Hivebuy

Hivebuy befähigt alle Mitarbeitenden, schnell einzukaufen und Kosten zu sparen: KI-gestützt, integriert und ohne Schulungsaufwand. Unsere intelligenten KI-Agenten übernehmen repetitive Aufgaben entlang des gesamten Purchase-to-Pay-Prozesses und sorgen für Transparenz, Compliance und nachweisbare Einsparungen von bis zu 19 % pro Bestellung.

Von der Bedarfsanforderung über die Freigabe bis zur Rechnungsverarbeitung, Hivebuy automatisiert, was bisher manuell war, und gibt Einkauf, Finanzen und Management volle Kontrolle über jede Ausgabe.

- Intake Agent: Erfasst eingehende Bedarfe automatisch, ergänzt fehlende Felder und legt Anforderungen direkt aus hochgeladenen PDFs, Excel-Dateien oder anderen Dokumenten an.

- Recommendation Agent: Empfiehlt auf Basis von Preis, Compliance und Historie die optimale Bezugsquelle: Katalog, Preferred Supplier oder Rahmenvertrag.

- Category Agent: Klassifiziert Bedarfe automatisch in die richtige Warengruppe für Freigabe, Budget und Reporting.

- Contract Agent: Prüft bestehende Rahmenverträge und stellt sicher, dass Bestellungen über vertraglich gebundene Lieferanten laufen.

- Savings Agent: Bewertet Preise, Mengenrabatte und Alternativen und setzt die besten kommerziellen Konditionen durch, für bis zu 19 % Einsparung pro Bestellung.

- Comparison Agent: Vergleicht hochgeladene Angebote automatisch nach Preis, Leistung und Konditionen und erstellt Bestellanforderungen direkt aus dem besten Angebot.

- MS Teams Agent & Slack Agent: Bedarfe und Freigaben direkt aus Microsoft Teams oder Slack heraus, ohne Tool-Wechsel.

- Status Agent: Informiert alle Beteiligten proaktiv über Statuswechsel, Verzögerungen und Eskalationen.

- Customer Support Agent: Beantwortet operative Rückfragen zu Bestellstatus und Prozessen und entlastet das Einkaufsteam.

- Parsing Agent: Erkennt Auftragsbestätigungen und begleitende Dokumente in eingehenden E-Mails und ordnet sie automatisch den richtigen Bestellungen zu.

- Approval Agent: Steuert Freigabeworkflows regelbasiert, validiert Budgets in Echtzeit und eskaliert automatisch bei Inaktivität.

- Analytics Agent: Liefert Spend-Insights nach Lieferant, Warengruppe und Kostenstelle und deckt Optimierungspotenziale auf.

- Data Enrichment Agent: Ergänzt fehlende Metadaten und verbessert die Datenqualität für sauberes Reporting und reibungslose ERP-Übergabe.

- Invoice Agent: Importiert Rechnungen, extrahiert alle Felder per OCR und KI und startet automatisch das 3-Wege-Matching gegen Bestellung und Wareneingang.

- Compliance Agent: Prüft jede Rechnung auf Regelkonformität und löst bei Abweichungen den passenden Eskalationsprozess aus.

- Accounting Agent: Ordnet Rechnungen buchhalterisch zu, inklusive Kostenstelle und Sachkonto und bereitet die ERP-Übergabe vor.

- Zentrale Bedarfsanforderung mit Excel-Upload, integrierter Produktsuche und direkter Anbindung an Online-Shops und Marktplätze (inkl. Punch-Out-Catalogs)

- Strukturierte Freigabeprozesse mit Rollen- und Rechtekonzept für maximale Compliance

- Dashboards & Reporting für volle Transparenz über alle Bestellungen, Budgets und Lieferanten

- Nahtlose ERP-Integration für durchgängige Prozesse von der Anforderung bis zur Buchung

Hivebuy senkt Prozesskosten, reduziert Maverick Spending und entlastet Einkaufs- und Finanzteams durch intelligente Automatisierung. Statt monatelanger Einführungsprojekte ist Hivebuy innerhalb weniger Stunden produktiv, ohne IT-Aufwand, ohne Schulungen, ohne Change Management.

Das Ergebnis: Effizienter Einkauf, transparente Ausgaben und nachweisbare Einsparungen über den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess hinweg.