Dokumentenarchivierung – Unterlagen sicher und regelkonform aufbewahren

Verträge, Personalunterlagen, Belege – ohne sie läuft in Unternehmen nichts. Unternehmen müssen daher einen Weg finden, ihre Dokumente sicher und rechtskonform aufzubewahren. Ansonsten drohen ihnen Rechtsstreitigkeiten und der Verlust wichtiger Daten. Doch was zeichnet eine verlässliche Dokumentenarchivierung aus? Welche rechtlichen Grundsätze müssen erfüllt werden? Und welche Tools kommen zum Einsatz? Die Antworten auf all diese Fragen, findest du in unserem Beitrag.

Was bedeutet Dokumentenarchivierung?

Bei der Dokumentenarchivierung geht es um die langfristige Aufbewahrung von inaktiven Dokumenten. Dabei handelt es sich um statische Dokumente – Dokumente, die nicht geändert werden können und nicht regelmäßig Verwendung finden. Nur inaktive Dokumente kommen für die Archivierung infrage. Dynamische Dokumente, die im Tagesgeschäft eines Unternehmens aktiv genutzt werden, eignen sich hingegen nicht für die Archivierung.

Beispiel: Du handelst einen Vertrag mit einem Lieferanten aus und schickst mehrere Entwürfe hin und her – dann handelt es sich um ein dynamisches Dokument. Sobald der Vertrag jedoch unterzeichnet wurde, handelt es sich um ein dauerhaftes, statisches Dokument. Diese Unterlagen werden dann so lange aufbewahrt, bis sie in der Zukunft wieder abgerufen werden müssen.

Die Archivierung von inaktiven Dokumenten ist oft aus rechtlichen Gründen, zur Einhaltung von Vorschriften oder für den Fall erforderlich, dass sie für eine Prüfung benötigt werden. Archivierte Dokumente sollten daher immer leicht auffindbar sein, auch wenn sie nicht regelmäßig genutzt werden.

Du kannst Dokumente sowohl physisch als auch digital archivieren. In der heutigen Zeit bevorzugen jedoch die meisten Unternehmen eine digitale Dokumentenarchivierung ihrer physischen Unterlagen. Das hat den Vorteil, dass es einfacher und kostengünstiger ist, digitale Dokumente langfristig aufzubewahren. Es gibt aber auch Unternehmen, die hybride Archive nutzen, die physische als auch digitale Unterlagen enthalten.

Diese Dokumente müssen archiviert werden

Als Unternehmer*in musst du die Richtlinien der GoBD (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Dokumentation) beachten. Diese gelten für Unternehmen aller Art und Größe und auch Freiberufler*innen müssen sich mit den Vorgaben auseinandersetzen. Darin gibt der Gesetzgeber vor, dass steuerrelevante Unterlagen GoBD-konform archiviert werden müssen. Hierzu zählen insbesondere folgende Dokumentenarten:

• Bilanzen: Jahresbilanzen und die Eröffnungsbilanz
• Buchungsbelege von ein- und ausgegangenen Rechnungen
• Grundbuch, Haupt- und Nebenbücher
• Geschäfts- und Handelsbriefe
• Lagerberichte
• Inventare
• Dokumente, die unter Artikel 15, Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex fallen
• Sonstige zur Besteuerung relevanten Unterlagen, wie zum Beispiel Personalunterlagen

Für die archivierungspflichtigen Dokumente gilt grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Demgegenüber stehen Frachtbriefe, Lieferscheine, Angebote mit Auftragsfolge sowie Lohnlisten für Sonder-, Zwischen- und Endzahlen. Diese Dokumente müssen lediglich sechs Jahre lang aufbewahrt werden.

Warum ist die Dokumentenarchivierung wichtig?

Eine regelkonforme Dokumentenarchivierung ist nicht ausschließlich rechtlich relevant, sondern bietet darüber hinaus folgende Vorteile:

Dokumente sind ständig verfügbar

Insbesondere bei der elektronischen Dokumentenarchivierung hast du all deine Unterlagen an einer zentralen Stelle und kannst somit unabhängig von Zeit und Standort auf sie zugreifen. Dies ermöglicht auch nach mehreren Jahren ein schnelles Finden benötigter Dokumente.

Die Dokumente werden sicher aufbewahrt

Dokumente sind ein Kernelement aller bedeutsamen Geschäftsprozesse. Sie müssen daher vor Diebstahl und Verlust geschützt werden. Kommen sie zum Beispiel durch einen Brand oder eine unprofessionelle Aufbewahrung zu Schaden, kann dies ganze Prozesse im Finanzwesen oder Vertrieb lahmlegen. Indem du deine Dokumente und Verträge digital archivierst, sind sie vor derartigen Vorkommen geschützt.

Vermeidung von Rechtsstreitigkeiten

Indem du deine Dokumente rechtssicher archivierst, gehst du Rechtsstreitigkeiten aufgrund von Gesetzesverstößen aus dem Weg. Hierzu speicherst du deine Dokumente auf zertifizierten Storage-Systemen. Auf diese Weise werden deine Belege unter Berücksichtigung von Aufbewahrungsfristen unveränderbar und langfristig stabil aufbewahrt.

Zeit- und Kostengewinn

Bei der digitalen Archivierung deiner Dokumente reduzierst du deine Aufbewahrungskosten und sorgst für kürzere Recherche- und Bearbeitungszeiten. Schließlich ist das digitale Archivieren von Dokumenten das Grundelement automatisierter Arbeitsprozesse.

Wie funktioniert die Dokumentenarchivierung?

Die Archivierung von Dokumenten ist ein mehrstufiger Prozess, wobei die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems als Voraussetzung gilt. Zudem erfordert die Dokumentenarchivierung ständige Aufmerksamkeit, um ein Archiv auf dem neuesten Stand und obendrein sicher zu halten.

1. Bestimme deinen Bedarf
   ⁠Der erste Schritt bei der Archivierung von Dokumenten besteht darin, die Gründe für die Notwendigkeit dieser zu ermitteln. Ebenso solltest du bestimmen, was du mit der Archivierung erreichen willst und wie oft und von wem die archivierten Dokumente eingesehen werden müssen.
2. Sortiere überflüssige Dokumente aus
   ⁠Nicht jedes Dokument, das du besitzt, muss langfristig aufbewahrt werden. Halte dich einfach an die oben genannten Dokumentenarten, die aus rechtlichen und prüfungsrelevanten Gründe zu archivieren sind. Dabei solltest du nicht benötigte Unterlagen sicher schreddern. Schließlich willst du nicht Zeit und Speicherplatz für die Archivierung von Dokumenten verschwenden, die du nie brauchen wirst.
3. Erstelle einen Aufbewahrungszeitplan
   ⁠Wie bereits erwähnt, gelten für die einzelnen Dokumentenarten auch verschiedene Aufbewahrungsfristen. Erstelle deshalb einen Aufbewahrungsplan, aus dem klar ersichtlich wird, wie lange bestimmte Unterlagen gespeichert werden müssen und ob, bzw. wann diese gelöscht werden können.
4. Lege einen geeigneten Speicherort fest
   ⁠Jetzt geht es darum, zu klären, wo deine Dokumente archiviert werden sollen. Physische Archive kannst du vor Ort, in einem sicheren Lager oder bei einem professionellen Archivierungsdienst einrichten. Aus genannten Gründen empfehlen wir jedoch die digitale Dokumentenarchivierung. Digitale Dokumente können entweder auf deinen eigenen Servern oder extern in einer Cloud gespeichert werden. Die Cloud-Variante ist besonders beliebt, da sie den Zugriff von jedem beliebigen Standort aus ermöglicht. Darüber hinaus entfällt der Aufwand für die regelmäßige Wartung und Verwaltung durch deine IT-Abteilung.
5. Importieren und Verarbeiten der Dokumente
   ⁠Beim Aufbau eines digitalen Dokumentenarchivs werden die vorhandenen physischen Dokumente in ein elektronisches Format umgewandelt und verarbeitet. Dabei musst du die Dokumente einscannen (im PDF-Format) und die gescannten Dateien dann mithilfe der OCR-Technologie (Optical Character Recognition) in indexierbaren Text umwandeln.
6. Übertrage die Dokumente in das Archiv
   ⁠Nachdem du die physischen Dokumente eingescannt und aufbereitet hast, kannst du sie mit den vorhandenen digitalen Dokumenten zusammen an das Dokumentenarchiv senden. Nutzt du ein separates analoges Archiv, dann gehen deine physischen Dokumente dorthin.

Welche Anforderungen gibt es an eine GoBD-konforme Archivierung?

Ordnungsmäßigkeit

• klare Sortierung nach Datum, Sender, Empfänger und Geschäftsbereich
• Regelungen, Datenstrukturen und Abläufe werden im Vorlauf über ein Dokumentenmanagement-System definiert

Nachvollziehbarkeit

• nachvollziehbare Speicherung von Dokumenten (zum Beispiel Unterscheidung zwischen Bar-Einnahmen und bargeldlosen Transaktionen)
• keine Buchung ohne Beleg

Lückenlosigkeit

• alle Daten müssen lückenlos archiviert werden
• jedem Geschäftsabschluss muss ein Beleg mit bestimmten Informationen zugeordnet werden können
• Beispiel Rechnung: Datum, Belegnummer, Absender, Empfänger, Menge und der Betrag müssen enthalten sein

Richtigkeit

• geschäftliche Vorgänge müssen wahrheitsgetreu dokumentiert werden
• Angaben müssen den tatsächlichen Umständen entsprechen
• alle erforderlichen Daten für die Kontierung müssen vorhanden sein

Rechtzeitigkeit

• zwischen Dokumenteneingang und der Buchung und Archivierung dürfen nicht mehr als zehn Tage liegen
• für Kassensysteme und Einnahmen in Bar gilt eine tägliche Buchungsfrist

Dokumentation

• erfordert Verfahrensdokumentation – Inhalte, Vorgänge und Endresultate aus dem Datenverarbeitungssystem werden dort protokolliert
• steuerlich relevante Unterlagen müssen in einem indizierten Archivsystem abgelegt werden
• Unveränderbarkeit und Lesbarkeit müssen auch bei digital archivierten Dokumenten sichergestellt sein
• die verwendete Hard- und Software muss gegen Angriffe abgesichert werden
• die Modifizierung von Daten erfordert eine Protokollierung
• Papierdokumente dürfen nach ihrer Digitalisierung nur dann vernichtet werden, wenn keine rechtlichen Gründe dem entgegenstehen
• Dokumentenarchivierung kann nicht einfach als PDF in der Cloud oder auf einem Datenträger gesichert werden
• Nutzung einer professionellen Archivierungssoftware wird vorausgesetzt
• digital erfasste Dokumente sowie Handels- und Geschäftsbriefe müssen im Ursprungsformat aufbewahrt werden

Was bedeutet revisionssichere Archivierung?

Als revisionssichere Archivierung gilt eine gesetzeskonforme Aufbewahrung von Dokumenten. Das heißt, dass die Archivierung hinsichtlich Vollständigkeit, Ordnungsmäßigkeit, Verfügbarkeit, Unveränderlichkeit, Nachvollziehbarkeit und Sicherheit, den rechtlichen Regelungen entsprechen muss. Wichtig ist hierbei, dass die revisionssichere Archivierung den gesamten Prozess der Dokumentenablage berücksichtigt und sich nicht ausschließlich auf die technischen Aspekte konzentriert. Daher entscheidet auch der Prozessbezug, ob ein Dokumentenarchivierungs-System als revisionssicher gilt.

Ist die digitale Archivierung rechtlich geregelt?

In der Neufassung der GoBD werden auch die gesetzlichen Richtlinien zur digitalen Dokumentenarchivierung festgehalten. Dir dortigen Regelungen umfassen beispielsweise die Richtigkeit und Vollständigkeit sowie Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit digitaler Unterlagen. Sie werden um das Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen (GeschGehG) und die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ergänzt.

Welche Softwares eignen sich für die Dokumentenarchivierung?

Wie bereits erwähnt, entscheiden sich die meisten Unternehmen dazu, ihre Dokumente digital zu archivieren. Hierzu greifen sie auf Dokumentenarchivierungs-Software zurück, mit der sie relevante Unterlagen an einem zentralen, sicheren Ort speichern. Im Folgenden findest du eine Übersicht der besten Programme zur Dokumentenarchivierung:

Microsoft OneDrive for Business

DocuWare

heyData

CAYA

Dropbox Business

Filestage

enaio® by OPTIMAL SYSTEMS

Adobe Document Cloud

Sawayo

empower

Auf OMR Reviews findest du einen ausführlichen Vergleich der genannten Tools sowie zahlreiche weitere Dokumentenmanagement-Softwares und Anbieter.