Spendesk

1.Automatisierung des Rechnungseingangs und Freigabe Prozess , 2. Bessere Übersicht über laufende Ausgaben, sowohl SAAS Tools als auch MItarbeiterausgaben, 3. Alle Kreditkarten werden zentral über Spendesk gemanaged 4. Vorkontierung der Belege

Was besonders negativ aufgefallen ist: DATEV-Exporte waren unvollständig: Buchungstexte, Rechnungsnummern, Steuerangaben und DATEV-Schlüssel fehlten, obwohl sie in Spendesk korrekt hinterlegt waren. Belege ließen sich nicht wie versprochen als Bildanhang übergeben: ein echter Showstopper für jede digitale Buchhaltung. Audit-Trail unbrauchbar: Ein Zugriff auf Belegdaten war nur mit Spendesk-Login möglich, ein Bruch mit allen Standards revisionssicherer Archivierung. Erreichbarkeit gleich null: Wer hofft, bei Problemen einfach mal jemanden telefonisch zu erreichen, wird enttäuscht. Der Kundenservice ist ausschließlich per E-Mail erreichbar, mit entsprechend langen Reaktionszeiten, vielen Schleifen und ständig wechselnden Kontaktpersonen. Reaktion erst nach BaFin-Drohung: Und das ist der eigentliche Skandal: erst nach Monaten des Wartens, unzähligen Fristsetzungen und zunehmendem Druck wurde überhaupt reagiert, als wir mit einer Meldung bei der BaFin und rechtlichen Schritten gedroht haben. Davor: Hinhaltetaktik, leere Versprechen, interne Rückfragen ohne Ergebnis. Fazit: Spendesk mag für Start-ups mit einfachen Prozessen passen. Für mittelständische Unternehmen mit DATEV-Anbindung, interner Buchhaltung oder steuerlicher Prüfungspflicht ist es aktuell nicht empfehlenswert, weder technisch noch in Bezug auf Kundenservice oder Verlässlichkeit. Wir mussten letztlich auf manuelle Nachbuchungen, Rückstellungen und erhebliche interne Zusatzaufwände zurückgreifen, ein massiver Ressourcenverlust, der mit funktionierender Software vermeidbar gewesen wäre. Wir raten allen prüfpflichtigen Unternehmen, insbesondere mit DATEV-Strukturen, dringend zur Vorsicht bei der Entscheidung für Spendesk.

Enorme Zeitersparnisse, da private Auslagen direkt eingefordert werden können. Belege müssen nicht per Post verschickt werden, sondern werden digital eingereicht.

Derzeit nutze ich Spendesk, um Transparenz in die Firmenausgaben zu bringen, Ausgaben für z.B. Subscriptions zu tätigen und um Ausgaben für unterschiedliche Fachbereiche freizugeben. Alle Ausgaben sieht man auf einen Blick und ich kann mir ohne Umschweife Kreditkarten für Subscriptions freigeben lassen. Dadurch sparen wir im Team viel Zeit.

Einfache Einreichung von Ausgaben per über alle Abteilungen hinweg. Erstellung von Firmenkarten mit frei konfigurierbaren Limits für jede Person bzw. Freigabeflows. Zuteilung der Kosten auf Kostenstellen, sodass diese bereits gut für die Steuerberatung strukturiert sind.

Wir nutzen Paycor, um Kreditkarten zu beantragen, Rechnungen hochladen, Auslagen wiederholen und auch Ausgaben für Reisen oder Verpflegung wiederzuholen. Der Vorteil besteht darin, dass das Tool alles kann, was wir brauchen und wir somit nicht mehrere Tools nutzen müssen. Auch ist es sehr intuitiv anwendbar. Sehr zu empfehlen!

Mit Spendesk konnten wir Ordnung in unser Rechnungsmanagement bringen. Einfachere Transparenz. Schnelles und intuitives Hochladen der Rechnungen hat uns eine menge an manueller Arbeit abgenommen. Zusätzlich hilft Spendesk auch indirekt beim Reporting da man sich alle Rechnungsposten der vergangen Monate einfach exportieren lassen kann.

Ich als Mitarbeiter nutze das Tool zum Beispiel für Bestellungen im Office, Reisekosten oder Toolabonnements, die die Firma zahlt

Zahlung von Marketingausgaben ohne dabei selber in Vorleistung gehen zu müssen. Die Belege können fotografiert und danach entsorgt werden. Sehr einfache Handhabung der Ausgabenverwaltung.

Unser gesamtes Spendmanagement läuft über Spendesk. Verauslagte Kosten, (Freigabe von) Lieferantenrechnungen, Reisekostenabrechnungen & Kreditkartennutzung/-abrechnung. Der Funktionsumfang ist für uns ein großes Plus.

Vor allem hilft Spendesk bei der beim Zeitmanagement im Bezug auf die vorbereitende Buchhaltung. Mit dem Tool kann man mehrere Stunden in andere Themen investieren. Außerdem ist jeder Beleg digital aufgeräumt und Mann kann in jederzeit schnell wieder finden.