DokumentenmanagementDatenschutz Management
Tim Fischer
11.8.2023
Dokumentenlenkung: Definition, Normen & Tools 
enaio® by OPTIMAL SYSTEMS
4,5 (16 Bewertungen)
Die besten enaio® by OPTIMAL SYSTEMS Alternativen
Item 1 of 8
So schätzen User das Produkt ein
8.1
Benutzerfreundlichkeit
Dokumentenmanagement
Kategorie-Durchschnitt: 8.9
8.8
Erfüllung der Anforderungen
Dokumentenmanagement
Kategorie-Durchschnitt: 9.1
7.6
Kundensupport
Dokumentenmanagement
Kategorie-Durchschnitt: 8.9
7.3
Einfache Einrichtung
Dokumentenmanagement
Kategorie-Durchschnitt: 8.7
Weiterführende Links
enaio® by OPTIMAL SYSTEMS Screenshots & Videos
enaio® by OPTIMAL SYSTEMS Funktionen
Item 1 of 5
Plattform
Leistung & Zuverlässigkeit
Berichterstattung und Audit
Datensatzintegrationen
Leistung & Zuverlässigkeit
Berichterstattung und Audit
Datensatzintegrationen
Zusammenarbeit
Gleichzeitiges Editieren
Dateieinsicht
Dateifreigabe
Änderungsüberwachung / Audit-Protokolle
Gleichzeitiges Editieren
Dateieinsicht
Dateifreigabe
Änderungsüberwachung / Audit-Protokolle
Administration
Geräte-Management
Benutzer- und Rollenverwaltung
Single Sign-On (SSO)
Richtlinien und Kontrollen
Sicherheit
Geräte-Management
Benutzer- und Rollenverwaltung
Single Sign-On (SSO)
Richtlinien und Kontrollen
Sicherheit
Dateiverwaltung
Geräte-Synchronisation
Web-Interface
Dateityp-Unterstützung
Suchfunktion
Mobile Apps
Metadaten
OCR Scanner
Updates
Kollaboration
Dokumentzusammenstellung
Geräte-Synchronisation
Web-Interface
Dateityp-Unterstützung
Suchfunktion
Mobile Apps
Metadaten
OCR Scanner
Updates
Kollaboration
Dokumentzusammenstellung
Workflow
Prozessautomatisierung
Bedingungen
Aktivitäten
Datenverwaltung
Prozessautomatisierung
Bedingungen
Aktivitäten
Datenverwaltung
Der Anbieter kommuniziert keine Preisinformationen. Dies ist eine übliche Praxis für Softwareanbieter und Dienstleister. Alternativ könnt Ihr den Anbieter kontaktieren, um aktuelle Preise zu erfahren.
enaio® by OPTIMAL SYSTEMS Erfahrungen & Reviews (16)
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Häufige Stichwörter
“Wir haben ein digitales Langzeitarchiv unserer Belege realisieren können.”
M
In den letzten 12 Monaten
Michael Reinhardt
Verifizierter Reviewer
Abteilungsleiter
bei
expert Warenvertrieb GmbH
- 51-1000 Mitarbeiter:innen
- Branche: Retail
“Ein ECM Tool, welches viele Wünsche erfüllbar macht.”
Herkunft der Review
F
Vor mehr als 12 Monaten
Franziska
Verifizierter Reviewer
Senior IT Administrator
bei
Schnellecke
- 1001+ Mitarbeiter:innen
- Branche: Logistics and Supply Chain
Was gefällt Dir am besten?
Optimal Systems bietet sowohl für Anwender als auch für Administratoren sehr ausführliche, klar strukturierte und verständliche Schulungen an. Dadurch wird der Umgang mit der Software für beide Personengruppen sehr vereinfacht. Sollte es dennoch einmal Probleme geben, steht ein sehr kompetenter Support zur Verfügung.
Was gefällt Dir nicht?
Die Optik von enaio erscheint leider nicht sehr modern, sondern erinnert eher an ältere MS Office Produkte. Dadurch wirkt es für den Endanwender auf den ersten Blick zwar vertraut, aber nicht attraktiv.
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
Wir verwenden enaio zur digitalen Dokumentenablage und zur revisionssicheren Ablage von Dokumenten. Als Vorteil sehen wir hier die vorhandene Volltextsuche, die es uns ermöglicht, Dokumente schnell und einfach zu finden. Dadurch dient das Tool auch als eine Art Knowledge Base.
Antwort von enaio® by OPTIMAL SYSTEMS:
Vielen Dank für die Review! Die positive Erfahrung mit unseren Schulungen und unserem Support freut uns sehr. Das Feedback zur Gestaltung unserer Nutzeroberfläche werden wir an die entsprechenden Kolleginnen und Kollegen weitergeben. Wir arbeiten kontinuierlich daran, die User Experience von enaio® zu optimieren und insbesondere auch den Webclient weiter auszubauen - für eine reibungslose Nutzung auch von unterwegs aus.
Weiterhin viel Freude mit enaio®!
Viele Grüße Das Team von OPTIMAL SYSTEMS Customer Care
“ECM mit Workflow und anderen Extras. Viele Erweiterungs- und Schnittstellenmöglichkeiten.”
Herkunft der Review
S
Vor mehr als 12 Monaten
Stephanie
Verifizierter Reviewer
Personalreferentin
bei
Omexom
- 1001+ Mitarbeiter:innen
- Branche: Construction
Was gefällt Dir am besten?
Enaio bietet vielfältige Möglichkeiten der Anpassung an den eigenen Bedarf. Nach entsprechenden Trainings für die eigene IT Abteilung können die meisten Anpassungen und Erweiterungen selbständig vorgenommen werden. Die Zusammenarbeit mit kompetenten Projektleiter:Innen seit vielen Jahren.
Was gefällt Dir nicht?
Die Qualität des Supports schwankt stark abhängig vom jeweiligen Mitarbeitenden. Wir hatten zwischenzeitlich Performance Probleme - die Lösung hat zu viel Zeit in Anspruch genommen.
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
Wir haben enaio als digitale Personalakte im Einsatz mit vielen erweiterten Funktionen, wie Workflows, Übertragung der Entgelt-, Zeitnachweise etc. aus SAP, Verwaltung von Qualifikationen der Mitarbeitenden sowie Abruf bestimmter Inhalte aus der Akte durch Mitarbeitende und Führungskräfte.
Antwort von enaio® by OPTIMAL SYSTEMS:
Vielen Dank für das Feedback, das wir intern auswerten und weitergeben werden. Es freut uns, dass die digitale Personalakte ein voller Erfolg ist.
Viele Grüße
Das Team von OPTIMAL SYSTEMS Customer Care
“Pragmatisches und zielorientiertes DMS mit vielen Möglichkeiten und Anpassungen”
Herkunft der Review
A
In den letzten 12 Monaten
Alina
Verifizierter Reviewer
Sachbearbeiterin
bei
Öffentliche Verwaltung
- 51-1000 Mitarbeiter:innen
- Branche: Government Administration
Was gefällt Dir am besten?
Die Einführung des Systems war dank der vielen Schulungen, der leicht verständlichen Dokumentation und des äußerst hilfsbereiten Supports kein Problem. Die Lösung lässt sich sehr gut auch inhouse anpassen. Die IT Mitarbeiter wurden entsprechend geschult, das spart Zeit und Geld bei der Umsetzung von Projekten. Durch die Software haben wir nun schneller und effizienter Zugriff auf Dokumente, Akten und Vorgänge, das erleichtert den Arbeitsalltag enorm.
Was gefällt Dir nicht?
Es ist schlecht kombinierbar mit anderen Systemen und ist somit eine Insellösung. Der Support ist leider auch ab und zu mal überfragt und diese Probleme werden dann einfach gar nicht mehr angefasst. Das UI Design ist etwas altbacken und hier und dort auch mal unübersichtlich.
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
Das gesamte Dokumentenmanagement ist nun übergangen in diese Software und sie macht dank Volltextsuche und Filtermöglichkeiten einen guten Job. Für Vorgänge benötigen wir nun deutlich weniger Bearbeitungszeit, da die eAkten schnell gezogen, gezielt bearbeitet und sicher wieder gespeichert werden können. Dank des Berechtigungssystems haben auch nur die entsprechenden Mitarbeiter die passenden Rechte für die Vorgänge.
Antwort von enaio® by OPTIMAL SYSTEMS:
Vielen Dank für Ihr Feedback, das wir gerne intern auswerten und an die zuständigen Kolleg:innen weitergeben werden. Es freut uns sehr, dass die Einführung der eAkte Ihre Bearbeitungszeit reduziert und Abläufe erleichtert. Mit Ihrem Feedback helfen Sie uns dabei enaio® stetig zu optimieren.
Viele Grüße, Das Team von OPTIMAL SYSTEMS Customer Care
“Wir würden enaio auf jeden Fall weiterempfehlen, da wir mit dem Produkt sehr zufrieden sind”
Herkunft der Review
A
Vor mehr als 12 Monaten
Anette
Verifizierter Reviewer
Stabsst. Digital. - TL Input/Output-Mgmt. & DMS
bei
Kirchliche Versorgungskassen KZVK und VKPB
- 51-1000 Mitarbeiter:innen
- Branche: Non-Profit Organization Management
Was gefällt Dir am besten?
Das ist System lässt sich nach einer guten Einweisung einfach administrieren. Unterstützt wir die Administration durch die immer besser gewordenen Online-Hilfen und Handbücher (PDFs) die Unsern zur Verfügung stehen. Für die Admins (Systemintegratoren) ist es von Vorteil, wenn Sie Skriptsprachen beherrschen, dann können Events und Funktionen schnell eingebunden werden. und die Anwender kommen nach kurzer Einarbeitung klar mit dem System. Die Konfigurationsmöglichkeiten sind vielfältig aber beherrschbar. Die Client-User können durch standardisierte Filtermöglichkeiten und Abonnements verwöhnt werden, so dass Suchen, Auswertungen und durch Nutzer einfach genutzt werden können.
Was gefällt Dir nicht?
Das Design könnte ein wenig attraktiver gestaltet werden. Im Bereich Support gibt es noch Nachholbedarf. Auch wenn Personal nach und nach aufgebaut wird, hat sich der Support deutlich verlangsamt. Bei Spezialthemen gibt es zu wenige Ansprechpartner, die binnen kurzer Zeit Abhilfe schaffen können.
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
Dokumentenscan und Dokumentenablage inkl. spezif. Anzeigeberechtigung, Prüfung und Freigabe von aktuellen Vorgängen, Statusvergabe und -pflege,
Antwort von enaio® by OPTIMAL SYSTEMS:
Vielen Dank für das detaillierte Feedback und die konkreten Schilderungen, die für potenzielle Neukund:innen sicher sehr hilfreich sind! Die Rückmeldung zum Support geben wir zur Auswertung an die entsprechenden Stellen weiter. Dass enaio® ansonsten sehr gut ankommt, freut uns natürlich zu lesen. Wir wünschen weiterhin viel Freude bei der Nutzung!
Viele Grüße, Das Team von OPTIMAL SYSTEMS Customer Careir Würfden
“Sehr gute Kommunikation mit Optimal Systems, lösungsorientiert, gutes Preis-/Leistungsverhältnis ”
Herkunft der Review
R
Vor mehr als 12 Monaten
Roland
Verifizierter Reviewer
Senior Application Manager
bei
Soluvia IT
- 1001+ Mitarbeiter:innen
- Branche: Information Technology and Services
Was gefällt Dir am besten?
Vielseitigkeit der enaio-Lösungen in allen Bereichen entlang der Wertschöpfungskette, Vielfalt der Schnittstellen-Technologien, Skalierbarkeit des Systems
Was gefällt Dir nicht?
Eigene Produkt-Innovationen für aktuelle Technologien und Erweiterung des Standard-Produktportfolios,
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
Zentrales elektronisches Dokumentenarchiv im Konzern, standardisierte eAkten- und Dokumenten-Verwaltung in den verschiedenen Organisationen, differenzierte Rechtesteuerung bis auf Dokumentenebene in der integrierten Benutzer- und Zugriffsrechte-Verwaltung
Antwort von enaio® by OPTIMAL SYSTEMS:
Vielen Dank für das Feedback! Auf die Vielseitigkeit unseres Lösungsportfolios legen wir großen Wert und es freut uns, dass dies auch bei unseren Kunden gut ankommt. Gerne können wir in einem persönlichen Gespräch noch einmal genauer klären, wo im Bereich Produktinnovationen noch Optimierungsbedarf besteht. Wir werden hierzu auf Sie zukommen.
Viele Grüße, Das Team von OPTIMAL SYSTEMS Customer Care
“Die Software ist clever durchdacht und ermöglicht es viele Szenarien umzusetzen ”
Herkunft der Review
S
Vor mehr als 12 Monaten
Stefan
Verifizierter Reviewer
IT Administrator
bei
Omexom Deutschland
- 1001+ Mitarbeiter:innen
- Branche: Industrial Automation
Was gefällt Dir am besten?
Die Software lässt sich individuell an die Bedürfnisse des Kunden anpassen. Es können vom Kunden nach einer Schulung auch selbst viele Änderungen und Anpassungen vorgenommen werden. Durch die Funktionalität des Webclients können auch einfach Tablets oder Smartphones mit der Applikation arbeiten.
Was gefällt Dir nicht?
Leider ist der Support von Optimal Systems nicht der Beste. Offene Fälle bleiben über Monate bestehen. Auch bei größeren Störungen (die man zum Glück kaum hat) ist die Wartezeit zur Beseitigung lang.
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
Die Software wird bei uns als digitale Personalakte eingesetzt. Man kann schnell individuelle Anpassungen nach Wünschen der Endbenutzer anpassen. Berechtigungskonzept, Mitarbeiterzugriff, Volltextsuche etc. alles ist möglich.
Antwort von enaio® by OPTIMAL SYSTEMS:
Vielen Dank für die Review! Es freut uns, dass die Flexibilität und Anpassbarkeit der Personalakte gut ankommen. Das Feedback zum Support werden wir intern auswerten und an die entsprechenden Kolleginnen und Kollegen weitergeben. Weiterhin viel Freude mit enaio®!
Viele Grüße, Das Team von OPTIMAL SYSTEMS Customer Care
“Wir sparen mit enaio enorm viel Zeit ein!”
Herkunft der Review
T
Vor mehr als 12 Monaten
Timo
Verifizierter Reviewer
IT Administrator
bei
Akademie Überlingen GmbH
- 51-1000 Mitarbeiter:innen
- Branche: Education Management
Was gefällt Dir am besten?
Schnelle Suche von Daten. Schnelle Bearbeitung von internen Workflows. Übersichtlichkeit und Benutzerfreundlichkeit des enaio Clients.
Was gefällt Dir nicht?
Relativ lange Bearbeitungszeiten von beauftragten CRs. Eigene Bearbeitung oder Umsetzung von Ideen nur mit Hilfe von Programmierkenntnissen umsetzbar.
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
Bearbeitung von Eingangsrechnungen über mehrere Standorte hinweg. Dadurch fällt der Postweg bei uns komplett weg, was früher mehrere Tage in Anspruch genommen hat.
Antwort von enaio® by OPTIMAL SYSTEMS:
Vielen Dank für die Review! Das Feedback werten wir intern aus und geben es weiter. Schnelle Workflow-Bearbeitung, Übersichtlichkeit und Usability liegen natürlich auch uns sehr am Herzen und wir freuen uns, dass enaio® die Bearbeitungszeit der Rechnungen so stark verkürzen konnte.
Viele Grüße, Das Team von OPTIMAL SYSTEMS Customer Care
“Vielseitige, übersichtlich gestaltete DMS-Lösung.”
Herkunft der Review
S
In den letzten 12 Monaten
Sören
Verifizierter Reviewer
Head of Service Center
bei
Lowell Group
- 1001+ Mitarbeiter:innen
- Branche: Financial Services
Was gefällt Dir am besten?
Übersichtliche Benutzeroberfläche, gut auf die Anwendungsfälle konfigurierbar. Vielseitige Workflow-Funktionen und Anbindung in die Systemlandschaft. Erweiterung um Capture- und Classify-Komponenten machen enaio zur Komplettlösung für die Postbearbeitung. Flexibles Lizenzmodell. Mehrmandantenfähigkeit.
Was gefällt Dir nicht?
Administration nicht ohne Schulung bzw. intensive Einarbeitung machbar. Dafür funktioniert der Support von Optimal Systems sehr gut.
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
Posteingangsbearbeitung vom Scanning über Datenauslesung/-verifizierung bis zur Verteilung auf die Teams und Bearbeitung in Workflows. Speicherung des ausgehenden Schriftverkehrs. Recherche in elektronischen Akten.
“Sehr gutes DMS- und WF-System”
Herkunft der Review
R
Vor mehr als 12 Monaten
Robert
Verifizierter Reviewer
Leiter IT-Systementwicklung
bei
aik Immobilien-Investmentgesellschaft mbH
- 51-1000 Mitarbeiter:innen
- Branche: Financial Services
Was gefällt Dir am besten?
Man kann das System sehr gut an die eigenen bedürfnisse anpassen. Eigene Business-Logik kann programmiert werden. Sehr flexible Workflows realisierbar.
Was gefällt Dir nicht?
Programmierung in VBS nicht mehr zeitgemäß. Bedienung für durchschnittliche Anwender manchmal zu kompliziert. Bei komplexen Problemen kann der Support nicht immer helfen.
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
Ablage von Dokumenten. Abbildung einfacher Business-Logik. Abbildung von Workflows.
Antwort von enaio® by OPTIMAL SYSTEMS:
Vielen Dank für Ihr Feedback, das wir intern auswerten und an die entsprechenden Stellen weitergeben werden. Gerne können wir in einem persönlichen Gespräch nochmal genauer abstimmen, wie wir die Zusammenarbeit mit der aik Immobilien-Investmentgesellschaft GmbH noch optimieren können. Branchenübergreifend reibungslose Abläufe haben bei uns oberste Priorität und Feedback wie dieses hilft uns, unser Portfolio kontinuierlich zu verbessern.
Viele Grüße,
Das Team von OPTIMAL SYSTEMS Customer Care
enaio® by OPTIMAL SYSTEMS Content
DokumentenmanagementDatenschutz Management
Tim Fischer
11.8.2023
Dokumentenlenkung: Definition, Normen & Tools 
DokumentenmanagementDatenschutz Management
Tim Fischer
7.8.2023
Dokumentenarchivierung – Unterlagen sicher und regelkonform aufbewahren 
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