Dein Guide zur perfekten Firmenkreditkarte

1. Was ist eine Firmenkreditkarte?
2. So findest du die passende Firmenkreditkarte
3. Typische Herausforderungen im Ausgabenmanagement
4. Schnell und einfach zur Firmenkreditkarte – mit Circula
5. Fazit: So erleichtert dir die richtige Firmenkreditkarte das Ausgabenmanagement

Kannst du dich noch an die letzte Geschäftsreise erinnern, bei der du deine eigene Kreditkarte für jeden kleinen Kauf zücken musstest und dein Finanz-Manager danach in einem Berg von Belegen versunken ist? Oder ist es schon einmal vorgekommen, dass es in deinem Unternehmen zu verspäteten Monatsabschlüssen aufgrund von fehlender Transparenz bei den Zahlungen gekommen ist? Diese Zeiten gehören zum Glück der Vergangenheit an: Firmenkreditkarten sind mittlerweile ein unverzichtbares Werkzeug für moderne Unternehmen geworden, die ihren Mitarbeitenden nicht nur finanzielle Flexibilität, sondern auch effizientes Ausgabenmanagement bieten wollen. In diesem Artikel zeigen wir dir, welche Vorteile Firmenkreditkarten bieten, wie du die richtige Karte für dein Unternehmen auswählst und welche Lösungen besonders empfehlenswert sind.

Was ist eine Firmenkreditkarte?

Im Grunde funktioniert eine Firmenkreditkarte wie eine handelsübliche Kreditkarte, die im privaten Kontext zum Einsatz kommt – mit dem Unterschied, dass sie speziell für geschäftliche Ausgaben konzipiert ist. Die Abrechnung erfolgt über ein vom Unternehmen hinterlegtes Firmenkonto, von dem – in der Regel einmal monatlich – die Beträge abgebucht werden. Für Unternehmen und Mitarbeiter*innen bringt eine Firmenkreditkarte mehrere Vorteile mit sich:

Vorteile von Firmenkreditkarten

• Liquidität für größere Beträge: Wenn dein Unternehmen häufig Geschäftsreisen organisiert oder größere Anschaffungen tätigt, wirst du die finanzielle Flexibilität einer Firmenkreditkarte zu schätzen wissen. Ob Hotelbuchungen, Mietwagen oder Flugtickets – mit einer Firmenkreditkarte sind diese Ausgaben ein Kinderspiel.

• Flexibilität für Mitarbeitende ohne Vorkasse: Deine Mitarbeitenden können geschäftliche Ausgaben tätigen, ohne in Vorleistung gehen zu müssen. Das erleichtert nicht nur deren Alltag, sondern verhindert auch finanzielle Engpässe, besonders wenn sie viel unterwegs sind. Zudem leistest du so einen wertvollen Beitrag zur Mitarbeiterzufriedenheit, schließlich müssen deine Mitarbeitenden nicht ständig ihr eigenes Geld vorstrecken.

• Akzeptanz bei Händlern weltweit: Firmenkreditkarten werden weltweit an Millionen von Akzeptanzstellen angenommen. Das mindert nicht nur den Stress bei geschäftlichen Zahlungen, sondern sorgt auch für ein einheitliches Zahlungssystem innerhalb deines Unternehmens.

Firmenkreditkarten gibt es inzwischen auch digital – zum Beispiel vom Anbieter Circula.

Unterschied: Kreditkarte vs. Debitkarte

Übrigens: Im allgemeinen Sprachgebrauch werden Debitkarten und Kreditkarten manchmal synonym verwendet. Tatsächlich unterscheiden sie sich jedoch: Während eine Firmen-Debitkarte sofortige Abbuchungen vom Bankkonto erlaubt, bietet eine Kreditkarte einen Kreditrahmen. Das bedeutet, dass Ausgaben gebündelt und erst zu einem festgelegten Zeitpunkt abgerechnet werden. Das verringert den Verwaltungsaufwand und vereinfacht folglich deine Buchhaltung. Darüber hinaus besitzen Kreditkarten eine höhere Akzeptanz, weshalb sie weltweit häufig das bessere Zahlungsmittel in Hotels, bei Mietwagenfirmen und Co. sind.

So findest du die passende Firmenkreditkarte

Die Auswahl der richtigen Firmenkreditkarte kostet Zeit, aber es lohnt sich, hier genau hinzuschauen. Schließlich möchtest du eine Lösung finden, die sowohl zu deinen geschäftlichen Anforderungen als auch zu den Bedürfnissen deiner Mitarbeitenden passt.

Auf folgende Kriterien solltest du bei deiner Auswahl achten:

Funktionen und Integrationsmöglichkeiten

Die Firmenkreditkarte sollte sich nahtlos in die Abrechnungs-Infrastruktur deines Unternehmens integrieren lassen. Heißt konkret: Schau, inwieweit die Funktionen und Abrechnung mit deinem ERP-System, der Buchhaltungssoftware etc. kompatibel sind. Das spart am Ende nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für eine fehlerfreie Buchführung.

Ebenfalls von Interesse ist die Frage, ob sich Transaktionen in Echtzeit nachvollziehen lassen. Das könnte beispielsweise wichtig sein, wenn du einen schnellen Überblick über Ausgaben und eventuelle Unregelmäßigkeiten haben möchtest.

Kosten und Gebühren

Niemand mag versteckte Kosten. Das gilt für die private Kreditkarte ebenso wie für die Firmenkreditkarte. Schau deshalb genau hin, wie die Gebührenstruktur aufgebaut ist.

Sicherheit und Compliance

Die Sicherheit deiner finanziellen Daten ist von größter Bedeutung. Achte darauf, dass die Firmenkreditkarte alle relevanten Zertifizierungen aufweist und gesetzliche Regelungen wie die DSGVO und GoBD für das Belegmanagement erfüllt. Diese garantieren, dass die Karte den höchsten Sicherheitsstandards entspricht.

Flexibilität

Die Flexibilität deiner Firmenkreditkarte ist ein weiterer wichtiger Faktor. So solltest du beispielsweise darauf achten, ob neben der physischen auch eine virtuelle Karte für die Ausgaben deiner Mitarbeitenden angeboten wird.

Benutzerfreundlichkeit

Klar, wie man eine Kreditkarte einsetzt, dürfte jede*r wissen. Aber wie sieht es darüber hinaus mit der Kartenverwaltung aus? Lässt sich die Karte im Notfall schnell und unkompliziert sperren oder der Kreditrahmen ändern? Das sind Aspekte, die du vorher in Erfahrung bringen solltest.

Typische Herausforderungen im Ausgabenmanagement

Auch wenn Firmenkreditkarten eine Vielzahl von Vorteilen bieten, gibt es dennoch einige Herausforderungen im Ausgabenmanagement, die du beachten solltest. Dies sind typische Pain Points, die viele Unternehmen regelmäßig beschäftigen:

Beleg-Chaos

Eines der größten Probleme ist das Beleg-Chaos. Belege und Kassenzettel müssen gescannt und den entsprechenden Transaktionen zugeordnet werden. Das führt oft zu einem Durcheinander und es besteht die Gefahr, dass wichtige Nachweise verloren gehen. Noch aufwändiger wird es, wenn Belege wiedergefunden und nachträglich zugeordnet werden müssen – ein echter Zeitfresser.

Compliance

Dazu zählt nicht nur die DSGVO. Besonders die Einhaltung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) ist wichtig. Diese regeln nämlich, wie lange und in welcher Form du Belege fürs Finanzamt aufbewahren musst. Bei Nichteinhaltung drohen dir im schlimmsten Fall rechtliche Konsequenzen.

Manuelle Prozesse

Der manuelle Aufwand bei der Bearbeitung von Monatsabschlüssen ist enorm. Jede einzelne Transaktion muss überprüft und in die Buchhaltung aufgenommen werden. Dieser Prozess ist nicht nur zeitintensiv, sondern auch fehleranfällig.

Langsame Kreditkartenausstellung

Ein weiterer Pain Point ist die oft langsame Kreditkartenausstellung. Die Zustellung per Post kann Tage oder sogar Wochen dauern. In dieser Zeit können wichtige Zahlungen nicht durchgeführt werden, was besonders in dringenden Fällen ärgerlich ist.

Schwierige Integration

Die nahtlose Anbindung an Buchhaltungsprogramme wie DATEV ist ein Muss, aber oft leichter gesagt als getan. Für die Integration gibt es technische Voraussetzungen, zudem ist sie oft komplex. Ohne eine gut funktionierende Verzahnung mit deinen bestehenden Systemen ist die Nutzung der Firmenkreditkarte allerdings nur halb so effizient.

Fehlende Transparenz

Fehlende Transparenz ist ein ernstzunehmendes Problem. Ohne eine klare Übersicht über alle Ausgaben verlierst du schnell den Überblick. Papierchaos und intransparente Buchungen machen es nahezu unmöglich, die Finanzen deines Unternehmens effizient zu verwalten. Ein jederzeit zugänglicher, digitaler Überblick ist daher essenziell.

Du siehst also: Auf dem Weg zur perfekten Firmenkreditkarte musst du viele Herausforderungen meistern. Doch keine Sorge: Im Folgenden zeigen wir dir mit Circula einen Anbieter, mit dem du schnell und einfach Kreditkarten für dein Unternehmen bekommst.

Schnell und einfach zur Firmenkreditkarte – mit Circula

Circula ist ein Anbieter von Lösungen für das Management von Mitarbeiterausgaben aller Art – von Reisekosten und Spesen bis hin zu Firmenkreditkarten und Mitarbeiter-Benefits. Erklärtes Ziel ist es, die Finanz- und Lohnbuchhaltung zu vereinfachen und die Rechtskonformität durch intelligente Automatisierungen sicherzustellen. Mit Circula können sich deine Mitarbeitenden auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren, anstatt sich mit administrativen Aufgaben herumzuschlagen. Inzwischen nutzen mehr als 150.000 Beschäftigte die Lösungen des Anbieters.

circula auf OMR Reviews

Features und Vorteile von Circula

• Hohe Kredit- und Transaktionslimits: Mit Circula kannst du Ausgaben bis zu 750.000 € problemlos abwickeln.

• Vielseitige Kartenoptionen: Du hast die Wahl zwischen physischen und digitalen Kreditkarten sowie Einmalzahlungen.

• 100 % Compliance-konform: Dank der VISA-Sicherheitsstandards erfüllt jede Firmenkreditkarte von ircula alle gängigen Vorschriften.

• Einfaches Management: Du kannst Karten selbstständig anlegen, Limits definieren und sofort ausgeben – ganz ohne komplizierte Prozesse.

• Gebührenfrei: Du kannst alle Transaktionen bequem auf deinem Smartphone einsehen.

• Bequeme Zahlungsmethoden: Bezahle einfach und sicher online und mobil mit Payment Methods wie Google Pay™. Das funktioniert sowohl in Apps als auch auf Webseiten und in Millionen von Geschäften weltweit.

• Schnellere Monatsabschlüsse: Mit effizienten und automatisierten Workflows kannst du den Prozess der Monatsabschlüsse erheblich beschleunigen und so bis zu 80 % Zeit beim Expense-Management einsparen.

Mit Circula hast du alle Firmenkreditkarten und Transaktionen im Blick – auf dem Desktop und mobil.

Fazit: So erleichtert dir die richtige Firmenkreditkarte das Ausgabenmanagement

Du siehst also: Firmenkreditkarten sind nicht nur komfortable Zahlungsmittel, sondern auch essenzielle Werkzeuge zur Optimierung des Expense-Managements deines Unternehmens. Sie bieten finanzielle Flexibilität, erleichtern die Ausgabenverwaltung und fördern die Transparenz. Darüber hinaus leisten Sie einen nicht zu unterschätzenden Beitrag zur Mitarbeiterzufriedenheit.

Wenn du dein Finanzmanagement effizienter und mitarbeiterfreundlicher gestalten möchtest, dann informiere dich über digitale Lösungen wie Circula. Mit Circulas smarten Firmenkreditkarten und automatisierten Workflows kannst du den Weg für eine zukunftsorientierte und stressfreie Finanzverwaltung ebnen. Mehr Informationen findest du beim Anbieter oder auf der Produktseite von Circula und auf OMR Reviews.