enaio® by OPTIMAL SYSTEMS

Optimal Systems bietet sowohl für Anwender als auch für Administratoren sehr ausführliche, klar strukturierte und verständliche Schulungen an. Dadurch wird der Umgang mit der Software für beide Personengruppen sehr vereinfacht. Sollte es dennoch einmal Probleme geben, steht ein sehr kompetenter Support zur Verfügung.

Die Optik von enaio erscheint leider nicht sehr modern, sondern erinnert eher an ältere MS Office Produkte. Dadurch wirkt es für den Endanwender auf den ersten Blick zwar vertraut, aber nicht attraktiv.

Wir verwenden enaio zur digitalen Dokumentenablage und zur revisionssicheren Ablage von Dokumenten. Als Vorteil sehen wir hier die vorhandene Volltextsuche, die es uns ermöglicht, Dokumente schnell und einfach zu finden. Dadurch dient das Tool auch als eine Art Knowledge Base.

Enaio bietet vielfältige Möglichkeiten der Anpassung an den eigenen Bedarf. Nach entsprechenden Trainings für die eigene IT Abteilung können die meisten Anpassungen und Erweiterungen selbständig vorgenommen werden. Die Zusammenarbeit mit kompetenten Projektleiter:Innen seit vielen Jahren.

Die Qualität des Supports schwankt stark abhängig vom jeweiligen Mitarbeitenden. Wir hatten zwischenzeitlich Performance Probleme - die Lösung hat zu viel Zeit in Anspruch genommen.

Wir haben enaio als digitale Personalakte im Einsatz mit vielen erweiterten Funktionen, wie Workflows, Übertragung der Entgelt-, Zeitnachweise etc. aus SAP, Verwaltung von Qualifikationen der Mitarbeitenden sowie Abruf bestimmter Inhalte aus der Akte durch Mitarbeitende und Führungskräfte.

Die Einführung des Systems war dank der vielen Schulungen, der leicht verständlichen Dokumentation und des äußerst hilfsbereiten Supports kein Problem. Die Lösung lässt sich sehr gut auch inhouse anpassen. Die IT Mitarbeiter wurden entsprechend geschult, das spart Zeit und Geld bei der Umsetzung von Projekten. Durch die Software haben wir nun schneller und effizienter Zugriff auf Dokumente, Akten und Vorgänge, das erleichtert den Arbeitsalltag enorm.

Es ist schlecht kombinierbar mit anderen Systemen und ist somit eine Insellösung. Der Support ist leider auch ab und zu mal überfragt und diese Probleme werden dann einfach gar nicht mehr angefasst. Das UI Design ist etwas altbacken und hier und dort auch mal unübersichtlich.

Das gesamte Dokumentenmanagement ist nun übergangen in diese Software und sie macht dank Volltextsuche und Filtermöglichkeiten einen guten Job. Für Vorgänge benötigen wir nun deutlich weniger Bearbeitungszeit, da die eAkten schnell gezogen, gezielt bearbeitet und sicher wieder gespeichert werden können. Dank des Berechtigungssystems haben auch nur die entsprechenden Mitarbeiter die passenden Rechte für die Vorgänge.

Das ist System lässt sich nach einer guten Einweisung einfach administrieren. Unterstützt wir die Administration durch die immer besser gewordenen Online-Hilfen und Handbücher (PDFs) die Unsern zur Verfügung stehen. Für die Admins (Systemintegratoren) ist es von Vorteil, wenn Sie Skriptsprachen beherrschen, dann können Events und Funktionen schnell eingebunden werden. und die Anwender kommen nach kurzer Einarbeitung klar mit dem System. Die Konfigurationsmöglichkeiten sind vielfältig aber beherrschbar. Die Client-User können durch standardisierte Filtermöglichkeiten und Abonnements verwöhnt werden, so dass Suchen, Auswertungen und durch Nutzer einfach genutzt werden können.

Das Design könnte ein wenig attraktiver gestaltet werden. Im Bereich Support gibt es noch Nachholbedarf. Auch wenn Personal nach und nach aufgebaut wird, hat sich der Support deutlich verlangsamt. Bei Spezialthemen gibt es zu wenige Ansprechpartner, die binnen kurzer Zeit Abhilfe schaffen können.

Dokumentenscan und Dokumentenablage inkl. spezif. Anzeigeberechtigung, Prüfung und Freigabe von aktuellen Vorgängen, Statusvergabe und -pflege,

Vielseitigkeit der enaio-Lösungen in allen Bereichen entlang der Wertschöpfungskette, Vielfalt der Schnittstellen-Technologien, Skalierbarkeit des Systems

Eigene Produkt-Innovationen für aktuelle Technologien und Erweiterung des Standard-Produktportfolios,

Zentrales elektronisches Dokumentenarchiv im Konzern, standardisierte eAkten- und Dokumenten-Verwaltung in den verschiedenen Organisationen, differenzierte Rechtesteuerung bis auf Dokumentenebene in der integrierten Benutzer- und Zugriffsrechte-Verwaltung

Die Software lässt sich individuell an die Bedürfnisse des Kunden anpassen. Es können vom Kunden nach einer Schulung auch selbst viele Änderungen und Anpassungen vorgenommen werden. Durch die Funktionalität des Webclients können auch einfach Tablets oder Smartphones mit der Applikation arbeiten.

Leider ist der Support von Optimal Systems nicht der Beste. Offene Fälle bleiben über Monate bestehen. Auch bei größeren Störungen (die man zum Glück kaum hat) ist die Wartezeit zur Beseitigung lang.

Die Software wird bei uns als digitale Personalakte eingesetzt. Man kann schnell individuelle Anpassungen nach Wünschen der Endbenutzer anpassen. Berechtigungskonzept, Mitarbeiterzugriff, Volltextsuche etc. alles ist möglich.

Schnelle Suche von Daten. Schnelle Bearbeitung von internen Workflows. Übersichtlichkeit und Benutzerfreundlichkeit des enaio Clients.

Relativ lange Bearbeitungszeiten von beauftragten CRs. Eigene Bearbeitung oder Umsetzung von Ideen nur mit Hilfe von Programmierkenntnissen umsetzbar.

Bearbeitung von Eingangsrechnungen über mehrere Standorte hinweg. Dadurch fällt der Postweg bei uns komplett weg, was früher mehrere Tage in Anspruch genommen hat.

Was mir am besten gefällt, ist die intuitive Bedienung. Ich finde mich schnell zurecht und kann alle Funktionen problemlos nutzen. Die Oberfläche ist übersichtlich gestaltet, was die Navigation sehr einfach macht.

Es wäre großartig, wenn man es einen Hilfebereich geben würde in dem man im Nachhinein noch offene Fragen klären kann ohne direkt auf den Support zurückgreifen zu müssen.

Durch die Nutzung von enaio konnte ich meine täglichen Arbeitsabläufe deutlich optimieren. Insbesondere die intuitive Bedienung hat mir geholfen, mich schnell zurechtzufinden und effizienter zu arbeiten. Dadurch konnte ich wertvolle Zeit sparen und mich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.

Die Einarbeitung in enaio ist Übersichtlich und einfach. Die Benutzeroberfläche ist klar strukturiert und ermöglicht einen schnellen Zugriff auf alle relevanten Funktionen. Besonders hilfreich finde ich die Suchfunktion, mit der ich auch in umfangreichen Dokumenten präzise Ergebnisse erhalte. Die Möglichkeit, Dokumente direkt in enaio zu bearbeiten, spart mir viel Zeit.

Eine präzisere Beschreibung bzw. Erklärung einiger Prozesse würde ich mir wünschen. Dies hat anfang zu etwas verunsicherung geführt.

Mit enaio könnten wir unsere internen Abläufe erheblich optimiert. Dokumente werden nun zentral verwaltet und sind für alle berechtigten Mitarbeiter sofort zugänglich. Die Suchfunktion ermöglicht es uns, benötigte Informationen in Sekundenschnelle zu finden, was die Effizienz unserer Teams deutlich gesteigert hat. Insgesamt hat enaio dazu beigetragen, die Zusammenarbeit zu verbessern und Zeit einzusparen.

Die Benutzeroberfläche von enaio ermöglicht uns eine schnelle Einarbeitung und erleichtert die täglichen arbeiten enorm. Besonders toll ist die Anpassbarkeit an unsere individuelle Unternehmensprozesse, was eine optimale Integration in bestehende Arbeitsabläufe ermöglicht. Die integrierte Suchfunktion spart wertvolle Zeit und sorgt für einen reibungslosen Zugriff auf alle relevanten Dokumente.

Die mobile App benötigt dringend ein Update, um die Funktionalität auf mobilen Endgeräten zu verbessern. Sonst sind wir sehr zufrieden.

Enaio by Optimal Systems löst für uns das Problem der unübersichtlichen Dokumentenablage, indem es eine zentrale Plattform für alle Unternehmensinformationen bietet. Durch die Nutzung von Enaio konnten wir die Effizienz unserer Arbeitsprozesse deutlich steigern, da Dokumente schnell und einfach gefunden werden können. Zudem profitieren wir von der verbesserten Zusammenarbeit im Team, da alle Beteiligten Zugriff auf die relevanten Informationen haben. Die automatisierte Workflows in Enaio haben uns geholfen, manuelle Aufgaben zu reduzieren und Fehler zu minimieren.

Für uns ist enaio ein sehr hilfreiches Tool.Es gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben durch revisionssichere Archivierung und Datenintegrität bietet aber auf der anderen Seite mehr Transparenz in Geschäftsprozessen und bietet umfassende Sicherheitsfunktionen zum Schutz sensibler Daten.

Obwohl enaio anpassbar ist, können komplexe Anpassungen erforderlich sein, um die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens zu erfüllen. Wir haben gerade am Anfang öfter Hilfe gebraucht.

Enaio löst bei uns eine Vielzahl von Problemen im Dokumentenmanagement. Durch die zentrale Speicherung und strukturierte Ablage von Dokumenten gehören lange Suchzeiten der Vergangenheit an. Die digitale Workflow-Steuerung beschleunigt Prozesse und reduziert Fehlerquellen. Besonders hervorzuheben ist die verbesserte Zusammenarbeit im Team, da alle Beteiligten jederzeit auf die benötigten Informationen zugreifen können.

System läuft sehr stabil, sehr gut an eigene Prozesse anpassbar, sehr effiziente Dokumentenverwaltung

Benutzung von VisualBasic zur Programmierung z.B. von Workflows halte ich nicht mehr für zeitgemäß

Workflows beschleunigen interne Prozesse, sichere Dokumentenablage

Übersichtliche Benutzeroberfläche, gut auf die Anwendungsfälle konfigurierbar. Vielseitige Workflow-Funktionen und Anbindung in die Systemlandschaft. Erweiterung um Capture- und Classify-Komponenten machen enaio zur Komplettlösung für die Postbearbeitung. Flexibles Lizenzmodell. Mehrmandantenfähigkeit.

Administration nicht ohne Schulung bzw. intensive Einarbeitung machbar. Dafür funktioniert der Support von Optimal Systems sehr gut.

Posteingangsbearbeitung vom Scanning über Datenauslesung/-verifizierung bis zur Verteilung auf die Teams und Bearbeitung in Workflows. Speicherung des ausgehenden Schriftverkehrs. Recherche in elektronischen Akten.

Das Dokumentenmanagement ist eines der besten auf dem Markt. Mit der Lösung von Enaio könnten wir uns intern deutlich besser strukturieren.

Es kann ein wenig kompliziert sein, die passende Funktion zu finden, die man gerade sucht. Das System ist doch Recht komplex aufgebaut und braucht ein wenig Einarbeitung.

Mit Enaio konnten wir uns intern verbessern. Indirekt hat uns Enaio bei der Prozessoptimierung und der Organisation relevanter Dokumente geholfen.