Spend Management
Nils Knäpper
10.3.2025
Das sind die 5 besten Expense Management Softwares 2025 In den folgenden Kategorien gelistet:
Pleo
4,7 (179 Bewertungen)
Verifiziertes Profil
So schätzen User das Produkt ein
9.7
Benutzerfreundlichkeit
Spend Management
Kategorie-Durchschnitt: 9.2
9.5
Erfüllung der Anforderungen
Spend Management
Kategorie-Durchschnitt: 9.2
9.1
Kundensupport
Spend Management
Kategorie-Durchschnitt: 9.2
9.5
Einfache Einrichtung
Spend Management
Kategorie-Durchschnitt: 9
Weiterführende Links
Allgemeine Features
Setup & Support
Cloud
On-premise
24/7-Support
Deutschsprachiger Support
Datenschutz
Serverstandort DE
Serverstandort EU
Nur EU-Unternehmen beteiligt
EU-Standardvertrag
Versionen
Kostenlose Version
Kostenlose Testversion
Screenshots & Videos
Pleo Funktionen
Item 1 of 7
Kostenberichte
Einfaches Erstellen von Kostenabrechnungen
Bank-/ Kreditkartenintegration
Intelligente Kategorisierung
Digitales Belegmanagement
Kreditkarten-Integration
Mobile
Belegerfassung
Administration
Business-Tool-Integrationen
Workflows
Automatische Erinnerungen
Nutzer-, Rollen- und Zugangsmanagement
E-Mail Benachrichtigungen
Reportings & Dashboards
Auszahlungszeitpunkt
Manuelle Zahlungseinträge
Reporting & Analytics
Plattform
Reporting
API's / Integrationen
Leistung & Zuverlässigkeit
Mobile User Support
Integrierte KI / Machine Learning
Internationalisierung (Währung & Sprache)
Internationalisierung (Bearbeitungs-Land)
Buchhaltungsintegration
Sicherheit
Betrugs-Schutz-Tools
Zwei-Faktor-Authentifizierung
Zahlungsoptionen
Wiederkehrende Abrechnung
Sofortzahlungen
Aufgeteilte Zahlungen
Online-Zahlungsportal
Zahlungsabwicklung
Mobile Payments
Digital-Wallet-Integration
Item 1 of 3
Kostenlose Demoversion
Pleo Erfahrungen & Reviews (179)
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Häufige Stichwörter
“Eine simple wie geniale Lösung für ein altbekanntes Problem”
Herkunft der Review
5.0
P
In den letzten 12 Monaten
Patric
Verifizierter Reviewer
Director Business Development
bei
Fairplay Towage Group
- 51-1000 Mitarbeiter:innen
- Branche: Maritim
Was gefällt Dir am besten?
Alles fängt schon bei der Lieferung der Karte an. In wirklich sehr wenigen Schritten und einer einfachen Erklärung ist die Karte aktiviert und die Anwender-Applikation auf dem Handy installiert. Und danach wird es nur besser. Bei jeder Ausgabe einfach den Beleg der jeweiligen Ausgabe hinterlegen (dies geht auf verschiedene Weise, wie scannen, fotografieren, Datei hochladen, etc.), ein paar Details hinzufügen und schon kann man den Beleg entsorgen und sich den wichtigen Dingen zuwenden. Passé sind die Zeiten der Zettelwirtschaft! Mir gefällt auch, dass ich auf dem Handy jederzeit mein Budget einsehen kann, einen Überblick über die bereits erledigten und die noch ausstehenden Ausgaben, die zu bearbeiten sind, verfolgen kann. Und sollte mal ein beleg fehlen, ist auch dies kein Problem.
Was gefällt Dir nicht?
Mir ist bisweilen nichts aufgefallen, was verbesserungswürdig wäre. Ich habe bisher keinen Kundendienst in Anspruch nehmen müssen, weshalb ich hierzu auch nichts sagen kann.
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
Ich nutze Pleo als Firmenkreditkarte und dafür, alle Ausgaben mit Belegen und den entsprechenden Zusatzinformationen der Buchhaltung zukommen zu lassen. In der Vergangenheit wurde dies stets händisch gemacht, was extrem aufwendig und nervig war. Die klaren Vorteile sind: minimaler Zeitaufwand, einfache Anwendung, weniger Verlust von Belegen, Prokrastination adé!
“Alles besser als vorher”
Herkunft der Review
5.0
M
Vor mehr als 12 Monaten
Manuela
Verifizierter Reviewer
CFO
bei
ClaraCos GmbH, BurnusCare GmbH, Zeiss-BTC GmbH
- 51-1000 Mitarbeiter:innen
- Branche: Kosmetik
Was gefällt Dir am besten?
Es ist einfach sich im System zurechtzufinden. Die Daten werden übersichtlich und transparent aufgearbeitet, die Einsicht in die Belege ist sehr gut gelöst. Die Limit Vergabe pro Mitarbeiter und auch die Abrechnung ist ebenfalls sehr gut.
Was gefällt Dir nicht?
Datenexport ist in manchen Bereichen nicht so toll. Es wäre schön wenn ein mal gesetzte Nutzer zwischen Firmen hin und her geschoben werden könnten, ohne immer gleich neue Karten etc zu veranlassen.
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
Wie bereits erwähnt werden die Kosten transparenter, die Arbeit in der Buchhaltung etwas komprimierter (keine Vergabe von Vorschüssen mehr, daher auch keine Abstimmung der Vorschüsse). Es wird fast keine Kasse mehr benötigt, da alles über die Kartenzahlung abgedeckt werden kann.
“Durchdacht, easy & übersichtlich!”
Herkunft der Review
5.0
D
Vor mehr als 12 Monaten
Diana
Verifizierter Reviewer
Head of Influencer Marketing
bei
the nu company
- 51-1000 Mitarbeiter:innen
- Branche: Food & Beverages
Was gefällt Dir am besten?
Die App ist sehr minimalistisch gehalten, was sie sehr einfach in der Handhabung macht. Ohne jeden SchnickSchnack kann ich schnell Ausgaben & mein Limit sehen, mir Kartendetails anzeigen lassen und Rechnungen hochladen. Zudem sieht sie noch gut aus.
Was gefällt Dir nicht?
Die Funktion, dass Rechnungen aus den Mails gezogen werden funktioniert leider manchmal schlechter als besser. Dafür kann man außerhalb der App via "teilen" sehr problemlos Rechnungen hochladen.
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
Mit Pleo zahle ich monatliche Abos diverser Tools und Ausgaben, die während einer Geschäftsreise o.ä. aufkommen. Besonders vorteilhaft ist das Einscannen (abfotografieren) der Kassenzettel/ Rechnungen. Die Abrechnung in anderen Unternehmen war deutlich komplizierter und bürokratischer. Mit Pleo ists super easy sämtliche Ausgaben einzutragen.
“Pleo hat meine Arbeit unglaublich einfach gemacht.”
Herkunft der Review
5.0
S
Vor mehr als 12 Monaten
Soobin
Verifizierter Reviewer
Geschäftsführer
bei
Neofect Germany GmbH
- 1-50 Mitarbeiter:innen
- Branche: Health, Wellness and Fitness
Was gefällt Dir am besten?
Zunächst einmal wird die Ausgabe und Verwaltung der Firmenkreditkarten mit Pleo viel einfacher als mit der Bank. Zweitens werden meine Kollegen immer wieder aufgefordert, direkt nach der Zahlung Fotos für jede Ausgabe zu machen, was die Buchhaltung erheblich entlastet. Nicht zuletzt ist die Benutzeroberfläche unglaublich einfach, so dass nur sehr wenig Aufwand erforderlich ist, um neue Kollegen zu schulen.
Was gefällt Dir nicht?
Zu Beginn des Dienstes dauert die Lieferung der Kreditkarten einige Zeit, aber jetzt finde ich kein Problem damit. Ich hatte gehofft, dass die Erstattungsunterstützung der persönlichen Bezahlung für Arbeit direkt mit dem Bankkonto des Mitarbeiters funktionieren kann, aber es funktioniert nur mit deren Kreditkarten, sodass ich den gesamten Erstattungsprozess nicht automatisieren konnte.
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
Natürlich hilft es, die Kosten für die Buchhaltungsarbeit zu reduzieren. Wir könnten die minimalen Personalressourcen dafür halten, während das Unternehmen weiter wächst. Ich kann also sagen, dass der Nutzen dieses Dienstes sehr skalierbar ist.
“Pleo vereinfacht meine monatliche Buchhaltung”
Herkunft der Review
5.0
C
Vor mehr als 12 Monaten
Christopher
Verifizierter Reviewer
CEO & Co-Founder
bei
Ing Plus AG
- 1-50 Mitarbeiter:innen
- Branche: Civil Engineering
Was gefällt Dir am besten?
Pleo ist die mir einzige bekannte Firmen-Kreditkarte welche ich mit Datev nutzen kann. Unsere Buchhaltung war bis auf die Kreditkarte komplett digital mit Freigabeprozessen und direkt an Datev angebunden. Nur die Kreditkartenabrechnung musste immer mühselig einzeln nachbearbeitet werden. Dies war ein unverhältnismäßiger Aufwand im Gegensatz zu allen anderen Bereichen. Da wir viel internationale Software einsetzen ist die Kreditkarte unverzichtbar. Nun können wir alle einzelnen Käufe kontrollieren, freigeben und direkt nach Datev mit allen notwendigen Infos für die Steuerberaterin abschicken. Eine deutliche Zeitersparnis! Auch die allgemeinen Veraltungen mehrerer Mitarbeiter und Limits ist sehr hilfreich.
Was gefällt Dir nicht?
Man kann leider nur mit Guthaben und nicht mit einem echten Kredit arbeiten. Somit müssen wir oft zu viel Liquidität binden.
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
Die manuelle Aufarbeitung der Kreditkartenabrechnung nach Datev. Digitalisierung der Buchhaltung.
“Einfach unkompliziert”
Herkunft der Review
4.5
T
Vor mehr als 12 Monaten
Tobias
Verifizierter Reviewer
Geschäftsführung
bei
bsp media GmbH
- 1-50 Mitarbeiter:innen
- Branche: Media Production
Was gefällt Dir am besten?
Wir nutzen PLEO seit ca. 6 Monaten und haben dadurch die Art und Weise wie Ausgaben getätigt werden komplett umgestellt. Was früher kompliziert über die "Firmenkreditkarte" lief hat jetzt jede Mitarbeiter:in an der Hand. Belege können einfach und für alle nachvollziehbar hochgeladen werden und die Geschäftsführung hat einen schnellen Überblick über alle Ausgaben. Limits sorgen für eine gute Kontrolle und können innerhalb von Sekunden nach oben korrigiert werden.
Was gefällt Dir nicht?
Bis jetzt sind wir super happy mit PLEO. Natürlich gibt es immer wieder Kleinigkeiten bei der Integration in die eigenen Prozesse - aber da ist natürlich immer das "Henne-Ei" Problem.
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
Wir wachsen und damit auch das "Belege-Chaos" - Pleo sorgt dafür, dass Mitarbeiter:innen ihre Belege selbst suchen und hochladen. Die Einfachheit schnell einem neuen Mitarbeitenden eine Krediktarte zu verschaffen ist genial. Bei der Hausbank dauert das Wochen. Bei Pleo Minuten.
“Digitalisierung der Zettelwirtschaft von Reisekosten erfolgreich umgesetzt”
Herkunft der Review
5.0
T
Vor mehr als 12 Monaten
Thorsten
Verifizierter Reviewer
Geschäftsführer
bei
STROMDAO GmbH
- 1-50 Mitarbeiter:innen
- Branche: Utilities
Was gefällt Dir am besten?
Die App erlaubt es direkt nach Erhalt einer Rechnung (zum Beispiel Hotel) diese hochzuladen und in die Reisekostenabrechnung zu übernehmen. Dadurch gehen keine Belege mehr verloren und es wird eine lückenlose Analyse möglich. Belege in PDF-Form werden an eine Email gesendet (oder in der Web-App hochgeladen) und ergänzen die Papierbelege. Die Workflows erlauben den Prozess dahinter vollständig ohne Papier durchzuführen und sparen dadurch Zeit und vor allem Ressourcen.
Was gefällt Dir nicht?
Die API zur automatisierten Anbindung an die Backendsysteme könnte besser sein. Bislang haben wir noch einen monatlichen Prozess, bei dem wir die Belege manuell herunterladen müssen. Da wir kein Standardbackend nutzen, ist dies für uns nur über eine API wirklich automatisierbar.
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
Belegerfassung und Zahlung über die Debitkarten, wodurch eine Digitalisierung der Prozesse gerade bei einem kleineren Unternehmen auch möglich ist. In einem Satz: "keine Excel mehr".
“Spart sehr viel Zeit, da die Belege fotografiert werden können”
Herkunft der Review
5.0
N
Vor mehr als 12 Monaten
Norbert
Verifizierter Reviewer
Geschäftsführer
bei
PFM Verpackungsmaschinen GmbH
- 1-50 Mitarbeiter:innen
- Branche: Industrial Automation
Was gefällt Dir am besten?
Das Fotografieren der Belege spart unheimlich viel Zeit, da unsere Aussendienstler diese jetzt nicht mehr sammeln und in die Firma schicken müssen. Unsere Buchhaltung hat damit alles viel schneller zusammen und kann den Monatsabschluss schneller erledigen.
Was gefällt Dir nicht?
Die Reisekostenabrechnung ist nicht ausgereift und kann von der Buchhaltung nicht korrigiert werden, deshalb für uns nicht zu benutzen. Es gibt auch kein Verrechnungstool, falls ein Mitarbeiter versehentlich die Pleo Karte für eine Privatausgabe verwendet hat. Hier müssen wir umständlich buchen und überweisen
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
Hotelabrechnungen, Tankbelege und Onlineeinkäufe können sehr schnell abgerechnet werden. Barausgaben können über die Pocket Funktion ebenfalls sehr schnell zurück erstattet werden. Größter Vorteil, unsere Buchhaltung bekommt die Belege sehr schnell und muss den Außendienstlern nicht hinterher laufen
“Einfach, unkompliziert, Pleo”
Herkunft der Review
5.0
J
Vor mehr als 12 Monaten
Jakob
Verifizierter Reviewer
Key Account Manager
bei
SSV-Kroschke GmbH
- 51-1000 Mitarbeiter:innen
- Branche: Industrial Automation
Was gefällt Dir am besten?
Kontakloses, einfaches bezahlen via Smartwatch oder Smartphone an Tankstellen, Hotels etc. Zudem immer eine Kostenübersicht in der App und auf sein monatliches Ausgabenlimit. Des Weiteren hat man auch sehr lange immer eine Überblick auf seine Ausgaben der letzten Woche. Sehr gut ist es auch, wenn mal das Smartphone zur Bezahlung nicht funktioniert und man die Plastikkarte vorzeigen muss, dass man über die App an die PIN zu der Karte gelangt.
Was gefällt Dir nicht?
Manchmal ist die Reaktionszeit bei der Anmeldung mit FaceID etwas schleppend. Ansonsten kann ich nichts kritisieren.
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
Ich muss keine Belege mehr sammeln um am Monatsende diese mit meiner Reisekostenabrechnung an die Buchhaltung senden. Zudem muss ich nicht mehr am Ende des Monats die Kreditkartenrechnung mit den gesammelten Belegen vergleichen. Die Nutzung macht das Arbeitsleben dadurch deutlich leichter.
“Pleo empowers employees, managers, and support functions alike!”
Herkunft der Review
5.0
L
Vor mehr als 12 Monaten
Lea
Verifizierter Reviewer
VP Operations
bei
alcemy GmbH
- 1-50 Mitarbeiter:innen
- Branche: Industrial Automation
Was gefällt Dir am besten?
Pleo makes new work, work!
In the course of Covid, we evolved into a hybrid company. While we value the flexibility of working from everywhere we still come together once per quarter for a week on-site all together to create shared experiences. With People traveling from everywhere and booking accommodations together or alone at our expense we would need one person only to take care of all the bookings and re-imbursing it. With Pleo the process is seamless and we can make those recurring personal interactions possible without hassle.
Pleo empowers employees!
The best feedback we got about Pleo is in fact from our employees. They have a yearly personal development budget of 1500 € but before Pleo, it was barely used. Once we established Pleo the usage increased. One of our employees shared that he appreciates it a lot that this process is so seamless with Pleo. Only now does he feel like he is really encouraged and empowered to spend the budget on his personal growth.
Was gefällt Dir nicht?
Features that could be improved from my point of view are:
- Combination of different spending limits, like having a monthly as well as a yearly budget limit
- Filters on the mobile reviewer page are hard to find and no filtering per employee
- Automatic detection of receipts when they are forwarded from a different e-mail account (but I think they just launched a new feature for that which I haven't checked yet)
Welche Probleme löst Du mit dem Produkt?
We use Pleo for spend management, and purchasing of IoT equipment, and are in the process of moving all payments for tools to a dedicated card as well to get a better overview of the spending. As a manager, it makes my life easier to keep track of and review spending. As an employee it helps me to make my expense report faster, I never have to spend something from my personal money anymore, and it eliminates friction for using the personal development budget. For our finance manager, it saves so much time for financial reporting.
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