Procurement Software: Diese Tools erleichtern deine Beschaffung
Rebecca Loeks23.1.2025
Smarte Beschaffungssysteme automatisieren Prozesse, verbessern das Lieferantenmanagement und sorgen für klare Zahlen
Inhalt
- Was du über Procurement wissen solltest
- Wie kann Procurement Software unterstützen?
- Vorteile einer Beschaffungssoftware
- Verschiedene Arten von Procurement Software
- Top E-Procurement-Softwares im Überblick
- Das richtige Tool macht den Unterschied
Lange Genehmigungen, unklare Abläufe und manuelle Aufgaben behindern effizientes Arbeiten im Einkauf. Mit E-Procurement digitalisierst du deinen Beschaffungsprozess. Die richtige Software bringt Struktur, gibt dir volle Transparenz über Ausgaben und vereinfacht den Austausch mit Lieferant*innen. Erfahre hier, welche Tools das möglich machen und warum sich die Investition lohnt.
Das Wichtigste in Kürze
- Unter Procurement versteht man Beschaffung und damit auch Einkauf.
- Der gesamte Beschaffungsprozess reicht von der Bedarfsplanung bis zur Analyse.
- Mit E-Procurement-Software werden diese Schritte digitalisiert und optimiert.
- Tools wie Coupa, Precoro oder SAP Ariba bieten spezifische Features je nach Anwendungsfall.
Was du über Procurement wissen solltest
Bevor du dir unsere praktische Toolauswahl genauer anschaust, klären wir zuerst, worum es beim Procurement überhaupt geht. Der Begriff Procurement lässt sich am besten mit Beschaffung oder Einkauf übersetzen. Unternehmen kaufen Produkte oder Dienstleistungen ein, um sie weiterzuverarbeiten, zu verkaufen oder selbst zu nutzen.
Doch es geht nicht nur um die Anschaffung an sich, Unternehmen müssen auch Lieferant*innen managen, Genehmigungen einholen sowie Rechnungen prüfen und dabei stets die Budgets im Blick behalten.
Digitale Beschaffung: E-Procurement erklärt
Wenn dieser Prozess über digitale Plattformen abläuft, spricht man von E-Procurement. Während digitale Technologien in anderen Abteilungen schon nicht mehr wegzudenken sind, hängt das Procurement oft hinterher.
Laut einer aktuellen Umfrage der Unternehmensberatung PwC planen Unternehmen, bis 2027 etwa 70 Prozent ihrer Beschaffungsprozesse zu digitalisieren. Klingt ganz schön nach Nachholbedarf, oder?
Wie kann Procurement Software unterstützen?
An guten Tools sollte diese Digitalisierungsrate nicht scheitern. Mit einer Procurement Software optimierst du deinen gesamten Beschaffungsprozess. Dazu gehören folgende Punkte:
Bedarfsplanung: Erkenne frühzeitig, was gebraucht wird und vermeide unnötige Bestellungen.
Lieferantenauswahl: Mit Procurement Tools vergleichst du Angebote und findest deine*n Partner*in.
Bestellabwicklung: Durch automatisierte Workflows werden Bestellungen schneller genehmigt und abgewickelt.
Rechnungsprüfung: Statt manueller Checks prüfst du alles digital, was weniger Verzögerungen und Fehler bedeutet.
Analyse: Prüfe mit Echtzeitdaten jederzeit, wie viel Geld wofür ausgegeben wird und erkenne Sparpotenziale.
Vorteile einer Beschaffungssoftware
Mit einer Beschaffungssoftware hast du eine bessere Kostenkontrolle und erkennst Einsparpotenziale leichter. Viele manuelle Aufgaben werden automatisiert, für effizientere Abläufe und weniger Risiken. Außerdem werden relevante Informationen zentral verwaltet, was für mehr Transparenz sorgt und Verhandlungen und die Zusammenarbeit mit Lieferant*innen erleichtert.
Auch interessant: Lies hier, mit welchen Maßnahmen du dein Supplier-Relationship-Management optimierst.
Verschiedene Arten von Procurement Software
Es gibt reine Procurement Softwares, die lediglich deine Beschaffung abwickeln und umfassendere Lösungen, bei denen Procurement nur einen Aspekt von vielen darstellt. Beide Arten unterteilt man in offene, halboffene und geschlossene Systeme:
- Offene Systeme ermöglichen Zugriff auf viele verschiedene Lieferant*innen
- Halboffene Systeme integrieren einen breiten, aber selektiven Lieferantenkreis
- Geschlossene Systeme bieten einen kleineren, dafür geprüften und festen Lieferantenstamm
Wichtige Kriterien bei der Toolauswahl
Für welche Variante du dich auch entscheidest, diese Kriterien solltest du bei einer Procurement Software berücksichtigen:
- Automatisierung
- Fehlerreduktion
- Budget- und Ausgabenkontrolle
- Nachverfolgung von Genehmigungen
- Integrationen zu anderen Tools
- Benutzerfreundlichkeit
- Anpassbarkeit und Individualisierung
- Reporting und Analysen
- Sicherheit und Compliance
Reicht nicht auch eine Einkaufssoftware?
Eine Einkaufssoftware ist ein Bestandteil von Beschaffungssoftware. Sie fokussiert sich auf den operativen Einkauf, also was und wie etwas gekauft wird. Eine Procurement Software geht darüber hinaus und betrachtet den Beschaffungsprozess vom Bedarf bis zur Analyse und Optimierung.
Für Unternehmen mit einfachen Prozessen kann eine Software für den Einkauf ausreichen. Sobald mehrere Lieferanten, komplexe Anforderungen oder strategische Ziele hinzukommen, ist eine Beschaffungssoftware die bessere Wahl.
Top E-Procurement-Softwares im Überblick
Procurement Software ist nicht gleich Procurement Software. Jedes Unternehmen hat andere Anforderungen und die Tools bieten unterschiedliche Schwerpunkte. Hier eine Auswahl gängiger Lösungen:
Coupa
JAGGAER
Precoro
Proactis
SAP Ariba
simple system1. Coupa
Diese E-Procurement-Software fokussiert sich auf die finanziellen Aspekte der Beschaffung. Mit Coupa hast du die Kosten deiner Dienstleistungen oder Produkte immer im Blick. Daneben bietet Coupa weitere Funktionen:
- Lieferantenmanagement
- Genehmigungsprozesse
- Budgetierung in Echtzeit
- Vertragsmanagement
- Intuitive Oberfläche
- Vielseitige Integrationsmöglichkeiten
Coupa kann dank offener APIs an verschiedene Systeme angebunden werden, wie gängige ERP-Systeme oder Rechnungsprogramme.
2. JAGGAER
Die zweite Procurement Software in unserer Liste ist JAGGAER. Das Tool zählt zu den halboffenen Systemen, da sich Lieferant*innen vor der Nutzung formal registrieren müssen. Die cloudbasierte Lösung deckt diese Funktionen ab:
- Bestellmanagement
- Vertragsmanagement
- KI-gestützte Beschaffung
- Reporting und Analyse
- ERP-Integration
JAGGAER bietet laut eigenen Angaben eine nahtlose Integration mit führenden ERP-Systemen und sei für kleine und große Unternehmen gleichermaßen geeignet.
3. Precoro
Mit Precoro kannst du schnell loslegen und deine Prozesse digitalisieren, auch bei komplexeren Anforderungen an die Beschaffung:
- Bestellmanagement
- Katalogverwaltung
- Genehmigungsprozesse
- Budgetierung in Echtzeit
- Lieferantenmanagement
- Rechnungsprüfung
Mit Precoro siehst du deine Budgetierung in Echtzeit und vermeidest unnötige Ausgaben. Besonders praktisch: Die Procurement Software bietet einen 3-Wege-Abgleich in der Rechnungsprüfung. Das heißt, Precoro prüft jede Rechnung gegen zwei weitere Dokumente, etwa den Lieferschein und die Bestellung. Nur wenn die Einzelposten übereinstimmen, wird die Zahlung freigegeben.
4. Proactis
Dein Fokus liegt auf Effizienz und Budgetkontrolle? Dann ist Proactis das Tool für dich. Proactis positioniert sich als Source-to-Pay-Lösung speziell für Dienstleistungsunternehmen. Hiermit optimierst du die Kosten entlang des gesamten Beschaffungsprozesses:
- Ausgabenmanagement
- Katalogverwaltung
- Lieferantenmanagement
- Compliance
Proactis kann als ein halboffenes System verstanden werden: Lieferant*innen, die gewisse Standards erfüllen, können sich mühelos anbinden – von einfachen Webanwendungen bis zur vollständigen Systemintegration. Dabei wird zwischen internen und externen Katalogen mit Open Catalog Interface (OCI) unterschieden.
Apropos: Wie dein Lieferantenmanagement neue Maßstäbe setzt, liest du hier.
Allerdings ist Proactis stärker auf seine eigene Plattform fokussiert als andere Anbieter. Die Integrationsmöglichkeiten mit externen Systemen sind begrenzt.
5. SAP Ariba
Dieses Tool von SAP bietet umfassende Funktionen für wichtige Schritte im Beschaffungsprozess. Bestimmte Schritte sind automatisierbar, wie das Erstellen von Belegen. SAP Ariba gliedert sich in mehrere Lösungen, die jeweils auf einen Teilbereich spezialisiert sind.
Die Procurement Software eignet sich besonders für große Unternehmen, die komplexe Prozesse managen müssen und bietet unter anderem diese Funktionen:
- Lieferantenmanagement
- Ausgabenmanagement
- Dashboards zur Kostenkontrolle
- Katalogmanagement
- Rechnungsübersicht
SAP Ariba ist technisch ein halboffenes System mit großem Netzwerk, dem Ariba Network. Hierüber können sich viele Lieferant*innen anbinden. Doch sie müssen bestimmte technische Voraussetzungen erfüllen, was für kleinere oder weniger digitalisierte Lieferant*innen nicht selten eine Herausforderung darstellt.
Hinzu kommt, Käufer*innen müssen oft aktiv bei der Einbindung unterstützen, da die Integration nicht automatisch erfolgt. Das bedeutet nicht, dass das E-Procurement-System unflexibel ist – vielmehr erfordert es sorgfältige Planung und Ressourcen.
SAP Ariba funktioniert insbesondere mit S/4HANA gut, dem eigenen cloudbasierten ERP-System. Der Anbieter selbst empfiehlt die Kombination beider Tools für ein umfassendes E-Procurement. Die Integration mit Nicht-SAP-Lösungen kann komplexer sein.
6. simple system
Diese E-Procurement-Software fokussiert sich auf die Digitalisierung des indirekten Einkaufs für mittelständische und industrielle Unternehmen im DACH-Raum. Mit simple system greifst du über eine neutrale, cloudbasierte Plattform auf ein Netzwerk verifizierter Lieferanten zu und senkst so nachweislich deine Beschaffungskosten. Daneben bietet simple system weitere Funktionen:
- Intelligente Genehmigungsprozesse
- Kostenstellen- und Budgetverwaltung
- KI-gestützte Angebotsanfragen
- Preis- und Einkaufsanalysen mit Berichten
- Katalogübergreifende Suche
- Unbegrenzte Nutzeranzahl ohne Transaktionsgebühren
simple system kann dank direkter ERP- und SAP-Integration nahtlos an bestehende ERP-Systeme angebunden werden und wird seit über 20 Jahren in Deutschland entwickelt und gehostet.
Empfehlenswerte Spend Management Tools & Software
Auf unserer Vergleichsplattform OMR Reviews findest du weitere empfehlenswerte Spend Management Tools. Dort haben wir über 50 Softwares für kleine und mittlere Unternehmen, Start-Ups und Großkonzerne gelistet, die dich in allen Bereichen aus dem Aufgabenmanagement unterstützen. Also schau vorbei und vergleiche die Softwares mithilfe der authentischen und verifizierten Nutzerbewertungen:
Das richtige Tool macht den Unterschied
Mit der passenden E-Procurement-Software wird deine Beschaffung einfacher, schneller und günstiger. Zwar ist für die Umstellung etwas Aufwand gefragt, der sich aber langfristig lohnen wird.
Autor*In
Rebecca Loeks
Rebecca ist Senior SEO-Consultant bei OMR Reviews und bringt Inhalte genau dahin, wo sie hingehören – an die Spitze der Suchergebnisse. Dank +6 Jahren Erfahrung in SEO- und Content-Strategien weiß sie, welche Hebel wirklich funktionieren. Ihre Devise: datengetriebene Entscheidungen, smarte Tools und hohe Qualitätsstandards.
Dieser Artikel erscheint auf OMR Reviews – der führenden DACH-Plattform für B2B-Software-Bewertungen, Software-Vergleiche, Agenturen, Business Services und B2B-Tech-Content. Mit mehr als 80.000 verifizierten Bewertungen und 12.000+ gelisteten Tools hilft OMR Reviews Unternehmen dabei, passende Software-Lösungen und Dienstleister fundiert zu recherchieren, zu vergleichen und bessere Entscheidungen zu treffen.
