Reisekosten-Software: 6 Tools für die smarte Spesenabrechnung auf Reisen
Marvin Erdner20.2.2026
Die 6 besten Reisekostenabrechnungs-Softwares für effizientes Spesen-Management
Inhalt
- Was macht Software für Reisekosten heute unverzichtbar?
- Die Kernfunktionen einer guten Reisekostenabrechnung-Software
- Unsere Top 6 Software-Anbieter im Vergleich
- So findest du die passende digitale Reisekostenabrechnung für dein Team
- Fazit: Spesenabrechnung, die Freude macht
Kennst du das? Nach einer Dienstreise quillt der Schreibtisch über vor Belegen, die Spesenabrechnung ist ein ewiger Papierkrieg und deine Excel-Tabellen werden immer länger. Manuelle Reisekostenabrechnungen sind zeitraubend, fehleranfällig und nerven sowohl dich als auch deine Mitarbeiter*innen und die Buchhaltung.
Moderne Reisekosten-Software ist dein digitaler Helfer, um diesen Prozess zu revolutionieren. Sie automatisiert die Belegerfassung, berechnet Pauschalen korrekt und sorgt für eine reibungslose Genehmigung.
In diesem Artikel erfährst du, was eine gute digitale Reisekostenabrechnung ausmacht, welche Reisekosten-Software die wichtigsten Funktionen bietet und wie du die passende für dein Unternehmen finden kannst. Dein Weg zur effizienten Spesenabrechnung beginnt genau jetzt.
Das Wichtigste in Kürze
- Reisekosten-Software automatisiert den gesamten Prozess der Spesen- und Kostenabrechnung – von der Belegerfassung bis zur Buchung.
- Wichtige Funktionen umfassen außerdem die automatische Pauschalenberechnung, Genehmigungsworkflows und mögliche Integrationen zu Buchhaltungssystemen.
- Dieser Artikel stellt dir führende Reisekostenabrechnung-Systeme wie SAP Concur, Lanes & Planes, Circula, N2F, Lexware, TravelPerk, Rydoo, Pleo und Payhawk vor.
Was macht Software für Reisekosten heute unverzichtbar?
Eine Reisekosten-Software ist eine digitale Lösung, die den gesamten Prozess der Abrechnung von geschäftlichen Ausgaben und Reisen automatisiert und vereinfacht. Was früher Zettelwirtschaft und endlose Excel-Listen bedeutete, wird heute effizient in einer Anwendung gemanagt.
Die Digitalisierung der Reisekostenabrechnung ist ein Muss für jedes Unternehmen, das Zeit und Nerven sparen und gleichzeitig rechtlich auf der sicheren Seite sein möchte. Viele Gründe sprechen mittlerweile dafür, eine Reisekostenabrechnung-Software für Geschäftsreisen einzusetzen:
- Effizienz: Manuelle Prozesse sind langsam. Digitale Lösungen beschleunigen die Erfassung, Genehmigung und Erstattung von Spesen erheblich.
- Compliance und Rechtssicherheit: Die korrekte Anwendung von Pauschalen, Mehrwertsteuersätzen und steuerlichen Vorschriften ist komplex, wenn du nicht gerade Expert*in bist. Die Software stellt sicher, dass alle Abrechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
- Transparenz sowie Kostenkontrolle: Mit einer Reisekosten-App behältst du jederzeit den Überblick über alle Ausgaben (deines Teams). Berichte helfen, das Budgeting zu überwachen und Einsparpotenziale zu identifizieren.
- Mitarbeiterzufriedenheit: Das lästige Sammeln und Eintragen von Belegen entfällt. Mitarbeiter*innen können Spesen schnell einreichen und erhalten ihr Geld zügig zurück, was die Motivation erhöht.
- Fehlerreduzierung: Automatische Berechnungen und Plausibilitätsprüfungen minimieren menschliche Fehler, die bei der manuellen Abrechnung mitunter vorkommen können.
Die Kernfunktionen einer guten Reisekostenabrechnung-Software
Damit ein geeigneter Software-Anbieter deinen Alltag wirklich erleichtert, sollte er bestimmte Kernfunktionen bieten. Achte bei der Auswahl einer Reisekosten-Software auf folgende Punkte:
- Funktionen und Features
Das Herzstück der Belegerfassung erlaubt, Rechnungen und Quittungen einfach mit der Smartphone-Kamera zu scannen oder per E-Mail zu importieren. Eine OCR-Texterkennung liest dabei die Daten automatisch aus. Die Software sollte in der Lage sein, Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen (Inland und Ausland), Fahrtkosten und die korrekte Mehrwertsteuer automatisch zu berechnen. Ausgaben lassen sich digital einreichen und von Vorgesetzten oder der Finanzabteilung mit wenigen Klicks freigeben. Das beschleunigt den Prozess und macht ihn transparent.
- Usability
Neben einer einfachen und intuitiven Benutzeroberfläche sollten Mitarbeiter*innen Spesen und Belege auch von unterwegs erfassen und einreichen können. Eine mobile App mit allen Funktionalitäten ist hierbei entscheidend. Umfangreiche Berichtsfunktionen (Reports und Analyse) geben dir des Weiteren Einblicke in Ausgabenmuster, helfen bei der Kostenkontrolle und ermöglichen die Identifikation von Optimierungspotenzialen.
- Arbeitsweise
Eine nahtlose Anbindung an gängige Buchhaltungsprogramme ist essenziell für den reibungslosen Datenexport. Auch CRM- oder HR-Systeme können idealerweise integriert werden. Dabei muss die Software eine revisionssichere und steuerkonforme Archivierung (Compliance) aller Belege und Daten gewährleisten und es ermöglichen, firmenspezifische Reisekostenrichtlinien zu hinterlegen, um für die Einhaltung zu sorgen.
Reisekosten-Software kann mehreren anderen Kategorien im Bereich Finance angehören.
Auf der Suche nach einem Tool, das die User wirklich lieben? Im „Best-of“ erstellen wir basierend auf dem OMR Score eine Bestenliste und vergleichen Top-Tools einer Kategorie für dich.
Unsere Top 6 Software-Anbieter im Vergleich
| Tool-Name | Preis pro Monat | Testversion | Geeignet für |
| Circula | Ab 9,00 € | Ja (14 Monate) | Unternehmen zur digitalen Automatisierung von Abrechnungsprozessen |
| Qonto | Ab 9,00 € | Ja (29 Tage) | KMU, Gründer*innen und Selbstständige |
| SAP Concur | Auf Anfrage | Nein | Unternehmen mit Fokus auf kombiniertes Reise- und Spesenmanagement |
| Pleo | Auf Anfrage | Ja | KMU, die ihre Ausgabenverwaltung modernisieren wollen |
| Holvi | Ab 4,50 € | Ja | Freelancer, Selbstständige und kleine Unternehmen |
| finway | Ab 199,00 € | Nein | KMU mit Bedarf an automatisierten Kreditorenprozessen |
Die Auswahl der Tools basiert auf unserem OMR Score. Das Ranking wird anhand der durchschnittlichen Bewertung und deren Anzahl bis zu einem bestimmten Zeitpunkt ermittelt. Je mehr positive Stimmen, desto besser spiegelt das Ergebnis die allgemeine Zufriedenheit wider. Dieser Score soll dir bei der Entscheidungsfindung helfen.
1. Circula
Circula ist eine KI-gestützte All-in-One-Plattform für das Reisekosten-, Spesen- und Ausgabenmanagement, die speziell auf den deutschen Markt zugeschnitten ist. Die Software automatisiert Abrechnungsprozesse durch intelligente Beleglesung und bietet direkte Schnittstellen zu gängigen Buchhaltungssystemen wie DATEV.
Features:
- KI-gestützte Digitalisierung von Belegen mittels OCR-Technologie
- Automatisierte Berechnung von Pauschalen und Verpflegungsmehraufwänden
- Integrierte Firmenkreditkarten für nahtloses Ausgabenmanagement
- Mobile App für die Belegerfassung in Echtzeit von unterwegs
- Direkte Schnittstellen zur DATEV-Finanzbuchhaltung
Geeignet für: Unternehmen, die ihre Abrechnungsprozesse digitalisieren, automatisieren und rechtssicher gestalten wollen.
Circula Preise: Die Preise starten bei 9,00 € pro Lizenz im Monat für das Starter-Paket, während das Professional-Paket ab 14,00 € pro Monat verfügbar ist. Individuelle Anpassungen gibt es im Professional Plus-Paket auf Anfrage.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
| Stärken | Potenziale |
| Intuitive Nutzeroberfläche und klare Struktur | Fehlende Kommentarfunktion zu einzelnen Einreichungen |
| Hohe Transparenz über den Status eingereichter Rechnungen | Erkennungswerte der OCR müssen teilweise manuell korrigiert werden |
| Enorme Zeitersparnis durch automatische Datenübernahme | Keine direkten Erinnerungen an Freigabeberechtigte möglich |
Die klare Struktur gefällt mir besonders, weil sie alle Funktionen logisch ordnet und mir ermöglicht, Aufgaben ohne Umwege zu erledigen. - Steffen, Verivox GmbH
2. Qonto
Qonto ist eine europäische Businessfinanzlösung, die ein Online-Geschäftskonto mit integrierten Tools für das Ausgabenmanagement kombiniert. Die Plattform ermöglicht KMU und Selbstständigen die einfache Verwaltung von Firmenkarten, Belegen und Buchhaltungsprozessen in einer zentralen Anwendung.
Features:
- Digitale Belegerfassung und automatische Zuweisung zu Transaktionen
- Ausgabe physischer und virtueller Mastercard-Firmenkarten
- Integrationen mit Partnern wie DATEV und lexoffice für die Buchhaltung
- Erstellung und Verwaltung von elektronischen Kundenrechnungen
- Echtzeit-Überweisungen und Lastschriften für schnellen Zahlungsverkehr
Geeignet für: KMU, Gründer*innen und Selbstständige, die Banking und Finanzmanagement in einem Tool bündeln möchten.
Qonto Preise: Die Tarife für Selbstständige beginnen bei 9,00 € monatlich (Basic). Für Teams in KMU liegen die Preise zwischen 49,00 € (Essential) und 199,00 € (Enterprise) pro Monat.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
| Stärken | Potenziale |
| Sehr benutzerfreundliche Web- und App-Oberfläche | Zusätzliche Kosten für viele erweiterte Funktionen |
| Effiziente Automatisierung von Beleg- und Buchhaltungsprozessen | Kundensupport teilweise schwer erreichbar oder anonym |
| Hilfreiche Integrationen mit gängiger Buchhaltungssoftware | Fehlende Möglichkeit für Bareinzahlungen |
Die Kombination aus Klarheit, Struktur und Geschwindigkeit. Alles ist intuitiv, durchdacht und wirkt wie für Unternehmer gemacht, die Wert auf Effizienz und Übersicht legen. - Christian, Team und Leadership Consulting UG
3. SAP Concur
SAP Concur bietet eine umfassende Cloud-Lösung zur Automatisierung von Reisemanagement und Reisekostenabrechnung für Unternehmen. Die Plattform verknüpft Buchungsvorgänge für Flüge, Hotels und Bahnfahrten direkt mit dem Spesenprozess und sorgt für eine automatisierte Einhaltung der Reiserichtlinien.
Features:
- Digitale Belegerfassung per mobiler App inklusive automatischer Auslesung
- Integrierte Reisebuchung (Flug, Hotel, Bahn) unter Richtlinienprüfung
- Automatisierte Workflows für Genehmigung und Erstattung von Ausgaben
- Nahtlose Anbindung an bestehende SAP-Systeme (ERP, HCM)
- Detaillierte Berichte und Analysen zur Kostenkontrolle in Echtzeit
Geeignet für: Größere Unternehmen, die einen weltweit verfügbaren und hochgradig integrierten Prozess für Reise- und Spesenkosten benötigen.
SAP Concur Preise: Der Anbieter kommuniziert keine öffentlichen Preisinformationen; Kosten sind auf Anfrage für das jeweilige Unternehmen erhältlich.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
| Stärken | Potenziale |
| Starke mobile App für die Belegerfassung unterwegs | Desktop-Benutzeroberfläche wirkt oft komplex und unintuitiv |
| Umfassende Automatisierung des gesamten Reisekostenprozesses | Lange Ladezeiten und teilweise verzögerte Synchronisation |
| Exzellente Transparenz und Einhaltung von Unternehmensrichtlinien | Bahnreisen lassen sich nicht flexibel mit anderen Reisearten kombinieren |
Am besten gefällt mir an SAP Concur die nahtlose Automatisierung von Reise- und Spesenprozessen: Belege können einfach per App gescannt und automatisch ausgelesen werden, Kreditkarten- und Reisedaten fließen direkt in die Abrechnung, und durch intelligente Richtlinienprüfung sowie transparente Echtzeit-Übersichten behalten Mitarbeitende und Finanzteams jederzeit Kontrolle und Übersicht über Kosten und Freigaben. - Anastasia, Sartorius
4. Pleo
Pleo ist ein smartes Ausgabenmanagementsystem, das Unternehmen durch Firmenkarten und automatisierte Abrechnungen bei der Modernisierung ihrer Buchhaltung unterstützt. Mitarbeiter*innen erhalten eigene Karten, während die Finanzabteilung volle Transparenz und Kontrolle über alle Ausgaben in Echtzeit behält.
Features:
- Ausgabe von physischen und virtuellen Smart-Firmenkarten
- Automatisierte Reisekostenabrechnung und Belegfinder-Funktion
- Echtzeit-Tracking aller Ausgaben inklusive individueller Limits
- Direkte Erstattung von Barauslagen und Kilometerpauschalen
- Nahtlose Integration in Buchhaltungssoftware wie DATEV
Geeignet für: Kleine und mittelständische Unternehmen, die das Beleg-Chaos beenden und ihren Mitarbeitenden mehr Autonomie geben möchten.
Pleo Preise: Pleo bietet eine kostenlose Starter-Version für bis zu 3 Nutzer*innen an. Die umfangreicheren Tarife Essential und Advanced sind auf Anfrage beim Anbieter erhältlich.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
| Stärken | Potenziale |
| Extrem einfache Einrichtung und Bedienbarkeit der App | Gelegentliche technische Fehler innerhalb der mobilen Anwendung |
| Vollständige Transparenz und Kontrolle über Budgets in Echtzeit | Support-Reaktionszeiten werden teilweise als langsam empfunden |
| Deutliche Reduzierung des administrativen Aufwands für alle | Kein echtes Kreditlimit möglich, da das System auf Guthaben basiert |
Alles fängt schon bei der Lieferung der Karte an. In wirklich sehr wenigen Schritten und einer einfachen Erklärung ist die Karte aktiviert und die Anwender-Applikation auf dem Handy installiert. - Patric, Fairplay Towage Group
5. Holvi
Holvi kombiniert ein klassisches Geschäftskonto mit praktischen Buchhaltungs- und Rechnungs-Tools für Selbstständige. Nutzer*innen können ihre Finanzen durch mehrere Unterkonten strukturieren, Belege direkt per App speichern und Rechnungen erstellen, die automatisch mit Zahlungseingängen abgeglichen werden.
Features:
- Geschäftskonto mit deutscher IBAN und bis zu 10 Unterkonten
- Integrierte Rechnungsstellung inklusive E-Rechnungs-Funktion
- Digitale Belegerfassung per Foto direkt in der Banking-App
- Unterstützung von Apple Pay und Google Pay für alle Karten
- Direkte Schnittstellen zu DATEV und Lexware Office
Geeignet für: Freelancer, Selbstständige und KMU, die Banking und vorbereitende Buchhaltung an einem Ort erledigen wollen.
Holvi Preise: Das Konto Holvi Flex ist kostenlos (Pay-as-you-go). Die monatlichen Abos starten bei 4,50 € (Lite) bis hin zu 59,00 € für das Business-Paket für GmbHs und UGs.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
| Stärken | Potenziale |
| Sehr intuitive und moderne Benutzeroberfläche | Überweisungen in Fremdwährungen sind derzeit nicht möglich |
| Kombination aus Banking, Rechnungen und Buchhaltung spart Zeit | Eingeschränkte Filterfunktionen bei den Transaktionen |
| Schnelle und unkomplizierte Einrichtung des Kontos | Fehlende Optionen für Dispokredite oder Finanzierungen |
Besonders schätze ich die einfache und intuitive Benutzeroberfläche – sowohl in der Webversion als auch in der App. Die Kontoeröffnung war schnell und unkompliziert, ohne den Papierkram, den viele traditionelle Banken verlangen. - Johannes, Musiker & Marketing Manager
6. finway
finway ist eine zentrale Plattform für KMU, um sämtliche Kreditorenprozesse von der Rechnungsverarbeitung bis zur Zahlung digital abzubilden. Die Software bietet flexible Freigabe-Workflows, Reisekostenmanagement und physische sowie virtuelle Mastercard-Firmenkarten für eine effektive Budgetkontrolle.
Features:
- Automatisierte Rechnungsverarbeitung inklusive OCR-Erkennung
- Flexible, mehrstufige Freigabe-Workflows für Ausgaben
- Reisekostenmanagement und Erstattung von Auslagen mit wenigen Klicks
- Ausgabe von unbegrenzten virtuellen Karten für Team-Abos
- Direkte Anbindung an DATEV für einen fehlerfreien Monatsabschluss
Geeignet für: KMU, die ihre vorbereitenden kreditorischen Buchhaltungsprozesse zentralisieren und digitalisieren möchten.
finway Preise: Die Preise für finway beginnen bei 199,00 € pro Monat für das Essential-Paket. Das Professional-Paket mit erweitertem Reisekostenmanagement startet bei 279,00 € monatlich.
Das sagen OMR Reviews Bewertungen:
| Stärken | Potenziale |
| Hochgradig flexible und transparente Freigabe-Workflows | Funktionsumfang der mobilen App ist noch sehr eingeschränkt |
| Exzellenter Kundensupport und schnelle Weiterentwicklung | Reporting-Funktionen bieten noch Raum für Verbesserungen |
| Zentrale Übersicht über alle Kreditoren und Budgets | Für internationale Gesellschaften nur bedingt geeignet |
Finway ist für uns die All-in-one-Lösung im Finanzbereich. Die virtuellen Kreditkarten erlauben uns eine transparente Kostenkontrolle und sind genau so einfach in der Benutzung, wie wir es uns erhofft hatten. - Elke, Steadybit GmbH
Dein Tool ist noch nicht bei OMR Reviews gelistet? Das kannst du deine Anfrage hier einreichen.
Empfehlenswerte Travel-Management-Systeme
Auf unserer Vergleichsplattform OMR Reviews findest du weitere empfehlenswerte Travel-Management-Systeme. Dort haben wir über 20 Travel-Management-Tools für kleine und mittlere Unternehmen, Start-Ups und Großkonzerne gelistet, die dich in allen Bereichen des Reisemanagements unterstützen. Also schau vorbei und vergleiche die Softwares mithilfe der authentischen und verifizierten Nutzerbewertungen:
So findest du die passende digitale Reisekostenabrechnung für dein Team
Die Auswahl der besten Reisekosten-Software hängt stark von den individuellen Bedürfnissen deines Unternehmens ab. Berücksichtige bei deiner Entscheidung folgende Punkte:
- Unternehmensgröße und Komplexität: Bist du ein kleines Start-up mit gelegentlichen Spesen oder ein international agierender Konzern mit vielen Reisenden und komplexen Richtlinien? Manche Tools sind für KMU optimiert, andere bieten eher Enterprise-Lösungen.
- Budget: Die Kostenmodelle variieren stark – von kostenlosen Basisversionen bis zu monatlichen Gebühren pro Nutzer*in oder pro Abrechnung.
- Bestehende Systeme: Wie gut lässt sich die neue Reisekostenabrechnung in deine bereits genutzten Buchhaltungs-, ERP- oder HR-Systeme integrieren? Bietet der bestehende Tech Stack sogar schon die Funktion?
- Gewünschter Automatisierungsgrad: Möchtest du nur Belege digitalisieren oder den gesamten Prozess von der Buchung bis zur Erstattung voll automatisieren?
- Internationale Reisen: Falls deine Mitarbeiter*innen viel im Ausland unterwegs sind, achte auf Unterstützung für Fremdwährungen, internationale Pauschalen und Mehrwertsteuer-Rückerstattung.
- Benutzerfreundlichkeit: Eine intuitive Reisekosten-App ist entscheidend für eine hohe Akzeptanz bei den Mitarbeiter*innen.
Lesetipp: Zum Thema Geschäftsreisen hat das HR-Tool HRworks einen KMU-Report erstellt und veröffentlicht.
Fazit: Spesenabrechnung, die Freude macht
Vorbei sind die Zeiten von Zettelbergen und Excel-Tabellen! Moderne Reisekosten-Software ist der Profi für dein Spesenmanagement von unterwegs. Sie spart nicht nur wertvolle Zeit und minimiert Fehler, sondern sorgt auch für volle Compliance und mehr Transparenz hinsichtlich deiner Ausgaben.
Nimm dir die Zeit, die verschiedenen Anbieter zu vergleichen und nutze, wenn möglich, kostenlose Testphasen. Lies dazu auch Bewertungen auf Plattformen wie OMR Reviews, um praktische Erfahrungen anderer Nutzer*innen zu berücksichtigen.
Indem du die passende digitale Reisekostenabrechnung implementierst, entlastest du deine Mitarbeiter*innen, deine Buchhaltung und dich selbst. Mach die Spesenabrechnung zu einem schlanken, effizienten Prozess, der sogar etwas Freude bereitet – und verschaffe deinem Unternehmen einen klaren Wettbewerbsvorteil!
Disclaimer: Alle Preise und Features basieren auf öffentlich verfügbaren Informationen aus den jeweiligen Produktseiten (Stand: Februar 2026). Änderungen durch die Anbieter*innen sind möglich.
