Pleo

Alles fängt schon bei der Lieferung der Karte an. In wirklich sehr wenigen Schritten und einer einfachen Erklärung ist die Karte aktiviert und die Anwender-Applikation auf dem Handy installiert. Und danach wird es nur besser. Bei jeder Ausgabe einfach den Beleg der jeweiligen Ausgabe hinterlegen (dies geht auf verschiedene Weise, wie scannen, fotografieren, Datei hochladen, etc.), ein paar Details hinzufügen und schon kann man den Beleg entsorgen und sich den wichtigen Dingen zuwenden. Passé sind die Zeiten der Zettelwirtschaft! Mir gefällt auch, dass ich auf dem Handy jederzeit mein Budget einsehen kann, einen Überblick über die bereits erledigten und die noch ausstehenden Ausgaben, die zu bearbeiten sind, verfolgen kann. Und sollte mal ein beleg fehlen, ist auch dies kein Problem.

Mir ist bisweilen nichts aufgefallen, was verbesserungswürdig wäre. Ich habe bisher keinen Kundendienst in Anspruch nehmen müssen, weshalb ich hierzu auch nichts sagen kann.

Ich nutze Pleo als Firmenkreditkarte und dafür, alle Ausgaben mit Belegen und den entsprechenden Zusatzinformationen der Buchhaltung zukommen zu lassen. In der Vergangenheit wurde dies stets händisch gemacht, was extrem aufwendig und nervig war. Die klaren Vorteile sind: minimaler Zeitaufwand, einfache Anwendung, weniger Verlust von Belegen, Prokrastination adé!

Es ist einfach sich im System zurechtzufinden. Die Daten werden übersichtlich und transparent aufgearbeitet, die Einsicht in die Belege ist sehr gut gelöst. Die Limit Vergabe pro Mitarbeiter und auch die Abrechnung ist ebenfalls sehr gut.

Datenexport ist in manchen Bereichen nicht so toll. Es wäre schön wenn ein mal gesetzte Nutzer zwischen Firmen hin und her geschoben werden könnten, ohne immer gleich neue Karten etc zu veranlassen.

Wie bereits erwähnt werden die Kosten transparenter, die Arbeit in der Buchhaltung etwas komprimierter (keine Vergabe von Vorschüssen mehr, daher auch keine Abstimmung der Vorschüsse). Es wird fast keine Kasse mehr benötigt, da alles über die Kartenzahlung abgedeckt werden kann.

Die App ist sehr minimalistisch gehalten, was sie sehr einfach in der Handhabung macht. Ohne jeden SchnickSchnack kann ich schnell Ausgaben & mein Limit sehen, mir Kartendetails anzeigen lassen und Rechnungen hochladen. Zudem sieht sie noch gut aus.

Die Funktion, dass Rechnungen aus den Mails gezogen werden funktioniert leider manchmal schlechter als besser. Dafür kann man außerhalb der App via "teilen" sehr problemlos Rechnungen hochladen.

Mit Pleo zahle ich monatliche Abos diverser Tools und Ausgaben, die während einer Geschäftsreise o.ä. aufkommen. Besonders vorteilhaft ist das Einscannen (abfotografieren) der Kassenzettel/ Rechnungen. Die Abrechnung in anderen Unternehmen war deutlich komplizierter und bürokratischer. Mit Pleo ists super easy sämtliche Ausgaben einzutragen.

Zunächst einmal wird die Ausgabe und Verwaltung der Firmenkreditkarten mit Pleo viel einfacher als mit der Bank. Zweitens werden meine Kollegen immer wieder aufgefordert, direkt nach der Zahlung Fotos für jede Ausgabe zu machen, was die Buchhaltung erheblich entlastet. Nicht zuletzt ist die Benutzeroberfläche unglaublich einfach, so dass nur sehr wenig Aufwand erforderlich ist, um neue Kollegen zu schulen.

Zu Beginn des Dienstes dauert die Lieferung der Kreditkarten einige Zeit, aber jetzt finde ich kein Problem damit. Ich hatte gehofft, dass die Erstattungsunterstützung der persönlichen Bezahlung für Arbeit direkt mit dem Bankkonto des Mitarbeiters funktionieren kann, aber es funktioniert nur mit deren Kreditkarten, sodass ich den gesamten Erstattungsprozess nicht automatisieren konnte.

Natürlich hilft es, die Kosten für die Buchhaltungsarbeit zu reduzieren. Wir könnten die minimalen Personalressourcen dafür halten, während das Unternehmen weiter wächst. Ich kann also sagen, dass der Nutzen dieses Dienstes sehr skalierbar ist.

Pleo ist die mir einzige bekannte Firmen-Kreditkarte welche ich mit Datev nutzen kann. Unsere Buchhaltung war bis auf die Kreditkarte komplett digital mit Freigabeprozessen und direkt an Datev angebunden. Nur die Kreditkartenabrechnung musste immer mühselig einzeln nachbearbeitet werden. Dies war ein unverhältnismäßiger Aufwand im Gegensatz zu allen anderen Bereichen. Da wir viel internationale Software einsetzen ist die Kreditkarte unverzichtbar. Nun können wir alle einzelnen Käufe kontrollieren, freigeben und direkt nach Datev mit allen notwendigen Infos für die Steuerberaterin abschicken. Eine deutliche Zeitersparnis! Auch die allgemeinen Veraltungen mehrerer Mitarbeiter und Limits ist sehr hilfreich.

Man kann leider nur mit Guthaben und nicht mit einem echten Kredit arbeiten. Somit müssen wir oft zu viel Liquidität binden.

Die manuelle Aufarbeitung der Kreditkartenabrechnung nach Datev. Digitalisierung der Buchhaltung.

Wir nutzen PLEO seit ca. 6 Monaten und haben dadurch die Art und Weise wie Ausgaben getätigt werden komplett umgestellt. Was früher kompliziert über die "Firmenkreditkarte" lief hat jetzt jede Mitarbeiter:in an der Hand. Belege können einfach und für alle nachvollziehbar hochgeladen werden und die Geschäftsführung hat einen schnellen Überblick über alle Ausgaben. Limits sorgen für eine gute Kontrolle und können innerhalb von Sekunden nach oben korrigiert werden.

Bis jetzt sind wir super happy mit PLEO. Natürlich gibt es immer wieder Kleinigkeiten bei der Integration in die eigenen Prozesse - aber da ist natürlich immer das "Henne-Ei" Problem.

Wir wachsen und damit auch das "Belege-Chaos" - Pleo sorgt dafür, dass Mitarbeiter:innen ihre Belege selbst suchen und hochladen. Die Einfachheit schnell einem neuen Mitarbeitenden eine Krediktarte zu verschaffen ist genial. Bei der Hausbank dauert das Wochen. Bei Pleo Minuten.

Die App erlaubt es direkt nach Erhalt einer Rechnung (zum Beispiel Hotel) diese hochzuladen und in die Reisekostenabrechnung zu übernehmen. Dadurch gehen keine Belege mehr verloren und es wird eine lückenlose Analyse möglich. Belege in PDF-Form werden an eine Email gesendet (oder in der Web-App hochgeladen) und ergänzen die Papierbelege. Die Workflows erlauben den Prozess dahinter vollständig ohne Papier durchzuführen und sparen dadurch Zeit und vor allem Ressourcen.

Die API zur automatisierten Anbindung an die Backendsysteme könnte besser sein. Bislang haben wir noch einen monatlichen Prozess, bei dem wir die Belege manuell herunterladen müssen. Da wir kein Standardbackend nutzen, ist dies für uns nur über eine API wirklich automatisierbar.

Belegerfassung und Zahlung über die Debitkarten, wodurch eine Digitalisierung der Prozesse gerade bei einem kleineren Unternehmen auch möglich ist. In einem Satz: "keine Excel mehr".

Das Fotografieren der Belege spart unheimlich viel Zeit, da unsere Aussendienstler diese jetzt nicht mehr sammeln und in die Firma schicken müssen. Unsere Buchhaltung hat damit alles viel schneller zusammen und kann den Monatsabschluss schneller erledigen.

Die Reisekostenabrechnung ist nicht ausgereift und kann von der Buchhaltung nicht korrigiert werden, deshalb für uns nicht zu benutzen. Es gibt auch kein Verrechnungstool, falls ein Mitarbeiter versehentlich die Pleo Karte für eine Privatausgabe verwendet hat. Hier müssen wir umständlich buchen und überweisen

Hotelabrechnungen, Tankbelege und Onlineeinkäufe können sehr schnell abgerechnet werden. Barausgaben können über die Pocket Funktion ebenfalls sehr schnell zurück erstattet werden. Größter Vorteil, unsere Buchhaltung bekommt die Belege sehr schnell und muss den Außendienstlern nicht hinterher laufen

Kontakloses, einfaches bezahlen via Smartwatch oder Smartphone an Tankstellen, Hotels etc. Zudem immer eine Kostenübersicht in der App und auf sein monatliches Ausgabenlimit. Des Weiteren hat man auch sehr lange immer eine Überblick auf seine Ausgaben der letzten Woche. Sehr gut ist es auch, wenn mal das Smartphone zur Bezahlung nicht funktioniert und man die Plastikkarte vorzeigen muss, dass man über die App an die PIN zu der Karte gelangt.

Manchmal ist die Reaktionszeit bei der Anmeldung mit FaceID etwas schleppend. Ansonsten kann ich nichts kritisieren.

Ich muss keine Belege mehr sammeln um am Monatsende diese mit meiner Reisekostenabrechnung an die Buchhaltung senden. Zudem muss ich nicht mehr am Ende des Monats die Kreditkartenrechnung mit den gesammelten Belegen vergleichen. Die Nutzung macht das Arbeitsleben dadurch deutlich leichter.

Pleo makes new work, work! In the course of Covid, we evolved into a hybrid company. While we value the flexibility of working from everywhere we still come together once per quarter for a week on-site all together to create shared experiences. With People traveling from everywhere and booking accommodations together or alone at our expense we would need one person only to take care of all the bookings and re-imbursing it. With Pleo the process is seamless and we can make those recurring personal interactions possible without hassle. Pleo empowers employees! The best feedback we got about Pleo is in fact from our employees. They have a yearly personal development budget of 1500 € but before Pleo, it was barely used. Once we established Pleo the usage increased. One of our employees shared that he appreciates it a lot that this process is so seamless with Pleo. Only now does he feel like he is really encouraged and empowered to spend the budget on his personal growth.

Features that could be improved from my point of view are: - Combination of different spending limits, like having a monthly as well as a yearly budget limit - Filters on the mobile reviewer page are hard to find and no filtering per employee - Automatic detection of receipts when they are forwarded from a different e-mail account (but I think they just launched a new feature for that which I haven't checked yet)

We use Pleo for spend management, and purchasing of IoT equipment, and are in the process of moving all payments for tools to a dedicated card as well to get a better overview of the spending. As a manager, it makes my life easier to keep track of and review spending. As an employee it helps me to make my expense report faster, I never have to spend something from my personal money anymore, and it eliminates friction for using the personal development budget. For our finance manager, it saves so much time for financial reporting.

Pleo erlaubt mit flexibler Zuweisung von karten und Limits jeden Mitarbeiter optimal mit Zahlungsoptionen zu versorgen. Die App und einfache Konfiguration der Kategorien, Tags, Währungen etc. machen eine Auswertbarkeit zum Kinderspiel. Erinnerungsfunktionen tragen dazu bei das es kaum noch vorkommt das Belege fehlen, bzw. die Mitarbeiter diese selbst zeitnah nachpflegen. Die Integration in Datev funktioniert zuverlässig und vereinfacht die Buchhaltung ernorm.

Leider läuft die App (Ver. 3.22.13) nicht immer ganz stabil. Öfter hängt sich die App auf, insbesondere wenn Autentifizierungsanfragen von Webseiten kommen bei der die virtuelle Karte eingesetzt wird. Das Abfotografieren der Belege ist sub optimal. Da sollte in der App eine Cropp/Scann Funktion integriert werden. Der Workaround die Belege mit der Handy Kamera zu fotografieren, da zurechtzuschneiden und dann nach Pleo zu schieben ist umständlich.

Reisekostenmanagement. Sämtliche Zahlungen unterwegs und die Abrechnung von Zahlungen und/oder Barausgaben im Ausland werden bei uns über Pleo abgerechnet. Das Funktioniert hervorragend.

Pleo war eines der ersten Dinge die wir in der Buchhaltung angegangen sind. Durch die Bündelung der Software Abos und die Nutzung der App via Pleo sparen wir uns eine Menge Arbeit im Monatsabschluss und auch in der Verwaltung dieser Dinge.

Man muss bei Pleo immer das sogenannte Wallet aufladen, entweder per Überweisung oder automatischem Aufladen. Hier wäre eine Anbindung an das Haupt Bankkonto sehr praktisch :).

Wir lösen mit Pleo die "mühsamen" Themen in der Buchhaltung. Statt Belege für Spesen einzuscannen und abzulegen, können diese einfach abfotografiert werden. Wir müssen keine Kreditkarten mehr intern teilen, da jeder Mitarbeiter nun eine hat, die jeweils mit einem Limit ausgestattet werden kann. Der Export am Ende des Monats ist dank der DATEV-Schnittstelle einfach und erzeugt auch auf der Buchhalter-Seite weniger Arbeit

Sofort einsehbar, wer für was und wieviel Geld ausgegeben hat. Einfache Übersicht, Unterlagen nachzufragen und auch hochzuladen. Viel weniger Arbeitsschritte und Papierkram.

Sobald man was bezahlt hat, wird per Pop-Up vorgeschlagen, den Beleg zu fotografieren. Das ist nicht die beste Methode, sondern der Scan. Schade, dass statt zu fotografieren, scannen nicht vorgeschlagen wird oder zumindest eine Auswahl stattfinden kann. Mann muss den Prozess abbrechen und dann auf Scan drücken. Das machen nur die wenigsten MA. Die Website ist sehr clean, mir einen Tick zu clean designt. Besonders bei der Ausgabenprüfung liegen die Buttons nicht sehr vorteilhaft und eine Liste, welche noch zu erledigen sind wird unübersichtlich durch zurückklicken erst wieder gezeigt. Ein paar mehr Informationen und eine besser Übersicht/Usability würden hier stark helfen.

Spesenabrechnung, Einkauf der MA für Hotelbuchungen, Einkäufe. Vorteile: Schnellerer Prozess, so dass eine Nachkalkulation oder Prüfung zeitnah stattfinden kann. Schnelle Übersicht aller Vorgänge in der Vergangenheit. Weit wesentlich weniger Aufwand als wenn man es in Papierform und Bargeld macht.

Pleo funktioniert sowohl über eine App am Smartphone als auch den Browser am Rechner. Login ist extrem gut und einfach per 2FA abgesichert. Ich hatte schon viele Firmen Cards und Reisekosten Tools, aber Pleo ist echt einfach und intuitiv. Sehr cleane Oberfläche für den Nutzer auf alle Wesentliche fokussiert. Rechnung per Kreditkarte/Pleo gezahlt? dann gleich den Beleg scannen, Kategorie der Kosten auswählen eventuell noch Kommentar schreiben und das wars. Auch für private Reisekosten sehr praktisch. Einfach die Angaben machen ob z.B Reisekosten oder Fahrtkosten und dann die Erstattung auf eigene Konto anstoßen. Das Konto muss natürlich hinterlegt werden, aber nur einmal.

Aktuell habe ich hier tatsächlich keine Kritikpunkte. Hier und da ist es vielleicht etwas blöd, wenn man ein Hotel (inkl Anzahlung) zu einer Messe bucht, die aber erst in 3-4 Monaten ist. Man bekommt dann dauernd erinnerungen die Rechnung hochzuladen. Vielleicht ist das aber auch ein interner Prozess oder Thema bei den Einstellungen durch den Admin.

Abrechnung sämtlicher Reisekosten. Zahlung und sofortiges Einreichen aller nötigen Belege für Firmenausgaben.

1. Enorme Entlastung für die Buchhaltung durch direkte Zugriffsmöglichkeit durch Steuerberatung 2. Sehr einfach zu handhaben, App ist übersichtlich und intuitiv gestaltet 3. Zahlungshinweise sind im Moment der Zahlung bereits als Push-Up auf dem Sperrbildschirm, sodass die Belege umgehend gescannt werden können. Das wirkt längerem Aufschieben entgegen.

1. Die App ist häufiger Mal etwas "verbuggt". Das heißt man muss sie öfter öffnen und schließen. 2. Die Push-Up nach dem Zahlungsvorgang kommt zwar unmittelbar, wenn ich drauf geklickt habe hat die App sich jedoch immer aufgehangen. Ich klicke dann immer "normal" auf die App und nicht die Push-Up, dann funktioniert alles. 3. Rollenzuweisungen und automatische Zuordnung der Zahlungskategorien können noch optimiert und ausgebaut werden. Vor allem bei der Nutzung von mehreren Abteilungen wäre es wünschenswert, dass Mitarbeitern in Abteilung A, diese automatisch hinterlegt ist und nicht bei jeder Zahlung manuell eingetragen werden, dass es sich um eine Zahlung handelt welche Abteilung A zugeordnet werden muss. Die Grundfunktionen funktionieren jedoch reibungslos. Ein vollkommendes muss sich über die Zeit entwickeln, demnach habe ich für kleine Fehler und Optimierungspotentiale vollstes Verständnis.

Durch Pleo wird die Buchhaltung entlastet. Zudem sind die Belege durch das Scannen oder Fotografieren direkt digitalisiert. Durch die intuitive App scannt man die Belege meist sofort ein, wodurch man nicht mehr später nach den Belegen sucht oder das ausfüllen aufschiebt.