Das sind die 5 besten Expense Management Softwares 2025
Ohne Moos nichts los – mit diesen Tools bewältigst du dein Ausgaben-Management spielend leicht!
- Die besten Expense Management Softwares im Vergleich
- Alternativen zu den führenden Expense Management Softwares
- Fazit: Die richtige Expense Management Software wählen
Stell dir vor, du sitzt an deinem Schreibtisch, umgeben von einem Berg aus Belegen, Reisekostenabrechnungen und unzähligen E-Mails mit Ausgabennachweisen. Klingt vertraut, oder? In unserer schnelllebigen Geschäftswelt kann das Managen von Mitarbeiterausgaben oft überwältigend sein – aber keine Sorge, es gibt eine Lösung! In diesem Artikel zeigen wir dir die Welt der Expense Management Softwares und stellen dir die fünf besten Tools vor, die nicht nur deine Arbeitsweise effizienter gestalten, sondern auch deinem Unternehmen helfen werden, transparenter zu arbeiten.
Von Pleo bis Moss (Direkt zum Anbieter) – wir haben die fünf beliebtesten Softwarelösungen der Kategorie Spend Management Software auf OMR Reviews genau unter die Lupe genommen, um dir eine fundierte Entscheidungshilfe zu bieten. Dazu beleuchten wir die wichtigsten Funktionen, Anwendungsfälle und Preise der einzelnen Anbieter. Ob du nun Kleinunternehmer*in bist oder als Finanzmanager*in einen Großkonzern repräsentierst: am Ende wirst du wissen, worauf es bei einer guten Expense Management Software ankommt und wie du das perfekte Tool für deine Bedürfnisse findest.
- Expense Management Software automatisiert die Verwaltung von Geschäftsausgaben und erleichtert die Buchhaltung.
- Zu den wichtigsten Funktionen gehören Ausgabenverfolgung, digitale Belege, Genehmigungsworkflows und Buchhaltungsintegration.
- Pleo, Qonto, Pliant, finway und Payhawk zählen zu den führenden Tools in diesem Bereich.
- Spend Management Software umfasst ein breiteres Spektrum und hilft, alle Unternehmensausgaben strategisch zu verwalten.
- Die Auswahl der richtigen Software hängt von Unternehmensgröße, Integrationen, Sicherheitsanforderungen und Benutzerfreundlichkeit ab.
Die besten Expense Management Softwares im Vergleich
Tool-Name | Preis pro Monat | Kostenlose Testversion | Geeignet für |
ab 9,00 €/Lizenz | Ja (14 Monate) | Unternehmen im deutschen Markt | |
ab 9,00 € | Ja (1 Monat) | Selbstständige und KMU | |
Auf Anfrage | Ja | Mittelständische und große Unternehmen | |
Kostenlos (Starter) | Ja (Demo) | Kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) | |
Kostenlos (Free) | Ja (14 Tage) | Freiberufler und Selbstständige |
Die Auswahl der Tools basiert auf unserem OMR Score. Das Ranking wird anhand der durchschnittlichen Bewertung und deren Anzahl bis zu einem bestimmten Zeitpunkt ermittelt. Je mehr positive Stimmen, desto besser spiegelt das Ergebnis die allgemeine Zufriedenheit wider. Dieser Score soll dir bei der Entscheidungsfindung helfen.
1. Circula
Circula ist eine KI-gestützte All-in-One-Plattform für Reisekosten-, Spesen- und Ausgabenmanagement und die offiziell genutzte Nachfolgelösung von DATEV Reisekosten classic. Die Plattform unterstützt Unternehmen dabei, ihre Abrechnungsprozesse End-to-End zu digitalisieren und zu automatisieren.
Features:
- KI-gestützte Digitalisierung von Belegen (OCR).
- Integrierte Firmenkreditkarten (VISA).
- Automatisierte Freigabeprozesse.
- Direkte Schnittstellen zu DATEV und gängigen Buchhaltungssystemen.
- Erkennt Compliance-Risiken (Dubletten, Regelverstöße).
Geeignet für: Unternehmen, die eine führende Lösung für den deutschen Markt suchen, um Reisekosten, Spesen und Ausgabenmanagement zu digitalisieren.
Circula Preise: Preise starten ab 9,00 € pro Lizenz und Monat im „Starter“-Paket, das alle Kernfunktionen bietet.
Das sagen User auf OMR Reviews:
Stärken | Potenziale |
Übersichtlich und intuitiv | Wünscht sich zusätzliche Anpassungsmöglichkeiten (individuelle Felder/Auswertungen) |
Automatische Belegerkennung | - |
Spart Zeit | - |
„Besonders gut gefällt mir, wie übersichtlich und intuitiv das Tool aufgebaut ist. Ich kann verschiedene Ordner für meine Reisen oder Projekte erstellen und behalte dadurch jederzeit den Überblick über alle Status. Ein Highlight ist für mich die automatische Belegerkennung: Sobald ich einen Beleg hochlade, werden die wichtigsten Informationen direkt vorausgefüllt und ich muss sie nur noch kontrollieren. Das spart unglaublich viel Zeit.“ – Janine, Senior Marketing Manager bei MATE Development GmbH
2. Qonto
Qonto regelt deine Geschäftsfinanzen - von deinem täglichen Zahlungsverkehr über die Buchhaltung bis hin zum Ausgabenmanagement. Das Unternehmen wurde 2016 von den Fintech-Pionieren Alexandre Prot und Steve Anavi in Paris gegründet und hat sich seitdem als führende Lösung für Geschäftskonten in Europa etabliert. Heute vertrauen über 500.000 Unternehmen - von Start-ups über KMUs bis hin zu etablierten Firmen - in Märkten wie Frankreich, Deutschland, Italien und Spanien sowie in den neuen Regionen Österreich, Belgien, den Niederlanden und Portugal auf Qonto.
Features:
- Online-Geschäftskonto mit DE-IBAN.
- Integrierte Tools für das Kosten- und Rechnungsmanagement.
- Physische (One Card Mastercard) und virtuelle Karten.
- Buchhaltungszugriff und Integrationen (DATEV, Lexware Office).
- Einfache Belegerfassung.
Geeignet für: Selbstständige, Kleinstunternehmen und KMU, die eine All-in-One-Lösung für Business-Banking und Finanzmanagement mit Fokus auf digitaler Effizienz suchen.
Qonto Preise: Preise starten ab 9,00 € pro Monat im „Basic“-Paket für Selbstständige.
Das sagen User auf OMR Reviews:
Stärken | Potenziale |
Benutzerfreundliche Oberfläche | Gebühren werden als relativ hoch empfunden |
Effiziente Zahlungsabwicklung | Gelegentliche Probleme mit Integrationen |
Hilfreiche Integrationen (Buchhaltungssoftware) | Fehlen bestimmter Funktionen (z.B. Bareinzahlungen) |
„Bankkonto, Rechnungssoftware, Belegerfassung und noch viel mehr in einem. Ich bin begeistert. Was früher viele einzelne Arbeitsschritte waren ist nun automtaisiert: ich lade Rechnungen hoch, zahle sie bei Fälligkeit, Qonto zieht sich automatisch die IBAN und alles andere. Die Belege werden automatisch und sortiert in Dropbox an meinen Steuerberater übermittelt.“ – Alexander, Geschäftsführer bei AG Brands GmbH
3. SAP Concur
SAP Concur ist eine cloudbasierte Softwarelösung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihr Reisemanagement und ihre Reisekostenabrechnung zu automatisieren, zu integrieren und effizienter zu gestalten. Die Plattform bietet mit Concur Expense und Concur Travel dedizierte Lösungen für das Ausgaben- und Reisemanagement.
Features:
- Einfaches Erstellen von Kostenabrechnungen (Concur Expense).
- Digitale Belegerfassung per mobiler App.
- Automatisierte Richtlinienprüfung.
- Einfache Buchung von Geschäftsreisen (Flüge, Hotels, Bahn, Mietwagen) (Concur Travel).
- Bank-/Kreditkartenintegration.
Geeignet für: Mittelständische und große Unternehmen, die eine integrierte, revisionssichere Lösung für umfassendes Reise- und Spesenmanagement suchen, insbesondere mit bestehender SAP-Infrastruktur.
SAP Concur Preise: Preise werden vom Anbieter nicht öffentlich kommuniziert und sind Auf Anfrage erhältlich.
Das sagen User auf OMR Reviews:
Stärken | Potenziale |
Erleichtert das Reise- und Spesenmanagement | Wird als unintuitiv und komplex beschrieben (Desktop-Version) |
Bequeme mobile App | Lange Ladezeiten |
Reduziert manuellen Papieraufwand | Schwierigkeiten bei der Reiseplanung |
„SAP Concur überzeugt durch seine benutzerfreundliche Oberfläche und die nahtlose Integration von Reise-, Spesen- und Rechnungsmanagement in einem zentralen System. Besonders positiv fällt die Automatisierung vieler Prozesse auf, die Zeit spart und Fehler reduziert. Die mobile App ermöglicht es, Belege einfach zu fotografieren und direkt einzureichen – ideal für unterwegs.“ – Alexander, Manager F&A bei ALDI Süd
4. Pleo
Pleo ist Europas führende Plattform für Ausgabenverwaltung, die kleine und mittelständische Unternehmen durch Smartcards und automatisierte Prozesse unterstützt. Es hilft, Buchhaltungsprozesse zu automatisieren und die Liquidität zu erhöhen.
Features:
- Pleo-Firmenkarten (Plastik-/virtuell).
- Automatisierte Ausgabenberichte in Echtzeit.
- Belegerfassung per App und E-Mail-Belegfinder.
- Erstattungen für Mitarbeiter*innen (mit/ohne Karte).
- Integrationen mit Buchhaltungssoftware (z.B. DATEV).
Geeignet für: Kleine und mittelständische Unternehmen (KMU), die die Ausgabenverwaltung und Buchhaltung durch die Nutzung von Firmenkreditkarten und Automatisierung modernisieren möchten.
Pleo Preise: Preise starten mit einer kostenlosen „Starter“-Version für bis zu 3 Nutzer*innen.
Das sagen User auf OMR Reviews:
Stärken | Potenziale |
Optimiert Ausgabenmanagement durch Karten | Gelegentliche Fehler in der App |
Einfache Bedienung | Langsame Reaktionszeiten des Supports |
Zeitsparende Funktionen | - |
„Alles fängt schon bei der Lieferung der Karte an. In wirklich sehr wenigen Schritten und einer einfachen Erklärung ist die Karte aktiviert und die Anwender-Applikation auf dem Handy installiert. Und danach wird es nur besser. Bei jeder Ausgabe einfach den Beleg der jeweiligen Ausgabe hinterlegen (dies geht auf verschiedene Weise, wie scannen, fotografieren, Datei hochladen, etc.), ein paar Details hinzufügen und schon kann man den Beleg entsorgen und sich den wichtigen Dingen zuwenden. Passé sind die Zeiten der Zettelwirtschaft!“– Patric, Director Business Development bei Fairplay Towage Group
5. Accountable
Accountable ist eine All-in-One-App, die Steuer- und Buchhaltungsaufgaben für Selbstständige zum Kinderspiel macht. Sie hilft, alle wichtigen Steuererklärungen sowie Rechnungsstellung und Ausgabenmanagement schnell und unkompliziert zu erledigen.
Features:
Belege scannen und automatisch kategorisieren.
Kostenloses Geschäftskonto und Unterkonto für Steuern (DE-IBAN).
Erstellung und Versand von (E-)Rechnungen.
Steuerrücklagen im Blick behalten.
Integrierter KI-Assistent für Buchhaltung und Steuerfragen.
Geeignet für: Freiberufler, Selbstständige, Gewerbetreibende und Kleinunternehmer, die ihre Buchhaltung und Steuererklärungen ohne externe Hilfe effizient selbst erledigen möchten.
Accountable Preise: Preise starten mit einer kostenlosen „Free“-Version.
Das sagen User auf OMR Reviews:
Stärken | Potenziale |
Vereinfachung von Buchhaltungs-/Steueraufgaben | Gelegentliche Synchronisationsprobleme mit Bankkonten |
Benutzerfreundliche Oberfläche | Wunsch nach mehr Anpassungsmöglichkeiten bei Rechnungsvorlagen |
Zeitersparnis bei Ausgabenverfolgung | - |
„Ich habe noch nie ein Finanzprogramm benutzt, das so zuverlässig, treffsicher und genau die Belege automatisiert ausliest. Einfach super. Die Buchung der einzelnen Vorgänge geht damit in Windeseile - und wenn mal eine Fall nicht ganz klar ist, hilft die KI und der Chatbot super weiter.“ – Christian, Inhaber bei Raum.Kompass Christian Wadsack
Alternativen zu den führenden Expense Management Softwares
Neben den etablierten Marktführern gibt es zahlreiche Anbieter, die einzelne Bereiche des Experience-Managements gezielt abdecken. In unserem Vergleich der besten Expense Management Softwares findest du deshalb auch Optionen für Unternehmen, die branchenspezifische Features, flexible Preismodelle oder besonders leichtgewichtige Tools benötigen.
Dein Tool ist noch nicht bei OMR Reviews gelistet? Das kannst du schnell und einfach nachholen und deine Anfrage hier einreichen.
Fazit: Die richtige Expense Management Software wählen
Die Wahl der besten Expense Management Software hängt stark von der Unternehmensgröße und den primären Anforderungen ab.
Für mittelständische Unternehmen und Großkonzerne mit Fokus auf umfassendem Reisekostenmanagement und bestehender SAP-Infrastruktur ist SAP Concur die robusteste Lösung. Sucht ihr als KMU oder Team eine moderne All-in-One-Lösung mit Fokus auf Firmenkarten und nahtloser DATEV-Integration, sind Circula und Pleo top-platziert. Circula ist als offizieller DATEV-Nachfolger besonders für den deutschen Markt stark, während Pleo und Qonto sich als führende europäische Lösungen mit besonders intuitiver Oberfläche hervorheben. Accountable ist die klare Empfehlung für Freiberufler und Solo-Selbstständige, die ihre gesamte Buchhaltung und Steuererklärung in einer einzigen, benutzerfreundlichen App abwickeln möchten.
Disclaimer: Alle Preise und Features basieren auf öffentlich verfügbaren Informationen (Stand: Dezember 2025). Änderungen durch die Anbieter sind möglich.
