Reisekostenabrechnung: Beispiele, Tipps und Pauschbeträge

1. Was ist eine Reisekostenabrechnung?
2. Beispiel für eine Reisekostenabrechnung
3. Stolperfallen für Unternehmen: Warum eine effiziente Reisekostenabrechnung (auch) Chefsache ist
4. Wie KI und digitale Tools die Reisekostenabrechnung verändern
5. Software-Tipp: Mit diesem Tool gelingt die smarte Reisekostenabrechnung
6. Digitale Reisekostenabrechnung: der unterschätzte Kostenhebel

Geschäftsreisen gehören für viele Unternehmen zum Arbeitsalltag – und mit ihnen die unvermeidliche Reisekostenabrechnung. Auch für 2025 prognostiziert die Global Business Travel Association einen Anstieg der Reisekosten in ihrem Forecast. Diese Entwicklung macht deutlich: Eine präzise und effiziente Abrechnung ist für Unternehmen wichtiger denn je.

Die Realität sieht in vielen Unternehmen aber noch anders aus: zerknitterte Kassenbons in der Hosentasche, Excel-Tabellen mit unvollständigen Angaben und Ungewissheit darüber, welche Ausgaben steuerlich absetzbar sind. Was als einfache Spesenabrechnung beginnt, entwickelt sich schnell zum bürokratischen Albtraum – sowohl für deine Mitarbeitenden als auch für die Buchhaltung.

Doch es geht auch anders. Moderne Unternehmen setzen auf digitale Lösungen, die nicht nur Zeit sparen, sondern auch Compliance-Risiken minimieren und Transparenz schaffen. Als Entscheider*in stehst du vor der Herausforderung, Budgets im Blick zu behalten und gleichzeitig Nachhaltigkeitsziele zu verfolgen. In diesem Artikel erfährst du, wie die Reisekostenabrechnung beispielhaft gelingt! 

Was ist eine Reisekostenabrechnung?

​​Eine Reisekostenabrechnung ist die systematische Zusammenstellung aller Kosten, die einem Unternehmen durch eine beruflich veranlasste Geschäftsreise seiner Mitarbeitenden entstehen. Sie dient dazu, die Gesamtkosten der Reise zu ermitteln und den Mitarbeitenden erstattungsfähige Auslagen zurückzuzahlen. Die Abrechnung basiert dabei auf Belegen und/oder gesetzlich geregelten Pauschalen und ist eine wichtige Grundlage für die korrekte steuerliche Behandlung und das interne Kostenmanagement im Unternehmen.

Zu den Arten von Reisekosten zählen im geschäftlichen Kontext typischerweise:

• Fahrtkosten: Dazu gehören alle Ausgaben für die Nutzung von Verkehrsmitteln wie Auto (Kilometerpauschale bei privater Nutzung), Bahn, Flugzeug, Taxi, Mietwagen oder öffentliche Verkehrsmittel. 

• Übernachtungskosten: Dies sind die Kosten für Hotelübernachtungen oder andere Unterkünfte, die im Rahmen einer Dienstreise notwendig werden. Dinge wie die Minibar, Telefon und Pay-TV zählen allerdings nicht dazu.

• Verpflegungsmehraufwand: Dies sind zusätzliche Kosten für Mahlzeiten während der Reise. Sie werden in der Regel über gesetzlich festgelegte Pauschalen (Verpflegungspauschalen) erstattet, da die Ermittlung der tatsächlichen Kosten meist zu aufwendig wäre. 

• Reisenebenkosten: Hierzu zählen alle weiteren, unmittelbar dienstlich bedingten Ausgaben, wie zum Beispiel Park- und Mautgebühren, Gepäckgebühren, Kosten für dienstliche Telefonate, Internetnutzung, Eintrittskarten zu beruflichen Veranstaltungen oder Reisegepäckversicherung. Nicht erstattungsfähig sind private Ausgaben wie Wellness, Minibar oder Bußgelder.

Übersicht: Aktuelle Pauschbeträge

Für Inlandsreisen gelten unverändert die seit 2020 gültigen Sätze:

• Verpflegung: 14 Euro bei 8-24 Stunden Abwesenheit, 28 Euro bei 24-Stunden-Abwesenheit

• Fahrtkosten: 0,30 Euro pro Kilometer für die Anreise im privaten PKW oder 0,20 Euro für private Motorräder/E-Bikes mit Kennzeichen

Erhältst du kostenlose Verpflegung, reduziert sich deine Pauschale zwingend um festgelegte Prozentsätze der 28-Euro-Tagespauschale:

• Frühstück: Kürzung um 5,60 Euro (20 % Reduktion)

• Mittag- oder Abendessen: Kürzung um je 11,20 Euro (40 % Reduktion)

Diese Typisierung gilt unabhängig vom tatsächlichen Wert der Mahlzeit – ein luxuriöses Fünf-Gänge-Menü führt zur gleichen Kürzung wie ein einfaches Sandwich.

Und im Ausland?

Auslandspauschalen variieren erheblich nach Destinationen: von 24 Euro Tagesgeld in Polen bis 71 Euro in der Schweiz. Das Bundesfinanzministerium aktualisiert diese Sätze jährlich per BMF-Schreiben. Längerfristige Auswärtstätigkeiten über 90 Tage führen zur Kürzung der Verpflegungspauschalen nach drei Monaten.

Beispiel für eine Reisekostenabrechnung

Sarah, Marketingleiterin in einem Münchener SaaS-Unternehmen, unternimmt für wichtige Kundentermine eine dreitägige Geschäftsreise von München nach Hamburg. Sie nutzt ihren privaten PKW und startet am 15. März vom Büro. Die 612 Kilometer lange Strecke führt zu einem Hamburger Hotel. In Hamburg übernachtet sie zwei Nächte zum Pauschalpreis von 119 Euro pro Nacht inklusive Frühstück. Am zweiten Tag erhält sie beim Kunden ein kostenloses Mittagessen. Die Rückreise erfolgt am 17. März.

Die Reisekosten für Sarah werden wie folgt abgerechnet:

• Fahrtkosten: Sarah erhält die Kilometerpauschale von 0,30 Euro pro Kilometer. Zusätzliche Tankkosten werden nicht erstattet, da die Pauschale alle fahrzeugbezogenen Aufwendungen abdeckt. Bei 1.224 gefahrenen Kilometern (Hin- und Rückfahrt) ergibt das folgende Erstattung: 367,20 Euro

• Übernachtungskosten: Die Hotelrechnung über 238 Euro wird vollständig erstattet, da das Frühstück bereits im Zimmerpreis enthalten ist und nicht separat ausgewiesen wird. Erstattung: 238 Euro.

• Verpflegungsmehraufwand: Für Tag 1 kann Sarah die kleine Pauschale geltend machen, da sie länger als 8 Stunden, aber weniger als 24 Stunden dienstliche Abwesenheit hatte – insgesamt 14 Euro. Für Tag 2 setzt sie die große Pauschale von 28 Euro an, gekürzt um ein kostenloses Mittagessen (pauschal 11,20 Euro) und das inkludierte Hotelfrühstück (pauschal 5,60 Euro) = 11,20 Euro. Für Tag 3 setzt sie wieder die kleine Pauschale von 14 Euro an, gekürzt um das inkludierte Hotelfrühstück (5,60 Euro) = 8,40 Euro. Erstattung: 33,60 Euro.

• Reisenebenkosten: Parkgebühren am Hamburger Hotel (15 Euro), Kosten für berufliche Telefonate im Hotel (8 Euro). Erstattung: 23 Euro

Gesamterstattung: 661,80 Euro

Stolperfallen für Unternehmen: Warum eine effiziente Reisekostenabrechnung (auch) Chefsache ist

Reisekostenabrechnung betrifft nicht nur unmittelbar die Reisenden, sondern ist auch für das Management von großer strategischer Bedeutung. Unternehmen unterschätzen häufig die weitreichenden Probleme ineffizienter Reisekostenprozesse – von explodierenden Budgets über Compliance-Risiken bis hin zu frustrierten Mitarbeitenden:

Herausforderung 1: Mangelnde Kostenkontrolle und Budgetmanagement

Ohne zentrale Kontrolle der Reiseausgaben entstehen schnell Mehrkosten, etwa wenn Mitarbeitende teurere Hotels oder Flüge wählen, weil keine präventive Richtlinienprüfung existiert. Doppelbuchungen bleiben unentdeckt, wenn verschiedene Abteilungen parallel buchen. Besonders kritisch: Ohne Echtzeit-Monitoring merkst du als Entscheider*in erst am Quartalsende, dass das Reisebudget bereits überschritten ist.

Auch die Compliance-Risiken potenzieren sich: Fehlende Belege führen zu nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben, falsch angewendete Pauschalen zu Steuernachforderungen. Bei Betriebsprüfungen können unvollständige Reisekostenabrechnungen Bußgelder und Zinszahlungen nach sich ziehen.

Herausforderung 2: Der administrative Aufwand frisst Produktivität

Eine manuelle Reisekostenabrechnung kostet sowohl Mitarbeitende als auch die Buchhaltung viel Zeit. Bei mehreren Geschäftsreisen monatlich entstehen zahllose  Arbeitsstunden nur für administrative Tätigkeiten – Zeit, die für wertschöpfende Aktivitäten fehlt. 

Herausforderung 3: Geringe Mitarbeiterzufriedenheit und Fürsorgepflicht

Wer wochenlang auf Erstattungen wartet oder ständig Belege nachreichen muss, fühlt sich nicht wertgeschätzt. Besonders problematisch: Mitarbeitende mit geringerem Einkommen müssen Reisekosten vorstrecken und geraten in finanzielle Engpässe, wenn Erstattungen verzögert werden. Als Arbeitgeber*in bist du verpflichtet, Reisekosten zeitnah zu erstatten. 

Herausforderung 4: Aufwendige Betrugsprävention 

Manipulierte Belege, doppelte Einreichungen oder private Ausgaben, die als geschäftlich deklariert wurden – ohne systematische Plausibilitätsprüfungen bleiben Unregelmäßigkeiten oft jahrelang unentdeckt. Besonders kritisch: fehlende Kontrolle bei Barzahlungen und Eigenbelegen.

Herausforderung 5: Nachhaltigkeit

Ohne detaillierte Reisedatenerfassung bleiben Nachhaltigkeitsziele vage Absichtserklärungen. Du kannst weder CO₂-Emissionen präzise messen, noch gezielte Reduktionsmaßnahmen implementieren. Fehlende Transparenz über Transportmittelwahl, Reisehäufigkeit und -distanzen verhindert datenbasierte Nachhaltigkeitsstrategien.

Wie KI und digitale Tools die Reisekostenabrechnung verändern

Unternehmen, die den oben genannten Herausforderungen entgegentreten möchten, sollten auf eine Reisekosten-Software setzen. Diese löst nicht nur administrative Probleme, sondern schafft dank künstlicher Intelligenz inzwischen völlig neue Möglichkeiten für strategisches Reisemanagement. Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:

• Einfachere Belegerfassung und Spesenabrechnung
• Dadurch Produktivitätssteigerung bei den Mitarbeitenden
• Schnellere und genauere Prüfung der eingereichten Reisekostenabrechnungen
• Zuverlässigere Audits und Analysen, weniger Betrugsfälle
• Kosteneinsparung
• Einhaltung von Steuervorschriften

Integrierte Lösungen: der Vorteil einer End-to-End-Plattform

Besonders effizient wird die digitale Reisekostenabrechnung, wenn Unternehmen auf sogenannte End-to-End-Plattformen setzen – also Lösungen, die sich nahtlos in die bestehende Software-Landschaft integrieren lassen. Mit einer solchen All-in-One-Plattform vermeidest du Medienbrüche und manuelle Übertragungen, die bei fragmentierten Insellösungen entstehen würden. Daten fließen automatisch von der ersten Buchungsanfrage bis zur finalen Erstattung. Damit lässt sich KI im gesamten Reisemanagementprozess nutzen – von der Reiseplanung und -buchung bis hin zum Abgleich und Reporting.

Die zentrale Datenhaltung schafft zudem Transparenz für Entscheider*innen. Real-Time-Dashboards zeigen aktuelle Budgetstände, Compliance-Status und Nachhaltigkeits-KPIs auf einen Blick. Detaillierte Analytics ermöglichen datenbasierte Optimierungen der Reisestrategie.

Die nahtlose ERP-Integration synchronisiert zudem Reisekosten automatisch mit Buchhaltungssystemen. Manuelle Buchungsübertragungen entfallen, Fehlerquellen werden eliminiert und Monatsabschlüsse beschleunigen sich erheblich. Travel Manager*innen können sich auf strategische Aufgaben konzentrieren, statt auf administrative Tätigkeiten. 

Software-Tipp: Mit diesem Tool gelingt die smarte Reisekostenabrechnung

Mit SAP Concur bietet der Software-Gigant aus Walldorf eine eigene Reisekostenlösung an, die sich nahtlos in die restliche SAP-Landschaft integrieren lässt. Das Tool besteht aus zwei Kernmodule: Concur Travel für die Reisebuchung mit automatischer Richtlinienprüfung und Concur Expense für die digitale Belegerfassung und Kostenabrechnung. Die beiden Module lassen sich mit weiteren Features ergänzen, darunter z. B. Concur Request für den Reiseantrag.

SAP Concur auf OMR Reviews

Das System richtet sich primär an mittelständische und große Unternehmen, die ihre Reisekostenprozesse standardisieren und Compliance-Anforderungen erfüllen möchten. Besonders profitieren Organisationen mit hohem Reiseaufkommen, komplexen Genehmigungsworkflows oder vielen internationalen Standorten. SAP Concur bietet sowohl Desktop- als auch Mobile-App-Zugang mit vollständiger Funktionsparität.

Kernfeatures von SAP Concur

• Intuitive Oberfläche zur Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen (auch mobil)

• Personalisierte Buchungsempfehlungen

• Reiserichtlinie kann direkt im System hinterlegt werden 

• Reisekosten mobil managen

• Globale Compliance-Prüfung

• Skalierbar und weltweit einsetzbar

• Große Auswahl an Partneranbindungen und weitere Module zur Optimierung

• Nachhaltigkeitsreporting: ISO 14083-zertifizierte Emissionsdaten

• Integrierte KI, trainiert mit dem branchenweit umfangreichsten Datensatz

Digitale Reisekostenabrechnung: der unterschätzte Kostenhebel

Digitale Tools schaffen neue Möglichkeiten für Kostenkontrolle, Compliance-Sicherheit und Mitarbeiterzufriedenheit bei der Reisekostenabrechnung. Durch KI-gestützte Automatisierung, mobile Apps und integrierte Workflows reduzierst du als Entscheider*in administrative Belastungen, während gleichzeitig Transparenz und Kontrolle über deine Reisebudgets steigen. Die Investition in digitale Reisekostenlösungen zahlt sich in der Regel schnell aus – durch eingesparte Arbeitszeit, reduzierte Fehlerkosten und optimierte Reiseausgaben.