Spend Management
Nils Knäpper
3/10/2025
These Are the 5 Best Expense Management Softwares for 2024 Listed in the following categories:
Payhawk
4.4 (49 reviews)
Verified profile
This is how users rate the product
9
Ease of use
Spend Management
Average: 9.2
9.1
Meets requirements
Spend Management
Average: 9.2
9.3
Customer Support
Spend Management
Average: 9.2
8.9
Ease of setup
Spend Management
Average: 9
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Awards
Global features
Setup & support
Cloud
On-premise
24/7 support
German-speaking support
Data Privacy
Server location DE
Server location EU
Only EU companies affiliated
EU standard contract
Versions
Free version
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Screenshots & Videos
Payhawk Features
Item 1 of 10
Platform
Performance and reliability
Internationalization
Reporting
Mobile user support
Complex approval workflow
Apis / integration
Administration
User, role, and access management
Business tool integration
Workflow
Automated reminders
Policy compliance management
Contract management platform features
Approval process
Notifications & reminders
Reporting & dashboards
Expense reports
Ease of creating expense reports
Smart categorization
Digital receipt management
Employee reimbursement
Mobile
Receipt capture
Mileage tracking
Management
Approval
Communication
Documents
Execution
Purchasing
Analytics
Visibility
Travel management
Advanced integrations
Setup
Approvals
Payhawk Downloads
- eInvoicing in Germany
2.2 MB Download
- Payhawk Exact Online-Integration
200.6 KB Download
- Payhawk Microsoft Dynamics BC-Integration
396.2 KB Download
- Payhawk XERO-Integration
408.1 KB Download
- Payhawk DATEV-Integration
447.1 KB Download
Item 1 of 5
Payhawk Reviews (49)
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36
10
2
1
0
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Popular keywords
“Selbsterklärendes Tool für Ausgabenmanagement”
4.5
J
In the last 30 days
Julia
Validated Reviewer
HR Lead
at
aklamio GmbH
- 51-1000 employees
- Industry: Information Technology and Services
What did you like?
Am meisten schätze ich an Payhawk, dass die Plattform nahezu keinen Onboarding-Aufwand erfordert. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv gestaltet, sodass alle Nutzer die erforderlichen Schritte schnell und mühelos nachvollziehen können. Die Todo's sind klar strukturiert und selbsterklärend, was die Einarbeitung erheblich erleichtert. Falls die Einreichung eines Belegs einmal vergessen wird, sorgt das System automatisch für eine Erinnerung.Zudem können Nutzer ihre Aufgaben bequem über die App erledigen, was den gesamten Prozess noch effizienter und flexibler gestaltet.
What did you not like?
Manchmal ist im Dashboard nicht sofort ersichtlich, an welcher Stelle bestimmte Aufgaben erledigt werden können oder wo sich beispielsweise die relevanten Karteninformationen befinden. Dies kann zunächst für Verwirrung sorgen. Allerdings lassen sich die gesuchten Inhalte nach einr kurzen Orientierung oder gezielten Suche in der Regel relativ schnell finden. Eine klarere Struktur oder zusätzliche visuelle Hinweise könnten jedoch vielleicht dazu beitragen, die Navigation noch intuitiver zu gestalten.
Which problems are you solving with the product?
Wir stellen unseren Mitarbeitern virtuelle Kreditkarten zur Verfügung und ermöglichen mit demTool ein effizientes Management aller Ausgaben, die von verschiedenen Teams getätigt werden. Payhawk erleichtert das Einreichen der zugehörigen Belege erheblich, indem es einen schnellen und unkomplizierten Upload direkt über die App ermöglicht. Dadurch entfällt das mühsame, regelmäßige Suchen und Nachfragen nach fehlenden Rechnungen. Zusätzlich können Ausgaben bereits im Voraus bestimmten Budgets oder Kostenstellen zugeordnet werden, was nicht nur für eine bessere Übersicht sorgt, sondern auch den buchhalterischen Aufwand reduziert. Payhawk optimiert damit unsere Finanzprozesse und die Verwaltung von Unternehmensausgaben können so effizienter gestaltet werden
“Payhawk ist extrem einfach und intuitiv zu handhaben.”
4.5
B
In the last 3 months
Blanca
Validated Reviewer
Sales Representative
at
Tilta Fintech GmbH
- 1-50 employees
- Industry: Financial Services
What did you like?
Die automatische Belegerfassung und Kategorisierung minimiert den administrativen Aufwand und reduziert Fehler.
Die Firmenkarten mit individuellen Limits und Richtlinien sorgen für eine bessere Kostenkontrolle.
Die Integration mit gängigen Buchhaltungs- und ERP-Systemen wie DATEV oder NetSuite ermöglicht eine reibungslose Abwicklung.
Die mobile App erlaubt es, Belege direkt unterwegs hochzuladen und zuzuweisen, was die Abrechnungsprozesse beschleunigt.
What did you not like?
Die Gebührenstruktur könnte transparenter sein, da einige Funktionen zusätzliche Kosten verursachen. Zudem gibt es gelegentlich Verzögerungen bei der Synchronisation mit externen Buchhaltungssystemen. Ein weiterer Punkt ist, dass der Kundensupport manchmal längere Reaktionszeiten hat, insbesondere bei komplexeren Anfragen.
Which problems are you solving with the product?
Reduzierung des manuellen Aufwands bei Geschäftsausgaben
Automatische Belegerfassung & Integration mit Buchhaltungssystemen
Echtzeit-Transaktionsverfolgung für mehr Transparenz & Kontrolle
Vereinfachte Spesenabrechnungen über die mobile App
“Intuitiv und einfach ”
Source of review
4.5
T
Older than 12 months
Timur
Validated Reviewer
Finance & Controlling
at
Neoloan AG
- 51-1000 employees
- Industry: Programmentwicklung
What did you like?
- keine monatlichen Kreditkartenabrechnungen mehr mit zeitaufwendiger Belegsuche - einfach Übermittlung an das Buchhaltungssystem - Echtzeitansichten den Administratoren in alle Vorgänge - Archivierung aller Eingaben die gewährleistet stets die Nachvollziehbarkeit - Größtenteil intuitive Nutzung
- Fortlaufende Entwicklung der Plattform - Preis/Leistung Verhältniss - stets unterstützende Präsenz des Supportteams, das durch seine ehrliche Kommunikation besticht. Selbst wenn sie mit einem Thema nicht vertraut sind, kommunizieren sie dies offen, und die Rückmeldungen erfolgen zügig per E-Mail meistens innerhalb von 3 Werktagen
What did you not like?
- langwierige Aufklärung, die erforderlich ist, sobald eine Rückmeldung von der Bank benötigt wird (teilweise mehrere Monate)
- technische Bugs, z.B. eine penetrante KI, die manuelle Eingaben wiederholt überschreibt - die Undurchsichtigkeit des Systems, die es oft schwer macht, die inneren Abläufe nachzuvollziehen (Blackbox)
Which problems are you solving with the product?
Mit Payhawk werden Kreditkartenbuchungen deutlich vereinfacht und der Zugang zu den entsprechenden Nachweisen erleichtert. Aktuell befindet sich die Plattform meiner Ansicht nach in einer soliden End-Entwicklungsphase, die jedoch noch 1-2 Jahre benötigen wird, um einwandfrei zu funktionieren. Aufgrund der kontinuierlichen Weiterentwicklung und der Einführung neuer Funktionen sehe ich Payhawk als eine lohnenswerte Investition an, die sowohl Zeit spart als auch Transparenz schafft.
“Einfaches Ausgabenmanagement”
5.0
S
In the last 30 days
Saskia
Validated Reviewer
Marketing Manager
at
Kolsquare
- 51-1000 employees
- Industry: Marketing and Advertising
What did you like?
Mit Payhawk kann ich autonom Zahlungen tätigen in meinem Job, schnell und einfach die Ausgaben beschreiben, Tags und Belege zuordnen und Budgets anfragen. Mithilfe von Payhawk muss ich auch für meine Dienstreisen keinen Cent mehr vorstrecken und kann alles bequem gleich mit meiner digitalen Firmenkarte bezahlen.
What did you not like?
Payhawk erfüllt alle meine Anforderungen. Ich habe hier nichts weiter hinzuzufügen.
Which problems are you solving with the product?
- Digitale Firmenkreditkarte für Business Ausgaben - Belegverwaltung - einfache Reisekostenabrechnung
“Sehr hilfreiches und übersichtliches Tool, ”
4.0
H
In the last 30 days
Herbert
Validated Reviewer
SIFA
at
ATU
- 1001+ employees
- Industry: Automotive
What did you like?
es ist sehr übersichtlich und leicht zu verstehen, es erlaubt eine genaue Planung der Ausgaben und bestmögliche Kontrolle, eine Erleichterung im täglichen Arbeitsumfeld
What did you not like?
bis jetzt keine Bemängelung, da wir uns in der Testphase befinden ist keine detaillierte Aussage möglich. Bis dato ein fehlerfreies Programm
Which problems are you solving with the product?
alles übersichtlich und klar dargestellt, Zugriff leicht möglich
“Überraschend einfach”
5.0
A
In the last 30 days
Andreas
Validated Reviewer
Regional Manager Germany
at
Upsteam Mobility GmbH
- 51-1000 employees
- Industry: Automotive
What did you like?
Ich kannte nur physische Firmenkreditkarten. Ich war zunächst skeptisch, aber alles hat intuitiv funktioniert. Sehr einfach in der Anmeldung und in der Bezahlung. Das umständliche ausfüllen von Reisekostenabrechnungen und Belege einsenden entfällt - Foto machen, hochladen, Grund und Kostenstelle eintragen. Fertig.
What did you not like?
Ich nutze Payhawk seit 3 Wochen, bisher funktioniert es einwandfrei. Das einzige wofür ich noch einen Stift in die Hand nehmen muss ist bei den Bewirtungsbelegen: Bewirtete Personen eintragen und Grund für die Bewirtung. Wenn das noch online ginge wäre ich vollkommen papierlos.
Which problems are you solving with the product?
Der größte Vorteil: Ich erspare mir Reise- und Kostenabrechnungen mit Excel und Belege einreichen. Außerdem kann ich dies sofort machen und muss nicht Belege aufbewahren, die dann vielleicht noch verlohren gehen. Für meine Mitarbeiter kann ich deren Kosten übersichtlich sehen und mit Click zustimmen.
“Rechnungsmanagement made easy”
5.0
J
In the last 30 days
Julia
Validated Reviewer
Online Marketing
at
Acredia
- 51-1000 employees
- Industry: Versicherung
What did you like?
Payhawk erleichtert mir das Management meiner Rechnungen ungemein. Die Userfläche ist selbsterklärend und es bedarf keiner Einschulung. Keine Mails mehr, die ich an die Buchhaltung schicken muss - alles zentral gemanaged und per drag & drop einfügbar.
What did you not like?
Zu Beginn hat Payhawk nicht alle Texte per OCR richtig erkannt - vor allem bei Rechnungsnummern. Aber das System hat mit jeder hochgeladenen Rechnung mitgelernt und jetzt ist die diesbezügliche Fehlerquote sehr gering.
Which problems are you solving with the product?
Der größte Vorteile ist, dass unsere Ad Budget Spends, die in sehr vielen Stückelrechnungen reinkommen, nicht mehr per Mail an unsere Buchhaltung geschickt werden müssen. Ich lade alle Rechnungen zentral in payhawk hoch. Übertragungen in Excel sind obsolet geworden, alles kann direkt in payhawk downgeloadet werden.
“Super schnell alle Ausgaben auf einem Blick. ”
4.0
M
In the last 30 days
Martina
Validated Reviewer
Account Manager
- 51-1000 employees
- Industry: E-Learning
What did you like?
1. Dateien wie Rechnungen werden ziemlich gut abgelesen und somit muss man nicht alle Felder ausfüllen - dies macht Payhawk allein. :) 2. Das Unternehmen kann seine Standorte super einpflegen. 3. Tolle Übersicht über die Ausgaben und sehr verständlich.
What did you not like?
Wenn ich eine Ausgabe bearbeiten muss, dann muss ich diese komplett löschen, bzw. es setzt sich komplett zurück und ich es geht von vorne los.
Which problems are you solving with the product?
Das was ich bei Firmenreisen ausgebe, gebe ich hier ein und mein Unternehmen weiß wie viel es mir überweisen muss.
“Einfache Handhabung, selbsterklärend, empfehlenswert. ”
4.5
L
In the last 30 days
Lukas
Validated Reviewer
Head of
at
A&O hostels
- 51-1000 employees
- Industry: Hospitality
What did you like?
Als langjähriger Nutzer von Payhawk kann ich die Plattform uneingeschränkt empfehlen. Die Integration von Spesenmanagement, Firmenkarten und Buchhaltung in einer benutzerfreundlichen Oberfläche hat unsere Finanzprozesse erheblich vereinfacht. Besonders schätze ich die Echtzeit-Tracking-Funktion, die uns eine vollständige Kontrolle über unsere Unternehmensausgaben ermöglicht. Die nahtlose Integration in unsere bestehende Buchhaltungssoftware, insbesondere DATEV, hat den Arbeitsaufwand unseres Finanzteams deutlich reduziert. Zudem überzeugt der Kundenservice durch schnelle und kompetente Unterstützung. Insgesamt hat Payhawk maßgeblich dazu beigetragen, unsere Finanzprozesse zu optimieren und effizienter zu gestalten.
What did you not like?
nichts zu berichten.
Which problems are you solving with the product?
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“Easy credit card management”
4.5
T
In the last 30 days
Tino
Validated Reviewer
Director of Supply Chain
at
Tier Mobility SE
- 1001+ employees
- Industry: Internet
What did you like?
virtuelle Karte ist sehr hilfreich, Einbindung in Apple Pay und Google Pay sehr einfach und die Nachweise zum einreichen können komplett über die App geschehen
What did you not like?
Kamerafunktion der App erstellt wesentlich schlechtere Bilder, sodass man öfters mehrere Versuche benötigt
Which problems are you solving with the product?
Ausgaben bei Geschäftsreisen, Bezahlung von kleinen Beträgen zur Unterstützung des Geschäfts
Get in contact
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