DMS-Einführung: 10 Schritte bis zur effizienten Einführung, inkl. Tool-Tipps

Ein virtueller Aktenschrank für verbesserte Kollaboration und ein effizientes Offices - Wer will das nicht? Viele von Euch beschäftigen sich nach wie vor mit der Ablage und dem Wiederauffinden von Dokumenten. Im Alltag sind das klare Geld- und Ressourcenfresser. Die Lösung ist die Einführung eines Dokumentenmanagement-System (DMS). 

Das DMS erleichtert viele der täglichen To-dos oder lässt sie sogar verschwinden. Mit dem DMS habt Ihr Zugriff auf alle Dokumententypen im Büro, Homeoffice und unterwegs. Der Informationsfluss zwischen Entscheidungsträgern erlebt damit ordentlich Tempo und das über Organisations- und Ländergrenzen hinweg.

In diesem Artikel geben wir Euch eine Erklärung der DMS-Funktionalitäten, zeigen Euch, wie Ihr Schritt für Schritt ein Dokumentenmanagement-System (DMS) erfolgreich einführt und geben Euch 10 Beispiele von herausragenden Dokumentenmanagement-Systemen

Was ist ein DMS und welche Funktionen und Vorteile stecken darin?

Papierbasierte Abläufe bremsen sämtliche Prozesse in Eurem Unternehmen. Die Herstellung von Dokumenten auf Papier ist zeitintensiv, fragil und längst passé. Ein System für digitales Dokumentenmanagement schafft Euch Abhilfe und optimiert digitale Prozesse mit riesigen Schritten. 

Kurz erklärt ist ein Dokumentenmanagement-System ein datenbankgestütztes Programm, das den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments begleitet. Begonnen bei der Erstellung oder Erfassung, über die Verteilung und Bearbeitung, bis hin zur Archivierung oder Löschung.

Die wichtigsten Elemente eines DMS

Mit diesen Basics beeindruckt ein DMS

Dokumente erfassen

Informationen liegen zwar häufig elektronisch vor und werden im DMS automatisch erfasst, doch auch die klassische Papierform existiert noch. Diese gelangen über einen Dokumentenscanner ins DM-System. Je nach Bedarf werden dabei Papierdokumente gescannt und abgelegt oder mittels OCR in digitale, bearbeitbare und durchsuchbare Dateien umgewandelt.

Dokumente indizieren

Sobald ein Dokument an das DMS dockt, wir es indiziert bzw. indexiert. Dabei werden Informationen des Dokuments in einen Index aufgenommen. Der Index sorgt für eine schnellere Auffindbarkeit und unterstützt die praktische Volltextsuche.

Informationen strukturieren

Metadaten durch die Indizierung, sowie sekundenschnelle Texterkennung und Volltextsuche lassen Eure Dokumente präzise strukturieren. Damit findet Ihr die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort – die Grundlage tüchtiger Geschäftsprozesse.

Organisation und Zuteilung

Das DMS sorgt dafür, dass Eure Abteilungen mit den notwendigen Dokumenten versorgt werden. Anhand festgelegter Parameter (Projektkürzel, Kundennummer, Jahreszahl) werden Dokumente automatisch an Eure Teams zugestellt und weitere Bearbeitungsschritte und Workflows angestoßen.

Archivierung

In einem Archiv liegen in der Regel Dokumente ab, die nur mehr abgelegt benötigt werden und vielleicht Aufbewahrungspflicht besitzen. Das DMS bietet dafür eine zentrale, digitale Archivierung und sorgt für gesetzlich notwendige Revisionssicherheit. 

Ein Video sagt mehr als 1000 Worte? Dann klickt Euch gerne hier ins Video von DocuWare über Dokumentenmanagement-Systeme rein. Das Video erklärt in konzentriertem Maße die Vorteile durch die Einführung eines DMS. Mehr über den Anbieter findet Ihr in unseren DMS-Empfehlungen weiter unten oder in unserer Dokumentenmanagement-Software-Kategorie auf OMR Reviews.

Noch mehr Fakten? Noch mehr klare Vorteile eines DMS:

• Mehr Transparenz und Struktur in Eurer Ablage
• Eure Dokumente und Informationen sind rasch auffindbar und genauso schnell weiterzuleiten
• Die zentrale Datenhaltung im DMS fördert die Kollaboration in Euren Teams und ermöglicht die gemeinsame Nutzung von Dokumenten
• Ebenso verringert das zentrale Verwaltungskonzept den Pflegeaufwand an Euren Daten
• Die automatische Versionierung führt Protokoll über Eure Änderungen und lässt frühere Dokumentenversionen wieder herstellen
• Intuitive DM-Systeme ermöglichen Euch eine rasche Einarbeitung und steigern die Produktivität in absehbarer Zeit
• Dokumente im DMS liefern Euch Informationen wohin Ihr wollt und das 24/7
• Datensicherheit und Zugriffskontrollen sind ebenso auf Eurer Seite
• Das System managt automatisch Eure Fristen und Eskalationsstufen
• Auch abgeleitete Prozesse und Workflows werden schneller und transparenter

Der Umstieg in digitale Dokumente, und im besten Falle auch Workflows, ist ein wesentlicher Schritt der digitalen Transformation. Themen wie papierloses Büro, digitale Archivierung und die Digitalisierung von Geschäftsprozessen erleben damit einen synchronen Startschuss oder gehen Hand in Hand. Ihr bewegt damit jedenfalls Topics, die durch die Corona-Krise an Bedeutung zugelegt haben.

EFSS und ECM – Verwandte des Dokumentenmanagement-Systems

Enterprise File Sync & Share-Systeme (EFSS) sind die Vorstufe eines vollwertigen Dokumentenmanagement-Systems. Ihre Funktion beschränkt sich in der Synchronisierung, Speicherung und Weitergabe von Dateien (Dokumente, Bilder oder Videos). Die Dateiarten lassen sich lokal oder in Clouds speichern, stoßen aber keine Workflows an.

Der Begriff Enterprise Content Management Systeme (ECM) wird gerne auch synonym für DMS verwendet. Allerdings geht die Funktionalität darüber hinaus. ECM-Systeme vereinen automatisierte Workflows, Dokumentenmanagement und Content-Management (für Web oder Social-Media) in einem System. Als Standardlösungen dienen diese Systeme vor allem für große Unternehmen.

Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems

Ihr seid längst ungeduldig und wollt wissen, worauf Ihr bei der Planung achtgeben sollt? Hier beschreiben wir Euch Schritt für Schritt, wie Ihr das richtige DMS auswählt und implementiert.

Schritt 1: Bestandsaufnahme

Zu Beginn einer DMs-Einführung müsst Ihr Strukturen und Abläufe im Unternehmen gut kennen und auf den Prüfstand stellen. Zentrale Fragen in diesem Step sind: Welche Dokumentenarten gibt es in Eurer Firma? Durch welche IT-Systeme, Schnittstellen und Abteilungen wandern diese? Von wem werden sie genutzt, bearbeitet oder abgelegt?

Um den Ist-Zustand vollständig zu kennen, sprecht vor allem mit Euren Kolleg:innen aus relevanten Fachabteilungen. Sie sind Eure Wissensträger und liefern ein Bild aus dem Alltag. Außerdem gilt: Je mehr Dokumente in Papierform anfallen, desto größer das Verbesserungspotenzial mit der DMS-Einführung. 

Schritt 2: Ziele definieren

Ihr wisst nun genau, wo in Eurer Firma das meiste Papier anfällt und welche Workflows davon abhängen. In diesem zweiten Schritt der DMS-Einführung stellt Ihr Eure Soll-Workflows dar. Sehr hilfreich für diese Aufgabe ist eine grafische Aufbereitung der zukünftigen betrieblichen Abläufe. Dadurch macht Ihr deutlich, wo die wesentlichen Verbesserungen durch das DMS entstehen. Tools, die Euch bei der Darstellung unterstützen, sind Miro oder Confluence.

Definiert Eure Abläufe und Ziele vor der DMS Implementierung

Wir empfehlen Euch auch, eine:n externe:n Berater:in zu Rate zu ziehen. Sie oder er kann Euch genau sagen, welche Optimierungsschritte sinnvoll sind und welche Zusatznutzen noch möglich sind. Die oder der Berater:in verleiht Euch somit noch mehr Insights über Aufbau und Einführungskonzept von Dokumentenmanagement-Systemen.

Schritt 3: Indikatoren festlegen

Anhand Eurer Ziele könnt Ihr nun klare Indikatoren festlegen. Wo genau wollt Ihr welche messbaren Verbesserungen erreichen. Zum Beispiel:

• Anzahl von Suchvorgängen pro Tag
• Zeitaufwand für die Dokumentensuche
• Zeitaufwand für Kopien
• Dauer für die Erstellung einer Ausgangsrechnung
• Anzahl der benötigten Mitarbeiter:innen
• Dauer eines Freigabeprozesses
• Raummiete 
• usw.

Schritt 4: Anbieter finden

Ausgestattet mit Bestandsaufnahme und klar definierten Zielen wühlt Ihr Euch nun im vierten Schritt der DMS-Einführung durch Angebote und Lösungen. Achtet bei der Anbietersuche auf verbindliche Preise sowohl für die Software als auch für die dazugehörigen Dienstleistungen wie Entwicklung und Support. Ein Angebot ist erst dann richtig gut, wenn folgende Punkte passen:

• Das DMS kann Eure Prozesse abbilden und spiegelt Euren Wunschkatalog wieder
• Die Systemtechnik ist auf dem neuesten Stand und kann flexibel für zukünftige Herausforderungen erweitert werden
• Der Anbieter ist auf sämtliche rechtliche Vorgaben wie Umsatzsteuergesetz oder DSGVO ausgerichtet
• Es ist klar definiert welche Grundvoraussetzungen es braucht, um das DMS einzuführen (z.B. Anschaffung zusätzlicher Hardware, Umstellung auf cloudbasierte Speicherung)
• Service und Support sind in dem von Euch gewünschtem Ausmaß gewährleistet

Weiter unten im Artikel haben wir Euch unsere Top 10 der Dokumentenmanagement-Systeme bereitgestellt. Sie unterstützen Euch in der Selektion eines geeigneten DMS-Anbieters.

Schritt 5: Internen Profi engagieren

Nun aktiviert Ihr einen IT-Profi, die oder der gut mit Eurer IT-Infrastruktur vertraut ist. Ihr stellt damit sicher, dass die nahtlose Integration in die vorhandene Technik klappt. Euer Profi wird zur Kommunikationsschnittstelle innerhalb der Abteilungen und ein wichtiges Bindeglied zum DMS-Anbieter. In sämtlichen nachfolgenden Schritten ist diese Person nun involviert.

Schritt 6: Implementieren und Basis schaffen

Im sechsten Schritt der DMS-Einführung wird das auserwählte DMS implementiert. Der Roll-out selbst soll den laufenden Betrieb so wenig wie möglich stören und so kurz wie möglich dauern. 

Zunächst werden Standardprozesse angelegt. Dazu ist es notwendig, relevante Akten aus dem Papierarchiv in digitale Versionen umzuwandeln. Je nach Menge der Papierbelege kann ein:e externe:r Scan-Dienstleister:in beauftragt oder internes Personal genutzt werden. 

Gescannte Dokumente und digital hinzugefügte Akten werden nun vollautomatisch ausgelesen, sortiert bzw. nach Bedürfnissen und Aktenplänen indiziert. Anhand des DMS können nun Dokumenten-Attribute wie Bestellnummer, Kundennummer, Personalnummer, usw. systemübergreifend verknüpft, klassifiziert oder neu indiziert werden.

Schritt 7: Training und Motivation

Nun ist es soweit, die vielen unstrukturierten Dokumente sind endlich Geschichte. Doch das Projekt ist noch nicht abgeschlossen. Euer interner IT-Profi ist längst der Spezialist:in für das DMS und sollte soweit geschult sein, um auch andere Mitarbeiter:innen einzuarbeiten. Setzt hier auf hochwertige Schulungsorganisation, nutzt Projektteams und fördert die Kommunikation in vollem Maße. So stellt Ihr sicher, dass die Motivation zum Umstieg gelingt. Tutorials, Wikis, Corporate Blogs sind zusätzliche Maßnahmen die Ihr gerne treffen könnt.

Schritt 8: Evaluierung und Etablierung 

Ihr habt Euer Wunsch-DMS im Unternehmen integriert und einen wertvollen Beitrag zur Produktivitätssteigerung absolviert. Damit ist aber nur vorerst Schluss. Wir empfehlen, nachdem der Regelbetrieb mit dem Dokumentenmanagement-System aufgenommen ist, eine erste Evaluierung durchzuführen. Dazu betrachtet Ihr die zu Beginn festgelegten Kennzahlen und bewertet diese neu. Habt Ihr Eure Produktivitätssteigerung erreicht oder gar übertroffen? Oder gibt es noch Verbesserungspotenzial? In der Regel variieren die Ergebnisse von Indikator zu Indikator. Ein Zeichen, dass noch nicht alle Stellschrauben festsitzen.

Eine weitere Evaluierung kann auch Euer Anbieter durchführen. Er betrachtet den laufenden Betrieb und die DMS-Arbeit Eurer Kolleg:innen. So kommt Ihr zu weiteren Praxis-Tipps, die zu Fortschritten in Eurer Gesamtproduktivität führen.

In nächster Folge werden interne oder externe Anforderungen (Gesetzesänderungen, neue Prozesse, andere Schnittstellen) dazu führen, das Dokumentenmanagement-System weiter für Euren Bedarf zu optimieren. Auch der Anbieter steht in der Regel nicht still und hält sein System State-of-the-Art.

Optimiert deshalb weiter und werdet noch effizienter!

Funktionen und Standardprozesse eines DMS – Damit gelingt der Abschied vom Paper-Office

Die besten Dokumentenmanagement-Systeme auf OMR Reviews

Dank der OMR-Reviews-Community müsst Ihr nicht lange suchen, um die Heros unter den DMS zu finden. Die nachfolgende Liste beinhaltet die beliebtesten Systeme, basierend auf verifizierten Bewertungen und Erfahrungen unserer Community. Neben spannenden Key-Facts, liefern unsere Reviews auch Paket- und Preisangaben sowie Hinweise zur Demo-Verfügbarkeit.

1. Microsoft OneDrive for Business

Mit Microsoft OneDrive for Business könnt Ihr freigegebene Dateien über das von Euch bevorzugte Gerät speichern, öffnen und suchen. Änderungen können offline vorgenommen werden und werden synchronisiert, sobald Ihr wieder mit dem Internet verbunden seid. Volle Kollaboration und Integration der Office-Programme sind inkludiert.

2. Bynder

Das Digital-Asset-Management-System Bynder unterstützt vor allem die Zusammenarbeit in der Cloud. Ihr könnt damit Inhalte schneller auf den Markt bringen und die Wirkung Eurer Botschaften erhöhen. Kundenspezifische Lösungen, Zusatzmodule und alle Funktionen die Ihr von einem Digital-Asset-Management-System erwartet, werden mit Bynder geliefert.

3. ownCloud

ownCloud ist eine Open-Source-Software zur Synchronisierung und kollaborativen Nutzung von Dateien und Inhalten. Teamarbeit wird ortsunabhängig und ist über jedes Gerät möglich. Ihr könnt damit Dokumente auf Mobilgeräten im Büro oder von zu Hause aus finden, bearbeiten und teilen. Das System eignet sich für Unternehmen ab 25 Nutzer:innen.

4. amagno

Die Digital-Workplaxe-Lösung von amagno vereint Dokumentenmanagement und Enterprise-Content-Management. Unterstützung erfahrt Ihr vorrangig in der Nutzung und einfachen Bereitstellung digitaler Dokumente, die Ihr mit dazugehörigen Scans, E-Mails und Dateien verknüpfen könnt. Ein weiteres Feature ist die Vorschau von Dokumenten in blattgroßem Format, für fast alle Dateiformate.

5. Docuware

DocuWare verspricht maximale Produktivität in Eurem Business und unterstützt Euch durch Cloud-basiertes Dokumentenmanagement und Workflow-Automation. Mit diesem DMS-Konzept könnt Ihr beliebige Dokumententypen digitalisieren, revisionssicher archivieren und wieder zur Bearbeitung aufnehmen. Besonders geeignet ist DocuWare für Teams, die an unterschiedlichen Standorten arbeiten.

6. Filestage

Eine weitere Cloud-Lösung für die Abstimmung von Medieninhalten ist Filestage. Top geeignet für die Kommunikation zwischen Freelancern, Agenturen und Marketingabteilungen. Mit Filestage könnt Ihr Videos, Designs und Dokumente einfach im Browser teilen, kommentieren und freigeben. Auch Eure Kundinnen dürfen darauf zugreifen und mitmachen. 

7. Zoho Docs

Das File-Management-System ist eine sichere Lösung für das Speichern und Verwalten sämtlicher Dateien. Nutzer:innen können unterschiedliche Dateiformate erstellen, hochladen und verteilen, ohne zusätzliche Software integrieren zu müssen. Zoho Docs verspricht Euch außerdem ganze Datenbanken zu managen, ohne dass Ihr Euch über Dateigrößen Gedanken machen müsst.

8. heyData

heyData ist ein Compliance-Software-as-a-Service-Unternehmen und unterstütz Euer KMU dabei, schnell und digital DSGVO-konform zu werden. Die Software stellt Euch alle gesetzlich vorgeschriebenen Dokumente bereit. Mitarbeiterschulung und Kommunikation mit den Behörden sind im Service mitinbegriffen.

9. CloudConvert

Bei CloudConvert handelt es sich um einen Online-Dateikonverter für mehr als 200 Audio-, Video-, Dokument-, eBook-, Archiv-, Bild-, Tabellenkalkulations- und Präsentationsformate. Die meisten Konvertierungstypen können an Eure Bedürfnisse angepasst werden, z.B. Qualitätstuning. Ihr könnt das Tool nutzen, ohne eine Software zu installieren und zahlt nur das, was Ihr auch nutzt.

Schaut für die komplette Übersicht unserer Favoriten gerne in der Dokumentenmanagement-Kategorie auf OMR Reviews vorbei.