SAP Concur

Mit SAP Concur lassen sich Geschäftsreisen einfach und bequem buchen. Zu den Reiseoptionen gehören Flüge, Hotels, Bahn und Mietwagen. Der Buchungsprozess geht einfach von der Hand und die Reisen lassen sich benennen und direkt Projektbuchungen zuordnen. Nach abgeschlossener Reise können je nach Geschäftseinstellung (Firmenkarte vorhanden oder eigene Kreditkarte die der Firma in Rechnung gestellt wird) mit ein paar Tagen Verzug die Rechnungsbelege einer Abrechnung hinzugefügt werden und Tagespauschalen mit verrechnet werden.

Die automatische Erkennung von Beleg-Uploads ist etwas, das mir an Concur gefällt. Einfach mit dem Handy scannen und die App erstellt automatisch eine Ausgabe, wobei das Datum und die Summe bereits erkannt wurden. Es müssen lediglich noch kleine Details hinzugefügt werden. Außerdem schätze ich, dass es eine Handy-App gibt, mit der man den Beleg direkt unterwegs fotografieren kann, ohne sich Sorgen zu machen, das Original zu verlieren. In Bezug auf die Abrechnungserstellung bietet Concur einige nützliche Funktionen. Man kann sich beispielsweise Vorschüsse geben lassen und diese dann in die Abrechnung integrieren. Auch eine Verrechnung mit dem Gehalt ist möglich. Durch das Erstellen von Reiseverläufen werden automatisch Tagespauschalen hinzugefügt. Freigaben und Versand erfolgen ebenfalls automatisch mit den hinterlegten Personen.

Was mir damals recht gut an der App gefallen hat war die Option via iOS-App Spesen einzureichen. So konnte man unterwegs oder im Hotel bereits anfangen gewisse Belege zu digitalisieren und die Abrechnung vorzubereiten. Ein weiterer Vorteil ist, dass sich die Lösung recht einfach mit den bestehenden SAP System (ERP, HCM & Co.) verknüpfen lässt. Aber auch über diverse APIs lassen sich diverse Dienste verknüpfen, so zB FreeNow - sehr praktisch wenn auf Dienstreise die Belege für Carsharing oder Taxi direkt in die Spesenabrechnung gespiegelt werden ohne dass wild zwischen Privat- & Diensthandy PDF-Belege hin- und hergeschickt werden müssen.

Man kann alles komplett im Browser erledigen. Es ist keine Installation eines Clients erforderlich. Außerdem finde ich die direkte Buchung von DB Bahn Tickets über das Unternehmens DB Konto sehr angenehm. Die Anmeldung ist über SSO mit dem Unternehmensdirectory (MS Azure) möglich. Dadurch muss man keinen extra Account anlegen und noch ein Passwort merken. Außerdem finde ich das Abfotografieren von Belegen und direkte Speichern in dem Vorgang sehr gut. Nicht jeder hat einen Scanner zur Verfügung. Da hilft es, dass ein Foto reicht. Es ist kein lästiges Aufheben der Belege und schicken per Post mehr notwendig.

- Gute Synchronisation und Kombination der Web-Anwendung und App, die ich einfach mittels Single Sign on verwenden kann; - Ich kann unternommene und abgerechnete Geschäftsreisen kopieren und anpassen und somit wertvolle Zeit sparen; - die Ausgaben (expenses) können mit der hinterlegten Firmenkreditkarte synchronisiert und abgerechnet werden

Wenn man die Logik des App einmal verstanden hat, erfüllt sie die Basisanforderungen - Beleg scannen, einer Abrechnung zuordnen, genehmigen lassen, bzw. als Führungskraft Genehmigungen erteilen. Aus meiner Sicht gibt es keine besonders herausragenden Features oder ich habe sie noch nicht gesehen. Ich fand z.B: rydoo deutlich intuitiver in der Nutzung.

Am besten finde ich die App, um Reisekostenabrechnungen zu machen. Sobald die App auf dem Handy installiert und mit dem Account verknüpft ist, erkennt sie beim Scannen des Belegs Ausgaben, Verkäufer, Mwst-Umsätze etc. und macht mir das Leben viel einfacher. Das Erstellen von Abrechnungen an sich ist auch intuitiv.

Mir gefällt die automatische Erkennung von Beleg-Uploads: Einfach mit dem Handy scannen und Concur erstellt eine Ausgabe, in der Datum und Summe schon erkannt wurde. Man muss nur noch Kleinigkeiten hinzufügen. Außerdem die Tatsache, dass es eine Handy App gibt. So kann man direkt unterwegs den Beleg abfotografieren und muss keine Angst haben, dass Original zu verlegen. Funktionen in der Abrechungserstellung an sich: Man kann Vorschüsse sich geben lassen und diese dann auch zu Abrechnungen hinzufügen, sowie eine Verrechnung mit dem Gehalt. Durch das Erstellen von Reiseverläufen, werden authomatisch Tagespauschalen hinzugefügt. Freigaben und Versand passieren auch automatisch jeweils immer mit den hinterlegten Personen.

Mit SAP Concur können Geschäftsreisen (Bahn, Hotel und Zugfahrten) gebucht und organisiert werden. Die damit in der Regel zusammengehörigen Spesen- und Reisekostenabrechnungen können in diesem Tool auch direkt erledigt werden. Der Geschäfts- bzw. Reisevorgang kann somit zentral bearbeitet werden. Sämtliche Buchungsprozesse können gesteuert und angestoßen werden, die im Zusammenhang von Geschäftsreisen stehen. SAP Concur ist somit ein umfassendes Tool, welches keine Wünsche in der Be- und Abarbeitung sowie Durchführung von Reisen und Spesenbuchungen offen lässt.

Mit SAP Concur verwalte ich meine Reisekosten(-Anträge) und weitere Ausgaben. Die Genehmigung kann das Unternehmen leicht über das Tool erteilen. Die Verknüpfung mit der bekannten DB Reiseseite erleichtert das Zurechtfinden ungemein. Internationales Tool, das weit verbreitet ist. Super ist, dass man die Belege als Foto oder aus den Anhängen der E-Mails hochladen kann.