Hoshii

As a sales operations manager at a mid-sized industrial supplies company, I was looking for a better way to manage the growing volume of customer emails and orders. Hoshii has helped us streamline our email workflows, identify important order details more efficiently, and handle routine customer inquiries with less manual effort. Our team can spend less time on repetitive administrative tasks and more time supporting customers and resolving complex requests. Overall, Hoshii has become a valuable part of our efforts to make daily operations more organized and efficient.

While Hoshii offers valuable automation features, the initial setup and integration with existing systems can require some time and coordination. AI-generated suggestions and extracted order details still need to be reviewed, especially when customer requests are unusual or contain incomplete information. It would also be helpful to have more flexibility to customize workflows for different customer types and internal processes. Overall, these are manageable limitations, but a smoother onboarding experience and more customization options would make the platform even better.

We use Hoshii to tackle the high volume of incoming customer emails and the time-consuming manual work involved in processing orders and responding to routine inquiries. By automating repetitive tasks and extracting relevant information from emails, Hoshii helps us handle requests more efficiently and reduces the risk of overlooking important order details. The biggest benefit is that our sales team can spend more time on customer relationships and complex issues instead of administrative work. It also gives us a more structured approach to managing incoming requests and helps make our daily operations more consistent.

The user interface is very clean, well-structured, and intuitive to navigate. You can get started right away without needing a lengthy onboarding process. It noticeably saves time in daily routines and makes recurring workflows much more efficient.

So far, I haven’t encountered any major downsides. A few more advanced features and deeper customization options could be added in future updates, but it already covers everyday needs very well.

It helps streamline our daily communication and project workflows, significantly cutting down time spent on manual coordination. As a result, our team works more efficiently, stays organized, and can focus better on core priorities.

Für kleinere und mittlere Teams ist Hoshii vor allem dann spannend, wenn das Unternehmen wächst, aber das Team nicht im gleichen Tempo mitwachsen soll oder kann. Bei uns war irgendwann der Punkt erreicht, an dem immer mehr Kommunikation, Rückfragen und wiederkehrende Aufgaben über E-Mail reinkamen. Das Problem war nicht eine einzelne Aufgabe, sondern die Summe aus allem. Hoshii nimmt genau dort Druck raus. Mails werden strukturiert, wichtige Themen sind schneller sichtbar und für viele Anfragen gibt es direkt einen brauchbaren Antwortentwurf. Dadurch muss man nicht mehr jede E-Mail komplett von vorne bearbeiten. Gerade in einem kleineren Team macht das einen großen Unterschied, weil dieselben Leute meistens gleichzeitig Kunden, Projekte, interne Themen und operative Aufgaben betreuen. Was uns besonders gefällt: Es fühlt sich nicht so an, als würde man einen komplett neuen Prozess einführen. Hoshii setzt an einem Ort an, an dem sowieso schon sehr viel Arbeit passiert – dem Postfach – und macht diese Arbeit einfach effizienter.

Ich würde mir wünschen, dass mit der Zeit noch mehr Agents und tiefere Integrationen für unterschiedliche Geschäftsprozesse dazukommen. Man sieht bei den bestehenden Automatisierungen schon gut, wie viel Potenzial darin steckt.

Für uns geht es vor allem darum, Wachstum besser abzufangen. Mehr Kunden und mehr Geschäft bedeuten normalerweise auch mehr E-Mails, mehr Rückfragen und mehr manuelle Arbeit. Ohne Automatisierung führt das schnell dazu, dass man entweder ständig überlastet ist oder zusätzliche Leute für Aufgaben einstellt, die eigentlich sehr repetitiv sind. Mit Hoshii können wir mehr Volumen mit dem bestehenden Team bewältigen. Die Leute verbringen weniger Zeit mit Sortieren, Weiterleiten und dem Schreiben ähnlicher Antworten und können sich stärker auf Kunden, Projekte und Entscheidungen konzentrieren. Für uns ist das der eigentliche Mehrwert: nicht einfach nur ein schnelleres Postfach, sondern die Möglichkeit, als Team zu wachsen, ohne dass der administrative Aufwand genauso schnell mitwächst.

Hoshii hat unseren Prozess zur Bearbeitung von Bestellungen, die per E-Mail eingehen, deutlich verbessert. Dank der API-Integration mit unserem ERP-System können wir Bestellungen nach der Dokumentenanalyse direkt in unser System übertragen, ohne die Daten manuell erfassen zu müssen. Besonders gut gefällt mir, wie Hoshii klassische Automatisierung mit den Möglichkeiten von KI verbindet. Die Analyse von PDF-Dokumenten unter Berücksichtigung der Position einzelner Elemente und Produkte im Dokument funktioniert sehr zuverlässig. Gerade bei komplexeren Formularen und Bestellungen ist eine solche Lösung mit typischen Automatisierungsplattformen wie Make oder n8n deutlich schwieriger umzusetzen. Ein grosser Vorteil ist ausserdem, dass Hoshii nicht nur aus einzelnen Automatisierungen besteht, sondern ein fertiges Werkzeug für die tägliche Arbeit im Team ist.

Mir fehlt eine Desktop-Anwendung, mit der man Bestellungen oder E-Mails lokal auf dem Computer verwalten könnte. Sehr hilfreich wäre eine Anwendung mit einer einfachen Benutzeroberfläche, in die man Dokumente per „Drag & Drop“ ziehen, die Analyse starten, die erkannten Daten überprüfen und die Bestellung anschliessend direkt an das ERP-System weiterleiten könnte. Eine solche Arbeitsweise würde die tägliche Bestellbearbeitung noch einfacher und schneller machen. Ich hoffe, dass im Zuge der weiteren Entwicklung von Hoshii auch eine solche Lösung in Zukunft verfügbar sein wird.

Hoshii verkürzt vor allem die Zeit, die für die Bearbeitung von Bestellungen benötigt wird, und reduziert die Anzahl der manuellen Arbeitsschritte. Das ist besonders wichtig, wenn innerhalb kurzer Zeit viele Bestellungen verarbeitet werden müssen. Die Automatisierung verringert zudem den Zeitdruck und den damit verbundenen Stress, da ein Teil der wiederkehrenden Aufgaben vom System übernommen wird. Als Informatiker mit Interesse an KI und Automatisierung sehe ich in Hoshii ein sehr grosses Potenzial. Besonders interessant finde ich die Kombination aus Dokumentenanalyse, KI-Agenten und der Integration in bestehende ERP-Systeme. Dieser Ansatz ermöglicht es, nicht nur einzelne Aufgaben, sondern schrittweise ganze Geschäftsprozesse zu automatisieren. Meiner Meinung nach sind die Möglichkeiten für die weitere Entwicklung solcher Lösungen sehr vielfältig.

wir nutzen Hoshii seit nun mehr als 3 Monaten und lieben das tool. Die Einführung hat dank Alexander super geklappt und intern konnten wir das ganze Team begeistern. Wir nutzen Hoshii vor allem als Bestellverarbeitungs platform, sind gerade aber auch die gesamte workstation am testen.

Meckern auf hohem Niveau natürlich, aber die ganzen Updates bedeuten viel neues in kurzer Zeit. Wir bemühen uns da mitzuhalten!

Wir erhalten soviele Mails, wird nun alles sauber aufbereitet und die Bestellungen sind automatisier! Mit dem Test der Workstation (cloud platform) wollen wir den Email Wahnsinn Einhalt gebieten.

Hoshii hilft mir vor allem dabei, im Arbeitsalltag den Überblick zu behalten. Bei vielen verschiedenen Kunden, Projekten und Themen kommen schnell sehr viele E-Mails und Aufgaben zusammen. Mit Hoshii kann ich diese besser strukturieren und gleichzeitig wiederkehrende Arbeitsschritte automatisieren. Dadurch verbringe ich weniger Zeit mit manueller Arbeit und kann mich schneller auf die eigentlich wichtigen Themen konzentrieren.

Am Anfang braucht es etwas Zeit, bis man herausgefunden hat, wie man Hoshii für den eigenen Arbeitsalltag am besten nutzt. Gerade weil es viele Möglichkeiten gibt, muss man sich zuerst ein bisschen damit beschäftigen. Sobald man seinen Workflow gefunden hat, wird die Nutzung aber schnell intuitiver.

Für mich löst Hoshii vor allem das Problem, dass Informationen und offene Themen über sehr viele E-Mails verteilt sind. Gerade wenn man parallel an mehreren Kunden und Projekten arbeitet, spart es viel Zeit, wenn Informationen automatisch strukturiert und wiederkehrende Arbeitsschritte übernommen werden. Dadurch behalte ich leichter den Überblick und habe mehr Zeit für die Themen, die tatsächlich meine Aufmerksamkeit brauchen.

What I like most about Hoshii is its focus on automating repetitive business processes with AI agents. It can reduce manual tasks and make everyday workflows more efficient, which lets me spend more time on higher-value activities.

What I dislike is that AI-based automation still requires setup and human oversight. I hope this will be minimised in the future.

Hoshii helps solve repetitive, time-consuming business tasks by automating parts of everyday workflows. The main benefit is increased efficiency.

I recently had Hoshii presented to me and was impressed by how well thought-out the product is. The idea of consolidating shared and personal inboxes into one interface, with automatic triage and AI-drafted replies that stay human-in-the-loop, addresses a real pain point for operations teams dealing with high email volumes. What stood out to me in particular is the range of integrations with existing systems and the option to use AI models without internal data leaving the company. Coming from an IT infrastructure background, I consider data control a key requirement, and it is good to see it taken seriously. The team came across as competent and approachable, and the product seems to be evolving quickly. I will definitely consider Hoshii for upcoming projects where email-driven processes and workflow automation play a role.

Based on the product presentation I have seen so far, I honestly have nothing to criticize at this point.

Automated triage of incoming emails Streamlined email-driven workflows Integration with existing systems Data stays within the company

Hoshii keeps things simple and practical. It feels like the product is built around real problems rather than adding features just for the sake of it. The overall approach is straightforward, modern and easy to understand.

nothing! I think there's still potential, but I also realize that the company is still young

In different situations Hoshii helps to collect information, check what is missing and decide who needs to act on it - very convenient. This is especially important in complex sales situations involving various stakeholders.

Es vereinfacht die interne Kommunikation und Bearbeitung von Mails stark. Mit Hoshii werden interne Prozesse und Workflows effizienter und schneller.

Alles sehr hilfreich. Was helfen würde sind Prozesse, die noch stärker auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten sind.

1. Problem: Zu viel manuelle Arbeit. Lösung: Hoshii automatisiert repetitive Aufgaben. 2. Problem: Informationen sind über verschiedene Systeme verteilt. Lösung: Hoshii bringt sie an einem Ort zusammen. 3. Problem: Kundenanfragen dauern zu lange. Lösung: Hoshii beschleunigt die Bearbeitung.

The simplicity EASY OF USE and integration with existing systems . tested with advanced AI such as QUICK and Bedrock and looking for additional systems

Further insights on business via additional data connectors; switch from UI we used is pretty easy but requires just a bit of adjustment

Daily operations of processing orders and customer interaction is much simpler and straightforward. No need to integrate and modify inputs (pdf, txt or database or email text)

Hoshii has significantly improved the way our teams handle incoming customer communications. The platform can analyse emails, understand the customer's intent, retrieve relevant information from connected business systems and generate high-quality response drafts within seconds. Before implementing Hoshii, our customer service team spent a considerable amount of time searching through ERP and CRM systems to gather information required for answering routine inquiries. Today, much of that work is automated, allowing employees to focus on more complex customer interactions. We were particularly impressed by the accuracy of the email classification capabilities. Hoshii reliably identifies different types of requests, such as order status inquiries, product information requests, complaints or pricing questions and initiates the appropriate workflow.

The initial setup requires some effort, especially when integrating multiple internal systems and defining company-specific workflows. Like any AI solution, there is also a learning phase during which the models benefit from feedback and optimisation. In highly specialised cases that require expert judgment, human review remains necessary. However, this is expected and does not diminish the overall value of the solution.

Our organization receives a large number of repetitive customer inquiries every day. Hoshii helps us automate a significant portion of the information gathering and response creation process. As a result, we have been able to reduce response times, improve consistency across customer communications and increase overall team productivity without expanding headcount.

Me and the them get swamped with emails by multiple stakeholders and requests everyday. Hoshii reads my inbox and triages out the not important stuff. When I open gmail in the morning, I have a better overview on what needs to get done. This reduces my stress level.

Currently the agentic skills are limited to 3-5. I hope there will be more in the future.

Obviously the email overload, and getting information out of the CRM. I have a lot of context switches during the day, and I lose a lot of time looking into a client conversation and getting up to date. We also struggled to find measurable agentic-to-system flows. With Hoshii, I spend less time searching for information and switching between tools, and more time actually getting things done.

Ich bekomme täglich dutzende emails zu verschiedenen bauprojekten und Aufträgen mit PDFs, Excel usw. Ich kann für jedes Projekt eine Knowledge Base anlegen und Hoshii schreibt mir detaillierte Antworten vor. Das spart mir 1-2h admin zeit pro Tag, vorallem wenn es einfache Anfragen zu einer rechnung oder status updates sind.

In der Baubranche laufen viele Projekt von Partner grossteils via smino. Da gibt es mehr tiefe vorallem auf der Terminplanung was Hoshii nicht anbietet. Auch das Dritte die Projekte einsehen können bzw. Zugang erhalten ist mit Hoshii nicht möglich.

Ich habe teilweise 170 ungelesene emails und 200+ vorgemerkte emails. Mir hilft Hoshii schnell zu sehen was relevant ist und liefert gleich auch noch die informationen die ich brauche aus meine Dateien.

As a café owner, I’m constantly switching between customers, staff, suppliers and admin. Hoshii helps me keep the inbox under control without having to sit at a laptop all day. It sorts incoming emails and gives me answer drafts, which is especially useful for supplier questions, event requests and general inquiries

I’d love to see more ready-made agents for small hospitality businesses. There are a lot of recurring tasks in a café that could probably be automated even further.

Mostly staying on top of communication while actually running the café. Before, emails would pile up until I had a quiet moment. Now I can see what needs attention quickly and get replies out much faster.