Dokumentenlenkung: Definition, Normen & Tools
Wir zeigen dir, wie die Dokumentenlenkung funktioniert und was hierbei für ein Dokumentenmanagement-System spricht.
In einem Unternehmen werden täglich hunderte Dokumente, sowohl analog als auch digital, hin- und herbewegt, um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu ermöglichen. Dabei werden diese Dokumente durch ihren Lebenszyklus gelenkt – sie werden erstellt, editiert und archiviert. All diese Vorgänge werden als Dokumentenlenkung bezeichnet. Lies weiter und erfahre, was es mit der Dokumentenlenkung auf sich hat, welche Bedeutung die DIN-Norm ISO 9001 dabei einnimmt und welche Tools dich bei der Dokumentenlenkung unterstützen.
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Was versteht man unter Dokumentenlenkung?
Die Dokumentenlenkung, oder nach DIN EN ISO 9001:2015 „Lenkung dokumentierter Informationen“, ist ein elementarer Bestandteil des Qualitätsmanagements. Sie beschreibt eine Reihe von Praktiken, mithilfe derer garantiert wird, dass Unternehmensdokumente nachweisbar und systematisch erstellt, überprüft, verteilt sowie entsorgt werden. Einfach ausgedrückt, geht es bei der Dokumentenlenkung um die ganzheitliche Organisation von Dokumenten. Dies umfasst den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten – von der Erstellung über die Revision und letztlich bis zur sicheren Dokumentenarchivierung der Unterlagen.
Was ist das Ziel der Dokumentenlenkung?
Das Hauptziel der Dokumentenlenkung ist eine zuverlässige, konsistente Dokumentation und Aufbewahrung wichtiger Informationen. Hierdurch soll vermieden werden, dass bestimmte Daten und Arbeitsanweisungen verändert und Sicherheitshinweise nicht gefunden werden.
Hier die Ziele der Dokumentenlenkung auf einen Blick:
passende Dokumente in ihrer aktuellen Fassung zur richtigen Zeit am richtigen Ort griffbereit
Verantwortlichkeiten für Prozesse und Freigabe-Workflows sind klar geregelt
Unterstützung der Mitarbeiter*innen
nachvollziehbare, normgerechte Dokumentation ermöglicht erfolgreiche Auditierung
wichtige Informationen werden effizienter verteilt
Das sind die Einsatzgebiete der Dokumentenlenkung
Der Begriff Dokumentenlenkung taucht in der Regel im Zusammenhang mit dem Qualitätsmanagement und dessen Dokumentation auf. Letztlich betrifft es jedoch alle Bereiche, in denen Dokumente genutzt und verteilt werden. Neben dem Qualitätsmanagement ergeben sich daher noch folgende weitere Einsatzgebiete:
Datenschutz
Risikomanagement
Projektmanagement
Document Compliance
Vertragsmanagement
Reklamationsmanagement
bestimmte Bereiche in der Produktion, im Marketing und Vertrieb und viele weitere
sämtliche Management-Systeme, welche sich an Normen orientieren – von ISO 14001 bis hin zu IFS
Warum ist die Dokumentenlenkung wichtig?
Die Dokumentenlenkung ist für einen reibungslosen Ablauf von Unternehmensprozessen von entscheidender Bedeutung. Sie stellt die Genauigkeit und Aktualität von Dokumenten und Aufzeichnungen sicher, wodurch Fehler reduziert werden. Außerdem vereinfacht sie den Zugriff auf benötigte Informationen und trägt dazu bei, Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
Zudem kann nur über eine lückenlose Dokumentation Know-how festgehalten werden. Ansonsten geht mit dem Austritt einzelner Mitarbeiter*innen auch automatisch ein Verlust von Wissen und bestimmten Informationen einher.
Was sind Dokumente im Sinne der DIN EN ISO 9001?
Nach der ISO 9001:2015 werden alle in einem DMS zu dokumentierenden Informationen als „dokumentierte Informationen“ bezeichnet. Unter diesen Sammelbegriff fallen interne und externe Dokumente, Daten, Formulare, Aufzeichnungen, Checklisten sowie Arbeitsanweisungen und Beschreibungen von Prozessen. Dabei kann die dokumentierte Information in Papierform, aber auch als elektronische Version gespeichert und gelenkt werden.
Die Definition eines Dokuments hat sich mit den technischen Neuerungen und einer gesteigerten Informationsdichte stetig weiterentwickelt. Vor der Digitalisierung sprach man bei Dokumenten hauptsächlich von Schriftstücken auf Papier. Heutzutage sind wir jedoch in der Welt der digitalen Dokumentation angekommen.
Grundsätzlich wird ein Dokument wie folgt definiert:
es beinhaltet Informationen und Daten
sowohl ein analoges (Papier) als auch ein digitales Trägermedium (Festplatte, DMS) kommt infrage
Dokument kann verändert werden
es können unterschiedliche Fassungen eines Dokuments bestehen (verschiedene Revisionsstände)
Als typische Beispiele für Dokumente gelten Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen.
Unterscheidung zwischen Dokument und Aufzeichnung
Die ISO-Norm 9001 nimmt keinerlei Unterscheidungen zwischen den beiden Begriffen vor. Stattdessen werden sie unter der Bezeichnung „dokumentierte Informationen“ zusammengefasst. Anders sieht es jedoch die ISO 13485 – die internationale Norm für Qualitätsmanagementsysteme für Medizinprodukte führt die Begrifflichkeiten getrennt.
In der Praxis unterscheiden sich Dokumente und Aufzeichnungen allerdings in einigen Faktoren. Ein Hauptunterscheidungsmerkmal liegt in der Veränderbarkeit. Während Dokumente anpassbar sind und somit unterschiedliche Revisionsstände aufweisen können, ändern sich Aufzeichnungen nach ihrer Erstellung nicht mehr. Sie dienen dem Nachweis von Handlungen, Ereignissen und Ergebnissen, während Dokumente Forderungen und Anweisungen enthalten. Obendrein handelt es sich bei Aufzeichnungen häufig um ausgefüllte Vorlagen, die wiederum Dokumente sein können.
Welche Dokumente müssen laut ISO 9001 gelenkt werden?
Die DIN ISO 9001:2015 legt fest, welche Dokumentenarten gelenkt werden müssen. Sie beruht auf den in der DIN ISO 9000 festgeschriebenen Grundsätzen des Qualitätsmanagements. Hierzu gehören unter anderem Führung, Einbeziehung von Personen, Kundenorientierung und Beziehungsmanagement.
Nach ISO 9001 müssen folgende Dokumente und Aufzeichnungen gelenkt werden:
Aufgezeichnete Audits, Besprechungen und Managementbewertungen
Prüfprotokolle
Schulungsnachweise
Prozess- und Verfahrensanweisungen
Qualitätsmanagement-Handbücher und ausgelagerte Dokumente, wie Organigramme
Die DIN-Norm beantwortet jedoch nicht alle Fragen. Sie regelt beispielsweise nicht, wer die Dokumente erstellen darf und sie letztlich freigibt. Zudem ist der Zeitrahmen der Dokumentenüberprüfung flexibel und wird vom Unternehmen bestimmt. Darüber hinaus besagt die Norm nicht im Detail, welche Dokumente gelenkt werden müssen. Zwar gelten die oben beschriebenen Vorgaben, allerdings müssen alle Dokumente gelenkt werden, die für das Unternehmen und dessen Abläufe von Relevanz sind.
Wie funktioniert die Dokumentenlenkung?
Der Prozess der Dokumentenlenkung folgt stets dem gleichen Konzept:
Die Dokumente werden erstellt.
Sie werden freigegeben und dokumentiert.
Freigabeprozess
Über ein DMS werden die Dokumente in eine Liste der dokumentierten Informationen aufgenommen.
Dokumente werden aktualisiert oder angepasst.
Erneuter Freigabeprozess
Es erfolgt die Dokumentenarchivierung.
Mit Einbehaltung der Archivierungsfristen werden die Dokumente im Anschluss vernichtet.
Neben der Einführung eines Dokumentmanagement-Systems können diese Prozessschritte ebenso via Netzwerklaufwerke, Cloudspeicher und Wiki-Systeme abgedeckt werden.
Welche Formen der Dokumentenlenkung gibt es?
Ursprünglich wurden Dokumente in Papierform verwaltet und gelenkt. Heutzutage ist es jedoch üblicher, auf ein Netzwerklaufwerk oder eine Dokumentenlenkung-Software in Form eines DMS zurückzugreifen. Werfen wir einen Blick auf die Vor- und Nachteile der unterschiedlichen Formen der Dokumentenlenkung:
Papierform
| Vorteile | Nachteile |
| es entstehen keine Anschaffungskosten für eine Software | Dokumente legen längeren Weg zurück – Folge: längere Bearbeitungszeiten bei Prüfungs- und Freigabeprozessen |
| höhere Fehleranfälligkeit durch manuelle Protokollierung | |
| Zugriffsrechte lassen sich schwerer umsetzen | |
| keine nachhaltige Lösung, da hoher Papierverbrauch | |
| es kann nicht immer garantiert werden, dass keine fehlerbehafteten Dokumente im Umlauf sind | |
| es benötigt mehr Zeit, um an bestimmte Dokumente zu kommen |
Dateisystem auf Netzwerklaufwerk
| Vorteile | Nachteile |
| zentraler Zugriff auf die Dokumente | höhere Fehlerquote und mehr Zeitaufwand durch manuelle Protokollierung |
| gegebenenfalls standortunabhängig | auch hier lassen sich die Zugriffsrechte nicht so leicht umsetzen |
| Mitarbeiter*innen müssen geschult werden |
Dokumentenmanagement-System
| Vorteile | Nachteile |
| zentraler, standortunabhängiger Zugriff auf die Dokumente | Anschaffungskosten für DMS |
| geringe Fehleranfälligkeit und weniger Zeitaufwand durch automatisierte Protokollierung | Schulungen für Mitarbeiter*innen |
| kürzere Durchlaufzeiten bei Freigabe- und Prüf-Workflows | |
| Dokumente lassen sich leichter finden | |
| System lässt sich modular erweitern | |
| lückenlose und revisionssichere Dokumentenhistorie |
Welche Tools können für die Dokumentenlenkung genutzt werden?
Bei der Dokumentenlenkung kannst du auf verschiedene Lösungen zurückgreifen – darunter Cloudspeicher, Workflow-Tools und Dokumentenmanagement-Systeme. Deine Auswahl solltest du dabei immer von den Anforderungen deines Unternehmens abhängig machen. Im Folgenden findest du eine Übersicht der derzeit besten DMS-Softwares:
Microsoft OneDrive for Business
CAYA
Dropbox Business
Filestage
heyData
enaio® by OPTIMAL SYSTEMS
Adobe Document Cloud
Sawayo
empower
DocuWare
Dokumentenlenkung: Dokumente durch den Lebenszyklus leiten
Die Grundlage der Dokumentensteuerung bildet die DIN-Norm ISO 9001. Diese besagt, dass Unternehmen alle wichtigen Dokumente, wie beispielsweise Prozessbeschreibungen, lenken müssen. Dabei bezieht sich die Lenkung von Aufzeichnungen und Dokumenten auf den kompletten Lebenszyklus, wozu das Anfertigen, Bearbeiten, Freigeben, Überprüfen und Archivieren der Unterlagen gehört.
Da die Dokumentenlenkung einen großen Einfluss auf die Effektivität und Produktivität eines Unternehmens hat, gilt es, Fehler unbedingt zu vermeiden. Hierzu setzen die meisten Unternehmen auf Dokumentenmanagement-Systeme, um ihre Dokumente sicher und normgerecht zu verwalten.
Tim ist ein freiberuflicher Journalist / Content Writer, der OMR Reviews in den Bereichen Marketing und Softwares unterstützt. Seit seinem Onlinejournalismus-Studium schreibt er unter anderem für Computer Bild, XING und Finanzcheck.de. Wenn er nicht gerade am Texten ist, spielt er auf seiner Stratocaster die Klänge von Hendrix, Frusciante und Gilmour nach.
