Einkaufscontrolling: Definition und Best Practices

1. Definition: Was ist Einkaufscontrolling?
2. Warum ist Einkaufscontrolling für dein Unternehmen wichtig?
3. Die wichtigsten Kennzahlen im Einkaufscontrolling
4. Herausforderungen im Einkaufscontrolling
5. Best Practices: So etablierst du erfolgreiches Einkaufscontrolling
6. FAQ
7. Fazit: Volle Kontrolle beim Einkauf

Einkaufscontrolling ist ein wichtiger Baustein für den wirtschaftlichen Erfolg deines Unternehmens. Angesichts von Preisschwankungen, Wettbewerbsdruck und steigenden Anforderungen seitens der Kund*innen wird es immer wichtiger, den Überblick über Einkaufsprozesse zu behalten. Deshalb ist ein strukturiertes Controlling gefragt, mit dem du nicht nur Einsparpotenziale identifizierst, sondern auch die Zusammenarbeit mit Lieferanten stärkst. In diesem Artikel erfährst du, was Einkaufscontrolling bedeutet, warum genau es für dein Unternehmen relevant ist und wie du es erfolgreich umsetzt.

Definition: Was ist Einkaufscontrolling?

Das Einkaufscontrolling ist ein iteratives, systematisches Führungsinstrument, das die Planung, Steuerung und Kontrolle sämtlicher beschaffungsrelevanter Aktivitäten umfasst. Es dient dazu, die Effizienz und Wirtschaftlichkeit deiner Einkaufsprozesse zu steigern, Einsparpotenziale zu identifizieren und die Zielerreichung im Einkauf sicherzustellen. Dabei werden Kennzahlen und Prozesse genutzt, um den Einkauf datenbasiert zu analysieren und strategische Entscheidungen zu unterstützen. In der Regel läuft dieser Einkauf elektronisch ab.

Die Hauptaufgaben des Einkaufscontrollings umfassen:

• Planung: Ziele und Strategie für den Einkauf festlegen

• Steuerung: Ziele durch geeignete Maßnahmen und Koordination der Einkaufsressourcen umsetzen

• Überwachung: Zielerreichung durch Soll-Ist-Vergleiche und Analyse von Abweichungen messen 

• Optimierung: Maßnahmen zur Verbesserung der Prozesse und Ergebnisse entwickeln

Einkaufscontrolling wird häufig als Subsystem des Unternehmenscontrollings betrachtet und ist eng mit Bereichen wie Warenwirtschaft, Rechnungswesen und Beschaffungsmarktdaten verknüpft. Es trägt mit seinen Messungen wesentlich zur Transparenz in der Wertschöpfungskette bei und unterstützt dein Unternehmen, Kosten zu senken, Risiken zu minimieren und die Qualität im Beschaffungsprozess sicherzustellen.

Strategisches vs. operatives Einkaufscontrolling

Im Allgemeinen hat sich eine Unterteilung des Einkaufscontrollings in einen strategischen und einen operativen Teil etabliert. Diese unterscheiden sich vor allem in ihrem Fokus, zeitlichen Horizont und den jeweiligen Aufgabenbereichen:

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Beschaffungscontrolling oder Einkaufscontrolling?

Im Zusammenhang mit dem Einkauf fällt häufig auch der Begriff Beschaffungscontrolling. Dabei handelt es sich – je nach Definition und Quelle – um ein Synonym fürs Einkaufscontrolling, denn im Kern zielen beide Controlling-Arten auf dasselbe ab. Bisweilen wird der Begriff Beschaffungscontrolling auch nur für das strategische, also langfristige Einkaufscontrolling benutzt. 

Warum ist Einkaufscontrolling für dein Unternehmen wichtig?

Einkaufscontrolling ist aus mehreren Gründen von zentraler Bedeutung für dein Unternehmen. Die wichtigsten Ziele sind:

Kostenoptimierung

Controlling hilft dir dabei, Einsparpotenziale zu identifizieren und die Beschaffungskosten zu senken. Durch die kontinuierliche Analyse von Preisen, Lieferanten und Prozessen kannst du gezielte Maßnahmen ergreifen, um die Einkaufskosten zu reduzieren und deine Rentabilität zu steigern.

Effizienzsteigerung

Indem du die Einkaufsprozesse überwachst und steuerst, stellst du sicher, dass Materialien und Dienstleistungen effizient beschafft werden. Eine optimierte Planung spart dir nicht nur Zeit, sondern auch wertvolle Ressourcen. Dies gibt dir die Freiheit, dich auf strategischere Aspekte deiner Arbeit zu konzentrieren und die Leistungsfähigkeit deines Teams zu erhöhen.

Risikominimierung

Das Risikomanagement ist im Einkauf ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Eine systematische Analyse von Lieferanten und Beschaffungsmärkten hilft dir, Probleme frühzeitig zu erkennen und zu reduzieren. Indem du potenzielle Lieferengpässe oder Qualitätsmängel identifizierst, kannst du rechtzeitig Maßnahmen ergreifen, um diesen entgegenzuwirken und deine Lieferkette stabil zu halten.

Transparenz

Einkaufscontrolling schafft Transparenz über Kosten, Lieferantenleistungen und Prozessabläufe. Diese Klarheit erleichtert dir und deinem Team,  datenbasierte Entscheidungen zu treffen und optimiert die gesamte Wertschöpfungskette. Mit klaren Kennzahlen im Blick siehst du sofort, wo Ressourcen effektiv eingesetzt werden und wo noch Verbesserungspotenziale liegen.

Strategische Ausrichtung

Einkaufscontrolling unterstützt dich bei der langfristigen Planung und strategischen Steuerung des Einkaufs. Du kannst nachhaltige Lieferantenbeziehungen aufbauen und ESG-Kriterien (Umwelt, Soziales, Governance) in deine Einkaufsstrategien integrieren. Diese Beschaffungsstrategie ist wichtig, um deine Wettbewerbsfähigkeit zu steigern und ein positives Unternehmensimage zu fördern.

Wettbewerbsvorteile

Durch optimierte Einkaufsprozesse kannst du die Wettbewerbsfähigkeit deines Unternehmens erheblich steigern. Indem du Kosten senkst, die Qualität sicherstellst und flexibel auf Marktveränderungen reagierst, positionierst du dein Unternehmen als starken Mitbewerber.

Die wichtigsten Kennzahlen im Einkaufscontrolling

Was wäre Controlling ohne Kennzahlen? Hier sind die wichtigsten KPIs, die du berücksichtigen solltest:

Einkaufsvolumen und Finanzkennzahlen

• Einkaufsvolumen im Verhältnis zum Umsatz: Diese Kennzahl zeigt dir, ob das Einkaufsvolumen im Vergleich zum Umsatz stabil bleibt oder steigt. Ein steigendes Einkaufsvolumen kann auf Kostensteigerungen hinweisen, die du im Blick behalten solltest.

• Bestellvolumen durch Einkauf: Sie gibt an, wie viel des gesamten Bestellvolumens tatsächlich durch den Einkauf abgewickelt wird. Ein hoher Wert deutet auf eine gute Bündelung von Volumen hin und zeigt, dass der Einkauf effektiv arbeitet.

• Einhaltung von Zahlungszielen: Diese Kennzahl misst den Anteil der Zahlungen, die unter Einhaltung der vereinbarten Zahlungsziele (inklusive Skonto) erfolgen. Sie gibt Aufschluss über die Qualität der Zusammenarbeit zwischen Buchhaltung und Einkauf.

• Einkaufskostenanteil: Diese Kennzahl zeigt den Anteil der Einkaufskosten an den Gesamtkosten an. Sie ist ein Hinweis auf die Effizienz des Einkaufs und seiner Prozesse.

Lieferantenleistung und Qualität

• Termintreue der Lieferanten: Diese Kennzahl misst den Anteil pünktlicher Lieferungen an der Gesamtzahl der Lieferungen und hilft dir, die Zuverlässigkeit deiner Lieferanten zu beurteilen.

• Reklamationsquote: Der Anteil reklamierter Lieferungen an der Gesamtzahl der Lieferungen dient als Indikator für die Qualität der gelieferten Produkte. Eine hohe Reklamationsquote kann auf Qualitätsprobleme hinweisen, die dringend angegangen werden sollten.

• Liefertermintreue an die Produktion: Der Anteil fristgerechter Lieferungen an die Produktion ist wichtig, um die Versorgungssicherheit für deine Produktionsprozesse zu gewährleisten.

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Beschaffungsstrategie und Effizienz

• Anteil von Beschaffungsgütern mit Preissteigerungen: Diese Kennzahl zeigt dir, ob eventuelle Preissteigerungen auf einzelne Güter beschränkt oder übergreifend vorhanden sind. So kannst du proaktiv auf mögliche Kostensteigerungen reagieren.

• Kosten pro Bestellung: Der durchschnittliche Betrag für die Abwicklung einer Bestellung dient als Maß für die Effizienz des Einkaufs.

• Anteil des Einkaufsvolumens über Rahmenverträge: Diese Kennzahl gibt an, wie viel des Einkaufsvolumens über langfristige Rahmenverträge abgewickelt wird. Eine hohe Quote kann Kosten und Stabilität im Einkauf fördern. Ein effizientes Vertragsmanagement hilft dir dabei.

• Anteil von Kleinbestellungen: Der Anteil kleiner Bestellungen an der Gesamtzahl der Bestellungen kann auf organisatorische Probleme oder ineffiziente Prozesse hindeuten. Eine hohe Zahl sollte überprüft und optimiert werden.

• Einkaufsvolumen über Stammlieferanten: Diese Kennzahl zeigt den Anteil des Einkaufsvolumens, das über Stammlieferanten abgewickelt wird. Eine hohe Quote deutet auf stabile und kostengünstige Lieferantenbeziehungen hin.

Leistungskennzahlen

• Aktiv genutzte Lieferanten: Der Anteil der Lieferanten, bei denen tatsächlich eingekauft wird, im Verhältnis zur Gesamtzahl der registrierten Lieferanten gibt Hinweise auf die Nutzung und Pflege von Lieferantenbeziehungen.

• Bestellungen pro Einkäufer: Die Anzahl der Bestellungen pro Einkäufer dient als Indikator für die Leistungsfähigkeit und Organisation des Einkaufs. Ein hoher Wert kann auf einen gut strukturierten und effizienten Einkauf hinweisen.

Herausforderungen im Einkaufscontrolling

Einkaufscontrolling stellt viele Unternehmen vor eine Vielzahl von Herausforderungen, die sowohl strategische als auch operative Aspekte betreffen. Mach dir also von vornherein bewusst, auf welche Widerstände du treffen könntest:

Datenqualität und -verfügbarkeit

Eine der größten Hürden, die du im Einkaufscontrolling bewältigen musst, ist die oft unzureichende Verfügbarkeit von einheitlichen, vollständigen und aktuellen Daten. Wenn deine Informationsgrundlage nicht zuverlässig ist, wird es schwierig, fundierte Entscheidungen zu treffen und deinen Einkauf effektiv zu steuern.

Komplexität globaler Lieferketten

Mit der zunehmenden Globalisierung werden deine Lieferketten immer komplexer. Mehr Akteure und Prozesse bringen das Risiko von Lieferengpässen und Qualitätsproblemen mit sich. Hier ist es wichtig, einen klaren Überblick zu behalten, um potenzielle Probleme frühzeitig erkennen und angehen zu können.

Messbarkeit von Verhandlungserfolgen

Es kann knifflig sein, deine erzielten Einsparungen oder den Wert, den du schaffst, transparent und nachvollziehbar zu dokumentieren. Ohne klare Messgrößen wird es schwierig, den Erfolg deiner Einkaufsverhandlungen zu bewerten. Du solltest klare Kriterien definieren, um den Wert deiner Verhandlungen messbar zu machen, sodass du die Effektivität deiner Strategien steigern kannst.

Integration von Dienstleistungen

Die Beschaffung von Dienstleistungen kann oft weniger standardisiert sein als bei physischen Produkten. Das macht es dir schwer, Kontrolle und Optimierung zu gewährleisten. Um in diesem Bereich erfolgreich zu sein, benötigst du angepasste Ansätze und Methoden, die speziell auf die unterschiedlichen Anforderungen eingehen.

Nachhaltigkeit und ESG-Kriterien

Die Berücksichtigung von Umwelt-, Sozial- und Governance-Faktoren (ESG) im Einkauf ist heutzutage unverzichtbar, erfordert aber zusätzliche Analysen und neue Kennzahlen. Es ist deshalb wichtig, dass du diese Kriterien in deine Einkaufsentscheidungen integrierst, auch wenn das zusätzlichen Aufwand mit sich bringt. Auf lange Sicht trägt dies zur Stärkung deines Unternehmensimages und zur Erfüllung gesellschaftlicher Erwartungen bei.

Digitalisierung

Die Transformation hin zu digitalen Lösungen wie interaktiven Dashboards oder automatisierten Systemen kann herausfordernd sein. Du musst nicht nur in die Technologie investieren, sondern auch sicherstellen, dass dein Team in der Lage ist, diese Systeme effektiv zu nutzen. Schulungen und eine positive Einstellung zur Veränderung sind hier entscheidend, um den Übergang reibungslos zu gestalten.

Spagat zwischen kurzfristigen Einsparungen und langfristiger Strategie

Es ist oft eine Herausforderung, kurzfristige Kostensenkungen mit langfristigen Zielen wie der Entwicklung von Lieferantenbeziehungen oder Innovationsförderung in Einklang zu bringen. Du musst ein ausgewogenes Verhältnis finden, um sowohl kurzfristige Erfolge zu erzielen als auch langfristige Strategien nicht aus den Augen zu verlieren.

Best Practices: So etablierst du erfolgreiches Einkaufscontrolling

Du weißt nicht so recht, wo du anfangen sollst? Kein Problem: Diese Anleitung hilft dir, Schritt für Schritt ein effektives System für deine Einkaufsprozesse zu schaffen:

Schritt 1: Erfassung des Status Quo

Beginne mit einer umfassenden Analyse deiner aktuellen Einkaufsprozesse. Erfasse alle relevanten Informationen, einschließlich bestehender Strukturen, Abläufe, Lieferantenbeziehungen und der verwendeten Einkaufs-Tools. Mit dieser Ausgangsbasis identifizierst du schnell Schwachstellen und Verbesserungspotenziale.

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Schritt 2: Zieldefinition und KPI-Festlegung

Definiere klare Ziele für dein Einkaufscontrolling, die sich an den übergeordneten Unternehmenszielen orientieren. Setze spezifische, messbare Kennzahlen (KPIs), um den Fortschritt zu überwachen und die Leistung deines Einkaufs zu bewerten. Diese KPIs sollten sowohl operative als auch strategische Aspekte abdecken.

Schritt 3: Datenmanagement optimieren

Optimiere dein Informationsmanagement, indem du alle relevanten Datenquellen zusammenführst. Stelle sicher, dass du Zugang zu einheitlichen, vollständigen und aktuellen Daten hast. Implementiere Tools, die dir helfen, Daten zentral zu speichern und sie leicht für Analysen und Berichterstattung zu nutzen. Hochwertige Daten sind essenziell für fundierte Entscheidungen.

Schritt 4: Analyse

Hier beginnt das eigentliche Einkaufscontrolling. Starte mit der Analyse deiner gesammelten Daten, um Trends, Muster und Auffälligkeiten zu erkennen. Dadurch legst du die Grundlage für datenbasierte Entscheidungen. Nutze geeignete Controlling und Finanzplanungs-Tools, um Einsparpotenziale zu identifizieren, Lieferantenleistungen zu bewerten und Kaufentscheidungen zu optimieren.

Schritt 5: Regelmäßige Evaluation und Monitoring

Das Einkaufscontrolling ist ein iterativer Prozess. Führe deshalb kontinuierliche Evaluierungen und Monitoring durch, um deine KPIs im Blick zu behalten und Fortschritte zu dokumentieren. Auf diese Weise kannst du schnell auf Veränderungen im Markt reagieren und Anpassungen bei deinen Einkaufsstrategien vornehmen. Fordere regelmäßig Feedback von deinem Team ein und passe die Einkaufsprozesse basierend auf den gewonnenen Erkenntnissen an.

FAQ

Fazit: Volle Kontrolle beim Einkauf

Einkaufscontrolling ist der Schlüssel zu einem effizienten Einkaufsprozess, der deinem Unternehmen echte Vorteile verschafft. Es ist nicht nur ein Instrument zur Kostenkontrolle, sondern ein strategischer Ansatzmit dem du besser informierte Entscheidungen triffst und proaktiv auf die Herausforderungen des Marktes reagierst.

Trotz der bestehenden Herausforderungen, wie der Sicherstellung der Datenqualität und der Integration von Nachhaltigkeitskriterien, können diese mit einem strukturierten Ansatz bewältigt werden. Von der Erfassung des Status Quo über die datenbasierte Analyse bis hin zur kontinuierlichen Evaluation bleibt das Einkaufscontrolling ein iterativer Prozess.

Zusätzlich bietet die Digitalisierung erhebliche Chancen zur Verbesserung der Effizienz im Einkaufscontrolling. Automatisierte Systeme und interaktive Dashboards tragen dazu bei, die Analyse und Entscheidungsfindung zu beschleunigen.