Maverick Buying: Wenn die schnelle Bestellung zur teuren Abkürzung wird
Selina Feddern6.11.2026
Wie du mit fünf Schritten den indirekten Einkauf vereinfachst, Rückfragen reduzierst und Mitarbeitende für den offiziellen Bestellweg gewinnst
Inhalt
- Was ist Maverick Buying?
- Warum bestellen Mitarbeitende am Einkauf vorbei?
- Welche Kosten verursacht Maverick Buying?
- Wie E-Procurement bei der Umsetzung unterstützt
- Woran du Verbesserungen im Einkaufsprozess erkennst
- Fazit: Maverick Buying vermeiden heißt, den offiziellen Weg zum schnellsten zu machen
In der Werkhalle gehen die Schutzhandschuhe aus. Ein Paar kostet rund fünf Euro, also eigentlich kein Thema. Bis die Rechnung bezahlt ist, haben sich trotzdem vier Personen damit beschäftigt: Jemand sucht heraus, welche Handschuhe zuletzt bestellt wurden, jemand klärt die Größe, jemand gibt die Bestellung frei, und am Ende prüft noch jemand Lieferung und Rechnung. Rechnet man die Arbeitszeit aller Beteiligten zusammen, kostet die Bestellung schnell über 100 Euro, und das bei einem Warenwert von fünf Euro. Michael Petri, Geschäftsführer von simple system, hat dieses Beispiel im Interview bei Welt der Wunder durchgerechnet.
Kein Wunder also, dass viele Mitarbeitende beim nächsten Mal lieber selbst bestellen. Schnell im Onlineshop, mit der Firmenkarte oder beim Händler um die Ecke, und die Handschuhe sind morgen da. Für die einzelne Person ist das pragmatisch. Für das Unternehmen beginnt damit ein Problem, das sich in keiner einzelnen Bestellung zeigt, in der Summe aber spürbar wird: Maverick Buying.
In diesem Artikel erfährst du, warum Mitarbeitende am Einkauf vorbei bestellen, welche Kosten dadurch entstehen und wie du Maverick Buying mit fünf Schritten vermeidest, indem du den offiziellen Bestellweg zum einfachsten machst.
Das Wichtigste in Kürze
- Maverick Buying entsteht meist nicht aus mangelnder Disziplin, sondern weil der offizielle Bestellprozess zu langsam und kompliziert ist.
- Die wahren Kostentreiber sind oft unsichtbar: Hohe interne Prozesskosten, fehlende Mengenrabatte und aufwendige Nacharbeiten in der Buchhaltung übersteigen den eigentlichen Warenwert schnell um ein Vielfaches.
- Statt auf Verbote zu setzen, lässt sich der wilde Einkauf am wirksamsten eindämmen, indem der offizielle Weg bequemer und schneller wird als jede Abkürzung.
- Digitale E-Procurement-Plattformen verkürzen Freigaben von Tagen auf Stunden, bündeln Bedarfe und schaffen volle Ausgabentransparenz für das gesamte Unternehmen.
Was ist Maverick Buying?
Maverick Buying, im Deutschen manchmal auch „wilder Einkauf“ genannt, beschreibt Einkaufs- und Beschaffungstätigkeiten, die ohne Einbeziehung der Einkaufsabteilung erfolgen. So definiert es eine Studie der Universität der Bundeswehr München und cosinex. Mitarbeitende bestellen dabei bei Lieferanten, mit denen es keinen Rahmenvertrag gibt, zahlen andere Preise als die verhandelten oder umgehen Freigaben und Kostenstellen. Das passiert selten aus böser Absicht. Meist will jemand schlicht ein Problem lösen, und zwar schneller, als es der offizielle Weg erlaubt.
Besonders anfällig ist der indirekte Einkauf. Gemeint sind alle Güter und Dienstleistungen, die nicht direkt in das Endprodukt einfließen: Werkzeug, Arbeitsschutz, Ersatzteile für die Instandhaltung, Reinigungsmittel, Büromaterial oder kleinere Dienstleistungen. Viele dieser Artikel sind C-Teile mit geringem Einzelwert, die aber häufig und in großer Vielfalt bestellt werden. Weil jede einzelne Bestellung so klein ist, dass sie kaum auffällt, bleibt Maverick Buying im indirekten Einkauf oft lange unbemerkt.
Wie der Beschaffungsprozess grundsätzlich aufgebaut ist, liest du in unserem Artikel zum Beschaffungsprozess.
Warum bestellen Mitarbeitende am Einkauf vorbei?
Maverick Buying ist kein Randphänomen. Eine Studie der HTWK Leipzig unter 181 Unternehmen aus 18 europäischen Ländern kommt zu dem Ergebnis, dass 13,5 Prozent der Bestellungen für indirekte Materialien am Einkauf vorbei laufen. Im öffentlichen Sektor zeigt sich ein ähnliches Bild: In der Befragung der Universität der Bundeswehr München halten 76 Prozent der Einkaufsorganisationen Maverick Buying für relevant, und mehr als 30 Prozent schätzen den Anteil am Beschaffungsvolumen sogar auf über 25 Prozent.
Fragt man nach den Gründen, landet man selten bei mangelnder Disziplin. Viel häufiger liegt die Ursache im Prozess selbst. Typische Auslöser sind:
- Lange Freigabezeiten: Wenn eine Bestellung tagelang auf eine Genehmigung wartet, bestellt das Team im Zweifel selbst. Im Benchmark von APQC vergehen demnach vom Eingang einer Bedarfsanforderung bis zur Bestellung beim Lieferanten im Median 2,0 Tage.
- Unübersichtliche Bestellwege: Kataloge liegen verteilt bei verschiedenen Lieferanten, Artikelnummern muss man erst heraussuchen, und niemand weiß genau, welcher Lieferant für welchen Bedarf vorgesehen ist.
- Kein Weg für Gelegenheitsbedarfe: Für den Spezialstecker oder das einmalige Werkzeug gibt es keinen Rahmenvertrag und damit oft auch keinen offiziellen Bestellweg. Die Abkürzung über den Onlineshop wird dann zur Regel.
- Fehlende Transparenz: Wer nicht sieht, wo seine Bestellung gerade steht, fragt nach oder bestellt vorsichtshalber noch einmal woanders.
Fabian von Kleinsorgen, VP Growth & Sales Operations bei simple system, erlebt das in Kundenprojekten immer wieder:
„In unseren Kundenprojekten sehen wir immer wieder: Maverick Buying ist selten ein Disziplinproblem. Wer am Einkauf vorbei bestellt, tut das meistens, weil der offizielle Weg länger dauert als die Abkürzung. Wenn eine Genehmigung zwei Tage braucht, bestellt das Team im Zweifel selbst. Dauert sie zwei Stunden, gibt es dafür keinen Grund mehr.“
Für dich heißt das: Wer Maverick Buying vermeiden will, sollte weniger über Regeln und Verbote nachdenken und mehr darüber, wie der offizielle Weg schneller und bequemer wird als die Abkürzung.
Welche Kosten verursacht Maverick Buying?
Auf den ersten Blick wirken einzelne Bestellungen am Einkauf vorbei harmlos. Ein paar Euro mehr für Handschuhe oder Kabelbinder bringen kein Budget ins Wanken. Die Kosten entstehen aber an mehreren Stellen gleichzeitig, und viele davon tauchen in keiner Kostenstelle direkt auf.
Höhere Einkaufspreise
Wer außerhalb der vereinbarten Lieferanten bestellt, verzichtet auf verhandelte Konditionen. Wie groß der Unterschied sein kann, zeigt eine Auswertung von Plattformdaten bei simple system: Für denselben Artikel mit identischer EAN liegt der Preisabstand zwischen verschiedenen Lieferanten im Median bei 11 bis 15 Prozent (Zeitraum Oktober 2025 bis September 2026). Bei vielen kleinen Bestellungen summiert sich das schnell.
Versandkosten und Mindermengenzuschläge
Einzelbestellungen verursachen jedes Mal eigene Versandkosten und häufig Zuschläge für kleine Mengen. Werden Bedarfe aus mehreren Abteilungen oder Standorten nicht gebündelt, zahlt das Unternehmen diese Nebenkosten mehrfach, obwohl die Artikel vom selben Lieferanten kommen könnten.
Interne Prozesskosten pro Bestellung
Der größte Kostenblock ist oft unsichtbar. Jede Bestellung bindet Arbeitszeit für Suche, Abstimmung, Freigabe, Wareneingang, Rechnungsprüfung und Zahlung, und das unabhängig vom Warenwert. Die HTWK Leipzig hat 2017 ermittelt, dass ein einheitlicher manueller Bestellprozess rund 115 Euro kostet, ein digitaler Prozess dagegen rund 68 Euro. Rechnet man die Inflation seitdem ein, landen diese Werte heute bei rund 146 beziehungsweise 86 Euro pro Bestellung. Bei einem Warenwert von fünf Euro übersteigen die Prozesskosten den Einkaufspreis also um ein Vielfaches.
Nacharbeit in der Buchhaltung
Spätestens bei der Rechnung holt Maverick Buying die Buchhaltung ein. Fehlt der Bestellbezug, muss jemand herausfinden, wer was bestellt hat, welcher Kostenstelle die Ausgabe zugeordnet wird und ob die Lieferung überhaupt angekommen ist. Daten von Ardent Partners zeigen, dass im Schnitt jede siebte Rechnung Nacharbeit braucht, bei Unternehmen außerhalb der Best-in-Class-Gruppe sind es sogar 22 Prozent, also gut jede fünfte. Rechnungen ohne Bestellbezug gehören zu den typischen Auslösern. Wie du die Freigabe von Rechnungen so organisierst, dass nur noch Ausnahmen auf dem Tisch landen, liest du in unserem Artikel zur Rechnungsfreigabe im Mittelstand.
Fehlende Transparenz und Risiken
Ausgaben, die am Einkauf vorbei laufen, fehlen in jeder Auswertung. Der Einkauf kann keine Mengen bündeln und schlechter verhandeln, das Controlling sieht nicht, wofür Standorte Geld ausgeben, und bei unbekannten Lieferanten steigen die Risiken etwa bei Qualität, Liefertreue oder Compliance. Michael Petri bringt das auf den Punkt:
„Die teuerste Bestellung ist selten die mit dem höchsten Preis, sondern die kleine, die niemand sieht. Einzeln fallen solche Bedarfe kaum auf. In Summe sind sie ein spürbarer Kostenblock, ohne verhandelte Preise und ohne Kontierung. Für die Geschäftsführung ist Maverick Buying deshalb kein Einkaufsthema, sondern ein Ergebnisthema.“
Maverick Buying vermeiden: Fünf Schritte für deinen Einkauf
Wenn die Abkürzung das Problem ist, liegt die Lösung im offiziellen Weg. So gestaltest du den Bestellprozess so, dass Mitarbeitende ihn gerne nutzen.
01
Schritt
Bestellwege prüfen
Analysiere, wie heute tatsächlich bestellt wird: Werte Rechnungen ohne Bestellbezug, Kreditkartenabrechnungen und Einkäufe außerhalb der Rahmenverträge aus. Sprich direkt mit den Teams, um Muster wie schlechte Auffindbarkeit, lange Freigaben oder fehlende Routen aufzudecken.
02
Schritt
Lieferantenkataloge zentral zugänglich machen
Bedarfsträger*innen müssen nicht wissen, welcher Lieferant was anbietet. Bündle alle Rahmenvertragskataloge über einen zentralen Einstieg: mit einheitlicher Suche, Favoritenlisten für Routinekäufe und klarer Kennzeichnung bevorzugter Artikel zu verhandelten Konditionen.
03
Schritt
Freigaben und Zuordnungen festlegen
Vermeide Engpässe durch klare Schwellenwerte: Genehmigungen greifen erst ab bestimmten Beträgen oder Warengruppen, Routinebedarfe laufen automatisiert durch. Budgets und Kostenstellen werden direkt verknüpft, und Freigaben erfolgen mobil mit einem Klick.
04
Schritt
Gelegentliche Bedarfe mitdenken
Für seltene Bedarfe ohne Rahmenvertrag braucht es verlässliche Ausweichrouten statt bürokratischer Hürden: nutze Plattformen mit Vollsortiment, strukturierte Freitextbestellungen oder limitierte Team-Firmenkarten für Sofortkäufe und Software.
05
Schritt
Bestellungen gezielt bündeln
Identifiziere redundante Einzelkäufe über Abteilungen hinweg: Bündle Bedarfe, um Mindermengenzuschläge und Frachtkosten zu eliminieren sowie Skalenvorteile auszuschöpfen. Feste Bestelltage und automatisierte Systemhinweise unterstützen die Routine.
Wie E-Procurement bei der Umsetzung unterstützt
Viele der fünf Schritte lassen sich mit Tabellen und klaren Absprachen beginnen. Sobald aber mehrere Standorte, Hunderte Bedarfsträger*innen und viele Lieferanten beteiligt sind, stößt diese Organisation schnell an Grenzen. Hier kommen E-Procurement-Lösungen ins Spiel, die Kataloge, Freigaben, Kostenstellen und die Übergabe an das ERP in einem Prozess verbinden. Was E-Procurement grundsätzlich bedeutet, erklären wir in unserem Artikel E-Procurement: So läuft die Beschaffung über digitale Plattformen ab.
Ein Beispiel dafür ist simple system. Die cloudbasierte Plattform für den indirekten Einkauf ist seit dem Jahr 2000 am Markt, wird in Deutschland entwickelt und gehostet und gehört seit 2021 zur Hoffmann SE. Unternehmen bestellen darüber C-Teile, MRO-Bedarf, Büromaterial und Dienstleistungen bei mehr als 1.000 Lieferanten, über 28.000 aktive Einkäufer*innen nutzen die Plattform.
Für das Thema Maverick Buying sind vor allem drei Punkte relevant. Erstens liegen die Kataloge vieler Lieferanten auf einer Plattform, sodass Mitarbeitende über eine Suche bestellen können. Zweitens greifen Genehmigungsregeln, Kostenstellen und Budgets automatisch, und Bestellungen werden direkt an das ERP übergeben. Drittens laufen auch Gelegenheitsbedarfe ohne Rahmenvertrag über denselben Kanal, wodurch die typische Lücke für die Abkürzung entfällt. Mit festen Regeln und Freigabe per Klick liegt die Zeit bis zur Bestellung auf der Plattform im Median bei 2,3 Stunden (Plattformdaten Oktober 2025 bis September 2026). Außerdem wären plattformweit 51 Prozent der Bestellungen bündelbar. Bei einem Industriekunden lag der Anteil bei 79 Prozent, die Bestellnebenkosten sanken dort innerhalb von zwölf Monaten um 82 Prozent beziehungsweise 8.097 Euro.
Wie sich das in der Praxis auswirkt, zeigen veröffentlichte Kundenprojekte:
- Maverick Buying im SAP-Umfeld: Bei einem anonymisierten Finanzdienstleister mit rund 3.000 SAP-Nutzer*innen sank die Maverick-Buying-Quote von 35 Prozent auf 1 bis 2 Prozent. Die Einsparung liegt bei rund 136.000 Euro pro Jahr, davon rund 40.000 Euro durch Bündelung und rund 96.000 Euro durch geringeren Personalaufwand.
- SIG: Der Verpackungshersteller hat knapp 70 Prozent seines operativen C-Teile-Einkaufs automatisiert.
- DODUCO: Im C-Teile-Management spart das Unternehmen rund 70.000 Euro Prozesskosten pro Jahr.
- Memminger-IRO: Die Bearbeitungszeit je Bestellung sank von fünf auf zwei Minuten.
Einen Überblick über weitere Lösungen für den Einkauf findest du in unserem Vergleich von Procurement Software sowie in den Kategorien Procure to Pay und Einkaufssoftware.
Woran du Verbesserungen im Einkaufsprozess erkennst
Ob deine Maßnahmen wirken, zeigen dir wenige Kennzahlen, die du regelmäßig auswertest. Am besten legst du vor dem Start einen Ausgangswert fest, damit du Veränderungen nachvollziehen kannst.
Kennzahl | Was sie zeigt | Woran du Fortschritt erkennst |
|---|---|---|
Maverick-Buying-Quote | Anteil der Rechnungen ohne Bestellbezug an allen Eingangsrechnungen | Die Quote sinkt, weil Bestellungen über den offiziellen Weg laufen |
Zeit bis zur Bestellung | Dauer vom Bedarf bis zur Bestellung beim Lieferanten | Freigaben und Bestellungen dauern Stunden statt Tage |
Prozesskosten pro Bestellung | Interne Arbeitszeit für eine Bestellung, bewertet mit Stundensätzen | Weniger manuelle Schritte, weniger Rückfragen, weniger Nacharbeit |
Bestellnebenkosten | Versandkosten und Mindermengenzuschläge im Verhältnis zum Bestellvolumen | Mehr gebündelte Bestellungen, weniger Einzelsendungen |
Anteil katalogbasierter Bestellungen | Wie viele Bestellungen über vereinbarte Kataloge und Konditionen laufen | Der Anteil steigt, verhandelte Preise werden genutzt |
Rechnungen mit Nacharbeit | Anteil der Rechnungen, die manuell geklärt werden müssen | Die Buchhaltung klärt nur noch Ausnahmen |
Fazit: Maverick Buying vermeiden heißt, den offiziellen Weg zum schnellsten zu machen
Kommen wir noch einmal zu den Schutzhandschuhen vom Anfang zurück. Wer sie selbst im Onlineshop bestellt, handelt nicht unvernünftig. Er oder sie löst ein Problem, für das der offizielle Weg zu lange braucht. An dieser Stelle setzt wirksames Vorgehen gegen Maverick Buying an: Statt Abkürzungen zu verbieten, machst du sie überflüssig.
Das gelingt, wenn Mitarbeitende ihre Artikel schnell finden, Freigaben nur dort greifen, wo sie nötig sind, Gelegenheitsbedarfe einen festen Platz im Prozess haben und Bestellungen gebündelt werden. Mit der Maverick-Buying-Quote hast du außerdem eine Kennzahl, die dir zeigt, ob deine Maßnahmen ankommen. Für Einkauf, Controlling und Geschäftsführung entsteht so mehr Transparenz über die Ausgaben aller Standorte, und für die Teams ein Bestellweg, der sich im Alltag schlicht einfacher anfühlt.
Die Handschuhe kosten am Ende immer noch fünf Euro. Der Unterschied liegt darin, wie viel Arbeit bis zur bezahlten Rechnung dazukommt.
Autor*In
Selina Feddern
Selina ist Redakteurin bei OMR Reviews. Sie schreibt alles, was ihr in die Hände fällt. Im Job entstehen Reviews, unterwegs werden Gedanken zu Notizen in der Bahn und zu Hause zu eigenen Texten für die Schublade. Als Poetry Slammerin nimmt sie ihre Worte außerdem gerne mit auf die Bühne. Selina ist gebürtig aus Lübeck und feilt so lange an einem Satz, bis er sich richtig anfühlt. Schreiben ist für sie daher nicht nur Job, sondern Herzenssache.
Dieser Artikel erscheint auf OMR Reviews – der führenden DACH-Plattform für B2B-Software-Bewertungen, Software-Vergleiche, Agenturen, Business Services und B2B-Tech-Content. Mit mehr als 80.000 verifizierten Bewertungen und 12.000+ gelisteten Tools hilft OMR Reviews Unternehmen dabei, passende Software-Lösungen und Dienstleister fundiert zu recherchieren, zu vergleichen und bessere Entscheidungen zu treffen.
