SAP Concur

Mit SAP Concur lassen sich Geschäftsreisen einfach und bequem buchen. Zu den Reiseoptionen gehören Flüge, Hotels, Bahn und Mietwagen. Der Buchungsprozess geht einfach von der Hand und die Reisen lassen sich benennen und direkt Projektbuchungen zuordnen. Nach abgeschlossener Reise können je nach Geschäftseinstellung (Firmenkarte vorhanden oder eigene Kreditkarte die der Firma in Rechnung gestellt wird) mit ein paar Tagen Verzug die Rechnungsbelege einer Abrechnung hinzugefügt werden und Tagespauschalen mit verrechnet werden.

Bahnreisen lassen sich nicht mit anderen Reisearten kombinieren. Beispielsweise können Flug und Hotel für eine Reise kombiniert werden. Dies ist für Bahn und Hotel nicht in Kombination möglich. Dafür müssen zwei separate Reisen im System angelegt werden bei denen das System dann angibt, dass die zweite Reise mit der ersten zeitlich im Konflikt stehen kann. Hier wäre eine freie Kombination und Zuweisung zu bestehenden Reisen sehr wünschenswert.

Abrechnung und Planung von Geschäftsreisen für einen Software-Dienstleister. Die Vorteile sind eine schnelle Abwicklung und eine Planung, da das System mit externen Anbietern und Systemen vernetzt ist wodurch eine Vielzahl von Hotels und Flügen zur Verfügung stehen (kann von Unternehmen zu Unternehmen variieren, je nachdem welche Konditionen ausgehandelt wurden).

SAP Concur wird den gesamten Reisekostenprozess am Universitätsklinikum Jena erheblich erleichtern. Besonders positiv ist die digitale Belegerfassung über die App – Belege können direkt nach der Reise fotografiert und hochgeladen werden, was den Papieraufwand deutlich reduziert. Die automatische Zuordnung von Buchungen sowie die Integration in bestehende SAP-Prozesse sorgen für mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Auch die Genehmigungsprozesse laufen wesentlich schneller und strukturierter ab. Insgesamt spart das System spürbar Zeit und steigert die Effizienz im administrativen Bereich. Der wichtigste Punkt für mich ist die Entlastung des Personals und deren Zufriedenheitssteigerung.

Teilweise wirken die Benutzeroberfläche und Menüführung noch etwas unübersichtlich, besonders für neue Nutzerinnen und Nutzer, hier müssten noch klarere Menüstrukturen geschaffen werde und Hinweise zu den einzelnen Bereichen wir der Belegübersicht oder Barvorschüssen. Auch kleinere Anpassungen – etwa bei der Darstellung von Reisedetails – wären wünschenswert, um die Anwendung noch intuitiver zu gestalten. Trotzdem überwiegen klar die Vorteile im Arbeitsalltag.

Wie lösen die Probleme der fehlenden Originalbelege, Abrechnungen die in der Hauspost verschwinden, Fristen die nicht eingehalten werden durch die Reminder und die Intransparenz über den aktuellen Besrbeitungsstand der Abrechnungen und Anträge. Vorteile sehe ich ganz klar in der mobilen App, womit Reisende bereits während der Dienstreise die Reisezeiten und Belege dokumentieren können.

Am besten gefällt mir an SAP Concur die nahtlose Automatisierung von Reise- und Spesenprozessen: Belege können einfach per App gescannt und automatisch ausgelesen werden, Kreditkarten- und Reisedaten fließen direkt in die Abrechnung, und durch intelligente Richtlinienprüfung sowie transparente Echtzeit-Übersichten behalten Mitarbeitende und Finanzteams jederzeit Kontrolle und Übersicht über Kosten und Freigaben.

Was mir an SAP Concur nicht gefällt, ist, dass die Benutzeroberfläche teilweise komplex und wenig intuitiv wirkt, insbesondere für neue oder seltene Nutzer, was zu zusätzlichem Schulungsaufwand führen kann; zudem können Ladezeiten und Synchronisation manchmal verzögert sein, und bestimmte Anpassungen an Prozesse oder Workflows sind nur eingeschränkt oder mit hohem Aufwand möglich, was die Flexibilität im täglichen Einsatz einschränkt.

SAP Concur hilft mir vor allem dabei, den gesamten Reise- und Spesenprozess effizienter und transparenter zu gestalten. Manuelle Arbeitsschritte wie Belegerfassung, Prüfung und Freigabe werden digitalisiert, wodurch Fehler und Papieraufwand deutlich reduziert werden. Durch die automatische Übernahme von Kreditkartendaten und das mobile Erfassen von Belegen lassen sich Abrechnungen schneller erledigen – auch unterwegs. Gleichzeitig ermöglicht Concur eine bessere Kostenkontrolle und -transparenz, da Ausgaben in Echtzeit sichtbar sind und Unternehmensrichtlinien automatisch geprüft werden. Insgesamt führt die Nutzung zu weniger administrativem Aufwand, schnelleren Prozessen, geringeren Fehlerquoten und einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit.

SAP Concur überzeugt durch seine benutzerfreundliche Oberfläche und die nahtlose Integration von Reise-, Spesen- und Rechnungsmanagement in einem zentralen System. Besonders positiv fällt die Automatisierung vieler Prozesse auf, die Zeit spart und Fehler reduziert. Die mobile App ermöglicht es, Belege einfach zu fotografieren und direkt einzureichen – ideal für unterwegs. Zudem bietet die Software eine hohe Transparenz und detaillierte Auswertungsmöglichkeiten, was die Kostenkontrolle deutlich verbessert.

SAP Concur überzeugt durch seine benutzerfreundliche Oberfläche und die nahtlose Integration von Reise-, Spesen- und Rechnungsmanagement in einem zentralen System. Besonders positiv fällt die Automatisierung vieler Prozesse auf, die Zeit spart und Fehler reduziert. Die mobile App ermöglicht es, Belege einfach zu fotografieren und direkt einzureichen – ideal für unterwegs. Zudem bietet die Software eine hohe Transparenz und detaillierte Auswertungsmöglichkeiten, was die Kostenkontrolle deutlich verbessert.

Mit SAP Concur lassen sich mehrere typische Probleme im Reise- und Spesenmanagement effizient lösen. Zum Beispiel werden manuelle, fehleranfällige Prozesse durch automatisierte Abläufe ersetzt – Belege müssen nicht mehr händisch erfasst werden, sondern können digital hochgeladen und automatisch zugeordnet werden. Genehmigungs- und Abrechnungsprozesse werden transparenter und deutlich schneller abgewickelt. Die Vorteile liegen vor allem in der Zeitersparnis, der besseren Übersicht über Ausgaben und der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien. Zudem ermöglicht die mobile App eine ortsunabhängige Bearbeitung, was besonders für Mitarbeitende im Außendienst oder auf Geschäftsreisen sehr praktisch ist. Auch das Reporting ist ein großer Pluspunkt, da es fundierte Analysen und damit eine gezielte Kostenkontrolle ermöglicht.

Die automatische Erkennung von Beleg-Uploads ist etwas, das mir an Concur gefällt. Einfach mit dem Handy scannen und die App erstellt automatisch eine Ausgabe, wobei das Datum und die Summe bereits erkannt wurden. Es müssen lediglich noch kleine Details hinzugefügt werden. Außerdem schätze ich, dass es eine Handy-App gibt, mit der man den Beleg direkt unterwegs fotografieren kann, ohne sich Sorgen zu machen, das Original zu verlieren. In Bezug auf die Abrechnungserstellung bietet Concur einige nützliche Funktionen. Man kann sich beispielsweise Vorschüsse geben lassen und diese dann in die Abrechnung integrieren. Auch eine Verrechnung mit dem Gehalt ist möglich. Durch das Erstellen von Reiseverläufen werden automatisch Tagespauschalen hinzugefügt. Freigaben und Versand erfolgen ebenfalls automatisch mit den hinterlegten Personen.

SAP Concur ist aufgrund der Vielfalt an Themen, Funktionen und Features sehr komplex, was dazu führt, dass das Tool überfrachtet wirkt. Die Usability und intuitive Bedienung sind Bereiche, an denen SAP Concur noch deutlich arbeiten muss. Leider sind Bahnreisen nicht mit anderen Reisearten kombinierbar, obwohl dies bei Flug und Hotel möglich ist. Die Prozesse zur Buchung und Abwicklung von Reise- und Spesenbuchungen sind ebenfalls sehr komplex, was zu einer langsamen und ineffizienten Leistung des Systems/Tools führen kann.

Dies ist der Ort, an dem meine Geschäftsausgaben überwacht und genehmigt werden. Ich habe einen zentralen Überblick über meine Reise- und andere Ausgaben. Früher mussten alle Belege mühsam digitalisiert werden, was natürlich Ressourcen gebunden hat. Es gibt jedoch immer noch eine wichtige Sache, auf die man achten muss und die hoffentlich in den eigenen Belegen zu finden ist: der anfallende Steuersatz für jede Ausgabe.

Was mir damals recht gut an der App gefallen hat war die Option via iOS-App Spesen einzureichen. So konnte man unterwegs oder im Hotel bereits anfangen gewisse Belege zu digitalisieren und die Abrechnung vorzubereiten. Ein weiterer Vorteil ist, dass sich die Lösung recht einfach mit den bestehenden SAP System (ERP, HCM & Co.) verknüpfen lässt. Aber auch über diverse APIs lassen sich diverse Dienste verknüpfen, so zB FreeNow - sehr praktisch wenn auf Dienstreise die Belege für Carsharing oder Taxi direkt in die Spesenabrechnung gespiegelt werden ohne dass wild zwischen Privat- & Diensthandy PDF-Belege hin- und hergeschickt werden müssen.

Im Gegensatz zur Mobile-App war die Applikation am Desktop-Rechner - analog zu anderem SAP-Produkten - eher schwierig zu bedienen. Hier gab es zahlreiche Attribute und (kundenspezifisch ausgeprägte) Felder zu Lasten der Bedienbarkeit. Am Desktop-Rechner war die Bedienbarkeit im Kontrast zur Mobile App eher umständlich und es dauert lange die Ausgaben/Spesen mit der Kreditkartenabrechnung zu matchen.

Dieses Tool wurde global im Rahmen von zu erstellenden Reisekostenabrechnungen genutzt - dadurch dass dort der Vertrieb eine große Rolle einnimmt, haben viele Mitarbeiter diese Lösung genutzt. Gerade auf Dienstreisen im Außendienst kam einiges an täglichen Belegen zusammen.

Man kann alles komplett im Browser erledigen. Es ist keine Installation eines Clients erforderlich. Außerdem finde ich die direkte Buchung von DB Bahn Tickets über das Unternehmens DB Konto sehr angenehm. Die Anmeldung ist über SSO mit dem Unternehmensdirectory (MS Azure) möglich. Dadurch muss man keinen extra Account anlegen und noch ein Passwort merken. Außerdem finde ich das Abfotografieren von Belegen und direkte Speichern in dem Vorgang sehr gut. Nicht jeder hat einen Scanner zur Verfügung. Da hilft es, dass ein Foto reicht. Es ist kein lästiges Aufheben der Belege und schicken per Post mehr notwendig.

Die Organisation einer Dienstreise ist sowieso schon umfangreich. Da sollte die Planung und Abrechnung der Ausgaben einfach von der Hand gehen. Leider ist das mit SAP Concur nicht so einfach. Wie bei vielen anderen SAP Produkten ist auch hier die Logik des Programms nicht selbsterklärend. Es gibt zu viele Verlinkungen innerhalb eines Dienstreiseprozesses und alles ist zu kleinteilig. Es gibt einem das Gefühl dass man hier die Arbeit der Reiseabteilung erledigt. Man verliert dann den Workflow außer Augen. Für Benutzer, die das Tool selten nutzen wäre auch eine Schritt-für-Schritt Anleitung wünschenswert oder ein Maskottchen dass einen durch den Workflow leitet.

In unserem Unternehmen wird jede Reiseplanung mit Buchung von Hotels, Dienstwagen, Flügen oder Bahn Tickets mit SAP Concur abgewickelt. Für die anschließende Reisekostenabrechnung mit Spesen und sonstigen Ausgaben nutzen wir ebenfalls SAP Concur. Hier können alle Benutzer ihre Belege digital speichern und an die jeweiligen Dienstreisen anhängen. Bei Viel-Reisenden (z.B. Sales) ist das natürlich ein Seegen im Vergleich zu früher wo die Belege noch per Post geschickt werden mussten.

- Gute Synchronisation und Kombination der Web-Anwendung und App, die ich einfach mittels Single Sign on verwenden kann; - Ich kann unternommene und abgerechnete Geschäftsreisen kopieren und anpassen und somit wertvolle Zeit sparen; - die Ausgaben (expenses) können mit der hinterlegten Firmenkreditkarte synchronisiert und abgerechnet werden

- die Eingabe von Buchungscodes und Metadaten zum Beginn eines Reports sind teilweise verwirrend; - Horizontal hochgeladene Belege werden nicht automatisch gedreht; - Sofern ich Expenses manuell erstelle, lassen sich die automatisch hinzugefügten expenses durch Synchronisation mit der Firmenkreditkarte nicht einfach löschen

- Abrechnung von Reisekosten für Geschäftsreisen, die Bahnfahrten, Hotel, Spesen und sonstige Ausgaben enthalten; - Übersicht meiner Reisekosten, die mit meiner Firmenkreditkarte synchronisiert werden; - Einfache Abrechnung durch gute UX/UI, die Zeit spart

Wenn man die Logik des App einmal verstanden hat, erfüllt sie die Basisanforderungen - Beleg scannen, einer Abrechnung zuordnen, genehmigen lassen, bzw. als Führungskraft Genehmigungen erteilen. Aus meiner Sicht gibt es keine besonders herausragenden Features oder ich habe sie noch nicht gesehen. Ich fand z.B: rydoo deutlich intuitiver in der Nutzung.

Die App kommt sehr old school daher; lange Ladezeiten. Nutzung ist nicht besonders intuitiv (Ausgaben - Verschieben zu Kostenabrechnungen) und "lernt" nicht - ich muss zum Beispiel sehr oft die gleichen Kollegen hinzufügen, um Team Lunches, etc abzurechnen, diese könnten einfach direkt angezeigt werden, stattdessen muss man sie jedes Mal neu sehr langwierig auswählen.

Ich nutze die App, um selbst Reisekosten einzureichen (scannen der Belege, Zuordnung zu Reise, Genehmigung einholen) und um für mein Team Reisekosten zu genehmigen. Vorteil ist elektronische Abrechnung (aber das ist Standard und da gibt es bessere Tools). Vorteil ist (glaube ich) internationale Verfügbarkeit der Lösung.

Am besten finde ich die App, um Reisekostenabrechnungen zu machen. Sobald die App auf dem Handy installiert und mit dem Account verknüpft ist, erkennt sie beim Scannen des Belegs Ausgaben, Verkäufer, Mwst-Umsätze etc. und macht mir das Leben viel einfacher. Das Erstellen von Abrechnungen an sich ist auch intuitiv.

Wenn man im Ausland war, erkennt die App oftmals leider die Währung nicht richtig. Außerdem finde ich, dass man die Übersicht über die letzten Abrechnungen in der App nicht so schnell findet. Über die Desktop-Version kann ich relativ wenig sagen, da ich hauptsächlich die App-Lösung nutze.

Reisekostenabrechnungen in recht kurzer Zeit erstellen, bearbeiten und zur Freigabe schicken. Es gibt kein Lästiges Einscannen mehr, sondern alle Belege lassen sich einfach mit dem Handy abfotografieren.

Mir gefällt die automatische Erkennung von Beleg-Uploads: Einfach mit dem Handy scannen und Concur erstellt eine Ausgabe, in der Datum und Summe schon erkannt wurde. Man muss nur noch Kleinigkeiten hinzufügen. Außerdem die Tatsache, dass es eine Handy App gibt. So kann man direkt unterwegs den Beleg abfotografieren und muss keine Angst haben, dass Original zu verlegen. Funktionen in der Abrechungserstellung an sich: Man kann Vorschüsse sich geben lassen und diese dann auch zu Abrechnungen hinzufügen, sowie eine Verrechnung mit dem Gehalt. Durch das Erstellen von Reiseverläufen, werden authomatisch Tagespauschalen hinzugefügt. Freigaben und Versand passieren auch automatisch jeweils immer mit den hinterlegten Personen.

Am Anfang ist es sehr kleinteilig und kompliziert, aber wenn man weiß, wie man was einstellt und hinzufügt, ist es gut das alles angeben zu können. Auch muss man sich etwas auskennen, was Richtlinien angeht: MwSt Sätze, Aufschlüsselung, Ausgabenarten, Verrechnungen etc. und dann das Ganze noch einer Kostenstelle zuordnen.

Wir machen Reisekostenabrechnungen und beantragen Vorschüsse zur Videoproduktion mit Concur. Endlich sind Abrechnungen digital und mann muss sich nicht hinsetzen und Belege mit Klebestift auf Seiten über Seiten Papier kleben. Vorschüsse sind essentiell für die Videoproduktion. Es müssen oft hohe Summen im Vorfeld für Locationkautionen, Ausstattung usw. ausgegeben werden. Über Concur lassen sich diese Vorschüsse beantragen und nach Freigabe der Führungskraft bekommt man das Geld überwiesen – direkt aufs Konto. So läuft man auch nicht mit mehreren Tausend Euro Batgeld rum, sondern kann alles wie gewohnt mit Karte zahlen. Am Ende kann man diesenVorgang der Abrechnung hinzufügen und alles verrechnet sich.

Am besten gefallen hat mir die Kombination aus praxisnahen SAP-Einblicken, klar strukturierten Vorträgen und dem offenen Austausch mit Expertinnen und Experten. Besonders wertvoll fand ich, dass viele Inhalte direkt auf aktuelle Herausforderungen im Bereich Finance und Rechnungswesen anwendbar sind

Weniger gut gefallen hat mir lediglich, dass einige Sessions zeitlich parallel lagen und man sich für eines entscheiden musste. Ein etwas entzerrter Zeitplan würde helfen, noch mehr Inhalte mitzunehmen.

„Mit SAP Concur löse ich vor allem das Problem der zeitaufwendigen und fehleranfälligen manuellen Reisekosten- und Spesenabrechnungen. Die automatisierte Erfassung, Prüfung und Freigabe reduziert Rückfragen, Medienbrüche und Abstimmungsaufwand deutlich. Besonders vorteilhaft finde ich die transparente Dokumentation, die schnelle digitale Belegverarbeitung sowie die klare Prozessführung, die sowohl für Mitarbeitende als auch für Finance-Teams spürbare Entlastung bringt. Insgesamt erhöht Concur die Prozesssicherheit, verkürzt Durchlaufzeiten und sorgt für eine deutlich bessere Compliance

Die KI Joule scheint ein hilfreiches Mittel zu sein. Auch die Schnittstellen Anbindung scheint für externe Dienstleister (z.B. Reisebüros) soll einfach anzubinden sein. Die Oberfläche sieht für den Nutzer praktikabel aus.

Sehr viele einzelne Module sind im Gesamtüberblick zunächst unübersichtlich. Die Interdependenzen werden dadurch nicht ganz klar. Müsste man aber genauer testen.

Weniger manuelle Bearbeitung. Auch effizientere Bearbeitung. Ein angenehmeres Nutzererlebnis für User. Gewachsene Probleme können auf den Prüfstand gestellt und ausgemerzt werden.

Benutzerfreundlich, smarte End to End Lösung, Mobile App, Funktionalitäten von Expenses sind super, Schnittstellen zu Drittanbieter verfügbar,

Entwicklungsstand von Travel könnte fortgeschrittener sein- auch T2 kann nicht alles nachholen. Schwerpunkt zu sehr US orientiert- wandeln mit Fokus auf EU muss schneller umgesetzt werden.

Ein gutes Tool für User die Buchungen und Abrechnungen aus einer Maske heraus machen können ohne sich unterschiedliche Anforderungen aneignen zu müssen. Grosse Adaption in diversen Ländern was somit ein gutes globales travel Management ermöglicht.

Mir gefällt Concurs Kunden-Service und der direkte Kontakt zum Kunden am besten. SAP Concur wird stetig weiterverbessert. Die Locations beim jährlichen SAP-Concur-Day sind fantastisch!

Aktuell gibt es nichts, was verbesserungswürdig wäre. Ich hoffe, dass Concur stabile Preise auch in Zukunft anbietet.

Reisebuchung ist bequem und einfach für Zug, Flug und Hotel. Mit Data Access and Export haben wir zudem gute Auswertungsmöglichkeiten für Prüfer und interne Controller.