Das sind die 5 besten Expense Management Softwares 2025

1. Was ist eine Expense Management Software?
2. 1. Pleo
3. 2. Qonto
4. 3. Pliant
5. 4. finway
6. 5. Payhawk
7. Fazit: So findest du die passende Expense Management Software für dein Business

Stell dir vor, du sitzt an deinem Schreibtisch, umgeben von einem Berg aus Belegen, Reisekostenabrechnungen und unzähligen E-Mails mit Ausgabennachweisen. Klingt vertraut, oder? In unserer schnelllebigen Geschäftswelt kann das Managen von Mitarbeiterausgaben oft überwältigend sein – aber keine Sorge, es gibt eine Lösung! In diesem Artikel zeigen wir dir die Welt der Expense Management Softwares und stellen dir die fünf besten Tools vor, die nicht nur deine Arbeitsweise effizienter gestalten, sondern auch deinem Unternehmen helfen werden, transparenter zu arbeiten. 

Von Pleo bis Payhawk

– wir haben die fünf beliebtesten Softwarelösungen der Kategorie Spend Management Software auf OMR Reviews genau unter die Lupe genommen, um dir eine fundierte Entscheidungshilfe zu bieten. Dazu beleuchten wir die wichtigsten Funktionen, Anwendungsfälle und Preise der einzelnen Anbieter. Ob du nun Kleinunternehmer*in bist oder als Finanzmanager*in einen Großkonzern repräsentierst: am Ende wirst du wissen, worauf es bei einer guten Expense Management Software ankommt und wie du das perfekte Tool für deine Bedürfnisse findest. 

Was ist eine Expense Management Software?

Eine Expense Management Software, wie z.B. Circula

ist ein unverzichtbares Instrument für Unternehmen jeder Größe, um ihre Geschäftsausgaben effizient zu verwalten und zu überwachen. Diese Softwarelösungen sind darauf ausgerichtet, den Prozess der Ausgabenverfolgung, -genehmigung, -abrechnung und -analyse deiner Mitarbeiter*innen zu automatisieren und zu optimieren. Zu den wichtigsten Features solcher Softwares gehören: 

• Ausgabenverfolgung: Eine Expense Management Software ermöglicht es Unternehmen, Ausgaben in Echtzeit zu erfassen. Mitarbeiter*innen können ihre Ausgaben bequem über mobile Apps oder Webanwendungen einreichen.

• Automatisierte Genehmigungsworkflows: Wenn du Ausgaben genehmigen musst, macht die Software das Ganze viel einfacher. Vordefinierte Genehmigungsprozesse stellen sicher, dass alles den Unternehmensrichtlinien entspricht, bevor es grünes Licht bekommt.

• Digitale Belege: Statt Papierbelegen können digitale Belege hochgeladen und archiviert werden, wodurch die Papierarbeit minimiert wird.

• Bessere Einblicke und Analysen: Du möchtest wissen, wohin dein Geld fließt? Viele Softwares bieten dir leistungsstarke Analysetools, um Ausgabendaten zu visualisieren und Muster zu erkennen.

• Integration mit Buchhaltungssoftware: Viele Softwares können nahtlos in deine Buchhaltungs- oder ERP-Systeme integriert werden, was die Datenübertragung erleichtert.

Expense Management Software vs. Spend Management Software

Du fragst dich vielleicht, wo der Unterschied zwischen Expense Management Software und Spend Management Software liegt. Auch wenn die Begriffe mitunter synonym verwendet werden, liegt der Unterschied wie so häufig im Detail: 

Expense Management Software konzentriert sich hauptsächlich darauf, die persönlichen Ausgaben deiner Mitarbeitenden, wie Reisekosten und Spesenabrechnungen, zu verwalten. Sie ist dein Assistent, wenn es darum geht, diese Prozesse zu automatisieren und zu optimieren.

Spend Management Software hingegen hat ein breiteres Anwendungsgebiet. Sie betrachtet nicht nur die Ausgaben von Mitarbeiter*innen, sondern auch Unternehmensausgaben für Lieferanten, Einkauf, Verträge und Budgetierung. Ihr Ziel ist es, die Gesamtausgaben des Unternehmens zu kontrollieren, strategische Entscheidungen über Geschäftsausgaben zu treffen und die Effizienz zu steigern.

Viele Softwares in diesen Bereichen überschneiden sich in ihren Funktionen und Anwendungsfällen. Aus diesem Grund stammen die folgenden Tools zwar aus unserer Kategorie Spend Management, sind aber ebenso für das Expense Management geeignet. 

1. Pleo

Pleo

ist der Spitzenreiter in unserer Kategorie Spend Management Software und darauf ausgerichtet, Ausgaben in Teams und Unternehmen zu erleichtern. Das Tool richtet sich an alle, die nach einer mühelosen Lösung suchen, um den lästigen Papierkram und die manuellen Spesenabrechnungen hinter sich zu lassen. Mit Pleo erhalten deine Mitarbeiter*innen ihre eigenen Pleo-Firmenkarten, die für Geschäftsausgaben verwendet werden. Das Besondere daran ist, dass die Belege nicht mehr mühsam gesammelt und manuell eingereicht werden müssen. Stattdessen erfasst die Pleo-App die Belege automatisch. 

Aber Pleo ist noch viel mehr als nur eine Lösung für Firmenkarten. Mit dieser Software kannst du individuelle Kartenlimits festlegen und Ausgabenprüfungen anpassen. Echtzeitdaten und Analysen zu Ausgaben stehen dir zur Verfügung, so dass du jederzeit den Überblick behältst. Zudem bietet Pleo auch die Möglichkeit zur Abwicklung von Rückerstattungen, Eingangsrechnungen und Kilometerpauschalen. Abgerundet wird das ganze durch eine nahtlose Integration in deine Buchhaltungssysteme.

Die wichtigsten Funktionen von Pleo

• Firmenkarten: Deine Mitarbeiter*innen verwenden ihre eigenen Pleo-Firmenkarten für ihre Geschäftsausgaben. Keine Notwendigkeit mehr für komplizierte Spesenabrechnungen.

• Ausgabenmanagement: Lege individuelle Kartenlimits fest und behalte die Ausgaben im Auge. Erhalte Echtzeitdaten und Analysen zu den Ausgaben in deinem Unternehmen.

• Buchhaltungsintegration: Pleo bietet eine nahtlose Integration in deine Buchhaltungssysteme, um den Prozess der Ausgabenverfolgung und -buchung zu erleichtern.

• Rückerstattungen: Verwalte Rückerstattungen, Eingangsrechnungen und Kilometerpauschalen problemlos über Pleo.

• Cashback: Berechtigte Unternehmen können von bis zu 1 % Cashback profitieren, was eine zusätzliche Ersparnis bedeutet.

Pleo Preise

• Starter: Kostenlos

• Essential: 39 € pro Monat

• Business: 89 € pro Monat

• Beyond: 179 € pro Monat

Alle Versionen beinhalten bis zu 3 Nutzer*innen, und bei Bedarf können weitere kostenpflichtig hinzugefügt werden. Zudem kannst du die Reisekosten-App entweder kostenlos selbst testen oder sie dir via Live-Demo vorstellen lassen.

Mehr Infos zu den Preisen von Pleo findest du auf OMR Reviews.

Pleo Alternativen

Du möchtest weitere Alternativen zu Pleo entdecken? Dann schau auf OMR Reviews vorbei!

2. Qonto

Qonto regelt deine Geschäftsfinanzen - von deinem täglichen Zahlungsverkehr über die Buchhaltung bis hin zum Ausgabenmanagement. Das Unternehmen wurde 2016 von den Fintech-Pionieren Alexandre Prot und Steve Anavi in Paris gegründet und hat sich seitdem als führende Lösung für Geschäftskonten in Europa etabliert. Heute vertrauen über 500.000 Unternehmen - von Start-ups über KMUs bis hin zu etablierten Firmen - in Märkten wie Frankreich, Deutschland, Italien und Spanien sowie in den neuen Regionen Österreich, Belgien, den Niederlanden und Portugal auf Qonto.

Die wichtigsten Funktionen von Qonto

• Intuitive App & Echtzeit-Übersicht: Behalte alle Transaktionen und Zahlungen stets im Blick und erhalte sofortige Benachrichtigungen.

• Zahlungskarten & Transfers: Nutze physische und virtuelle Karten, tätige SEPA- sowie internationale SWIFT-Transfers und genieße transparente Konditionen.

• Integrierte Finanztools: Organisiere Rechnungen, verwalte Ausgaben und führe deine Buchhaltung mit intelligenten, integrierten Funktionen – ideal, um administrative Aufgaben zu minimieren und deine Liquidität im Griff zu behalten.

Qonto Preise

• Unternehmen in Gründung & Selbstständige und Kleinstunternehmen: 9 € pro Monat

• Kleine und mittlere Unternehmen: 49 € pro Monat

Du kannst Qonto 30 Tage lang kostenlos testen oder dir per Live-Demo alle Funktionen in Aktion zeigen lassen.

Mehr Infos zu den Preisen von Qonto findest du auf OMR Reviews.

Qonto Alternativen

Du möchtest weitere Alternativen zu Quonto entdecken? Dann schau auf OMR Reviews vorbei!

3. Pliant

Das zweite Tool in unserer Liste ist Pliant, das ebenfalls die Möglichkeit bietet, Firmenkarten für deine Mitarbeiter*innen zur Verfügung zu stellen. Diese Expense Management Software richtet sich insbesondere an Unternehmen, die Marketing-, Software- und Cloud-Ausgaben verwalten. Besonders interessant: Das Tool bietet bis zu 10 physische Kreditkarten und bis zu 25 virtuelle Kreditkarten kostenlos an. Mit einem Fokus auf den "Best-in-Class"-Ansatz arbeitet Pliant auch eng mit Partnern zusammen, um maßgeschneiderte Lösungen anzubieten, zum Beispiel Lösungen für Reisekosten und die Belegsammlung.

Die wichtigsten Funktionen von Pliant

• Digitales Karten-Management: Pliant ermöglicht ein nahtloses digitales Karten-Management, das die Verwaltung und Überwachung deiner Firmenkreditkarten optimiert.

• Integrationsmöglichkeiten: Das Tool integriert sich mühelos in Buchhaltungs- und Expense-Management-Lösungen, um den Verwaltungsaufwand zu minimieren.

• Hohe Limits: Pliant bietet hohe Kartenlimits, damit du deinen Geschäftsanforderungen gerecht werden kannst.

• Cashbacks: Erhalte bis zu 1 % Cashback auf alle Transaktionen in Euro und 0,5 % Cashback auf Transaktionen in Fremdwährungen.

Pliant Preise

Die Preise für Pliant variieren je nach Variante (Light, Standard und Custom) und den individuellen Anforderungen. Für genaue Preisinformationen kannst du eine Anfrage stellen.

Mehr Infos zu den Preisen von Pliant findest du auch auf OMR Reviews.

Pliant Alternativen

Du willst weitere Alternativen zu Pliant entdecken? Dann schau auf OMR Reviews vorbei!

4. finway

finway stammt vom gleichnamigen Fintech-Unternehmen aus München und hat es sich ebenfalls zur Aufgabe gemacht, dein Ausgabenmanagement zu vereinfachen. Der besondere Schwerpunkt des Tools liegt bei der Automatisierung und Effizienz von Kreditorenprozessen, der transparenten Kommunikation und einem hohen Maß an Individualisierungsmöglichkeiten, die sich an die Bedürfnisse und Gegebenheiten deines Unternehmens anpassen.

Die wichtigsten Funktionen von finway

• Rechnungsverarbeitung: finway vereinfacht die Erfassung, Verarbeitung und Freigabe von Rechnungen - ein wichtiger Schritt im Ausgabenmanagement.

• Firmenkarten: Mit virtuellen und physischen Debitkarten bietet finway bessere Kontrolle über Geschäftsausgaben.

• Spesenmanagement: Die Software automatisiert die Berechnung von Pauschalen und Mehraufwänden, was die Ausgabenerstattung erleichtert.

• Zahlungen: Durch eine direkte Bankanbindung und Firmenkarten können Zahlungen flexibel abgebildet werden.

• Budgetkontrolle: finway ermöglicht die Planung und Überwachung von Budgets für alle Kostenstellen, um die Ausgaben im Blick zu behalten.

• Vorbereitende Buchhaltung: Alle Belege können direkt in finway vorkontiert, freigegeben und geprüft werden.

• Liquiditätsplanung: Seit März 2022 bietet finway auch eine umfangreiche Ergänzung für Liquiditätsplanung- und management an, die auch als kostenlose Stand-Alone-Version verfügbar ist.

finway Preise

Die Preise von finway richten sich nach der Anzahl der monatlich verarbeiteten Rechnungen und dem Paket, das du wählst. Letztere unterscheiden sich vor allem hinsichtlich des Funktionsumfanges: 

• Essential: Ab 209 € pro Monat

• Professional: Ab 299 € pro Monat

Auch diese Reisekosten-App kannst du entweder kostenlos selbst testen oder sie dir via Live-Demo vorstellen lassen.

Mehr Infos zu den Preisen von finway findest du auf OMR Reviews.

finway Alternativen

Du möchtest weitere Alternativen zu finway entdecken? Dann schau auf OMR Reviews vorbei!

5. Payhawk

Last but not least kommen wir zu Payhawk

, das sich als globale Lösung für Firmenkreditkarten und Ausgabenmanagement präsentiert. Das Tool wird bereits von Finanzteams in 32 Ländern genutzt und bietet alle wichtigen Features, die für eine moderne Expense Management Software von Bedeutung sind. Je nach Preismodell erhältst du nicht nur eine umfassende Integration in bestehende ERP-Systeme wie SAP, Oracle, NetSuite oder Microsoft Dynamics, sondern auch eine*n dedizierte*n Implementierungs- und Customer Success-Manager*in. 

Die wichtigsten Funktionen von Payhawk

• Visa Firmenkarten: Mit Payhawk können deine Mitarbeiter*innen und Teams Firmenkarten nutzen, um Ausgaben zu verwalten.

• Ausgabenmanagement: Erweiterte Freigabeprozesse und Ausgabenrichtlinien bieten dir umfassende Kontrolle.

• Accounts Payable & Purchase Orders: Verwalte Purchase Orders, Rechnungen und globale Zahlungen problemlos.

• Verwaltung mehrerer Gesellschaften: Kontrolliere globale Ausgaben mit leistungsstarken Gruppeneinstellungen.

• Integrationen: Payhawk integriert sich nahtlos in Accounting-Software und ERP-Systeme wie SAP oder Oracle.

Payhawk Preise

Payhawk bietet drei Preismodelle an, um den unterschiedlichen Bedürfnissen gerecht zu werden:

• Premium Cards: Fokus auf digitale und physische Kreditkarten.

• All-In-One Spend: Zusätzliche Funktionen für Spesenmanagement und Kreditorenbuchhaltung.

• Enterprise: Für Unternehmen im In- und Ausland, inklusive Procure-to-Pay.

Die genauen Preise für alle drei Varianten erhältst du auf Anfrage beim Anbieter. Mehr Infos zu den Preisen von Payhawk

findest du auch auf OMR Reviews.

Payhawk Alternativen

Du möchtest weitere Alternativen zu Payhawk entdecken? Dann schau auf OMR Reviews vorbei!

Fazit: So findest du die passende Expense Management Software für dein Business

Die Wahl der richtigen Expense Management Software, wie

ist mit Sicherheit keine Entscheidung, die du leichtfertig treffen solltest. Um die Lösung zu finden, die am Ende einen Mehrwert für dein Business und vor allem deine Mitarbeiter*innen darstellt, kannst du die folgenden Aspekte berücksichtigen: 

• Bedürfnisse deiner Mitarbeitenden

• Funktionsumfang der Expense Management Software

• Integrationsmöglichkeiten in bestehende Systeme und Prozesse

• Sicherheit und Datenschutz

• Preismodelle

• Benutzerfreundlichkeit

Weitere Fragen die du dir stellen kannst: Sind deine Mitarbeiter*innen häufig im Ausland tätig? Benötigst die Kolleg*innen phsyische oder digitale Firmenkarten? Und wie automatisiert sollten die Prozesse ablaufen? Fakt ist: Insgesamt gibt es wohl keine Einheitslösung, die für alle Unternehmen passt. Deine individuellen Anforderungen und die Bedürfnisse deiner Organisation sollten deshalb bei der Auswahl im Vordergrund stehen. Nutze die Informationen in diesem Artikel als Ausgangspunkt, um die richtige Expense Management Software für dein Unternehmen zu finden. Wir wünschen dir viel Erfolg dabei!