Effizientes Dokumentenmanagement: Die besten Systeme und Tipps für deine Kanzlei

1. Das Wichtigste in Kürze
2. Einleitung
3. Was versteht man unter Dokumentenmanagement?
4. Betriebswirtschaftliche Aspekte des Dokumentenmanagements
5. Arten von Dokumenten, die in Kanzleien verarbeitet werden
6. Wie funktioniert digitales Dokumentenmanagement?
7. Vor- und Nachteile des digitalen Dokumentenmanagements
8. Dokumentenmanagement vs. Dokumentenverwaltung: Das sind die Unterschiede
9. Welche Software unterstützt beim digitalen Dokumentenmanagement?
10. Weitere Lösungen: Microsoft oder Google Drive, Docuware, Contract Hero und Caya
11. Fazit: 5-Schritte-Plan zur Anforderungsanalyse und Auswahl eines DMS für Kanzleien
12. FAQ
13. Extra: Checkliste zur Bestimmung der Anforderungen an ein DMS für Kanzleien

Das Wichtigste in Kürze

Ein gut organisiertes Dokumentenmanagement-System (DMS) ist der heilige Gral für Kanzleien, die sowohl effizienter arbeiten als auch komplexer werdende gesetzliche Vorgaben einhalten möchten.

Ein modernes DMS ermöglicht im Idealfall, Dokumente schnell zu finden, sicher zu speichern und Arbeitsabläufe besser zu koordinieren und zu automatisieren. 

In diesem Artikel erfährst du, was ein DMS ist, wie es funktioniert, welche Vorteile es bietet und welche Systeme für deine Kanzlei besonders geeignet sind.

Einleitung

Stapelweise Aktenordner, unübersichtliche E-Mail-Postfächer, mangelnde Transparenz über Vorgänge und Sachstände in Verbindung mit ständigem Zeitdruck und Fristen:
Der Alltag in deutschen Kanzleien ist geprägt von einer stetigen Flut an Dokumenten und Gesetzesänderungen, die sich laufend weiterentwickeln und oftmals für organisatorische Herausforderungen sorgen. Ein professionelles Dokumentenmanagement-System (DMS) kann hier Abhilfe schaffen. Doch was macht ein DMS so unverzichtbar? Es optimiert nicht nur die Ablage, sondern verbessert die gesamte Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb eines Teams. 

Spezielle Kanzleisoftware wie AnNoText, jurnodes oder Actaport gehen sogar einen Schritt weiter und automatisieren viele Prozesse, die sonst manuell erledigt werden müssten.
Aber nur Prozesse, die gut strukturiert und beschrieben sind, können auch automatisiert oder zuverlässig delegiert werden.  

Es hat sich dabei folgender Ansatz bewährt: 

„Automatisiere nur, was du verstehst, optimiere kontinuierlich, und stelle immer den Menschen und den Mehrwert in den Fokus.“

Was versteht man unter Dokumentenmanagement?

Dokumentenmanagement iwS. umfasst alle Prozesse, die mit der Erfassung, Organisation, Speicherung und Bereitstellung von Dokumenten verbunden sind. Das Ziel eines DMS ist es, Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten und gleichzeitig das Spannungsfeld zwischen reibungsloser Informationsverfügbarkeit und der Einhaltung strenger Compliance- und Datenschutz-Anforderungen zu bewältigen.

Ein DMS muss Zugriffsrechte präzise steuern können, um sicherzustellen, dass nur berechtigte Mitarbeitende auf Mandantenakten zugreifen können. Darüber hinaus ist die Kollisionsprüfung ein zentraler Aspekt. Kanzleien müssen gewährleisten, dass keine Interessenkonflikte entstehen, etwa durch die gleichzeitige Vertretung gegensätzlicher Parteien. Ein leistungsfähiges DMS kann solche Konflikte durch automatisierte Prüfmechanismen erkennen und vermeiden.

Schließlich ist Datenschutz eine unverzichtbare Anforderung. Ein DMS in Kanzleien muss sicherstellen, dass sensible Mandantendaten verschlüsselt gespeichert und DSGVO-konform verarbeitet werden. 

Dies umfasst auch die revisionssichere Archivierung sowie die Möglichkeit, Daten nach gesetzlichen Fristen automatisch zu löschen. 

Dokumentenmanagement in Kanzleien ist somit weit mehr als reine Verwaltung – es ist ein strategisches Instrument zur Steigerung von Effizienz, Sicherheit und Compliance.

Betriebswirtschaftliche Aspekte des Dokumentenmanagements

Elektronische Dokumentenmanagementsysteme bieten zahlreiche Vorteile, die ihre Wirtschaftlichkeit und ihren Nutzen unterstreichen. Dazu gehören die schnelle Wiederauffindbarkeit von Dokumenten durch Verschlagwortung und eindeutige Identifikatoren, die langfristige Lesbarkeit, sowie die Einhaltung gesetzlicher Archivierungsfristen. 

Sie ermöglichen eine effiziente Versionsverwaltung und unterstützen die Dokumentenerstellung durch Vorlagen und Workflows. 

Zusätzlich automatisieren DMS Geschäftsprozesse und gewährleisten Zugriffssicherheit durch klare Berechtigungskonzepte. Sie bieten zudem Transparenz durch Protokollierung aller Änderungen (Audit Trail) und reduzieren Speicherplatzkosten, indem Mehrfachablagen vermieden werden.

Missverständnisse über die Gültigkeit von Dokumentenversionen, Konflikte durch gleichzeitige Bearbeitung und doppelte Arbeit können mit einem DMS effektiv vermieden werden. 

Arten von Dokumenten, die in Kanzleien verarbeitet werden

In einer Kanzlei fallen eine Vielzahl von Dokumenten an, die strukturiert verwaltet und verarbeitet werden müssen. Dazu gehören nicht nur mandantenbezogene Unterlagen wie Verträge, Klageschriften oder Korrespondenz, sondern auch interne Kanzleidokumente, etwa Personal- und Finanzunterlagen. Zusätzlich sind fallbezogene Unterlagen wie Beweismaterialien und Verfahrensdokumente sowie Dokumente für Behörden und Institutionen von zentraler Bedeutung. Auch Unterlagen zur Mandatsakquise, Compliance-Dokumente sowie Archivierungs- und Löschprotokolle spielen eine wichtige Rolle.

Die Bandbreite reicht von hochsensiblen rechtlichen Schriftstücken bis hin zu Marketingmaterialien, was die Komplexität der Dokumentenverwaltung in Kanzleien deutlich macht. Ein effizientes Dokumentenmanagementsystem sorgt dafür, dass all diese Dokumente sicher, strukturiert und DSGVO-konform gehandhabt werden können.

Wie funktioniert digitales Dokumentenmanagement?

Ein digitales DMS kombiniert Software und oft auch Cloud-Dienste, um den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments zu verwalten. Es digitalisiert und automatisiert viele Aufgaben, die früher manuell erledigt werden mussten.

Dokumentenerfassung

Alle Dokumente, ob physisch oder digital, werden in das System eingebracht. Physische Unterlagen werden dabei gescannt und digitalisiert, während digitale Dokumente automatisch aus E-Mails, Uploads oder externen Systemen integriert werden.

Indexierung und Klassifizierung  

Jedes Dokument erhält Metadaten wie Schlagwörter, Kategorien oder Erstellungsdaten, die eine einfache Suche ermöglichen. Diese Verschlagwortung kann manuell oder durch automatische Texterkennung (OCR) erfolgen.

Speicherung und Organisation  

Die Dokumente werden in zentralen, strukturierten Datenbanken abgelegt. Diese Ablage erfolgt DSGVO-konform und bietet eine klare Struktur, die sich an den spezifischen Anforderungen der Kanzlei orientiert.

Such- und Zugriffsmanagement

Eine leistungsstarke Suchfunktion ermöglicht es, Dokumente innerhalb von Sekunden anhand von Stichwörtern oder Metadaten zu finden. Zugriffsrechte werden individuell festgelegt, um Vertraulichkeit und Datensicherheit zu gewährleisten.

Workflow-Management

Das DMS steuert Workflows wie Prüfungen, Freigaben oder Archivierungen. Automatisierte Erinnerungen und Fristenmanagement sorgen dafür, dass keine wichtigen Aufgaben übersehen werden.

Versionierung und Kollaborationsfunktionen

Das System verwaltet verschiedene Versionen eines Dokuments und minimiert potenzielle Konflikte bei paralleler Bearbeitung durch klare Versionierung und transparente Änderungsverfolgung. Nutzer können stets nachvollziehen, wer welche Anpassungen vorgenommen hat, und so effektiv zusammenarbeiten, ohne dass es zu Überschneidungen oder Datenverlust kommt.

Archivierung und Löschung

Dokumente werden revisionssicher archiviert, um gesetzliche Vorgaben zu erfüllen. Nach Ablauf der Fristen werden sie automatisch gelöscht.

Vor- und Nachteile des digitalen Dokumentenmanagements

Vorteile

Zeitersparnis: Dokumente können durch Suchfunktionen in Sekunden gefunden werden. Das reduziert langwieriges Suchen und erhöht die Produktivität.

Effizienz: Automatisierte Workflows minimieren Fehler und beschleunigen Prozesse. Versionierung sorgt für klare Strukturen und vermeidet Konflikte.

Sicherheit: DMS schützen durch Zugriffsrechte und Verschlüsselung sensible Daten. Backups und Audit Trails sichern die Datenintegrität.

Nachhaltigkeit: Digitalisierung reduziert Papierverbrauch und senkt Kosten. Flexibler Zugriff auf digitale Dokumente erleichtert die Zusammenarbeit.

Compliance: Einhaltung von Vorgaben wie DSGVO durch automatisierte Archivierung. Fristen- und Löschmanagement minimieren rechtliche Risiken.

Nachteile

Technische Abhängigkeit: Server-Ausfälle oder Cyber-Angriffe können Arbeitsprozesse blockieren. Zudem besteht das Risiko steigender Kosten durch Anbieterabhängigkeit.

Fehlerhafte Ablage und Versionierung: Falsche Ablagen oder ungenutzte Versionierungsfunktionen führen zu Chaos. Die Auffindbarkeit von Dokumenten wird bei Anwendungsfehlern erheblich erschwert.

Sicherheitsrisiken: Unvorsichtige Anwender könnten sensible Daten freigeben. Compliance-Verstöße und Datenschutzprobleme sind die Folge.
Ineffiziente Nutzung: Automatisierungs- und Workflow-Funktionen bleiben oft ungenutzt. Dies führt zu stagnierenden Prozessen bei erhöhten IT-Kosten.

Dokumentenmanagement vs. Dokumentenverwaltung: Das sind die Unterschiede

Oft werden die Begriffe Dokumentenmanagement und Dokumentenverwaltung synonym verwendet, obwohl sie unterschiedliche Ziele verfolgen. 

Während die Dokumentenverwaltung lediglich die Speicherung und Organisation umfasst, geht das Dokumentenmanagement darüber hinaus, indem es Prozesse automatisiert und optimiert.

Welche Software unterstützt beim digitalen Dokumentenmanagement?

Die Auswahl an Tools für Dokumentenmanagement ist groß. Hier sind einige der besten Lösungen, die sich speziell für Kanzleien eignen:

AnNoText

AnNoText ist eine leistungsstarke Kanzleisoftware, die besonders für größere Kanzleien geeignet ist. Mit Funktionen wie automatisierten Aktenflows, KI-gestützten Workflows und einem umfangreichen Dokumentenmanagement-System gehört es zu den vielseitigsten Tools auf dem Markt.  

Actaport

Actaport richtet sich vor allem an kleine und mittelständische Kanzleien, die eine kosteneffiziente und vollständig cloud-basierte Lösung suchen. Mit Funktionen wie Aktenverwaltung, Zeiterfassung und Abrechnung deckt es alle wichtigen Bereiche ab.

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Weitere Lösungen: Microsoft oder Google Drive, Docuware, Contract Hero und Caya

Neben spezialisierten Dokumentenmanagement-Systemen, die als „Kanzleisoftware“ eher den Zweck eines ERP-Systems erfüllen, gibt es auch branchenübergreifende Tools, die Kanzleien bei der Optimierung ihrer Prozesse unterstützen.

Google Driveund Microsoft OneDrive for Business

Die Cloud-Speicherlösungen von Google und Microsoft sind einfach zu implementieren und eignen sich besonders für kleinere Kanzleien, die eine unkomplizierte Plattform für Dokumentenverwaltung und Zusammenarbeit suchen. Google Drive überzeugt durch seine intuitive Oberfläche und nahtlose Integration mit Google Workspace. Microsoft OneDrive hingegen bietet Vorteile wie die direkte Anbindung an Office 365 und erweiterte Sicherheitsfunktionen, die besonders für den Kanzleialltag relevant sind.

ContractHero Vertragsmanagement

Contract Hero ist eine spezialisierte Lösung für die Vertragsverwaltung und ideal für Kanzleien, die große Mengen an Verträgen effizient managen müssen. Das Tool bietet Funktionen wie automatische Fristenüberwachung, intelligente Suchfunktionen und eine zentralisierte Verwaltung aller Vertragsdaten. Damit hilft Contract Hero, potenzielle Fehler zu vermeiden und den Überblick über komplexe Vertragsstrukturen zu behalten.

DocuWare

DocuWare ist eine effiziente Lösung für Dokumentenmanagement und Workflow-Automatisierung. Die Software ermöglicht zentralisierte Ablage, schnelle Dokumentensuche und optimierte Prozesse. Unternehmen profitieren von reduzierten manuellen Aufgaben, gesteigerter Produktivität und sicherer Compliance.

Caya

Caya ist eine smarte Lösung für digitales Postmanagement, ideal für Unternehmen, die ihre Briefpost zentral und papierlos verwalten möchten. Die Software digitalisiert eingehende Post, organisiert sie übersichtlich und ermöglicht einfachen Zugriff von überall. So hilft CAYA, Prozesse zu optimieren, Zeit zu sparen und papierbasierte Abläufe effizienter zu gestalten.

Diese Tools ergänzen klassische DMS-Lösungen und können je nach Anwendungsgebiet den Arbeitsalltag in Kanzleien deutlich vereinfachen. Sie bieten Flexibilität, Sicherheit und Effizienz, sowohl für kleine Teams als auch für größere Kanzleien mit spezialisierten Anforderungen.

Fazit: 5-Schritte-Plan zur Anforderungsanalyse und Auswahl eines DMS für Kanzleien

Schritt 1: Anforderungen definieren

Erstelle eine Liste mit den essenziellen Funktionen für deine Kanzlei, z. B. Kollisionsprüfung, DSGVO-Konformität, Workflow-Automatisierung oder revisionssichere Archivierung. Berücksichtige auch spezifische Anforderungen wie die Integration in bestehende Systeme oder mobile Zugriffsmöglichkeiten.

Schritt 2: Arbeitsabläufe analysieren

Identifiziere zentrale Prozesse, die das DMS unterstützen soll. Welche Dokumente werden bearbeitet, wie werden sie archiviert, und wo gibt es Verbesserungspotenzial? Ziehe dein Team hinzu, um die tatsächlichen Bedürfnisse im Kanzleialltag zu erfassen.

Schritt 3: Anbieter vergleichen

Vergleiche branchenspezifische Lösungen wie AnNoText, jurnodes oder Actaport und allgemeinere Tools wie DocuWare. Achte dabei auf Bewertungen, Testberichte und Referenzen aus der Branche. Kosten, Flexibilität (Cloud vs. lokal) und Benutzerfreundlichkeit sollten ebenfalls geprüft werden.

Schritt 4: Testphase nutzen

Führe eine Testphase oder Demo durch, um die Software auf Praxistauglichkeit zu prüfen. Teste insbesondere die Benutzeroberfläche, die Geschwindigkeit bei Suchanfragen und die Workflow-Funktionen. Kläre in dieser Phase auch, ob der Anbieter Schulungen und Support anbietet.

Schritt 5: Entscheidung treffen und Implementierung planen

Wähle die Software, die am besten zu den Anforderungen deiner Kanzlei passt, und plane die Implementierung sorgfältig. Berücksichtige dabei die Schulung deines Teams, den Übergang von bestehenden Daten ins DMS und einen klaren Zeitrahmen für die Einführung.

Mit diesem strukturierten Ansatz stellst du sicher, dass das gewählte DMS nicht nur den Anforderungen deiner Kanzlei entspricht, sondern auch langfristig Effizienz und Compliance gewährleistet.

Ein professionelles DMS spart Zeit, reduziert Fehler und ermöglicht es deiner Kanzlei, effizienter zu arbeiten. 

Die Wahl der richtigen Software hängt von individuellen Anforderungen ab. Starte noch heute deine Suche und entdecke auf OMR Reviews die beste DMS-Software für deine Kanzlei.

FAQ

Was gehört zum Dokumentenmanagement?

Die systematische Erfassung, Speicherung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten.

Warum ist Dokumentenmanagement wichtig?

Es sorgt für mehr Effizienz und Sicherheit und hilft, gesetzliche Vorgaben einzuhalten.

Welche Arten von Dokumentenmanagementsystemen gibt es?

Es gibt On-Premises-Systeme (lokal installiert) und Cloud-basierte Lösungen.

Was kostet eine DMS-Software?

Die Preise variieren stark: von kostenlosen Basisversionen bis zu Premium-Tools ab ca. 50 € pro Lizenz im Monat.

Extra: Checkliste zur Bestimmung der Anforderungen an ein DMS für Kanzleien

Ziele und Nutzen klären

☐ Soll das DMS primär die Effizienz steigern?

☐ Wird die Zusammenarbeit zwischen Teams oder Standorten optimiert?  

☐ Welche gesetzlichen Anforderungen müssen erfüllt werden?

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Funktionale Anforderungen festlegen

☐ Werden spezifische Funktionen wie Versionierung, Suchfunktionen oder Fristenmanagement benötigt?  

☐ Soll das System automatisierte Workflows (z. B. für Genehmigungen) unterstützen?  

☐ Muss das DMS in bestehende Systeme wie Kanzleisoftware oder ERP-Lösungen integriert werden?  Welche?

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Technische Anforderungen spezifizieren

☐ Soll das DMS cloudbasiert, lokal oder hybrid betrieben werden?  

☐ Welche Sicherheitsmaßnahmen (z. B. Verschlüsselung, Zugriffskontrollen) sind erforderlich?  

☐ Wie hoch sind die Anforderungen an die Performance (z. B. Suchgeschwindigkeit)?

☐ Wer unterstützt intern bei der Integration?

Nutzerperspektive einbeziehen

☐ Wie intuitiv muss die Bedienung sein, um das gesamte Team einzubinden?  

☐ Sind Schulungen notwendig, und wenn ja, in welchem Umfang?  

☐ Wird mobiler Zugriff oder standortunabhängiges Arbeiten benötigt?  

Zukünftige Anforderungen berücksichtigen

☐ Ist das System skalierbar, um bei steigender Mitarbeiterzahl oder Datenmenge mitwachsen zu können?  

☐ Kann die Software flexibel auf neue gesetzliche oder technologische Anforderungen reagieren?  

☐ Ist die Lösung zukunftssicher und werden regelmäßige Updates bereitgestellt?  

Priorisierung der Anforderungen

☐ Welche Anforderungen sind unverzichtbar ("must-have")?  

☐ Welche Anforderungen wären wünschenswert ("nice-to-have")?