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So funktioniert das papierlose Büro. Moderne Technologie statt unnötigem Papierverbrauch.

Carolin Puls 08.02.2022

In diesem Artikel zeigen wir Euch, wie Euch die Umstellung zu einem papierlosen Büro gelingt und geben Euch dazu nützliche Tools an die Hand.

Kennt Ihr auch Aussagen wie „Papierloses Arbeiten bedeutet, dass ich das Papier von meinem Tisch auf deinen verlagere“? Dann wird es höchste Zeit, dass wir Klartext sprechen. Denn dies ist nicht gemeint, wenn wir von einem papierlosen Büro sprechen, sondern es bezeichnet den Einsatz moderner Technologien zur Einsparung wertvoller Ressourcen.

In diesem Artikel erfahrt Ihr, was die Nachteile von papierbasierten Prozessen sind, welche Bedeutung die Umstellung auf ein papierloses Büro für Euch und Euren Kolleg:innen haben kann und was ein papierloses Büro eigentlich ist. Anschließend berichten wir Euch, wie ein papierloses Büro funktioniert und welche Vorteile es hat. Außerdem haben wir Euch eine Schritt-für-Schritt-Anleitung und weitere hilfreiche Tipps für die Digitalisierung Eures Büros zusammengestellt und berichten Euch, welche Softwares Euch dabei helfen, ein papierloses Büro zu erreichen. Also nichts wie ran an die digitalen Notizblöcke und mitschreiben.

Inhaltsverzeichnis

1. Was sind Nachteile von papierbasierten Prozessen?

2. Diese Bedeutung hat die Umstellung auf ein papierloses Büro

3. Was ist ein papierloses Büro?

4. So funktioniert ein papierloses Büro

5. Dies sind die Vorteile eines papierlosen Büros

6. Schritt-für Schritt-Anleitung zu einem papierlosen Büro

7. Hilfreiche Tipps für die Digitalisierung Eures Büros

8. Diese Softwares helfen Euch dabei ein papierloses Büro zu erreichen

9. Mehr Durchblick dank weniger Papier

1. Was sind Nachteile von papierbasierten Prozessen? 

Auch wenn die Nachteile von papierbasierten Prozessen auf der Hand liegen, möchten wir sie noch einmal kurz zusammenfassen.

Im Durchschnitt verbraucht jede:r Deutsche 244 Kilogramm Papier jährlich. Damit gehen nicht nur hohe Kosten, sondern auch Umweltschäden einher. Für die Herstellung eines einzigen DIN A4-Blattes werden 10 Liter Wasser benötigt – in Kombination mit dem für die Produktion notwendigen Holzbedarf, ergibt sich ein hoher Verbrauch an natürlichen Ressourcen. Außerdem können durch die Entstehung von Tonerpartikeln und Tonerstaub beim Drucken unter Umständen Gesundheitsrisiken für Euch und Eure Kolleg:innen entstehen.

Hinzu kommt der hohe zeitliche Aufwand von papierbasierten Prozessen. Durch den meist ineffizienten und langsamen Ablauf papierbasierter Prozesse kostet Euch die Zeit, die Ihr mit der Ablage, Dokumentenweitergabe und Freigabedokumentation verbringt, unnötig viel Geld. Weiterhin hat das Office of Civil Rights des U.S. Department of Health and Human Services herausgefunden, dass mehr als 60 % der Datenschutzverletzungen in Unternehmen auf Papierdokumente zurückzuführen sind.

Ein nicht digitalisiertes Büro fordert demnach seinen Tribut in Form von Umweltschädigung, gehemmter Produktivität, möglicher Datenschutzverletzung sowie Gesundheitsschädigungen. Mit der Transformation zu mehr Digitalisierung im Büroalltag könnt Ihr diesen Negativpunkten entgegenwirken.

2. Diese Bedeutung hat die Umstellung auf ein papierloses Büro 

Aber was würde es für Euch bedeuten, Abschied von papierhaften Prozessen zu nehmen? Zunächst einmal bedeutet es einen Abschied von altbewährtem, von einem „Das haben wir schon immer so gemacht“ und somit das Einlassen auf neue, bisher unbekannte Arbeitsmethoden. Diese beinhalten, dass Ihr beim papierlosen Arbeiten manuelle Prozesse automatisieren und Eure Zeit sinnvoll in andere Projekte investieren könnt. Dies funktioniert durch die Nutzung einer Dokumentenmanagement-Software, die abteilungsübergreifend einheitliche Workflows schaffen kann.

Alle benötigten Informationen und Dokumente liegen allen Beteiligten digital vor, wodurch Entscheidungsprozesse beschleunigt werden können. Ihr seid nicht mehr davon abhängig, dass Eure Chef:innen ins Büro kommen und ein Dokument unterzeichnen – alles funktioniert auch remote. Hierdurch könnt Ihr schneller agieren, wodurch sich Vorteile für Euer Unternehmen ergeben können. Vorhandene papierhafte Dokumente könnt Ihr digitalisieren und indexieren, sodass keine Informationen verloren gehen. Der Abschied von Massen an Ordner hat zudem den Vorteil, dass Eure Büroschränke deutlich leerer sein werden.

3. Was ist ein papierloses Büro? 

Die Definition des papierlosen Büros ist an sich selbsterklärend. Ihr nutzt für die Umsetzung Eurer unternehmensinternen und externen Prozesse nur digital-gestützte, statt papiergebundener Verfahren. Ihr müsst keine Zeit mehr mit lochen, knicken und abheften verbringen, sondern habt alle Informationen stets online einsehbar vorliegen. In den meisten Fällen wird hierzu eine Cloud-Lösung genutzt.

Der Umstieg auf ein papierloses Büro ist jedoch keine Tagesaufgabe, sondern sollte sukzessiv angegangen werden, um alle notwendigen Informationen zu erhalten und Euren Kolleg:innen die Möglichkeit zu geben, sich langsam an die neuen Abläufe zu gewöhnen.

4. So funktioniert ein papierloses Büro 

Nun kommen wir zum spannenden Teil – der Funktionsweise eines papierlosen Büros. Für die Umsetzung benötigt Ihr ein Cloud-System, welches die Basis für Euer papierloses Arbeiten bildet. Achtet hierbei auf die Einhaltung des Datenschutzes gemäß der DSGVO. Sobald Ihr Eure bisher genutzten Dokumente digitalisiert habt, geht es an die Aufgabe der Strukturierung, damit jede:r zu jedem Zeitpunkt auf alle wichtigen Informationen zugreifen kann. Einigt Euch mit Euren Kolleg:innen auf ein einheitliches digitales Ablagesystem und darauf, wie Ihr verschiedene Dokumente benennen wollt. Wenn jede:r dies anders handhabt, kann der Transformationsprozess schnell nach hinten losgehen, da die Ablage Eurer Dateien dann unübersichtlich und intransparent wird. Die gewählte Struktur solltet Ihr dokumentieren, um neuen Kolleg:innen einen einfachen Einstieg in Euer papierloses Büro zu ermöglichen.

Danach kann es auch schon losgehen, denn Lieferscheine, Rechnungen oder Protokolle können mit nur wenigen Klicks eingesehen werden. Es ist nicht mehr notwendig, dass Mitarbeiter:innen aus anderen Abteilungen Ihren Arbeitsplatz verlassen, um eine Kopie von Euren Dokumenten anzufertigen, die sie für die Bearbeitung der Aufgabe benötigen, da bereits alle Bestandteile online vorliegen. Auch müsst Ihr Eure Ordner nun nicht mehr suchen, wenn sich ein:e Kolleg:in diese ausgeliehen hat, da Ihr die entsprechenden Papiere zeitgleich vorliegen habt, ohne zusätzliche Ausfertigungen erstellen zu müssen. Klick, klick, fertig.

So könnte eine Ordnerstruktur für die Dokumentenablage in Eurem Unternehmen aussehen.

5. Dies sind die Vorteile eines papierlosen Büros 

Falls die Vorteile eines digitalen Büros für Euch nicht sowieso schon auf der Hand liegen oder Ihr sie den Entscheider:innen in Eurem Unternehmen auf einen Blick präsentieren möchtet, haben wir sie hier für Euch aufgeführt:

  • Kostenersparnis durch reduzierte Druckkosten
  • Schneller Zugriff auf sämtliche Dokumente
  • Platz- und Materialersparnis
  • Zugriff auf Dokumente ist zeitgleich und von überall möglich
  • Ermöglicht flexibles und mobiles Arbeiten
  • Effizientere Zusammenarbeit in Teams
  • Umweltschonend dank weniger Papiermüll
  • Mitarbeiter:innen können ihre Arbeitszeit effizienter nutzen
  • Mehr Ordnung am Arbeitsplatz
  • Zukunftsfähige Arbeits- und Prozessgestaltung
  • Vereinfachte Kommunikation und verbesserter Informationsfluss
  • Reduzierung von Prozesskosten durch Automatisierungen, Standardisierungen und Optimierungen
  • Sichere Verwahrung und Backup Eurer Dokumente
  • Kopplung mit anderen Softwares möglich
  • Verbesserung des Kundenerlebnisses durch schnellere Bearbeitung der Anliegen

6. Schritt-für-Schritt-Anleitung zu einem papierlosen Büro

Wenn Ihr von den Vorteilen des papierlosen Unternehmens überzeugt seid, könnt Ihr diese Schritt-für-Schritt-Anleitung nutzen, um Euer Büro zu digitalisieren.

  • Ermittelt den Ist-Zustand: Wie laufen Eure Prozesse momentan ab? Geht dieses vom Anfang bis zum Ende durch. Wo beginnen sie, wie werden Informationen erfasst, wie werden diese weitergegeben und abgelegt? An welchen Punkten in Eurem Ablauf stellt Ihr vermehrtes Fehlerpotenzial fest und wo macht Ihr es Euch selbst vielleicht unnötig schwer? An welchen Punkten gibt es Schnittstellen zu anderen Programmen?
  • Definiert den Soll-Zustand: Legt nach der Ist-Analyse fest, welche Schritte Ihr zuerst anpassen müsst. Welche Voraussetzungen müssen erfüllt werden, um Eure Workflows mithilfe eines papierlosen Büros zu optimieren und
  • Wählt eine Cloud-Software: Die Dokumente für Euer papierloses Büro solltet Ihr am besten in einer Cloud speichern. Diese ermöglicht Euch die Überall-Verfügbarkeit und die entsprechende Sicherung Eurer Daten.
  • Entscheidet Euch für ein Dokumentenmanagementsystem: Vergleicht verschiedene Anbieter und klärt mit ihnen, welche Punkte von Eurer Wunschliste ihre Systeme für Euch umsetzen können. Ihr solltet hierbei keine Kompromisse eingehen. Eine solche Dokumentenmanagement-Software soll Eure Prozesse verschlanken und automatisieren. Sie bildet demnach das Herzstück Eurer papierfreien Geschäftsprozesse.
  • Beginnt mit der Digitalisierung Eurer Dokumente: Mit Einführung Eurer neuen Software müsst Ihr auch Eure Prozesse von Papier auf digital umstellen. Legt eine Ordnerstruktur fest, definiert die Bezeichnungen für Eure Dokumente und legt diese entsprechend ab. Wenn Ihr die Dokumente indexiert und mit den richtigen Schlagworten verseht, vereinfacht Ihr ihre Auffindbarkeit.

Achtet direkt bei der Digitalisierung Eurer Papiere auf die korrekte Benennung und Indexierung.

  • Bindet Automatisierungen ein: Automatisierungen durch den Einsatz Eurer neuen Software können Euch Arbeit und Zeit ersparen. Wenn diese Schnittstellen zu anderen Tools bietet, die Ihr nutzt, stellt die entsprechende Verbindung her, um manuelle Übertragungen und das damit einhergehende Risiko von Fehlern zu minimieren.
  • Verlagert Eure Kommunikation auf die digitalen Wege: Damit ist nicht gemeint, dass Ihr nicht mehr persönlich mit Euren Kolleg:innen sprechen sollt. Aber Ihr könnt beispielsweise die Urlaubsabstimmung, Laufzettel, Telefonnotizen, Stundenzettel oder Protokolle direkt am PC und ohne unnötige Ausdrucke abbilden. Selbstverständlich könnt Ihr auch Messenger-Programme wie z. B. Microsoft Teams einbinden, um die Abstimmung mit Euren Kolleg:innen zu digitalisieren.
  • Digitalisiert Eure Briefpost: Auch wenn Ihr Eure Büroarbeit und Workflows digitalisiert habt, werden Euch weiterhin Dokumente und Briefe per Post erreichen. Diese könnt Ihr entweder selbst digitalisieren oder diesen Arbeitsschritt von einem externen Dienstleister durchführen lassen.
  • Bleibt konsequent: Es wird zu Beginn ungewohnt sein, von Euren bewährten Mustern abzuweichen, Dokumente nicht mehr auszudrucken und Absprachen auf anderen Wegen zu treffen. Bleibt an den Punkten, an denen Ihr Euch das „Bekannte“ zurückwünscht, aber bitte konsequent und geht den neuen Weg mit. Ihr werdet schnell die Vorteile der neuen Arbeitsweise erkennen und nicht mehr missen wollen.

7. Hilfreiche Tipps für die Digitalisierung Eures Büros

Ihr wollt noch einen Schritt weiter gehen und weitere Beispiele für Euer papierloses Büro, ob privat oder im Unternehmen, kennenlernen? Dann versucht es doch mal mit papierlosen Notizen. Indem Ihr diese beispielsweise in Notiz-Apps auf Eurem Smartphone oder Computer niederschreibt, habt Ihr zu jedem Zeitpunkt Zugriff auf sie, könnt sie verändern und sie bleiben dabei übersichtlich. Ebenfalls könnt Ihr durch die Kalenderfunktion von Google und anderen Anbietern Eure Tischkalender ersetzen. Dadurch, dass Ihr die Zugriffsrechte auf Eure Kalender selbst steuern könnt, erhalten auch nur die Kolleg:innen Einblick, die ihn auch wirklich benötigen, da Ihr beispielsweise in derselben Abteilung arbeitet und Euch gegenseitig vertretet.

Die Planungsfunktion zeigt Euch direkt, welche Zeitfenster bei den Personen, die sich zu einer persönlichen oder virtuellen Besprechung zusammenfinden sollen, frei sind. So könnt Ihr Termine einfach und schnell koordinieren. Außerdem ist die Auswahl des richtigen Dokumentenscanners wichtig für den Erfolg Eures papierlosen Büros. Er sollte schnell einsatzbereit sein und ohne großes Technik-Know-how bedienbar sein, sodass alle Kolleg:innen ihn nutzen können. Bei komplizierteren Geräten kann es ansonsten vorkommen, dass die nicht so technikaffinen Kolleg:innen sich vor der Umsetzung scheuen oder Kolleg:innen mit dem Scannen beauftragen, die jünger und digital bewanderter sind. Da der Fortschritt in der Digitalisierung aber von allen Mitarbeitenden getragen werden sollte, ist ein reibungsloser Ablauf notwendig.

8. Diese Softwares helfen Euch dabei ein papierloses Büro zu erreichen 

Sicherlich werden Euch beim Lesen dieses Artikels einige Beispiele eingefallen sein, bei denen zu viel gedruckt wird. Vielleicht ist auch Euer eigener Schreibtisch voll mit aufgetürmten Papierstapeln. Egal, an welcher Stelle Eures Unternehmens die größten Papierberge bestehen, die papierlose Arbeit muss sich durch das gesamte Unternehmen ziehen. Ansonsten werdet Ihr vermutlich auf wenig Verständnis bei den Kolleg:innen stoßen, die Ihre gelernten Routinen verändern und sich der neuen Arbeitsweise annehmen müssen.

Hier gilt die Devise – was für eine:n gilt, gilt für alle anderen auch. Natürlich müsst Ihr aber zunächst einen Punkt auswählen, an dem Ihr startet. Es gibt viele Bereiche, in denen Ihr die ersten Schritte des papierlosen Arbeitens machen könnt. Hierbei bieten sich z. B. Euer Projektmanagement oder die Buchhaltung an. Bei der Koordination eines Projektes, in dem mehrere Kolleg:innen, vielleicht sogar aus unterschiedlichen Abteilungen, die sich an verschiedenen Orten befinden, beteiligt sind, könnt Ihr schnell gute Effekte erzielen, indem Ihr Eure Informationen digitalisiert. Die anderen beteiligten Personen müssen nicht darauf warten, dass Ihr ihnen die Informationen kopiert und zusendet, sondern Ihr könnt zeitgleich an verschiedenen Orten an derselben Sache arbeiten, ohne die anderen zu beeinflussen. So werdet Ihr eine höhere Zufriedenheit bei den Mitwirkenden erzielen und Eure Projekte schneller zum Abschluss bringen können.

Wenn Ihr für Kund:innen arbeitet, denen mehrere Ansprechpartner:innen aus Eurem Unternehmen bekannt sind, werden diese von jeder dieser Personen dieselben Informationen erhalten können, wenn sie sich nach dem aktuellen Stand des Projektes erkundigen. Die schnellere Fertigstellung wirkt sich ebenso positiv auf das Erlebnis aus, welche Kund:innen mit Eurem Unternehmen in Verbindung bringen.

Um dies zu erreichen, könnt Ihr eine Projektmanagementsoftware nutzen. Auf OMR Reviews findet Ihr Nutzererfahrungen und Berichte zu verschiedene Projektmanagementsoftwares wie beispielsweise:

Außerdem eignet sich die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems, um eine einheitliche Ablage der benötigten Dokumente gewährleisten zu können. Wir können Euch z. B. die folgenden Dokumentenmanagement-Softwares empfehlen:

Kommen wir nun zum nächsten Anwendungsbereich, in dem Euch eine Prozessdigitalisierung durch ein papierloses Büro eine Arbeitserleichterung verschaffen kann. In Eurer Buchhaltung gehen am Tag viele verschiedene Dokumente ein, die bearbeitet werden müssen: Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Lohnzahlungen, Stundenzettel und Zahlungserinnerungen. Um schnell und unkompliziert zu prüfen, ob die Zahlungseingänge mit den ausgestellten Rechnungen übereinstimmen oder einen Übertrag der für Kund:innen geleisteten Arbeitsstunden in die Abrechnung der Mitarbeiter:innen sicherzustellen, könnt Ihr das zuvor bereits erwähnte Dokumentenmanagement oder ein Buchhaltungsprogramm nutzen. Auf OMR Reviews könnt Ihr Euch zu den Vorteilen verschiedener Rechnungstools informieren. Hierzu zählen unter anderem:

Diese Systeme lassen sich in den meisten Fällen mit Euren anderen genutzten Tools vernetzen, sodass Ihr keine manuellen Übertragungen habt, die Euch wieder Zeit kosten. Die intelligente Vernetzung der verschiedenen Softwares ermöglicht Euch in vielen verschiedenen Bereichen Eures Unternehmens eine echte Arbeitserleichterung.

9. Mehr Durchblick dank weniger Papier

Wenn Ihr den über Wochen, Monate und Jahre angehäuften Papierwust erst einmal beseitigt habt und Ihr Euch an die neuen Abläufe gewöhnt habt, werdet Ihr Euer Büro nie wieder nicht digital aufgestellt haben wollen. Die bessere Vernetzung mit Euren Kolleg:innen, die schnellere Informationszugänglichkeit von jedem Ort und die Einsparungen an Zeit und Ressourcen werden Euch davon überzeugen, Eure neuen Abläufe beizubehalten. Mit der zu Euch passenden Dokumentenmanagementsoftware wird nicht nur Euer Schreibtisch, sondern auch Euer Kopf freier. So könnt Ihr Euch besser auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren und echte Mehrwerte für Eure Kund:innen und Euer Unternehmen schaffen.

Carolin Puls
Autor:In
Carolin Puls
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Carolin Puls

Carolin ist freie Redakteurin bei OMR und mit ganzem Herzen Autorin. Als Brand Managerin war sie bereits bei verschiedenen Unternehmen aus der FMCG-Branche für das Marketing zuständig. Währenddessen hat Carolin berufsbegleitend Ihr Studium zur Marketing-Betriebswirtin abgeschlossen.

Im Artikel erwähnte Softwares

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