Zeiterfassung bei Dienstreisen: Was zählt als Arbeitszeit?

1. Was ist eine Dienstreise und was zählt als solche?
2. Welche Zeiten dürfen bei einer Dienstreise erfasst werden?
3. Warum ist die Zeiterfassung auch aus gesetzlicher Sicht wichtig? 
4. Wie funktioniert die Zeiterfassung bei einer Dienstreise?
5. Dienstreisen im Ausland: Unterschiede bei der Zeiterfassung
6. Welche Zeiterfassungstools eignen sich für Dienstreisen?
7. Fazit: Reisezeit gleich Arbeitszeit?

Dienstreisen sind in vielen Branchen zu einem festen Bestandteil des Arbeitsalltags geworden. Doch mit einer Dienstreise gehen auch zahlreiche rechtliche, organisatorische aber auch finanzielle Fragen einher. So muss zunächst einmal definiert werden, wie eine Dienstreise überhaupt definiert wird und wer die Reisekosten trägt. Und welche Teile der Geschäftsreise müssen überhaupt vergütet werden? In diesem Beitrag findest du alles, was du zum Thema Zeiterfassung bei Dienstreisen wissen musst.

Was ist eine Dienstreise und was zählt als solche?

Als Dienstreisen werden Reisetätigkeiten definiert, bei denen es sich um die Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb der Dienststätte handeln muss. Das kann beispielsweise ein Kundentermin vor Ort, aber auch die Teilnahme an einer Messe sein. Zudem muss es sich um eine gewisse Distanz handeln – der Besuch von Kundschaft eine Straße weiter zählt nicht dazu und wird viel mehr als Dienstgang bezeichnet. 

Zu den Dienstreisen gehören unter anderem folgende Anlässe:

• Messen 
• Tagungen
• Fort- und Weiterbildungen
• Besuch anderer Unternehmensstandorte
• Besuch von Kundinnen und Kunden außerhalb der Stadt 
• Verkaufsgespräche
• Meetings
• Besuch anderer Arbeitsstätten

Darüber hinaus unterscheidet man Geschäftsreisen danach, ob sie innerhalb der eigentlichen Arbeitszeit stattfinden. Wenn sich die Reisetätigkeit innerhalb der Arbeitszeit befindet, muss auch die Reisezeit bezahlt werden, da sie als Arbeitszeit gilt. Erfolgt die Dienstreise außerhalb der üblichen Arbeitszeit, erfordert dies hingegen eine gründlichere Zeiterfassung. Hierbei unterstützen dich komplexe Software-Lösungen, wie Crewmeister

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Welche Zeiten dürfen bei einer Dienstreise erfasst werden?

Wie auch am eigentlichen Arbeitsplatz werden auf der Dienstreise sämtliche arbeitsrelevanten Tätigkeiten erfasst. Auch ein Geschäftsessen zählt zur Arbeitszeit, das morgendliche Frühstück im Hotel hingegen nicht. Ebenso sind Wartezeiten zwischen Terminen, Pausen sowie Fernsehabende im Hotelzimmer von einer Vergütung ausgeschlossen. Die auf Dienstreisen üblich anfallenden Überstunden werden also nicht generell als Arbeitszeit gewertet. Vielmehr hängt es davon ab, wie der*die Mitarbeiter*in seine*ihre Zeit gestaltet.

Reisen Mitarbeiter*innen per Zug oder Flugzeug an, zählt dies nur als Arbeitszeit, wenn sie durch den*die Arbeitgeber*in angewiesen wurden, auf der Strecke beispielsweise E-Mails zu schreiben oder ein Meeting vorzubereiten. Können die Angestellten ihre Zeit jedoch frei gestalten und sich bei der Anreise entspannen, ist dies nicht als Arbeitszeit zu werten. Erhalten Mitarbeiter*innen die Anordnung, mit dem eigenen Pkw anzureisen, gehört dies in die Zeitabrechnung einer Dienstreise. Die Teilnahme am Verkehr ist als Beanspruchung anzusehen. Anders sieht es jedoch aus, wenn sich der*die Mitarbeiter*in freiwillig für das Auto statt einer Zugfahrt entscheidet.

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Warum ist die Zeiterfassung auch aus gesetzlicher Sicht wichtig? 

Auch auf Dienstreisen müssen die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) eingehalten werden. Dieses besagt, dass bestimmte Ruhe-, Pausen- und Arbeitszeiten berücksichtigt und gut dokumentiert werden müssen. Das Gleiche gilt auch für Überstunden, die auf Dienstreisen anfallen. Prinzipiell müssen Ruhezeiten von mindestens elf Stunden befolgt werden und auch die Arbeitszeit sollte acht Stunden nicht überschreiten. Jedoch sind Ausnahmen bis zu zehn Stunden möglich. Ebenso gibt es für einige Branchen, darunter Gastronomie, Gesundheitswesen und Verkehrsbetriebe Sonderregelungen für Ruhe- und Arbeitszeiten.

Wie funktioniert die Zeiterfassung bei einer Dienstreise?

Deine Mitarbeiter*innen sollten auf Dienstreisen eine Zeiterfassungssoftware, wie ZEP

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Neben den oben genannten, für die Arbeitszeit relevanten Tätigkeiten, sollten auch alle anfallenden Kosten samt deren Belege dokumentiert werden. Dies spielt besonders später bei der Reisekostenabrechnung eine wichtige Rolle.

Zu den Kosten gehören unter anderem:

• Verpflegung (Getränke und Speisen)
• Transportkosten
• Parkkosten
• Telefonkosten
• Trinkgelder in Restaurants
• Kosten für den Aufenthalt, wie beispielsweise für Hotelübernachtungen

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Dienstreisen im Ausland: Unterschiede bei der Zeiterfassung

Dienstreisen ins Ausland sind in der Regel mit einem größeren Zeitaufwand verbunden, da sie meist eine deutlich längere Anreise erfordern. Nicht selten landen derartige Dienstreisen vor dem Bundesarbeitsgericht, wenn Angestellte für ihre aufgebrachte Zeit nicht angemessen bezahlt werden. Denn auch wenn grundsätzlich gilt, dass Anreisen in einem nicht selbst gesteuerten Fahrzeug als Ruhezeiten zählen, so lässt sich dies nicht auf Dienstreisen im Ausland übertragen.

2018 ging ein Gerichtsfall viral, bei dem ein Arbeitgeber für eine Dienstreise nach China nur die reguläre Arbeitszeit (8 Stunden) vergüten wollte, ausschließlich An- und Abreise. Der Klage des Arbeitnehmers wurde stattgegeben – das Bundesarbeitsgericht befand, dass bei Dienstreisen solcherart sowohl die Hin- als auch Rückreise zu vergüten sind. Dabei ist es unerheblich, ob sie während oder außerhalb der gewöhnlichen Arbeitszeit stattfinden.

Welche Zeiterfassungstools eignen sich für Dienstreisen?

Um die mobile Zeiterfassung von Dienstreisen zu vereinfachen, kommen sowohl Travel-Management-Softwares als auch Zeiterfassungssoftwares zum Einsatz. Hierzu zählen beispielsweise ZEP

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Travel-Management-Software

TravelPerk

Navan

Chrome River by Emburse

Egencia

SAP Concur

Lanes & Planes

Zeiterfassungssoftware

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Crewmeister

TimeTac

Clockify

Ordio

Sawayo by Infoniqa

Weitere Tools und einen ausführlichen Vergleich dieser findest du in unserem Software-Guide zum Thema Zeiterfassung.

Fazit: Reisezeit gleich Arbeitszeit?

Welche Bestandteile einer Dienstreise angerechnet werden, hängt von der jeweiligen Situation ab. Bei der Anreise ist es zum Beispiel entscheidend, mit welchem Verkehrsmittel du unterwegs bist. Wenn du mit dem Auto fährst, zählt die Fahrzeit als Arbeitszeit, da du dich auf die Straße konzentrieren musst. Die Situation ändert sich jedoch, sobald du dich entscheidest, mit dem Auto zu fahren, obwohl auch andere Verkehrsmittel zur Verfügung gestanden hätten. Bei anderen Verkehrsmitteln, beispielsweise dem Zug oder dem Flugzeug, kommt es darauf an, ob du angewiesen wurdest, die Zeit für arbeitsbezogene Aufgaben zu nutzen. Wenn dies nicht der Fall ist und die Reisezeit nach eigenen Vorstellungen verbracht werden kann, wird sie nicht als Arbeitszeit angerechnet.

Welche Tätigkeiten nach der Ankunft als Arbeitszeit gelten, lässt sich relativ einfach beantworten: Die Zeit, in der sich Mitarbeiter*innen mit Kundinnen und Kunden treffen oder anderen arbeitsbezogenen Aktivitäten nachgehen, zählt als Arbeitszeit. Die Zeit, in der die Angestellten im Hotel entspannen oder ihren persönlichen Interessen nachgehen, gilt dagegen als Freizeit. 

Damit die Abrechnung der Dienstreise ohne Probleme vonstattengehen kann, bedarf es einer genauen Zeiterfassung. Mitarbeiter*innen müssen klar dokumentieren, wie sie ihre Zeit auf der Dienstreise verbracht haben. Um den Vorgang zu vereinfachen, können Unternehmen Zeiterfassungssoftwares, wie Crewmeister

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