Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und welche Software Euch dabei helfen kann

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Die Einhaltung der GoB sind eine Herausforderung, aber es gibt Abhilfe

Während Freelancer:innen und Kleinunternehmer:innen davon befreit sind, müssen alle anderen Gesellschaftsformen sowie Kaufleute die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung – kurz GoB – einhalten. Um Handelsbücher zu führen und Jahresabschlüsse zu erstellen, gelten damit konkrete Regeln für Unternehmer:innen und Gläubiger:innen, die im Handelsgesetzbuch (HGB) festgehalten sind. Ergänzt werden sie durch Empfehlungen aus Wirtschaft und Wissenschaft sowie ungeschriebene Regularien aus der Praxis der Kaufleute. Dabei sollten sie nicht nur als lästige Regeln gesehen werden. Sie schützen auch vor falschen Daten und potenziellen Verlusten.

Wenn Ihr wissen wollt, wie die GoB lauten, in welche drei Bereiche sie gegliedert sind und was passiert, wenn Ihr gegen sie verstoßt, hilft Euch dieser Beitrag weiter. Wir stellen Euch außerdem Accounting-Tools vor, die Euch dabei unterstützen, die GoB gewissenhaft einzuhalten.

Wie sind die GoB aufgebaut?

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung setzen sich aus folgenden drei Bereichen zusammen:

  • Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung
  • Abgrenzungsgrundsätze
  • Grundsätze ordnungsgemäßer Bilanzierung

Oftmals wird nur zwischen Rahmengrundsätzen und ergänzender Grundsätze unterschieden. Das Bilanzierungsthema wird dabei außen vor gelassen. Wir gehen jedoch bewusst auf alle drei Bereiche ein.

Hinzu kommen seit 2014 zeitbedingt die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie Datenzugriff (GoDB).

Wie lauten die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung?

Seid Ihr bei dem Thema GoB frisch dabei, kann es Eure Synapsen durchaus auf den Kopf stellen. Wir geben Euch eine Übersicht über die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung – wie sie in Deutschland gelten – und veranschaulichen sie durch Beispiele. Wenn Ihr später noch mal etwas nachlesen möchtet, könnt Ihr Euch dieses Artikel einfach als Lesezeichen speichern.

Hier sind die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung:

  • Grundsatz der Richtigkeit und Willkürfreiheit: Alles, was im geschäftlichen Zusammenhang mit Eurem Unternehmen stattfindet, muss auch tatsächlich passiert sein. Außerdem sollten sie durch Dritte aus Euren Büchern herzuleiten sein. Wir müssen Euch wohl nicht erklären, dass das Weglassen oder Erfinden von Geschäftsvorfällen strafrechtliche Konsequenzen haben kann.
  • Grundsatz der Ordnungsmäßigkeit: Sämtliche dieser Vorfälle müssen unmittelbar und vor allem chronologisch in Euren Büchern verewigt werden. Das dient vor allem dem nächsten Grundsatz.
  • Grundsatz der Übersichtlichkeit und Klarheit: Dieser gibt Euch vor Eure Buchführung so zu halten, dass sachverständige Dritte – beispielsweise das Finanzamt Eures Vertrauens – diese komplett und einfach nachvollziehen können. In diesem Zusammenhang wird sogar die Verwendung einer lebenden Sprache vorgegeben. Somit dürft Ihr Eure Buchführung nicht auf Latein verfassen.
  • Grundsatz der Einzelbewertung: Alle Eure Vermögensgegenstände sowie Schulden müsst Ihr einzeln bewerten. Dadurch soll eine Kompensation verhindert werden. Ausnahmen bilden u. a. Sachanlagen- und Vorratsvermögen, welche auch in Gruppen bewertet werden dürfen.
  • Grundsatz der Vollständigkeit: Wie die oberen beiden Grundsätze bereits eindringlich andeuten, muss Eure Buchführung lückenlos und vollständig sein. Anderenfalls werden wie bei einem Lebenslauf Fragen gestellt – in diesem Fall aber vom Finanzamt und nicht von einem deutlich ungefährlicheren Arbeitgeber in spe.
  • Grundsatz der Sicherheit: Eure gesamte Buchführung und alle damit zusammenhängende Aufzeichnungen sowie Belege müsst Ihr innerhalb der für Euch geltenden Fristen aufbewahren. Das können zwischen 6 und 10 Jahre sein. Von entscheidender Bedeutung ist es, dass sie bis zum Ende einer Frist überleben. Ganz gleich ob Ihr physisch oder digital archiviert: Ordner müssen an einem geschützten Ort gesammelt werden und Cloud-Server sollten sicher sein. Gute Buchaltungs-Software ist vor allem bezüglich Letzterem der beste Freund.
  • Belegprinzip: Alles, was Ihr bucht, müsst Ihr belegen und andersherum müsst Ihr jeden Beleg buchen. Simpel as that!

Folgende vier Grundsätze gelten als Abgrenzungsgrundsätze:

  • Grundsatz der Periodenabgrenzung: Sämtliche Erträge und Aufwendungen sind in der Buchführung nur dem Geschäftsjahr zuzuordnen, in dem sie entstanden sind. Wenn ein Unternehmen beispielsweise einige Kosten erst im nächsten Jahr angibt, damit die Zahlen besser aussehen, ist das unzulässig.
  • Realisationsprinzip: Es ist schön, wenn Ihr Gewinne einfahrt. Für die Buchführung werden diese jedoch erst relevant, wenn sie auch eingegangen sind.
  • Imparitätsprinzip: Hingegen müsst Ihr Verluste bereits berücksichtigen, wenn sie sich abzeichnen. Wen sich beispielsweise der Wert von Materialien, welche ein Vermögen darstellen können, vermindert oder Verluste aus schwebenden Geschäften bevorstehen, ist das umgehend anzugeben.
  • Vorsichtsprinzip: In erster Linie ist es Euch überlassen wie viel Risiko Ihr eingeht. Die GoB sehen jedoch vor, dass Ihr als Unternehmer:in Risiken und Verluste vorsichtig abwägt. Zusätzlich müsst Ihr diese in der Zukunft berücksichtigen.

Folgende vier Grundsätze beschäftigen sich mit der Bilanzierung:

Ähnlich wie es sich mit den sieben Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung verhält, müsst Ihr es auch mit der Bilanzierung in Bezug auf die doppelte Buchführung halten.

  • Grundsatz der Bilanzklarheit: Eure Bilanz muss übersichtlich, strukturiert und einfach für Dritte einsehbar sein.
  • Grundsatz der Bilanzwahrheit: Sie muss außerdem klar darstellen, wie es um Euer Unternehmen bestellt ist. Daher muss nicht nur Eure Buchführung, sondern auch Eure Bilanz vollständig sein.
  • Grundsatz der Bilanzidentität: Eröffnet Ihr im neuen Geschäftsjahr Eure Bilanz muss sie immer mit der Schlussbilanz des vorangegangenen Geschäftsjahres übereinstimmen.
  • Grundsatz der Bilanzkontinuität: Der Aufbau Eurer Bilanz muss immer der gleiche sein. Stetige Änderungen der Gliederung sind daher nicht zulässig.

Für wen gelten die GoB?

Laut dem Absatz 1 im Paragrafen 238 des HGB sind sämtliche Kaufleute dazu verpflichtet Geschäfte und Bücher nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung zu führen. Habt Ihr ein Unternehmen gegründet, welches einer Gesellschaftsform entspricht, für die eine Handelsregister-Eintragung notwendig ist, sind die GoB zu sofort für Euch relevant. Demnach müssen sich auch Kleingewerbetreibende, welche sich im Handelsregister eintragen haben, sowie Land- und Forstwirtschaftsbetriebe an die Grundsätze halten.

Was passiert beim Verstoß gegen die GoB?

Die GoB entsprechen einem unbestimmten Rechtsbegriff. Es liegen somit keine Gesetzestexte per Definition vor. Dennoch müsst Ihr die GoB als Unternehmer:in befolgen, da sie Rechtsnormcharakter haben. Das bedeutet, sie greifen auch im Falle einer Gesetzeslücke und sind stets verbindlich anzuwenden.

Fehlen Aufzeichnungen, sind Lücken in der Buchführung oder Buchungen falsch vermerkt, wertet das Finanzamt dies als Verstoß gegen die GoB. Das hat in den meisten Fällen zur Folge, dass es die Fehler berichtigen lässt oder selbst eine Teil- bzw. im schlimmsten Fall eine Gesamteinschätzung vornimmt. Während eine Fehlerkorrektur noch harmloser Natur ist – solange sie sich nicht jedes Geschäftsjahr auffällig wiederholen – können Schätzungen seitens des Finanzamtes teuer werden und den Entzug steuerlicher Vergünstigungen nach sich ziehen. Ist das Finanzamt not amused über die vorliegende Buchführung ist auch ein Steuerstrafverfahren nicht auszuschließen.

Wie können Buchhaltungs-Softwares bei der Einhaltung der GoB unterstützen?

Die GoB stellt viele Unternehmer:innen vor Herausforderungen. Wir machen für Euch daraus ein Spiel mit Satz und Sieg: GoB einhalten, sich vor Verstößen schützen, Buchaltungs-Software zur Hilfe nehmen. Folgende 6 Tools bieten Euch optimalen Support bei der Einhaltung der GoB. Sie machen Euch das Geschäftsleben leichter, da sie entsprechend den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung aufgebaut sind. Außerdem besitzen sie eine GoBD-Zertifizierung mit Ausnahme von FastBill.

  • Lexoffice – Die Cloud-Lösung von Lexware vereint Rechnungsstellung, Buchhaltung und Banking. Eine perfekte Symbiose für kleine und mittelständische Unternehmen.
  • Papierkram – Das Tool mit dem eindringlichen Namen setzt u. a. durch 256-Bit-SSL-Verschlüsselung auf Sicherheit, welche bereits TÜV-zertifiziert wurde. Es bietet alles, was man von digitaler Finanzbuchhaltung erwartet.
  • Sage 50 Cloud – Diese Lösung kann sowohl am Desktop als auch mobil verwendet werden. Neben der GoBD-Zertifizierung erfüllt Sage 50 Cloud auch die Anordnungen der Zahlungsdiensterichtlinien (PSD2).
  • SevDesk – In Deutschland ist SevDesk eine der bekanntesten Namen unter den Buchhaltungs-Softwares. Entsprechend soll das Tool von über 80.000 Kunden genutzt werden. Es bringt alles mit, was es für das Einhalten der GoB braucht.
  • FastBill – Mit dem Premium-Paket lässt FastBill alle Träume bezüglich korrekter Buchführung wahr werden. Es ist auf kleine Unternehmen ausgerichtet. Das Tool arbeitet GoBD-konform, besitzt aktuell jedoch keine Zertifizierung.
  • OrgaMAX – Die All-in-One-Bürosoftware deckt für mittelständische Unternehmen, Handwerker und Dienstleister alle notwendigen Buchhaltungs-Bereiche ab.

Weitere Accounting-Tools findet Ihr auf OMR Review. Dort könnt Ihr mehr als 25 Buchhaltungs-Softwares anhand von User-Bewertungen vergleichen.

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