Was ist Warehouse Management?

„Lieferbar in 12-14 Wochen“. Diese vor ein paar Jahren noch undenkbare Zeitangabe fand sich in Pandemie-Zeiten in vielen Online-Shops. Stark nachgefragte Güter wie Fahrräder, Videospielkonsolen oder Gitarren waren nur nach langer Wartezeit und teils kaum noch lieferbar.

Für die Kund*innen eine schmerzhafte, wie ungewohnte Erfahrung, die zeigt, was Warehouse Management bedeuten kann: Jedes Unternehmen, das Waren lagert, braucht gutes Warehouse Management. Wenn es funktioniert, kann das Unternehmen schnell und zuverlässig ausliefern – und gleichzeitig Kosten niedrig halten.

Missmanagement bekommen wie erwähnt Kund*innen direkt zu spüren, etwa durch Verzögerungen oder unpräzise Lieferung. Die Folge? Sie quittieren es mit Beschwerden, schlechten Bewertungen – oder im schlimmsten Fall wandern zur Konkurrenz ab. In der Pandemie lag es jedoch nicht nur an den Lagern selbst – vielmehr brachen weltweite Lieferketten mitten im E-Commerce Boom zusammen.

Ein Großteil des Erfolgs von Amazon liegt nicht darin, dass es den besten oder schönsten Shop betreibt – es ist die exzellente Logistik dahinter. Bestellungen bei Amazon funktionieren fast immer zuverlässig und reibungslos. Mit einem Klick kommt die Lieferung oft noch am gleichen Tag.  Ein Großteil von schneller Logistik liegt an hervorragendem Warehouse Management.

Was genau ist eigentlich Warehouse Management?

Warehouse Management regelt die Prozesse im Alltag eines Lagers, das sind unter anderem:

• Platz im Lager organisieren
• Aufgaben zuweisen
• Inventar verwalten
• Bestellungen ausführen

Genauer betrachtet geht es bei jedem dieser Prozesse darum, sie möglichst effizient auszuführen. Das braucht Optimierung und Abstimmung jeder der Prozesse. Ein gutes Lager hält so die Produktivität und Zuverlässigkeit hoch und gleichzeitig die Kosten so niedrig wie möglich.

Was sind die Vorteile von gutem Warehouse Management?

Gutes Warehouse Management ist praktisch unsichtbar für Kund*innen, schlechtes wird schmerzhaft spürbar. Das Ziel ist immer schnelle, pünktliche und zuverlässige Lieferung. Damit dieses, heute oft dank Amazon als selbstverständlich erwartete, Ziel erreicht werden kann, müssen alle Prozesse im Lager effizient und reibungslos ablaufen.

Das bedeutet:

• Lagerarbeiter*innen (oder Roboter im voll automatisierten Hochlager) können ein Inventar schnell und einfach finden.
• Platz wird effizient genutzt, also Leerräume schnell wieder aufgefüllt.
• Bestellungen werden schnell erfüllt.
• Ware wird schnell nachbestellt.
• Die Kommunikation mit Zulieferern läuft reibungslos.
• Die Zulieferer arbeiten, produzieren und liefern zuverlässig.

Was ist der tatsächliche Wert von gutem Warehouse Management?

Es geht nicht nur um schnellen Service zu niedrigen Kosten. Tatsächlich wirkt sich wie beim Beispiel Amazon gutes Warehouse Management auf den Gesamterfolg aus:

• Erfolgreiche Logistik bedeutet mehr Konversion, also mehr Bestellungen im Online-Shop.
• Es stärkt die Beziehungen des Unternehmens mit Kund*innen und Zulieferern.
• Das Kundenerlebnis wird stark verbessert und sorgt für langfristigen Erfolg.

Wie Ihr gutes Warehouse Management erreicht?

Wenn Ihr Euer Warehouse Management optimieren wollt, liegt die Antwort einmal mehr in der Digitalisierung. Dafür benötigt ihr das passende Warehouse-Management-Software(kurz WMS) oder LVS (Lagerverwaltungssystem). Es vereinfacht die komplexen Prozesse, die das Management eines Lagers erfordert.

Ein WMS oder LVS kann Folgendes:

• Mit Daten und Automation Verkäufe analysieren, daraus Nachfragen und einen Forecast für Verkaufszahlen ableiten.
• Per Echtzeit-Daten Überblick verschaffen, wo welche Waren in welcher Anzahl vorrätig sind.
• Täglich einen Plan mit Empfehlungen für notwendige Nachbestellungen und andere Aufgaben erstellen.
• Überwachung des Lagers für die Beurteilung der Produktivität.
• Vorschläge für die Optimierung der Effizienz.
• Schritt-für-Schritt Anleitungen, die Mitarbeiter*innen beim Ausführen von Prozessen, wie etwa Bestellungen hilft.

Das WMS ist oft ein Teil eines ERP-Systems (Enterprise Ressource Planning), das sich um die kompletten Ressourcen des Unternehmens kümmert. Daher tauscht das WMS Daten mit ERP-Systemen aus, um zum Beispiel Logistik zu organisieren. Im Zusammenspiel erhöht das ERP die Effizienz der gesamten Geschäftstätigkeiten im Unternehmen. Solche Systeme sind beispielsweise Billbee, weclapp, Sage 100 oder orgaMAX Buchhaltung.

Was sollte ein gutes Warehouse-Management-System können?

Jedes Warehouse-Management-System kommt mit seinem eigenen Funktionsumfang, aber es gibt einige Gemeinsamkeiten. Auf diese Basics solltet Ihr achten, damit das System Euer Geschäft wachsen lässt:

• Warenbestand tracken: Warenbestände können digital überwacht werden, zum Beispiel mit QR-Codes oder Seriennummern. Mit Sensoren in einer IoT (Internet of Things)-Lösung kann der Warenbestand automatisch verfolgt werden. So bleibt Eingang und Ausgang, sowie Bestand im Lager im Blick.
• Inventar sichtbar machen: Betreiber*innen von Lagern und Retailer stehen vor der gleichen Herausforderung: Wie genau kennen sie ihren Lagerbestand? Geringe Abweichungen können große Probleme bereiten. Listen auf Papier bedeuten Ungenauigkeiten, menschliche Fehler und Verzögerungen. Ein WMS macht Dein Inventar in Echtzeit sichtbar. So werden rechtzeitige Nachbestellungen möglich, ohne dass du in Engpässe läufst.
• Arbeit effizient gestalten: Ein WMS kann Prioritäten setzen und Aktivitäten zuweisen. So entsteht ein strukturierter Plan, der gleich den richtigen Mitarbeiter*innen zur richtigen Zeit aufgetragen wird. Das verhindert Chaos und steigert die Effizienz.
• Skalieren: Wenn das Geschäft wächst, wird irgendwann auch das Lager größer – oder der vorhandene Platz muss besser genutzt werden. Ebenso müssen auch mit der wachsenden Anzahl an Bestellungen die Zeit der Mitarbeiter optimal eingeteilt werden. Ein gutes WMS kann Stoßzeiten ausgleichen und so pünktliche Lieferungen sicherstellen.
• Extras wie Express-Lieferung umsetzen: Amazon macht es mit Prime und Zusatzoptionen wie Same-Day Lieferung vor: Stammkund*innen finden Zusatzoptionen für schnellere Lieferungen attraktiv. Kaufentscheidungen werden von schneller Lieferung, im Idealfall noch am selben Tag, oft positiv beeinflusst. Aber der Klick im Shop ist nur die halbe Miete: Auch das Lager muss in der Lage sein, Extras umzusetzen und etwa Ware schneller zu verpacken und auszuliefern.

Was bringt Warehouse Monitoring und Reporting?

Wie in anderen digitalen Disziplinen, etwa Social Media, lohnt sich beim Warehouse Management ein regelmäßiger Blick in die Zahlen, sowie daraus Reportings zu erstellen und Maßnahmen für die Optimierung abzuleiten.

Key Performance Indicators (KPIs) sind Kennzahlen, die Euch bei der Beurteilung des Warehouses helfen. Diese sollten jedoch nicht mit OKRs verwechselt werden. Den Unterschied zwischen OKR und KPI erklären wir Euch auf OMR Reviews. Die Messgrößen zeigen Probleme und sich daraus ergebende Chancen auf. Damit könnt Ihr die Effizienz verbessern und Bestellungen besser erfüllen. Die KPIs helfen somit die gesetzten Ziele zu erreichen. 

• Effizienz oder Produktivität des Wareneingangs: Diese KPI beschreibt die Menge an Waren, die pro Lagerarbeiter*in und Stunde eingeht. Höhere Werte, höhere Effizienz im Wareneingang. Niedrige Werte weisen auf Probleme hin, die Ihr näher untersuchen solltet.
• Kommissionierungsgenauigkeit: Die Anzahl der korrekt kommissionierten Aufträge, geteilt durch die Gesamtzahl der kommissionierten Aufträge (einschließlich falscher oder fehlender Aufträge). Je näher der Wert an 100 % Genauigkeit herankommt, desto besser.
• Auftragsdurchlaufzeit: Die durchschnittliche Zeit, die ein Auftrag benötigt, um den Kund*innen zu erreichen, nachdem der Auftrag erteilt wurde. Je kürzer die Vorlaufzeit, desto besser für die Kundenzufriedenheit. 
• Warenrücklaufquote: Die Rate, mit der verkaufte Waren von Kund*innen zurückgegeben werden, berechnet durch Division der Anzahl der zurückgegebenen Artikel durch die Anzahl der verkauften Artikel. Um sich ein vollständiges Bild von diesem KPI zu machen, ist es wichtig, die Gründe für die Rücksendung von Produkten zu berücksichtigen. Wenn ein*e  Kund*in versehentlich ein falsches Produkt bestellt hat, ist das vielleicht kein Zeichen für Probleme im Lagerbetrieb, aber es gibt Raum für Verbesserungen, wenn häufig falsche Produkte oder beschädigte Waren ankommen.
• Umschlagshäufigkeit der Bestände: Wie viel Bestand wird in einem bestimmten Zeitraum verkauft und ersetzt. Er wird berechnet, indem die Gesamtkosten der verkauften Waren während des Zeitraums durch die durchschnittlichen Kosten des Lagerbestands in diesem Zeitraum geteilt werden. Dieser KPI spiegelt wider, wie effizient ein Lager den Bestand verwaltet, um die Nachfrage zu decken. Im Allgemeinen ist ein höherer Lagerumschlag besser. Wenn ein Lager die Nachfrage überschätzt, kann der Lagerumschlag niedrig sein. Ein zu großer Bestand, der sich nur langsam verkauft, kann kostspielig sein – vor allem für Unternehmen, die mit Waren handeln, die eine bestimmte Haltbarkeitsdauer haben.

Welche Warehouse Management Tools gibt es? 

Zu Unterstützung des eigenen Lagers gibt es zahlreiche Tools mit unterschiedlichen Features. Hier lohnt es sich, die einzelnen Funktionen auf die eigenen Bedürfnisse anzupassen. Zum Teil bieten Softwares auch Demos zum Testen der Systeme an.  In der Kategorie Lagerverwaltungssysteme finden passende Tools mit echten Nutzerbewertungen. Zu diesen gehören auch folgende Warehouse-Management-Systeme: 

• 360ᵉ by e-velopment
• Zoho Inventory
• PULPO WMS
• Generix WMS

Fazit: Warehouse Management ist ein Erfolgsfaktor

E-Commerce ist in den letzten Jahren rasant gewachsen und soll bis 2027 astronomische 55 Trillionen Dollar Umsatz erreichen. Auch wenn der enorme Schub durch Corona nach der Pandemie wieder nachgelassen hat: Stetiges Wachstum in diesem Bereich ist eine Konstante. Gleichzeitig steigen die Ansprüche der Kund*innen an schneller und zuverlässiger Lieferung, Service und Kundenerlebnis.

Der Erfolg von Amazon zeigt, dass schnelle und zuverlässige Logistik Pflicht für jeden Onlineshop ist. Gleichzeitig liegt die Messlatte durch die von Amazon etablierten Standards hoch: Kund*innen erwarten im Prinzip die Lieferung am nächsten Tag. Schlechte Erfahrungen sprechen sich durch Bewertungsportale und die Transparenz im Internet schnell herum und können den Erfolg eines Shops deutlich mindern.

Die Vergleichbarkeit im Internet führt außerdem zu einem hohen Kostendruck. Warehouses müssen nicht nur schnell, sondern effizient und kostengünstig arbeiten, um am Markt bestehen zu können. Sie müssen in der Lage sein, schnell auf neue Gegebenheiten zu reagieren, etwa Probleme in der Lieferkette oder gestiegene Energiepreise. Somit ist bestmögliches Warehouse Management kein Luxus, sondern ein wesentlicher Erfolgsfaktor.