Circula

Das Belegmanagement mit Circula ist im Arbeitsalltag wirklich super praktisch und unkompliziert. Das Hochladen von Quittungen und Rechnungen geht schnell von der Hand, indem man einfach die Datei auswählt oder den Beleg unterwegs abfotografiert. Die Dokumente werden sofort erfasst und lassen sich danach übersichtlich in der App verwalten und sortieren. Richtig gut finde ich auch, dass man Belege erst mal zwischenspeichern und später fertig ausfüllen kann, wenn man gerade keine Zeit hat. Das spart echt Nerven und sorgt dafür, dass keine Spesenzettel mehr im Portemonnaie verloren gehen. Insgesamt eine runde Sache, die mir im Alltag einiges an Zeit spart.

Was mir in der täglichen Nutzung noch fehlt, ist eine integrierte Funktion zur einfachen Fotobearbeitung direkt in der App. Bisher muss man Bilder vorher auf dem Smartphone anpassen, wenn man beispielsweise sensible Daten abdecken oder wichtige Stellen wie Summen oder Daten mit einem Marker hervorheben möchte. Da viele Standard-Kamera-Apps auf dem Handy so ein Bearbeitungswerkzeug längst an Bord haben, wäre eine native Marker- oder Zuschneidefunktion direkt beim Hochladen in Circula extrem praktisch. So könnte man Dokumente direkt in einem Rutsch vor dem Absenden aufbereiten, ohne den Umweg über eine externe App nehmen zu müssen.

Vor der Einführung von Circula war die Abrechnung von Reisekosten und Belegen bei uns oft mit viel manuellem Aufwand verbunden. Zettelwirtschaft, verloren gegangene Quittungen und das mühsame Abtippen von Daten in Excel-Tabellen haben regelmäßig Zeit gekostet und waren extrem fehleranfällig. Circula löst genau dieses Problem, indem es den gesamten Spesenprozess digitalisiert und zentralisiert. Der größte Vorteil liegt für mich klar in der enormen Zeitersparnis im Alltag. Belege lassen sich direkt nach dem Bezahlen per Smartphone-Foto erfassen, wodurch kein Nachweis mehr verloren geht.

Am besten gefällt mir, dass Circula einen relativ lästigen und administrativ aufwendigen Prozess sehr einfach macht. Gerade die Kombination aus einfacher Bedienung für den Mitarbeiter und gleichzeitig professionellen Funktionen für Finance finde ich überzeugend. Besonders stark finde ich, dass man einen Beleg nicht mehr umständlich sammeln, sortieren und später abrechnen muss, sondern den Prozess direkt digital erledigen kann. Gleichzeitig bekommt das Unternehmen mehr Transparenz und Kontrolle über seine Ausgaben. Für mich ist das ein gutes Beispiel für Software, die nicht nur einen bestehenden Prozess digital abbildet, sondern ihn tatsächlich vereinfacht und automatisiert.“

„Was mir am Produkt aktuell weniger gefällt, ist, dass die Einfachheit an manchen Stellen zulasten der Flexibilität gehen kann. Für Standardprozesse ist Circula sehr intuitiv. Sobald ein Unternehmen aber komplexe individuelle Prozesse, viele Sonderfälle oder eine sehr umfangreiche Systemlandschaft hat, können die Anforderungen an Konfiguration und Integration deutlich steigen. Außerdem sehe ich die Differenzierung zum Wettbewerb als Herausforderung. Viele Grundfunktionen im Expense- und Travel-Management sind mittlerweile bei verschiedenen Anbietern verfügbar. Deshalb muss Circula seinen zusätzlichen Mehrwert – insbesondere bei Automatisierung, User Experience und der Integration in die Finance-Prozesse – kontinuierlich weiterentwickeln.“

Manueller Aufwand: Belege, Reisekosten und Ausgaben müssen nicht mehr aufwendig per Excel, Papier oder E-Mail verarbeitet werden. Zeitaufwendige Abrechnungen: Mitarbeitende können ihre Ausgaben digital erfassen und Belege direkt hinterlegen. Fehler bei der Datenerfassung: Durch die digitale und automatisierte Verarbeitung werden Übertragungs- und Eingabefehler reduziert. Aufwendige Freigabeprozesse: Ausgaben können digital geprüft und freigegeben werden. Fehlende Transparenz: Unternehmen erhalten einen besseren Überblick über Ausgaben, Kosten und offene Vorgänge. Compliance-Probleme: Unternehmensrichtlinien und Ausgabenlimits können in die Prozesse integriert werden. Hoher Aufwand für Finance/Accounting: Viele wiederkehrende Tätigkeiten bei Prüfung, Abrechnung und Weiterverarbeitung werden automatisiert.

Die digitale und benutzerfreundliche Erfassung von Ausgaben spart viel Zeit. Belege können direkt per App hochgeladen werden, wodurch der gesamte Prozess deutlich einfacher und schneller wird als bei der herkömmlichen Spesenabrechnung. Die Transparenz und Nachverfolgbarkeit aller Ausgaben ist sehr hilfreich. Alle Belege, Freigaben und Erstattungen sind zentral verfügbar, sodass jederzeit nachvollziehbar ist, in welchem Bearbeitungsstatus sich eine Ausgabe befindet. Die Automatisierung reduziert den administrativen Aufwand erheblich. Durch die automatische Zuordnung von Belegen, Kategorien und Genehmigungsprozessen werden Fehler minimiert und sowohl Mitarbeitende als auch die Finanzabteilung entlastet.

Gelegentlich könnte die Benutzeroberfläche bei bestimmten Funktionen noch intuitiver gestaltet werden, insbesondere bei Sonderfällen oder nachträglichen Änderungen von Einträgen. Die mobile App reagiert nicht immer gleich schnell, insbesondere beim Hochladen größerer Belege oder bei einer schwachen Internetverbindung. Für selten genutzte Funktionen wären zusätzliche Hilfetexte oder Tooltips hilfreich, um die Bedienung noch einfacher zu gestalten

Circula vereinfacht den gesamten Prozess der Reisekosten- und Spesenabrechnung erheblich. Statt Belege manuell zu sammeln und per E-Mail oder Papier einzureichen, können Ausgaben schnell digital erfasst und direkt verarbeitet werden. Die Plattform sorgt für mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Ich kann jederzeit sehen, welche Ausgaben bereits eingereicht, genehmigt oder erstattet wurden, wodurch Rückfragen und Unsicherheiten deutlich reduziert werden. Circula reduziert den administrativen Aufwand und minimiert Fehler. Durch die digitale Belegerfassung und die automatisierten Freigabeprozesse werden manuelle Tätigkeiten vereinfacht und die Abrechnung insgesamt effizienter gestaltet.

Es vereinfacht die Spesenabrechnung enorm, wenn ich reise und mir meine unterwegs anfallenden Ausgaben erstatten lassen muss. Ich nutze diese Software schon seit Jahren und habe noch keine vergleichbare Alternative gefunden. Die App ist äußerst funktional und sowohl unterwegs als auch im Büro einfach zu bedienen. Dank der mobilen Funktionen lassen sich Spesenabrechnungen kinderleicht und effizient erstellen.

Das Einzige, was ihnen schaden könnte, ist die Benutzerinteraktion. Die mobile Anwendung könnte benutzerfreundlicher gestaltet werden. Es ist toll, dass ich für alles rund ums Reisen nur eine Software verwenden muss.

Die Software ist benutzerfreundlich und eignet sich hervorragend zur schnellen Erstellung präziser Reisekostenabrechnungen. Circula verfügt über ein kompetentes Support-Team, das jederzeit hilfsbereit zur Seite steht. Circula ist ein solides und zuverlässiges Tool, das alle unsere Mitarbeiter nutzen, um sicherzustellen, dass ihre Reisekosten ordnungsgemäß erstattet werden.

Mir gefällt, dass Circula sehr einfach zu bedienen ist. Ich habe gerne mit dieser App gearbeitet, um meine Quittungen und Ausgaben direkt darauf hochzuladen, damit ich das alles in einer einfachen App erledigen kann. Ich bin in der Lage, alle meine Transaktionen täglich zu melden und alles in Ordnung zu bringen. Mein Team arbeitet gerne mit dieser App. Ich bin so froh, dass sie sie für unser Unternehmen ausgewählt haben. Es ist ein sehr wertvolles Programm, das jeder Kunde gerne nutzen würde. Ich bin damit überhaupt nicht auf Probleme gestoßen.

Ich habe überhaupt kein Problem mit Circula, wie ich bereits sagte. Es gibt keine Probleme, die ich wirklich hochladen und mit der App tun und lassen kann, was ich brauche.

Was wirklich auffällt ist, wie intuitiv die Oberfläche ist. Das Erstellen von Spesenabrechnungen ist unkompliziert und der Genehmigungsworkflow sorgt dafür, dass alles organisiert bleibt. Mein Buchhalter leibt es, wie sauber und detailliert die Berichte sind, besonders während der Steuersaison.

Die Einfachheit und die Benutzeroberfläche, die ein besseres Benutzererlebnis bieten, wurden ebenfalls geschätzt, ebenso wie die Echtzeit-Richtlinienprüfungen und die anpassbaren Genehmigungsprozesse, die dazu beitrugen, nicht konforme Ansprüche zu reduzieren und die Bearbeitungszeiten zu verbessern. Die einfache Eingabe der Ausgaben und das problemlose Hochladen von Belegen - ich habe in der Vergangenheit bereits andere Online-Ausgabenverwaltungsprogramme verwendet, und dieses ist mit Abstand das beste.

Ich habe nichts Negatives über Circula zu sagen, es ist ein einfach zu bedienendes Softwarepaket für Spesenabrechnungen, wodurch sich der Zeitaufwand für das Ausfüllen und Einreichen von Spesenabrechnungen reduziert.

Insgesamt war es eine positive Erfahrung. Das System ermöglicht die einfache Einreichung und Nachverfolgung von Ausgaben, und Genehmigungen erfolgen unkompliziert. Im Vergleich zu manuellen Prozessen hat es viel Zeit gespart. Der Lernaufwand ist minimal, selbst für neue Nutzer.

Hochladen der Dokumente ist sehr einfach. Auch das Durchscrollen durch die Angaben Start - Ende der Reise und Projekt-Nr. etc. easy.

Der Ablauf von a) Start der Reise bis z) Reise einreichen ist nicht intuitiv. Man klickt auf die unterschiedlichen Rubriken, ist sich aber zu keinem Zeitpunkt sicher, was nun als nä. zu tun ist. Musste mich reinfuchsen, HIlfe lesen (aber auch danach war ich noch nciht sicher was zu tun ist) und am Ende eine Kollegin fragen, die das shcon mal gemacht hatte via Circula. Dann war es einfach, ohne ihren entscheidenden Tipp aber nicht. Beispiel: Ablagen sollen via Click auf die Emailadresse in die Zwischenablage kopiert werden. Wenn man das macht, kommt keine Anweisung, was danach zu tun ist bzw. dass - wenn man die Belege in die Zwischenablage kopiert hat - gefragt wird, ob man nun die Reisekosten einreichen möchte und dass man danach auf "Ausgaben" gehen muss um unten rechts auf "Einreichen" klicken muss. Vllt hab ich was übersehen, aber ich fands nicht sehr intuitiv muss ich leider sagen. Denke, wenn man das 2-3x gemacht hat, alles gut!

Reisekosten einreichen, schnelle Abwicklung (wenn man es öfter gemacht hat)

Circula erleichtert die Reisekosten- und Spesenabrechnung erheblich, da Belege einfach digital hochgeladen und direkt den passenden Kategorien zugeordnet werden können. Besonders hilfreich ist die übersichtliche Benutzeroberfläche, die eine schnelle Navigation ermöglicht und den gesamten Prozess transparent macht. Zudem spart die automatische Verarbeitung und Prüfung viel Zeit, da weniger manuelle Nacharbeit erforderlich ist und Fehler reduziert we

Teilweise ist die Zuordnung von Belegen nicht immer intuitiv, insbesondere bei komplexeren Fällen oder gemischten Ausgaben, wodurch zusätzlicher manueller Aufwand entsteht. Zudem kann die Performance bei größeren Uploads oder schlechter Internetverbindung etwas langsam sein, was den Prozess verzögert. Darüber hinaus wären mehr individuelle Anpassungsmöglichkeiten hilfreich, um die Nutzung noch besser auf spezifische Unternehmensanforderungen und Prozesse abzustimmen.

Circula löst insbesondere den hohen manuellen Aufwand in der Reisekosten- und Spesenabrechnung, indem Belege digital erfasst, automatisiert verarbeitet und revisionssicher dokumentiert werden. Dadurch werden Fehlerquellen reduziert und der gesamte Abrechnungsprozess deutlich beschleunigt. Ein wesentlicher Vorteil liegt zudem in der Transparenz und Nachvollziehbarkeit, sowohl für Mitarbeitende als auch für die Buchhaltung. Darüber hinaus ermöglicht die zentrale Plattform eine effizientere Einhaltung von Compliance-Vorgaben und schafft eine saubere Datenbasis für Reporting und Analysen.

Die klare Struktur gefällt mir besonders, weil sie alle Funktionen logisch ordnet und mir ermöglicht, Aufgaben ohne Umwege zu erledigen. Die intuitive Nutzeroberfläche schätze ich, da ich mich sofort zurechtfinde und Prozesse ohne zusätzliche Erklärungen verstehen kann. Am hilfreichsten ist für mich, dass ich jederzeit den aktuellen Status meiner eingereichten Rechnungen einsehen kann, was mir Transparenz und Planungssicherheit gibt.

Mich stört, dass ich zu meinen Einreichungen keine Kommentare hinzufügen kann, wodurch wichtige Zusatzinformationen manchmal umständlich außerhalb der Plattform kommuniziert werden müssen. Unpraktisch finde ich auch, dass die automatisch aus den Dokumenten erkannten Werte nicht immer korrekt sind und ich diese ab und zu manuell anpassen muss. Zusätzlich fehlt mir, dass ich keine Erinnerungen direkt aus Circula an die freigebenden Personen senden kann, was den Freigabeprozess unnötig verzögert.

Durch das automatische Auslesen eingereichter Dokumente spare ich Zeit und reduziere Fehler, da viele Werte direkt übernommen werden. Mit einem zentralen Ort für alle Rechnungen und Unterlagen zu einer Dienstreise entfällt das mühsame Zusammensuchen einzelner Belege. Die teilweise automatische Übernahme relevanter Rechnungsdaten aus den Buchungen über Perk erleichtert mir die Abrechnung zusätzlich und verhindert doppelte Dateneingaben.

What I really like is that I could do everything on my phone! And I could easily upload the bills or photos of the bills, so I could just upload a screenshot and app read through the bills itself

Once I uploaded the bill, I couldn’t really submit it and I’m not really sure why it had to sit there for awhile as a draft and then I could submit it

I didn’t have to have any paper copies of anything, usually I would have to fill out different forms and also have all the paper copies of my bills

Intuitive UI, schnelle Bearbeitung, vorausgefüllte Felder helfen mir bei der täglichen Arbeit enorm. So muss ich nicht viel Zeit investieren.

Tatsächlich fallen mir hier wenige Punkte ein, es kann alles was es soll und halt auch nicht mehr. Wir haben so natürlich ein Produkt mehr, aber das ist für mich in Ordnung.

Ich kann schnell meine Reisekosten einreichen. Ich kann einfach Bilder und Quittungen hinzufügen. Viele Felder werden vorausgefüllt, was Zeit spart.

Tagespauschale wird automatisch errechnet, ohne dass man die Zeiten für die Tage automatisch errechnen muss. Man kann Ordner mit Belegen erzeugen um die Informationen zusammen zu fassen, Die Belege werden automatisch eingescannt.

Die Hauptbedienelemente sollten in der Leiste Oben sein. Rechts unten in der Ecke ist nicht intuitiv. Ein Freitextfeld mit 80 Zeichen um Bemerkungen hinzuzufügen würde die Beschreibung vereinfachen. Für Veranstaltungen gibt es keine Vorlage. Kundenbesuch ist nicht das gleiche wie eine Messe oder ein Feldtag.

Ich kann meine Reisekosten bereits im Vorfeld erstellen und sie dann einreichen, wenn die Reise beendet ist. Belege können direkt eingelesen werden und die Daten müssen nicht nochmal manuell eingetragen werden. Mit entsprechender Vorbereitung kann ich die Reisekosten schneller und mit weniger Fehlern einreichen

Die Auflistung der offenen Reisekosten ist übersichtlich dargestellt. Die einfache und simple Handhabung überzeugt in der Anwendung. Übersichtliche Auflistung der gescannten Belege in der Ablage.

Leider kann ich zu einem späteren Zeitpunkt die für angelegte Ausgabe namentlich nicht verändern. Wenn ich bei Verlegungen mit 10 oder mehr Personen die Hotelzimmer und Mietwagen für das Komanndo bezahle, stößt das Programm an seine Grenzen.

Die Wahrscheinlichkeit , dass vergessen wird Reisekosten einzureichen, wird reduziert. Die Abrechnung wird schneller bearbeitet.

Es ist tolal einfach und schritt für schritt erklärt und lässt sich ganz intuitiv bedienen und man wir super durch den Vorgang geleitet.

bis jetzt sind mir noch keine negativen aspekte an dem Programm oder den vorgängen aufgefallen

Eingabe von Fahrt- und Reisekosten waren noch nie so einfach und schnell erledigt, man kann nichts mehr vergessen

- Circula arbeitet mit der bekannten Oberfläche von Personio. Bietet eine schnelle Erfassung und Verarbeitung von hochgeladenen Belegen. Analysiert Eingabemöglichkeiten und schlägt mögliche Inhalte vor.

Fehlende Kennzeichnung von erforderlichen Angaben. Fehlende Verbindung mit bspw. coporate credit card, um automatisch Ausgaben für Kreditkartenaktivitäten zu erfassen. Unübersichtliche Ablagestruktur mit Ordnern und Reisen

Erfassen von geschäftlichen Ausgaben. Management und Nachverfolgung von geschäftlichen Ausgaben. Verwaltung von digitalisierten Belegen.