Wie du mit einem Warenwirtschaftssystem dein Unternehmen nach vorn bringst
In diesem Artikel erfährst du, wie ein Warenwirtschaftssystem die Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit deines Unternehmens steigern kann.
- Was ist ein Warenwirtschaftssystem?
- Unterschied zwischen Warenwirtschaftssystem und ERP-System
- Einsatzgebiete von Warenwirtschaftssystemen
- Ziele eines Warenwirtschaftssystems
- Vorteile und Nutzen für dein Unternehmen
- So integrierst du ein WWS in deine anderen Systeme
- Arten von Warenwirtschaftssystemen
- Aufbau eines Warenwirtschaftssystems
- Das Warenwirtschaftssystem von microtech
- An wen richtet sich microtech Warenwirtschaft?
- Die zentralen Features von microtech Warenwirtschaft
- Fazit: Darum brauchst du ein Warenwirtschaftssystem
Als Unternehmer*in weißt du, wie wichtig es ist, jederzeit den Überblick über deine Bestände, Aufträge und Finanzen zu behalten. Besonders in kleinen und mittelständischen Unternehmen kann das ohne die richtige Softwareunterstützung schnell zu einem administrativen Albtraum werden. Hier kommt ein Warenwirtschaftssystem (kurz: WWS) ins Spiel: Ein solches Tool unterstützt dich dabei, alle Warenbewegungen effizient zu steuern und zu überwachen. In diesem Artikel zeigen wir dir, wie ein WWS deine Geschäftsprozesse optimieren kann und welche Vorteile es dir bietet.
Was ist ein Warenwirtschaftssystem?
Ein Warenwirtschaftssystem ist eine spezialisierte Softwarelösung, mit der du Produktbewegungen in deinem Unternehmen transparent machst und steuerst. Es deckt im Grunde jeden Schritt des Warenflusses ab – von der Beschaffung über die Lagerhaltung bis hin zum Verkauf und Versand. Durch die Automatisierung und Digitalisierung dieser Prozesse ermöglicht ein WWS im Idealfall einen reibungslosen und fehlerfreien Ablauf.
Ein modernes Warenwirtschaftssystem kann aber noch viel mehr als nur den Bestand verwalten. Es unterstützt dich dabei, sämtliche Prozessschritte von der Mengenplanung bis zur Auslieferung an die Kund*innen nahtlos abzubilden. Durch die Bereitstellung von Echtzeit-Daten sorgt es für eine hohe Transparenz und ermöglicht eine genaue Analyse und Optimierung deiner Geschäftsabläufe.
Zum Beispiel ermöglicht es dir eine Software für Warenwirtschaft, automatisch Bestellungen bei deinen Lieferanten auszulösen, sobald bestimmte Lagerbestände unterschritten werden. Dies minimiert die Gefahr von Fehlbeständen und sorgt dafür, dass du jederzeit lieferfähig bleibst. Auch die Lagerplatzverwaltung wird stark vereinfacht, indem genaue Lagerorte für jedes Produkt erfasst werden.
Durch die Integration von verschiedenen Modulen wie Bestellmanagement, Lagerverwaltung und Rechnungswesen hilft dir ein WWS zudem, die operativen Abläufe in deinem Unternehmen zu vereinfachen und zu beschleunigen. Das führt nicht nur zu zufriedeneren Kund*innen durch schnellere und präzisere Lieferungen, sondern auch zu einer deutlichen Entlastung in der Verwaltung. Ein effizientes ERP-System kann hierbei ebenfalls eine zentrale Rolle spielen, indem es verschiedene Geschäftsprozesse integriert und optimiert.
Unterschied zwischen Warenwirtschaftssystem und ERP-System
Auf den ersten Blick könnte man annehmen, dass es sich bei Software für die Warenwirtschaft und einem ERP-System (Enterprise Resource Planning) um dasselbe handelt. Wie so häufig liegt der Unterschied im Detail: Ein ERP-System ist darauf ausgelegt, eine breitere Palette von Geschäftsprozessen und -ressourcen zu managen. Während ein Warenwirtschaftssystem speziell auf die Optimierung und Verwaltung der Warenflüsse fokussiert ist, integriert ein ERP-System zusätzlich Funktionen wie Personalmanagement, Finanzbuchhaltung und Produktionsplanung. Ein ERP-System bietet somit eine ganzheitliche Lösung für die Unternehmensführung und deckt nahezu alle Abteilungen ab.
Allerdings kann ein Warenwirtschaftssystem auch als Modul innerhalb eines ERP-Systems fungieren. In diesem Fall profitierst du von den spezifischen Vorteilen eines robusten Warenwirtschaftssystems, während du gleichzeitig die umfassenden Möglichkeiten eines ERP-Systems nutzen kannst. Diese Integration ermöglicht einen nahtlosen Datenfluss und eine konsistente Sicht auf sämtliche Geschäftsprozesse, was die Gesamtleistung deines Unternehmens weiter optimiert. Für eine reibungslose Einführung ist es oft hilfreich, auf ERP-Schulungen zurückzugreifen, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden optimal mit dem System umgehen können.
Einsatzgebiete von Warenwirtschaftssystemen
Ein System für Warenwirtschaft findet in zahlreichen Bereichen eines Unternehmens Anwendung. Hier sind die wichtigsten Einsatzgebiete:
Einkauf
Ein WWS automatisiert und optimiert den gesamten Beschaffungsprozess. Das System kann beispielsweise automatische Bestellungen auslösen, sobald bestimmte Artikel nicht mehr ausreichend vorhanden sind. Darüber hinaus enthält ein WWS häufig Funktionen fürs Lieferantenmanagement, mit denen du Konditionen, Reklamationen und Lieferzeiten im Blick behalten und bessere Einkaufsentscheidungen treffen kannst.
Verkauf
Im Vertrieb sorgt ein System für Warenwirtschaft für eine schnelle und präzise Abwicklung von Kundenaufträgen. Alle relevanten Daten wie Bestellungen, Rechnungen und Lieferinformationen werden zentral erfasst und stehen jederzeit zur Verfügung. Dies ermöglicht eine reibungslose Auftragsabwicklung und stellt sicher, dass Kund*innen ihre Bestellungen schnell und zuverlässig erhalten. Auch Retouren fallen unter diesen Bereich.
Lagerhaltung
Auch die Lagerverwaltung wird von einem modernen Warenwirtschaftssystem abgedeckt. Die Software hilft dir, Waren auszuzeichnen, den Lagerplatz optimal zu verwalten und Bestände in Echtzeit zu überwachen. Du kannst genaue Lagerorte für jedes Produkt erfassen, was die Kommissionierung beschleunigt und Suchzeiten minimiert. Zudem unterstützt das System bei der Durchführung von Inventuren und hilft, Unstimmigkeiten frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren.
Kundenmanagement
Ein WWS spielt auch eine wichtige Rolle im Kundenmanagement. Es ermöglicht die zentrale Erfassung und Verwaltung von Käuferdaten und -historien. So kannst du den Service verbessern, indem du jederzeit Zugriff auf alle relevanten Informationen hast. Dies führt zu einer höheren Kundenzufriedenheit und langfristigen Bindungen.
Produktion
In der Produktion unterstützt ein WWS die Planung und Steuerung der Fertigungsprozesse. Es sorgt dafür, dass die benötigten Materialien rechtzeitig bereitgestellt werden und überwacht den Produktionsfortschritt. Dies ermöglicht eine nahtlose Integration der Produktionsprozesse in die Bestandsführung und hilft, Engpässe und Verzögerungen zu vermeiden. Ein verlässlicher ERP-Support kann sicherstellen, dass deine Systeme stets optimal laufen und eventuelle Probleme schnell gelöst werden.
Ziele eines Warenwirtschaftssystems
Ein Warenwirtschaftssystem verfolgt mehrere zentrale Ziele, die alle darauf abzielen, die Effizienz und Produktivität deines Betriebes zu steigern. Dazu gehören:
Effiziente Steuerung des Warenflusses
Ein primäres Ziel eines WWS ist die effiziente Steuerung des gesamten Warenflusses – von der Beschaffung über die Lagerhaltung bis hin zum Verkauf. Es hilft, deine Bestände zu optimieren, Lieferzeiten zu verkürzen und somit die Verfügbarkeit der Waren sicherzustellen.
Erfassung und Bereitstellung von waren- und kundenbezogenen Daten
Ein weiteres Ziel ist die umfassende Erfassung und Bereitstellung von Daten zu Produkten und Kunden. Diese Daten dienen als Grundlage für Analysen, Berichte und letztlich für fundierte Geschäftsentscheidungen. Dadurch erhältst du einen tiefen Einblick in die Warenbewegungen und Kundenpräferenzen.
Rechnungslegung und Inventurvereinfachung
Die Vereinfachung der Rechnungslegung und Inventur ist ebenfalls ein zentrales Ziel eines WWS. Durch die digitale Erfassung und Verwaltung von Rechnungen, Angeboten und Gutschriften wird dein buchhalterischer Aufwand erheblich reduziert. Zudem erleichtert die softwaregestützte Inventur die Kontrolle und Korrektur von Beständen.
Datenbasierte Entscheidungsfindung durch Statistik und Analyse
Ein WWS bietet in der Regel integrierte Analyse-Tools, mit denen verschiedene Statistiken und Berichte erstellt werden können. Dies ermöglicht datenbasierte Entscheidungsfindung und trägt zur strategischen Planung bei.
Compliance und Sicherheit
Ein modernes WWS trägt auch dazu bei, gesetzliche Vorgaben und Sicherheitsstandards einzuhalten. Es bietet dir Funktionen zur Erhöhung der Datensicherheit und zur Einhaltung von Compliance-Richtlinien.
Vorteile und Nutzen für dein Unternehmen
Wenn wir all diese Funktionen und Ziele zusammen betrachten, wird schnell klar, welche Vorteile ein Warenwirtschaftssystem deinem Betrieb bietet:
Effizienzsteigerung und Automatisierung: Ein WWS automatisiert viele manuelle Prozesse der Warenwirtschaft, die sonst viel Zeit und viele Ressourcen in Anspruch nehmen würden. Von der Bestellabwicklung bis zur Lagerverwaltung – das System übernimmt zahlreiche Aufgaben und reduziert den administrativen Aufwand erheblich. Das bedeutet, dass du und dein Team mehr Zeit habt, euch auf strategische Aufgaben und das Wachstum deines Unternehmens zu konzentrieren.
Kostenreduktion: Dank der optimierten Bestandsführung und der automatischen Bestellprozesse kannst du Lagerkosten erheblich senken.
Verbesserte Kundenzufriedenheit: Schnellere und präzisere Auftragsabwicklungen tragen maßgeblich zur Kundenzufriedenheit bei. Mit einem WWS kannst du sicherstellen, dass Bestellungen korrekt und rechtzeitig bearbeitet werden.
Transparenz und Kontrolle: Mit einem WWS hast du stets den vollständigen Überblick über deine Warenströme, Lagerbestände und Aufträge. Diese Transparenz ermöglicht es dir, schnell und gezielt auf Veränderungen und Herausforderungen zu reagieren.
Integration und Skalierbarkeit: Viele WWS-Lösungen sind skalierbar, sodass sie mit deinem Betrieb wachsen und sich an die veränderten Bedürfnisse anpassen können.
So integrierst du ein WWS in deine anderen Systeme
Eine nahtlose Integration des WWS sorgt dafür, dass alle Abteilungen und Prozesse der Warenwirtschaft optimal zusammenarbeiten und Informationen in Echtzeit verfügbar sind. Hier sind die wichtigsten Aspekte und Anforderungen, die du hierbei beachten solltest:
Kompatibilität
Zunächst muss das WWS kompatibel zu den anderen verwendeten Systemen sein. Dies gilt vor allem für ERP-Systeme, Finanzbuchhaltung, CRM-Software (Customer Relationship Management) und Logistiklösungen. Eine hohe Kompatibilität stellt sicher, dass Daten reibungslos zwischen den Systemen ausgetauscht werden können, ohne dass es zu Formatierungsproblemen oder Datenverlusten kommt.
Datenaktualität
Ein weiterer entscheidender Faktor ist die Datenaktualität. Ein modernes WWS sollte über leistungsfähige Schnittstellen (APIs) verfügen, um alle Daten in Echtzeit zu aktualisieren. Dies bedeutet, dass jede Veränderung sofort in allen verbundenen Systemen sichtbar ist. So können alle Abteilungen auf die neuesten Informationen zugreifen und fundierte Entscheidungen treffen.
Datensynchronisation
Dein WWS sollte in der Lage sein, Daten automatisch mit anderen Systemen zu synchronisieren. Dies verhindert nicht nur doppelte Dateneingaben, sondern reduziert auch die Fehleranfälligkeit und stellt sicher, dass alle Abteilungen stets mit den aktuellen Informationen arbeiten.
Benutzerfreundlichkeit
Die Integration sollte die Benutzerfreundlichkeit nicht beeinträchtigen. Ziel ist es, dass deine Mitarbeiter*innen durch die nahtlose Verknüpfung der Systeme effizienter und produktiver arbeiten können. Die Daten sollten außerdem für etwaige Analysen leicht aufzubereiten sein.
Arten von Warenwirtschaftssystemen
Grundsätzlich unterscheidet man zwischen drei Arten von Warenwirtschaftssystemen: geschlossene, offene und integrierte Systeme. Was es mit diesen im Einzelnen auf sich hat, schauen wir uns an dieser Stelle genauer an:
Geschlossene Systeme
Ein geschlossenes Warenwirtschaftssystem deckt sämtliche betriebswirtschaftlichen Aufgaben innerhalb eines einzigen Softwarepakets ab. Es funktioniert isoliert von anderen Anwendungen und bietet den Vorteil, dass alle Prozesse deiner Warenwirtschaft innerhalb eines einheitlichen Systems verwaltet werden.
Vorteile: Einfache und einheitliche Systemlandschaft, da keine externen Schnittstellen benötigt werden. Dies kann die Implementierung und Wartung erleichtern sowie die Komplexität reduzieren.
Nachteile: Weniger flexibel, da das System in der Regel keine externen Module oder spezialisierten Anwendungen integrieren kann. Dies kann die Anpassungsfähigkeit an spezifische Anforderungen des Betriebes einschränken.
Offene Systeme
Im Gegensatz zu geschlossenen Systemen sind offene Warenwirtschaftssysteme darauf ausgelegt, mit externen Modulen und Anwendungen (beispielsweise deiner Buchhaltung) zu kommunizieren. Diese Systeme bieten entsprechend eine höhere Flexibilität.
Vorteile: Hohe Anpassungsfähigkeit und Flexibilität, da externe Module integriert werden können. Dies ermöglicht die Optimierung spezifischer Geschäftsprozesse und erlaubt es dir, die besten verfügbaren Softwarelösungen für unterschiedliche Aufgaben zu nutzen.
Nachteile: Die Integration verschiedener Systeme kann komplexer und fehleranfälliger sein. Zudem können zusätzliche Kosten für die Anpassung und Wartung der Schnittstellen entstehen.
Integrierte Systeme
Ein integriertes Warenwirtschaftssystem bietet alle genannten Module und Funktionen wie Einkauf, Lagerhaltung, Verkauf, Kundenmanagement und Rechnungswesen in einer einzigen Plattform. Darüber hinaus ist es offen für Schnittstellen in externe Systeme wie Steueranwendungen und Online-Shopsysteme.
Vorteile: Nahtloser Datenfluss zwischen den verschiedenen Geschäftsbereichen: Alle Daten und Prozesse der Warenwirtschaft sind zentral und einheitlich organisiert, was die Entscheidungsfindung erleichtert und die Fehleranfälligkeit reduziert.
Nachteile: Kann teuer in der Anschaffung und Implementierung sein. Zudem kann eine umfassende Schulung notwendig sein, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter*innen das System effektiv nutzen können.
Aufbau eines Warenwirtschaftssystems
Ein Warenwirtschaftssystem besteht aus zwei zentralen Datentypen: Stammdaten und Bewegungsdaten. Stammdaten sind dauerhaft und verändern sich selten; sie umfassen Artikelinformationen, Lieferantendaten, Kundendaten, Lagermöglichkeiten und Mitarbeiterdaten. Diese statischen Daten bilden die Grundlage für alle Geschäftsprozesse. Bewegungsdaten hingegen sind dynamisch und spiegeln die täglichen Aktivitäten wider, wie Bestellungen, Warenein- und -ausgänge, Lagerbewegungen, Rechnungen und Retouren.
Das Warenwirtschaftssystem von microtech
Du merkst es vielleicht: Bei der Vielzahl an Anforderungen, die ein Warenwirtschaftssystem erfüllen muss, kann es eine echte Herausforderung sein, das passende Tool zu finden. Deshalb möchten wir dir das Warenwirtschaftssystem von microtech vorstellen – eine flexible und anpassbare Lösung, die sich ideal an die Bedürfnisse deines Unternehmens anpasst.
Du benötigst statt eines Warenwirtschaftssystems eine ERP-Lösung? Dann wirf doch mal einen Blick auf microtech büro+:
So bringt dich microtech Warenwirtschaft nach vorn
Steigerung der Effizienz durch Automatisierung: Das microtech Warenwirtschaftsmodul automatisiert wiederkehrende Aufgaben, was die Effizienz und Genauigkeit erhöht, indem menschliche Fehler minimiert werden. So hast du mehr Zeit für Innovationen und kannst dich auf strategische Entscheidungen konzentrieren.
Optimierung des Warenmanagements: Mit einer zentralen Vorgangsübersicht, die von Angebot bis Rechnung alles abdeckt, kannst du deine Auftragsverwaltung effizient gestalten. Darüber hinaus ermöglicht die Echtzeit-Berechnung der Lieferfähigkeit eine präzise Planung.
Präzise Daten für fundierte Entscheidungen: Durch umfassende Reportings und Analysen erhältst du detaillierte Einblicke in deine Verkaufszahlen, das Bestandsmanagement und weitere wichtige Geschäftsbereiche. Das hilft dir, fundierte Entscheidungen zu treffen und deine Geschäftsstrategien zu optimieren.
Schnelle Eingewöhnung und nahtloses Nutzungserlebnis: Dank der einfachen Bedienoberfläche ist das System leicht verständlich und intuitiv zu bedienen. Dies reduziert den Schulungsaufwand für deine Mitarbeiter*innen erheblich.
Übrigens: microtech büro+ ist bei OMR Reviews-Nutzer*innen so beliebt, dass es als Top Rated ERP-System und als Top 100 Tool in DACH ausgezeichnet wurde!
An wen richtet sich microtech Warenwirtschaft?
Handel und Multichannel-Handel
Für den Handel bietet microtech spezielle Funktionen wie die Anbindung von Kassensystemen und die Verwaltung von Artikelvarianten und Stücklisten. Das System unterstützt dich dabei, deinen stationären und Online-Handel effizient zu verbinden und alle Transaktionen zentral zu verwalten. Dies macht microtech zur optimalen Lösung für Unternehmen, die sowohl im stationären als auch im Online-Vertrieb tätig sind.
Produktion
In der produzierenden Industrie ermöglicht microtech die effiziente Verwaltung von Komponenten und Baugruppen. Durch die flexible Anpassung von Produkten an Kundenbedürfnisse und die nahtlose Integration in die Projektverwaltung kannst du deine Produktionsprozesse optimal steuern und überwachen.
Dienstleistung
Für Dienstleistungsunternehmen bietet microtech eine umfassende CRM-/Kontaktmanagement-Funktion. Diese ermöglicht eine professionelle und personalisierte Pflege deiner Kundenkontakte, was die Kundenzufriedenheit und -bindung nachhaltig fördert.
Die zentralen Features von microtech Warenwirtschaft
Auftragsverwaltung: Zentrale Vorgangsübersicht von Angebot bis Rechnung, inkl. Echtzeitberechnung der Lieferfähigkeit.
Einkaufs- und Lieferantenmanagement: Automatische Bedarfsermittlung und einfache Erstellung von Preisanfragen.
Kunden- und Produktverwaltung: Detaillierte Stammdaten mit ausgeklügelten Such- und Filterfunktionen.
Artikelvarianten und Stücklisten: Flexible Anpassung von Produkten und effiziente Verwaltung von Baugruppen.
Kassensystem: Direkte Anbindung des stationären Handels.
CRM-/Kontaktmanagement: Professionelle und personalisierte Kundenpflege.
Offene Posten und Mahnwesen: Übersichtliche Verwaltung von Forderungen und Verbindlichkeiten.
Online-Banking: Automatischer Abgleich von Kontoauszügen und offenen Posten.
Reportings: Individuelle Berichte und tiefgehende Analysen.
Retouren-Management: Effiziente Verwaltung und Bearbeitung von Rücksendungen.
Projektverwaltung: Effektive Planung und Überwachung von Projekten.
Integrationen: Zahlreiche Schnittstellen, u.a. für DATEV, Outlook und Telefonie.
Fazit: Darum brauchst du ein Warenwirtschaftssystem
Eine Software für Warenwirtschaft ist unerlässlich, um die Effizienz und Produktivität deines Unternehmens auf ein neues Niveau zu heben. Es automatisiert wiederkehrende Aufgaben, reduziert Fehler und optimiert deine Geschäftsprozesse, von der Auftragsverwaltung über das Lager- und Bestandsmanagement bis hin zur Kundenbetreuung. Mit präzisen Echtzeit-Daten triffst du fundierte Entscheidungen, behältst den Überblick und kannst schnell auf Veränderungen reagieren. Ein Warenwirtschaftssystem wie das von microtech passt sich deinen individuellen Anforderungen an, unterstützt branchenspezifische Besonderheiten und schafft die Grundlage für nachhaltiges Wachstum und Erfolg. Verwalte deine Warenströme effizient, steigere die Kundenzufriedenheit und verschaffe dir mehr Zeit für Innovationen – all das wird durch ein leistungsstarkes WWS möglich.
Du möchtest noch mehr zu diesem Thema erfahren? Dann schau doch mal auf der Produktseite für microtech Warenwirtschaft vorbei oder wirf einen Blick auf diesen Blogartikel zum Thema Warenwirtschaft.
Nils ist SEO-Texter bei OMR Reviews und darüber hinaus ein echter Content-Suchti. Egal, ob Grafik, Foto, Video oder Audio – wenn es um digitale Medien geht, ist Nils immer ganz vorne mit dabei. Vor seinem Wechsel zu OMR war er fast 5 Jahre lang als Content-Manager und -Creator in einem Immobilienunternehmen tätig und hat zudem eine klassische Ausbildung als Werbetexter.
