E-Procurement: So läuft die Beschaffung über digitale Plattformen ab

1. Was ist E-Procurement? 
2. Traditionelle Beschaffung vs. E-Procurement
3. Die Vorteile von E-Procurement
4. Unterschied zwischen E-Procurement und E-Commerce
5. Unterschiedliche E-Procurement-Systeme
6. So sieht der E-Procurement-Prozess aus
7. Herausforderungen beim Umstieg
8. Fazit: Die Zukunft der Beschaffung ist digital

Fühlst du dich von langsamen Einkaufsprozessen ausgebremst? Papierkram, lange Genehmigungswege und intransparente Ausgaben können belasten – besonders, wenn du Kosten senken und die Produktivität steigern möchtest.

Hier kommt E-Procurement ins Spiel. Erfahre, wie du mit elektronischer Beschaffung Zeit, Geld und Nerven sparst.

Was ist E-Procurement? 

E-Procurement wird auch als elektronische Beschaffung bezeichnet. Der Prozess beschreibt den Beschaffungszyklus von Produkten, Waren oder Dienstleistungen über elektronische Systeme. Kurz gesagt, die Digitalisierung des Einkaufs.

Das Ziel im E-Procurement ist eine schnellere, transparentere und kosteneffizientere Beschaffung. Ein Beispiel: Statt Lieferant*innen mit Papierformularen und Faxgeräten zu kontaktieren, greifst du auf digitale Kataloge zu. Genehmigungen erfolgen per Klick und der Beschaffungsprozess ist automatisch dokumentiert.

Traditionelle Beschaffung vs. E-Procurement

Du fragst dich, was unterscheidet E-Procurement von der traditionellen Beschaffung? Hier sind die wichtigsten Punkte:

In der traditionellen Beschaffung sind papierbasierte Prozesse und ein höherer manueller Aufwand an der Tagesordnung. Das kann die Transparenz einschränken und Durchlaufzeiten verlängern. Zusätzlich ist es schwieriger, Daten umfassend zu analysieren und strategische Entscheidungen daraus zu ziehen.

Im Gegensatz zu traditioneller Beschaffung setzt E-Procurement auf digitale Workflows und Automatisierung. Bestellungen werden dadurch effizienter abgewickelt, Genehmigungsprozesse beschleunigt und die Schritte in Echtzeit dokumentiert. Umfangreiche Datenanalysen ermöglichen bessere Entscheidungen und eine einfachere Vergleichbarkeit von Lieferant*innen und Preisen. Diese Transparenz fördert deine Effizienz und reduziert Kosten.

Die Vorteile von E-Procurement

Warum solltest du auf E-Procurement umsteigen? Diese Vorteile sprechen für sich:

Transparenz: Die Schritte des E-Procurement Prozesses sind für ein einfacheres Controlling und Compliance dokumentiert.

Zeitersparnis: Automatisierte Prozesse reduzieren manuelle Aufgaben und beschleunigen deinen Einkauf.

Kostenkontrolle: Durch Übersichtlichkeit und Transparenz lassen sich bessere Preise verhandeln und Budgets effizienter einsetzen.

Flexibilität: Du kannst jederzeit auf deine Daten zugreifen und Anpassungen vornehmen.

Lieferantenmanagement: Lieferant*innen sind schneller in Prozesse eingebunden, was neben Vertrauen und Effizienz auch langfristige Partnerschaften fördert.

Nachhaltigkeit: Weniger Papier, weniger Transportwege – elektronische Beschaffung ist ressourcenschonender.

Für wen eignet sich E-Procurement nicht?

Elektronische Beschaffung bietet viele Vorteile, aber sie ist nicht für jedes Unternehmen geeignet. Kleine Unternehmen können die Kosten und den administrativen Aufwand scheuen, während spezialisierte Branchen möglicherweise feststellen, dass Standardplattformen nicht flexibel genug sind. Zudem können Lieferant*innen in Nischenindustrien schwerer zu integrieren sein.

Unterschied zwischen E-Procurement und E-Commerce

Während E-Commerce sich vor allem auf den Verkauf an Privatpersonen (B2C) konzentriert, liegt der Fokus beim E-Procurement auf den geschäftlichen Beziehungen zwischen Unternehmen (B2B).

Es geht im E-Procurement weniger um einzelne Warenbestellungen, sondern vielmehr um langfristige Einkaufsstrategien und die Optimierung von Geschäftsprozessen – was im klassischen E-Commerce für Privatkunden keine Rolle spielt.

Deswegen erfordert E-Procurement zusätzliche Funktionen wie Genehmigungsprozesse oder Vertragsmanagement. Außerdem sind Datenanalysen im E-Procurement oft umfangreicher, um strategische Einkaufsentscheidungen zu unterstützen.

Doch es gibt auch Gemeinsamkeiten: E-Procurement-Systeme und Einkaufssoftware nutzen übersichtliche Kataloge, die eine einfache Produktauswahl ermöglichen. Und durch intuitive Oberflächen ist der Bestellprozess schnell abgeschlossen.

Unterschiedliche E-Procurement-Systeme

E-Procurement-Systeme lassen sich grob in drei Kategorien einteilen: offene, halboffene und geschlossene Systeme.

Offene Systeme

Eine offene Lösung ist maximal flexibel, da sie viele Lieferantensysteme anbindet. Diese Form ist ideal, wenn du schnell neue Kontakte hinzufügen möchtest oder in einer Branche mit einem dynamischen Marktumfeld agierst, wie im Einzelhandel oder der Gastronomie. Offene Systeme sind beispielsweise die cloudbasierten Lösungen SAP Ariba, TYASuite oder Proactis.

Halboffene Systeme

Bei einem halboffenen System ist der Zugang für Lieferant*innen eingeschränkt. Die Lösungen arbeiten mit einem vordefinierten Lieferantenkatalog. Eine vorherige Qualifikation oder Registrierung garantiert eine gewisse Qualität und Zuverlässigkeit, ohne die Flexibilität vollständig aufzugeben. Systeme wie beispielsweise Tradeshift oder Synertrade eignen sich für das Gesundheitswesen oder den Maschinenbausektor.

Geschlossene Systeme

Ein geschlossenes E-Procurement System ist auf einen festen Lieferantenkreis begrenzt. Das bietet höchste Sicherheit und Stabilität, macht es aber auch weniger flexibel. Es eignet sich für Unternehmen mit langfristigen Beziehungen zu Lieferant*innen oder in Branchen, die eine enge Kontrolle der Beschaffung erfordern – wie in den Bereichen Pharma, Lebensmittel oder Luftfahrt. Ein bekanntes System ist zum Beispiel JAGGAER.

So sieht der E-Procurement-Prozess aus

Für den elektronischen Beschaffungsprozess sind einige Kernfunktionen und Arbeitsabläufe wichtig: 

1. Schritt: Lieferantenmanagement

Mit wenigen Klicks holt das E-Procurement-System automatisch Angebote ein und vergleicht diese für dich.

2. Schritt: Genehmigung

Die Anfrage geht dann an einen zuständigen Mitarbeitenden, der nach dem Check eine Auftragsbestätigung erteilt.

3. Schritt: Bestellprozess

Das System übermittelt die Daten an das Lieferantensystem, zeigt den Lieferfortschritt und bestätigt den Wareneingang elektronisch.

4. Schritt: Zahlungsabwicklung

Ist deine Buchhaltungssoftware verknüpft, kann auch der Zahlungsprozess automatisiert werden. Dafür muss die Rechnung mit einer elektronischen Signatur versehen sein.

5. Schritt: Dokumentation

Der gesamte Beschaffungsprozess wird vom System dokumentiert und analysiert.

6. Schritt: Warenausgabe

Ein E-Procurement-System kann sich nahtlos in dein ERP-System oder Warenausgabesystem eingliedern.

Herausforderungen beim Umstieg

Die Einführung eines E-Procurement-Systems kann etwas knifflig sein und dich vor einige Herausforderungen stellen. Bevor du umsteigst, solltest du dir über folgende Punkte Gedanken machen:

Integration: Prüfe, wie du das Beschaffungssystem in deine internen Abläufe und Lösungen, wie dein CRM-System, einbindest.

Kosten: Die Implementierung kann hohe Anfangsinvestitionen erfordern.

Datenschutz: Bei der Einführung und Anwendung hat Datenschutzmanagement höchste Priorität.

Maverick Buying: Achte darauf, dass das System unnötige Ausgaben und Einkäufe verhindert.

Schulung: Mitarbeitende müssen in der Nutzung der neuen Plattform geschult werden.

Technische Abhängigkeit: Investiere in ein stabiles System, um das Risiko von Ausfällen zu minimieren.

Fazit: Die Zukunft der Beschaffung ist digital

Der Einkauf wird immer komplexer und damit digitaler: ob globale Lieferant*innen, wachsende Datenmengen oder die Ansprüche an Nachhaltigkeit. Mit E-Procurement profitierst du von einer höheren Effizienz und strategischen Positionierung am Markt. 

Analysiere deine aktuellen Beschaffungsprozesse und überlege, ob ein E-Procurement-System der nächste logische Schritt für dein Unternehmen ist. Beachte bei der Wahl deines Systems dessen Flexibilität und deine Einkaufsstrategie, aber auch die spezifischen Anforderungen deiner Branche.