Alles, was du über den Beschaffungsprozess wissen musst
Der Beschaffungsprozess ist entscheidend für den Erfolg deines Unternehmens – wir zeigen dir, wie du ihn optimierst
- Was ist ein Beschaffungsprozess?
- Arten von Beschaffungsprozessen
- Die 5 Phasen im Beschaffungsprozess
- Beschaffungsprozess optimieren: So geht's!
- Fazit: Das solltest du im Beschaffungsprozess beachten
Der Beschaffungsprozess ist ein oft unterschätzter, aber essenzieller Bestandteil jedes Unternehmens. Egal, ob du in einem kleinen Start-up arbeitest oder Teil eines großen Konzerns bist: eine effiziente Beschaffung kann den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg im Spend Management ausmachen. Doch was genau verbirgt sich hinter diesem Begriff, und wie kannst du sicherstellen, dass deine Prozesse nicht nur reibungslos, sondern auch kosteneffizient und zeitsparend ablaufen? In diesem Artikel geben wir dir einen umfassenden Überblick und nützliche Tipps zur Optimierung deiner Beschaffungsstrategien.
Was ist ein Beschaffungsprozess?
Der Beschaffungsprozess umfasst alle Schritte, die notwendig sind, um Materialien, Waren oder Dienstleistungen zu beschaffen, die dein Unternehmen benötigt, um seine operativen Aktivitäten durchzuführen. Er beginnt bei der Bedarfsermittlung und erstreckt sich bis zur Zahlung der Rechnungen. Ein gut strukturierter Beschaffungsprozess ist entscheidend für die Effizienz und Rentabilität deines Unternehmens. Er sorgt dafür, dass du die richtigen Materialien zur richtigen Zeit und zu den besten Konditionen erhältst.
Im Wesentlichen besteht der Beschaffungsprozess aus fünf Hauptphasen: Bedarfsermittlung, Angebots- und Lieferantenauswahl, Bestellvorgang, Wareneingang und Qualitätskontrolle sowie Zahlungsabwicklung. Was diese Phasen im Einzelnen für dich bedeuten, erklären wir weiter unten im Artikel.
Beschaffungsprozess vs. Einkauf – wo liegt der Unterschied?
Auf den ersten Blick mögen die Begriffe Beschaffungsprozess und Einkauf ähnlich sein, doch es gibt wesentliche Unterschiede:
Der Einkauf ist nur ein Teil des gesamten Beschaffungsprozesses und konzentriert sich hauptsächlich auf den Erwerb von Waren und Dienstleistungen. Hierzu gehören Tätigkeiten wie die Auswahl von Lieferant*innen, die Verhandlung von Preisen und Bedingungen sowie die Platzierung von Bestellungen. Häufig kommen hierbei spezialisierte Einkaufssoftwares zum Einsatz.
Der Beschaffungsprozess hingegen ist umfassender. Er schließt den Einkauf ein, geht jedoch darüber hinaus. Er beginnt mit der Bedarfsermittlung, also der Feststellung, was dein Unternehmen genau benötigt. Dazu gehören auch strategische Aufgaben wie die Analyse und Optimierung der gesamten Lieferkette sowie die Sicherstellung der Qualität und pünktlichen Lieferung der Produkte.
Während der Einkauf operativ und transaktionsbasiert ist, hat der Beschaffungsprozess also zusätzlich eine strategische Dimension. Ein optimierter Beschaffungsprozess kann erhebliche Kosteneinsparungen bringen und gleichzeitig die Betriebsabläufe effizienter gestalten.
Arten von Beschaffungsprozessen
Es gibt verschiedene Arten von Beschaffungsprozessen, die je nach Unternehmensbedarf und -strategie zum Einsatz kommen können. Im Folgenden schauen wir uns die Einzelbeschaffung, die Vorratsbeschaffung und die Just-in-Time-Beschaffung genauer an:
Einzelbeschaffung
Die Einzelbeschaffung, auch bedarfsorientierte Beschaffung genannt, erfolgt immer dann, wenn ein konkreter Bedarf vorliegt. Das bedeutet, dass Materialien oder Waren erst dann bestellt werden, wenn sie tatsächlich benötigt werden. Ein Vorteil dieser Methode ist die Minimierung von Lagerkosten, da die Waren nicht auf Vorrat bestellt werden. Dadurch verringert sich das Risiko von Überbeständen und veralteten Produkten. Ein möglicher Nachteil besteht jedoch in den längeren Beschaffungszeiten, die die Produktion beeinträchtigen können, wenn die Lieferzeiten unerwartet lang ausfallen. Außerdem können höhere Kosten pro Bestellung entstehen, da häufig in kleineren Mengen bestellt wird.
Vorratsbeschaffung
Bei der Vorratsbeschaffung werden größere Mengen an Materialien oder Waren im Voraus gekauft und gelagert, um zukünftige Bedarfe zu decken. Diese Art der Beschaffung ist klassisch und weit verbreitet in Unternehmen, die regelmäßig große Mengen an Rohstoffen oder Produkten benötigen. Die Vorratsbeschaffung bietet die Sicherheit und Flexibilität, immer genügend Material auf Lager zu haben. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, von Mengenrabatten und günstigeren Einkaufskonditionen zu profitieren. Allerdings gehen mit dieser Methode hohe Lagerkosten und Kapitalbindung einher. Zudem besteht das Risiko von Überbeständen und Wertverlust durch veraltete Waren.
Just-in-Time-Beschaffung
Die Just-in-Time-Beschaffung (JIT) ist eine Methode, bei der Materialien oder Waren genau dann geliefert werden, wenn sie im Produktionsprozess benötigt werden. Diese Art der Beschaffung erfordert eine enge Zusammenarbeit und exakte Abstimmung mit den Lieferanten. Ein großer Vorteil dieser Methode ist die Minimierung der Lagerhaltungskosten, da fast keine Lagerbestände erforderlich sind. Dies optimiert den Materialfluss und reduziert die Kapitalbindung. Die Methode ist jedoch hoch anfällig für Lieferengpässe oder Transportprobleme, die die gesamte Produktion beeinträchtigen können. Daher ist eine präzise Planung und die Zuverlässigkeit der Lieferanten unabdingbar. Ein anschauliches Beispiel für JIT-Beschaffung findet sich in der Automobilindustrie, wo Teile häufig genau dann angeliefert werden, wenn sie für die Montage benötigt werden.
Die 5 Phasen im Beschaffungsprozess
Der Beschaffungsprozess lässt sich in fünf unterschiedliche Phasen aufteilen – von der Bedarfsermittlung bis zur finalen Zahlungsabwicklung. Was es damit im Einzelnen auf sich hat, schauen wir uns hier einmal genauer an:
Der Beschaffungsprozess kann grob in 5 Phasen eingeteilt werden.
1. Bedarfsermittlung
Die Bedarfsermittlung ist der erste Schritt im Beschaffungsprozess und bildet die Grundlage für alle nachfolgenden Prozessstufen. In diesem Abschnitt wird analysiert, welche Materialien, Waren oder Dienstleistungen dein Unternehmen benötigt. Dies kann durch verschiedene Methoden geschehen, wie zum Beispiel durch die Analyse von Lagerbeständen, Produktionsplänen oder auch durch die direkte Anfrage der einzelnen Abteilungen. Auch die Freigabe des Budgets fällt in diese Phase.
2. Angebots- und Lieferantenauswahl
Sobald der Bedarf ermittelt wurde, beginnt die Phase der Angebots- und Lieferantenauswahl. Hierbei werden potenzielle Lieferant*innen recherchiert, Angebote eingeholt und sorgfältig geprüft. Kriterien wie Preis, Qualität, Lieferzeiten und Zuverlässigkeit spielen hierbei eine wichtige Rolle. Die Auswahl der richtigen Lieferant*innen ist wichtig für die Kosteneffizienz und Qualität der beschafften Waren oder Dienstleistungen. In dieser Phase werden auch Verhandlungen geführt, um die besten Konditionen zu sichern.
3. Bestellvorgang
Nach der Auswahl der Lieferant*innen erfolgt der eigentliche Bestellvorgang. Hierbei werden die Aufträge erteilt und Bestätigungen eingeholt. Dieser Schritt umfasst auch die Erstellung und Übermittlung der Bestelldokumente. Dabei solltest du immer die einzelnen Bestelldaten abgleichen. Oftmals wird dieser Prozess durch spezielle Beschaffungssoftware unterstützt, um die Effizienz zu steigern und Fehler zu minimieren.
4. Wareneingang und Qualitätskontrolle
Sobald die bestellten Waren oder Dienstleistungen eintreffen, beginnt die Phase des Wareneingangs und der Qualitätskontrolle. Hierbei wird überprüft, ob die gelieferten Produkte den vereinbarten Spezifikationen entsprechen und in einwandfreiem Zustand sind. Bei Mängeln oder Abweichungen von den vereinbarten Bedingungen müssen entsprechende Maßnahmen ergriffen werden, wie zum Beispiel Reklamationen oder Rücksendungen.
5. Zahlungsabwicklung
Die letzte Phase im Beschaffungsprozess ist die Zahlungsabwicklung. Nachdem die gelieferten Waren oder Dienstleistungen überprüft und akzeptiert wurden, erfolgt die Zahlung an die Lieferant*innen gemäß den vereinbarten Zahlungsbedingungen. Dieser Schritt umfasst auch die Prüfung und Freigabe von Rechnungen sowie die Durchführung der Zahlung zu den festgelegten Konditionen.
Beschaffungsprozess optimieren: So geht's!
Wie du siehst, gibt es auf dem Weg von der Bedarfsanalyse bis zur bezahlten Ware einiges zu beachten. Eine optimierte Lieferkette ist daher entscheidend für den reibungslosen Betrieb und die Kosteneffizienz deines Unternehmens. Wenn du das Gefühl hast, dass dein Beschaffungsprozess noch nicht ganz rund läuft, könntest du an diesen Punkten ansetzen:
Digitalisierung und Automatisierung: Setze auf moderne Spend Management Software, die den gesamten Prozess vom Bestellwesen über die Lieferantenkommunikation bis hin zur Rechnungsabwicklung digitalisiert. Automatisierte Prozesse reduzieren manuelle Fehler, beschleunigen die Abläufe und entlasten dein Team.
Lieferantenmanagement: Entwickle ein strategisches Lieferantenmanagement. Wähle deine Lieferant*innen sorgfältig aus und pflege kontinuierliche Beziehungen. Regelmäßige Bewertungen und Feedbackgespräche können helfen, die Qualität und Zuverlässigkeit der Lieferant*innen zu verbessern.
Bedarfsplanung: Eine präzise Bedarfsplanung ist das A und O für eine effiziente Beschaffung. Nutze Prognosetools und Analysen, um den zukünftigen Materialbedarf genau zu ermitteln. Eine genaue Bedarfsplanung verhindert Überbestände und Fehlmengen und sorgt für optimale Lagerbestände.
Verhandlung von Konditionen: Verhandeln ist eine Kunst. Nutze dein Verhandlungsgeschick, um bessere Preise, günstigere Zahlungsbedingungen oder Lieferkonditionen zu vereinbaren. Gute Verhandlungen mit Lieferant*innen können erhebliche Kosteneinsparungen und Flexibilität schaffen.
Einkaufskonsolidierung: Bündele deine Bedarfe, um Mengenrabatte und bessere Konditionen zu erhalten. Durch zentrale Beschaffung können du und dein Unternehmen von Skaleneffekten profitieren und die Beschaffungskosten senken.
Qualitätskontrollen: Integriere strikte Qualitätskontrollen in den Beschaffungsprozess. Nur wenn Materialien und Produkte den Mindestanforderungen entsprechen, sollten sie angenommen werden. Qualitätssicherung hilft, Reklamationen zu vermeiden und die Zuverlässigkeit der Lieferant*innen zu erhöhen.
Nachhaltige Beschaffung: Achte vermehrt auf Nachhaltigkeit und ethische Standards bei der Lieferantenauswahl. Dies nicht nur gesellschaftlich relevant, sondern steigert auch das positive Image deines Unternehmens und kann langfristig Kosten durch effizientere Ressourcennutzung senken.
Zahlungsmanagement: Überprüfe und verbessere gegebenenfalls dein Zahlungsmanagement. Frühzahler-Rabatte können genutzt werden, um Kosten zu sparen, und eine effiziente Zahlungsabwicklung stärkt die Beziehung zu deinen Lieferant*innen. Auch die Einführung von Rechnungssoftwares hilft dabei, den Beschaffungsprozess effizienter zu gestalten.
Fazit: Das solltest du im Beschaffungsprozess beachten
Ein effizienter Beschaffungsprozess ist das Rückgrat jedes erfolgreichen Unternehmens. Von der genauen Bedarfsermittlung bis hin zur präzisen Zahlungsabwicklung – jeder Schritt muss sorgfältig durchdacht und optimiert werden. Indem du moderne Technologien einsetzt, deine Lieferant*innen strategisch auswählst und kontinuierlich an der Verbesserung deiner Abläufe arbeitest, kannst du erhebliche Kosteneinsparungen erzielen und die Effizienz steigern.
Vergiss nicht, dass die Qualität nicht nur bei den Produkten, sondern auch in den Prozessen selbst gewährleistet sein muss. Ein gut strukturierter und optimierter Beschaffungsprozess spart dir nicht nur Zeit und Geld, sondern stärkt auch deine Position am Markt und schafft eine solide Basis für nachhaltiges Wachstum.
Nils ist SEO-Texter bei OMR Reviews und darüber hinaus ein echter Content-Suchti. Egal, ob Grafik, Foto, Video oder Audio – wenn es um digitale Medien geht, ist Nils immer ganz vorne mit dabei. Vor seinem Wechsel zu OMR war er fast 5 Jahre lang als Content-Manager und -Creator in einem Immobilienunternehmen tätig und hat zudem eine klassische Ausbildung als Werbetexter.
