KI-Dokumentenverarbeitung: So digitalisierst du deine Auftragserfassung

1. Was genau umfasst die KI-Dokumentenverarbeitung?
2. Wie hängen Dokumentenverarbeitung und Auftragserfassung zusammen?
3. Welches Auftragserfassungs-Tool hilft bei der Dokumentenverarbeitung?
4. Fazit: KI-gestützte Dokumentenverarbeitung für eine digitalisierte Auftragserfassung – lohnt sich das?

Insbesondere Großhändler und Produzenten arbeiten täglich mit einem Enterprise-Ressource-Planning-System (kurz ERP-System). Hier legen sie Daten zu Kundschaft, Aufträgen und Bestellungen ab und managen alle Prozesse, die für den Handel mit Lieferant*innen auf der einen und mit Käufer*innen auf der anderen Seite von Belang sind.

Wenn nun ein neues Dokument oder eine E-Mail das Unternehmen erreicht, müssen natürlich alle relevanten Informationen ins System gelangen. Dies geschieht mitunter noch händisch oder innerhalb veralteter Prozesse. Dabei stellt moderne AI-Technologie alles bereit, um diese Auslese-, Eingabe- und Übertragungsprozess zu beschleunigen und die Fehlerquote dabei zu minimieren.

Wir zeigen dir in diesem Artikel, warum du generell auf Auftragssoftware setzen solltest. Außerdem erfährst du, warum automatische Texterkennung, vorlagenbasierte Systeme und Robotic Process Automation alleine nicht viel bringen, sondern du direkt zu KI-Dokumentenverarbeitung nicht nur bei der Auftragserfassung greifen solltest.

Was genau umfasst die KI-Dokumentenverarbeitung?

Die Dokumentenverarbeitung umfasst alle Prozesse, bei denen relevante Informationen aus Dokumenten erfasst, organisiert und ausgewertet werden. Damit reicht die Bandbreite von simplen To-dos wie dem Scannen und Speichern von Unterlagen bis hin zur Analyse und Auswertung der darin enthaltenen Daten. Typische Formulare für das Dokumentenmanagement sind u. a. Rechnungen, Verträge oder Aufträge.

In Großhandelsunternehmen und im produzierenden Gewerbe bedeutet dies meist die Eingabe von Bestell-, Kauf- oder Kundendaten in ein ERP-System. Traditionell erfolgt dies noch händisch, was zeitaufwendig und fehleranfällig sein kann. Wertvolle Ressourcen, die besonders in Zeiten des Fachkräftemangels für erfolgsrelevante Aufgaben wie Kundengespräche und Verkauf dringend benötigt werden, gehen verloren, wenn das Team mit repetitiven und administrativen Aufgaben aufgehalten wird.

Hier kommt künstliche Intelligenz (KI) ins Spiel, denn sie erleichtert und beschleunigt die Dokumentenverarbeitung. Wenn du auf AI-basierte Technologie setzt, profitierst du von folgenden Vorteilen:

• Automatisierung wiederkehrender Routineaufgaben: Eine KI erledigt generische Aufgaben wie das Erfassen und die Eingabe der Dokumentdaten automatisch. Das spart Zeit und finanzielle sowie personelle Ressourcen.
• Erhöhung der Effizienz: Während die manuelle Dokumentenverarbeitung viel Zeit in Anspruch nehmen kann, verarbeitet eine KI große Datenmengen aus Dokumenten in Sekunden. Das erhöht die Produktivität deines Teams und beschleunigt so die Geschäftsprozesse erheblich. Zudem wird die Datenverarbeitung skalierbar.
• Erhöhte Präzision: Menschliche Fehler, so wie Tippfehler oder das Überlesen von Details, kann die KI-Datenverarbeitung minimieren. Somit werden die Arbeitsergebnisse verlässlicher. Im Zweifel kann die künstliche Intelligenz aber immer noch menschliche Mitarbeitende dazuholen, um die Fehlerquote noch geringer zu halten. Darüber hinaus ist KI in der Lage, Dokumente intuitiv zu verstehen und ausgelesene Daten sogar mithilfe der Stammdaten zu validieren.
• Stetige Lernfähigkeit: KI-basierte Systeme lernen aus jeder Interaktion und passen sich neuen Dokumententypen und -formaten an. Somit lernen sie stets dazu, was zu noch exakteren Ergebnissen führt.

Wie hängen Dokumentenverarbeitung und Auftragserfassung zusammen?

Du kannst das herkömmliche Dokumentenmanagement zwar schon länger mithilfe intelligenter Datenverarbeitungssoftware durchführen, aber nur der Einsatz einer KI bietet dir all die oben genannten Vorteile.

Die Auftragserfassung als Prozessbeispiel ist ein zentraler Bestandteil deiner Geschäftsprozesse. Sie bildet den ersten Schritt, um bloße Kundenanfragen in konkrete Aufträge zu überführen. In der Praxis bedeutet dies, dass ein*e Kund*in eine Bestellung online – in der Regel per PDF oder als Excel Sheet – aufgibt und die Bestell- bzw. Auftragsdaten für das ERP-System erfasst werden.

Die Auftragserfassung sammelt alle relevanten Informationen (z. B. Produkt, Menge, Lieferdatum, Zahlungsdetails) ein. Diesen Arbeitsschritt findest du in sämtlichen Branchen (Elektronik, Gastronomie, Einzelhandel, Industrie, Gesundheitswesen etc.) und auch im internationalen Handel über die Grenzen der DACH-Region hinaus.

Du kannst die KI-Dokumentenerarbeitung für eine digitalisierte Auftragserfassung nutzen. Somit muss dein Team die eingehenden Aufträge nicht mehr manuell verarbeiten, sondern kann sie über Auftragssoftware und in Echtzeit verarbeiten. Wie zuvor erwähnt, kannst du mithilfe von AI die Bearbeitungszeit der Auftragserfassung verkürzen, die Kosten verringern und die Fehleranfälligkeit maßgeblich reduzieren.

Somit ist es möglich, dass die extrahierten Daten vollautomatisch in andere Systeme (zum Beispiel einem ERP-System) übertragen werden, was weitere Arbeitsabläufe optimiert. Der Hauptvorteil einer KI-unterstützten Auftragserfassung ist es, dass du nachfolgende Geschäftsprozesse direkt anstoßen kannst. So müssen deine Kund*innen viel kürzer warten und sind zufriedener.

Welches Auftragserfassungs-Tool hilft bei der Dokumentenverarbeitung?

Fest steht: Ohne ein verlässliches Tool keine KI-Dokumentenverarbeitung und keine digitalisierte Auftragserfassung. Eine Softwarelösung, die dir bei Datenverarbeitung helfen kann, ist Workist. Diese wurde 2019 von einem Berliner Start-up auf den Markt gebracht und unterstützt seitdem das automatische Dokumentenmanagement in Großhandel und produzierendem Gewerbe.

Grundsätzlich durchläuft jedes neue Dokument folgende vier Schritte:

1. Weiterleitung an Workist: Egal, ob ein Dokument als PDF, Excel-Sheet oder per E-Mail dein Unternehmen erreicht, es findet seinen Weg zum Tool.
2. Datenextraktion: Die KI liest unabhängig von Layout, Format und Sprache das Dokument und zieht alle relevanten Informationen heraus.
3. Validierung der Daten: Die extrahierten Daten werden mit Bestandsdaten (Stammdaten) des ERP-Systems verglichen und auf ihre Richtigkeit überprüft.
4. Datenübertragung: Per EDI- und API-Schnittstellen überträgt die KI die neuen Daten ins System, sodass diese nun beim jeweiligen Kundeneintrag abliegen. Der neu angelegte Auftrag kann dann unmittelbar durchgeführt werden.

Weitere Features von Workist lernst du in dieser Demo kennen:

Laut eigenen Angaben sorgt die KI von Workist mit dem Namen WorKI für 80 % weniger Fehler und 90 % weniger Zeitaufwand dank der über 3 Mio. Dokumente, mit denen die KI trainiert wurde.

Das Ziel von Workist: eine End-to-End-Automatisierung des gesamten Workflows. Neben der Auftragserfassung kannst du mit dem Tool des KI-Dokumentenmanagements auch die Verarbeitung von eingehenden Auftragsbestätigungen und Rechnungen automatisieren. So lässt sich eine ganzheitliche Datenverarbeitung in deinem Unternehmen einführen.

Fazit: KI-gestützte Dokumentenverarbeitung für eine digitalisierte Auftragserfassung – lohnt sich das?

Wenn sich dein Team bei ihren anfallenden Arbeiten von künstlicher Intelligenz helfen lässt, kann es die Prozesse des Dokumentenmanagements automatisieren. Sämtliche Unterlagen und Formulare wie Rechnungen, Bestellungen und Auftragsbestätigungen können durch Softwarelösungen wie Workist nicht nur schneller, sondern auch effizienter gemanagt werden.

Der Fall Auftragserfassung hat gezeigt, dass auch dein Vertriebsinnendienst von der Lösung profitieren kann. Immerhin kann die Ende-zu-Ende-Automatisierung alle erforderlichen Schritte von Eingang bis Datenübertragung abwickeln und dabei prüfen. So haben deine Mitarbeitende mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben. Besonders in Zeiten des Fachkräftemangels bleiben die Prozesse trotzdem skalierbar und dein Unternehmen wettbewerbsfähig – auch in der Zukunft.