aufzubauen. Mit Caya können wir aus der Zentrale die Post der anderen Gesellschaften überwachen und im Notfall auch eingreifen. Die Möglichkeit aus Caya auch an unsre Freigabetools zu übergeben hilft uns einen automatisierten und digitalen Belegfluss zu gewährleisten.

Was gefällt Dir nicht?

Wie auch andere Nutzer hier, wünsche ich mir die Möglichkeit aus Caya Briefe zu verschicken.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

- keine Briefe gehen verloren - alle Dokumente rechtssicher an einem Ort - digitaler Belegfluss von Posteingang bis Archivierung - ortsunabhängige Bearbeitung der Post -
“Bin sehr gut zufrieden ”
5.0
H
Vor mehr als 12 Monaten
Housem
Verifizierter Reviewer
Geschäftsführer bei
HC Gastronomie
  • 1-50 Mitarbeiter:innen
  • Branche: Food & Beverages
Use cases:
Dokumentenmanagement (DMS)Digitaler Posteingang

Was gefällt Dir am besten?

Mein Postfach immer dabei haben und kann von überall zugreifen. Immer Up to date auch im Ausland. Kann Direkt bezahlen und muss nicht nach meinem Urlaub viel Post öffnen und bearbeiten

Was gefällt Dir nicht?

Online Banking besser integrieren und für jeden Familienmitglied einen Unterpostfach

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Bin schnell fertig, kann Ordner direkt anlegen und muss nicht viel suchen
“Endlich die Möglichkeit das Postfach zu automatisieren”
5.0
P
Vor mehr als 12 Monaten
Patrick
Verifizierter Reviewer
Geschäftsführer bei
BFV
  • 1-50 Mitarbeiter:innen
  • Branche: Computer Software
Use cases:
Dokumentenmanagement (DMS)Digitaler Posteingang

Was gefällt Dir am besten?

Das man die Post sortieren kann und dann weitere Automatismen greifen können. Das Spart wertvolle Zeit die wir anders nutzen können. Tolles Produkt.

Was gefällt Dir nicht?

Etwas mehr Möglichkeiten bei der Installation der Automatismen. Wir können leider nicht alles abbilden und nutzen stattdessen dafür den Power Automate von Microsoft.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Lästiges einscannen und sortieren von Eingangsdokumenten. Wir sind sehr zufrieden.
“Post ohne Probleme mit dem ganzen team digital teilen”
4.5
T
Vor mehr als 12 Monaten
Tim
Verifizierter Reviewer
CEO bei
Eaze
  • 1-50 Mitarbeiter:innen
  • Branche: Health, Wellness and Fitness
Use cases:
Dokumentenmanagement (DMS)Digitaler Posteingang

Was gefällt Dir am besten?

Mir gefällt die unkomplizierte Nutzung und Übersichtlichkeit des Tools. Dokumente können einfach mit anderen geteilt werden.

Was gefällt Dir nicht?

Der Preis ist ein wenig hoch, aber am Ende muss jeder selbst entscheiden ob es sich für das Unternehmen lohnt. Natürlich muss es einem auch bewusst sein, dass bei der Umleitung von Briefen etwas Zeit verloren geht.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Post digital abrufen und mit dem Team teilen.
“Guter, einfacher und bequemer Postservice mit kleinen Aussetzern”
4.0
T
Vor mehr als 12 Monaten
Timo
Verifizierter Reviewer
Projektmanager bei
CDEK Europe
  • 1001+ Mitarbeiter:innen
  • Branche: Logistics and Supply Chain
Use cases:
Dokumentenmanagement (DMS)Digitaler Posteingang

Was gefällt Dir am besten?

1. Wir haben mehrere Büros und nur eine Postadresse. Wir bekommen unsere Post überall hin wo wir arbeiten. 2. Das wegheften bleibt uns erspart.3. Mehrere User haben einen Blick auf die Post, bessere Bearbeitungsquote

Was gefällt Dir nicht?

Das ich keinen direkten Ansprechpartner bzw. Supporter habe. Ich habe zwar Herrn Hendrik Riehm als Ansprechpartner, er musste mich jedoch weiterleiten zum Support. Wäre schon wenn ich direkt einer Person vom Support mit Begrüßung zugewiesen würde.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Keinen Papierkram, muss die Post nirgends mitschleppen. Ich kann die Post, wenn sie per mail kommt direkt bearbeiten, (weiterleiten, abspeichern)
“toller Service, für mehr Flexibilität”
3.5
F
Vor mehr als 12 Monaten
Fabio
Verifizierter Reviewer
Geschäftsführer bei
Allasso Logistik Consulting GmbH
  • 1-50 Mitarbeiter:innen
  • Branche: Logistics and Supply Chain
Use cases:
Dokumentenmanagement (DMS)Digitaler Posteingang

Was gefällt Dir am besten?

Einfachheit, leichter Zugriff auf alle Daten, Möglichkeit, verschiedene Unterordner zu nutzen. Die Anmeldung war außerdem extrem simpel und schnell durchführbar

Was gefällt Dir nicht?

aufgrund der Menge an Briefpost, die wir derzeit bekommen (oder nicht bekommen, viel wurde bereits auf Mail umgestellt) ist der Grundpreis verhältnismäßig teuer

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

ich spare mir die Zeit, die Briefe zu öffnen und einzuscannen. Darüber hinaus muss nicht immer jemand vor Ort sein, um die Briefe aus dem Briefkasten zu holen
“Eine super Erleichterung egal ob business oder privat - dein Post überall zugänglich”
5.0
M
Vor mehr als 12 Monaten
Michael
Verifizierter Reviewer
Geschäftsführer bei
IDS online GmbH
  • 1-50 Mitarbeiter:innen
  • Branche: Online Media
Use cases:
Dokumentenmanagement (DMS)Digitaler Posteingang

Was gefällt Dir am besten?

Caya hat einen super User Interface und ist total einfach zu bedienen. Besonders gut gefällt mir die Möglichkeit die Post zu organisieren sprich Ordner anzulegen und die Briefe dort ein zu sortieren. Auch total super ist dass man mit mehreren Leuten in einem Postfach arbeiten kann, was gerade als Firma super ist. Auch die Integration in verschiedene andere Systeme zum Beispiel ein Export nach Datev ist super.

Was gefällt Dir nicht?

Hier gibt es wirklich nichts was ich bemängeln könnte. Ich bin voll und ganz zufrieden, was ich wirklich nicht oft bin.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Brief Post kann von verteilten Teams eingesehen und verteilt werden. Man muss nicht selber Dokumente ein scannen und kann diese ganz einfach verteilen.
“Uneingeschränkte Empfehlung, ein jederzeit zuverlässiger Service.”
5.0
J
Vor mehr als 12 Monaten
Johann
Verifizierter Reviewer
Rechtsanwalt
  • 1-50 Mitarbeiter:innen
  • Branche: Legal Services
Use cases:
Dokumentenmanagement (DMS)Digitaler Posteingang

Was gefällt Dir am besten?

Der Service ist in jeder Hinsicht zuverlässig. Dokumente werden in sehr guter Qualität und zeitnah eingescannt und über das Onlineportal zur Verfügung gestellt. Ich habe bisher keine Probleme gehabt, obwohl ich meinen ganzen Postservice über CAYA abwickeln lasse. Auch für Unternehmen, die beruflichen Verschwiegenheitsverpflichtungen unterliegen in jeder Hinsicht zu empfehlen. Die erforderlichen (Datenschutz-)Erklärungen wurden auf Anfrage zügig übermittelt und beinhalten alle relevanten Informationen.

Was gefällt Dir nicht?

Der Service selbst ist bis jetzt überhaupt nicht negativ aufgefallen. Zwar kommt nicht jede Briefsendung bei dem Dienstleister an, das hängt jedoch mit der Adressierung und dem eingerichteten Nachsendeauftrag zusammen, auf dass das Unternehmen aber nur bedingt Einfluss hat.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

CAYA übernimmt für mich die gesamte Abfertigung meiner Post. So kann ich ortsunabhängig meinen Posteingang jederzeit zuverlässig überblicken und ihn digitalisiert abspeichern. Durch den Service habe ich so gut wie keine Arbeit mehr mit der Digitalisierung meiner Post. Ich selbst arbeite komplett digital, sodass CAYA mir einen wesentlichen Teil meiner Arbeit abimmt.
“Seamless transition and ease of use”
5.0
C
Vor mehr als 12 Monaten
Conor
Verifizierter Reviewer
CEO
  • 1-50 Mitarbeiter:innen
  • Branche: Information Technology and Services
Use cases:
Dokumentenmanagement (DMS)Digitaler Posteingang

Was gefällt Dir am besten?

The interface is very user friendly, you don't have-to go and study a manual to get going. It was a seamless and easy transition to a system that works like a treat. All the documents are scanned as PDFs which is fantastic if you want to copy and past things out of them. There are lots of litte details that make it a great product in total. It saved us a lot of time and effort, and doesn't let a document into the building before its digitised. Great Job.

Was gefällt Dir nicht?

In order to optimise our usage i would like to be able to reduce the amount we use via the interface without fuss. Increasing works so the opposite should work as well. You tend to buy more than you need at the beginging just to be safe then youd like to optimise downwards and then increase as needed.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

1. Cost, we saved cost by getting this done in an automated manner. 2. We save time for people to be doing something more valuable with their time. 3. All documents get digitised before they enter the building which puts them in the best position for further automation. 4. Documents are stored in a compliant manner so we dont have-to worry about files with documents.
“Simples Tool zur Digitalisierung und Verwaltung von Post”
4.5
J
Vor mehr als 12 Monaten
Julius
Verifizierter Reviewer
Founder / CEO
  • 1-50 Mitarbeiter:innen
  • Branche: Internet
Use cases:
Dokumentenmanagement (DMS)Digitaler Posteingang

Was gefällt Dir am besten?

CAYA scannt zuverlässig an uns adressierten Briefe, die per Nachsendeauftrag direkt an CAYAs Scan-Center gesendet werden. Preise sind fair und ungefähr in Größenordnung der E-POSTSCAN-Lösung der Deutschen Post. Da die Einrichtung eines Unternehmensaccounts für E-POSTSCAN unglaublich kompliziert ist, haben wir uns für CAYA entschieden. Der Support antwortet schnell und kompetent. DPA verfügbar.

Was gefällt Dir nicht?

Der Nachsendeauftrag hat leider unerwünschte Nebeneffekte - manche Sendungen (zB SIM- oder Kreditkarten) werden aufgrund einer Vorausverfügung an den Absender zurückgesendet, und manche Warensendungen werden unnötigerweise an CAYA weitergeleitet, wenn sie als Briefsendung kategorisiert sind. Das ist nicht CAYAs Schuld sondern liegt in der Natur der Dienstleistung, ist aber ein großer Nachteil gegenüber dem Konkurrenzprodukt der Deutschen Post.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Wir nutzen CAYA zur Postdigitalisierung, was für uns als Remote-First Unternehmen sehr nützlich ist. Die angeschlossene Document Cloud nutzen wir nicht, wir transferieren alle Dokumente via Zapier in Google Drive und bearbeiten die Post dort.
“Einfache Dokumentendigitalisierung der Eingangspost”
5.0
N
Vor mehr als 12 Monaten
Noah
Verifizierter Reviewer
CEO
  • 1-50 Mitarbeiter:innen
  • Branche: Marketing and Advertising
Use cases:
Dokumentenmanagement (DMS)Digitaler Posteingang

Was gefällt Dir am besten?

Mir gefällt, dass Caya alles sehr sauber einscannt, inkl. dem Umschlag. Auch die Texterkennung funktioniert gut, sodass man in der Document Cloud oft schon sehen kann, wer der Absender ist, ohne das Dokument zu öffnen.

Was gefällt Dir nicht?

Durch den Nachsendeauftrag der Deutschen Post gehen wirklich alle Postsendungen, die an die Firmenadresse(n) adressiert sind, an Caya. Das hört sich zunächst super an, allerdings heißt das, dass auch Warensendungen an Caya geschickt werden. Auch Amazon verschickt kleinere Artikel als Warensendung. Dann bekommt man von Caya einen Scan des Kartons und muss Extrakosten für die Zusendung der Warensendungen bezahlen.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Caya nimmt uns das Einscannen der Eingangspost ab. Für größere Unternehmen kann es auch noch weiter Vorteile bieten, denn die gescannten Briefe lassen sich durch die Texterkennung einfacher an die richtige Abteilung oder Person weiterleiten.
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