Caya Erfahrungen & Reviews (119)
KI-generierte Zusammenfassung
Was User über Caya sagen
Basierend auf 119 Bewertungen
Caya wird für die effiziente Digitalisierung der Briefpost und die damit verbundene Zeitersparnis geschätzt. Nutzer loben die benutzerfreundliche Oberfläche sowie die Flexibilität, ortsunabhängig auf Dokumente zuzugreifen, was besonders Remote-Teams zugutekommt. Positiv hervorgehoben wird zudem der schnelle und freundliche Kundenservice. Allerdings berichten einige Anwender von Verzögerungen bei der Postbearbeitung und unzuverlässigen Nachsendeaufträgen durch externe Zusteller. Zudem werden die hohen Preise für kleine Teams, gelegentliche Fehler bei der Dokumentenerkennung, fehlende Funktionen zum Briefversand und Einschränkungen bei der Verwaltung mehrerer Accounts bemängelt.
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“Sehr guter Kundenservice, zuverlässiger Dienst”
4.5
A
Vor mehr als 12 Monaten
Andre
Verifizierter Reviewer
Geschäftsführer bei
Lehmann & Sacher Pharma GmbH
- 1-50 Mitarbeiter:innen
- Branche: Kosmetik
Use cases:
Dokumentenmanagement (DMS)Digitaler Posteingang
Was gefällt Dir am besten?
Der persönliche Kundenservice war sehr bemüht und verbindlich; so wurde ich sehr gut beim Einrichten der Postweiterleitung unterstützt. Auch bei sonstigen Fragen, kamen die Antworten zuverlässig und schnell. Das System selbst funktioniert zuverlässig und ist übersichtlich.
Was gefällt Dir nicht?
Verbesserungspotenzial gibt es in der App (Android): Die Anzeige des Briefe beim reinzoomen ist sehr nervig und funktioniert nicht gut. OCR beim einscannen der Titel und Absender ist ausbaufähig. Bei manchen Briefen klappt es 1a, bei anderen gibt es eher wirre Kategorien und erkannte Absender. Die Transparenz, wie man an die Originale kommt (Sammelsendung/Sofortsendung) könnte verbessert werden - mir war nicht klar, wo ich darüber beim Anmelden des Service entschieden habe.
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
Auch bei längerer Abwesenheit von der eigenen Adresse kann man weltweit seine Briefpost einsehen. Perfekt, genau was ich brauche
“Große Erleichterung manueller Arbeit”
Herkunft der Review
4.0
S
In den letzten 3 Monaten
Stefan
Verifizierter Reviewer
Operations Manager bei
Glück Auf Immobilien GmbH
- 51-1000 Mitarbeiter:innen
- Branche: Real Estate
Use cases:
Intelligente DokumentenverarbeitungOptical Character Recognition (OCR)Digitaler Posteingang
Was gefällt Dir am besten?
Das Onboarding-Team hat tolle Arbeit geleistet, alle Anforderungen präzise umgesetzt und super Input geliefert. Das Portal ("Caya Cockpit") ist sehr übersichtlich und selbsterklärend, es braucht also keine große Einarbeitung. Automatische Weiterverarbeitung und Integrationen zu externen Tools ermöglichen einen noch viel größeren Grad an Automatisierung.
Was gefällt Dir nicht?
Leider wurden uns im Verkaufsprozess einige falsche Tatsachen präsentiert, so dass ursprüngliche Anforderungen nicht wie geplant umgesetzt werden konnten. Die Probleme wurden größtenteils durch das Onboarding-Team gelöst. Bei Großformaten werden nur Foto-Scans angeboten, diese bieten leider nicht die Detailtiefe (z.B. von Zeichnungen), wie bei anderen Anbietern.
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
Bisher liegt die Bearbeitung eingehender Post bei einer einzelnen Person. Wenn diese ausfällt, brach das System regelmäßig zusammen, Fristen sind verstrichen etc. Durch Caya passiert dies nicht mehr. Statt manuell auf einem kleinen Scanner alle Dokumente einzeln zu scannen, diese anschließend umzubenennen und an die richtige Person im Unternehmen weiterzuleiten, passiert dies nun alles automatisch nach unseren Vorgaben bei Caya. Unser Personal ist massiv entlastet, die Scanqualität ist bedeutend höher als wenn wir dies inhouse machen würden und durch die automatische Verarbeitung entstehen weniger Fehler als bei manueller Verarbeitung.
“Ideal für alle, die viel Papierkram mit Versicherungen & Kunden haben”
4.5
C
Vor mehr als 12 Monaten
Christopher
Verifizierter Reviewer
Schadensgutachter bei
Wolf Schadensgutachter
- 1-50 Mitarbeiter:innen
- Branche: Insurance
Use cases:
Data ExtractionDokumentenmanagement (DMS)Intelligente Dokumentenverarbeitung
+ 1 mehr
Was gefällt Dir am besten?
Als Schadensgutachter habe ich täglich mit jeder Menge Schriftverkehr zu tun, von Versicherungen, Werkstätten, Kunden und Behörden. Caya nimmt mir dabei viel ab. Ich bekomme meine gesamte Post digital, kann sie sofort sichten, weiterleiten oder archivieren. Ganz ohne Umweg über den Briefkasten oder das Büro. Das spart enorm viel Zeit, besonders wenn man oft unterwegs ist oder von verschiedenen Standorten aus arbeitet. Auch die Suchfunktion ist top. Ich finde alte Schreiben in Sekunden.
Was gefällt Dir nicht?
Was manchmal etwas umständlich ist: Wenn ich mehrere ähnliche Dokumente gleichzeitig zuordnen oder verschieben will, geht das nicht ganz so flott. Für jemanden mit viel Postvolumen wäre hier eine Sammelbearbeitung oder ein intelligenterer Workflow super. Aber das ist Jammern auf hohem Niveau – insgesamt funktioniert alles sehr zuverlässig.
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
Vor Caya hatte ich oft das Problem, dass Briefe irgendwo im Büro lagen, während ich gerade auf einem Außentermin war. Jetzt kann ich selbst unterwegs sofort auf alles zugreifen , sogar direkt vom Handy aus. Ich muss nichts mehr einscannen oder per Post an die Versicherung senden – das geht alles digital. Und bei Fristsachen kann ich schneller reagieren, ohne mir Sorgen zu machen, dass ein Brief im Stapel untergeht. Das ist für meinen Job als Gutachter wirklich ein riesiger Vorteil.
“Caya macht das Leben leichter - Nie mehr zum Briefkasten gehen!”
5.0
M
Vor mehr als 12 Monaten
Mike
Verifizierter Reviewer
Geschäftsführer bei
ALANDIA GmbH & Co KG
- 1-50 Mitarbeiter:innen
- Branche: Consumer Goods
Use cases:
Dokumentenmanagement (DMS)Digitaler Posteingang
Was gefällt Dir am besten?
Caya haben wir genutzt, da wir häufig remote arbeiten und der Gang zum Briefkasten bei Abwesenheit (Urlaub inbegriffen) schwierig ist. Der Service ist anständig gepreist und die Datenverarbeitungstools einfach klasse. Man kann bspw. direkt aus dem Tool heraus Überweisungen tätigen. Vom direkten Markieren und Bearbeiten der gescannten PDFs über Weiterleitung und guter Archivierung sowie Zusendung der Originale funktioniert alles einwandfrei. Wir haben CAYA in unserem Bekanntenkreis schon oft weiterempfohlen! Eine klare Empfehkung von unserer Seite!
Was gefällt Dir nicht?
Teilweise dauert es etwas länger, bis die Post im Scancenter eintrifft. Das Zusenden der original könnte noch etwas besser gepreist sein.
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
Es ist stressfreieres Arbeiten möglich, da der Gang zum Briefkasten entfällt. Zudem, hat man alle Dokumente an einem Ort.
“Workflows - Datev Integration und Organisation ”
5.0
N
Vor mehr als 12 Monaten
Nik
Verifizierter Reviewer
CFO bei
Bee digital
- 1-50 Mitarbeiter:innen
- Branche: Marketing and Advertising
Use cases:
Dokumentenmanagement (DMS)Intelligente DokumentenverarbeitungDigitaler Posteingang
Was gefällt Dir am besten?
Tolles Interface und sehr einfacher Menüführung. Sehr schnelle Performance und Mobile App machen das Ganze zu einem Produkt, mit dem man gerne arbeiten will. Nach kurzer Zeit schon habe ich unsere internen Rechnungshof Workflows auf Caya umgestellt. Ich bin mir sicher, dass ich noch weitere Optimierungen finden werde.
Was gefällt Dir nicht?
Ich würde gerne noch eine Statusanzeige bei den Workflows sehen, beziehungsweise eine Bestätigung im Interface bekommen, nach der erfolgreichen Durchführung von Workflows
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
Initial wollte ich nur die Integration Richtung Dativ abdecken. Nun habe ich aber einen Genehmigung Workflow für Einkommen der Rechnung über Kaya realisiert, was Duplikate in der Buchhaltung vermeidet beziehungsweise zu besseren Governance führt. Durch Kaya ist meine Inbox aufgeräumter und ich kann die Rechnung Freigabe in einem Schritt erledigen, ohne zu oft zwischen Tätigkeiten wechseln zu müssen.
“Vom Post-Scan-Service zum Dokumentenmangementsystem”
5.0
M
Vor mehr als 12 Monaten
Markus
Verifizierter Reviewer
Inhaber bei
unaone imc services Markus Hagge
- 1-50 Mitarbeiter:innen
- Branche: Internet
Use cases:
Dokumentenmanagement (DMS)Digitaler Posteingang
Was gefällt Dir am besten?
Die Zentrale für alle meine Dokumente. Ob per Post empfangen und von Caya gescannt, per E-Mail-Upload über den lokalen Scanner oder Datei-Upload vom Rechner aus - Caya speichert alle Dokumente langfristig. Hervorzuheben ist eine sehr intuitive Web-Oberfläche (ich hatte zwar eine kurze Einführung durch einen Caya-Mitarbeiter, hätte die aber eigentlich nicht wirklich gebraucht), eine wirklich gute Suchfunktion und ein sehr guter Kundenservice (ich hatte nicht viele Fragen, aber was Anlag wurde immer sehr gut und recht schnell umfassend beantwortet). Für das gebotene ist der Preis meiner Ansicht nach recht günstig.
Was gefällt Dir nicht?
Leider hakt es gelegentlich beim Nachsendeauftrag (wobei das wohl weniger ein Problem von Caya, sondern mehr ein Problem der Post ist). Die Zahl der Integrationen mit anderen Diensten ist zwar sehr hoch, aber es fehlen meiner Ansicht nach so ein paar Standards, die eine Integration universeller machen würden (Standard-Mail-Protokolle, Webdav, SFTP oder sowas). Bei den Workflows (Automatismen für die Dokumentenbearbeitung) fehlt schon seit Monaten ein löschen-Button, d.h. einen einmal angelegten Workflow kann man zwar verändern, nicht aber löschen (und das wäre manchmal wichtig, wenn der Workflow ein komplett anderer sein soll als wie ursprünglich angelegt)
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
Zum einen als Postscanservice, damit mich Post auch erreicht, wenn ich mal längere Zeit nicht zum Bürobriefkasten komme, zum anderen als GOBD-Konforme Ablage der geschäftlich aufbewahrungspflichtigen Dokumente
“Weg mit dem Papierstapel im Büro!”
5.0
A
Vor mehr als 12 Monaten
Andre
Verifizierter Reviewer
CEO bei
Bavaria Aerial
- 1-50 Mitarbeiter:innen
- Branche: Airlines/Aviation
Use cases:
Dokumentenmanagement (DMS)Digitaler Posteingang
Was gefällt Dir am besten?
Die Post geht direkt über einen Nachsendeauftrag zu Caya. Dort wird die Post eingescannt und archiviert. Sollten wir mal einen Brief im original benötigen, wird dieser schnell und einfach per Sammelversand an uns zugesendet. Über den Datenschutz muss ich mir bei Caya keine Gedanken machen. Die Briefe werden durch Maschinen geöffnet und gescannt.
Was gefällt Dir nicht?
Leider erkennt die Software manchmal den Text nicht oder ordnet es in die falsche Kategorie ein. Kundenkarten die wir per Post erhalten werden ebenfalls eingescannt. Das ist allerdings ein allgemeines Problem und nicht von Caya. Es gibt keine Briefe versenden Funktion.
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
Wir nutzen Caya für unsere Post. Im Büro sind gerne mal wichtige Briefe verloren gegangen. Mit Caya passiert das nicht. Die Briefe werden eingescannt und können dann über die Cloud abgerufen werden. Üver die Volltestsuche finden wir die Dokumente sehr schnell. Überweisungen können mit einem Click aus der Software (vorausgefüllt) gestartet werden. Wir sparen uns hierdurch viel Zeit!
“Caya macht Post angenehmer”
5.0
M
Vor mehr als 12 Monaten
Martin
Verifizierter Reviewer
Inhaber
- 1-50 Mitarbeiter:innen
- Branche: Legal Services
Use cases:
Dokumentenmanagement (DMS)Digitaler Posteingang
Was gefällt Dir am besten?
Meine Post wird direkt zu Caya geschickt und dort eingescannt. Man kann eine Postboxnummer angeben, so dass es nicht über einen Postnachsendeauftrag laufen muss. Ich bekomme die Post dann digital in mein Postfach gestellt. Ich spare mir dadurch eine Mitarbeiterin, die die Post öffnet und einscannt. Es geht so viel einfacher und unkomplizierter. Dadurch kann ich von überall arbeiten.
Was gefällt Dir nicht?
Die Post kommst meist sehr spät Abends in mein Postfach. Da ich meine Arbeit immer tagesaktuell erledigen will, muss ich oft sehr spät noch arbeiten. Da andere Menschen aber meist entspannter mit der Post sind, ist das wohl eher mein als ein allgemeines Problem.
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
Der Name Document Cloud ist etwas hochtrabend. Ich bin Rechtsanwalt und betreibe meine Kanzlei digital. Die Document Cloud (man kann es auch Postfach nennen) ermöglicht es mir ohne Papier zu arbeiten. Meine Kanzlei ist komplett digital und ohne die eingescannten Briefe würde bei uns alles gescannt werden müssen. Caya ist günstiger und effektiver, als wenn wir es selber machen. So kann auch jeder immer im Homeoffice arbeiten!
“Super System mit hoher Nutzerfreundlichkeit ”
4.0
G
Vor mehr als 12 Monaten
Gin
Verifizierter Reviewer
Office Management / Finanzbuchhaltung bei
LF Bardenitz Grundstücks GmbH
- 1-50 Mitarbeiter:innen
- Branche: Real Estate
Use cases:
Dokumentenmanagement (DMS)
Was gefällt Dir am besten?
Es gibt keine Wartezeiten, da die Pst noch am selben tag im System eingespielt wird. Auch die Weiterleitung und Bearbeitung der Post ist einfach und schnell möglich.
Was gefällt Dir nicht?
Einzelne Gesellschaften lassen sich leider nicht über ein gemeinsamen Account abrufen, wodurch man sich für jede Gesellschaft einzeln anmelden muss.
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
Mit Hilfe des Systems erfolgt eine große Zeitersparnis. Außerdem können Rechnungen einfach direkt an das Rechnungssystem übertragen werden, da die Systeme miteinander verknüpft werden können.
“Homeoffice wird mit Caya möglich!”
5.0
S
Vor mehr als 12 Monaten
Stephan
Verifizierter Reviewer
Head of Accounting bei
KonfiDents GmbH
- 1-50 Mitarbeiter:innen
- Branche: Hospital & Health Care
Use cases:
Dokumentenmanagement (DMS)Digitaler Posteingang
Was gefällt Dir am besten?
Wir arbeiten nur noch vom Homeoffice. Hier hilft uns Caya die Post einfach an den richtigen Mitarbeiter weiterzuleiten. Auch die Anbindung an unser Buchhaltungssystem hilft uns Zeit zu sparen. Caya ist eine Lösung die wir schön viel früher hätten nutzen sollen :)
Was gefällt Dir nicht?
Mir gefallen die allermeisten Dinge und es gibt nur eine Major Funktion die mir fehlt. Ich würde gerne aus Caya heraus auch Briefe versenden. Ich finde das wäre eine nützliche Komplettierung des bisherigen Angebots.
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
Caya löst für uns das manuelle einscannen der Post. Auch haben wir so eine direkte Schnittstelle zu unsrer Buchhaltung. Mit der App kann ich auch unterwegs die Post anschauen und Dokumente an andere Mitarbeiter weiterleiten.
“Gut fürs Handwerk und den Steuerberater”
4.5
A
Vor mehr als 12 Monaten
Alexander
Verifizierter Reviewer
Inhaber bei
Xander Massivhaus
- 1-50 Mitarbeiter:innen
- Branche: Building Materials
Use cases:
Dokumentenmanagement (DMS)Digitaler Posteingang
Was gefällt Dir am besten?
Bei uns gab es oft das Problem, dass Rechnungen nicht rechtzeitig beim Steuerberater zur Buchhaltung waren. Durch Caya wird die Post abgegriffen und der Steuerberater hat immer alle Belege. Das hilft uns die richtige Umsatzsteuer-Voranmeldung abzugeben. Es ist auch praktisch, dass man über Caya bezahlen kann.
Was gefällt Dir nicht?
Ich würde gerne auch über Caya Briefe verschicken. Ab und zu müssen wir ein Original vor der Sammellieferung zu uns schicken lassen. Diese Lieferung ist etwas zu teuer. Auch kostet eine automatische Email Weiterleitung extra obwohl das ja an sich nur eine technische Einstellung ist.
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
1. Keine Rechnungen gehen verloren 2. alles digital 3. rechtssicher archiviert
“Ein großer Schritt zum papierlosen Büro”
3.5
j
Vor mehr als 12 Monaten
jim
Verifizierter Reviewer
Geschäftsführer
- 1-50 Mitarbeiter:innen
- Branche: Law Practice
Use cases:
Dokumentenmanagement (DMS)Digitaler Posteingang
Was gefällt Dir am besten?
Die Post wird in hervorragender Scanqualität zeitnah im digitalen Postfach zur Verfügung gestellt. Dadurch lässt sie sich schnell und komfortabel weiterverarbeiten. Der Weg zum Postfach entfällt und auch die Zeit für scannen und abheften fällt weg.
Was gefällt Dir nicht?
Die Adresse mit einer Postbox und einer Straße in Berlin führt bei manchen Kunden zu Verwirrungen und man muss öfters die neue Adresse ausführlich erklären. Die Deutsche Post hat ihre Schwierigkeiten bei einem bestehenden Postfach, die Post per Nachsendeauftrag an das CAYA Postfach nachzusenden. Das führt immer wieder zu Verzögerungen bei der Zustellung von Post.
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
Steigerung der Effizienz, da die Zeit für Postholen und scannen eingespart werden können. Das digitale Postfach löst darüber hinaus viele Probleme bei örtlicher Abwesenheit. Die Psot kann ortsunabhängig kontrolliert und beantwortet werden. Außerdem können mehrere Personen unabhängig voneinander die Post ansehen und bearbeiten.
“Ich bin sehr zufrieden mit der CAYA Document Cloud und werde sie gern weiterempfehlen.”
5.0
S
Vor mehr als 12 Monaten
Susanne
Verifizierter Reviewer
Referentin der Geschäftsfühung
- 1-50 Mitarbeiter:innen
- Branche: Information Technology and Services
Use cases:
Dokumentenmanagement (DMS)Digitaler Posteingang
Was gefällt Dir am besten?
- Übersichtliche Speicherung der Firmenpost, Firmenpost ist jederzeit abrufbar, die Firmenpost ist von überall auf der Welt abrufbar, hohe Speicherkapazität, bei Bedarf kann man sich einzelne Originalbriefe vorab schicken lassen, leichte und intuitive Anwendung der Cloud-Funktionen, gute Orientierung
Was gefällt Dir nicht?
Manchmal dauert es mehrere Tage, bis uns die Post zur Verfügung steht. Eventuell liegt das auch an der Umleitung durch die Deutsche Post. Im Anmeldeprozess ganz am Anfang der Cloud-Nutzung haben wie versäumt, die Funktion zur automatischen Verschickung der Post am Monatsende zu setzen. Aus unserer Sicht könnte bzw. sollte diese Funktion sichtbarer gemacht werden. Ohne Erfahrung in der Nutzung der CAYA-Cloud war uns nicht bewusst, wie wichtig es an dieser Stelle war, diese Funktion anzuklicken.
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
- Zugänglichkeit der Post für mehrere Personen, Zugänglichkeit der Post zu jedem Zeitpunkt und an jedem Ort auf der Welt (z.B. Geschäftsreisen, Home-Office usw.), Post steht digital zur Verfügung und muss nicht mehr intern digitalisiert werden
“Mehr als ein Post-Scan-Service”
5.0
G
In den letzten 30 Tagen
Gerhard
Verifizierter Reviewer
Geschäftsführender Gesellschafter bei
B-8 Vermietung Service Gesellschaft.
- 1-50 Mitarbeiter:innen
- Branche: Real Estate
Use cases:
Data ExtractionDokumentenmanagement (DMS)Intelligente Dokumentenverarbeitung
+ 1 mehr
Was gefällt Dir am besten?
CAYA ist super simple. Man kann eingene Ordner und Strukturen anlegen. Auch die Buchhaltung lässt sich problemlos und extrem zeitsparend abwickeln.
Was gefällt Dir nicht?
Mir fällt tatsächlich nichts ein, was mir an CAYA nicht gefällt. Ich wünsche dem Team bei der ständigen Weiterentwicklung viel Erfolg!
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
Den Inhalt hochgeladener PDFs kann man problemlos inhaltlich kopieren. Ich nutze die Funktion gerne für ChatGPT-Prompts. Der Austausch von Dokumenten ist sehr leicht und ich mache die Buchhaltung für mehrere Unternehmen an einem Ort. Den Ordner kann man mit dem Steuerater teilen. Insgesamt sehr gelungen. Sehr einfache Oberfläche.
“Service perfekt, leider funktioniert die Umleitung der Deutschne Post nicht zuverlässig.”
Herkunft der Review
4.0
S
In den letzten 30 Tagen
Sven
Verifizierter Reviewer
Sales Manager, Büroleiter bei
Ole Wolff Elektronik GmbH
- 51-1000 Mitarbeiter:innen
- Branche: Electrical/Electronic Manufacturing
Use cases:
Digitaler Posteingang
Was gefällt Dir am besten?
Autom. Umleitung aller Briefpost per Email, schnelle Reaktion des Caya-Teams. Zuverlässige Zusendung der gesammelten PApierpost
Was gefällt Dir nicht?
Immer wieder trotz Umleitung Briefpost im Briefkasten, da die Deutsche Post nicht zuverlässig umleitet
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
Digitaler Eingang, schnelle Weiterleitung
“Endlich weniger Papier im Büro! ”
Herkunft der Review
5.0
V
In den letzten 30 Tagen
Volker
Verifizierter Reviewer
Inhaber bei
Betreuungsbüro Biberger
- 1-50 Mitarbeiter:innen
- Branche: Legal Services
Use cases:
Digitaler Posteingang
Was gefällt Dir am besten?
Der Service von CAYA ist eine wirkliche Entlastung für mein Büro. Meine Post wird per Workflow direkt in meine Akte übertragen, wo ich bzw. meine KI sie dann den Klienten zuordnet. Alles funktioniert zuverlässig und auch falsch Adressierte Briefe werden (mit dezentem Hinweis an mich) verarbeitet. Bin rund um zufrieden.
Was gefällt Dir nicht?
Die Funktionen zur Extraktion von Informationen nutze ich nicht, da ich die Dateien lokal verarbeite.
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
Als Betreuer bekomme ich viel Briefpost. Diese muss ich nicht mehr selbst scannen und bin als Solopreneur entlastet.
“Caya erspart mir viel Arbeit”
Herkunft der Review
4.5
C
In den letzten 3 Monaten
Chris
Verifizierter Reviewer
Geschäftsführer bei
LH Wohnen Service UG
- 1-50 Mitarbeiter:innen
- Branche: Commercial Real Estate
Use cases:
Dokumentenmanagement (DMS)Optical Character Recognition (OCR)Digitaler Posteingang
Was gefällt Dir am besten?
Automatisierung meines Posteinganges und OCR Funktionen, die Zeitarsparniss beim Post öffnen, sortieren, ablegen, entsorgen etc inkl. automatische Doku Ablage und Archiv
Was gefällt Dir nicht?
Negative Aspekte bei der eigentlichen Nutzung konnten wir bis dato nicht feststellen. Leider gibt es aber Briefdienste wie SuedMail, mit denen die Zusammenarbeit mit Caya nicht funktioniert
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
Mit Caya haben wir keine Papierpost mehr, das spart Arbeit zum Beispiel Post öffnen. Caya digitalisiert für uns automatisch. Caya macht die automatische Ablage.
“Caya hilft uns sehr im Arbeitsalltag”
Herkunft der Review
5.0
M
In den letzten 3 Monaten
Michelle
Verifizierter Reviewer
Verwaltungsangestellte
- 1-50 Mitarbeiter:innen
- Branche: Legal Services
Use cases:
Dokumentenmanagement (DMS)Digitaler Posteingang
Was gefällt Dir am besten?
Dank Caya bekommen wir unsere ganze Post digital. Wir müssen nicht enttackern, keine Briefe öffnen und haben keinen Papiermüll. Es lässt sich alles einfach mit wenigen Klicks abspeichern.
Was gefällt Dir nicht?
Manchmal sind die Dokumente nicht vollständig gescannt, aber das wird meist schnell nachgeholt.
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
Die Postbearbeitung erfolgt viel schneller, da man keine Briefe öffnen/scannen muss. Außerdem hat man nicht die ganzen Briefe herumliegen. Es ist sogar möglich, direkt aus Caya Überweisungen durchzuführen, was super ist!
“top service - perfekte abwicklung - referenz wird gerne gegeben!!!”
5.0
M
In den letzten 3 Monaten
Michael
Verifizierter Reviewer
Gesellschafter Geschäftsführer bei
saxonia warehousing & logistics GmbH
- 51-1000 Mitarbeiter:innen
- Branche: Logistics and Supply Chain
Use cases:
Dokumentenmanagement (DMS)Intelligente DokumentenverarbeitungDigitaler Posteingang
Was gefällt Dir am besten?
absolut super abwicklung - passt auf jede unternehmensform - problemlose dokumentenverwaltung - posteingang - papierlose büroabwicklung
Was gefällt Dir nicht?
es gibt hier keinerlei negativen punkte oder entwicklungen zu berichten - alles läuft reibungslos - dass die exoten-drittanbieter für postdienstleistungen keine weiterleitung anbieten liegt nicht an caya
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
postversand von allen lieferanten - kunden - dienstleistern
“Seit vielen Jahren sehr zufrieden”
Herkunft der Review
4.0
S
In den letzten 3 Monaten
Sebastian
Verifizierter Reviewer
Geschäftsführer bei
FranchisePORTAL GmbH
- 1-50 Mitarbeiter:innen
- Branche: Marketing and Advertising
Use cases:
Optical Character Recognition (OCR)Digitaler Posteingang
Was gefällt Dir am besten?
Wir haben Kaya seit vielen Jahren schon im Einsatz und sind sehr zufrieden. Es hat uns ermöglicht, uns vollständig remote im Unternehmen aufzustellen und sicherzustellen, dass unsere Post trotzdem bei uns ankommt und den jeweils relevanten Personen weitergeleitet wird. Eine sehr einfache, übersichtliche Oberfläche hilft dabei, dass wir es – einmal eingerichtet – gar nicht mehr groß beachten müssen, da es einfach so läuft wie es soll.
Was gefällt Dir nicht?
Wir erhalten sehr wenig Post, daher benötigen wir viele der Möglichkeiten gar nicht. Es ist gut zu wissen, dass es die Möglichkeiten gibt und für andere Unternehmen ist das bestimmt sehr hilfreich. Etwas ärgerlich ist, wenn ab und zu auch mal "Warensendungen" bei CAYA landen und wir nicht rein gucken können. Oft sind es dann die bekannten "Werbe-Kugelschreiber", bei denen sich ein manuelles Anfordern von den Kosten her einfach nicht lohnt. Die manuelle Zusendung ist nämlich nicht ganz günstig und wir müssen bei jeder solchen Zusendung entscheiden, ob es sich lohnen könnte oder nicht. Es wäre ssehr hilfreich, wenn man das öffnen solche einer Sendung beauftragen könnte um den Inhalt prüfen zu lassen o.Ä. Ich kann mir aber vorstellen, dass das nicht so einfach zu bewerkstelligen ist.
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
Nur durch den digitalen Postempfang konnten wir unser Unternehmen so dezentral aufstellen, wie es aktuell ist.
“Postdigitalisierung leicht gemacht”
4.5
U
In den letzten 3 Monaten
Ulrike
Verifizierter Reviewer
Finance Assistant bei
PFASuiki GmbH
- 1-50 Mitarbeiter:innen
- Branche: Research
Use cases:
Intelligente DokumentenverarbeitungOptical Character Recognition (OCR)Digitaler Posteingang
Was gefällt Dir am besten?
Man spart sich den täglichen Gang zum Briefkasten, bzw bei remote Teams ist Digitalisierung unerlässlich. Post kommt in Form von Nachrichten in einen Posteingang, genauso wie bei emails.
Was gefällt Dir nicht?
Dass der Deutsche Post Nachsendeauftrag Voraussetzung ist. Sie überkleben oftmals den Adressaten, und dann weiß man nicht aus dem Scan, an welche Person des Unternehmens der Brief eigentlich gehen sollte.
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
Zentrale Verwaltung, nichts kann verloren gehen. Wenn man doch Originale benötigt, kann man sie problemlos anfordern.
“Intelligente Dokumentenverarbeitung”
Herkunft der Review
5.0
K
In den letzten 3 Monaten
Karina
Verifizierter Reviewer
Partner bei
Gebert & Partner Consultants
- 1-50 Mitarbeiter:innen
- Branche: Human Resources
Use cases:
Data ExtractionIntelligente DokumentenverarbeitungDigitaler Posteingang
Was gefällt Dir am besten?
Wir haben uns 2025 für Caya entschieden, um unabhängig von Zeit und Raum zu arbeiten und mit unseren Kindern die Welt zu entdecken. Es vereinfacht unseren Arbeitsalltag, da wir noch immer postalisch erreichbar sind, aber keinen Postkasten brauchen. Wir können remote und von überall aus arbeiten, erhalten weiterhin die Post und können schnell entscheiden, was wichtig ist und was nicht. Die Erkennung der Daten ist hervorragend, die Automatisierung läuft akurat und die Bedienung über Browser und App ist super easy! Ein arbeitserleichterner Post Service, den ich zu 100% weiterempfehle.
Was gefällt Dir nicht?
bisher sind wir zufrieden. Manchmal liegen das Datum des Schreibens und das Einscannen der Post schon mal 2 Wochen auseinander, wobei ich jedoch nicht sagen, kann, ob das nicht auch an der Post selbst liegt und nicht an Caya.
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
Ich bin unterwegs und damit nicht abhängig von einem lokalen Postkasten und Nachbarn, die mir die Post zusenden. Ich erhalte alle notwendigen Infos überall auf der Welt! Ich kann digital sortieren, mir weiterleiten lassen und/oder Daten Dokumentieren. Ich werde auch noch weiterhin unterwegs sein, da weder ich, noch jemand anderes phyisch an einer Adresse auf Post warten muss, um diese einzuscannen. Alle Lösungen, die Caya mir bietet, erleichtern es mir, weiterhin unterwegs zu sein. Auch die Datenerkennung läuft reibungslos
“Seit einiger Zeit CAYA Kunde - und positiv überrascht!”
Herkunft der Review
5.0
M
In den letzten 3 Monaten
Max
Verifizierter Reviewer
Managing Director bei
KM 596 GmbH
- 1-50 Mitarbeiter:innen
- Branche: Investment Management
Use cases:
Data ExtractionIntelligente DokumentenverarbeitungDigitaler Posteingang
Was gefällt Dir am besten?
Wir nutzen CAYA für über 10 Gesellschaften. Alles funktioniert reibungslos. Einrichtung schnell und simpel. Digitale Anbindungen sind sehr gut. KI-Funktion ist überraschend nützlich zur Klassifikation.
Was gefällt Dir nicht?
Versendung einzelner eingegangener Briefe als Original zu mir "nur" möglich als Paketsendung - wäre schön, wenn man auch nur einzelne Briefe zu einem günstigeren Preis als 10€ zugeschickt bekommen könnte.
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
Wir sind eine Remote Company, die meistens keine physische Präsenz am Unternehmensstandort hat. Hat dazu geführt, dass wir Post manchmal Monate später erst bearbeitet haben. Jetzt haben wir sie zentral an einem Ort und sofort ab Zugang verfügbar. Sehr gut!
“Problemlos und perfekter Service”
Herkunft der Review
5.0
A
In den letzten 3 Monaten
Achim
Verifizierter Reviewer
Inhaber und Manager bei
Campingplatz Cimbria
- 1-50 Mitarbeiter:innen
- Branche: Hospitality
Use cases:
Intelligente DokumentenverarbeitungDigitaler Posteingang
Was gefällt Dir am besten?
Da ich mich sehr oft im Ausland aufhalte, ist dies der perfekte Service um seine Post zeitnah bearbeiten zu können. Ohne viel Aufwand lassen sich Rechnungen direkt bei Caya bezahlen und wichtige Dokumente, welche man im Original benötigt, können angefordert werden und sind innerhalb weniger Tage an der genannten Adresse.
Was gefällt Dir nicht?
Es gibt eigentlich nichts an dem Service was mir nicht gefällt. Okay, ab und an ist mal eine Seite nicht so genau eingescannt, aber hat sich bei mir noch nicht als so wichtig rausgestellt.
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
Post kann bei längerer Abwesenheit zeitnah bearbeitet werden. Rechnungen können direkt bezahlt werden. Alle wichtigen Dokumente können im Original angefordert werden.
“Guter Service, schnelle Rückmeldung, sehr fähige und freundliche Mitarbeiter”
Herkunft der Review
4.5
H
In den letzten 6 Monaten
Holger
Verifizierter Reviewer
Geschäftsführer bei
Plümer Asset Management GmbH
- 1-50 Mitarbeiter:innen
- Branche: Real Estate
Use cases:
Digitaler Posteingang
Was gefällt Dir am besten?
Ich bin sehr zufrieden mit dem Service. Die Erreichbarkeit ist wirklich top und man bekommt schnell eine Rückmeldung. Der Service selbst war schnell, zuverlässig und professionell. Besonders positiv sind mir die freundlichen und hilfsbereiten Mitarbeiter aufgefallen. Außerdem sind die Preise absolut fair und nachvollziehbar. Insgesamt eine klare Empfehlung!
Was gefällt Dir nicht?
DIe Kosten für das Abholen bzw. den Erhalt der Post in physischer Form wirken meiner Meinung nach überteuert.
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
Mit Caya lösen wir vor allem das Problem eines unübersichtlichen und zeitaufwendigen Posteingangs. Durch den digitalen Posteingang haben wir keine physische Post mehr im Büro oder zu Hause herumliegen und können alles zentral online verwalten. Besonders hilfreich sind für uns die schnelle Verarbeitung der eingehenden Briefe sowie die gute Qualität der Scans. Dadurch sparen wir Zeit, arbeiten deutlich strukturierter und haben jederzeit unkomplizierten Zugriff auf unsere Dokumente
“Verlässlich und unkompliziert”
Herkunft der Review
5.0
L
In den letzten 6 Monaten
Laureen
Verifizierter Reviewer
Geschäftsleitung bei
Betreuungsbüro Eckart
- 1-50 Mitarbeiter:innen
- Branche: Law Enforcement
Use cases:
Digitaler Posteingang
Was gefällt Dir am besten?
Maximale Flexibilität durch Digitalisierung: Die automatische Digitalisierung meiner Post ermöglicht es mir, jederzeit und von überall auf wichtige Dokumente zuzugreifen, ohne physisch an einen Briefkasten gebunden zu sein.
Effiziente Organisation und Suchfunktion: Durch das elektronische Postfach entfällt das lästige Abheften in Ordnern, da ich dank der Volltextsuche jedes Dokument innerhalb von Sekunden wiederfinde.
Nachhaltigkeit und Platzersparnis: Die Nutzung von Caya reduziert nicht nur den Papierverbrauch in meinem Alltag erheblich, sondern sorgt auch für einen aufgeräumten, papierlosen Schreibtisch ohne unübersichtliche Briefstapel.
Was gefällt Dir nicht?
Fehlende Paketpreise für Originale: Es ist schade, dass man jedes Originaldokument einzeln bezahlen muss, anstatt auf kosteneffiziente Paketlösungen oder Flatrates für den Postversand zurückgreifen zu können.
Wunsch nach flexiblerer Abrechnung: Eine Bündelung der Versandkosten für mehrere Dokumente wäre wünschenswert, da die aktuelle Einzelabrechnung bei einem höheren Postaufkommen schnell unübersichtlich und teuer wird.
Ansonsten voll zufrieden: Abgesehen von der Preisstruktur bei den Originalen funktioniert der Service einwandfrei und bietet ansonsten eine top Nutzererfahrung.
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
Vollständige Automatisierung des Posteingangs: Durch die Nutzung von Caya entfällt für mich das zeitaufwendige manuelle Öffnen und Sortieren physischer Briefe komplett.
Wegfall manueller Digitalisierungsprozesse: Ich spare mir das eigene Einscannen meiner Dokumente, da alle Sendungen bereits in hochwertiger digitaler Form direkt in meinem Postfach landen.
Optimale Unterstützung für digitales Arbeiten: Der Service löst das Problem der Medienbrüche, indem er ein hohes Postaufkommen nahtlos in einen rein digitalen Workflow integriert.
“Empfehlenswerter Service für den digitalen Posteingang”
Herkunft der Review
5.0
DM
In den letzten 6 Monaten
Dr. Markus
Verifizierter Reviewer
Geschäftsführer bei
Weyer Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
- 1-50 Mitarbeiter:innen
- Branche: Law Practice
Use cases:
Digitaler Posteingang
Was gefällt Dir am besten?
Seit Beginn der Nutzung im Jahr 2023 wurde die Dienstleistung durchweg einwandfrei gewährleistet. Der digitale Posteingang funktioniert zuverlässig, und die App erfüllt ihren Zweck im Alltag sehr gut. Besonders positiv hervorzuheben sind die Zuverlässigkeit, die Benachrichtigungen, die Bedienung der App, die Scan-Qualität und der Support, die aus unserer Sicht alle sehr gut funktionieren. Insgesamt sind wir mit der Leistung sehr zufrieden und können den Service klar weiterempfehlen.
Was gefällt Dir nicht?
Falls Briefe einmal im Briefkasten gelandet sind, obwohl sie bei Caya hätten ankommen sollen, lag das nach unserer Erfahrung nicht an Caya, sondern an der Deutschen Post.
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
Mit Caya lösen wir das Problem, wichtige Post regelmäßig zu verpassen, weil wir nicht ständig am Briefkasten sind. Die App zentralisiert unsere Geschäftspost digital, wir bekommen sofort Benachrichtigungen und können Briefe jederzeit von unterwegs lesen. Das spart Zeit, erhöht Sicherheit gegen Verlust und macht den Alltag deutlich entspannter.
“Sehr überzeugender Service mit kleinen Schwächen beim Posteingang”
Herkunft der Review
5.0
S
In den letzten 6 Monaten
Sophie
Verifizierter Reviewer
Gründer bei
Doering Köhler GbR
- 1-50 Mitarbeiter:innen
- Branche: Hospitality
Use cases:
Digitaler Posteingang
Was gefällt Dir am besten?
Ich bin wirklich begeistert davon, wie einfach und zuverlässig die Digitalisierung der Post mit Caya funktioniert. Die Plattform ist übersichtlich, alles ist schnell verfügbar und ich spare mir viel Zeit und Aufwand im Alltag. Gerade der zentrale Zugriff auf alle Dokumente ist extrem praktisch. Support ist super und löst Probleme in wenigen Tagen.
Was gefällt Dir nicht?
Gelegentlich werden nicht alle Briefe weitergeleitet und einzelne Sendungen scheinen durchzurutschen. Das liegt aus meiner Sicht allerdings eher am Nachsendeauftrag der DHL als an Caya selbst. Insgesamt überwiegen die Vorteile aber deutlich.
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
Caya löst für mich vor allem das Problem, physische Post ortsunabhängig und strukturiert zu verwalten. Ich muss nicht mehr vor Ort sein, um wichtige Briefe zu sehen, und verliere keine Dokumente mehr. Alles wird digital erfasst, ist durchsuchbar und jederzeit verfügbar. Das spart Zeit, reduziert Papierchaos und gibt mir deutlich mehr Übersicht und Kontrolle über meine Unterlagen – gerade im Alltag und bei häufigem Ortswechsel ein großer Vorteil.
“Super Postscanservice”
Herkunft der Review
5.0
M
In den letzten 6 Monaten
Michelle
Verifizierter Reviewer
Angestellte
- 1-50 Mitarbeiter:innen
- Branche: Legal Services
Use cases:
Data ExtractionIntelligente DokumentenverarbeitungDigitaler Posteingang
Was gefällt Dir am besten?
Am besten ist die Arbeitserleichterung. Man spart sich das Scannen. Für ein digitales Büro perfekt. Auch wenn mal etwas nacherfasst werden muss, passiert das innerhalb von ein bis zwei Tagen. Super Kundenservice.
Was gefällt Dir nicht?
WIr haben keine verbesserungswürdigen Punkte! Wir sind seit Jahren sehr zufrieden mit Caya.
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
Das Problem, die Post enttackern und Scannen zu müssen. Der ganze Papiermüll fällt nicht an.
“deutlich bessere Organisation und Ordnung”
5.0
M
In den letzten 6 Monaten
Michael
Verifizierter Reviewer
Alles bei
Reinhardt GmbH
- 1-50 Mitarbeiter:innen
- Branche: Logistics and Supply Chain
Use cases:
Data ExtractionDokumentenmanagement (DMS)Intelligente Dokumentenverarbeitung
+ 2 mehr
Was gefällt Dir am besten?
Ich nutze Caya jetzt seit mehreren Monaten und bin wirklich begeistert, wie sehr sich meine Dokumenten- und Postverwaltung verbessert hat.
Das Beste daran ist die deutlich bessere Organisation und Ordnung. Früher lagen wichtige Briefe, Rechnungen und Verträge chaotisch herum oder verschwanden in irgendwelchen Ordnern. Mit Caya wird alles automatisch digitalisiert, klar kategorisiert und übersichtlich in einem zentralen Posteingang angezeigt. Die intelligente Sortierung und die Möglichkeit, eigene Ordner und Tags anzulegen, machen es extrem einfach, sofort das richtige Dokument zu finden – ohne langes Suchen.
Dank Caya habe ich endlich das Gefühl, wirklich Herr über meine Unterlagen zu sein. Alles ist strukturiert, nachvollziehbar und jederzeit von überall zugänglich. Die Zeit, die ich früher mit Suchen und Sortieren verschwendet habe, spare ich jetzt wirklich ein.
Klare Empfehlung für alle, die mehr Ordnung und Übersicht in ihre geschäftliche oder private Post- und Dokumentenverwaltung bringen wollen!
Was gefällt Dir nicht?
Bisher läuft alles wie erwartet nichts auszusetzen Note: 5/5 Sterne ich würde ees jeder zeit immer w2ieder
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
digitale Posteingang + Dokumentenverarbeitung
“Moderne digitale Postverwaltung”
Herkunft der Review
5.0
K
In den letzten 6 Monaten
Katrin
Verifizierter Reviewer
Steuerberaterin bei
Steuerberatung
- 1-50 Mitarbeiter:innen
- Branche: Accounting
Use cases:
Digitaler Posteingang
Was gefällt Dir am besten?
Sehr zuverlässiger und moderner Service! Die Bedienung der digitale Postverwaltung von Caya GmbH ist einfach. Die Post muss nicht mehr selbst gescannt werden und man spart dadurch viel Zeit. Auch der Kundenservice ist schnell, hilfsbereit und immer freundlich. Es gab bei mir einige Probleme mit der Nachsendung in den letzten Wochen und es gab immer eine Lösung. Ich bin begeistert und froh Caya zu nutzen. Sehr empfehlenswert!
Was gefällt Dir nicht?
Ich habe keine Verbesserungsvorschläge. Ich bin mit der Anwendung und dem Service sehr zufrieden
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
Ich muss nicht mehr selbst die Post scannen
“Ideales System für Post”
Herkunft der Review
5.0
L
In den letzten 6 Monaten
Laurenz
Verifizierter Reviewer
Projektmanager bei
immocation
- 1-50 Mitarbeiter:innen
- Branche: E-Learning
Use cases:
Intelligente DokumentenverarbeitungDigitaler Posteingang
Was gefällt Dir am besten?
Gerade wenn man hauptsächlich mit E-Mails arbeitet, ist das User Interface besonders übersichtlich, intuitiv aufgebaut und dadurch im Alltag sehr angenehm und effizient zu nutzen.
Was gefällt Dir nicht?
Das Pricing könnte grundsätzlich etwas günstiger sein, aber durch die enorme Zeitersparnis und die Effizienz im täglichen Arbeiten ist der Preis aus meiner Sicht dennoch absolut in Ordnung und gut vertretbar.
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
Physische Post digital erfassen und verwalten
“Einfach eine Mail und kein Papier mehr!”
5.0
K
In den letzten 12 Monaten
Katrin
Verifizierter Reviewer
Inhaberin bei
Die Papierburg
- 1-50 Mitarbeiter:innen
- Branche: Executive Office
Use cases:
Dokumentenmanagement (DMS)Digitaler Posteingang
Was gefällt Dir am besten?
Die Tatsache, dass ich in meinem Postfach ein sehr gut gescanntes Dokument habe und es direkt ablegen kann. Keine nassen Briefe. In der Vergangenheit konnte es passieren, dass Briefe beim Nachbarn gelandet sind, das passiert gar nicht mehr. Die Zustellung mit Caya erfolgt zeitnah und die Dokumente sind in einer sehr hohen Qualität gescannt. Ich kann von meinem Smartphone und von meinem Mac auf mein Postfach zugreifen.
Was gefällt Dir nicht?
Es gibt nichts was mir nicht gefällt, denn so wie die Abwicklung ist ist es perfekt. Es ist schade, dass die Zeit vergeht bis das Dokument in Bamberg ist, doch dafür kann Caya nichts. Ärgerlich ist auch, dass andere Firmen die Postadresse nicht akzeptieren, dann greift jedes Mal der Nachsendeauftrag der deutschen Post.
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
Ich habe keine nassen Briefe im Briefkasten. Ich vergesse nicht wo ich den Brief abgelegt habe (Flur, Wohnzimmer ect.) Ich kann dann zum Briefkasten wann ich will, zu jeder Tageszeit. Das Problem meiner sehbehinderten Oma. Sie sieht schlecht und ihre komplette Post kommt nun in mein Postfach.
“Caya unterstützt unsere Arbeit enorm”
Herkunft der Review
5.0
M
In den letzten 12 Monaten
Martin
Verifizierter Reviewer
Geschäftsführer bei
ASCONDA Konzeptimmobilien GmbH
- 1-50 Mitarbeiter:innen
- Branche: Real Estate
Use cases:
Dokumentenmanagement (DMS)Digitaler Posteingang
Was gefällt Dir am besten?
Caya unterstützt ins enorm in der Einfachheit unseres digitalen Posteingangs. Alle unsere Posteingangsprozesse laufen über Caya. Die Zahlungen bzw. Überweisungen tätigen wir ebenfalls direkt aus Caya und leiten die Dokumente anschließend in die richtige Buchhaltung in Datev weiter.
Was gefällt Dir nicht?
Die Suchfunktion wirft zuviele Ergebnisse raus. Man sollte detaillierter Suchen können um bessere Suchergebnisse zu erzielen.
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
Wir lösen mit Caya unseren digitalen Posteingang, DMS, Zahlungen aus Caya und die Weiterleitung in die Datev Buchhaltung beim Steuerberater.
“Posteingang endlich einfach und digital”
Herkunft der Review
5.0
R
In den letzten 12 Monaten
Reyhan
Verifizierter Reviewer
Kanzleimanager bei
Consentes Digitale Steuerberaterkanzlei
- 1-50 Mitarbeiter:innen
- Branche: Accounting
Use cases:
Dokumentenmanagement (DMS)Intelligente DokumentenverarbeitungDigitaler Posteingang
Was gefällt Dir am besten?
Als digitale Steuerberaterkanzlei war es für uns eine Herausforderung, die tägliche Posteingangsbearbeitung effizient und sicher zu organisieren. Seit wir Caya nutzen, haben wir unsere Prozesse deutlich optimiert:
Eingehende Post wird automatisch digitalisiert und steht uns sofort im Team zur Verfügung.
Wir können Dokumente direkt den richtigen Mandantenakten zuordnen und sparen damit wertvolle Zeit in der täglichen Arbeit.
Besonders hilfreich ist die nahtlose Integration in unsere bestehenden digitalen Workflows – kein manuelles Scannen oder Nachsortieren mehr.
Durch Caya konnten wir unsere Kanzleiabläufe nicht nur schneller und effizienter, sondern auch mandantenfreundlicher gestalten. Für uns ist Caya mittlerweile ein zentraler Baustein in der Digitalisierung unserer Steuerberatung.
Was gefällt Dir nicht?
Wir sind wirklich sehr zufrieden, nur die Preise könnten etwas attraktiver sein :)
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
Zeitaufwändige Postbearbeitung: Kein manuelles Öffnen, Scannen und Weiterleiten von Briefen mehr.
Zettelwirtschaft & Papierablage: Keine Aktenordner voller Post, die sortiert und archiviert werden müssen.
Verteilungsprobleme im Team: Post liegt nicht mehr auf dem Schreibtisch einer Person, sondern ist sofort digital für alle verfügbar.
Verzögerte Mandantenkommunikation: Wichtige Schreiben vom Finanzamt können sofort bearbeitet werden, ohne Postlaufzeiten in der Kanzlei.
Fehlende Übersicht: Keine Suche nach verlorenen Briefen oder verlegten Dokumenten.
“funktioniert 100 % zuverlässig, total praktisch”
Herkunft der Review
5.0
P
In den letzten 12 Monaten
Peter
Verifizierter Reviewer
Managing Director bei
Nurselo GmbH
- 1-50 Mitarbeiter:innen
- Branche: Human Resources
Use cases:
Digitaler Posteingang
Was gefällt Dir am besten?
Ich muss nicht mehr jemanden zum Briefkasten schicken. Gerade in Zeiten von leeren Büros weil alle Mitarbeiter im homeoffice sind - sehr praktisch. Es liegt auch keine Post mehr unbearbeitet auf irgendwelchen Schreibtischen rum. Alles kommt sauber digital in das Caya-Dashboard
Was gefällt Dir nicht?
bislang ist mir nichts aufgefallen was mir nicht gefällt. Interessant übrigens: bevor ich mich final für Caya entschied war ich etwas skeptisch weil ich im www einige Kommentare von usern fand wo angeblich Post verloren gegangen ist, support nicht funktionierte usw.; wir nutzen Caya nunmehr seit 1 ,5 Jahren für 2 Standorte und es ist noch nie ein Brief nicht angekommen
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
Früher: ich musste sicherstellen dass irgendjemand den physischen Briefkasten leert. Jetzt: die Post landet nicht mehr im Briefkasten sondern digital in meinem Dashboard, so als wäre es eine Email.
“Service und Dienstleistungen sind echt klasse! Passt perfekt, ich bin überall und sofort informiert”
5.0
E
In den letzten 12 Monaten
Elmo
Verifizierter Reviewer
Managing Partner bei
elpadalo GmbH
- 1-50 Mitarbeiter:innen
- Branche: Management Consulting
Use cases:
Digitaler Posteingang
Was gefällt Dir am besten?
Ich muss nicht vor Ort sein und kann meine Post von überall aus auf der Welt lesen, bearbeiten, beantworten und meine Dokumente sind sauber in meinem Archiv. Was will ich mehr?
Was gefällt Dir nicht?
Manchmal denke ich das zu viel Zeit ins Land geht bevor ich meine Post digital zugestellt bekomme.
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
Abwesenheit von vor Ort. Postbriefkasten bleibt immer leer.
“Spart mir täglich Zeit im Vertriebsalltag”
4.5
A
Vor mehr als 12 Monaten
Aaron
Verifizierter Reviewer
Vertriebler bei
O2 Telekommunikation Herne
- 1-50 Mitarbeiter:innen
- Branche: Telecommunications
Use cases:
Data ExtractionDokumentenmanagement (DMS)Intelligente Dokumentenverarbeitung
+ 2 mehr
Was gefällt Dir am besten?
Im Vertrieb zählt jede Minute und Caya hilft mir enorm dabei, den Überblick zu behalten. Ich bekomme meine komplette Geschäftspost digital zugestellt und kann direkt vom Handy oder Laptop aus reagieren, egal ob ich gerade beim Kunden bin oder im Homeoffice arbeite. Besonders praktisch finde ich, dass ich wichtige Unterlagen sofort weiterleiten oder mit einem Klick in die passende Kategorie ablegen kann. Das nimmt mir viel organisatorischen Ballast ab.
Was gefällt Dir nicht?
Die Bedienung ist insgesamt einfach, aber manchmal wünsche ich mir ein paar individuellere Einstellungsmöglichkeiten zum Beispiel bei den Benachrichtigungen oder der Darstellung von Dokumenten. Das sind aber Kleinigkeiten, die den Gesamtnutzen nicht schmälern.
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
ich habe früher viel Zeit damit verschwendet, nach wichtigen Briefen oder Verträgen zu suchen oder Rückfragen zu klären, weil etwas untergegangen ist. Jetzt habe ich alles digital an einem Ort von Kundenverträgen bis zu internen Absprachen. Ich bin schneller, organisierter und wirke beim Kunden einfach professioneller. Für mich als Vertriebler ist das ein echter Vorteil.
“Leider nicht ganz zufrieden”
3.0
P
Vor mehr als 12 Monaten
Petra
Verifizierter Reviewer
Steuerberaterin bei
Steuerbüro Schalk
- 1-50 Mitarbeiter:innen
- Branche: Accounting
Use cases:
Dokumentenmanagement (DMS)Digitaler Posteingang
Was gefällt Dir am besten?
Die Idee an sich, seine Post online zu erhalten gefällt mir sehr gut. Jedoch ist die Umsetzung meiner Meinung nach, nicht die beste.
Was gefällt Dir nicht?
Mir gefällt es nicht dass die Einrichtung ziemlich lange gedauert hat und auch wirklich einfach war. Ausserdem werden einige Briefe erst nach ca. einer Woche eingescannt bzw. sind erst dann für mich einsichtbar. Das muss definitiv schneller gehen!
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
Briefe online zu empfangen und zu speichern, ist eine sehr gute Idee.
“Für mein Unternehmen nicht mehr wegzudenken”
5.0
M
Vor mehr als 12 Monaten
Markus
Verifizierter Reviewer
Geschäftsführer bei
Fischer Academy
- 1-50 Mitarbeiter:innen
- Branche: Education Management
Use cases:
Dokumentenmanagement (DMS)Intelligente DokumentenverarbeitungDigitaler Posteingang
Was gefällt Dir am besten?
Was mir an Caya besonders gut gefällt, ist die Art und Weise, wie das gesamte Thema "Posteingang" auf ein neues Level gebracht wird. Als Unternehmer habe ich täglich mit unterschiedlichster Korrespondenz zu tun Verträge, Rechnungen, behördliche Schreiben, Unterlagen von Partnern oder Dienstleistern. Vor Caya lag oft viel Papier auf dem Tisch, Abläufe waren langsamer, und es war schwierig, schnell zu reagieren. Jetzt wird alles digitalisiert, direkt in die passende Kategorie sortiert, und ich oder meine Mitarbeitenden können sofort darauf zugreifen.
Die Integration mit anderen Tools, die wir ohnehin nutzen, ist auch ein echter Mehrwert. So haben wir beispielsweise Dokumente direkt bei DATEV oder Google Drive verfügbar. Alles ist nachvollziehbar, sauber dokumentiert und transparent. Das entlastet uns im Alltag aber auch bei der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater oder bei internen Abstimmungen.
Was gefällt Dir nicht?
Wenn man auf einem gewissen digitalen Level arbeitet, wünscht man sich hier und da noch etwas mehr Individualisierung zum Beispiel bei den Workflows oder Benachrichtigungen. Außerdem dauert es manchmal ein wenig, bis neue Dokumente im System erscheinen gerade wenn man auf eine schnelle Reaktion angewiesen ist.
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
Vor allem löst Caya für uns das Problem der Unübersichtlichkeit im Posteingang. Kein Papierstapel mehr, keine vergessenen Briefe auf irgendeinem Schreibtisch. Alles ist digital, durchsuchbar und teamfähig. Wir sparen Zeit, haben weniger Rückfragen im Team, und keine Fristen werden mehr übersehen. Auch in stressigen Phasen etwa zum Monats oder Jahreswechsel haben wir deutlich mehr Kontrolle über unsere Abläufe.
Caya hat uns geholfen, professioneller, moderner und vor allem effizienter zu arbeiten. Es nimmt einem nicht die Arbeit ab, aber es macht sie einfacher, klarer und besser steuerbar. Ich kann es anderen Unternehmern mit wachsendem Verantwortungsbereich wirklich empfehlen.
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