Geschäftsreisen für 2026 optimieren

1. Trend 1: Die Renaissance der Geschäftsreise
2. Trend 2: „Travelscrimping“ - Wenn Sparen zur Belastung wird
3. Trend 3: Sicherheit als neue Priorität
4. Trend 4: Künstliche Intelligenz - zwischen Effizienz und Vertrauensfrage
5. Trend 5: Cybersecurity - Unsichtbare Risiken auf Reisen
6. Geschäftsreisen 2026 optimieren: 7 Maßnahmen für effizientere Abläufe
7. SAP Concur: Der Partner für modernes Geschäftsreisemanagement
8. Fazit: Business Travel neu denken: Mehr als ein Kostenblock

Nach Jahren von Videocalls und Remote Meetings zeigt sich 2026 jetzt deutlich: Geschäftsreisen sind zurück und wichtiger denn je. Denn echte Begegnungen schaffen, was kein Bildschirm ersetzen kann: Vertrauen, Kreativität und Bindung. Doch die Realität ist komplexer denn je. Steigende Budgets gehen Hand in Hand mit gefühltem "Travelscrimping", während KI neue Risiken in der Spesenabrechnung birgt.

Wie stark sich die Lage verändert hat, zeigt die aktuelle globale Studie zu Geschäftsreisen von SAP Concur. Dafür wurden über 5.000 Teilnehmer*innen aus 29 Ländern befragt, darunter 3.750 Geschäftsreisende, 700 Travel Manager*innen und 600 Chief Financial Officers (CFOs). Ihre Antworten geben einen umfassenden Einblick in die neue Ära des Business Travels und zeigen, was Geschäftsreisen 2026 prägen wird.

Trend 1: Die Renaissance der Geschäftsreise

Nach Jahren des Sparens und der Videokonferenzen kehrt die Reiselust in die Unternehmen zurück. Laut SAP-Concur-Studie geben 55 Prozent der befragten Business Traveler an, dass Geschäftsreisen für ihren Job unverzichtbar sind.

Auch CFOs sehen den Wert – wenn auch mit kritischem Blick. Zwar sind 43 Prozent der Meinung, dass über die Hälfte der Reisen durch virtuelle Meetings ersetzt werden könnte, doch 90 Prozent rechnen dennoch mit stabilen oder steigenden Budgets. Der Grund: Präsenz zahlt sich aus. Der persönliche Austausch ist entscheidend, um Kund*innen zu gewinnen, Vertrauen aufzubauen und internationale Teams zusammenzuführen.

Trotzdem bleibt das Reisen anspruchsvoller. Höhere Preise, Sicherheitsbedenken und Nachhaltigkeitsvorgaben brauchen eine klügere Planung. Es geht nicht darum, möglichst viel zu reisen, sondern mit klarer Strategie und messbarem Nutzen.

Trend 2: „Travelscrimping“ - Wenn Sparen zur Belastung wird

Die Budgets wachsen und doch spüren viele Reisende das Gegenteil. In der Studie beschreibt SAP Concur ein neues Phänomen: Travelscrimping. Gemeint sind subtile Einsparungen, die das Reiseerlebnis schrittweise verändern. Hier sind einige Beispiele: 

• 30 Prozent der Reisenden dürfen keine Business Class mehr buchen.

• 26 Prozent verzichten auf Direktflüge.

• 30 Prozent müssen auf zusätzliche Hotelnächte verzichten, um Kosten zu sparen.

Das Resultat: Weniger Erholung, mehr Stress und oft sinkende Produktivität. Viele Mitarbeitende nehmen es daher selbst in die Hand. So geben 85 Prozent an, eigene Mittel einzusetzen, um Reisen angenehmer zu gestalten – etwa für ein Upgrade, eine Übernachtung oder eine umweltfreundlichere Option. Besonders die jüngeren Generationen (Gen Z und Millennials) investieren privat in Komfort und Nachhaltigkeit. 

Trend 3: Sicherheit als neue Priorität

Die Rückkehr des Reisens bringt auch neue Ängste mit sich. Flugunfälle, geopolitische Spannungen und gesellschaftliche Unsicherheiten haben das Vertrauen vieler Reisender erschüttert.

Laut der SAP-Concur-Studie machen sich 58 Prozent Sorgen um die Flugsicherheit, 16 Prozent sind beim Thema Flugreisen noch unsicher. Darüber hinaus sagen 40 Prozent, dass sie bestimmte Länder aus Sicherheits- oder sozialen Gründen nicht mehr bereisen würden.

Reisesicherheit ist damit kein Randthema mehr, sondern Teil der strategischen Unternehmensführung. Travel Manager*innen müssen Risiken kontinuierlich bewerten, Mitarbeitende aufklären und schnelle Kommunikationswege im Ernstfall sicherstellen.

Trend 4: Künstliche Intelligenz - zwischen Effizienz und Vertrauensfrage

Kaum eine Technologie verändert das Reisemanagement so stark wie Künstliche Intelligenz. Sie kann Prozesse automatisieren, Buchungen optimieren und Kosten reduzieren. Doch gleichzeitig wirft sie auch einige Fragen auf.

Die SAP-Concur-Studie zeigt: 75 Prozent der Geschäftsreisenden halten es für wahrscheinlich, dass Kolleg*innen bereits KI nutzen, um Spesen zu manipulieren. Die Versuchung wächst, weil KI-basierte Tools täuschend echte Belege oder Rechnungen erzeugen können. Doch dieselbe Technologie kann auch schützen: 55 Prozent der CFOs erwarten, dass KI künftig mehr Fehler und Betrugsversuche erkennt als traditionelle Kontrollmechanismen.

KI verändert damit das Rollenverständnis im Reisemanagement grundlegend. Sie ersetzt keine Menschen, aber sie erweitert ihre Möglichkeiten. Systeme, die automatisch Richtlinien prüfen, Belege abgleichen und verdächtige Ausgaben markieren, schaffen Raum für strategische Aufgaben und erhöhen zugleich die Transparenz. Die Herausforderung liegt in der Balance: Vertrauen zu bewahren, während Prozesse intelligenter und autonomer werden.

Trend 5: Cybersecurity - Unsichtbare Risiken auf Reisen

Sicherheit endet heute nicht mehr am Gate. Mit jedem Check-in, jeder Buchung und jeder mobilen Abrechnung entstehen Datenströme – oft grenzüberschreitend. Die Folge: Fast die Hälfte der Reisenden macht sich mehr Sorgen um Datensicherheit als im Vorjahr. Cyberangriffe, Phishing-Versuche und der Druck lokaler Behörden, persönliche Geräte zu entsperren, verunsichern viele.

Unternehmen reagieren darauf mit klareren Richtlinien und technischer Vorsorge. 66 Prozent der CFOs geben an, dass ihr Unternehmen bereits aktualisierte Sicherheitsrichtlinien eingeführt hat. Dazu gehören Schulungen, temporäre Geräte für Hochrisikogebiete und strengere Datenschutzstandards.

Geschäftsreisen 2026 optimieren: 7 Maßnahmen für effizientere Abläufe

Wie die aktuelle SAP-Concur-Studie zeigt: Geschäftsreisen bleiben ein Schlüssel für Wachstum und Zusammenarbeit. Doch steigende Ansprüche an Budgetkontrolle, Sicherheit und Nachhaltigkeit erfordern neue Strategien. Hier sind sieben praxisnahe Tipps, wie du dein Geschäftsreisemanagement auf das nächste Level bringst.

1. Klare Prioritäten im Reiseprozess festlegen

Jede Geschäftsreise verfolgt ein Ziel, aber jede beteiligte Person hat eigene Anforderungen. Reisende wünschen sich Komfort und Flexibilität, Travel Manager*innen brauchen effiziente Abläufe und die Finanzabteilung verlangt Kostenkontrolle in Echtzeit.

Bevor du Prozesse neu aufsetzt, solltest du deshalb alle Prioritäten klar definieren:

• Was ist das Ziel einer Reise?

• Welche Rollen sind beteiligt und welche Informationen benötigen sie?

• Welche Faktoren (Zeit, Budget, Sicherheit, Nachhaltigkeit) sind entscheidend?

Ein strukturierter Überblick hilft dir, Reiseprozesse besser abzustimmen und Erwartungen von Anfang an transparent zu machen.

2. Mitarbeitenden mehr Eigenverantwortung geben

Viele Unternehmen setzen heute auf Self-Booking-Systeme, mit denen Mitarbeitende Reisen selbstständig im Rahmen der Richtlinien buchen. Das spart nicht nur Zeit, sowohl für Reisende als auch für Travel Manager*innen. Es reduziert auch den Abstimmungsaufwand und steigert die Zufriedenheit. Reisende können dabei ihre bevorzugten Fluggesellschaften, Unterkünfte oder Transportmittel wählen, solange sie im definierten Budgetrahmen bleiben.

3. Reiserichtlinien und Genehmigungen optimieren

Viele Unternehmen kämpfen noch immer mit Reiserichtlinien, die zu starr oder zu komplex sind. Dabei brauchen Geschäftsreisen im Jahr 2026 vor allem eines: klare Orientierung. 

Eine moderne Reiserichtlinie sollte einfach verständlich, transparent und zugleich flexibel sein. Sie legt fest, welche Budgets gelten, welche Buchungsklassen oder Hotelstandards erlaubt sind und wie nachhaltige Optionen berücksichtigt werden. Ebenso wichtig ist, dass sie eindeutig regelt, wann eine Genehmigung erforderlich ist und wann Mitarbeitende eigenständig buchen dürfen. 

Wird die Richtlinie in ein digitales System integriert, können diese Regeln automatisch angewendet werden. Buchungen, die nicht den Vorgaben entsprechen, werden sofort markiert oder zur Freigabe weitergeleitet. Das reduziert Rückfragen, beugt Missverständnissen vor und sorgt dafür, dass sich alle Beteiligten – von den Reisenden bis zum Management – sicher und unterstützt fühlen.

4. Echtzeit-Support für Reisende sicherstellen

Auch bei optimaler Vorbereitung läuft auf Geschäftsreisen nicht immer alles nach Plan. Flugverspätungen, Buchungsfehler oder verlorene Reservierungen können jederzeit vorkommen. Ein verlässlicher 24/7-Support ist deshalb unverzichtbar, damit Mitarbeitende in solchen Momenten nicht auf sich allein gestellt sind. 

Moderne Buchungsplattformen bieten hierfür integrierte Support-Funktionen oder arbeiten mit spezialisierten Service-Teams zusammen, die bei Problemen sofort eingreifen. Das sorgt nicht nur für schnelle Lösungen, sondern entlastet auch Travel Manager*innen, die nicht mehr rund um die Uhr erreichbar sein müssen. Entscheidend ist, dass dieser Support leicht zugänglich und klar kommuniziert ist. 

5. Administrative Prozesse digitalisieren

Im modernen Geschäftsreisemanagement sind manuelle Prozesse echte Zeitfresser. Papierbelege, endlose Excel-Listen und unübersichtliche E-Mail-Abstimmungen führen nicht nur zu Verzögerungen, sondern erhöhen auch die Fehlerquote. Wer Geschäftsreisen effizient verwalten will, sollte deshalb konsequent auf digitale Lösungen setzen. 

Eine zentrale Plattform, die Buchungen, Genehmigungen, Belege und Spesenabrechnungen automatisch verarbeitet, schafft hier enorme Entlastung. Routineaufgaben werden vereinfacht, Daten stehen in Echtzeit zur Verfügung und Abrechnungen lassen sich schneller und präziser erledigen. Die Automatisierung führt letztlich zu mehr Transparenz über alle Reiseaktivitäten, sowie zu einer soliden Grundlage für Budgetplanung und Reporting.

6. Zufriedenheit und Wohlbefinden fördern

Ein erfolgreiches Reisemanagement endet nicht bei Zahlen und Prozessen – es beginnt bei den Menschen, die reisen. Mitarbeitende, die sich wertgeschätzt fühlen, sind motivierter, produktiver und langfristig loyaler. Deshalb sollte modernes Geschäftsreisemanagement nicht nur effizient, sondern vor allem menschenorientiert gestaltet sein. 

Achte daher darauf, dass Dienstreisen möglichst angenehm und nicht zu belastend verlaufen. Plane ausreichend Ruhezeiten bei Langstrecken, buche komfortable Unterkünfte, ermögliche eine ausgewogene Verpflegung und gestalte Spesenregelungen fair und transparent. 

Immer mehr Unternehmen erlauben zudem sogenannte „Bleisure“-Reisen – also die Kombination von Geschäfts- und Privataufenthalten. Sie ermöglichen es Mitarbeitenden, nach einem intensiven Arbeitseinsatz vor Ort einige Tage privat zu verlängern, neue Eindrücke zu sammeln und mit frischer Energie zurückzukehren. Diese Form des Reisens trägt zur besseren Work-Life-Balance bei und senkt das Risiko von Erschöpfung bei Vielreisenden.

7. Reisekosten mit Daten und Tools optimieren

Geschäftsreisen gehören zu den größten variablen Ausgaben vieler Unternehmen und ohne aktuelle Daten wird die Budgetkontrolle schnell zum Ratespiel. Statt dich auf monatliche Reports zu verlassen, solltest du Systeme einsetzen, die dir Ausgaben in Echtzeit anzeigen. So lassen sich Budgets gezielter steuern, Kostenstellen präzise zuordnen und Einsparpotenziale frühzeitig erkennen. 

Moderne Reisemanagement-Plattformen liefern zudem historische Analysen zu Buchungsverhalten, Nachhaltigkeit und Effizienz. Diese Kombination aus Echtzeit- und Verlaufsdaten schafft eine verlässliche Grundlage für faktenbasierter und nachvollziehbarer Entscheidungen.

SAP Concur: Der Partner für modernes Geschäftsreisemanagement

Effiziente, sichere und flexible Geschäftsreisen sind heute ein entscheidender Wettbewerbsfaktor. Und genau hier setzt SAP Concur an. Als weltweit führender Anbieter für integriertes Reise- und Spesenmanagement unterstützt SAP Concur Unternehmen dabei, ihre Reiseprozesse zu automatisieren, Transparenz über Ausgaben zu schaffen und Mitarbeitenden das Reisen spürbar zu erleichtern.

Die cloudbasierte Lösung vereint alle Schritte des Geschäftsreisemanagements auf einer Plattform: Von der Planung über die Buchung bis zur Abrechnung. Mit den Modulen Concur Travel und Concur Expense werden zudem Buchungen, Richtlinienprüfung und Reisekostenabrechnung intelligent miteinander verknüpft.

Flüge, Hotels, Bahnfahrten oder Mietwagen lassen sich so direkt über das System buchen, wobei die Einhaltung der firmeneigenen Reiserichtlinie automatisch überprüft wird. Belege werden digital erfasst, Ausgaben in Echtzeit zugeordnet und Berichte automatisch und regelkonform erstellt.

Fazit: Business Travel neu denken: Mehr als ein Kostenblock

Die Ergebnisse der aktuellen SAP-Concur-Studie zeigen deutlich: Geschäftsreisen stehen nicht mehr im Widerspruch zu Effizienz und Kostenkontrolle. Sie sind ein zentraler Bestandteil moderner Unternehmensstrategie. 

Während CFOs Geschäftsreisen häufig unter dem Aspekt der Budgetoptimierung und Digitalisierung betrachten, sehen viele Mitarbeitende darin eine Quelle für Wachstum, Innovation und persönliche Verbindung. Diese gegensätzlichen Perspektiven bremsen jedoch das Potenzial, das in gut gesteuerten Reisen steckt.

Wer Geschäftsreisen zukunftsfähig gestalten will, muss sie stärker in die Unternehmenslogik einbetten – als strategisches Instrument, nicht als Kostenblock. Das erfordert klare Ziele, nachvollziehbare Strukturen und eine gemeinsame Datengrundlage, auf die sich alle Beteiligten verlassen können.

Lösungen von SAP Concur bieten dafür den notwendigen Rahmen: Sie schaffen Transparenz über Budgets, Richtlinien und Reiseaktivitäten und ermöglichen so eine faktenbasierte Abstimmung zwischen Management, Finanzabteilung und Reisenden. Nur wenn Entscheidungen auf derselben Informationsbasis getroffen werden, lassen sich Wirtschaftlichkeit, Sicherheit und die Zufriedenheit des Mitarbeitenden in Einklang bringen.

Diese Hebel zeigen die operativen Stellschrauben. Doch wie gehen Travel Manager*innen, CFOs und Reisende selbst mit den großen Herausforderungen wie KI-Betrug, Cybersicherheit und Travelscrimping um? Lade dir dafür jetzt die SAP Concur Global Business Travel Study herunter.