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File Analysis
Document Scanning
enaio® by OPTIMAL SYSTEMS
4.5 (20)
Alternatives to enaio® by OPTIMAL SYSTEMS
Item 1 of 8
This is how users rate the tool
0%
Ease of use
Category average: 90 %
0%
Customer support
Category average: 92 %
0%
Meets requirements
Category average: 92 %
0%
Ease of setup
Category average: 88 %
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Global features
Setup & support
Cloud
On-premise
24/7 support
German-speaking support
Data Privacy
Server location DE
Server location EU
Only EU companies affiliated
EU standard contract
Versions
Free version
Free trial
Screenshots & Videos
enaio® by OPTIMAL SYSTEMS Features
Item 1 of 5
Platform
Performance and reliability
Reporting and auditing
System of record integration
Collaboration
Simultaneously editing
File following
File sharing
Change tracking / audit logs
Administration
Device management
User and role management
Single sign-on
Policies and controls
Security
File management
Device syncing
Web interface
File type support
Search
Mobile apps
Metadata
Ocr scanning
Versioning
Collaboration
Document assembly
Workflow
Process automation
Conditions
Activities
Records management
enaio® by OPTIMAL SYSTEMS Pricing
Last edited: September 2024
Der Anbieter kommuniziert keine Preisinformationen. Dies ist eine übliche Praxis für Softwareanbieter und Dienstleister. Alternativ könnt Ihr den Anbieter kontaktieren, um aktuelle Preise zu erfahren.
Item 1 of 3
enaio® by OPTIMAL SYSTEMS Reviews (20)
AI-generated summary
What users say about enaio® by OPTIMAL SYSTEMS
Based on 20 reviews
Enaio is recognized for its document management and workflow capabilities, offering extensive customization and integration options. Many appreciate the efficient document retrieval through its search functionality and the ability to streamline internal processes. However, some users report that the support quality can vary and that the system's complexity may require significant training. The user interface is sometimes perceived as outdated, and occasional performance issues have been noted.
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Filter and sorting
“Wir haben ein digitales Langzeitarchiv unserer Belege realisieren können.”
4.0
MR
Older than 12 months
Michael Reinhardt
Validated Reviewer
Abteilungsleiter at
expert Warenvertrieb GmbH
- 51-1000 employees
Use cases:
Document Management (DMS)
“Ein ECM Tool, welches viele Wünsche erfüllbar macht.”
5.0
F
Older than 12 months
Franziska
Validated Reviewer
Senior IT Administrator at
Schnellecke
- 1001+ employees
- Industry: Logistics and Supply Chain
Use cases:
Document Management (DMS)
What did you like?
Optimal Systems bietet sowohl für Anwender als auch für Administratoren sehr ausführliche, klar strukturierte und verständliche Schulungen an. Dadurch wird der Umgang mit der Software für beide Personengruppen sehr vereinfacht. Sollte es dennoch einmal Probleme geben, steht ein sehr kompetenter Support zur Verfügung.
What did you not like?
Die Optik von enaio erscheint leider nicht sehr modern, sondern erinnert eher an ältere MS Office Produkte. Dadurch wirkt es für den Endanwender auf den ersten Blick zwar vertraut, aber nicht attraktiv.
Which problems are you solving with the product?
Wir verwenden enaio zur digitalen Dokumentenablage und zur revisionssicheren Ablage von Dokumenten. Als Vorteil sehen wir hier die vorhandene Volltextsuche, die es uns ermöglicht, Dokumente schnell und einfach zu finden. Dadurch dient das Tool auch als eine Art Knowledge Base.
Reply from enaio® by OPTIMAL SYSTEMS:
Vielen Dank für die Review! Die positive Erfahrung mit unseren Schulungen und unserem Support freut uns sehr. Das Feedback zur Gestaltung unserer Nutzeroberfläche werden wir an die entsprechenden Kolleginnen und Kollegen weitergeben. Wir arbeiten kontinuierlich daran, die User Experience von enaio® zu optimieren und insbesondere auch den Webclient weiter auszubauen - für eine reibungslose Nutzung auch von unterwegs aus.
Weiterhin viel Freude mit enaio®!
Viele Grüße Das Team von OPTIMAL SYSTEMS Customer Care
“ECM mit Workflow und anderen Extras. Viele Erweiterungs- und Schnittstellenmöglichkeiten.”
4.5
S
Older than 12 months
Stephanie
Validated Reviewer
Personalreferentin at
Omexom
- 1001+ employees
- Industry: Construction
Use cases:
Document Management (DMS)
What did you like?
Enaio bietet vielfältige Möglichkeiten der Anpassung an den eigenen Bedarf. Nach entsprechenden Trainings für die eigene IT Abteilung können die meisten Anpassungen und Erweiterungen selbständig vorgenommen werden. Die Zusammenarbeit mit kompetenten Projektleiter:Innen seit vielen Jahren.
What did you not like?
Die Qualität des Supports schwankt stark abhängig vom jeweiligen Mitarbeitenden. Wir hatten zwischenzeitlich Performance Probleme - die Lösung hat zu viel Zeit in Anspruch genommen.
Which problems are you solving with the product?
Wir haben enaio als digitale Personalakte im Einsatz mit vielen erweiterten Funktionen, wie Workflows, Übertragung der Entgelt-, Zeitnachweise etc. aus SAP, Verwaltung von Qualifikationen der Mitarbeitenden sowie Abruf bestimmter Inhalte aus der Akte durch Mitarbeitende und Führungskräfte.
Reply from enaio® by OPTIMAL SYSTEMS:
Vielen Dank für das Feedback, das wir intern auswerten und weitergeben werden. Es freut uns, dass die digitale Personalakte ein voller Erfolg ist.
Viele Grüße
Das Team von OPTIMAL SYSTEMS Customer Care
“Pragmatisches und zielorientiertes DMS mit vielen Möglichkeiten und Anpassungen”
4.5
A
Older than 12 months
Alina
Validated Reviewer
Sachbearbeiterin at
Öffentliche Verwaltung
- 51-1000 employees
- Industry: Government Administration
Use cases:
Document Management (DMS)
What did you like?
Die Einführung des Systems war dank der vielen Schulungen, der leicht verständlichen Dokumentation und des äußerst hilfsbereiten Supports kein Problem. Die Lösung lässt sich sehr gut auch inhouse anpassen. Die IT Mitarbeiter wurden entsprechend geschult, das spart Zeit und Geld bei der Umsetzung von Projekten. Durch die Software haben wir nun schneller und effizienter Zugriff auf Dokumente, Akten und Vorgänge, das erleichtert den Arbeitsalltag enorm.
What did you not like?
Es ist schlecht kombinierbar mit anderen Systemen und ist somit eine Insellösung. Der Support ist leider auch ab und zu mal überfragt und diese Probleme werden dann einfach gar nicht mehr angefasst. Das UI Design ist etwas altbacken und hier und dort auch mal unübersichtlich.
Which problems are you solving with the product?
Das gesamte Dokumentenmanagement ist nun übergangen in diese Software und sie macht dank Volltextsuche und Filtermöglichkeiten einen guten Job. Für Vorgänge benötigen wir nun deutlich weniger Bearbeitungszeit, da die eAkten schnell gezogen, gezielt bearbeitet und sicher wieder gespeichert werden können. Dank des Berechtigungssystems haben auch nur die entsprechenden Mitarbeiter die passenden Rechte für die Vorgänge.
Reply from enaio® by OPTIMAL SYSTEMS:
Vielen Dank für Ihr Feedback, das wir gerne intern auswerten und an die zuständigen Kolleg:innen weitergeben werden. Es freut uns sehr, dass die Einführung der eAkte Ihre Bearbeitungszeit reduziert und Abläufe erleichtert. Mit Ihrem Feedback helfen Sie uns dabei enaio® stetig zu optimieren.
Viele Grüße, Das Team von OPTIMAL SYSTEMS Customer Care
“Wir würden enaio auf jeden Fall weiterempfehlen, da wir mit dem Produkt sehr zufrieden sind”
4.5
A
Older than 12 months
Anette
Validated Reviewer
Stabsst. Digital. - TL Input/Output-Mgmt. & DMS at
Kirchliche Versorgungskassen KZVK und VKPB
- 51-1000 employees
- Industry: Non-Profit Organization Management
Use cases:
Document Management (DMS)
What did you like?
Das ist System lässt sich nach einer guten Einweisung einfach administrieren. Unterstützt wir die Administration durch die immer besser gewordenen Online-Hilfen und Handbücher (PDFs) die Unsern zur Verfügung stehen. Für die Admins (Systemintegratoren) ist es von Vorteil, wenn Sie Skriptsprachen beherrschen, dann können Events und Funktionen schnell eingebunden werden. und die Anwender kommen nach kurzer Einarbeitung klar mit dem System. Die Konfigurationsmöglichkeiten sind vielfältig aber beherrschbar. Die Client-User können durch standardisierte Filtermöglichkeiten und Abonnements verwöhnt werden, so dass Suchen, Auswertungen und durch Nutzer einfach genutzt werden können.
What did you not like?
Das Design könnte ein wenig attraktiver gestaltet werden. Im Bereich Support gibt es noch Nachholbedarf. Auch wenn Personal nach und nach aufgebaut wird, hat sich der Support deutlich verlangsamt. Bei Spezialthemen gibt es zu wenige Ansprechpartner, die binnen kurzer Zeit Abhilfe schaffen können.
Which problems are you solving with the product?
Dokumentenscan und Dokumentenablage inkl. spezif. Anzeigeberechtigung, Prüfung und Freigabe von aktuellen Vorgängen, Statusvergabe und -pflege,
Reply from enaio® by OPTIMAL SYSTEMS:
Vielen Dank für das detaillierte Feedback und die konkreten Schilderungen, die für potenzielle Neukund:innen sicher sehr hilfreich sind! Die Rückmeldung zum Support geben wir zur Auswertung an die entsprechenden Stellen weiter. Dass enaio® ansonsten sehr gut ankommt, freut uns natürlich zu lesen. Wir wünschen weiterhin viel Freude bei der Nutzung!
Viele Grüße, Das Team von OPTIMAL SYSTEMS Customer Careir Würfden
“Sehr gute Kommunikation mit Optimal Systems, lösungsorientiert, gutes Preis-/Leistungsverhältnis ”
4.0
R
Older than 12 months
Roland
Validated Reviewer
Senior Application Manager at
Soluvia IT
- 1001+ employees
- Industry: Information Technology and Services
Use cases:
Document Management (DMS)
What did you like?
Vielseitigkeit der enaio-Lösungen in allen Bereichen entlang der Wertschöpfungskette, Vielfalt der Schnittstellen-Technologien, Skalierbarkeit des Systems
What did you not like?
Eigene Produkt-Innovationen für aktuelle Technologien und Erweiterung des Standard-Produktportfolios,
Which problems are you solving with the product?
Zentrales elektronisches Dokumentenarchiv im Konzern, standardisierte eAkten- und Dokumenten-Verwaltung in den verschiedenen Organisationen, differenzierte Rechtesteuerung bis auf Dokumentenebene in der integrierten Benutzer- und Zugriffsrechte-Verwaltung
Reply from enaio® by OPTIMAL SYSTEMS:
Vielen Dank für das Feedback! Auf die Vielseitigkeit unseres Lösungsportfolios legen wir großen Wert und es freut uns, dass dies auch bei unseren Kunden gut ankommt. Gerne können wir in einem persönlichen Gespräch noch einmal genauer klären, wo im Bereich Produktinnovationen noch Optimierungsbedarf besteht. Wir werden hierzu auf Sie zukommen.
Viele Grüße, Das Team von OPTIMAL SYSTEMS Customer Care
“Die Software ist clever durchdacht und ermöglicht es viele Szenarien umzusetzen ”
3.5
S
Older than 12 months
Stefan
Validated Reviewer
IT Administrator at
Omexom Deutschland
- 1001+ employees
- Industry: Industrial Automation
Use cases:
Document Management (DMS)
What did you like?
Die Software lässt sich individuell an die Bedürfnisse des Kunden anpassen. Es können vom Kunden nach einer Schulung auch selbst viele Änderungen und Anpassungen vorgenommen werden. Durch die Funktionalität des Webclients können auch einfach Tablets oder Smartphones mit der Applikation arbeiten.
What did you not like?
Leider ist der Support von Optimal Systems nicht der Beste. Offene Fälle bleiben über Monate bestehen. Auch bei größeren Störungen (die man zum Glück kaum hat) ist die Wartezeit zur Beseitigung lang.
Which problems are you solving with the product?
Die Software wird bei uns als digitale Personalakte eingesetzt. Man kann schnell individuelle Anpassungen nach Wünschen der Endbenutzer anpassen. Berechtigungskonzept, Mitarbeiterzugriff, Volltextsuche etc. alles ist möglich.
Reply from enaio® by OPTIMAL SYSTEMS:
Vielen Dank für die Review! Es freut uns, dass die Flexibilität und Anpassbarkeit der Personalakte gut ankommen. Das Feedback zum Support werden wir intern auswerten und an die entsprechenden Kolleginnen und Kollegen weitergeben. Weiterhin viel Freude mit enaio®!
Viele Grüße, Das Team von OPTIMAL SYSTEMS Customer Care
“Wir sparen mit enaio enorm viel Zeit ein!”
5.0
T
Older than 12 months
Timo
Validated Reviewer
IT Administrator at
Akademie Überlingen GmbH
- 51-1000 employees
- Industry: Education Management
Use cases:
Document Management (DMS)
What did you like?
Schnelle Suche von Daten. Schnelle Bearbeitung von internen Workflows. Übersichtlichkeit und Benutzerfreundlichkeit des enaio Clients.
What did you not like?
Relativ lange Bearbeitungszeiten von beauftragten CRs. Eigene Bearbeitung oder Umsetzung von Ideen nur mit Hilfe von Programmierkenntnissen umsetzbar.
Which problems are you solving with the product?
Bearbeitung von Eingangsrechnungen über mehrere Standorte hinweg. Dadurch fällt der Postweg bei uns komplett weg, was früher mehrere Tage in Anspruch genommen hat.
Reply from enaio® by OPTIMAL SYSTEMS:
Vielen Dank für die Review! Das Feedback werten wir intern aus und geben es weiter. Schnelle Workflow-Bearbeitung, Übersichtlichkeit und Usability liegen natürlich auch uns sehr am Herzen und wir freuen uns, dass enaio® die Bearbeitungszeit der Rechnungen so stark verkürzen konnte.
Viele Grüße, Das Team von OPTIMAL SYSTEMS Customer Care
“Optimierung und übersicht ist super”
4.0
M
Older than 12 months
Mike
Validated Reviewer
Marketing Manager at
Finnwaa GmbH
- 1-50 employees
- Industry: Marketing and Advertising
Use cases:
Document Management (DMS)
What did you like?
Was mir am besten gefällt, ist die intuitive Bedienung. Ich finde mich schnell zurecht und kann alle Funktionen problemlos nutzen. Die Oberfläche ist übersichtlich gestaltet, was die Navigation sehr einfach macht.
What did you not like?
Es wäre großartig, wenn man es einen Hilfebereich geben würde in dem man im Nachhinein noch offene Fragen klären kann ohne direkt auf den Support zurückgreifen zu müssen.
Which problems are you solving with the product?
Durch die Nutzung von enaio konnte ich meine täglichen Arbeitsabläufe deutlich optimieren. Insbesondere die intuitive Bedienung hat mir geholfen, mich schnell zurechtzufinden und effizienter zu arbeiten. Dadurch konnte ich wertvolle Zeit sparen und mich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.
“Wir nutzen es für eine Zentrale Lagerung von Dokumenten ”
4.0
M
Older than 12 months
Michaela
Validated Reviewer
Marketing Manager at
santoro-design GmbH
- 1-50 employees
- Industry: Marketing and Advertising
Use cases:
Document Management (DMS)
What did you like?
Die Einarbeitung in enaio ist Übersichtlich und einfach. Die Benutzeroberfläche ist klar strukturiert und ermöglicht einen schnellen Zugriff auf alle relevanten Funktionen. Besonders hilfreich finde ich die Suchfunktion, mit der ich auch in umfangreichen Dokumenten präzise Ergebnisse erhalte. Die Möglichkeit, Dokumente direkt in enaio zu bearbeiten, spart mir viel Zeit.
What did you not like?
Eine präzisere Beschreibung bzw. Erklärung einiger Prozesse würde ich mir wünschen. Dies hat anfang zu etwas verunsicherung geführt.
Which problems are you solving with the product?
Mit enaio könnten wir unsere internen Abläufe erheblich optimiert. Dokumente werden nun zentral verwaltet und sind für alle berechtigten Mitarbeiter sofort zugänglich. Die Suchfunktion ermöglicht es uns, benötigte Informationen in Sekundenschnelle zu finden, was die Effizienz unserer Teams deutlich gesteigert hat. Insgesamt hat enaio dazu beigetragen, die Zusammenarbeit zu verbessern und Zeit einzusparen.
“Für eine Effiziente Nutzung”
4.5
M
Older than 12 months
Michelle
Validated Reviewer
Marketing Managerin at
H2F GmbH & Co. KG
- 1-50 employees
- Industry: Marketing and Advertising
Use cases:
Document Management (DMS)
What did you like?
Die Benutzeroberfläche von enaio ermöglicht uns eine schnelle Einarbeitung und erleichtert die täglichen arbeiten enorm. Besonders toll ist die Anpassbarkeit an unsere individuelle Unternehmensprozesse, was eine optimale Integration in bestehende Arbeitsabläufe ermöglicht. Die integrierte Suchfunktion spart wertvolle Zeit und sorgt für einen reibungslosen Zugriff auf alle relevanten Dokumente.
What did you not like?
Die mobile App benötigt dringend ein Update, um die Funktionalität auf mobilen Endgeräten zu verbessern. Sonst sind wir sehr zufrieden.
Which problems are you solving with the product?
Enaio by Optimal Systems löst für uns das Problem der unübersichtlichen Dokumentenablage, indem es eine zentrale Plattform für alle Unternehmensinformationen bietet. Durch die Nutzung von Enaio konnten wir die Effizienz unserer Arbeitsprozesse deutlich steigern, da Dokumente schnell und einfach gefunden werden können. Zudem profitieren wir von der verbesserten Zusammenarbeit im Team, da alle Beteiligten Zugriff auf die relevanten Informationen haben. Die automatisierte Workflows in Enaio haben uns geholfen, manuelle Aufgaben zu reduzieren und Fehler zu minimieren.
“Unsere Nummer 1 für die Dokumentation ”
4.5
S
Older than 12 months
Svenja
Validated Reviewer
Mitarbeiterin im Arbeitsrecht at
Rechtsanwälte Grohmann & Kollegen Andreas Gummert
- 1-50 employees
- Industry: Law Enforcement
Use cases:
Document Management (DMS)
What did you like?
Für uns ist enaio ein sehr hilfreiches Tool.Es gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben durch revisionssichere Archivierung und Datenintegrität bietet aber auf der anderen Seite mehr Transparenz in Geschäftsprozessen und bietet umfassende Sicherheitsfunktionen zum Schutz sensibler Daten.
What did you not like?
Obwohl enaio anpassbar ist, können komplexe Anpassungen erforderlich sein, um die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens zu erfüllen. Wir haben gerade am Anfang öfter Hilfe gebraucht.
Which problems are you solving with the product?
Enaio löst bei uns eine Vielzahl von Problemen im Dokumentenmanagement. Durch die zentrale Speicherung und strukturierte Ablage von Dokumenten gehören lange Suchzeiten der Vergangenheit an. Die digitale Workflow-Steuerung beschleunigt Prozesse und reduziert Fehlerquellen. Besonders hervorzuheben ist die verbesserte Zusammenarbeit im Team, da alle Beteiligten jederzeit auf die benötigten Informationen zugreifen können.
“Seit 20 Jahren sehr zufrieden mit dem System.”
5.0
M
Older than 12 months
Michael
Validated Reviewer
IT Administration at
Verkehrsverbund Oberelbe GmbH
- 51-1000 employees
- Industry: Transportation/Trucking/Railroad
Use cases:
Document Management (DMS)
What did you like?
System läuft sehr stabil, sehr gut an eigene Prozesse anpassbar, sehr effiziente Dokumentenverwaltung
What did you not like?
Benutzung von VisualBasic zur Programmierung z.B. von Workflows halte ich nicht mehr für zeitgemäß
Which problems are you solving with the product?
Workflows beschleunigen interne Prozesse, sichere Dokumentenablage
“Vielseitige, übersichtlich gestaltete DMS-Lösung.”
5.0
S
Older than 12 months
Sören
Validated Reviewer
Head of Service Center at
Lowell Group
- 1001+ employees
- Industry: Financial Services
Use cases:
Document Management (DMS)
What did you like?
Übersichtliche Benutzeroberfläche, gut auf die Anwendungsfälle konfigurierbar. Vielseitige Workflow-Funktionen und Anbindung in die Systemlandschaft. Erweiterung um Capture- und Classify-Komponenten machen enaio zur Komplettlösung für die Postbearbeitung. Flexibles Lizenzmodell. Mehrmandantenfähigkeit.
What did you not like?
Administration nicht ohne Schulung bzw. intensive Einarbeitung machbar. Dafür funktioniert der Support von Optimal Systems sehr gut.
Which problems are you solving with the product?
Posteingangsbearbeitung vom Scanning über Datenauslesung/-verifizierung bis zur Verteilung auf die Teams und Bearbeitung in Workflows. Speicherung des ausgehenden Schriftverkehrs. Recherche in elektronischen Akten.
“Starke Software mit schwächen”
4.0
L
Older than 12 months
Lukas
Validated Reviewer
Co-founder at
Huua
- 1-50 employees
- Industry: Computer Software
Use cases:
Document Management (DMS)
What did you like?
Das Dokumentenmanagement ist eines der besten auf dem Markt. Mit der Lösung von Enaio könnten wir uns intern deutlich besser strukturieren.
What did you not like?
Es kann ein wenig kompliziert sein, die passende Funktion zu finden, die man gerade sucht. Das System ist doch Recht komplex aufgebaut und braucht ein wenig Einarbeitung.
Which problems are you solving with the product?
Mit Enaio konnten wir uns intern verbessern. Indirekt hat uns Enaio bei der Prozessoptimierung und der Organisation relevanter Dokumente geholfen.
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