Business-Spend-Management: Bedeutung, Anforderungen & Best Practices
Wir zeigen dir die verschiedenen Aspekte von Business-Spend-Management, von seiner Definition bis zu konkreten Anwendungsbeispielen und bewährten Praktiken
In einer Ära, in der Unternehmen aufgrund zunehmender Wettbewerbsintensität und volatiler wirtschaftlicher Bedingungen mehr denn je auf finanzielle Agilität angewiesen sind, rückt das Business-Spend-Management (BSM) als unverzichtbare Strategie in den Fokus. Dieser Artikel beleuchtet tiefgehend die verschiedenen Aspekte von BSM, von seiner Definition bis zu konkreten Anwendungsbeispielen und bewährten Praktiken.
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Was ist Business-Spend-Management und warum ist es wichtig?
BSM repräsentiert nicht bloß eine buchhalterische Disziplin zur Kostenkontrolle, sondern ist vielmehr eine umfassende Herangehensweise an die Optimierung von Unternehmensausgaben. Diese Strategie gewinnt in einer Geschäftsumgebung, die von raschen Veränderungen und Unsicherheiten geprägt ist, zunehmend an Bedeutung. Es dient nicht nur der Finanzdisziplin, sondern schafft auch eine solide Grundlage für die strategische Ausrichtung von Ressourcen, die für langfristigen Erfolg entscheidend ist.
Welche Vorteile bietet das Ausgabenmanagement für Unternehmen?
Die effiziente Nutzung von Ressourcen wird durch das Business-Spend-Management weiter gestärkt, indem es Unternehmen hilft, ihre Ausgaben im Einklang mit ihren strategischen Zielen zu steuern und dabei einen nachhaltigen Umgang mit Ressourcen zu fördern. Dies zeigt, wie eng Business-Spend-Management mit verschiedenen Unternehmensbereichen verknüpft ist und wie es einen ganzheitlichen Ansatz für die Steuerung von Marketing, Beschaffung, Lieferkette, Finanzen und Ressourcen bietet.
Bild: Schlüsselvorteile von Business-Spend-Management (Darstellung des Autors)
Rentabilität und Nachhaltigkeit
Weniger Kosten, mehr Nachhaltigkeit mit Business-Spend-Management
Die Frage nach Rentabilität oder Nachhaltigkeit stellt sich mit BSM nicht mehr. Der Fokus auf Nachhaltigkeit erhöht sogar die Rentabilität. BSM ermöglicht die Integration von Umweltschutz, sozialem Engagement und Unternehmensführung (ESG) in Ausgabenprozesse. Unternehmen können Daten zu diesen Aspekten nutzen, um Lieferanten zu finden, die nicht nur günstige Preise bieten, sondern auch Diversitätskriterien erfüllen und CO2-Emissionen reduzieren.
Die zentral erfassten Ausgabendaten ermöglichen auch KI-gestütztes Monitoring der Lieferketten. So kann das Unternehmen auf potenzielle Verbesserungen hinweisen, beispielsweise wenn die Kosten in einer bestimmten Warengruppe über dem Branchendurchschnitt liegen. Dies trägt zur Schaffung nachhaltiger und transparenter Lieferketten bei.
Personalproduktivität
Höhere Personalproduktivität mit Business Spend Management
Automatisierte, digitale Prozesse durch BSM senken das Fehlerrisiko und schaffen Raum für strategische Aufgaben. Ein Beispiel ist die automatisierte Rechnungsverarbeitung, bei der Top-Unternehmen bis zu 96,5 % der Rechnungen im ersten Anlauf abgleichen und in nur 10,6 Stunden genehmigen können. Dies verbessert nicht nur die Effizienz der Buchhaltung, sondern fördert auch die Lieferantenbeziehungen. Schnellere Rechnungsabwicklung bedeutet weniger Engpässe auf der Beschaffungsseite und ermöglicht dem Einkauf, sich auf die Pflege von Lieferantenbeziehungen zu konzentrieren.
Risikomanagement
Weniger Risiken durch Business Spend Management
BSM ist auch ein wichtiges Instrument im Risikomanagement. Es trägt zur Einhaltung von Umwelt- und Steuervorschriften bei, prüft Drittparteien im Lieferantenstamm und verhindert betrügerische Zahlungen. Insbesondere ESG-Risiken sind entscheidend, da Verbraucher*innen und Regierungen vermehrt auf transparente Ökobilanzen achten.
Mit BSM-Tools können Unternehmen Lieferanten auf mögliche Verstöße prüfen und verdächtige Aktivitäten in Echtzeit erkennen. Automatisierte Abläufe und voreingestellte Kontrollmechanismen helfen, Fehler, Betrug und überzogene Budgets zu vermeiden. Dies ist entscheidend, um den Ruf des Unternehmens zu schützen, insbesondere bei Investoren.
Finanzplanung
Bessere Finanzplanung dank Business Spend Management
BSM gewährt in Echtzeit einen umfassenden Einblick in alle Ausgabenarten, genehmigte Rechnungen, die allgemeine Liquidität und anstehende Zahlungen. Dies schafft die Transparenz, die Finanz- und Treasury-Abteilungen benötigen. Durch die Anpassung des Budgets an die finanzielle Leistung des Unternehmens können Abteilungen Echtzeitentscheidungen treffen und Engpässe vermeiden. Die Finanzabteilung kann die Liquidität genau überwachen, wodurch das Risiko von Zahlungsverzögerungen und Kreditkosten minimiert wird. Hier findest du außerdem eine Übersicht Finanzplanungs-Tools.
Dank BSM können Finanzteams schneller auf Markttrends reagieren und fundierte Geschäftsentscheidungen treffen. Eine Studie von McKinsey ergab, dass Unternehmen mit einer fortschrittlichen Ausgabenstrategie 20 % mehr EBITDA-Wachstum erzielen als ihre Wettbewerber*innen.
Compliance und Sicherheit
Stärkere Compliance und Sicherheit durch Business-Spend-Management
Die Einhaltung von Vorschriften und die Sicherheit von Finanztransaktionen sind heutzutage von entscheidender Bedeutung. BSM hilft Unternehmen, Compliance-Vorschriften einzuhalten und finanzielle Risiken zu minimieren. Durch die Automatisierung von Prozessen werden menschliche Fehler vermieden, und digitale Aufzeichnungen erleichtern die Überprüfung und Auditierung.
Die Implementierung von BSM trägt auch dazu bei, Informationen sicher zu halten. Mit verschlüsselten Datenübertragungen, mehrstufigen Genehmigungsworkflows und Zugriffsrechten können Unternehmen ihre finanziellen Prozesse schützen. Dies ist besonders wichtig angesichts der steigenden Bedrohungen im Bereich Cyberkriminalität.
Verbesserte Lieferantenbeziehungen
Stärkere Lieferantenbeziehungen dank Business-Spend-Management
Lieferanten sind ein zentraler Bestandteil der Wertschöpfungskette. Die Implementierung von BSM ermöglicht Unternehmen, enger mit Lieferanten zusammenzuarbeiten und die Effizienz der gesamten Lieferkette zu steigern. Durch transparente Prozesse und bessere Planung können Unternehmen rechtzeitig bezahlen und erhalten ihrerseits bessere Konditionen.
Automatisierte Bestellprozesse und schnelle Rechnungsabwicklung verbessern die Lieferantenbeziehungen erheblich. Unternehmen können Lieferantenbewertungen erstellen und ihre Lieferantenbasis optimieren. Dies fördert eine Win-win-Situation, in der sowohl Unternehmen als auch Lieferanten von effizienten und fairen Geschäftspraktiken profitieren.
In der Praxis hat sich gezeigt, dass Unternehmen durch BSM nicht nur Kosten sparen, sondern auch ihre Nachhaltigkeitsziele erreichen können. Dell Technologies hat beispielsweise durch die Einführung von BSM eine CO2-Reduzierung von 33 % pro Dollar Umsatz erzielt. Dies zeigt, dass BSM nicht nur ein Werkzeug zur Kostensenkung ist, sondern auch einen positiven Einfluss auf die Umwelt hat.
Transparenz und Datenanalyse
Mehr Transparenz und Datenanalyse durch Business Spend Management
BSM ist ein datengetriebener Ansatz. Es bietet nicht nur eine transparente Sicht auf alle Ausgaben, sondern ermöglicht auch eine tiefgehende Analyse dieser Daten. Durch fortschrittliche Analysetools können Unternehmen Muster identifizieren, Trends erkennen und fundierte Prognosen treffen. Hier findest du eine Übersicht von Business-Intelligence-Tools, die dir bei der Transparenz in deinem Unternehmen helfen können.
Die Transparenz erstreckt sich über die gesamte Lieferkette. Unternehmen können den gesamten Lebenszyklus von Beschaffung, Produktion bis hin zur Lieferung verfolgen. Dies ermöglicht nicht nur eine effizientere Planung, sondern trägt auch dazu bei, Engpässe und Unterbrechungen zu minimieren.
BSM-Daten sind auch entscheidend für die Kostentransparenz. Unternehmen können genau verstehen, wohin ihre Ausgaben fließen und wo Optimierungsmöglichkeiten bestehen. Dies ist nicht nur wichtig für die Kostenkontrolle, sondern auch für die strategische Ausrichtung des Unternehmens.
Agilität und Anpassungsfähigkeit
Mehr Agilität und Anpassungsfähigkeit durch Business Spend Management
Die Geschäftswelt ist dynamisch und verändert sich ständig. Unternehmen müssen flexibel und agil sein, um erfolgreich zu sein. BSM bietet diese Flexibilität. Durch Automatisierung und Digitalisierung können Unternehmen schnell auf Änderungen reagieren.
Ein Beispiel ist die Anpassung von Budgets. Mit BSM können Unternehmen Budgets basierend auf aktuellen Leistungsdaten flexibel anpassen. Dies ermöglicht eine schnelle Reaktion auf Veränderungen in der Marktdynamik oder unvorhergesehene Ereignisse.
Darüber hinaus ermöglicht BSM auch eine schnellere Integration neuer Lieferanten oder Veränderungen in der Lieferkette. Dies ist entscheidend, um die Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten und Chancen auf dem Markt zu nutzen.
Mitarbeiterzufriedenheit
Höhere Mitarbeiterzufriedenheit durch Business-Spend-Management
BSM beeinflusst nicht nur die Prozesse, sondern auch die Menschen. Automatisierung und Digitalisierung bringen Effizienzgewinne, die dazu beitragen, den Arbeitsalltag zu erleichtern. Die Mitarbeiter*innen müssen sich weniger um manuelle Prozesse kümmern und können sich auf strategische Aufgaben konzentrieren.
Die Automatisierung von Routineaufgaben führt zu weniger Fehlern und weniger Stress. Mitarbeiter*innen können sich darauf verlassen, dass Prozesse reibungslos ablaufen, und haben mehr Zeit für kreative und strategische Aufgaben. Dies trägt zur Mitarbeiterzufriedenheit bei und fördert ein positives Arbeitsumfeld.
Wie kann Business-Spend-Management Unternehmen dabei helfen, Kosten zu senken?
Business-Spend-Management (BSM) ist ein leistungsstarkes Instrument zur effektiven Kontrolle und Senkung von Kosten in Unternehmen. Hier sind einige zentrale Wege, wie BSM dazu beiträgt:
- Automatisierung von Ausgabenprozessen:
BSM ermöglicht die Automatisierung von Routineaufgaben im Ausgabenmanagement. Die manuelle Bearbeitung von Rechnungen, Spesenabrechnungen und anderen Ausgaben wird durch intelligente BSM-Tools ersetzt. Dies führt nicht nur zu Zeitersparnis, sondern reduziert auch Fehlerquellen erheblich.
- Optimierung der Beschaffungsprozesse:
Durch BSM können Unternehmen ihre Beschaffungsprozesse optimieren. Dies umfasst die Suche nach kostengünstigen Lieferanten, Verhandlungen von Verträgen und die Rationalisierung von Bestellvorgängen. Eine bessere Kontrolle über den gesamten Beschaffungszyklus ermöglicht es, Kosten zu minimieren.
- Echtzeit-Überwachung von Ausgaben:
BSM bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Ausgaben in Echtzeit zu überwachen. Durch die zentrale Erfassung aller Ausgaben können Unternehmen genau sehen, wohin ihre Gelder fließen. Diese Transparenz ermöglicht eine präzise Budgetplanung und Identifizierung von Einsparpotenzialen.
- Bessere Verhandlungsposition gegenüber Lieferanten:
Mit fundierten Ausgabendaten aus BSM können Unternehmen eine stärkere Verhandlungsposition gegenüber Lieferanten einnehmen. Sie können Lieferantenbewertungen erstellen, die auf Fakten basieren, und somit bessere Konditionen aushandeln. Dies führt zu direkten Kosteneinsparungen.
- Prävention von Betrug und Missbrauch:
BSM hilft Betrug und Missbrauch zu verhindern, indem es Kontrollmechanismen und Compliance-Regelwerke implementiert. Die automatisierten Prozesse identifizieren Unregelmäßigkeiten und sorgen dafür, dass Ausgaben gemäß den Unternehmensrichtlinien getätigt werden.
- Analyse von Ausgabendaten für strategische Entscheidungen:
Durch die Analyse von Ausgabendaten können Unternehmen fundierte strategische Entscheidungen treffen. BSM ermöglicht die Identifizierung von Trends, das Erkennen von Kostentreibern und die Ausrichtung von Ressourcen auf Bereiche mit dem größten Einfluss auf die Kostenstruktur.
- Integration von Kostentransparenz in alle Geschäftsprozesse:
BSM integriert Kostentransparenz in sämtliche Geschäftsprozesse. Dies ermöglicht es den Entscheidungsträgern, Kostenaspekte in ihre Entscheidungen einzubeziehen und so die Gesamteffizienz des Unternehmens zu steigern.
Welche Arten von Ausgaben können Unternehmen mithilfe von Business-Spend-Management besser kontrollieren?
- Beschaffungsausgaben:
BSM ermöglicht eine effiziente Kontrolle über Beschaffungsausgaben, angefangen bei der Identifikation kostengünstiger Lieferanten bis hin zur Verhandlung von Verträgen und dem Optimieren von Bestellprozessen.
- Betriebskosten:
Durch die Automatisierung von Rechnungsverarbeitung und Ausgabenüberwachung hilft BSM, Betriebskosten im Blick zu behalten und überflüssige Ausgaben zu identifizieren.
- Personalausgaben:
BSM erleichtert die Verwaltung von Personalausgaben, einschließlich Spesenabrechnungen und Reisekosten. Die Automatisierung reduziert Fehler und beschleunigt den Genehmigungsprozess.
- IT-Ausgaben:
Die Verwaltung von IT-Ausgaben, einschließlich Softwarelizenzen und Hardwarebeschaffung, wird durch BSM transparenter. Unternehmen können so ihre IT-Kosten besser kontrollieren.
- Reisekosten:
BSM optimiert den Prozess der Reisekostenabrechnung. Durch automatisierte Workflows und klare Richtlinien werden Reisekosten effizienter kontrolliert und genehmigt.
Wie können Unternehmen ein Ausgabenmanagement in ihre Geschäftsprozesse integrieren?
Die Integration eines effektiven Ausgabenmanagements in die Geschäftsprozesse erfordert eine ganzheitliche Strategie:
- Analyse der aktuellen Prozesse:
Unternehmen sollten ihre bestehenden Ausgabenprozesse analysieren, um Schwachstellen zu identifizieren. Wo gibt es manuelle Prozesse, die automatisiert werden könnten? Welche Bereiche sind anfällig für Fehler?
- Auswahl einer BSM-Lösung:
Die Auswahl einer geeigneten BSM-Software ist entscheidend. Sie sollte den Anforderungen des Unternehmens entsprechen und eine nahtlose Integration in bestehende Systeme ermöglichen.
- Schulung der Mitarbeiter*innen:
Die Einführung von BSM erfordert Schulungen für die Mitarbeiter*innen. Es ist wichtig, dass alle Beteiligten die neuen Prozesse verstehen und effektiv nutzen können.
- Festlegung klarer Richtlinien:
Klare Richtlinien für Ausgaben sollten erstellt und kommuniziert werden. Dies umfasst Budgetgrenzen, Genehmigungsverfahren und Compliance-Vorgaben.
- Automatisierung von Prozessen:
Die Automatisierung von Ausgabenprozessen ist ein Schlüsselelement. Dies reicht von der automatischen Rechnungsverarbeitung bis zur Integration von Ausgabendaten in andere geschäftsrelevante Systeme.
- Regelmäßige Überprüfung und Anpassung:
Geschäftsprozesse und BSM-Lösungen sollten regelmäßig überprüft und an Veränderungen in der Unternehmensstruktur oder Marktbedingungen angepasst werden.
- Kontinuierliche Verbesserung:
Die Implementierung von BSM ist kein einmaliger Prozess. Unternehmen sollten kontinuierlich nach Verbesserungsmöglichkeiten suchen und ihre Ausgabenstrategie entsprechend optimieren.
Insgesamt bietet die Integration von BSM in die Geschäftsprozesse zahlreiche Vorteile für Unternehmen, von Kosteneffizienz bis zu besserer Transparenz und strategischer Ausrichtung.
Welche Tools und Technologien werden für Business-Spend-Management eingesetzt?
Das effektive Business-Spend-Management wird durch den Einsatz moderner Tools und Technologien ermöglicht. Ein herausragendes Beispiel ist Chrome River von Emburse, aber auch andere Tools spielen eine entscheidende Rolle. Hier sind einige relevante Technologien:
- Chrome River von Emburse:
Chrome River ist eine erstklassige Business-Spend-Management-Lösung, die eine umfassende Kontrolle über Ausgabenprozesse bietet. Von der Reisekostenabrechnung bis zur Rechnungsbearbeitung ermöglicht dieses Tool eine effiziente und transparente Verwaltung von Unternehmensausgaben. - Pliant:
Pliant ist eine Plattform für Business-Process-Automation (BPA), die in das Spend-Management integriert werden kann. Diese Technologie ermöglicht die Automatisierung von Geschäftsprozessen, was zu einer Steigerung der Effizienz und Reduzierung von manuellem Aufwand führt. - pleo:
pleo ist eine intelligente Ausgabenmanagement-Plattform, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Ausgaben zu kontrollieren und zu verfolgen. Die Plattform kombiniert Kreditkartenfunktionalitäten mit modernen Ausgabenmanagementfunktionen. - (kostenlose Demo buchen):
Payhawk ist die All-in-One-Spend-Management-Software, die CFOs und Finanzteams bei der Optimierung von Unternehmensbudgets und -ausgaben unterstützt. Sie hilft Teams bei der Kontrolle ihrer Unternehmensausgaben, einschließlich Rechnungen, Rückerstattungen, Karten und mehr. - Spend-Management-Kategorie von OMR Reviews:
OMR Reviews bietet eine Kategorie speziell für Spend Management, in der verschiedene Tools und Lösungen bewertet und verglichen werden. Dies ermöglicht Unternehmen, fundierte Entscheidungen bei der Auswahl ihrer Spend-Management-Software zu treffen.
Welche Anforderungen haben Unternehmen an eine Business-Spend-Management-Software?
1. Benutzerfreundlichkeit
Die Software sollte benutzerfreundlich sein, um eine reibungslose Integration in bestehende Geschäftsprozesse zu gewährleisten. Eine intuitive Benutzeroberfläche erleichtert die Akzeptanz durch die Mitarbeiter.
2. Integration mit bestehenden Systemen
Die Fähigkeit der Software, sich nahtlos in bereits vorhandene Unternehmenssysteme zu integrieren, ist entscheidend. Dies ermöglicht eine durchgängige Datenübertragung und verhindert Datensilos.
3. Automatisierungsfunktionen
Eine effektive Business-Spend-Management-Software, wie z.B. circula
sollte Automatisierungsfunktionen bieten, um manuelle Prozesse zu reduzieren. Dies umfasst die automatische Verarbeitung von Rechnungen, Genehmigungsworkflows und mehr.
4. Compliance und Sicherheit
Die Software muss strenge Compliance-Richtlinien einhalten und gleichzeitig robuste Sicherheitsmechanismen bieten. Dies ist besonders wichtig, um Betrug und Datenmissbrauch zu verhindern.
5. Analytische Funktionen
Analytische Funktionen, wie Ausgabenanalysen und Berichterstattung, sind unerlässlich. Unternehmen benötigen aussagekräftige Daten, um fundierte Entscheidungen treffen und Kosten besser steuern zu können.
Wie können Unternehmen sicherstellen, dass sie die besten Ergebnisse aus ihrem Ausgabenmanagement erzielen?
1. Durchführung einer Bedarfsanalyse
Eine gründliche Analyse der spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens ist der erste Schritt. Dies hilft bei der Auswahl einer Business-Spend-Management-Lösung, die genau auf die Anforderungen zugeschnitten ist.
2. Schulung der Mitarbeiter*innen
Die Mitarbeiter*innen sollten auf die neuen Prozesse und Technologien geschult werden, um sicherzustellen, dass die Software effektiv genutzt wird. Dies fördert die Akzeptanz und Nutzung im gesamten Unternehmen.
3. Regelmäßige Überprüfung und Anpassung
Unternehmen sollten ihre Ausgabenmanagementstrategie regelmäßig überprüfen und an Veränderungen im Unternehmen oder auf dem Markt anpassen. Dies gewährleistet eine kontinuierliche Optimierung.
4. Feedback einholen
Das Einholen von Feedback von Mitarbeiter*innen und Stakeholdern ist entscheidend. Dies ermöglicht es, Schwachstellen zu identifizieren und notwendige Anpassungen vorzunehmen.
Was sind Best Practices für Business-Spend-Management?
- Zentrale Ausgabenkontrolle:
Die Zentralisierung der Ausgabenkontrolle durch den Einsatz von BSM-Tools ermöglicht eine ganzheitliche Sicht auf Unternehmensausgaben.
- Klare Richtlinien und Compliance:
Die Implementierung klarer Ausgabenrichtlinien und die Einhaltung von Compliance-Standards sind grundlegende Best Practices.
- Proaktive Identifizierung von Einsparpotenzialen:
Die regelmäßige Analyse von Ausgabendaten ermöglicht die proaktive Identifizierung von Einsparpotenzialen und die Anpassung von Budgets.
- Ständige Innovation:
Unternehmen sollten ständig nach innovativen Tools und Technologien suchen, um ihre Ausgabenstrategie zu optimieren.
Fazit
Business-Spend-Management ist von entscheidender Bedeutung für Unternehmen, die ihre Ausgaben effizient kontrollieren und optimieren möchten. Durch den Einsatz fortschrittlicher Tools, die Erfüllung spezifischer Anforderungen, die Sicherstellung einer effektiven Nutzung und die Umsetzung bewährter Praktiken können Unternehmen sicherstellen, dass ihr Ausgabenmanagement die besten Ergebnisse erzielt. Dies führt nicht nur zu Kosteneinsparungen, sondern auch zu einer strategischen Ausrichtung der Unternehmensausgaben.
Sebastian Janus ist derzeit CEO und Gründer von nugrow, einer führenden Beratungsagentur, mit Sitz in Bochum, die sich auf strategische und operative Beratung sowie Unterstützung und Führung für Startups, Scale-ups und etablierte Unternehmen spezialisiert hat. In den letzten Jahren begleitete er ebenfalls mehrere Positionen als Interim-CFO, wo er dafür verantwortlich war, über 90 Millionen Euro an Kapital aufzubringen.
