Beschaffungsstrategie: Wie du eine zuverlässige Supply Chain aufbaust

Die Beschaffungsstrategie ist einer der wichtigsten Pfeiler eines erfolgreichen Unternehmens. Sie sorgt für einen reibungslosen Geldfluss und verhindert, dass deine Ressourcen auf unerklärliche Weise verschwinden. Außerdem fördert sie die Beziehungen zu den Lieferanten, was zu einer zuverlässigeren Lieferkette führt.

In diesem Artikel erfährst du nicht nur mehr über Beschaffungsstrategien und deren verschiedene Arten. Wir geben dir auch Tipps an die Hand, mit denen du eine effektive Beschaffungsstrategie für dein Unternehmen entwickeln kannst.

Beschaffungsstrategie: Definition

Eine Beschaffungsstrategie umfasst die Pläne und Methoden, die ein Unternehmen zur Beschaffung von Waren und Dienstleistungen einsetzt. Dies schließt auch die Identifizierung und Bewertung von Lieferanten, die Aushandlung von Verträgen und das Management von Lieferantenbeziehungen mit ein. Eine funktionierende Beschaffungsstrategie soll Unternehmen ermöglichen, das beste Preis-Leistungs-Verhältnis zu erzielen und gleichzeitig Qualitätsstandards einzuhalten.

Je nach Unternehmen kann eine Beschaffungsstrategie auch die nachstehenden Ziele verfolgen:

• Kostenreduzierung ohne Qualitätseinbußen
• Endnutzer*innen erhalten den besten Preis für Waren und Dienstleistungen
• Aufbau von starken, für beide Seiten vorteilhaften Lieferantenbeziehungen
• Überprüfung der Lieferanten, um eine ethische und nachhaltige Beschaffung sicherzustellen
• Analyse von Risiken in der Lieferkette, um unnötige Unterbrechungen zu vermeiden
• Erstellung genauer Bedarfsprognosen
• Auswertung von KPIs, um die Leistung zu messen und die Strategie anzupassen
• Unterrichtung der Geschäftsführung über neue Möglichkeiten

Die fünf verschiedenen Beschaffungsstrategien

1. Single Sourcing: Diese Beschaffungsstrategie kommt insbesondere aufgrund der damit verbundenen Kosteneinsparungen zum Einsatz. Dabei wählt ein Unternehmen einen einzigen Lieferanten, um seine Produkte, Materialien und Teile einzukaufen. Unternehmen können somit Mengenrabatte in Anspruch nehmen und die Verwaltungskosten senken. Allerdings führt Single Sourcing zu einer Abhängigkeit von einem Lieferanten, was bei Lieferverzögerungen sehr riskant sein kann.
2. Dual Sourcing: funktioniert genauso wie Single Sourcing. Allerdings hat das Unternehmen nicht nur einen, sondern zwei Lieferanten.
3. Multiple Sourcing: ist das Gegenteil von Single Sourcing. Diese Beschaffungsstrategie bezieht sich auf den Bezug von Waren oder Dienstleistungen von mehr als einem Lieferanten. Das verringert die Abhängigkeit von Zulieferern und senkt das Risiko von Lieferengpässen. Jedoch ist es schwierig, mit Multiple Sourcing Mengenrabatte auszuhandeln. Zudem besteht ein hohes Risiko für Bestellungsfehler, was einen höheren Verwaltungsaufwand bedeutet. 
4. Local Sourcing: bei dieser Beschaffungsstrategie spielt die Logistik eine große Rolle. Hier kaufst du nur Produkte oder Materialien von Herstellern aus deinem Heimatland oder deiner Region. Dies kommt deiner Marketingstrategie zugute, vor allem wenn du als solidarisches Mitglied deiner Community wahrgenommen werden willst. Es kann aber auch zu höheren Kosten führen, da der Wettbewerb geringer ist und möglicherweise nur kleinere Mengen verfügbar sind.
5. Global Sourcing: das Gegenteil von Local Sourcing und bezeichnet die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen aus der globalen Lieferkette. Dadurch kannst du einen optimalen Preis erzielen, da der weltweite Wettbewerb zwischen den Lieferanten hoch ist. Du musst aber mit hohen Transportkosten rechnen, denn die Waren kommen aus anderen Ländern. Darüber hinaus solltest du auch Wechselkursschwankungen und Sprachbarrieren berücksichtigen.

Warum ist eine Beschaffungsstrategie wichtig?

Die Entwicklung einer Beschaffungsstrategie bringt diverse Vorteile mit sich, darunter:

• Kostenersparnis: Mit einer Beschaffungsstrategie kannst du sicherstellen, dass du die von dir benötigten Waren und Dienstleistungen zum bestmöglichen Preis erwirbst, ohne Kompromisse bei der Qualität einzugehen. Dies führt zu Kosteneinsparungen, die an anderer Stelle im Unternehmen reinvestiert werden können.
• Bessere Lieferantenbeziehungen: Eine Beschaffungsstrategie hilft dir dabei, eine Lieferantendatenbank aufzubauen. In dieser kannst du Informationen über deine Lieferanten pflegen und die Kommunikation mit ihnen verfolgen. Das führt zu verlässlicheren Lieferketten, was besonders wichtig ist, wenn dein Unternehmen in hohem Maße von externen Anbietern abhängig ist.
• Verbesserung der Qualität: Durch eigene Beschaffungsstrategien verringern Unternehmen nicht nur die Risiken, die mit minderwertigen Produkten verbunden sind. Sie können auch unerwünschte Lieferantenpraktiken erkennen und vermeiden. Dazu gehören verspätete Lieferungen und die Nichteinhaltung von Vorschriften.
• Verbesserung des Unternehmensrufs und der Kundenzufriedenheit: Dank einer Beschaffungsstrategie kannst du die Anforderungen deiner Kund*innen schneller erfüllen und gleichzeitig ethische Beschaffungspraktiken fördern. Dies wirkt sich nicht nur positiv auf deinen Ruf aus. Es steigert auch die Kundenzufriedenheit, was zu Wiederholungskäufen und Weiterempfehlungen führt.

Was müssen Unternehmen bei einer Beschaffungsstrategie beachten? 

Deine Unternehmensausgaben: Die aktuellen Ausgaben deines Unternehmens dienen als Grundlage zur Erstellung deiner Beschaffungsstrategie. Sie liefern dir einen Überblick über deine Ausgabegewohnheiten. Dadurch kannst du ermitteln, an welchen Stellen du Kosten senken kannst.

Die Bedürfnisse deines Unternehmens: Um eine geeignete Beschaffungsstrategie zu entwickeln, musst du die Bedürfnisse deines Unternehmens genau kennen. Welche Teile, Materialien oder Dienstleistungen musst du auslagern? Wie oft musst du diese einkaufen? Diese Analyse hilft dir dabei, deine Beschaffungsstrategie mit anderen Unternehmensaktivitäten und -zielen abzustimmen.

Der Beschaffungsmarkt: Ohne eine Analyse des Beschaffungsmarktes lässt sich keine wirksame Beschaffungsstrategie entwickeln. Dabei geht es darum, Erkenntnisse über Lieferanten, Produkte, Dienstleistungen und Marktbedingungen zu gewinnen. Diese Daten werden aus einer Vielzahl von Quellen wie Lieferantendatenbanken, Industrieberichten und der Kommunikation mit Lieferanten gesammelt.

Zur Durchführung einer Marktstudie kannst du die folgenden Methoden anwenden:

• Port's Five Forces: nützlich für Käufer*innen und Verkäufer*innen, die ihre Stärken in ihren jeweiligen Branchen erkennen und ihre Verhandlungsposition einschätzen wollen. 
• PESTEL-Analyse: hilft bei der Überwachung und dem Verständnis von Makro-Umweltfaktoren, die sich auf Unternehmen auswirken. Diese umfassen politische, wirtschaftliche, soziale, technologische, ökologische und rechtliche Aspekte.
• SWOT-Analyse: Sie kombiniert interne und externe Faktoren, um die Stärken und Schwächen eines Unternehmens auf dem Markt zu ermitteln.

Denke daran, dass sich die Marktbedingungen jederzeit ändern können. Deshalb ist es wichtig, regelmäßig Marktforschung zu betreiben und sicherzustellen, dass die gesammelten Informationen immer aktuell sind.

So gestaltest du eine effektive Beschaffungsstrategie

Beurteile den aktuellen Beschaffungsprozess: Analysiere zunächst die aktuellen Ausgabengewohnheiten des Unternehmens:

• Ermittle, welche Produkte oder Dienstleistungen du kaufst und wie viel du dafür ausgibst.
• Bestimme die verschiedenen Geschäftsbereiche und Abteilungen, die am Beschaffungsprozess beteiligt sind und identifiziere die damit verbundenen Ineffizienzen.
• Bewerte die Gesamtbetriebskosten (TCO), um etwaige versteckte Kosten für die Waren und Dienstleistungen zu ermitteln.
• Finde heraus, ob die derzeitige Beschaffungsstrategie deinen aktuellen Bedarf deckt und die Zukunftspläne des Unternehmens unterstützt.

Lege klare Beschaffungsziele fest: Hierbei solltest du ein Gleichgewicht zwischen den gewünschten Zielen und den zur Verfügung stehenden Ressourcen herstellen. Die Beschaffungsziele müssen mit der Vision und den globalen Richtlinien des Unternehmens übereinstimmen und obendrein spezifisch und realistisch sein.

Beschaffungsrichtlinien festlegen: In diesem Schritt werden neue Richtlinien, Verfahren und Betriebsmodelle vereinbart und eingeführt. Dies ist die ideale Gelegenheit, um Prozesse und Praktiken zu überdenken und sie an den neuen Beschaffungsansatz anzupassen.

Tipp: Erwarte nicht einfach, dass die Beschäftigten die neuen Richtlinien befolgen. Kommuniziere ihnen stattdessen die Möglichkeiten und Vorteile der Änderungen. Sobald sie eingeführt wurden, solltest du die Richtlinien genau überwachen und sie verwerfen, wenn sie mehr Ärger als Nutzen bringen.

Implementiere eine Beschaffungssoftware: Je nach Unternehmensart, kann sich der Beschaffungsprozess ziemlich komplex erweisen. Daher ist die Fehlerwahrscheinlichkeit wesentlich höher, wenn dein Unternehmen alles manuell erledigt. Um dieses Risiko zu minimieren, solltest du Beschaffungstools wie Supply-Chain-Management- und Logistiksoftware sowie Warehouse-Management-Systeme einsetzen. 

Erstere unterstützt dich bei der Verwaltung deiner Lieferantenbeziehungen und der Optimierung deiner Supply Chain. Ein Warehouse-Management-System konzentriert sich hingegen auf die Überwachung und Optimierung der Warenbewegungen zwischen verschiedenen Lagern.

Frag deine Mitarbeiter*innen nach ihrer Meinung und führe Schulungen durch: Nachdem du nun eine Strategie entwickelt und die Software eingerichtet hast, ist es an der Zeit, dein Team um Feedback zu bitten. Führe ein offenes Gespräch und biete jedem einen sicheren Raum, um seine Bedenken zu äußern. Bei Bedarf kannst du auch Schulungen organisieren, um bestimmte Skills deiner Mitarbeiter*innen zu verbessern. Das ist besonders wichtig, wenn du neue Praktiken und Tools wie eine Beschaffungssoftware einführst.

Bewerte und verfeinere deine Strategie: Um die Performance deiner Beschaffungsstrategie zu bewerten, kannst du verschiedene KPIs überwachen:

• Kosten und Einsparungen – wie verändern sich die Kosten und gibt es Einsparungen?
• Ausgaben – wie effektiv gibst du dein Budget aus?
• Verträge – wie zuverlässig werden die Vertragsbedingungen eingehalten?
• Lieferanten – wie effizient sind die Ausgaben pro Lieferant?
• Wettbewerb – wie hoch ist dein ROI im Vergleich zur Konkurrenz?
• Prozesse – wie effizient ist jeder einzelne Prozessschritt in Bezug auf Zeit und Kosten?
• Kundenzufriedenheit – wie zufrieden sind die Endkund*innen?

Welche Tools eignen sich für eine Beschaffungsstrategie? 

Um komplexe Beschaffungsprozesse zu automatisieren, Kosten zu sparen und Fehler zu minimieren, ist eine Beschaffungssoftware unerlässlich. Je nach den Bedürfnissen deines Unternehmens kannst du zwischen zwei Systemen wählen: Logistik- & Supply-Chain-Management-Software und Lagerverwaltungssoftware. Wie bereits erwähnt, ist die Logistik- & Supply-Chain-Management-Software ideal für das Supply Chain Management, während sich die Lagerverwaltungssoftware auf das Warehouse Management konzentriert. Es gibt aber auch Systeme, die beides können.

Im Folgenden zeigen wir dir die besten Tools, um deine Beschaffungsstrategie zu optimieren:

Shipcloud

Sendcloud

Pickware

JTL

Alaiko

Hive

VCE

PULPO WMS

pixi WMS

Du suchst stattdessen nur nach einem einfachen Tool für das Warehouse Management? Dann solltest du dir auf OMR Reviews einen Überblick zu den besten kostenlosen Lagerverwaltungsapps verschaffen. Vergleiche ihre Funktionen, sieh dir verifizierte Nutzerbewertungen an und finde ein Tool, das zu deinem Unternehmen passt.

Beschaffungsstrategie – unerlässlich für eine zuverlässige Lieferkette

Eine Beschaffungsstrategie ist ein wichtiger Bestandteil eines jeden Unternehmens. Mit ihr lassen sich nicht nur Kosteneinsparungen maximieren. Sie hilft dir auch dabei, strategische Partnerschaften mit Lieferanten aufzubauen. Doch die Beschaffungsstrategien von heute sind nicht mehr dieselben wie vor 10 Jahren. 

Auf dem heutigen wettbewerbsintensiven Markt sind die Prozesse komplexer als je zuvor. Um wichtige Aufgaben zu automatisieren und Fehler zu minimieren, greifen deshalb immer mehr Unternehmen auf eine Beschaffungssoftware zurück. Mithilfe der richtigen Tools und einer effizienten Beschaffungsstrategie stellst du sicher, dass qualitativ hochwertige Waren pünktlich geliefert werden. Gleichzeitig kann sich dein Unternehmen auf unvorhersehbare Umstände vorbereiten.