ERP Schulungen – Definition, Grundlagen und Nutzen für Unternehmen

1. Warum sind ERP-Schulungen wichtig?
2. Das ERP-System von microtech büro+
3. Ablauf und Methoden von ERP-Schulungen
4. Vorteile von ERP-Schulungen
5. Mit ERP-Schulungen von microtech büro+ vom Anwender- zum Expertenwissen
6. 5 Tipps für deine ERP-Schulung
7. Fazit: Darum sind ERP-Schulungen ein Muss! 

ERP-Systeme sind das Herzstück fortschrittlicher Unternehmensführung – mächtig, aber oftmals komplex in der Implementierung und Anwendung. Genau hier setzen ERP-Schulungen an: Sie erscheinen zwar auf den ersten Blick als lästige Notwendigkeit, sind aber unerlässlich, um das volle Potenzial von ERP-Softwares zu entfesseln. Als Belohnung winken dir dafür eine signifikant verbesserte Geschäftseffizienz sowie eine fühlbare Kompetenzzunahme deines Teams. In diesem Artikel erfährst du, wie du durch gezielte Schulungsangebote die ERP-Herausforderung meisterst und dein Unternehmen effektiv nach vorne bringst.

Warum sind ERP-Schulungen wichtig?

Enterprise Resource Planning-Systeme decken die Planung, Steuerung und Verwaltung von deinen Unternehmensressourcen ab – das beinhaltet beispielsweise das Rechnungswesen, den Vertrieb und Einkauf, die Logistik, die Produktion, aber auch das Projektmanagement. Um dieses immense Potenzial nach erfolgreicher Implementierung voll auszuschöpfen, sind fundierte Kenntnisse unabdingbar. Und genau an diesem Punkt gewinnen ERP-Schulungen ihre entscheidende Bedeutung für deinen Geschäftserfolg: 

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ERP-Schulungen befähigen deine Mitarbeitenden, die vielschichtigen Funktionen der ERP-Systeme zu beherrschen und in ihrem Arbeitsalltag einzusetzen. Die dahinterstehenden Ziele: bestehende Geschäftsprozesse zu optimieren, Ressourcen effizienter zu nutzen und langfristig Kosten zu senken. Doch das ist noch nicht alles. Ein tiefgreifendes Verständnis für die ERP-Software ermöglicht es dir und deinen Kolleg*innen zudem, Daten zu analysieren und strategisch zu handeln, was letztlich eine fundiertere  Entscheidungsfindung fördert. 

Außerdem solltest du nicht die Signalwirkung unterschätzen, wenn du deinen Mitarbeitenden eine ERP-Schulung anbietest: Damit zeigst du nämlich, dass du ihre Bedürfnisse ernst nimmst und in ihre persönliche sowie berufliche Entwicklung investierst. Kurzum: ERP-Schulungen sind ein klares Bekenntnis zur Zukunftsfähigkeit deines Teams und damit zu der deines gesamten Unternehmens.

Das ERP-System von microtech büro+

microtech büro+ auf OMR Reviews

Bevor es aber an die Schulungen geht, musst du dich zunächst für ein passendes ERP-System entscheiden. Eines der gefragtesten Software-Systeme in diesem Bereich ist microtech büro+, das von OMR Reviews Nutzer*innen mit durchschnittlich 4,5 Sternen bewertet wird. Die Lösung richtet sich vor allem an kleine und mittelständische Unternehmen und legt großen Wert auf Flexibilität und Anpassbarkeit. 

Dank individuell kombinierbarer Module, wie Warenwirtschaft, Finanz- und Lohnbuchhaltung sowie E-Commerce, kann das System gezielt auf die speziellen Anforderungen verschiedener Branchen zugeschnitten werden – vom Handel über die Produktion bis hin zu Dienstleistungsunternehmen. Wenn du dir einen genauen Überblick über die einzelnen Features verschaffen möchtest, schau doch mal auf der Seite von microtech büro+ auf OMR Reviews oder direkt beim Anbieter microtech vorbei.

Übrigens: microtech büro+ ist bei OMR Reviews-Nutzer*innen so beliebt, dass es als Top Rated ERP-System und als Top 100 Tool in DACH ausgezeichnet wurde!

Ablauf und Methoden von ERP-Schulungen

Zeitpunkt, Ablauf und Methodik einer ERP-Schulung hängen von vielen unterschiedlichen Faktoren ab. Einige der wichtigsten Fragen, die du dir im Vorfeld stellen musst, lauten: 

• Möchte ich die Schulung von externen oder firmeninternen Trainer*innen halten lassen?

• Benötige ich Mitarbeiter*innen mit tiefgreifendem  Expertenwissen?

• Welche Schulungs-Phasen durchlaufen meine Kolleg*innen?

• Welchen zeitlichen Rahmen benötige ich für meine ERP-Schulung?

Wie diese Fragen zusammenhängen, erläutern wir dir im Folgenden.

Interne oder externe Schulung?

Eine zentrale Frage lautet, wer die Schulung deines Personals übernehmen soll. Grundsätzlich lassen sich ERP-Schulungen nämlich auf zweierlei Arten durchführen: Einerseits kannst du externe Expert*innen (in der Regel vom Anbieter der ERP-Lösung) hinzuziehen. Die zweite Möglichkeit: Du setzt auf Key-Anwender*innen aus deinem eigenen Unternehmen. Letzteres setzt natürlich voraus, dass du einige Mitarbeitende so weit zu internen Expert*innen ausbildest, dass sie ein tiefgreifendes Verständnis des genutzten ERP-Systems haben. 

Beide Ansätze haben unterschiedliche Vorteile. Setzt du auf externe Expert*innen, kannst du dir sicher sein, dass diese das ERP-System bis ins kleinste Detail kennen und didaktisch darauf spezialisiert sind, diese zu vermitteln. Auf der anderen Seite punkten hauseigene Key-Anwender*innen damit, dass sie deine firmeninternen Prozesse besser kennen und die Schulungsinhalte individuell auf diese abstimmen können.

Unterschied: Anwender- und Expertenwissen

Inzwischen dürfte es klar sein: Ob ein ERP-System für dein Unternehmen wirklich gewinnbringend ist, hängt in hohem Maße von der Kompetenz deiner Mitarbeiter*innen ab. Je nach Kompetenzlevel unterscheidet man hierbei zwischen dem Anwender- und Expertenwissen:

• Anwender*innen oder auch Endnutzer*innen sind in einem ERP-System in der Regel für die Ausführung spezifischer Aufgaben zuständig. Sie nutzen nur bestimmte Funktionalitäten und haben einen fokussierten Blick auf die ihnen zugewiesenen Schnittstellen der Software. Ihre Schulung zielt darauf ab, ihnen ein solides Verständnis der Benutzeroberfläche zu vermitteln und sie in die Lage zu versetzen, alltägliche Arbeitsabläufe effizient und fehlerfrei zu managen. Die Schulung zur Anwender*in startet in der Regel, nachdem das System technisch bereits implementiert worden ist. 

• Expert*innen oder Key-Anwender*innen hingegen besitzen ein tiefgreifendes Wissen über das gesamte ERP-System. Sie verstehen die komplexen Hintergrundprozesse, können Ursachen für Probleme identifizieren und sind oft in der Lage, Anpassungen und Konfigurationen selbstständig vorzunehmen. Der Weg zum Expertenwissen ist gekennzeichnet durch fortgeschrittene Schulungen, die bereits früh während der Installation ERP-Systems starten und sukzessive fortgeführt werden. 

Das Vorhandensein von ERP-Expert*innen in deinem Unternehmen kann langfristig erhebliche Kosten sparen. So werden zum Beispiel Ausgaben für externe Berater*innen reduziert, weil das hauseigene Fachwissen bereits ausreicht, um neue Herausforderungen zu bewältigen. Bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen können die Expert*innen zudem als interne Trainer*innen fungieren, wodurch wiederum Schulungskosten eingespart werden. Langfristig gesehen führt die Investition in die Entwicklung von Expertenwissen also zu einer autarken und resilienten Unternehmensstruktur.

In der Praxis können Anwender*innen durch verschiedenste Schulungsangebote, Praxiserfahrungen und kontinuierliches Lernen zu wichtigen Expert*innen und Multiplikatoren im Unternehmen heranreifen. Diese dauerhafte Weiterentwicklung bildet somit ein wichtiges Fundament für den langfristigen, effizienten Einsatz des ERP-Systems und trägt signifikant zu deinem Unternehmenserfolg bei.

Phasen und Formate von ERP-Schulungen

ERP-Schulungen sind meistens in unterschiedliche Phasen gegliedert, die dich und deine Mitarbeiter*innen vom grundlegenden Kennenlernen bis hin zum fortgeschrittenen Verständnis des Systems führen. Zunächst wirst du in der Grundlagen-Schulung mit der Benutzeroberfläche und Basisfunktionen des ERP-Systems vertraut gemacht. Dies bildet das Fundament, auf dem du aufbaust, um komplexere Prozesse zu verstehen und effizient zu nutzen.

Im nächsten Schritt, dem Anwendertraining, vertiefst du das Wissen, indem spezifische Funktionen und Module des ERP-Systems genauer beleuchtet werden. Hier ist der Fokus darauf ausgerichtet, wie du deine täglichen Aufgaben mit Hilfe des Systems optimal erfüllen kannst. Schließlich, in der Phase des Expertenwissens, erlangt man tiefgreifende Einblicke in die Systemarchitektur und erlernt die Fähigkeit, komplexe Probleme eigenständig zu lösen und Prozesse zu optimieren.

Diese Schulungsangebote finden in unterschiedlichen Formaten statt. Es gibt Präsenzsitzungen, die entweder in deinem Unternehmen oder einem externen Schulungszentrum stattfinden können. Alternativ bieten sich Online-Formate an, darunter Webinare und interaktive Lernplattformen, die dir die Flexibilität geben, unabhängig von Ort und festen Zeiten zu lernen. Gelegentlich werden auch Blended-Learning-Ansätze genutzt, bei denen Präsenztraining und Online-Lernen kombiniert werden, um das Beste aus beiden Welten zu vereinen. Auch microtech bietet umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten an – schau doch mal auf der Trainingsseite des Anbieters vorbei! 

Wie lange dauert eine ERP-Schulung?

Die Dauer einer ERP-Schulung ist von unterschiedlichen Faktoren abhängig. Dazu gehören unter anderem die Komplexität der genutzten ERP-Software und deiner Firmenprozesse, die Vorkenntnisse der Teilnehmenden und die spezifischen Schulungsziele deines Unternehmens. Die Schulungen für Endnutzer*innen dauern in der Regel kürzer, als wenn du deine Mitarbeitenden zu Expert*innen ausbilden möchtest. 

Kurze Einführungskurse können bereits innerhalb eines Tages abgeschlossen sein, während umfassendere Trainings, die tiefer in die Materie eintauchen, sich über mehrere Tage bis hin zu mehreren Wochen erstrecken können. In manchen Fällen, in denen kontinuierliche Weiterbildung gefordert ist, kann die Schulung auch als fortlaufender Prozess angelegt sein. 

Vorteile von ERP-Schulungen

Eines ist klar: ERP-Schulungen sind eine wesentliche Investition für Unternehmen, die darauf abzielen, ihre Arbeitsprozesse zu optimieren und die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Doch was bedeutet das im Einzelnen? 

Produktivitäts- und Effizienzsteigerung

Einer der Hauptvorteile von ERP-Schulungen besteht in der deutlichen Steigerung der Produktivität und Effizienz innerhalb deines Unternehmens. Durch das vertiefte Verständnis der Funktionalitäten und die Fähigkeit, die ERP-Software auf optimale Weise zu nutzen, können Mitarbeitende Geschäftsprozesse schneller und effektiver gestalten. Mit dem erworbenen Wissen sind sie in der Lage, Daten zentral zu verwalten, Workflows zu automatisieren und die interne Kommunikation zu verbessern, was eine Zeitersparnis und Verringerung von Durchlaufzeiten mit sich bringt. 

Reduzierung von Fehlern und Kosten

Des Weiteren tragen ERP-Schulungen maßgeblich zur Minimierung von Bedienungsfehlern bei, die zu ineffizienten Arbeitsabläufen und zum Teil auch zu kostspieligen Fehlentscheidungen führen können. Ein gut geschultes Team kann die Datenintegrität gewährleisten und systematische Fehler leichter erkennen und beheben. Dies reduziert die Wahrscheinlichkeit von Unterbrechungen im Betriebsablauf und verringert das Risiko von Datenverlust oder -korruption. Durch die Minimierung von Fehlern werden letztendlich auch Kosten gesenkt, da weniger Zeit und Ressourcen für die Fehlerbehebung und Nacharbeit erforderlich sind.

Mitarbeitermotivation und -bindung

Ein oft unterschätzter Vorteil von ERP-Schulungen ist die Auswirkung auf die Mitarbeitermotivation und -bindung. Investitionen in die Weiterbildung der Belegschaft signalisieren Anerkennung und Wertschätzung. Mitarbeitende, die das Gefühl haben, dass in ihre berufliche Entwicklung investiert wird, sind eher motiviert und zufrieden mit ihrem Arbeitsplatz. Dies führt zu einer erhöhten Bindung an dein Unternehmen und kann die Fluktuationsrate signifikant senken. Darüber hinaus fördern diese Schulungsangebote das Vertrauen der Mitarbeitenden in ihre eigenen Fähigkeiten, was sie dazu befähigt, proaktiv an der Lösung von Herausforderungen zu arbeiten und sich als aktiven Teil des Unternehmenserfolgs zu sehen.

Mit ERP-Schulungen von microtech büro+ vom Anwender- zum Expertenwissen

Du möchtest die Schulung deiner Mitarbeitenden in die Hände von externen Spezialist*innen geben? Dafür bietet microtech büro+ Trainings in Form von Blended Learning, Online-Schulungen, Webinaren und Open Space an: 

Blended Learning

Im Rahmen des Blended Learning-Ansatzes schafft microtech büro+ eine synergetische Lernerfahrung, indem Präsenzveranstaltungen mit digitalen Lernformaten kombiniert werden. Dieses Konzept ermöglicht es dir, die Flexibilität und Zugänglichkeit von Online-Modulen mit der persönlichen Interaktion und dem vertieften Austausch in Präsenzschulungen zu vereinen. Die Präsenzphasen dienen nicht nur dem direkten Austausch mit den Trainer*innen und anderen Lernenden, sondern auch der praktischen Anwendung erlernter Inhalte anhand von Fallbeispielen und Gruppenarbeiten. Durch das selbstgesteuerte Lernen, beispielsweise mittels E-Learning-Modulen, kannst du zudem dein Wissen vertiefen und im eigenen Tempo voranschreiten. 

Online-Schulungen

Die Online-Schulungen von microtech büro+ konzentrieren sich auf konkrete Herausforderungen und Problemstellungen, die im Arbeitsalltag mit der ERP-Software auftreten können. Diese interaktiven Schulungen sind gezielt darauf ausgerichtet, praktikable Lösungsansätze zu entwickeln und Fachwissen zu spezifischen, anwendungsbezogenen Themen zu vertiefen. Durch diese Fokussierung auf die Praxis erhältst du wertvolle Einblicke und kannst das Gelernte direkt in deinem beruflichen Kontext umsetzen. 

Webinare

Webinare bieten bei microtech büro+ eine Plattform für kontinuierliche Weiterbildung und den Austausch von Wissen zu spezifischen Themen, aktuellen ERP-Trends und den neuesten Updates der Software. In diesen live geführten Webinaren hast du die Möglichkeit, interaktiv teilzunehmen, Fragen zu stellen und direkt von den Erfahrungen der Trainer*innen und anderer Teilnehmer*innen zu profitieren. 

Open Space

Das Format Open Space richtet sich besonders an diejenigen, die den direkten Dialog und Austausch mit Expert*innen suchen. Dieses Format ist weniger eine frontale Schulung als vielmehr eine interaktive Diskussions- und Fragerunde, in der du die Möglichkeit hast, deine spezifischen Anliegen einzubringen. Innerhalb des Open Space kannst du Best Practices austauschen, komplexe Fragestellungen erörtern und Feedback von Expert*innen aus unterschiedlichen Bereichen wie Training, Support, Projektmanagement und Customer Success Management erhalten. Diese Sessions sind besonders wertvoll für den fachübergreifenden Diskurs.

5 Tipps für deine ERP-Schulung

Die Schulung deiner Mitarbeitenden ist das A und O für einen erfolgreichen ERP-Rollout. Damit du dieses zentrale Vorhaben von Anfang an richtig angehst, sind hier noch fünf wertvolle Tipps, wie du ERP-Weiterbildung in deinem Unternehmen effektiv gestalten kannst: 

1. Spezifische Bedürfnisse deines Unternehmens analysieren: Vor der Organisation einer ERP-Schulung ist es entscheidend, die Anforderungen deines Unternehmens und der Teilnehmenden zu durchleuchten. Schau dir genau an, welche Geschäftsprozesse das ERP-System abbilden wird und welche Abteilungen oder Mitarbeitende davon betroffen sein werden.

2. Qualifizierte Trainer*innen auswählen: Dieser Punkt ist besonders wichtig, wenn du hauseigene Expert*innen für die Schulungen einsetzen möchtest. Wähle für die Schulung Trainer*innen aus, die nicht nur tiefgreifendes ERP-Wissen besitzen, sondern dieses auch didaktisch geschickt vermitteln können. Nur so können deine Mitarbeitenden den größtmöglichen Nutzen aus der Fortbildung ziehen.

3. Praxisorientierung in den Schulungen berücksichtigen: Obwohl theoretisches Wissen die Basis bildet, muss der Fokus auf der praktischen Anwendung liegen. Achte darauf, dass  die Schulung Übungen beinhaltet, bei denen deine Mitarbeitenden direkt am ERP-System arbeiten.

4. Interne Kommunikation fördern: Ermutige deine Mitarbeitenden zu einem offenen Austausch über ihre ERP-Erfahrungen. Dies kann durch Diskussionsforen, regelmäßige Meetings oder informelle Gespräche im Unternehmen gefördert werden. Der gegenseitige Dialog unterstützt das Teilen von Best Practices und trägt zu einer Kultur kontinuierlicher Verbesserung bei.

5. Fortlaufende Unterstützung und Weiterbildung sicherstellen: Einmalige Schulungen genügen oftmals nicht. Biete deinen Mitarbeitenden fortlaufende Bildungsangebote und Unterstützung an, um dauerhaften Erfolg zu gewährleisten. Regelmäßige Auffrischungskurse, Zugang zu Online-Ressourcen, Dokumentationen und Ansprechpartner für Rückfragen zu ERP-Themen sollten Teil des Angebots sein. So sorgst du dafür, dass dein Team stets auf dem aktuellen Stand bleibt und das ERP-System optimal genutzt wird.

Fazit: Darum sind ERP-Schulungen ein Muss! 

Eine gut durchdachte ERP-Schulung ist das Sprungbrett für die produktive Nutzung deiner Unternehmenssoftware. Indem du die Schulungen auf die Bedürfnisse deines Unternehmens abstimmst, qualifizierte Trainer*innen wählst, die praxisnah unterrichten, einen regen Austausch unter den Mitarbeitenden förderst und durch kontinuierliche Unterstützung ein Umfeld lebenslangen Lernens schaffst, legst du den Grundstein für den Erfolg deiner ERP-Implementierung. Denke daran: Der Wissenstransfer endet nicht mit der Schulung – er beginnt genau dort.

Möchtest du deine ERP-Strategie auf das nächste Level heben und sicherstellen, dass dein Team das Beste aus eurer Software herausholt? Dann informiere dich jetzt über die maßgeschneiderten Schulungslösungen von microtech büro+, um deine Mitarbeitenden zu befähigen und dein Unternehmen voranzubringen.