Procurement Software: Diese Tools erleichtern deine Beschaffung

1. Was du über Procurement wissen solltest
2. Wie kann Procurement Software unterstützen?
3. Vorteile einer Beschaffungssoftware
4. Verschiedene Arten von Procurement Software
5. Top E-Procurement-Softwares im Überblick
6. Das richtige Tool macht den Unterschied

Lange Genehmigungen, unklare Abläufe und manuelle Aufgaben behindern effizientes Arbeiten im Einkauf. Mit E-Procurement digitalisierst du deinen Beschaffungsprozess. Die richtige Software bringt Struktur, gibt dir volle Transparenz über Ausgaben und vereinfacht den Austausch mit Lieferant*innen. Erfahre hier, welche Tools das möglich machen und warum sich die Investition lohnt.

Was du über Procurement wissen solltest

Bevor du dir unsere praktische Toolauswahl genauer anschaust, klären wir zuerst, worum es beim Procurement überhaupt geht. Der Begriff Procurement lässt sich am besten mit Beschaffung oder Einkauf übersetzen. Unternehmen kaufen Produkte oder Dienstleistungen ein, um sie weiterzuverarbeiten, zu verkaufen oder selbst zu nutzen.

Doch es geht nicht nur um die Anschaffung an sich, Unternehmen müssen auch Lieferant*innen managen, Genehmigungen einholen sowie Rechnungen prüfen und dabei stets die Budgets im Blick behalten.

Digitale Beschaffung: E-Procurement erklärt

Wenn dieser Prozess über digitale Plattformen abläuft, spricht man von E-Procurement. Während digitale Technologien in anderen Abteilungen schon nicht mehr wegzudenken sind, hängt das Procurement oft hinterher. 

Laut einer aktuellen Umfrage der Unternehmensberatung PwC planen Unternehmen, bis 2027 etwa 70 Prozent ihrer Beschaffungsprozesse zu digitalisieren. Klingt ganz schön nach Nachholbedarf, oder?

Wie kann Procurement Software unterstützen?

An guten Tools sollte diese Digitalisierungsrate nicht scheitern. Mit einer Procurement Software optimierst du deinen gesamten Beschaffungsprozess. Dazu gehören folgende Punkte:

Bedarfsplanung: Erkenne frühzeitig, was gebraucht wird und vermeide unnötige Bestellungen.

Lieferantenauswahl: Mit Procurement Tools vergleichst du Angebote und findest deine*n Partner*in.

Bestellabwicklung: Durch automatisierte Workflows werden Bestellungen schneller genehmigt und abgewickelt.

Rechnungsprüfung: Statt manueller Checks prüfst du alles digital, was weniger Verzögerungen und Fehler bedeutet.

Analyse: Prüfe mit Echtzeitdaten jederzeit, wie viel Geld wofür ausgegeben wird und erkenne Sparpotenziale.

Vorteile einer Beschaffungssoftware

Mit einer Beschaffungssoftware hast du eine bessere Kostenkontrolle und erkennst Einsparpotenziale leichter. Viele manuelle Aufgaben werden automatisiert, für effizientere Abläufe und weniger Risiken. Außerdem werden relevante Informationen zentral verwaltet, was für mehr Transparenz sorgt und Verhandlungen und die Zusammenarbeit mit Lieferant*innen erleichtert.

Auch interessant: Lies hier, mit welchen Maßnahmen du dein Supplier-Relationship-Management optimierst.

Verschiedene Arten von Procurement Software

Es gibt reine Procurement Softwares, die lediglich deine Beschaffung abwickeln und umfassendere Lösungen, bei denen Procurement nur einen Aspekt von vielen darstellt. Beide Arten unterteilt man in offene, halboffene und geschlossene Systeme:

• Offene Systeme ermöglichen Zugriff auf viele verschiedene Lieferant*innen
• Halboffene Systeme integrieren einen breiten, aber selektiven Lieferantenkreis
• Geschlossene Systeme bieten einen kleineren, dafür geprüften und festen Lieferantenstamm

Wichtige Kriterien bei der Toolauswahl

Für welche Variante du dich auch entscheidest, diese Kriterien solltest du bei einer Procurement Software berücksichtigen:

• Automatisierung
• Fehlerreduktion
• Budget- und Ausgabenkontrolle
• Nachverfolgung von Genehmigungen
• Integrationen zu anderen Tools
• Benutzerfreundlichkeit
• Anpassbarkeit und Individualisierung 
• Reporting und Analysen
• Sicherheit und Compliance

Reicht nicht auch eine Einkaufssoftware?

Eine Einkaufssoftware ist ein Bestandteil von Beschaffungssoftware. Sie fokussiert sich auf den operativen Einkauf, also was und wie etwas gekauft wird. Eine Procurement Software geht darüber hinaus und betrachtet den Beschaffungsprozess vom Bedarf bis zur Analyse und Optimierung.

Für Unternehmen mit einfachen Prozessen kann eine Software für den Einkauf ausreichen. Sobald mehrere Lieferanten, komplexe Anforderungen oder strategische Ziele hinzukommen, ist eine Beschaffungssoftware die bessere Wahl.

Top E-Procurement-Softwares im Überblick

Procurement Software ist nicht gleich Procurement Software. Jedes Unternehmen hat andere Anforderungen und die Tools bieten unterschiedliche Schwerpunkte. Hier eine Auswahl gängiger Lösungen:

Coupa

JAGGAER

Precoro

Proactis

SAP Ariba

1. Coupa

Diese E-Procurement-Software fokussiert sich auf die finanziellen Aspekte der Beschaffung. Mit Coupa hast du die Kosten deiner Dienstleistungen oder Produkte immer im Blick. Daneben bietet Coupa weitere Funktionen: 

• Lieferantenmanagement
• Genehmigungsprozesse
• Budgetierung in Echtzeit
• Vertragsmanagement
• Intuitive Oberfläche
• Vielseitige Integrationsmöglichkeiten

Coupa kann dank offener APIs an verschiedene Systeme angebunden werden, wie gängige ERP-Systeme oder Rechnungsprogramme.

2. JAGGAER

Die zweite Procurement Software in unserer Liste ist JAGGAER. Das Tool zählt zu den halboffenen Systemen, da sich Lieferant*innen vor der Nutzung formal registrieren müssen. Die cloudbasierte Lösung deckt diese Funktionen ab:

• Bestellmanagement
• Vertragsmanagement
• KI-gestützte Beschaffung
• Reporting und Analyse
• ERP-Integration

JAGGAER bietet laut eigenen Angaben eine nahtlose Integration mit führenden ERP-Systemen und sei für kleine und große Unternehmen gleichermaßen geeignet.

3. Precoro

Mit Precoro kannst du schnell loslegen und deine Prozesse digitalisieren, auch bei komplexeren Anforderungen an die Beschaffung: 

• Bestellmanagement
• Katalogverwaltung
• Genehmigungsprozesse
• Budgetierung in Echtzeit
• Lieferantenmanagement
• Rechnungsprüfung

Mit Precoro siehst du deine Budgetierung in Echtzeit und vermeidest unnötige Ausgaben. Besonders praktisch: Die Procurement Software bietet einen 3-Wege-Abgleich in der Rechnungsprüfung. Das heißt, Precoro prüft jede Rechnung gegen zwei weitere Dokumente, etwa den Lieferschein und die Bestellung. Nur wenn die Einzelposten übereinstimmen, wird die Zahlung freigegeben.

4. Proactis

Dein Fokus liegt auf Effizienz und Budgetkontrolle? Dann ist Proactis das Tool für dich.  Proactis positioniert sich als Source-to-Pay-Lösung speziell für Dienstleistungsunternehmen. Hiermit optimierst du die Kosten entlang des gesamten Beschaffungsprozesses:

• Ausgabenmanagement
• Katalogverwaltung
• Lieferantenmanagement
• Compliance

Proactis kann als ein halboffenes System verstanden werden: Lieferant*innen, die gewisse Standards erfüllen, können sich mühelos anbinden – von einfachen Webanwendungen bis zur vollständigen Systemintegration. Dabei wird zwischen internen und externen Katalogen mit Open Catalog Interface (OCI) unterschieden.

Apropos: Wie dein Lieferantenmanagement neue Maßstäbe setzt, liest du hier.

Allerdings ist Proactis stärker auf seine eigene Plattform fokussiert als andere Anbieter. Die Integrationsmöglichkeiten mit externen Systemen sind begrenzt.

5. SAP Ariba

Dieses Tool von SAP bietet umfassende Funktionen für wichtige Schritte im Beschaffungsprozess. Bestimmte Schritte sind automatisierbar, wie das Erstellen von Belegen. SAP Ariba gliedert sich in mehrere Lösungen, die jeweils auf einen Teilbereich spezialisiert sind.

Die Procurement Software eignet sich besonders für große Unternehmen, die komplexe Prozesse managen müssen und bietet unter anderem diese Funktionen:

• Lieferantenmanagement
• Ausgabenmanagement
• Dashboards zur Kostenkontrolle
• Katalogmanagement
• Rechnungsübersicht

SAP Ariba ist technisch ein halboffenes System mit großem Netzwerk, dem Ariba Network. Hierüber können sich viele Lieferant*innen anbinden. Doch sie müssen bestimmte technische Voraussetzungen erfüllen, was für kleinere oder weniger digitalisierte Lieferant*innen nicht selten eine Herausforderung darstellt.

Hinzu kommt, Käufer*innen müssen oft aktiv bei der Einbindung unterstützen, da die Integration nicht automatisch erfolgt. Das bedeutet nicht, dass das E-Procurement-System unflexibel ist – vielmehr erfordert es sorgfältige Planung und Ressourcen.

SAP Ariba funktioniert insbesondere mit S/4HANA gut, dem eigenen cloudbasierten ERP-System. Der Anbieter selbst empfiehlt die Kombination beider Tools für ein umfassendes E-Procurement. Die Integration mit Nicht-SAP-Lösungen kann komplexer sein.

Das richtige Tool macht den Unterschied

Mit der passenden E-Procurement-Software wird deine Beschaffung einfacher, schneller und günstiger. Zwar ist für die Umstellung etwas Aufwand gefragt, der sich aber langfristig lohnen wird.