Spendesk

Wir haben Spendesk genutzt um den kompletten Rechnungseingang und -freigabe, Vorkontierung vor Übergabe an das ERP zu digitalisieren. Daneben nutzen wir auch die virtuellen und physischen Kreditkarten. Das hat geholfen bessere Übersicht über Mitarbeiterausgaben zu haben eine Quelle für alle Ausgabedaten vorliegen zu haben, die dann z.B. für die Budgetplanung oder Kosten-Nutzen-Rechnungen genutzt werden kann.

Die Auslandsgebühren waren recht hoch und die Übergabe in das ERP Oracle Netsuite ist nicht automatisiert. Ausserdem ging bis vor kurzem keine direkte Bezahlung aus Spendesk heraus nicht. Das geht jetzt!

1.Automatisierung des Rechnungseingangs und Freigabe Prozess , 2. Bessere Übersicht über laufende Ausgaben, sowohl SAAS Tools als auch MItarbeiterausgaben, 3. Alle Kreditkarten werden zentral über Spendesk gemanaged 4. Vorkontierung der Belege

Ein zentraler Grund für die Entscheidung zugunsten Spendesk war die Zusage einer revisionssicheren DATEV-Integration inkl. vollständiger Belegübergabe und Audit-Trail. Trotz monatelanger Kommunikation, mehrfacher Eskalationen und detaillierter Anforderungen unsererseits wurde dieses Leistungsversprechen nicht eingehalten.

Unsere Erfahrungen mit Spendesk waren, insbesondere im Rahmen der Rückabwicklung, leider äußerst enttäuschend und alles andere als professionell.

Was besonders negativ aufgefallen ist: DATEV-Exporte waren unvollständig: Buchungstexte, Rechnungsnummern, Steuerangaben und DATEV-Schlüssel fehlten, obwohl sie in Spendesk korrekt hinterlegt waren. Belege ließen sich nicht wie versprochen als Bildanhang übergeben: ein echter Showstopper für jede digitale Buchhaltung. Audit-Trail unbrauchbar: Ein Zugriff auf Belegdaten war nur mit Spendesk-Login möglich, ein Bruch mit allen Standards revisionssicherer Archivierung. Erreichbarkeit gleich null: Wer hofft, bei Problemen einfach mal jemanden telefonisch zu erreichen, wird enttäuscht. Der Kundenservice ist ausschließlich per E-Mail erreichbar, mit entsprechend langen Reaktionszeiten, vielen Schleifen und ständig wechselnden Kontaktpersonen. Reaktion erst nach BaFin-Drohung: Und das ist der eigentliche Skandal: erst nach Monaten des Wartens, unzähligen Fristsetzungen und zunehmendem Druck wurde überhaupt reagiert, als wir mit einer Meldung bei der BaFin und rechtlichen Schritten gedroht haben. Davor: Hinhaltetaktik, leere Versprechen, interne Rückfragen ohne Ergebnis. Fazit: Spendesk mag für Start-ups mit einfachen Prozessen passen. Für mittelständische Unternehmen mit DATEV-Anbindung, interner Buchhaltung oder steuerlicher Prüfungspflicht ist es aktuell nicht empfehlenswert, weder technisch noch in Bezug auf Kundenservice oder Verlässlichkeit. Wir mussten letztlich auf manuelle Nachbuchungen, Rückstellungen und erhebliche interne Zusatzaufwände zurückgreifen, ein massiver Ressourcenverlust, der mit funktionierender Software vermeidbar gewesen wäre. Wir raten allen prüfpflichtigen Unternehmen, insbesondere mit DATEV-Strukturen, dringend zur Vorsicht bei der Entscheidung für Spendesk.

Ausgaben können direkt wie mit einer Kreditkarte beglichen werden. Die Belege können direkt in der App abfotografiert werden. Keine archivieren notwendig. Barauslagen können ebenfalls direkt mit Beleg eingelesen werden und sind dann bei der nächsten Abrechnung abgeglichen.

Die Einbindung in Apple Pay ist nur über eine weitere App möglich. Dadurch muss die Karte immer mitgeführt werden.

Enorme Zeitersparnisse, da private Auslagen direkt eingefordert werden können. Belege müssen nicht per Post verschickt werden, sondern werden digital eingereicht.

Das Programm ist sehr durchdacht und einfach in der Bedienung. Seitdem ich Spendesk nutze habe ich alle Belege zu Kreditkartenzahlungen im Blick. Alle Ausgaben kann ich digital managen.

Es gibt eigentlich nichts auszusetzen. Wirkliche Hickups hatten wir bisher nicht. Spendesk ist ggf. ein bisschen teurer als eine normale Kreditkarte, aber es ist auch viel besser in Bezug auf die Funktionalität.

Derzeit nutze ich Spendesk, um Transparenz in die Firmenausgaben zu bringen, Ausgaben für z.B. Subscriptions zu tätigen und um Ausgaben für unterschiedliche Fachbereiche freizugeben. Alle Ausgaben sieht man auf einen Blick und ich kann mir ohne Umschweife Kreditkarten für Subscriptions freigeben lassen. Dadurch sparen wir im Team viel Zeit.

Super smoothes Erstellen von neuen virtuellen oder physischen Firmenkarten. Einfaches Einreichen von Rechnungen. Kurz: unsere Buchhaltung gestaltet sich damit wesentlich leaner. Das herkömmliche Rechnungen/Belege Einsammeln wird gestreamlined und die Kosten können direkt Kostenstellen zugeteilt werden, sodass diese bereits gut für den Steuerberater vorbereitet sind.

Naja im Grunde gefällt mir das Tool gut, allerdings kostet es etwas. Einige Konkurrenten sind for free, können meiner Meinung nach aber auch wesentlich weniger.

Einfache Einreichung von Ausgaben per über alle Abteilungen hinweg. Erstellung von Firmenkarten mit frei konfigurierbaren Limits für jede Person bzw. Freigabeflows. Zuteilung der Kosten auf Kostenstellen, sodass diese bereits gut für die Steuerberatung strukturiert sind.

Alle Funktionen von der Beantragung von Kreditkarten bis hin zum Wiederholen von Auslagen ist alles an einem Ort zu finden und die Freigabeprozesse sind sehr transparent. Ich finde es super, dass man sehen kann, wer gerade dabei ist, es freizugeben und den Fortschritt erkennen kann. Außerdem finde ich das Design sehr ansprechend und minimalistisch.

Teilweise wären bessere Erklärungen der auszufüllenden Felder noch hilfreich, damit es noch besser zu verstehen ist. Teilweise werden ausgefüllte Felder nicht direkt übernehmen und dann fehlen Informationen, die eigentlich eingetragen wurden.

Wir nutzen Paycor, um Kreditkarten zu beantragen, Rechnungen hochladen, Auslagen wiederholen und auch Ausgaben für Reisen oder Verpflegung wiederzuholen. Der Vorteil besteht darin, dass das Tool alles kann, was wir brauchen und wir somit nicht mehrere Tools nutzen müssen. Auch ist es sehr intuitiv anwendbar. Sehr zu empfehlen!

Am besten gefällt mir an dem Tool die Möglichkeit übersichtlich direkt seine Rechnungen hochzuladen und dass bei diesen auch direkt erkannt wird welche Daten in der Rechnung enthalten sind. Zudem kann man einfache Rechnungsposten nur spezifischen Managern im Team zuweisen und so eine leichte Übersicht darüber behalten wer für welche Rechnungen verantwortlich ist.

Nicht gefällt mir tatsächlich wenig. Teilweise hatte man Probleme mit spezifischen Ländern in denen man virtuelle Kreditkarten nutzen mochte, allerdings haben sich die Probleme gelöst.

Mit Spendesk konnten wir Ordnung in unser Rechnungsmanagement bringen. Einfachere Transparenz. Schnelles und intuitives Hochladen der Rechnungen hat uns eine menge an manueller Arbeit abgenommen. Zusätzlich hilft Spendesk auch indirekt beim Reporting da man sich alle Rechnungsposten der vergangen Monate einfach exportieren lassen kann.

Super einfache Benutzeroberfläche. Ausgangsrechnungen, Belege hochladen, virtuelle Kreditkarten erstellen super easy. Für die Buchhaltung und Geschäftsführung klasse Tool um Ausgaben freizugeben und alles im Überblick zu behalten.

Eine Authenticator App auf dem Handy ist noch notwendig aber ist ja eigentlich bei jedem Bezahltool so. Man kann nur bei EU Ländern damit zahlen, wenn mich nicht alles täuscht.

Ich als Mitarbeiter nutze das Tool zum Beispiel für Bestellungen im Office, Reisekosten oder Toolabonnements, die die Firma zahlt

Ich nutze die Kreditkarte und die Rechnungsverwaltung von Spendesk um Marketingausgaben zu bezahlen. Das Hochladen von Rechnungen ist sehr einfach durch Drag & Drop möglich und in den meisten Fällen werden die Daten von der Rechnung erkannt und müssen nicht mehr manuell ausgefüllt werden (auch von jpg Bildern).

Oftmals wird die Kreditkarte bei Online Zahlungen nicht erkannt oder akzeptiert und durch die Fehlermeldung ist auch nicht ersichtlich, warum es nicht funktioniert.

Zahlung von Marketingausgaben ohne dabei selber in Vorleistung gehen zu müssen. Die Belege können fotografiert und danach entsorgt werden. Sehr einfache Handhabung der Ausgabenverwaltung.

Umfangreich, aber dennoch einfach und intuitiv zu bedienen. Automatische Workflows reduzieren den manuellen Aufwand massiv. Die Einrichtung dieser ist einfach bzw. wird durch Spendesk unterstützt. Die DATEV Integration ist gelungen. Das Budget Feature gibt uns zudem schnell und einfach Überblick über Plan/Ist Zahlen in einzelnen Abteilungen.

Rechnungssplit auf 2 oder mehr Kostenstellen ist aktuell nicht möglich, was für uns ein Problem darstellt. Teilweise muss die Seite aktualisiert werden, damit bereits freigegebene Rechnungen nicht mehr als offener Task angezeigt werden.

Unser gesamtes Spendmanagement läuft über Spendesk. Verauslagte Kosten, (Freigabe von) Lieferantenrechnungen, Reisekostenabrechnungen & Kreditkartennutzung/-abrechnung. Der Funktionsumfang ist für uns ein großes Plus.

Einfache und unkomplizierte Bedienbarkeit. Durch die DATEV-Integration sowie einem Email-Import von Belegen ist ein effizienteres Arbeiten in der Buchhaltungsabteilung möglich. Mit der App kann man auch unterwegs uneingeschränkt Anfragen genehmigen. Das erleichtert alles enorm. Außerdem sind die verschiedenen Sprachen, die man auswählen kann, in einem internationalen Team sehr hilfreich.

Bis auf den Freigabeprozess finde ich alles sehr gelungen und durchdacht. Den Freigabeprozess könnte man allerdings noch etwas ausbauen.

Vor allem hilft Spendesk bei der beim Zeitmanagement im Bezug auf die vorbereitende Buchhaltung. Mit dem Tool kann man mehrere Stunden in andere Themen investieren. Außerdem ist jeder Beleg digital aufgeräumt und Mann kann in jederzeit schnell wieder finden.