Kreditorenbuchhaltung: Definition und Best Practices
Hier erhältst du einen umfassenden Überblick über die Kreditorenbuchhaltung und Tipps zur effizienten Umsetzung
- Definition: Was ist Kreditorenbuchhaltung?
- Ziel der Kreditorenbuchhaltung
- Bestandteile der Kreditorenbuchhaltung
- Fazit: So gelingt die Kreditorenbuchhaltung
Das Wichtigste in Kürze
- Die Kreditorenbuchhaltung verwaltet Verbindlichkeiten gegenüber Lieferant*innen und sichert korrekte, termingerechte Zahlungen.
- Zentrale Aufgaben umfassen die Kreditorenstammsatzpflege, Rechnungsprüfung, Buchung von Eingangsrechnungen und Offene-Posten-Verwaltung.
- Eine effiziente Kreditorenbuchhaltung fördert Liquidität, Kostenkontrolle und gute Beziehungen zu Geschäftspartner*innen.
- Moderne ERP-Systeme und Workflows erleichtern die Automatisierung von Zahlungsläufen und die gesetzlich vorgeschriebene Archivierung.
- Regelmäßige Berichte, wie Kreditorensaldenlisten, unterstützen Transparenz und strategische Entscheidungen.
In jedem Unternehmen spielt die Kreditorenbuchhaltung eine zentrale Rolle. Sie stellt sicher, dass eingehende Rechnungen korrekt verarbeitet und pünktlich bezahlt werden, und trägt somit zur Finanzstabilität deines Unternehmens bei. In diesem Ratgeber erfährst du, was Kreditorenbuchhaltung genau ist, welche Bestandteile sie umfasst und wie du durch gezielte Prozesse und passende Softwarelösungen deine Effizienz steigern kannst.
Definition: Was ist Kreditorenbuchhaltung?
Die Kreditorenbuchhaltung ist ein zentraler Bestandteil des Rechnungswesens eines Unternehmens. Sie umfasst alle Vorgänge, die mit den Verbindlichkeiten gegenüber Lieferant*innen oder Dienstleister*innen zusammenhängen. Ziel der Kreditorenbuchhaltung ist es, alle eingehenden Rechnungen korrekt zu erfassen, zu prüfen und termingerecht zu bezahlen. Eine effiziente Kreditorenbuchhaltung trägt also maßgeblich zur Liquidität und Finanzstabilität deines Unternehmens bei.
Was sind Kreditoren?
Als Kreditoren bezeichnet man alle externen Geschäftspartner*innen, bei denen dein Unternehmen Waren oder Dienstleistungen einkauft und die entsprechend Rechnungen stellen. Diese Geschäftspartner*innen, oft Lieferant*innen oder Dienstleister*innen, erwarten, dass ihre Rechnungen innerhalb einer festgelegten Frist bezahlt werden. Damit das geschieht, bedarf es einer optimalen Kreditorenbuchhaltung.
Unterschied: Debitorenbuchhaltung vs. Kreditorenbuchhaltung
Die Kreditorenbuchhaltung und die Debitorenbuchhaltung sind zwei wesentliche Bereiche des Rechnungswesens, die unterschiedliche Aufgaben erfüllen und sich auf verschiedene finanzielle Transaktionen konzentrieren.
Kreditorenbuchhaltung: Sie befasst sich wie beschrieben mit allen Verbindlichkeiten (Schulden), die dein Unternehmen gegenüber Lieferant*innen und Dienstleister*innen hat. Die Hauptaufgaben der Kreditorenbuchhaltung umfassen die Erfassung eingehender Rechnungen, die Prüfung und Kontierung dieser Eingangsrechnungen sowie die Durchführung der Zahlungen. Durch die ordnungsgemäße Verwaltung der Kreditorenbuchhaltung wird sichergestellt, dass das Unternehmen seine Zahlungsverpflichtungen rechtzeitig erfüllt und dadurch Lieferantenbeziehungen sowie die eigene Bonität pflegt.
Debitorenbuchhaltung: Im Gegensatz dazu verwaltet die Debitorenbuchhaltung die Forderungen (offenen Rechnungen), die dein Unternehmen gegenüber Kund*innen (Debitoren) hat. Die Aufgaben der Debitorenbuchhaltung umfassen die Ausstellung von Rechnungen, die Verbuchung von Zahlungseingängen und das Mahnwesen. Ziel ist es, sicherzustellen, dass alle Forderungen an die Debitoren beglichen werden und das Unternehmen über ausreichende finanzielle Mittel verfügt.
Ziel der Kreditorenbuchhaltung
Das Hauptziel der Kreditorenbuchhaltung besteht darin, alle Verbindlichkeiten deines Unternehmens gegenüber Lieferant*innen effizient und akkurat zu verwalten. Konkret bedeutet das:
Sicherstellung der Liquidität: Durch die termingerechte Begleichung von Rechnungen wird das Vertrauen der Geschäftspartner*innen gesichert und mögliche Strafzahlungen oder Verzugszinsen vermieden. Dies trägt zur finanziellen Stabilität und Planungssicherheit deines Unternehmens bei.
Kontrolle der Ausgaben: Die Kreditorenbuchhaltung ermöglicht eine genaue Überwachung aller Zahlungsvorgänge und unterstützt das Kostenmanagement. Durch präzise Erfassung und Analyse der Unternehmensausgaben können Einsparpotenziale identifiziert und Budgets besser eingehalten werden.
Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Alle Zahlungsvorgänge werden dokumentiert und archiviert, was die Transparenz erhöht und eine einfache Nachvollziehbarkeit für interne und externe Prüfungen ermöglicht. Dies ist besonders wichtig für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (Stichwort: GoB) und für Audits.
Pflege von Lieferantenbeziehungen: Pünktliche Zahlungen und transparente Kommunikation sind wichtig für gute Beziehungen zu deinen Lieferant*innen und Dienstleister*innen. Eine zuverlässige Kreditorenbuchhaltung zahlt langfristig auf das Vertrauen deiner Geschäftspartner*innen ein.
Bestandteile der Kreditorenbuchhaltung
Damit du im Rahmen der Kreditorenbuchhaltung Eingangsrechnungen effizient bearbeiten kannst, bedarf es mehrerer Schritte. Die wichtigsten schauen wir uns hier einmal an.
Bestandteile der Kreditorenbuchhaltung
- Kreditorenstammsatzpflege
- Kreditorische Rechnungsprüfung und Kontierung
- Erfassung der kreditorischen Eingangsrechnungen
- Offene-Posten-Verwaltung
- Veranlassung der Zahlung
- Archivierung der Eingangsrechnungen
Kreditorenstammsatzpflege
Die Kreditorenstammsatzpflege beinhaltet das Erfassen und regelmäßige Aktualisieren aller relevanten Informationen zu deinen Lieferant*innen in einem ERP-System. Diese Informationen umfassen eine Kunden-ID Name, Gesellschaftsform, Anschrift, Kontaktdaten und Bankverbindungen. Diese Daten werden als Kreditorenstammsätze hinterlegt und dienen als Referenz bei der Erfassung und Verarbeitung eingehender Rechnungen. Für Kreditoren, mit denen keine dauerhafte Geschäftsbeziehung besteht, können spezielle Conto pro Diverse-Konten (CpD-Konten) genutzt werden.
Kreditorische Rechnungsprüfung und Kontierung
Bei der kreditorischen Rechnungsprüfung wird jede eingehende Rechnung auf ihre Richtigkeit und Übereinstimmung mit den Angaben in der Bestellung geprüft. Dazu gehört das Überprüfen der berechneten Menge und des Preises. Eventuelle Unstimmigkeiten werden direkt mit den Lieferant*innen geklärt. Bevor deine Rechnung verbucht und zur Zahlung freigegeben werden kann, muss sie durch die zuständigen Personen genehmigt werden. Hierbei wird auch der Erhalt der Ware oder Dienstleistung durch eine Empfangsbestätigung geprüft. Dieser Freigabeprozess kann durch moderne Workflowsysteme optimiert werden, die Aufgaben automatisch zuweisen und die involvierten Personen benachrichtigen. Die Rechnung wird anschließend korrekt kontiert, indem die Kosten den entsprechenden Kostenstellen oder -konten zugeordnet werden.
Erfassung der kreditorischen Eingangsrechnungen
Bei der Erfassung der Eingangsrechnungen wird jede Rechnung mithilfe der Kreditorennummer wird im ERP-System, Buchhaltungs-Tool oder der Rechnungssoftware erfasst. Der Rechnungsbetrag wird als Verbindlichkeit auf dem Kreditorenkonto im Bereich Haben gebucht. Zur Ausbalancierung setzt du ein passendes Gegenkonto im Soll ein, das entweder ein Aufwandskonto oder ein Bestandskonto sein kann. Die erfasste Mehrwertsteuer wird dabei auf einem Vorsteuerkonto verbucht, sofern keine Kleinunternehmerregelung angewendet wird.
Offene-Posten-Verwaltung
Bei der Offene-Posten-Verwaltung werden schließlich alle offenen Rechnungen bearbeitet. Konkret fallen das Sperren und Entsperren von Zahlungen, die Anpassung von Fälligkeiten und die Kontrolle von Altposten von Kreditoren in diesen Bereich. Auch die Überprüfung hinsichtlich von eventuell doppelt erfasster Verbindlichkeiten ist Teil der Offene-Posten-Verwaltung.
Veranlassung der Zahlung
Sobald ein Fälligkeitsdatum erreicht ist, werden die offenen Verbindlichkeiten durch Zahlungen ausgeglichen. Dies kann manuell durch Ausfüllen eines Überweisungsträgers oder automatisiert durch spezielle Zahlungsläufe im ERP-System erfolgen. Bei automatisierten Zahlungsläufen werden alle fälligen, nicht gesperrten Posten anhand vordefinierter Kriterien selektiert und zur Zahlung freigegeben. Die Zahlungen an deine Kreditoren werden dann über eine DatenTrägerAustausch-Datei (DTA-Datei) an die Hausbank übermittelt.
Archivierung der Eingangsrechnungen
Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Rechnungen in Deutschland beträgt zehn Jahre und sind durch die GoB geregelt. Daher müssen alle Eingangsrechnungen entweder physisch oder elektronisch archiviert werden. Die physische Archivierung erfolgt meist chronologisch und alphabetisch in Ordnern oder Kisten. Alternativ können Rechnungen nach der Verbuchung gescannt und elektronisch gespeichert werden. Nachdem die digitale Archivierung abgeschlossen ist, können die Papierbelege vernichtet werden.
Allgemeines Berichtswesen im Kreditorenbereich
Ein entscheidender Teil der Kreditorenbuchhaltung ist das Berichtswesen. Regelmäßige Berichte wie die Kreditoren-Offene-Posten-Liste und Kreditorensaldenlisten ermöglichen es, den Überblick über die Verbindlichkeiten des Unternehmens zu behalten. Analysen der Stammdaten und der Fälligkeitsstruktur unterstützen die strategische Planung und Entscheidungsfindung. Diese Berichte helfen dir dabei, die finanzielle Situation des Unternehmens transparent zu machen und notwendige Maßnahmen rechtzeitig zu ergreifen.
Fazit: So gelingt die Kreditorenbuchhaltung
Auch wenn es erstmal nach viel Arbeit klingt: Eine effiziente Kreditorenbuchhaltung ist das Rückgrat deiner Unternehmensfinanzen. Erfasse und pflege deshalb die Daten deiner Lieferant*innen, prüfe und kontiere Rechnungen sorgfältig und verwalte offene Posten gewissenhaft. Achte auf pünktliche Zahlungen, um das Vertrauen deiner Kreditoren zu wahren und vermeide Fehler durch eine präzise Archivierung.
Nils ist SEO-Texter bei OMR Reviews und darüber hinaus ein echter Content-Suchti. Egal, ob Grafik, Foto, Video oder Audio – wenn es um digitale Medien geht, ist Nils immer ganz vorne mit dabei. Vor seinem Wechsel zu OMR war er fast 5 Jahre lang als Content-Manager und -Creator in einem Immobilienunternehmen tätig und hat zudem eine klassische Ausbildung als Werbetexter.
