enaio® by OPTIMAL SYSTEMS Erfahrungen & Reviews (16)

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enaio dokumentenablage volltextsuche standardisierte

“Wir haben ein digitales Langzeitarchiv unserer Belege realisieren können.”

Vor mehr als 12 Monaten

Michael Reinhardt

Verifizierter Reviewer

Abteilungsleiter bei

expert Warenvertrieb GmbH

51-1000 Mitarbeiter:innen
Branche: Retail

“Ein ECM Tool, welches viele Wünsche erfüllbar macht.”

Herkunft der Review

Vor mehr als 12 Monaten

Franziska

Verifizierter Reviewer

Senior IT Administrator bei

Schnellecke

1001+ Mitarbeiter:innen
Branche: Logistics and Supply Chain

Was gefällt Dir am besten?

Optimal Systems bietet sowohl für Anwender als auch für Administratoren sehr ausführliche, klar strukturierte und verständliche Schulungen an. Dadurch wird der Umgang mit der Software für beide Personengruppen sehr vereinfacht. Sollte es dennoch einmal Probleme geben, steht ein sehr kompetenter Support zur Verfügung.

Was gefällt Dir nicht?

Die Optik von enaio erscheint leider nicht sehr modern, sondern erinnert eher an ältere MS Office Produkte. Dadurch wirkt es für den Endanwender auf den ersten Blick zwar vertraut, aber nicht attraktiv.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Wir verwenden enaio zur digitalen Dokumentenablage und zur revisionssicheren Ablage von Dokumenten. Als Vorteil sehen wir hier die vorhandene Volltextsuche, die es uns ermöglicht, Dokumente schnell und einfach zu finden. Dadurch dient das Tool auch als eine Art Knowledge Base.

Antwort des Anbieters:

Vielen Dank für die Review! Die positive Erfahrung mit unseren Schulungen und unserem Support freut uns sehr. Das Feedback zur Gestaltung unserer Nutzeroberfläche werden wir an die entsprechenden Kolleginnen und Kollegen weitergeben. Wir arbeiten kontinuierlich daran, die User Experience von enaio® zu optimieren und insbesondere auch den Webclient weiter auszubauen - für eine reibungslose Nutzung auch von unterwegs aus.

Weiterhin viel Freude mit enaio®!

Viele Grüße Das Team von OPTIMAL SYSTEMS Customer Care

“ECM mit Workflow und anderen Extras. Viele Erweiterungs- und Schnittstellenmöglichkeiten.”

Herkunft der Review

Vor mehr als 12 Monaten

Stephanie

Verifizierter Reviewer

Personalreferentin bei

Omexom

1001+ Mitarbeiter:innen
Branche: Construction

Was gefällt Dir am besten?

Enaio bietet vielfältige Möglichkeiten der Anpassung an den eigenen Bedarf. Nach entsprechenden Trainings für die eigene IT Abteilung können die meisten Anpassungen und Erweiterungen selbständig vorgenommen werden. Die Zusammenarbeit mit kompetenten Projektleiter:Innen seit vielen Jahren.

Was gefällt Dir nicht?

Die Qualität des Supports schwankt stark abhängig vom jeweiligen Mitarbeitenden. Wir hatten zwischenzeitlich Performance Probleme - die Lösung hat zu viel Zeit in Anspruch genommen.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Wir haben enaio als digitale Personalakte im Einsatz mit vielen erweiterten Funktionen, wie Workflows, Übertragung der Entgelt-, Zeitnachweise etc. aus SAP, Verwaltung von Qualifikationen der Mitarbeitenden sowie Abruf bestimmter Inhalte aus der Akte durch Mitarbeitende und Führungskräfte.

Antwort des Anbieters:

Vielen Dank für das Feedback, das wir intern auswerten und weitergeben werden. Es freut uns, dass die digitale Personalakte ein voller Erfolg ist.

Viele Grüße

Das Team von OPTIMAL SYSTEMS Customer Care

“Pragmatisches und zielorientiertes DMS mit vielen Möglichkeiten und Anpassungen”

Herkunft der Review

Vor mehr als 12 Monaten

Alina

Verifizierter Reviewer

Sachbearbeiterin bei

Öffentliche Verwaltung

51-1000 Mitarbeiter:innen
Branche: Government Administration

Was gefällt Dir am besten?

Die Einführung des Systems war dank der vielen Schulungen, der leicht verständlichen Dokumentation und des äußerst hilfsbereiten Supports kein Problem. Die Lösung lässt sich sehr gut auch inhouse anpassen. Die IT Mitarbeiter wurden entsprechend geschult, das spart Zeit und Geld bei der Umsetzung von Projekten. Durch die Software haben wir nun schneller und effizienter Zugriff auf Dokumente, Akten und Vorgänge, das erleichtert den Arbeitsalltag enorm.

Was gefällt Dir nicht?

Es ist schlecht kombinierbar mit anderen Systemen und ist somit eine Insellösung. Der Support ist leider auch ab und zu mal überfragt und diese Probleme werden dann einfach gar nicht mehr angefasst. Das UI Design ist etwas altbacken und hier und dort auch mal unübersichtlich.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Das gesamte Dokumentenmanagement ist nun übergangen in diese Software und sie macht dank Volltextsuche und Filtermöglichkeiten einen guten Job. Für Vorgänge benötigen wir nun deutlich weniger Bearbeitungszeit, da die eAkten schnell gezogen, gezielt bearbeitet und sicher wieder gespeichert werden können. Dank des Berechtigungssystems haben auch nur die entsprechenden Mitarbeiter die passenden Rechte für die Vorgänge.

Antwort des Anbieters:

Vielen Dank für Ihr Feedback, das wir gerne intern auswerten und an die zuständigen Kolleg:innen weitergeben werden. Es freut uns sehr, dass die Einführung der eAkte Ihre Bearbeitungszeit reduziert und Abläufe erleichtert. Mit Ihrem Feedback helfen Sie uns dabei enaio® stetig zu optimieren.

Viele Grüße, Das Team von OPTIMAL SYSTEMS Customer Care

“Wir würden enaio auf jeden Fall weiterempfehlen, da wir mit dem Produkt sehr zufrieden sind”

Herkunft der Review

Vor mehr als 12 Monaten

Anette

Verifizierter Reviewer

Stabsst. Digital. - TL Input/Output-Mgmt. & DMS bei

Kirchliche Versorgungskassen KZVK und VKPB

51-1000 Mitarbeiter:innen
Branche: Non-Profit Organization Management

Was gefällt Dir am besten?

Das ist System lässt sich nach einer guten Einweisung einfach administrieren. Unterstützt wir die Administration durch die immer besser gewordenen Online-Hilfen und Handbücher (PDFs) die Unsern zur Verfügung stehen. Für die Admins (Systemintegratoren) ist es von Vorteil, wenn Sie Skriptsprachen beherrschen, dann können Events und Funktionen schnell eingebunden werden. und die Anwender kommen nach kurzer Einarbeitung klar mit dem System. Die Konfigurationsmöglichkeiten sind vielfältig aber beherrschbar. Die Client-User können durch standardisierte Filtermöglichkeiten und Abonnements verwöhnt werden, so dass Suchen, Auswertungen und durch Nutzer einfach genutzt werden können.

Was gefällt Dir nicht?

Das Design könnte ein wenig attraktiver gestaltet werden. Im Bereich Support gibt es noch Nachholbedarf. Auch wenn Personal nach und nach aufgebaut wird, hat sich der Support deutlich verlangsamt. Bei Spezialthemen gibt es zu wenige Ansprechpartner, die binnen kurzer Zeit Abhilfe schaffen können.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Dokumentenscan und Dokumentenablage inkl. spezif. Anzeigeberechtigung, Prüfung und Freigabe von aktuellen Vorgängen, Statusvergabe und -pflege,

Antwort des Anbieters:

Vielen Dank für das detaillierte Feedback und die konkreten Schilderungen, die für potenzielle Neukund:innen sicher sehr hilfreich sind! Die Rückmeldung zum Support geben wir zur Auswertung an die entsprechenden Stellen weiter. Dass enaio® ansonsten sehr gut ankommt, freut uns natürlich zu lesen. Wir wünschen weiterhin viel Freude bei der Nutzung!

Viele Grüße, Das Team von OPTIMAL SYSTEMS Customer Careir Würfden

“Sehr gute Kommunikation mit Optimal Systems, lösungsorientiert, gutes Preis-/Leistungsverhältnis ”

Herkunft der Review

Vor mehr als 12 Monaten

Roland

Verifizierter Reviewer

Senior Application Manager bei

Soluvia IT

1001+ Mitarbeiter:innen
Branche: Information Technology and Services

Was gefällt Dir am besten?

Vielseitigkeit der enaio-Lösungen in allen Bereichen entlang der Wertschöpfungskette, Vielfalt der Schnittstellen-Technologien, Skalierbarkeit des Systems

Was gefällt Dir nicht?

Eigene Produkt-Innovationen für aktuelle Technologien und Erweiterung des Standard-Produktportfolios,

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Zentrales elektronisches Dokumentenarchiv im Konzern, standardisierte eAkten- und Dokumenten-Verwaltung in den verschiedenen Organisationen, differenzierte Rechtesteuerung bis auf Dokumentenebene in der integrierten Benutzer- und Zugriffsrechte-Verwaltung

Antwort des Anbieters:

Vielen Dank für das Feedback! Auf die Vielseitigkeit unseres Lösungsportfolios legen wir großen Wert und es freut uns, dass dies auch bei unseren Kunden gut ankommt. Gerne können wir in einem persönlichen Gespräch noch einmal genauer klären, wo im Bereich Produktinnovationen noch Optimierungsbedarf besteht. Wir werden hierzu auf Sie zukommen.

Viele Grüße, Das Team von OPTIMAL SYSTEMS Customer Care

“Die Software ist clever durchdacht und ermöglicht es viele Szenarien umzusetzen ”

Herkunft der Review

Vor mehr als 12 Monaten

Stefan

Verifizierter Reviewer

IT Administrator bei

Omexom Deutschland

1001+ Mitarbeiter:innen
Branche: Industrial Automation

Was gefällt Dir am besten?

Die Software lässt sich individuell an die Bedürfnisse des Kunden anpassen. Es können vom Kunden nach einer Schulung auch selbst viele Änderungen und Anpassungen vorgenommen werden. Durch die Funktionalität des Webclients können auch einfach Tablets oder Smartphones mit der Applikation arbeiten.

Was gefällt Dir nicht?

Leider ist der Support von Optimal Systems nicht der Beste. Offene Fälle bleiben über Monate bestehen. Auch bei größeren Störungen (die man zum Glück kaum hat) ist die Wartezeit zur Beseitigung lang.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Die Software wird bei uns als digitale Personalakte eingesetzt. Man kann schnell individuelle Anpassungen nach Wünschen der Endbenutzer anpassen. Berechtigungskonzept, Mitarbeiterzugriff, Volltextsuche etc. alles ist möglich.

Antwort des Anbieters:

Vielen Dank für die Review! Es freut uns, dass die Flexibilität und Anpassbarkeit der Personalakte gut ankommen. Das Feedback zum Support werden wir intern auswerten und an die entsprechenden Kolleginnen und Kollegen weitergeben. Weiterhin viel Freude mit enaio®!

Viele Grüße, Das Team von OPTIMAL SYSTEMS Customer Care

“Wir sparen mit enaio enorm viel Zeit ein!”

Herkunft der Review

Vor mehr als 12 Monaten

Timo

Verifizierter Reviewer

IT Administrator bei

Akademie Überlingen GmbH

51-1000 Mitarbeiter:innen
Branche: Education Management

Was gefällt Dir am besten?

Schnelle Suche von Daten. Schnelle Bearbeitung von internen Workflows. Übersichtlichkeit und Benutzerfreundlichkeit des enaio Clients.

Was gefällt Dir nicht?

Relativ lange Bearbeitungszeiten von beauftragten CRs. Eigene Bearbeitung oder Umsetzung von Ideen nur mit Hilfe von Programmierkenntnissen umsetzbar.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Bearbeitung von Eingangsrechnungen über mehrere Standorte hinweg. Dadurch fällt der Postweg bei uns komplett weg, was früher mehrere Tage in Anspruch genommen hat.

Antwort des Anbieters:

Vielen Dank für die Review! Das Feedback werten wir intern aus und geben es weiter. Schnelle Workflow-Bearbeitung, Übersichtlichkeit und Usability liegen natürlich auch uns sehr am Herzen und wir freuen uns, dass enaio® die Bearbeitungszeit der Rechnungen so stark verkürzen konnte.

Viele Grüße, Das Team von OPTIMAL SYSTEMS Customer Care

“Seit 20 Jahren sehr zufrieden mit dem System.”

Herkunft der Review

Vor mehr als 12 Monaten

Michael

Verifizierter Reviewer

IT Administration bei

Verkehrsverbund Oberelbe GmbH

51-1000 Mitarbeiter:innen
Branche: Transportation/Trucking/Railroad

Was gefällt Dir am besten?

System läuft sehr stabil, sehr gut an eigene Prozesse anpassbar, sehr effiziente Dokumentenverwaltung

Was gefällt Dir nicht?

Benutzung von VisualBasic zur Programmierung z.B. von Workflows halte ich nicht mehr für zeitgemäß

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Workflows beschleunigen interne Prozesse, sichere Dokumentenablage

“Vielseitige, übersichtlich gestaltete DMS-Lösung.”

Herkunft der Review

Vor mehr als 12 Monaten

Sören

Verifizierter Reviewer

Head of Service Center bei

Lowell Group

1001+ Mitarbeiter:innen
Branche: Financial Services

Was gefällt Dir am besten?

Übersichtliche Benutzeroberfläche, gut auf die Anwendungsfälle konfigurierbar. Vielseitige Workflow-Funktionen und Anbindung in die Systemlandschaft. Erweiterung um Capture- und Classify-Komponenten machen enaio zur Komplettlösung für die Postbearbeitung. Flexibles Lizenzmodell. Mehrmandantenfähigkeit.

Was gefällt Dir nicht?

Administration nicht ohne Schulung bzw. intensive Einarbeitung machbar. Dafür funktioniert der Support von Optimal Systems sehr gut.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Posteingangsbearbeitung vom Scanning über Datenauslesung/-verifizierung bis zur Verteilung auf die Teams und Bearbeitung in Workflows. Speicherung des ausgehenden Schriftverkehrs. Recherche in elektronischen Akten.

“Starke Software mit schwächen”

Herkunft der Review

Vor mehr als 12 Monaten

Lukas

Verifizierter Reviewer

Co-founder bei

Huua

1-50 Mitarbeiter:innen
Branche: Computer Software

Was gefällt Dir am besten?

Das Dokumentenmanagement ist eines der besten auf dem Markt. Mit der Lösung von Enaio könnten wir uns intern deutlich besser strukturieren.

Was gefällt Dir nicht?

Es kann ein wenig kompliziert sein, die passende Funktion zu finden, die man gerade sucht. Das System ist doch Recht komplex aufgebaut und braucht ein wenig Einarbeitung.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Mit Enaio konnten wir uns intern verbessern. Indirekt hat uns Enaio bei der Prozessoptimierung und der Organisation relevanter Dokumente geholfen.

“Sehr gutes DMS- und WF-System”

Herkunft der Review

Vor mehr als 12 Monaten

Robert

Verifizierter Reviewer

Leiter IT-Systementwicklung bei

aik Immobilien-Investmentgesellschaft mbH

51-1000 Mitarbeiter:innen
Branche: Financial Services

Was gefällt Dir am besten?

Man kann das System sehr gut an die eigenen bedürfnisse anpassen. Eigene Business-Logik kann programmiert werden. Sehr flexible Workflows realisierbar.

Was gefällt Dir nicht?

Programmierung in VBS nicht mehr zeitgemäß. Bedienung für durchschnittliche Anwender manchmal zu kompliziert. Bei komplexen Problemen kann der Support nicht immer helfen.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Ablage von Dokumenten. Abbildung einfacher Business-Logik. Abbildung von Workflows.

Antwort des Anbieters:

Vielen Dank für Ihr Feedback, das wir intern auswerten und an die entsprechenden Stellen weitergeben werden. Gerne können wir in einem persönlichen Gespräch nochmal genauer abstimmen, wie wir die Zusammenarbeit mit der aik Immobilien-Investmentgesellschaft GmbH noch optimieren können. Branchenübergreifend reibungslose Abläufe haben bei uns oberste Priorität und Feedback wie dieses hilft uns, unser Portfolio kontinuierlich zu verbessern.

Viele Grüße,

Das Team von OPTIMAL SYSTEMS Customer Care

“Ein sich stetig verbesserndes ECM-System unter dem Dach eines internationalen Konzerns. ”

Herkunft der Review

Vor mehr als 12 Monaten

Olaf

Verifizierter Reviewer

Abteilungsleiter Betriebsorganisation

51-1000 Mitarbeiter:innen
Branche: Versicherung

Was gefällt Dir am besten?

Ortsungebundenes Arbeiten, standardisierte Archivierung von Dokumenten, Suchmöglichkeit im Volltext sowie unter Verwendung von vorabdefinierten Attributen, Schnittstellenanbindung zu unseren Fachverfahren;

Was gefällt Dir nicht?

Implementierung von Workflows stellt Entwickler vor Herausforderungen; Aufbringung von Anmerkungen auf Dokumenten umständlich und nicht revisionssicher

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Ortsungebundenes Arbeiten, standardisierte Archivierung von Dokumenten, Suchmöglichkeit im Volltext und unter Verwendung von vorabdefinierten Attributen, Schnittstellenanbindung zu unseren Fachverfahren

Antwort des Anbieters:

Vielen Dank für das Feedback! Es freut uns, dass enaio® in so vielen verschiedenen Branchen Mitarbeitende dabei unterstützt, auch von unterwegs aus zu arbeiten. Die genannten Punkte zur Workflow-Implementierung können wir sehr gerne in einem persönlichen Gespräch abklären. Revisionssichere Dokumentenanmerkungen sind derzeit nicht vorgesehen, wir nehmen dies aber gerne als Anregung für zukünftige Versionen auf.

Viele Grüße, Das Team von OPTIMAL SYSTEMS Customer Care

“Kompetente Umsetzung durch zuverlässige Mitarbeiter.”

Herkunft der Review

Vor mehr als 12 Monaten

Andreas

Verifizierter Reviewer

CFO

1001+ Mitarbeiter:innen
Branche: Retail

Was gefällt Dir am besten?

Durch den Einsatz von enaio hat sich die Verfügbarkeit der benötigten Unterlagen deutlich erhöht. Die Schnelligkeit der Zugriffsmöglichkeiten auf einzelne Vorgänge hat sich verbessert. Insgesamt ist der Prozess smarter.

Was gefällt Dir nicht?

In einigen Prozesse stößt enaio (anscheinend) an seine Kapazitätsgrenzen und kann einzelne Vorgänge in Zusammenarbeit mit dem ERP-System nicht verarbeiten.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Hohe Verfügbarkeit, Schnelligkeit in der Abarbeitung der Vorgänge

Antwort des Anbieters:

Vielen Dank für die positive Review! Smarte Prozesse stehen für uns an oberster Stelle und es freut uns, dass der Einsatz von enaio® ein voller Erfolg ist. Auf die angesprochenen ERP-Schnittstellen können wir gerne noch einmal in einem persönlichen Gespräch genauer eingehen. Feedback wie dieses hilft uns sehr, unser Angebot und unsere Produkte stetig zu optimieren.

Viele Grüße, Das Team von OPTIMAL SYSTEMS Customer Care

“Starke Dokumentenablage mit sehr guter Suchfunktionalität.”

Herkunft der Review

Vor mehr als 12 Monaten

Thomas

Verifizierter Reviewer

Head of IT bei

alstria Office REIT-AG

51-1000 Mitarbeiter:innen
Branche: Real Estate

Was gefällt Dir am besten?

Strukturierte Dokumentenablage, sehr gute Suchfunktionen zu Dokumenten, einfache Erstellung von Workflows, durch angebotenen REST-Webservice ist ein schneller Zugriff auf Dokumente auch über andere Programmen jederzeit möglich.

Was gefällt Dir nicht?

Noch mehr Fokus auf den Webclient legen. Der Windows-Client könnte ein wenig moderner sein.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Strukturierte Ablage von Dokumenten, sowie Erstellung von digitalen Gebäude- und Mieterakten. Durch Nutzung der Webservice-Funktionalität von enaio, Einbettung von Dokumenten in andere Applikationen, wie bspw. ERP-System.

Antwort des Anbieters:

Vielen Dank für das Feedback! Auch wir sehen den Webclient als wichtiges Tool für den Arbeitsplatz der Zukunft, weshalb wir kontinuierlich an der Feature-Erweiterung arbeiten.

Viele Grüße Das Team von OPTIMAL SYSTEMS Customer Care

“Wir sind seit 2006 zufriedener Kunde von OS.”

Herkunft der Review

Vor mehr als 12 Monaten

stefan

Verifizierter Reviewer

IT-Teamleiter Entwicklung bei

Presse-Druck und Verlags GmbH

1001+ Mitarbeiter:innen
Branche: review.industries.newspapers

Was gefällt Dir am besten?

Das ist System ist sehr einfach in der Administration und die Anwender kommen nach kurzer Einarbeitung klar mit dem System. die Möglichkeiten im Backend sind sehr vielfältig und wir können verschiedene Auswertungen auch durch Nutzer im Client ausführen lassen.

Was gefällt Dir nicht?

Im Bereich Support gibt es noch Nachholbedarf. Der Support hat sich mit dem Wachstum der Firma in den letzten 5-6 Jahren deutlich verschlechtert. Bei Spezialthemen wir Capture oder Verifier gibt es zu wenige versierte Ansprechpartner und damit kommt es teilweise zu langen Ticketlaufzeiten.

Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?

Speicherung aller SAP Dokumente. Dokumentenworkflows von SAP zu Umsystemen, HR-Akte, Vertragsakte.

Antwort des Anbieters:

Vielen Dank für das Feedback, das wir intern auswerten und weitergeben werden. Es tut uns leid, dass es beim Kontakt mit unserem Support teilweise zu Verzögerungen gekommen ist. Wir arbeiten kontinuierlich daran, unseren Service zu optimieren. Um eventuell offene Fragen zu Capture oder Verifier zu lösen, melden wir uns in Kürze noch einmal direkt.

Viele Grüße

Das Team von OPTIMAL SYSTEMS Customer Care