Reisekosten-Software: Tools für die smarte Spesenabrechnung auf Reisen
Die beste Reisekostenabrechnungs-Software für effizientes Spesen-Management
- Was macht Software für Reisekosten heute unverzichtbar?
- Die Kernfunktionen einer guten Reisekostenabrechnung-Software
- Empfehlenswerte Software-Anbieter im Vergleich
- Vergleichstabelle: Finde die beste Spesensoftware für deine Dienstreisen
- So findest du die passende digitale Reisekostenabrechnung für dein Team
- Fazit: Spesenabrechnung, die Freude macht
Kennst du das? Nach einer Dienstreise quillt der Schreibtisch über vor Belegen, die Spesenabrechnung ist ein ewiger Papierkrieg und deine Excel-Tabellen werden immer länger. Manuelle Reisekostenabrechnungen sind zeitraubend, fehleranfällig und nerven sowohl dich als auch deine Mitarbeiter*innen und die Buchhaltung.
Moderne Reisekosten-Software ist dein digitaler Helfer, um diesen Prozess zu revolutionieren. Sie automatisiert die Belegerfassung, berechnet Pauschalen korrekt und sorgt für eine reibungslose Genehmigung.
In diesem Artikel erfährst du, was eine gute digitale Reisekostenabrechnung ausmacht, welche Reisekosten-Software die wichtigsten Funktionen bietet und wie du die passende für dein Unternehmen finden kannst. Dein Weg zur effizienten Spesenabrechnung beginnt genau jetzt.
Das Wichtigste in Kürze
- Reisekosten-Software automatisiert den gesamten Prozess der Spesen- und Kostenabrechnung – von der Belegerfassung bis zur Buchung.
- Wichtige Funktionen umfassen außerdem die automatische Pauschalenberechnung, Genehmigungsworkflows und mögliche Integrationen zu Buchhaltungssystemen.
- Dieser Artikel stellt dir führende Reisekostenabrechnung-Systeme wie SAP Concur, Lanes & Planes, Circula, N2F, Lexware, TravelPerk, Rydoo, Pleo und Payhawk vor.
Was macht Software für Reisekosten heute unverzichtbar?
Eine Reisekosten-Software ist eine digitale Lösung, die den gesamten Prozess der Abrechnung von geschäftlichen Ausgaben und Reisen automatisiert und vereinfacht. Was früher Zettelwirtschaft und endlose Excel-Listen bedeutete, wird heute effizient in einer Anwendung gemanagt.
Die Digitalisierung der Reisekostenabrechnung ist ein Muss für jedes Unternehmen, das Zeit und Nerven sparen und gleichzeitig rechtlich auf der sicheren Seite sein möchte. Viele Gründe sprechen mittlerweile dafür, eine Reisekostenabrechnung-Software für Geschäftsreisen einzusetzen:
Effizienz: Manuelle Prozesse sind langsam. Digitale Lösungen beschleunigen die Erfassung, Genehmigung und Erstattung von Spesen erheblich.
Compliance und Rechtssicherheit: Die korrekte Anwendung von Pauschalen, Mehrwertsteuersätzen und steuerlichen Vorschriften ist komplex, wenn du nicht gerade Expert*in bist. Die Software stellt sicher, dass alle Abrechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Transparenz sowie Kostenkontrolle: Mit einer Reisekosten-App behältst du jederzeit den Überblick über alle Ausgaben (deines Teams). Berichte helfen, das Budgeting zu überwachen und Einsparpotenziale zu identifizieren.
Mitarbeiterzufriedenheit: Das lästige Sammeln und Eintragen von Belegen entfällt. Mitarbeiter*innen können Spesen schnell einreichen und erhalten ihr Geld zügig zurück, was die Motivation erhöht.
Fehlerreduzierung: Automatische Berechnungen und Plausibilitätsprüfungen minimieren menschliche Fehler, die bei der manuellen Abrechnung mitunter vorkommen können.
Die Kernfunktionen einer guten Reisekostenabrechnung-Software
Damit ein geeigneter Software-Anbieter deinen Alltag wirklich erleichtert, sollte er bestimmte Kernfunktionen bieten. Achte bei der Auswahl einer Reisekosten-Software auf folgende Punkte:
- Funktionen und Features
Das Herzstück der Belegerfassung erlaubt, Rechnungen und Quittungen einfach mit der Smartphone-Kamera zu scannen oder per E-Mail zu importieren. Eine OCR-Texterkennung liest dabei die Daten automatisch aus. Die Software sollte in der Lage sein, Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen (Inland und Ausland), Fahrtkosten und die korrekte Mehrwertsteuer automatisch zu berechnen. Ausgaben lassen sich digital einreichen und von Vorgesetzten oder der Finanzabteilung mit wenigen Klicks freigeben. Das beschleunigt den Prozess und macht ihn transparent.
- Usability
Neben einer einfachen und intuitiven Benutzeroberfläche sollten Mitarbeiter*innen Spesen und Belege auch von unterwegs erfassen und einreichen können. Eine mobile App mit allen Funktionalitäten ist hierbei entscheidend. Umfangreiche Berichtsfunktionen (Reports und Analyse) geben dir des Weiteren Einblicke in Ausgabenmuster, helfen bei der Kostenkontrolle und ermöglichen die Identifikation von Optimierungspotenzialen.
- Arbeitsweise
Eine nahtlose Anbindung an gängige Buchhaltungsprogramme ist essenziell für den reibungslosen Datenexport. Auch CRM- oder HR-Systeme können idealerweise integriert werden. Dabei muss die Software eine revisionssichere und steuerkonforme Archivierung (Compliance) aller Belege und Daten gewährleisten und es ermöglichen, firmenspezifische Reisekostenrichtlinien zu hinterlegen, um für die Einhaltung zu sorgen.
Reisekosten-Software kann mehreren anderen Kategorien im Bereich Finance angehören.
Empfehlenswerte Software-Anbieter im Vergleich
Der Markt für Reisekosten-Software bietet eine Vielzahl an Lösungen. Hier stellen wir dir Anbieter vor, die auf der Softwareplattform OMR Reviews besonders oft gut bewertet wurden und dich bei der digitalen Reisekostenabrechnung unterstützen:
SAP Concur
SAP Concur ist eine internationale, umfassende Lösung für Reise- und Spesenmanagement. Du erhältst hier ein integriertes System, das von der Reisebuchung über die Spesenabrechnung bis zur Datenanalyse alle Aspekte abdeckt. Der Fokus liegt auf der Automatisierung komplexer Prozesse und der Integration in bestehende SAP-Umgebungen und große Unternehmensstrukturen.
Lanes & Planes
Lanes & Planes ist eine deutsche All-in-one-Lösung für das Business-Travel-Management. Reisen lassen sich hiermit buchen, Spesen abrechnen und Genehmigungsworkflows zentral verwalten. Das Tool zielt darauf ab, den gesamten Reisezyklus zu digitalisieren und zu vereinfachen – von der Reservierung von Flügen und Hotels bis zur finalen Abrechnung in der Steuererklärung. Laut eigenen Aussagen ermöglicht Lanes & Planes die Geschäftsreisen der Zukunft.
Circula
Circula ist eine cloudbasierte Software für Mitarbeiter-Benefits, Spesen und ganze Reisen. Sie bietet eine intuitive Plattform für die digitale Reisekostenabrechnung, welche Belegerfassung, automatische Pauschalenberechnung und Genehmigungsworkflows umfasst. Der Fokus liegt auf Benutzerfreundlichkeit und einer breiten Integration von Mitarbeiterleistungen sowie eigenen Firmenkreditkarten.
N2F
N2F ist eine einfach zu bedienende Reisekosten-App und eine Software für die digitale Spesenverwaltung. Du kannst hier Belege scannen, Meilen erfassen und Berichte generieren. Das Tool ist darauf ausgelegt, die Abrechnung von Ausgaben zu beschleunigen und ist für Unternehmen jeder Größe geeignet, die eine unkomplizierte Lösung suchen.
Lexware (Lexoffice)
Lexware bietet mit Lexware Reisekosten eine Software, die speziell auf die Anforderungen deutscher Unternehmen zugeschnitten ist. Du kannst hier Reisekosten erfassen, berechnen und die Abrechnung GoBD-konform vornehmen. Oft ist die Funktion auch in umfassenderen Cloud-Lösungen wie Lexoffice integriert, die sich an kleine und mittlere Unternehmen richten und weitere Buchhaltungsfunktionen bieten.
TravelPerk
TravelPerk ist eine globale Plattform für das Geschäftsreisemanagement, die Buchungen, Spesenabrechnung und Kostenkontrolle integriert. Buche hier Flüge, Hotels und Mietwagen und verwalte gleichzeitig die zugehörigen Ausgaben. Der Fokus liegt klar auf globaler Skalierbarkeit und einem umfassenden Service für Reisende und Unternehmen.
Rydoo
Rydoo ist eine dedizierte Software für Spesen- und Reisekostenmanagement. Bei dem Software-Anbieter bekommst du eine mobile App zur Belegerfassung und Abrechnungsautomatisierung. Das Tool vereinfacht den gesamten Prozess von der Ausgabe bis zur Erstattung und ist für Unternehmen jeder Größe relevant, die transparent und effizient (auch dank Cashflow Forecast) abrechnen wollen.
Pleo
Pleo ist eine Smartcard-Lösung für Unternehmensausgaben, die zusätzlich umfassende Funktionen für das Spesenmanagement und die Reisekostenabrechnung bietet. Erhalte bei diesem Anbieter Firmenkarten für Mitarbeiter*innen, mit denen sich Ausgaben tätigen lassen und die Option, Belege direkt in der App hochladen zu können. Der Fokus liegt auf automatisierter Ausgabenkontrolle und Echtzeit-Transparenz im gesamten Finance Game.
Payhawk
Payhawk ist eine umfassende Spend-Management-Plattform, die smarte Firmenkarten mit einer automatisierten Spesenabrechnung verbindet. Ausgaben lassen sich in Echtzeit verfolgen und Belege digitalisieren. Das Hauptaugenmerk liegt auf der Kontrolle und Vereinfachung aller Unternehmensausgaben, inklusive Reisekosten, durch integrierte Workflows und Buchhaltungs-Anbindungen.
Vergleichstabelle: Finde die beste Spesensoftware für deine Dienstreisen
Bei der Entscheidung für einen Anbieter kann eine Übersicht über die wichtigsten Funktionen helfen:
Funktion / Anbieter | SAP Concur | Lanes & Planes | Circula | N2F | Lexware | TravelPerk | Rydoo | Pleo | Payhawk |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Mobile Belegerfassung | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
OCR-Texterkennung | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
Automatische Pauschalen | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | X | ✔ |
Digitale Genehmigung | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
Buchhaltung (DATEV, SAP etc.) | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
HR-Systeme | ✔ | ✔ | ✔ | X | X | ✔ | ✔ | X | ✔ |
Integrierte Reisebuchungs-plattform | ✔ | ✔ | X | X | X | ✔ | X | X | X |
Integrierte Firmenkreditkarten | ✔ | ✔ | ✔ | X | X | X | X | ✔ | ✔ |
Mehrwertsteuer-Rückerstattung | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | X | ✔ | ✔ | X | ✔ |
GoBD-konforme Archivierung | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
Kostenanalyse & Reporting | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
Sprachen | Global | DE/EN | DE/EN | Mehrere | DE | Global | Global | Global | Global |
Hinweis: Diese Tabelle bietet eine Momentaufnahme (Stand Juni 2025) gängiger Funktionen von Reisekosten-Software. Details und Verfügbarkeit können je nach gewähltem Paket variieren. „X“ bedeutet, dass die Funktion nicht oder nicht in vollem Umfang verfügbar ist.
Empfehlenswerte Travel-Management-Systeme
Auf unserer Vergleichsplattform OMR Reviews findest du weitere empfehlenswerte Travel-Management-Systeme. Dort haben wir über 20 Travel-Management-Tools für kleine und mittlere Unternehmen, Start-Ups und Großkonzerne gelistet, die dich in allen Bereichen des Reisemanagements unterstützen. Also schau vorbei und vergleiche die Softwares mithilfe der authentischen und verifizierten Nutzerbewertungen:
So findest du die passende digitale Reisekostenabrechnung für dein Team
Die Auswahl der besten Reisekosten-Software hängt stark von den individuellen Bedürfnissen deines Unternehmens ab. Berücksichtige bei deiner Entscheidung folgende Punkte:
Unternehmensgröße und Komplexität: Bist du ein kleines Start-up mit gelegentlichen Spesen oder ein international agierender Konzern mit vielen Reisenden und komplexen Richtlinien? Manche Tools sind für KMU optimiert, andere bieten eher Enterprise-Lösungen.
Budget: Die Kostenmodelle variieren stark – von kostenlosen Basisversionen bis zu monatlichen Gebühren pro Nutzer*in oder pro Abrechnung.
Bestehende Systeme: Wie gut lässt sich die neue Reisekostenabrechnung in deine bereits genutzten Buchhaltungs-, ERP- oder HR-Systeme integrieren? Bietet der bestehende Tech Stack sogar schon die Funktion?
Gewünschter Automatisierungsgrad: Möchtest du nur Belege digitalisieren oder den gesamten Prozess von der Buchung bis zur Erstattung voll automatisieren?
Internationale Reisen: Falls deine Mitarbeiter*innen viel im Ausland unterwegs sind, achte auf Unterstützung für Fremdwährungen, internationale Pauschalen und Mehrwertsteuer-Rückerstattung.
Benutzerfreundlichkeit: Eine intuitive Reisekosten-App ist entscheidend für eine hohe Akzeptanz bei den Mitarbeiter*innen.
Lesetipp: Zum Thema Geschäftsreisen hat das HR-Tool HRworks einen KMU-Report erstellt und veröffentlicht.
Fazit: Spesenabrechnung, die Freude macht
Vorbei sind die Zeiten von Zettelbergen und Excel-Tabellen! Moderne Reisekosten-Software ist der Profi für dein Spesenmanagement von unterwegs. Sie spart nicht nur wertvolle Zeit und minimiert Fehler, sondern sorgt auch für volle Compliance und mehr Transparenz hinsichtlich deiner Ausgaben.
Nimm dir die Zeit, die verschiedenen Anbieter zu vergleichen und nutze, wenn möglich, kostenlose Testphasen. Lies dazu auch Bewertungen auf Plattformen wie OMR Reviews, um praktische Erfahrungen anderer Nutzer*innen zu berücksichtigen.
Indem du die passende digitale Reisekostenabrechnung implementierst, entlastest du deine Mitarbeiter*innen, deine Buchhaltung und dich selbst. Mach die Spesenabrechnung zu einem schlanken, effizienten Prozess, der sogar etwas Freude bereitet – und verschaffe deinem Unternehmen einen klaren Wettbewerbsvorteil!
Marvin war bis Juli 2025 fester Redakteur bei OMR Reviews. Nach seinem Studium in Englisch und Spanisch an der Uni Augsburg zog der gebürtige Hannoveraner nach Hamburg. Dort ist er im Fitnessstudio, im Kino oder in einem der Sushirestaurants anzutreffen. Neben der Leidenschaft für Sprachen interessiert er sich für digitales Marketing und praktische Onlinetools.
