So machst du deine Kanzlei zukunftssicher: Tipps für modernes Kanzleimanagement

1. Was ist Kanzleimanagement?
2. Die Bereiche der Kanzlei und wo passiert was?
3. Wie finde ich die richtige Software für meine Kanzlei?
4. Was sollte das neue System können?
5. Wie gestaltest du den Softwarewechsel?
6. Passende Tools für das Kanzleimanagement
7. Fazit

Die fortschreitende Digitalisierung verändert zunehmend auch den Rechtsmarkt. Moderne Legal-Tech-Kanzleien bieten attraktive Rechtsprodukte mit einfachem Zugang und gewinnen so stetig neue Marktanteile. Ein entscheidender Erfolgsfaktor dieser Kanzleien ist ihr fortschrittliches Kanzleimanagement, das auf einer leistungsfähigen digitalen Infrastruktur basiert.

Wenn du als Kanzleiinhaber*in oder -manager*in die Wettbewerbsfähigkeit deiner Kanzlei langfristig sichern möchtest, führt kein Weg daran vorbei, die Organisation deiner Kanzlei zu optimieren und auf digitale Innovationen zu setzen. Ein durchdachtes Kanzleimanagement und die richtige Software können den Unterschied zwischen stagnierendem Wachstum und nachhaltigem Erfolg ausmachen.

In diesem Artikel werden wesentliche Aspekte des modernen Kanzleimanagements beleuchtet und es wird aufgezeigt, wie du deine Kanzlei fit für die Zukunft machst. Außerdem erfährst du, welche Kriterien bei der Auswahl neuer Kanzleisoftware entscheidend sind und wie ein reibungsloser Übergang von einer alten zu einer neuen Softwarelösung gelingen kann, ohne den laufenden Betrieb zu gefährden.

Was ist Kanzleimanagement?

Professionelles Kanzleimanagement umfasst alle administrativen und operativen Tätigkeiten, die notwendig sind, um einen reibungslosen Ablauf aller Prozesse einer Rechtsanwaltskanzlei sicherzustellen. Es schließt die Verwaltung von Personal, Prozessen, IT, Finanzen und Marketing ein und zielt darauf ab, die Leistungsfähigkeit und Produktivität der Kanzlei zu maximieren.

Große und mittelständische Kanzleien haben meist einen festgelegten Kreis von Personen, die sich mit Unternehmensstrategien und der Erreichung von Kanzleizielen beschäftigen. Doch auch in diesen Kanzleizuschnitten kommt es häufig vor, dass Management-Aufgaben neben der sowieso schon zeitintensiven Mandatsbearbeitung Platz finden müssen. Bei kleineren Kanzleien ist dies häufig der Regelfall.

Es reicht jedoch nicht mehr aus, sich diesen Themen nur hin und wieder zu widmen. Um in einem zunehmend wettbewerbsintensiven Umfeld bestehen zu können, müssen Kanzleien kontinuierlich in ihr Management investieren und Kapazitäten schaffen, damit diese Aufgaben mit der gleichen Sorgfalt und Priorität behandelt werden wie die Mandatsarbeit selbst.

Da Kanzleimanagement in der klassischen juristischen Ausbildung nicht behandelt wird, ist es für Kanzleiinhaber*innen und -manager*innen unerlässlich, sich selbst in den Themen des Kanzleimanagements weiterzubilden und ein Verständnis für die unternehmerischen Zusammenhänge zu entwickeln.

Wenn man für sich selbst erkannt hat, dass die Kernkompetenz ausschließlich in der juristischen Beratung und nicht im Kanzleimanagement liegt, kann es sich lohnen, eine*n qualifizierte*n Mitarbeiter*in mit betriebswirtschaftlichem Abschluss einzustellen, der*die das Management übernimmt.

Auch eine externe, auf Rechtsanwaltskanzleien spezialisierte Strategie- und Digitalisierungsberatung kann dich bei wichtigen Schritten unterstützen und dir regelmäßig als Sparringspartner zur Seite stehen.

Die Bereiche der Kanzlei und wo passiert was?

Marketing

Marketingaktivitäten sind zunehmend unerlässlich, um auf deine Kanzlei aufmerksam zu machen und neue Mandanten zu gewinnen. Besonders durch Online-Marketing, SEO und SEA können Kanzleien ihre Sichtbarkeit erhöhen und neue Mandate generieren.

Je nach Rechts- oder Themengebiet kann auch eine Präsenz auf Plattformen wie YouTube, Instagram oder TikTok ein effektives Mittel sein, um mehr Mandatsanfragen zu erhalten.

Prozesse & Organisation

Zentrale Rolle im Kanzleimanagement spielen klar definierte Prozesse und eine durchdachte Organisation der Aufgabenbereiche aller Mitarbeiter*innen.

Beim Aufbau und der Optimierung ihrer Prozesse haben viele Kanzleien noch erheblichen Nachholbedarf. Häufig entwickeln sowohl die Berufsträger untereinander als auch die Sekretariate eigene, voneinander abweichende Prozesse, ohne die gesamten kanzleiinternen Abläufe in ihrer Gesamtheit zu betrachten. Dies führt zu ineffizienten Arbeitsabläufen.

Die Sekretariate spielen dabei eine entscheidende Rolle und übernehmen nicht selten mehr Verantwortung für die Kanzleiorganisation als die Berufsträger selbst. Diese Prozesse sind dringend zu harmonisieren.

In diesem Rahmen ist es auch essenziell, klar definierte Aufgabenbereiche und Verantwortlichkeiten zu schaffen.

Eine regelmäßige Überprüfung und Kontrolle der Prozesse ist unabdingbar.

IT & Technik

Moderne Kanzleien schaffen eine digitale Infrastruktur, die sie bei der Kanzleiorganisation und Mandatsbearbeitung unterstützt. Dieser Bereich deckt die Auswahl und Implementierung von Software, die Wartung von Hardware und die Sicherstellung der Datensicherheit ab.

Viele Prozesse können mit einer passenden Kanzleisoftware automatisiert werden und führen zu weniger manueller Arbeit, was zu einer erheblichen Entlastung aller Mitarbeitenden führt.

Die passende Kanzleisoftware zu nutzen, verbessert wichtige Bereiche des Kanzleimanagements, indem eine zentrale Plattform für alle relevanten Informationen geschaffen und die Kommunikation innerhalb des Teams optimiert wird.

Personal & Führung

Dieser Bereich umfasst die Verwaltung von Personalangelegenheiten wie Rekrutierung und Schulung von Mitarbeiter*innen, Gehaltsabrechnung und Mitarbeiterentwicklung. Gute Mitarbeiterführung ist entscheidend, um ein motiviertes und produktives Team zu gewährleisten.

Geht es um die Veränderung von Prozessen oder die Einführung neuer Software, liegt die große Herausforderung darin, alle Mitarbeiter*innen von den Mehrwerten zu überzeugen und zu motivieren, als Team der Veränderung positiv entgegenzublicken.

Die Mitarbeiter*innen in dieser Phase vor vollendete Tatsachen zu stellen, erweist sich oft als großer Fehler. Stattdessen ist es ratsam, alle Mitarbeiter*innen durch offene Kommunikation in den Veränderungsprozess einzubinden und ihre, meist wertvollen, Perspektiven und Bedenken zu berücksichtigen. So können auch frühzeitig etwaige Widerstände erkannt und adressiert werden. Eine inklusive Herangehensweise stärkt auch für die Zukunft das Vertrauen innerhalb des Teams.

Business Development

Business Development bezieht sich auf die strategischen Aktivitäten von Kanzleien, die darauf abzielen, neue Geschäftsmöglichkeiten zu identifizieren, Mandantenbeziehungen zu erweitern und die Kanzlei als Marke zu stärken. Dies umfasst die Akquise neuer Mandant*innen, die Entwicklung und Implementierung von neuen Marketingstrategien, die Pflege bestehender Mandantenbeziehungen und die Erschließung neuer Märkte oder Rechtsgebiete.

Wie finde ich die richtige Software für meine Kanzlei?

Teilbereiche des Kanzleimanagements lassen sich sehr gut durch moderne Kanzleisoftware abbilden, die eine umfassende digitale Unterstützung bietet.

Viele Kanzleien arbeiten jedoch noch mit veralteter oder marktfremder Software, die auf ihre Bedürfnisse angepasst wurde, oder verwenden Systeme, die nicht mehr dem aktuellen Stand der Technik entsprechen. Die Angst vor hohen Kosten und dem zusätzlichen Aufwand für die Einarbeitung der Mitarbeiter*innen bei bereits hoher Arbeitsbelastung führt oft dazu, dass ein Wechsel der Kanzleisoftware nicht priorisiert wird.

Hier werden Chancen liegengelassen. Ziel jeder Kanzlei sollte es sein, eine Kanzleisoftware zu finden, welche die spezifischen Bedürfnisse der Kanzlei am besten abbilden kann und bestehende Arbeitsweisen optimiert. Eine sorgfältige Auswahl und Implementierung der richtigen Kanzleisoftware kann die Prozesse straffen, die Zusammenarbeit verbessern und die Gesamtproduktivität der Kanzlei erheblich steigern.

Folgende 5 Punkte sind bei der Auswahl der Kanzleisoftware zu beachten:

Prozesse kennenlernen

Manche Kanzleiinhaberinnen müssen sich hier erstmals intensiv mit ihren eigenen Prozessen auseinandersetzen. Ohne ein klares Verständnis der internen Abläufe, die in der neuen Software abgebildet werden sollen, ist eine Auswahl der Kanzleisoftware nicht möglich.

In diesem Stadium sollte auch geprüft werden, ob das volle Potenzial der bestehenden Kanzleisoftware bereits voll ausgeschöpft wurde. Ein Softwarewechsel ist nicht immer der richtige Schritt.

Wenn sich herausstellt, dass die alte Software den aktuellen Anforderungen nicht mehr gerecht wird, ist es wichtig, die gewünschten Prozesse für die neue Software zu skizzieren. Idealerweise sollten in diesem Prozess alle betroffenen Mitarbeiter*innen eingebunden werden, um sicherzustellen, dass die neuen Anforderungen umfassend berücksichtigt werden.

Marktanalyse

Wechselwillige Kanzleien sollten zunächst alle verfügbaren branchenspezifischen Lösungen gründlich recherchieren. Auch wenn dies zeitaufwändig erscheint, ist es unerlässlich, sich einen umfassenden Überblick über den Markt zu verschaffen.

Eine universelle „eierlegende Wollmilchsau“, die für alle Kanzleizuschnitte gleichermaßen geeignet ist, gibt es nicht. Nach einer detaillierten Analyse der eigenen Prozesse und Anforderungen lässt sich jedoch schnell herausfinden, welche Kanzleisoftware-Produkte in die engere Auswahl kommen.

Live-Demos

Im nächsten Schritt solltest du den Vertrieb der infrage kommenden Kanzleisoftware-Anbieter kontaktieren und eine Demo der relevanten Softwareprodukte anfordern. Hier sollte man immer einen konkreten und relevanten Anwendungsfall vorbereiten, sonst erhält man eine Standard-Demo, die nur die Vorzüge der Software zeigen wird.

Falls der*die Anbieter*in eine Testversion der Software zur Verfügung stellt, sollte diese Gelegenheit ebenfalls genutzt werden, um die Software unter realen Bedingungen zu testen und ihre Eignung für die spezifischen Anforderungen der Kanzlei zu überprüfen. Dies ermöglicht es, potenzielle Stärken und Schwächen der Software zu erkennen und eine fundierte Entscheidung zu treffen.

Kosten

Im Überblick sollte auch der Kostenaspekt der Kanzleisoftware berücksichtigt werden. Die meisten Anbieter*innen verwenden ein Lizenzkostenmodell, bei dem pro Nutzer*in oder Arbeitsplatz monatliche oder jährliche Gebühren für ein Paket mit einem definierten Nutzungsumfang anfallen. Dieser Nutzungsumfang setzt sich in der Regel aus verschiedenen Modulen oder Funktionen zusammen (z. B. Dokumentenmanagement, Mahnwesen/Zwangsvollstreckung, Finanzbuchhaltung).

Es ist wichtig, herauszufinden, welche spezifischen Funktionen und Module im jeweiligen Paket enthalten sind und welche zusätzlichen Kosten für Erweiterungen oder Support anfallen könnten.

Implementierung

Bei der Auswahl einer Kanzleisoftware sollte auch der Implementierungsaufwand berücksichtigt werden. Es ist wichtig zu klären, welcher Aufwand für die Einführung der Software entsteht, einschließlich der notwendigen Anpassungen an bestehenden Prozessen und der Integration in die bestehende IT-Infrastruktur. Ebenso sollte der Schulungsaufwand bewertet werden: Wie umfangreich sind die Schulungen für die Mitarbeiter*innen, und wie lange dauert es, bis sie sich mit der neuen Software vertraut gemacht haben?

Wenn Mitarbeiter*innen bereits Erfahrung mit einer bestimmten Software haben, könnte der Schulungsaufwand geringer sein als bei einer anderen Software, bei der keine interne Expertise vorhanden ist.

Was sollte das neue System können?

Wer die Kanzleisoftware wechselt, sollte nach einer nachhaltigen und zukunftssicheren Lösung suchen. Die Software sollte nicht nur den aktuellen Stand der Kanzlei verbessern, sondern idealerweise auch zukünftige Anforderungen und Entwicklungen berücksichtigen. Eine zukunftssichere Lösung bietet Flexibilität, regelmäßige Updates und Erweiterungsmöglichkeiten, um mit den sich verändernden Bedürfnissen der Kanzlei Schritt zu halten.

Die Anforderungen können je nach Kanzleizuschnitt stark variieren, wobei die Grundfunktionen wie Mandanten-Aktenverwaltung, Dokumentenmanagement usw. vorausgesetzt werden. Häufig angefragte und aktuelle Themen sind jedoch die folgenden:

Cloud Software

Wenn ich als Kanzlei meinen Mitarbeiter*innen ortsunabhängiges Arbeiten ermöglichen möchte, führt kein Weg an einer Cloud-basierten Kanzleisoftware vorbei. Auch ein geräteunabhängiges Arbeiten wird so ermöglicht. Alle Mitarbeiter*innen, die bisher aufgrund fehlender Kompatibilität auf einem Windows-Betriebssystem arbeiten mussten, können die Cloud-Kanzleisoftware nun auch auf einem Mac nutzen.

Anbieter wie jur|nodes, Actaport, JUNE Kanzleisoftware und Kleos bieten ihre Software als Cloudlösung an.

Schnittstellen

Ein zunehmend wichtigeres Thema ist die Bereitstellung von Schnittstellen. Viele Kanzleien haben unterschiedliche und oft komplexe Anforderungen, die eine einzelne Kanzleisoftware allein nicht immer abdecken kann. Daher ist es entscheidend, dass die Kanzleisoftware über umfassende Schnittstellen (z. B. REST-API) verfügt.

Im Legal-Tech-Markt gibt es mittlerweile ein breites Angebot an nützlichen Ergänzungstools, die nahtlos an einige Kanzleisoftware-Produkte angebunden werden können, sofern entsprechende Schnittstellen vorhanden sind. Eine solche Schnittstelle ermöglicht beispielsweise die automatisierte Aktenanlage über ein Mandanten-Onboarding-Tool (z. B. FlexiLead).

Durch die Integration verschiedener Tools können Kanzleien ihre Arbeitsprozesse optimieren und maßgeschneiderte Lösungen schaffen, die genau auf ihre spezifischen Bedürfnisse abgestimmt sind.

KI-Modul

Der Einsatz von generativer KI (GenAI) ist mittlerweile im Rechtsmarkt allgegenwärtig und bietet erhebliche Chancen zur Steigerung der Produktivität einer Kanzlei. Immer mehr Softwarehersteller integrieren KI-Technologien in ihre Produkte und nutzen diese Integrationen auch erfolgreich zu Marketingzwecken. Welche praktischen Vorteile die Integrationen für die tägliche Arbeit wirklich bieten oder ob diese nur eine Spielerei sind, sollte man sich genau demonstrieren lassen.

Controlling

Wer seine Kanzlei wie ein Unternehmen führen möchte, benötigt alle wichtigen Kennzahlen und Informationen, die ein gutes Controlling-Modul einer Kanzleisoftware liefern kann. So können fundierte Entscheidungen getroffen werden, die auf einer soliden wirtschaftlichen Basis beruhen.

Durch die präzise Analyse von finanziellen und operativen Daten schafft das Kanzlei-Controlling auch die Grundlage für eine fundierte strategische Ausrichtung und langfristige Planung. So können Ziele realistisch gesetzt und der Erfolg der Kanzlei nachhaltig gesichert werden.

Wie gestaltest du den Softwarewechsel?

Ein Softwarewechsel ist zeitaufwendig und erfordert die engagierte Mitarbeit aller Teammitglieder. Auch wenn Softwareanbieter*innen in bestimmten Bereichen Unterstützung bieten, bleibt die interne Umstellung auf das neue System mit einem erhöhten Aufwand verbunden.

Mit einer sorgfältigen Planung kann der Wechsel jedoch reibungslos gestaltet werden.

In der Regel überwiegen die Vorteile der neuen Software die anfänglichen Umstellungsaufwände.

Zeitplan erstellen

Für die Softwareumstellung ist ein detaillierter Zeitplan unerlässlich. Dieser sollte einen klar definierten Stichtag enthalten, an dem die neue Software vollständig in Betrieb genommen wird. Ab diesem Datum sollten keine neuen Vorgänge oder Akten mehr in der alten Software angelegt werden. Es ist entscheidend, die Übergabe von der alten Kanzleisoftware zur neuen präzise zu koordinieren, um Datenverluste oder Verwirrungen zu vermeiden.

Bei der Erstellung des Zeitplans müssen auch die Kündigungsfristen der alten Software beachtet werden. Diese Fristen sollten in den Zeitplan integriert werden, um unerwartete zusätzliche Kosten oder Verzögerungen zu vermeiden.

Personal vorbereiten

Eine der wichtigsten Maßnahmen ist, alle Mitarbeiter*innen der Kanzlei umfassend auf den Softwarewechsel vorzubereiten. Unter Umständen haben Mitarbeiter*innen über Jahre hinweg mit der alten Software gearbeitet und werden durch den Umstieg vor große Herausforderungen gestellt.

Ein erfolgreicher Übergang erfordert offene und kontinuierliche Kommunikation. Informiere die Mitarbeitenden frühzeitig über die geplanten Änderungen, die Gründe für den Wechsel und die Vorteile der neuen Software.

Schulungen und Workshops sind entscheidend, um die Mitarbeitenden mit der neuen Software vertraut zu machen und ihre Fragen und Bedenken auszuräumen. Wenn die Vorteile der neuen Lösung klar kommuniziert werden, können auch die skeptischsten Mitarbeitenden überzeugt werden.

Datenmigration

Die Datenmigration ist ein zentraler Bestandteil des Softwarewechsels, wenn man sich entscheidet, Akten aus dem alten System auch in der neuen Kanzleisoftware weiterzubearbeiten.

Dieser Prozess beinhaltet die Übertragung aller relevanten Daten von der alten auf die neue Software. Vorab sollte man alle Daten auf Vollständigkeit und Konsistenz überprüft und mögliche Fehlerquellen im Vorfeld identifiziert und behoben haben.

Die Datenmigration regt auch dazu an, den Datenbestand einmal zu säubern.

Zudem sollte ein detaillierter Migrationsplan erstellt werden, der alle Schritte der Datenübertragung umfasst und mögliche Risiken berücksichtigt. Es ist sinnvoll, Testläufe durchzuführen, um sicherzustellen, dass die Daten korrekt migriert werden und in der neuen Software ordnungsgemäß angezeigt werden.

Datensicherung

Vor der Durchführung der Datenmigration sollte eine umfassende Datensicherung durchgeführt werden. Sicherzustellen, dass alle relevanten Daten der alten Software vollständig und gesichert sind, minimiert das Risiko von Datenverlusten während des Übergangs.

Ein Backup der Daten kann helfen, im Falle unerwarteter Probleme oder Fehler während der Migration auf eine sichere Datenquelle zurückzugreifen. Es ist ratsam, diese Sicherung regelmäßig zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie im Notfall schnell und zuverlässig wiederhergestellt werden kann.

Übergangsphase

Um den Übergang zur neuen Software noch reibungsloser zu gestalten, kann es sinnvoll sein, die alte Kanzleisoftware für einen kurzen Zeitraum parallel zur neuen Software weiterlaufen zu lassen. So können auftretende Probleme sofort behoben und laufende Aufgaben ohne Unterbrechungen weitergeführt werden. Diese Phase bietet einen Sicherheitsmechanismus und stellt sicher, dass keine wichtigen Daten verloren gehen oder Prozesse unterbrochen werden.

Passende Tools für das Kanzleimanagement

Bist du noch auf der Suche nach dem richtigen Tool für dein Kanzleimanagement? Auf OMR Reviews findest du zahlreiche Anbieter von Kanzleisoftware:

• LawFirm

• Legalvisio

• a-Jur

• WinMACS

• Renostar

• Advolux

• RA-MICRO

• AnNoText

• KanzLaw

• Stotax Kanzlei

Fazit

Dich in deiner Kanzlei intensiver mit dem Thema Kanzleimanagement zu beschäftigen, ist der Schlüssel zu nachhaltigem Erfolg. Auch wenn dies bedeutet, dass zeitliche Ressourcen geschaffen werden müssen und möglicherweise kurzfristige Umstellungen notwendig sind, lohnt sich der Aufwand langfristig. Ein gut durchdachtes Kanzleimanagement ermöglicht es dir, effizientere Arbeitsabläufe zu etablieren, die Produktivität zu steigern und letztlich die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und Mandanten zu erhöhen.

Ein entscheidender Schritt kann der Wechsel der Kanzleisoftware sein. Ist der Wechsel gut geplant und das gesamte Team in den Prozess einbezogen, braucht man vor einem Wechsel keine Sorgen zu haben. Für viele Kanzleien wird es der notwendige Schritt sein, um die Kanzlei zukunftssicher aufzustellen.