Spend Management
Katharina-Maria Röder
6/23/2023
Risk Management in Procurement - Identifying Risks and Developing Strategies 
Spendesk
4.5 (10 reviews)
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Alternatives to Spendesk
Item 1 of 8
This is how users rate the product
8.9
Ease of use
Spend Management
Average: 9.2
9.4
Meets requirements
Spend Management
Average: 9.2
8.6
Customer Support
Spend Management
Average: 9.2
9
Ease of setup
Spend Management
Average: 9
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Spendesk Features
Item 1 of 5
Expense reports
Ease of creating expense reports
Bank / credit card integration
Smart categorization
Digital receipt management
Employee reimbursement
Currency conversions
Credit card integration
Mobile
Receipt capture
Administration
Automated reminders
User, role, and access management
Platform
Reporting
Performance and reliability
Mobile user support
Complex approval workflow
Setup
Approvals
Spendesk Reviews (10)...
“Gutes Tool um den "P2P" Prozess zu digitalisieren & Mitarbeiterausgaben via Kreditkarten zu managen”
Source of review
3.5
C
Older than 12 months
Christoph
Validated Reviewer
CFO
at
Finiata GmbH
- 1-50 employees
- Industry: Financial Services
What did you like?
Wir haben Spendesk genutzt um den kompletten Rechnungseingang und -freigabe, Vorkontierung vor Übergabe an das ERP zu digitalisieren. Daneben nutzen wir auch die virtuellen und physischen Kreditkarten. Das hat geholfen bessere Übersicht über Mitarbeiterausgaben zu haben eine Quelle für alle Ausgabedaten vorliegen zu haben, die dann z.B. für die Budgetplanung oder Kosten-Nutzen-Rechnungen genutzt werden kann.
What did you not like?
Die Auslandsgebühren waren recht hoch und die Übergabe in das ERP Oracle Netsuite ist nicht automatisiert. Ausserdem ging bis vor kurzem keine direkte Bezahlung aus Spendesk heraus nicht. Das geht jetzt!
Which problems are you solving with the product?
1.Automatisierung des Rechnungseingangs und Freigabe Prozess , 2. Bessere Übersicht über laufende Ausgaben, sowohl SAAS Tools als auch MItarbeiterausgaben, 3. Alle Kreditkarten werden zentral über Spendesk gemanaged 4. Vorkontierung der Belege
“Dem Beleg-Chaos ein Ende setzen!”
Source of review
5.0
M
Older than 12 months
Marcel
Validated Reviewer
Senior Business Consultant
at
Aventum GmbH
- 51-1000 employees
- Industry: Information Technology and Services
What did you like?
Ausgaben können direkt wie mit einer Kreditkarte beglichen werden. Die Belege können direkt in der App abfotografiert werden. Keine archivieren notwendig. Barauslagen können ebenfalls direkt mit Beleg eingelesen werden und sind dann bei der nächsten Abrechnung abgeglichen.
What did you not like?
Die Einbindung in Apple Pay ist nur über eine weitere App möglich. Dadurch muss die Karte immer mitgeführt werden.
Which problems are you solving with the product?
Enorme Zeitersparnisse, da private Auslagen direkt eingefordert werden können. Belege müssen nicht per Post verschickt werden, sondern werden digital eingereicht.
“Ich bin super zufrieden mit dem Tool”
5.0
M
Older than 12 months
Matthias
Validated Reviewer
Sr. Marketer
at
LINUS Digital Finance AG
- 51-1000 employees
- Industry: Financial Services
What did you like?
Das Programm ist sehr durchdacht und einfach in der Bedienung. Seitdem ich Spendesk nutze habe ich alle Belege zu Kreditkartenzahlungen im Blick. Alle Ausgaben kann ich digital managen.
What did you not like?
Es gibt eigentlich nichts auszusetzen. Wirkliche Hickups hatten wir bisher nicht. Spendesk ist ggf. ein bisschen teurer als eine normale Kreditkarte, aber es ist auch viel besser in Bezug auf die Funktionalität.
Which problems are you solving with the product?
Derzeit nutze ich Spendesk, um Transparenz in die Firmenausgaben zu bringen, Ausgaben für z.B. Subscriptions zu tätigen und um Ausgaben für unterschiedliche Fachbereiche freizugeben. Alle Ausgaben sieht man auf einen Blick und ich kann mir ohne Umschweife Kreditkarten für Subscriptions freigeben lassen. Dadurch sparen wir im Team viel Zeit.
“Super Tool um Spend-Management zu professionalisieren”
Source of review
5.0
R
Older than 12 months
Roman
Validated Reviewer
CCO
at
Shopstory GmbH
- 1-50 employees
- Industry: Computer Software
What did you like?
Super smoothes Erstellen von neuen virtuellen oder physischen Firmenkarten. Einfaches Einreichen von Rechnungen. Kurz: unsere Buchhaltung gestaltet sich damit wesentlich leaner. Das herkömmliche Rechnungen/Belege Einsammeln wird gestreamlined und die Kosten können direkt Kostenstellen zugeteilt werden, sodass diese bereits gut für den Steuerberater vorbereitet sind.
What did you not like?
Naja im Grunde gefällt mir das Tool gut, allerdings kostet es etwas. Einige Konkurrenten sind for free, können meiner Meinung nach aber auch wesentlich weniger.
Which problems are you solving with the product?
Einfache Einreichung von Ausgaben per über alle Abteilungen hinweg. Erstellung von Firmenkarten mit frei konfigurierbaren Limits für jede Person bzw. Freigabeflows. Zuteilung der Kosten auf Kostenstellen, sodass diese bereits gut für die Steuerberatung strukturiert sind.
“Super Tool für die Buchhaltung”
Source of review
5.0
C
Older than 12 months
Celin
Validated Reviewer
Werkstudentin Projektmanagement
at
Davies Meyer
- 51-1000 employees
- Industry: Marketing and Advertising
What did you like?
Alle Funktionen von der Beantragung von Kreditkarten bis hin zum Wiederholen von Auslagen ist alles an einem Ort zu finden und die Freigabeprozesse sind sehr transparent. Ich finde es super, dass man sehen kann, wer gerade dabei ist, es freizugeben und den Fortschritt erkennen kann. Außerdem finde ich das Design sehr ansprechend und minimalistisch.
What did you not like?
Teilweise wären bessere Erklärungen der auszufüllenden Felder noch hilfreich, damit es noch besser zu verstehen ist. Teilweise werden ausgefüllte Felder nicht direkt übernehmen und dann fehlen Informationen, die eigentlich eingetragen wurden.
Which problems are you solving with the product?
Wir nutzen Paycor, um Kreditkarten zu beantragen, Rechnungen hochladen, Auslagen wiederholen und auch Ausgaben für Reisen oder Verpflegung wiederzuholen. Der Vorteil besteht darin, dass das Tool alles kann, was wir brauchen und wir somit nicht mehrere Tools nutzen müssen. Auch ist es sehr intuitiv anwendbar. Sehr zu empfehlen!
“Top tool um die Rechnungswirtschaft zu managen”
Source of review
4.5
K
Older than 12 months
Kevin
Validated Reviewer
Online Marketing Manager
at
Forto
- 51-1000 employees
- Industry: Logistics and Supply Chain
What did you like?
Am besten gefällt mir an dem Tool die Möglichkeit übersichtlich direkt seine Rechnungen hochzuladen und dass bei diesen auch direkt erkannt wird welche Daten in der Rechnung enthalten sind. Zudem kann man einfache Rechnungsposten nur spezifischen Managern im Team zuweisen und so eine leichte Übersicht darüber behalten wer für welche Rechnungen verantwortlich ist.
What did you not like?
Nicht gefällt mir tatsächlich wenig. Teilweise hatte man Probleme mit spezifischen Ländern in denen man virtuelle Kreditkarten nutzen mochte, allerdings haben sich die Probleme gelöst.
Which problems are you solving with the product?
Mit Spendesk konnten wir Ordnung in unser Rechnungsmanagement bringen. Einfachere Transparenz. Schnelles und intuitives Hochladen der Rechnungen hat uns eine menge an manueller Arbeit abgenommen. Zusätzlich hilft Spendesk auch indirekt beim Reporting da man sich alle Rechnungsposten der vergangen Monate einfach exportieren lassen kann.
“Super nützliches Tool”
Source of review
5.0
M
Older than 12 months
Malte
Validated Reviewer
Personalentwickler
at
Davies Meyer GmbH
- 51-1000 employees
- Industry: Marketing and Advertising
What did you like?
Super einfache Benutzeroberfläche. Ausgangsrechnungen, Belege hochladen, virtuelle Kreditkarten erstellen super easy. Für die Buchhaltung und Geschäftsführung klasse Tool um Ausgaben freizugeben und alles im Überblick zu behalten.
What did you not like?
Eine Authenticator App auf dem Handy ist noch notwendig aber ist ja eigentlich bei jedem Bezahltool so. Man kann nur bei EU Ländern damit zahlen, wenn mich nicht alles täuscht.
Which problems are you solving with the product?
Ich als Mitarbeiter nutze das Tool zum Beispiel für Bestellungen im Office, Reisekosten oder Toolabonnements, die die Firma zahlt
“Einfaches Spendmanagement Tool”
Source of review
4.0
L
Older than 12 months
Lisa
Validated Reviewer
Senior Marketing Manager
at
Agicap
- 51-1000 employees
- Industry: Computer Software
What did you like?
Ich nutze die Kreditkarte und die Rechnungsverwaltung von Spendesk um Marketingausgaben zu bezahlen. Das Hochladen von Rechnungen ist sehr einfach durch Drag & Drop möglich und in den meisten Fällen werden die Daten von der Rechnung erkannt und müssen nicht mehr manuell ausgefüllt werden (auch von jpg Bildern).
What did you not like?
Oftmals wird die Kreditkarte bei Online Zahlungen nicht erkannt oder akzeptiert und durch die Fehlermeldung ist auch nicht ersichtlich, warum es nicht funktioniert.
Which problems are you solving with the product?
Zahlung von Marketingausgaben ohne dabei selber in Vorleistung gehen zu müssen. Die Belege können fotografiert und danach entsorgt werden. Sehr einfache Handhabung der Ausgabenverwaltung.
“Einfaches, intuitives Spendmanagement”
4.5
P
Older than 12 months
Philipp
Validated Reviewer
Corporate Development Manager
at
jameda GmbH
- 51-1000 employees
- Industry: Hospital & Health Care
What did you like?
Umfangreich, aber dennoch einfach und intuitiv zu bedienen. Automatische Workflows reduzieren den manuellen Aufwand massiv. Die Einrichtung dieser ist einfach bzw. wird durch Spendesk unterstützt. Die DATEV Integration ist gelungen. Das Budget Feature gibt uns zudem schnell und einfach Überblick über Plan/Ist Zahlen in einzelnen Abteilungen.
What did you not like?
Rechnungssplit auf 2 oder mehr Kostenstellen ist aktuell nicht möglich, was für uns ein Problem darstellt. Teilweise muss die Seite aktualisiert werden, damit bereits freigegebene Rechnungen nicht mehr als offener Task angezeigt werden.
Which problems are you solving with the product?
Unser gesamtes Spendmanagement läuft über Spendesk. Verauslagte Kosten, (Freigabe von) Lieferantenrechnungen, Reisekostenabrechnungen & Kreditkartennutzung/-abrechnung. Der Funktionsumfang ist für uns ein großes Plus.
“Spendesk, das Tool um alles unter einen Hut zu bekommen”
3.5
L
Older than 12 months
Luise
Validated Reviewer
Auszubildende
at
TalentRocket GmbH
- 1-50 employees
- Industry: Human Resources
What did you like?
Einfache und unkomplizierte Bedienbarkeit. Durch die DATEV-Integration sowie einem Email-Import von Belegen ist ein effizienteres Arbeiten in der Buchhaltungsabteilung möglich. Mit der App kann man auch unterwegs uneingeschränkt Anfragen genehmigen. Das erleichtert alles enorm. Außerdem sind die verschiedenen Sprachen, die man auswählen kann, in einem internationalen Team sehr hilfreich.
What did you not like?
Bis auf den Freigabeprozess finde ich alles sehr gelungen und durchdacht. Den Freigabeprozess könnte man allerdings noch etwas ausbauen.
Which problems are you solving with the product?
Vor allem hilft Spendesk bei der beim Zeitmanagement im Bezug auf die vorbereitende Buchhaltung. Mit dem Tool kann man mehrere Stunden in andere Themen investieren. Außerdem ist jeder Beleg digital aufgeräumt und Mann kann in jederzeit schnell wieder finden.
Spendesk Content
Spend Management
Katharina-Maria Röder
6/23/2023
Risk Management in Procurement - Identifying Risks and Developing Strategies