Die besten Purchasing- & Einkaufssoftwares im Vergleich

Purchasing-Software-Definition: Was ist Einkaufssoftware?

Purchasing-Software unterstützt Mitarbeiter:innen im Einkauf auf unterschiedliche Weise bei ihren täglichen Aufgaben.

Heute handelt es sich bei solchen Lösungen häufig um Cloud-Tools. Diese umfassen insbesondere Funktionen zur Bestellung von Produkten, zur Steuerung betreffender Genehmigungsvorgänge, für die Bestandsorganisation und zur Angebots- sowie Rechnungsverwaltung. Mit entsprechenden Features verbundene Prozesse lassen sich über eine Einkaufssoftware nicht selten automatisieren.

Zu erreichen ist im Idealfall eine erheblich effizientere und fehlerresistentere Warenwirtschaft im Unternehmen.

Weshalb sollten Unternehmen Purchasing-Software einsetzen?

Die Warenwirtschaft und der innerhalb dieser angesiedelte Einkauf sind zweifelsohne elementare Vorgänge für die Geschäftsfähigkeit der meisten Firmen. Einkäufer:innen beschaffen Güter und Dienstleistungen, die das Unternehmen für seinen Betrieb benötigt. Dazu gehören unter anderem Rohstoffe, Werkstoffe und andere Betriebsmittel für die Produktion. Dadurch wird ein reibungsloser Betriebsprozess sichergestellt. Fehlen entsprechende Elemente oder sind sie nicht in ausreichender Menge vorhanden, kann das einen Produktionsstopp, abgewiesene Aufträge, ineffiziente Prozesse und andere Negativkonsequenzen nach sich ziehen.

Damit alles rundläuft, müssen Einkaufsverantwortliche sich um die Verwaltung der Lagerbestände kümmern, die Wareneingänge kontrollieren und den Bedarf an Rohstoffen bzw. Materialien im Blick haben. Bestellungen sind generell schnell und verlässlich abzuwickeln, um kontinuierliche Effizienz zu gewährleisten. Dabei gilt es stets den besten Preis für das jeweilige Produkt zu ermitteln und die Finanzierung sicher zu organisieren. Mit diesen und weiteren typischen Einkaufsvorgängen ist die Verwaltung zahlreicher Dokumente verbunden.

Dass es bei all diesen Bausteinen und entsprechenden To-dos unter einem komplett manuellen Vorgehen schnell zu Fehlern kommen kann, die sich womöglich langfristig negativ auswirken, muss nicht weiter ausgeführt werden. Ist hingegen eine gute Purchasing-Software im Einsatz, besteht eine sehr gute Absicherung. So erkennen derartige Tools Bedarfe selbstständig und können sogar ohne weiteres Zutun der Einkäufer:innen immer wieder benötigte Produkte bestellen. Weiterhin bieten sie einen zentralisierten Überblick der Händler:innen, die für das jeweilige Unternehmen relevant sind, und liefern die besten Preise. Zudem sind alle wichtigen Dokumente zentralisiert, über die Programme zu managen.

Gerade in größeren Betrieben oder in solchen, die grundsätzlich ein hohes Einkaufsaufkommen haben, ist eine Purchasing-Software nicht „nur“ ein starker Effizienz-Pusher. Ohne entsprechende Automatisierungen können derartige Volumen sogar gar nicht mehr zweckmäßig bedient werden.

Wie funktioniert Software zum Einkaufen?

Purchasing-Software wird heute vielfach als SaaS-Cloud-Lösung angeboten. Das heißt, sie muss nicht mehr auf eigenen Servern oder einzelnen Desktop-Rechnern installiert werden. Mit einem Log-in haben Mitarbeiter:innen vollen Zugriff auf die gebuchten Programmbestandteilen.

Wie das Tool schließlich im praktischen Einsatz funktioniert, hängt natürlich primär von den integrierten Features ab. Eine Einkaufssoftware kann - von einzelnen Teilen des Bestellprozesses bis hin zum kompletten Einkauf - viele gängige Aufgaben unterstützen. Die nachfolgenden Bereiche werden typischerweise von Software für die Einkaufsabteilung abgedeckt. 

• Automatisierte Bedarfsmeldung: Eine der wichtigsten Aufgaben des Einkaufs ist es, pünktlich festzustellen, was wann benötigt wird. Eine Purchasing-Software kann den Bestand im Blick behalten und automatisch Warnungen ausgeben, sobald etwa der Bestand eines bestimmten Produkts unter eine festgelegte Grenze fällt.

• Verwaltung von Dokumenten: Im Einkauf fallen immer große Mengen an langfristig relevanten Dokumenten an. Innerhalb eines Purchasing-Tools können diese zentralisiert und effizient organisiert werden. Dazu gehören unter anderem Angebote, digitalisierte Lieferscheine, offene und beglichene Rechnungen, Verträge usw.

• Lieferantenübersicht: Purchasing-Software umfasst oftmals Bestellsysteme mit umfangreichen Katalogen. Diese ermöglichen es, innerhalb der jeweiligen Lösung benötigte Produkte oder Dienstleistungen zu finden und Preisvergleiche durchzuführen. Man erhält bestenfalls immer den besten Preis mit den günstigsten Lieferzeiten.

• Bestellvorgang: Idealerweise können nicht nur Angebote und Preise eingesehen sowie verglichen, sondern Bestellungen auch gleich über die Software angestoßen werden. Mithilfe vorkonfigurierter Standarddokumente lassen sich schnell und teilweise automatisiert Aufträge erteilen.

• Analytics: Auch bei Tools für die Einkaufsverwaltung bzw. bei den damit abgewickelten Prozessen fallen vielfältige Daten an. Diese können mit manchen Anwendungen direkt ausgewertet und für die Optimierung des Einkaufs eingesetzt werden. Verantwortliche haben jederzeit alle wichtigen Informationen im Blick und können unter anderem schnell Gewinn-und-Verlust-Rechnungen anstellen.

Welche Vor- und Nachteile bietet Software für die Einkaufsabteilung?

Einige klare Benefits von Purchasing-Software wurden bereits herausgestellt. Im Zentrum steht hier eine starke Rationalisierung typischer Beschaffungsprozesse. Von welchen Vorteilen darum herum im Detail profitiert werden kann, ist im Folgenden zusammengefasst.

• Prozessbeschleunigung: Eine Einkaufssoftware automatisiert den Beschaffungsprozess und ermöglicht es Unternehmen jeder Größe, betreffende Aufgaben schneller zu erledigen. Das bedeutet letztendlich, dass der Einkauf reibungsloser abläuft und Lieferungen pünktlicher ankommen. Unternehmen können diese Beschleunigung und die erhöhte Pünktlichkeit über eine Purchasing-Software mit wenig Aufwand erreichen.

• Beziehungspflege: Die Kunden-Lieferanten-Beziehung ist das Rückgrat eines jeden Einkaufsprozesses. Durch einen guten Informationsfluss und verlässliche Bestellungen können Preis- und Liefervorteile sowie andere Benefits erzielt werden. Eine Einkaufssoftware rationalisiert den im Zuge dessen stattfindenden Kommunikations- und Kaufprozess. Sie hilft bei der Aufzeichnung und Speicherung historischer Daten von Lieferanten, sammelt Kaufanfragen, versendet Orders mit nur einem Klick (oder sogar automatisiert), erfasst Rechnungen und organisiert Zahlungen. Alles läuft verlässlich ab, womit Lieferanten tendenziell zufriedener sind.

• Risikoreduzierung: Es ist immer eine sehr kritische Angelegenheit, wenn ein bestimmtes Produkt dringend benötigt wird und sich herausstellt, dass der Bestand den aktuellen Bedarf nicht abdeckt. Im Zuge klassischer Einkaufsprozesse werden zwar Aufzeichnungen geführt, um solche Engpässe zu vermeiden. Entsprechende Lagerdokumentationen sind dann jedoch in Form von unübersichtlichen Tabellenkalkulationen dezentral gespeichert. Sie werden somit schnell übersehen oder missverstanden. Eine Einkaufssoftware schafft Abhilfe. Sie kann so programmiert werden, dass sie die Vorratsmengen verfolgt und sie in Echtzeit aktualisiert, wenn etwas aus dem Lager ausgecheckt wird. Durch automatische Benachrichtigungen ist sicherzustellen, dass frühzeitig eine Bestellung herausgeht. Damit werden erhebliche Risiken, wie zum Beispiel ein Produktionsstopp oder aufgrund von Materialmangel nicht bearbeitbare Aufträge, sicher ausgeschlossen.

• Kostensenkungen: Ein weiterer wichtiger Bereich, in dem sich eine Einkaufssoftware als nützlich erweist, ist die Kostenreduzierung. Eine ideale Einkaufssoftware unterstützt Verantwortliche nicht nur beim Einkauf. Sie hilft ihnen zudem, die Kosten zu senken, indem sie zentralisiert eine breite Palette von Lieferanten samt betreffenden Preisen zur Auswahl stellt. Mit einer Einkaufssoftware haben Einkäufer:innen die Möglichkeit, sich über verschiedene Lieferanten zu informieren, deren Preise zu prüfen und deren Konditionen zu berücksichtigen. Schließlich können die besten Produkte zu den günstigsten Kosten beschafft werden. Über eine gute Beziehungspflege und Tools zur Kreditorenbuchhaltung sind mitunter sogar noch bessere Preise auszuhandeln.

• Ausgabenkontrolle: Unternehmen befinden sich nicht selten in einem Beschaffungsdilemma. Entweder sie schränken die Ausgaben stark ein, hemmen so den Einkaufsprozess und letztlich eventuell ihre Produktivität. Oder sie geben den Mitarbeiter:innen einen größeren Spielraum, erhöhen somit aber das Risiko unnützer Investitionen. Wenn Mitarbeiter:innen „nach Belieben“ bzw. unkontrolliert Waren bestellen, führt dies leicht zu einer Situation, in der mehrere Personen oder Abteilungen identische Mittel einkaufen. Es gibt kein zentralisiertes System und schlimmstenfalls nicht einmal einzelne Einkaufsverantwortliche. Eine Einkaufssoftware ändert das. Mit dieser können Budgets festgelegt werden und natürlich sind nur die Mitarbeiter:innen zu Bestellungen berechtigt, die einen Zugang haben. Käufe sind zudem an bestimmte Freigabevorgänge zu binden. Somit ist Mitarbeiter:innen sogar leichter ein Mitspracherecht im Einkaufsprozess einzuräumen. Das Beschaffungsteam behält aber die Gesamtkontrolle.

• Transparenz: Purchasing-Software bringt eine erhöhte Transparenz. Zum einen lässt sie alle Einkaufsprozesse und diesbezüglich wichtige Dokumente an einem zentralen Ort verwalten. Zum anderen ermöglicht sie es aber auch, durch Analytics breiteren Aufschluss zum Ablauf von Beschaffungsvorgängen zu erhalten. Somit können Verantwortliche jederzeit einen detaillierten Überblick erhalten und zudem langfristig erkennen, was funktioniert, was nicht funktioniert und ob sich vielleicht Möglichkeiten abzeichnen, bei Einkäufen zu sparen.

Purchasing-Software kann bei all den Vorteilen durchaus auch einige Nachteile bzw. Herausforderungen mitbringen. Die folgenden Schwierigkeiten sind typisch.

• Funktionsüberfluss: Einkaufsteams, die immer noch mehr oder weniger klassisch bzw. manuell arbeiten, können von den Möglichkeiten einer Purchasing-Software überwältigt werden. Zu viele Features verwirren die Benutzer:innen und können letztendlich die Effizienz der Lösung beeinträchtigen. Vielleicht wird deren Potenzial gar nicht ausgenutzt. Die gute Nachricht ist aber, dass viele Einkaufssoftwares flexibel angepasst werden können. Unternehmen haben die Wahl – zu Beginn kann man beispielsweise mit einem geringen Unterstützungsumfang einsteigen. Außerdem gibt es bei vielen Anbieter-Unternehmen Hilfestellungen in Form von Ratgebern, Whitepapers und anderen Dokumentationen. Es sind teilweise sogar Schulungen verfügbar.

• Genehmigungskomplexität: Wenn sich über eine Purchasing-Software die Gelegenheit bietet, Einkaufsprozesse genauer zu überprüfen, werden Verantwortliche diese Option regelmäßig wahrnehmen. Diese Möglichkeit ist grundsätzlich von Vorteil, kann den Beschaffungsprozess aber auch unnötig in die Länge ziehen.

• Lieferenten-Onboarding-Probleme: Der Einsatz von Purchasing-Software ist Lieferanten meistens sehr lieb. Sie können ihre Angebote so nämlich grundsätzlich schneller und einfacher an ihre Kund:innen bringen als auf dem klassischen Einkaufsweg. Dennoch kann es sein, dass manche Firmen Schwierigkeiten haben, sich an ein solches System anzupassen. Vor allem kleine Unternehmen arbeiten häufig immer noch nach althergebrachten Mustern. Interessierte sollten bei ihrer Recherche nach einer passenden Beschaffungssoftware demnach genau schauen, inwieweit ihre Partner diese mittragen.

Wie wählt man eine passende Purchasing-Software aus?

Einkaufssoftware kann Unternehmen eine enorme Unterstützung bieten. Aber nicht alle Lösungen eignen sich für jeden Betriebskontext. Die verschiedenen Anbieter haben jeweils ihre eigenen Vorzüge – es gibt unterschiedliche Funktionsumfänge, Anwendungsfälle und Preismodelle.

Die Entscheidung für eine Lösung hängt im Wesentlichen vom Budget, den benötigten Features und dem Wachstum des jeweiligen Unternehmens ab. Verantwortliche sollten vor diesem Hintergrund bei der Suche nach einem passenden Tool insbesondere auf die folgenden Faktoren achten.

• Anpassungsfähigkeit: Die ideale Purchasing-Lösung passt genau zu den spezifischen Anforderungen des Unternehmens. Aus diesem Grund ist ein Software-Produkt von der Stange nur selten die perfekte Option. Erfahrene Anbieter wissen, dass die Anpassbarkeit für ihre Kund:innen von großer Bedeutung ist und stellen flexible Pakete bzw. modulare Programme bereit. Diese können dann teilweise vom unternehmensinternen Entwicklerteam oder von den Einkäufer:innen selbst noch weiter angepasst werden. Ein Purchasing-Tool könnte beispielsweise die Chancen bieten, Bestellvorgänge zu automatisieren, individuelle Workflows zu erstellen sowie benutzerdefinierte Rollen und spezielle Berechtigungen zu definieren. Es ist zudem möglich, Anwendungen per Plugins zu erweitern oder via APIs in bestehende Systemarchitekturen zu integrieren. Ziel sollte es sein, typische Beschaffungsvorgänge mit der Software im ganzen effizienter zu gestalten.

• Kosten: Es gibt bei Purchasing-Software durchaus verschiedene Abrechnungsmodelle. Die meisten Anbieter stellen ihre Lösungen aber auf einer monatlichen oder jährlichen Abonnementbasis breit. Die letztendlichen Preise sind – wie unten noch genauer gezeigt wird – von diversen Aspekten abhängig. Neben den Standard-Features sind es vor allem zusätzliche Funktionen, welche die Kosten bestimmen. Einkaufssoftware mit Bedarfsprognosen, Budgetverfolgung oder benutzerdefinierten Berichtsoptionen können deutlich kostspieliger sein als solche, die vielleicht nur eine Bestelloption und Basis-Analytics bieten. Interessierte sollten demnach beim Vergleich ihrer Optionen umso genauer darauf achten, welche Features wirklich benötigt werden.

• Usability: Verantwortliche sind gut beraten, ihre Purchasing-Software auch nach der Benutzerfreundlichkeit auszusuchen. So entfaltet beispielsweise selbst die mächtigste Lösung niemals ihr volles Potenzial, wenn sie für die Anwender:innen zu komplex ist und somit vielleicht nur in Teilen genutzt wird. Hier geht schnell viel Geld verloren. Anstatt auf ein möglichst umfangreiches Programm zu setzen, sollten Mitarbeiter:innen zunächst besser in typischen Vorgängen geschult werden. Viele Entwicklerunternehmen bieten die Gelegenheit, entsprechende Kurse zu buchen und ihre Lösungen auf Basis der Kompetenzen flexibel zu skalieren.

• Skalierbarkeit: Unternehmen verzeichnen idealerweise ein stetiges Wachstum. Der Arbeitsaufwand für die Einkaufsabteilung steigt proportional dazu. Eine Purchasing-Software muss demzufolge aber meistens nicht nur mehr Beschaffungsprozesse abwickeln, sondern auch zusätzliche Funktionen bereitstellen, um erstere weiterhin effizient zu vollziehen. SaaS-Einkaufssoftware kann fast immer flexibel nach oben skaliert werden – sowohl hinsichtlich des fortschreitenden Bestellungsaufkommens als auch in puncto erweiterte Funktionen.  Verantwortliche sollten dennoch schon vor dem Kauf in ihre Entscheidung einfließen lassen, was wahrscheinlich zukünftig gebraucht wird und ob die jeweilige Software diesen Bedarf wirklich decken kann.

• Kundenunterstützung: Bei der Verwendung von Purchasing-Software kommen erfahrungsgemäß immer wieder einmal Fragen oder Probleme auf, die nur vom Entwicklerunternehmen bzw. dessen Expert:innen gelöst werden können. Dauert eine entsprechende Bearbeitung lange, kann sich das sehr nachteilig auf die Warenwirtschaft und andere damit zusammenhängende Prozesse auswirken. Verantwortliche sollten daher bei der Suche nach einem passenden Programm unbedingt auch einen Blick auf die Güte des Supports haben.

Was kosten Einkaufssoftwares?

Purchasing-Software wird in unterschiedlichen Bereitstellungs- und Preismodellen angeboten:

Die meisten Lösungen sind sogenannte Software-as-a-Service-Dienste. Derartige Programme werden in der Cloud gehostet, anstatt auf Servern oder Rechnern im Unternehmen. Das macht sie relativ preiswert. Es gibt aber nach wie vor auch On-Premise-Anwendungen - also solche, die vor Ort installiert werden. Diese sind häufig weniger flexibel skalierbar. Dafür bieten sie allerdings mehr Kontrolle für ihre Nutzer:innen.

In aller Regel kann Software für die Einkaufsabteilung in Abonnements mit monatlicher oder jährlicher Abrechnung genutzt werden. Gut ausgestattete Programme beginnen bei rund 20 Euro pro Monat. Es gibt aber auch umfangreiche Anwendungen für ca. 500 Euro und mehr.

Einige Anbieter-Unternehmen stellen kostenlose Testversionen bereit oder offerieren kleinen Teams und Start-ups vergünstigte Tarife. Der Funktionsumfang ist hier natürlich stark eingeschränkt.