Lieferantenauswahl: Diese Schritte sparen dir bares Geld
Warum die strategische Auswahl deiner Lieferant*innen entscheidend ist und wie sie dir gelingt
- Grundlagen der strategischen Lieferantenauswahl
- Strategische Lieferantenauswahl in 7 Schritten
- Spend-Management-Tools zur Optimierung
- Fazit: Strategische Lieferantenauswahl zahlt sich aus
Angenommen, dein Unternehmen könnte die Einkaufskosten um 15 % senken, Lieferrisiken minimieren und gleichzeitig die Qualität deiner Produkte verbessern. All das ist möglich durch eine durchdachte Lieferantenauswahl.
Lieferant*innen blind auszuwählen, war gestern. Wer heute erfolgreich sein will, braucht klare Kriterien, digitale Unterstützung und eine nachhaltige Strategie. In diesem Artikel erfährst du, warum die Lieferantenauswahl so wichtig für dein Spend Management ist. Außerdem lernst du konkrete Schritte kennen, die deinen Auswahlprozess optimieren.
- Eine strategische Lieferantenauswahl senkt Kosten, minimiert Risiken und steigert Qualität.
- Der Auswahlprozess umfasst verschiedene Schritte von Bedarfsanalyse bis Onboarding.
- Spend-Management-Tools automatisieren die Lieferantenauswahl und erhöhen Transparenz.
- Eine enge Zusammenarbeit und regelmäßige Check-ins sichern langfristigen Erfolg.
Grundlagen der strategischen Lieferantenauswahl
Die Lieferantenauswahl ist der systematische Prozess zur Identifikation, Bewertung und Auswahl von Lieferant*innen, die am besten zu den Anforderungen deines Unternehmens passen. Sie ist ein zentraler Bestandteil des strategischen Einkaufs und geht über die reine Preisverhandlung hinaus. Eine strategische Lieferantenauswahl berücksichtigt dabei:
- kurz- und langfristige Unternehmensziele
- Total Cost of Ownership (TCO) statt nur den Einkaufspreis
- Aspekte des Risikomanagements
- das Potenzial für strategische Partnerschaften
Total Cost of Ownership (TCO) beschreibt die Gesamtkosten, die über die gesamte Nutzungsdauer eines Produkts oder einer Investition anfallen – Kaufpreis, Betrieb, Wartung, Schulung und weitere Folgekosten.
Im Kern geht es bei der Lieferantenauswahl darum, nicht nur die billigsten, sondern die für deine spezifischen Anforderungen besten Lieferant*innen zu finden. Das macht den Prozess anspruchsvoll, warum solltest du also Zeit und Ressourcen in die Lieferantenauswahl investieren? Weil sie direkt mit dem Erfolg deines Unternehmens verknüpft ist:
- Qualitätssicherung: Die Qualität deiner Produkte ist nur so gut wie die Qualität deiner Zulieferteile
- Innovationskraft: Innovative Lieferant*innen bringen frische Ideen und Technologien ein, die dein eigenes Innovationspotenzial steigern können
- Wettbewerbsfähigkeit: Durch optimierte Lieferantenbeziehungen kannst du schneller auf Marktveränderungen reagieren und Kosten senken
- Risikominimierung: Die richtige Lieferantenauswahl reduziert Ausfallrisiken und macht deine Lieferkette robuster gegen Störungen
Die Zahlen sprechen für sich: Laut einer Studie von McKinsey können Unternehmen durch strategisches Lieferantenmanagement ihre Gesamtkosten um 8–12 % senken und gleichzeitig ihre Innovationskraft steigern. Ein effektives Spend Management, also die strategische Steuerung aller Unternehmensausgaben, ist ohne eine durchdachte Lieferantenauswahl also kaum möglich.
Strategische Lieferantenauswahl in 7 Schritten
Mit den richtigen Schritten und passenden Tools ist die Lieferantenauswahl heute einfacher und effektiver als je zuvor.
1. Bedarf und Anforderungen festlegen
Bevor du auf Lieferantensuche gehst, musst du genau wissen, was du brauchst. Eine gründliche Bedarfsanalyse ist der Grundstein für eine erfolgreiche Lieferantenauswahl. Beziehe bei diesem Schritt alle relevanten Abteilungen ein – vom Fachbereich bis zur Qualitätssicherung. So stellst du sicher, dass keine wichtigen Anforderungen übersehen werden.
2. Marktrecherche und Lieferantensuche
Jetzt geht es darum, potenzielle Lieferant*innen zu finden, die deine Anforderungen erfüllen könnten. Nutze dafür verschiedene Quellen wie Branchenverzeichnisse und Fachdatenbanken, Veranstaltungen, Empfehlungen von Geschäftspartner*innen oder Online-Plattformen.
Professionelle Spend-Management-Systeme bieten oft integrierte Datenbanken oder KI-gestützte Suchfunktionen, damit du schneller geeignete Lieferant*innen identifizieren kannst.
Erstelle eine Longlist mit allen potenziell geeigneten Lieferant*innen. In dieser Phase solltest du lieber zu viele als zu wenige Optionen erfassen – die Eingrenzung erfolgt im nächsten Schritt.
3. Informationen anfragen und Angebote einholen
Jetzt wird es konkreter: Mit Anfragen nach Informationen (Request for Information) und Angeboten (Request for Proposals) holst du die benötigten Details von potenziellen Lieferant*innen ein.
Kriterium | RFI (Request for Information) | RFP (Request for Proposals) |
Ziel | Erste Qualifikation potenzieller Lieferant*innen | Detailliertes Angebot für ein konkretes Projekt |
Inhalte | Unternehmensinfos, Kompetenzen, Kapazitäten, Zertifizierungen | Produktspezifikationen, Preise, Liefer- und Servicekonditionen |
Detailtiefe | Grober Überblick | Tiefgehende, projektbezogene Informationen |
Zeitpunkt im Prozess | Frühe Phase der Lieferantenauswahl | Nach Vorauswahl, vor Vertragsverhandlungen |
Digitale Lösungen können diesen Prozess erheblich vereinfachen: Mit Spend-Management-Tools nutzt du standardisierte Templates und automatisierst den Prozess von der Erstellung bis zur Auswertung der Antworten.
4. Lieferant*innen vergleichen und bewerten
Wenn die Antworten auf deine Anfragen eingegangen sind, beginnt der Vergleich und die Bewertung. Hierbei kannst du diese Kriterien als Ausgangsbasis nehmen:
Unternehmensdaten
- Bonität und finanzielle Stabilität
- Zertifizierungen
- Qualitätsstandards (z. B. ISO 9001)
- Nachhaltigkeit und Umweltzertifikate
Produkt- und Leistungsangebot
- Produktqualität entspricht Anforderungen
- Innovationsfähigkeit und Entwicklungskompetenz
- Skalierbarkeit des Angebots (z. B. bei Wachstum)
- Flexibilität bei Sonderwünschen oder Anpassungen
Preis- und Kostenstruktur
- Transparente Preisgestaltung
- Wettbewerbsfähige Preise
- Rabatte und Sonderkonditionen
- Total Cost of Ownership (TCO)
Lieferfähigkeit und Logistik
- Verfügbarkeit der Produkte
- Lieferzeiten im Soll
- Notfall- und Backup-Strategien
Service und Kommunikation
- Erreichbarkeit und Zuverlässigkeit
- Reaktionszeit bei Anfragen
- Proaktive Kommunikation bei Lieferproblemen
Technologie und IT-Kompatibilität
- Schnittstellen zur eigenen IT (z. B. Procurement-Software)
- Digitale Bestellmöglichkeiten und Self-Service-Portale
- Datensicherheit und Datenschutz
Vertragsbedingungen und Risikoabsicherung
- Allgemeine Geschäftsbedingungen
- Vertragliche Bedingungen
- Kündigungsfristen und Laufzeiten
- Abhängigkeiten
- Sicherheitslücken in der digitalen Anbindung
- Compliance und rechtliche Anforderungen
- Handelskonflikte oder politische Instabilität in Lieferantenländern
Nachdem diese Kriterien definiert sind, gewichtest du diese nach Relevanz. Ziehe eine Bewertungsmatrix (z. B. strategisch relevant, bevorzugt, Backup, ungeeignet) oder ein Punktesystem in Betracht. Binde bei deiner Bewertung relevante Stakeholder ein, wie Technik oder Qualitätssicherung. Entscheide dich für die besten drei bis fünf Lieferant*innen.
5. Risikoprüfung
Bei den verbliebenen Kandidat*innen solltest du eine gründliche Prüfung durchführen: Wie steht es um die wirtschaftliche Stabilität und erfüllen die Lieferant*innen alle rechtlichen Anforderungen? Spend-Management-Tools bieten oft automatisierte Risikobewertungen, die externe Daten zu Bonität, Nachhaltigkeit oder Compliance einbeziehen.
Auch Referenzgespräche mit bestehenden Kund*innen oder Besichtigungen vor Ort, um die Produktionsbedingungen zu prüfen, können dir bei der Risikoprüfung helfen.
Strategien zur proaktiven Risikominimierung
Mit diesen Maßnahmen kannst du Lieferantenrisiken reduzieren:
- Diversifikation: Vermeide Abhängigkeiten von einzelnen Lieferant*innen
- Multi-Sourcing: Teile kritische Beschaffungsvolumen auf mehrere Lieferant*innen auf
- Second-Source-Strategie: Halte alternative Lieferant*innen in Reserve
- Vertragliche Absicherung: Definiere klare Vereinbarungen über den Leistungsumfang und Konsequenzen bei Nichteinhaltung
- Risikoangepasste Zahlungsbedingungen: Passe Zahlungsmodalitäten an das Risikoprofil an
- Transparenz in der Lieferkette: Fordere Offenlegung von Unterlieferant*innen
- Audit-Rechte: Sichere dir vertraglich die Möglichkeit zu Überprüfungen
- Kontinuierliches Monitoring: Definiere messbare Kennzahlen und etabliere einen Bewertungsprozess mit regelmäßigen Reviews
6. Verhandlung und Vertragsgestaltung
Die Verhandlungen sollten nicht nur auf den Preis fokussieren, sondern alle wichtigen Aspekte der Zusammenarbeit umfassen:
- Preis- und Zahlungsbedingungen
- Lieferkonditionen und Logistik
- Qualitätssicherung und Garantien
- Vereinbarungen zum Leistungsumfang
- Vertragslaufzeiten und Kündigungsmodalitäten
- Eskalationsprozesse bei Problemen
Ein gut strukturierter Vertrag bietet beiden Seiten Sicherheit und legt den Grundstein für eine langfristig erfolgreiche Zusammenarbeit. Lass dir juristische Unterstützung geben, besonders wenn du einen komplexen Vertrag erstellen musst.
7. Onboarding und Beziehungsaufbau
Die Entscheidung ist gefallen, der Vertrag unterschrieben – jetzt beginnt die eigentliche Zusammenarbeit. Ein gutes Onboarding umfasst:
- Klare Kommunikationswege und Ansprechpartner*innen
- Integration in deine Systeme und Prozesse
- Schulungen für beide Seiten
- Definition gemeinsamer KPIs
- Regelmäßige Check-ins und Reviews
Vergiss nicht: Technische und kommerzielle Faktoren sind wichtig, aber die „Chemie” zwischen den Unternehmen entscheidet oft über den langfristigen Erfolg. Investiere Zeit in den Beziehungsaufbau und plane regelmäßige persönliche Treffen ein.
Empfehlenswerte Spend Management Tools & Software
Auf unserer Vergleichsplattform OMR Reviews findest du weitere empfehlenswerte Spend Management Tools. Dort haben wir über 50 Softwares für kleine und mittlere Unternehmen, Start-Ups und Großkonzerne gelistet, die dich in allen Bereichen aus dem Aufgabenmanagement unterstützen. Also schau vorbei und vergleiche die Softwares mithilfe der authentischen und verifizierten Nutzerbewertungen:
Spend-Management-Tools zur Optimierung
Entsprechende Softwarelösungen begleiten den Prozess deiner Lieferantenauswahl durch:
- Zentralisierung aller Lieferantendaten in einer einheitlichen Datenbank
- Automatisierung von Routineprozessen wie RFI/RFP-Erstellung und -Auswertung
- Datenbasierte Entscheidungsunterstützung durch Analytics und Reporting
- Verbesserte Transparenz über die gesamte Lieferkette hinweg
- Integrierte Risikobewertung durch Einbindung externer Datenquellen
Auf OMR Reviews findest du zahlreiche Tools, inklusive Bewertungen echter Nutzer*innen. Einen ersten Überblick verschaffst du dir mit dieser Auswahl:
Umfassende Suiten
Coupa: Fokus auf Benutzerfreundlichkeit und Prozessoptimierung
JAGGAER: Speziell für komplexe, branchenspezifische Beschaffungsprozesse
SAP Ariba: Marktführer mit breitem, ganzheitlichem Funktionsumfang
Spezialisierte Tools
Ivalua: Lieferantenbewertung und -entwicklung
Synertrade: Strategisches Sourcing und Beziehungsmanagement
Pleo: Ideal für kleine und mittelständische Unternehmen
Fazit: Strategische Lieferantenauswahl zahlt sich aus
Ein klarer Auswahlprozess hilft dir, passende Partner*innen für deine Lieferkette zu finden. Mit den richtigen Tools sicherst du dir zuverlässige Lieferant*innen und stärkst die Qualität deiner Produkte. Beginne jetzt mit der Verbesserung deiner Lieferantenauswahl – das spart Zeit, senkt Risiken und bringt dir langfristig stabile Geschäftsbeziehungen.
Rebecca Loeks ist SEO-Redakteurin bei OMR Reviews und bringt Inhalte genau dahin, wo sie hingehören – an die Spitze der Suchergebnisse. Dank ihrer langjährigen Agenturerfahrung weiß sie, welche Hebel für erfolgreiche SEO-Strategien wirklich funktionieren. Ihre Devise: datengetriebene Entscheidungen, der gezielte Einsatz smarter Tools und kontinuierliches Testing.
