Was ist Debitorenbuchhaltung? Alles über das Gegenteil der Kreditorenbuchhaltung
Informiere dich über Mahnwesen, Liquidität, Ausgangsrechungen und mehr für deine Debitorenbuchhaltung
- Debitorenbuchhaltung Definition
- Zielgruppe der Debitorenbuchhaltung
- Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung
- Debitorenbuchhaltung Aufgaben
- Fazit: Debitorenbuchhaltung als Verwaltung der Debitorenkonten
- FAQ – Was ist Debitorenbuchhaltung?
Das Wichtigste in Kürze
- Debitorenbuchhaltung ist das Gegenteil der Kreditorenbuchhaltung und ein Teil der Finanzverwaltung in Firmen.
- Sie befasst sich mit allen Zahlungszielen, Ausgangsrechnungen, Zahlungsverhalten nach Rechnungen und Mahnungen sowie dem Informationsmanagement der eigenen Liquidität.
- Insgesamt geht es um die offenen Transaktionen mit denen Debitoren (Kund*innen), für die du in Vorleistung gegangen bist.
- Sie ist immer dann optional, wenn du nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet bist.
- Buchhaltungssoftware kann dir bei allen relevanten Prozessen helfen.
Unternehmen müssen über eine gewisse Liquidität verfügen, um konkurrenzfähig zu sein und etwaigen Geschäftsvorfällen finanziell entgegenzutreten. Doch bei all den Verbuchungen und Prozessen des Zahlungsverkehrs ist dies nicht immer ganz einfach. Eine solide Debitorenbuchhaltung hilft dabei, einen Überblick sämtlicher Forderungen an deine Kundschaft zu behalten.
Du solltest den Anteil dieser Kundenforderungen nicht unterschätzen, denn dieser ist relativ hoch bemessen an deiner gesamten Bilanzsumme. In der Regel beinhalten die bislang nicht getilgten Forderungen nämlich Umsatzsteuererträge, die zusammen mit der Ertragssteuer abzuführen sind.
In diesem Artikel erfährst du, warum der Teilbereich der Finanzbuchhaltung essenziell für den Erfolg deines Unternehmens ist und welche Aufgaben die Debitorenbuchhaltung (im Vergleich zur Kreditorenbuchhaltung) umfasst.
Debitorenbuchhaltung Definition
Im Vordergrund der Debitorenbuchhaltung stehen die sogenannten Debitoren, die oft Schuldner genannt werden. Alle Kund*innen, die entweder auf Rechnung oder im Abonnement Produkte oder Dienstleistungen kaufen, stellen diese Debitor*innen dar. Ihre Zahlungen werden erst später von Debitorenkonto fällig. Und du als Business musst durch die Debitorenbuchhaltung beobachten, wessen Fälligkeiten noch offen sind und welche Mahnbescheide noch ausstehen.
Somit bezeichnen viele Quellen die Debitorenbuchhaltung auch als Forderungsmanagement, welches Prozesse mit Rechnungen, Mahnwesen, Auskünfte der Liquidität und Inkasso-Aufträgen verwaltet.
Zielgruppe der Debitorenbuchhaltung
Während in kleineren Unternehmen die Debitorenbuchhaltung lediglich eine von vielen To-dos der Buchhaltungsabteilung umfasst, gibt es in größeren Firmen eigene Teams nur für diesen Teilbereich der Finanzbuchhaltung. Die Beteiligten sind dann ausschließlich mit dem Verbuchen und dem Verwalten der offenen Posten durch die Debitor*innen beschäftigt.
Wichtig: Grundsätzlich ist die Debitorenbuchhaltung freiwillig. Nur, wenn du zur doppelten Buchführung verpflichtet bist, musst du sie durchführen.
Deine Buchhaltung aus Debitorenkonten trägst du im Nebenbuch ein. Im Hauptbuch der Finanzbuchhaltung taucht der Sammelbetrag per Saldo auf und wird mit „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“ gekennzeichnet.
Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung
Debitor ist also der buchhalterische Begriff für Kunde. Demgegenüber stehen sogenannte Kreditoren als Partner (Gläubiger*innen). Hier entstehen von Natur aus ebenfalls Zahlungsbeziehungen und andere Geschäftsbeziehungen, die dann in der Kreditorenbuchhaltung erfasst sind. Im Grunde unterscheiden sich die beiden Teilbereiche Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung nicht viel voneinander; sie beschäftigen sich nur mit unterschiedlichen Zielgruppen.
Um dir den Unterschied merken zu können: Stell dir einfach vor, dass du einen Lieferanten und eine Kundin hast. Der Lieferant gibt dir einen Kredit, den du dann natürlich begleichen sollst (Eingangsrechnung). Und wenn deine Kundin dann die Ware bei dir erwirbt, entstehen Schulden auf ihrer Seite – ein Debit mit Debitorenrisiko quasi (Ausgangsrechnung).
Kreditor*innen können im B2B-Kontext allerdings auch Banken sein, wenn sie dir finanzielle Mittel im Vorfeld (eigentliche Bedeutung von Kredit) geben. Sowohl in der Debitoren- als auch in der Kreditorenbuchhaltung gilt eine Leistungserbringung in die eine und Zahlungsverpflichtung (innerhalb des verspäteten Zahlungseingangs) in die andere Richtung. Dazu vergibst du in der Regel Debitorennummern, um potenzielle Mahnverfahren später besser zurückverfolgen zu können.
Debitorenbuchhaltung Aufgaben
Die einzelnen Aufgaben der Debitorenbuchhaltung ergeben sich aus dem Forderungsmanagement und dem Bestreben, als Unternehmen liquide zu bleiben. Je mehr Zahlungsverzüge entstehen, desto weniger Geld hast du de facto für bereits geleistete Services oder längst verkaufte Produkte. Im schlimmsten Fall kann es zu Engpässen kommen oder es fällt negativ auf deine Firma in Sachen Verbindlichkeiten zurück.
Rechnungsstellung
Wenn der Kauf stattgefunden hat, bedarf es einer Rechnung mit Auskunft über Artikel bzw. Leistungen, Kosten, Kaufzeit und weiteren steuerrechtlichen Angaben. Wird diese Rechnung innerhalb einer Frist nicht getilgt, gibt es in der Regel Zahlungserinnerungen von der Buchhaltungsabteilung. Das Rechnungswesen der Debitorenbuchhaltung umfasst hierbei ebenso das Versenden der Zahlungsaufforderungen.
Forderungsverwaltung
Natürlich darfst du nicht den Überblick verlieren, ob die Debitor*innen auch wirklich ihre offenen Posten begleichen. Im Sinne deiner gesamten Finanzen sollte dein Buchhaltungsteam stets Auskunft darüber geben können, wie viele Mahnungen noch offen sind, welche davon im Forderungsbestand oder noch in der Verbuchung sind und wie es generell um deine Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung gestellt ist. Aus einer soliden Forderungsverwaltung ergeben sich die weiteren Schritte für Rechnungs- und Mahnwesen.
Mahnwesen
Wenn auch nach mehrmaliger Aufforderung der*die Debitor*in eine Rechnung nicht zahlen will oder kann, darfst du mahnen. Die gesamten Prozesse des Mahnwesens (auch die Mahnstufen) fallen damit auch in den Aufgabenbereich der Debitorenbuchhaltung. Immerhin erhöht sich nicht nur die Kosten aufseiten der Kundschaft, sondern auch der Arbeitsaufwand durch Inkassobüros oder gar gerichtliche Bescheide und weitere Konsequenzen für die Debitorenkonten.
Es wird zwischen dem gerichtlichen und dem außergerichtlichen Mahnwesen unterschieden. Nachdem der Schuldner sein Zahlungsziel verfehlt hat oder es zu anderen Zahlungsausfällen gekommen war, kann sich in der Regel nicht mehr außergerichtlich geeignet werden. Dann bleibt dir noch die Anklage.
Liquidität und weitere Buchhaltung
Sowohl das eigene Management von Unternehmen als auch Business-Partner, Gesellschafter*innen und nicht zuletzt das Finanzamt benötigt als Gläubiger in regelmäßigen Abständen Reportings und Auskünfte über sämtliche Transaktionen (internes Rechnungswesen). Nur so kann das jeweilige Debitorenrisiko trotz Geschäftsvorfällen abgeschätzt werden.
Nur so kannst auch du entscheiden, wie liquide dein Business ist und demnach inwiefern du weitere Zahlungsausgänge verantworten kannst. Neben Rechnungen zählen übrigens auch Gutschriften, Überzahlungen und Forderungen als Schadensersatz in die Debitorenbuchhaltung mit ein.
Fazit: Debitorenbuchhaltung als Verwaltung der Debitorenkonten
In der Debitorenbuchhaltung geht es um alle offenen und getilgten Transaktionen zwischen dir als Händler*in und deiner Kundschaft als Debitorengruppe. Im Gegensatz zur Kreditorenbuchhaltung, bei der du die Zahlungen zwischen dir und Lieferant*innen oder Banken überblickst, befindest du dich hier im B2C-Kontext.
Nun kannst du entweder ein internes Team für deine Debitorenbuchhaltung suchen, die Verwaltung an externe (Factoring-)Dienstleister*innen übergeben oder dich weitestgehend von einer guten Software unter die Arme greifen lassen. Forderungsmanagement ist schlichtweg zu wichtig für deine gesamte Finanzplanung und Budgetierung (Liquidität), dass du es halbherzig oder nicht korrekt angehst.
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FAQ – Was ist Debitorenbuchhaltung?
- Was bedeutet Debitorenbuchhaltung?
-> Debitorenbuchhaltung benennt den Teil der Buchführung, in der Forderungsmanagement und Mahnwesen von dir verwaltet werden. Durch die Überwachung der Zahlungsausgänge sowie die Einhaltung der Zahlungsfristen wird die eigene Liquidität sichergestellt. Für die Verwaltung von Mahnbescheide und Co. nutzt du am besten Buchhaltungssoftware.
- Wer braucht die Debitorenbuchhaltung?
-> Für Unternehmen, die in irgendeiner Form Zahlungseingänge erwarten, ist sie optional (außer bei der doppelten Buchführung). Wenn du also Rechnungen stellst, kannst du durch eine solide Debitorenbuchhaltung dafür Sorge tragen, dass die Rechnungen und Mahnungen bezahlt werden.
- Was unterscheidet Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung?
-> Die Kreditorenbuchhaltung beschäftigt sich hingegen mit den Forderungen und Transaktionen, die dir in Rechnung gestellt werden. Lieferant*innen gehen etwa für dich in Vorleistung (Kreditoren) und bitten dann um eine Erstattung der Kosten deinerseits. Hier werden also eher die Eingangsrechnungen sowie Buchungssätze deiner Business Partner bearbeitet.
Marvin ist Redakteur bei OMR Reviews. Nach seinem Studium in Englisch und Spanisch an der Uni Augsburg zog der gebürtige Hannoveraner nach Hamburg. Dort ist er im Fitnessstudio, im Kino oder in einem der Sushirestaurants anzutreffen. Neben der Leidenschaft für Sprachen interessiert er sich für digitales Marketing und praktische Onlinetools.
