enaio® by OPTIMAL SYSTEMS

4.5 / 8 reviews

Was ist enaio® by OPTIMAL SYSTEMS?

enaio® ist ein ganzheitliches Full Feature-DMS für ein organisationsweites Informationsmanagement. Mit elektronischen Akten, standortübergreifender Kollaboration, automatisierten Workflows und revisionssicherer Archivierung wird Dokumentenmanagement fit für das digitale Zeitalter gemacht. Nutzer:innen profitieren von einem papierlosen Büro und Effizienzsteigerungen in allen Arbeitsgängen. Das enaio®-DMS ist modular aufgebaut: Dank eines leistungsstarken Portfolios von über 100 Lösungen und breitem Support für Industriestandards und -normen integriert sich dieses DMS nahtlos in bestehende IT-Infrastrukturen.

So schätzen User das Produkt ein

8.8

Benutzerfreundlichkeit

Dokumentenmanagement

Kategorie-Durchschnitt: 9.1

8.8

Erfüllung der Anforderungen

Dokumentenmanagement

Kategorie-Durchschnitt: 9.2

7

Kundensupport

Dokumentenmanagement

Kategorie-Durchschnitt: 8.4

8.2

Einfache Einrichtung

Dokumentenmanagement

Kategorie-Durchschnitt: 8.8

enaio® by OPTIMAL SYSTEMS Screenshots

enaio® by OPTIMAL SYSTEMS Screenshot #0
enaio® by OPTIMAL SYSTEMS Screenshot #1
enaio® by OPTIMAL SYSTEMS Screenshot #2
enaio® by OPTIMAL SYSTEMS Screenshot #3
enaio® by OPTIMAL SYSTEMS Screenshot #4
enaio® by OPTIMAL SYSTEMS Screenshot #5

enaio® by OPTIMAL SYSTEMS Funktionen

Plattform

Leistung & Zuverlässigkeit

Berichterstattung und Audit

Datensatzintegrationen

Zusammenarbeit

Gleichzeitiges Editieren

Dateieinsicht

Dateifreigabe

Änderungsüberwachung / Audit-Protokolle

Administration

Geräte-Management

Benutzer- und Rollenverwaltung

Single Sign-On (SSO)

Richtlinien und Kontrollen

Sicherheit

Dateiverwaltung

Geräte-Synchronisation

Web-Interface

Dateityp-Unterstützung

Suchfunktion

Mobile Apps

Metadaten

OCR Scanner

Updates

Kollaboration

Dokumentzusammenstellung

Workflow

Prozessautomatisierung

Bedingungen

Aktivitäten

Datenverwaltung

enaio® by OPTIMAL SYSTEMS Erfahrungen & Reviews

“ECM mit Workflow und anderen Extras. Viele Erweiterungs- und Schnittstellenmöglichkeiten.”

S
Stephanie
Personalreferentin bei
Omexom
Construction
Verifizierter Reviewer

Was gefällt Dir am besten?

Enaio bietet vielfältige Möglichkeiten der Anpassung an den eigenen Bedarf. Nach entsprechenden Trainings für die eigene IT Abteilung können die meisten Anpassungen und Erweiterungen selbständig vorgenommen werden. Die Zusammenarbeit mit kompetenten Projektleiter:Innen seit vielen Jahren.

Was gefällt Dir nicht?

Die Qualität des Supports schwankt stark abhängig vom jeweiligen Mitarbeitenden. Wir hatten zwischenzeitlich Performance Probleme - die Lösung hat zu viel Zeit in Anspruch genommen.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Wir haben enaio als digitale Personalakte im Einsatz mit vielen erweiterten Funktionen, wie Workflows, Übertragung der Entgelt-, Zeitnachweise etc. aus SAP, Verwaltung von Qualifikationen der Mitarbeitenden sowie Abruf bestimmter Inhalte aus der Akte durch Mitarbeitende und Führungskräfte.

“Sehr gute Kommunikation mit Optimal Systems, lösungsorientiert, gutes Preis-/Leistungsverhältnis ”

R
Roland
Senior Application Manager bei
Soluvia IT
Information Technology and Services
Verifizierter Reviewer

Was gefällt Dir am besten?

Vielseitigkeit der enaio-Lösungen in allen Bereichen entlang der Wertschöpfungskette, Vielfalt der Schnittstellen-Technologien, Skalierbarkeit des Systems

Was gefällt Dir nicht?

Eigene Produkt-Innovationen für aktuelle Technologien und Erweiterung des Standard-Produktportfolios,

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Zentrales elektronisches Dokumentenarchiv im Konzern, standardisierte eAkten- und Dokumenten-Verwaltung in den verschiedenen Organisationen, differenzierte Rechtesteuerung bis auf Dokumentenebene in der integrierten Benutzer- und Zugriffsrechte-Verwaltung

“Die Software ist clever durchdacht und ermöglicht es viele Szenarien umzusetzen ”

S
Stefan
IT Administrator bei
Omexom Deutschland
Industrial Automation
Verifizierter Reviewer

Was gefällt Dir am besten?

Die Software lässt sich individuell an die Bedürfnisse des Kunden anpassen. Es können vom Kunden nach einer Schulung auch selbst viele Änderungen und Anpassungen vorgenommen werden. Durch die Funktionalität des Webclients können auch einfach Tablets oder Smartphones mit der Applikation arbeiten.

Was gefällt Dir nicht?

Leider ist der Support von Optimal Systems nicht der Beste. Offene Fälle bleiben über Monate bestehen. Auch bei größeren Störungen (die man zum Glück kaum hat) ist die Wartezeit zur Beseitigung lang.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Die Software wird bei uns als digitale Personalakte eingesetzt. Man kann schnell individuelle Anpassungen nach Wünschen der Endbenutzer anpassen. Berechtigungskonzept, Mitarbeiterzugriff, Volltextsuche etc. alles ist möglich.

“Wir sparen mit enaio enorm viel Zeit ein!”

T
Timo
IT Administrator bei
Akademie Überlingen GmbH
Education Management
Verifizierter Reviewer

Was gefällt Dir am besten?

Schnelle Suche von Daten. Schnelle Bearbeitung von internen Workflows. Übersichtlichkeit und Benutzerfreundlichkeit des enaio Clients.

Was gefällt Dir nicht?

Relativ lange Bearbeitungszeiten von beauftragten CRs. Eigene Bearbeitung oder Umsetzung von Ideen nur mit Hilfe von Programmierkenntnissen umsetzbar.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Bearbeitung von Eingangsrechnungen über mehrere Standorte hinweg. Dadurch fällt der Postweg bei uns komplett weg, was früher mehrere Tage in Anspruch genommen hat.

“Kompetente Umsetzung durch zuverlässige Mitarbeiter.”

A
Andreas
CFO
Retail
Verifizierter Reviewer

Was gefällt Dir am besten?

Durch den Einsatz von enaio hat sich die Verfügbarkeit der benötigten Unterlagen deutlich erhöht. Die Schnelligkeit der Zugriffsmöglichkeiten auf einzelne Vorgänge hat sich verbessert. Insgesamt ist der Prozess smarter.

Was gefällt Dir nicht?

In einigen Prozesse stößt enaio (anscheinend) an seine Kapazitätsgrenzen und kann einzelne Vorgänge in Zusammenarbeit mit dem ERP-System nicht verarbeiten.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Hohe Verfügbarkeit, Schnelligkeit in der Abarbeitung der Vorgänge

“Ein sich stetig verbesserndes ECM-System unter dem Dach eines internationalen Konzerns. ”

O
Olaf
Abteilungsleiter Betriebsorganisation
Versicherung
Verifizierter Reviewer

Was gefällt Dir am besten?

Ortsungebundenes Arbeiten, standardisierte Archivierung von Dokumenten, Suchmöglichkeit im Volltext sowie unter Verwendung von vorabdefinierten Attributen, Schnittstellenanbindung zu unseren Fachverfahren;

Was gefällt Dir nicht?

Implementierung von Workflows stellt Entwickler vor Herausforderungen; Aufbringung von Anmerkungen auf Dokumenten umständlich und nicht revisionssicher

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Ortsungebundenes Arbeiten, standardisierte Archivierung von Dokumenten, Suchmöglichkeit im Volltext und unter Verwendung von vorabdefinierten Attributen, Schnittstellenanbindung zu unseren Fachverfahren

“Starke Dokumentenablage mit sehr guter Suchfunktionalität.”

T
Thomas
Head of IT bei
alstria Office REIT-AG
Real Estate
Verifizierter Reviewer

Was gefällt Dir am besten?

Strukturierte Dokumentenablage, sehr gute Suchfunktionen zu Dokumenten, einfache Erstellung von Workflows, durch angebotenen REST-Webservice ist ein schneller Zugriff auf Dokumente auch über andere Programmen jederzeit möglich.

Was gefällt Dir nicht?

Noch mehr Fokus auf den Webclient legen. Der Windows-Client könnte ein wenig moderner sein.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Strukturierte Ablage von Dokumenten, sowie Erstellung von digitalen Gebäude- und Mieterakten. Durch Nutzung der Webservice-Funktionalität von enaio, Einbettung von Dokumenten in andere Applikationen, wie bspw. ERP-System.
Antwort von enaio® by OPTIMAL SYSTEMS:

Vielen Dank für das Feedback! Auch wir sehen den Webclient als wichtiges Tool für den Arbeitsplatz der Zukunft, weshalb wir kontinuierlich an der Feature-Erweiterung arbeiten.

Viele Grüße

Das Team von OPTIMAL SYSTEMS Customer Care

“Wir sind seit 2006 zufriedener Kunde von OS.”

s
stefan
IT-Teamleiter Entwicklung bei
Presse-Druck und Verlags GmbH
review.industries.newspapers
Verifizierter Reviewer

Was gefällt Dir am besten?

Das ist System ist sehr einfach in der Administration und die Anwender kommen nach kurzer Einarbeitung klar mit dem System. die Möglichkeiten im Backend sind sehr vielfältig und wir können verschiedene Auswertungen auch durch Nutzer im Client ausführen lassen.

Was gefällt Dir nicht?

Im Bereich Support gibt es noch Nachholbedarf. Der Support hat sich mit dem Wachstum der Firma in den letzten 5-6 Jahren deutlich verschlechtert. Bei Spezialthemen wir Capture oder Verifier gibt es zu wenige versierte Ansprechpartner und damit kommt es teilweise zu langen Ticketlaufzeiten.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Speicherung aller SAP Dokumente. Dokumentenworkflows von SAP zu Umsystemen, HR-Akte, Vertragsakte.
Antwort von enaio® by OPTIMAL SYSTEMS:

Vielen Dank für das Feedback, das wir intern auswerten und weitergeben werden. Es tut uns leid, dass es beim Kontakt mit unserem Support teilweise zu Verzögerungen gekommen ist. Wir arbeiten kontinuierlich daran, unseren Service zu optimieren. Um eventuell offene Fragen zu Capture oder Verifier zu lösen, melden wir uns in Kürze noch einmal direkt.

Viele Grüße

Das Team von OPTIMAL SYSTEMS Customer Care

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