Digitales Rechnungsmanagement macht dich produktiver als je zuvor

1. Digitales Rechnungsmanagement macht dich produktiver als je zuvor
2. Was ist digitales Rechnungsmanagement?
3. Wie funktioniert digitales Rechnungsmanagement?
4. Worin unterscheidet sich der Prozess des digitalen Rechnungsmanagements zum analogen Rechnungsmanagement?
5. Was sind die Vorteile des digitalen Rechnungsmanagements?
6. Für wen ist digitales Rechnungsmanagement sinnvoll?
7. Was ist bei der Digitalisierung des Rechnungsmanagements zu beachten?
8. Welche Softwares eignen sich für digitales Rechnungsmanagement?
9. Fazit: Analoges Rechnungsmanagement war gestern

Digitales Rechnungsmanagement macht dich produktiver als je zuvor

Ein kleiner Schritt zur Digitalisierung, ein großer Schritt für dein Rechnungsmanagement. Digitales Rechnungsmanagement macht dich effizienter und produktiver als je zu vor. Durch die Verwendung geeigneter Software, managst du deine Rechnungsprozesse per Knopfdruck und stellst Daten und Informationen dort bereit, wo sie benötigt werden.

Hier geben wir dir den vollen Input, von der Definition über wesentliche Merkmale und Vorteile, bis hin zu geeigneten Tools und Auswahlkriterien.

Was ist digitales Rechnungsmanagement?

Digitales Rechnungsmanagement wird definiert durch den Prozess der Erstellung, Verarbeitung und Speicherung von Rechnungen in digitaler Form. Der Vorgang umfasst in der Regel die Verwendung von Software-Tools und Systemen, die die manuelle Verarbeitung von Papierrechnungen durch automatisierte Prozesse ersetzen.

Als Unternehmer*in kannst du deine Rechnungsprozesse beschleunigen, indem du elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) anstelle von Papierrechnungen verwendest. Dies reduziert gleichzeitig den Bedarf an Papier- und Druckkosten und verringert das Risiko von Fehlern und Verzögerungen die bei der manuellen Verarbeitung von Rechnungen entstehen können.

Ein wichtiger Vorteil ergibt sich durch die Implementierung von digitalen Rechnungsmanagementsystemen in der Verbesserung der Compliance in Bezug auf steuerliche Vorschriften und gesetzlichen Bestimmungen. Eine digitale Rechnungsmanagement-Software kann beispielsweise sicherstellen, dass alle relevanten steuerlichen Informationen ordnungsgemäß erfasst und archiviert werden.

Insgesamt hilft dir digitales Rechnungsmanagement dabei, deine Rechnungsprozesse zu rationalisieren und zu automatisieren, die Effizienz zu verbessern und Kosten zu senken.

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Wie funktioniert digitales Rechnungsmanagement?

Wie in der Grafik dargestellt umfasst digitales Rechnungsmanagement mehrere Schritte, die typischerweise von einer spezialisierten Software durchgeführt werden. Betrachten wir die Vorgänge von Ein- und Ausgangsrechnungen im Detail, können diese wie folgt beschrieben werden:

Ausgangsrechnungen

1. Erstellung der Rechnung: Die Rechnung wird in der Regel im PDF-Format erstellt.

2. Versand der Rechnung: Die Rechnung wird elektronisch an den Empfänger gesendet. Dies kann per E-Mail, einem elektronischen Rechnungsaustausch (E-Invoicing) oder einer anderen elektronischen Übertragungsmethode wie einer Rechnungs-App erfolgen.

3. Zahlungseingang: Die Zahlung der Rechnung wird automatisch im digitalen Rechnungsmanagementsystem verbucht. Dazu werden die Rechnungsdaten mit Zahlungsdatum und Betrag ergänzt.

4. Überwachung ausstehender Zahlungen: Ist eine Rechnung überfällig, sendet das System automatisch Erinnerungen an die Kundschaft oder erstellt Mahnungen, um eine schnelle Bezahlung zu gewährleisten.

5. Archivierung der Rechnung: Nach Zahlung wird die Rechnung automatisch archiviert. Dadurch ist sie jederzeit digital verfügbar, ohne dass manuelle Archivierung oder Ablage nötig ist.

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Eingangsrechnungen

1. Import der Rechnung: Eingangsrechnungen werden elektronisch oder per Post empfangen und im digitalen Rechnungsmanagementsystem erfasst.

2. Erfassung der Rechnungsdaten: Die Rechnungsdaten werden von der Software automatisch ausgelesen. Hierbei werden alle relevanten Informationen wie Rechnungsnummer, Datum, Leistungszeitraum, Betrag und Lieferanteninformationen erfasst.

3. Prüfung der Rechnung: Die Rechnungsdaten werden von der Software automatisch auf Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft. Dabei wird auch kontrolliert, ob die Rechnungsdaten mit den Bestellungen oder Verträgen übereinstimmen und ob sie den steuerlichen Vorschriften entsprechen.

4. Freigabe und Zuordnung: Nach erfolgreicher Prüfung wird die Rechnung zur Freigabe an den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet. Der Mitarbeiter prüft die Rechnung manuell und bucht sie anschließend einem Kostenbereich oder Projekt zu.

5. Zahlung: Ist die Rechnung freigegeben, wird sie zur Zahlung an die Buchhaltung weitergeleitet.

6. Archivierung: Die Rechnung wird nach dem Abschluss des Zahlungsprozesses automatisch archiviert, was ihre jederzeitige digitale Verfügbarkeit und schnelle Auffindbarkeit sichert.

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Worin unterscheidet sich der Prozess des digitalen Rechnungsmanagements zum analogen Rechnungsmanagement?

Beim analogen Rechnungsmanagement werden Rechnungen in Papierform empfangen, manuell erfasst, geprüft, freigegeben, bezahlt und archiviert. Dadurch sind die Prozesse fehleranfälliger, langsamer und kostspieliger. Zudem kann es schwierig sein, Rechnungen schnell zu finden und darauf zuzugreifen. Wesentlich ist auch der hohe Bedarf an Personalressourcen, die für die genannten Vorgänge notwendig sind.

Im Gegensatz dazu können beim digitalen Rechnungsmanagement viele dieser Prozesse automatisiert werden, was die Arbeitsbelastung reduziert und Personalressourcen freisetzt. Die Rechnungsprozesse sind schneller, sicherer und kosteneffizienter.

Insgesamt bietet das digitale Rechnungsmanagement eine höhere Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Kontrolle über die Rechnungsprozesse, was dein Unternehmen unterstützt, die Geschäftsabläufe zu optimieren und Kosten zu sparen.

Wie in der Grafik dargestellt umfasst digitales Rechnungsmanagement mehrere Schritte, die typischerweise von einer spezialisierten Software durchgeführt werden. Betrachten wir die Vorgänge von Ein- und Ausgangsrechnungen im Detail, können diese wie folgt beschrieben werden:

Was sind die Vorteile des digitalen Rechnungsmanagements?

Zeit- und Kostenersparnis

Durch den Einsatz des digitalen Rechnungsmanagements kann dein Unternehmen Zeit und Kosten sparen. Die automatisierten Prozesse im digitalen Rechnungsmanagement sparen Zeit, da manuelle Schritte und Papierprozesse vermieden werden können. So kannst du beispielsweise Rechnungen automatisch erfassen, prüfen und archivieren, was deinen Aufwand für manuelle Arbeit reduziert und die Kosten senkt. 

Die Einsparungen durch den Wegfall von Papier, Druck, Porto und manuellen Prozessen können durchaus erheblich sein und zu bedeutenden Kosteneinsparungen führen.

Fehlervermeidung

Wie bereits erwähnt, kannst du durch die automatisierten Prozesse Fehler minimieren. Menschliche Eingriffe werden reduziert, und Regeln und Prozesse können automatisch angewendet werden. Das erhöht die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Rechnungsprozesse und vermeidet unnötige Kosten und Zeitverluste durch Korrekturen.

Fehlerhafte Rechnungen können außerdem schnell erkannt und korrigiert werden, was weitere Zeit und Kosten spart und das Vertrauen der Lieferant*innen und Kund*innen in das Unternehmen erhöht.

Schnelle Verarbeitung

Digitales Rechnungsmanagement ermöglicht eine schnelle Verarbeitung deiner Rechnungen. Rechnungen können rasch erfasst, geprüft und freigegeben werden, was zu einer schnelleren Zahlungsabwicklung und einem besseren Cashflow führt. Auch damit kannst du deine Lieferantenbeziehungen positiv beeinflussen, da schnelle Zahlungen meist auch zu einer höheren Zufriedenheit und Loyalität führen.

Einfacher Zugriff auf Rechnungen

Mit digitalem Rechnungsmanagement können deine Rechnungen elektronisch und automatisch archiviert werden. Der elektronische Zugriff auf alle Rechnungen erleichtert die Suche nach bestimmten Rechnungsdokumenten und spart zusätzlich Zeit. So kannst du beispielsweise Rechnungen einfach per Suchfunktion aufrufen, ohne dass du sie physisch suchen musst.

Der elektronische Zugriff erleichtert auch das Teilen von Informationen mit anderen Abteilungen oder Standorten.

Datensicherheit

Durch den Einsatz von Verschlüsselungstechnologien und Sicherheitsmaßnahmen werden deine Rechnungsdaten vor unbefugtem Zugriff geschützt. Digitale Rechnungsmanagement-Systeme bieten dazu eine granulare Zugriffskontrolle, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugang zu den Rechnungsdaten haben.

Außerdem können digitale Rechnungsmanagement-Systeme einen Audit-Trail erstellen, der alle Aktivitäten aufzeichnet, die im Zusammenhang mit einer Rechnung ausgeführt werden, und somit eine lückenlose Überwachung der Rechnungsprozesse ermöglicht.

Ein weiterer Vorteil des digitalen Rechnungsmanagements ist, dass die Daten auf sicheren Servern gespeichert werden können, wodurch das Risiko von Datenverlust durch Unfälle oder Diebstahl verringert wird. Die digitalen Rechnungen sind somit besser geschützt als physische Rechnungen, die gestohlen oder beschädigt werden könnten.

Verbesserte Compliance

Ein weiterer Vorteil liegt in der Compliance. Alle Informationen können elektronisch erfasst, aufbewahrt und gesichert werden. Dies unterstützt die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und internen Richtlinien. Auch eine lückenlose Dokumentation der Rechnungsprozesse ist möglich, was besonders im Falle von Audits oder Prüfungen von Vorteil ist.

Nachhaltigkeit

Digitales Rechnungsmanagement trägt zur Nachhaltigkeit bei. Durch die Verwendung von Papier wird die Umwelt belastet, zudem ist die Entsorgung von Papier teuer. Die Verwendung von digitalem Rechnungsmanagement reduziert deinen Bedarf an Papier und trägt somit zur Schonung von Ressourcen und Umwelt bei.

Für wen ist digitales Rechnungsmanagement sinnvoll?

Kurz gesagt ist digitales Rechnungsmanagement für jedes Unternehmen sinnvoll, das seine Rechnungsprozesse optimieren, effizienter und sicherer gestalten und papierlos werden möchte. Die Vorteile schlagen deshalb unabhängig von Größe oder Branche eines Unternehmens zu Buche.

Kurz gesagt ist digitales Rechnungsmanagement für jedes Unternehmen sinnvoll, das seine Rechnungsprozesse optimieren, effizienter und sicherer gestalten und papierlos werden möchte. Die Vorteile schlagen deshalb unabhängig von Größe oder Branche eines Unternehmens zu Buche.

Ebenso ist digitales Rechnungsmanagement ein Teilaspekt der Digitalisierung eines Betriebes und damit ein wesentlicher Beitrag zur Geschäftsoptimierung.

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Was ist bei der Digitalisierung des Rechnungsmanagements zu beachten?

Bei der Digitalisierung des Rechnungsmanagements solltest du auch einige Aspekte beachten, um sicherzustellen, dass die Einführung des digitalen Rechnungsmanagements erfolgreich verläuft. Das wichtigste dabei ist, das richtige Tool zu finden.

Der Markt bietet dazu eine kaum überschaubare Zahl an möglichen Rechnungsmanagement-Systemen, doch deine Software muss vor allem mit deinen Anforderungen und Geschäftsprozessen konform sein.

Hier die wichtigsten Schritte, um das beste System für dich herauszufiltern:

• Definiere zunächst deine Anforderungen an das Rechnungsmanagement-Tool. Beispiele könnten sein: automatisierte Rechnungserstellung, Integration mit vorhandenen Buchhaltungssystemen, Mehrwährungsunterstützung, Benutzerfreundlichkeit, Datensicherheit, Verfügbarkeit von Analyse- und Berichtsfunktionen, etc.
• Führe eine gründliche Recherche durch, um die verfügbaren Rechnungsmanagement-Tools auf dem Markt zu finden. Suche besonders nach Bewertungen, Testberichten und Empfehlungen von Experten und anderen Benutzern. Konzentriere dich dabei vor allem auf deine Anforderungen.
• Vergleiche die Funktionen der Rechnungsmanagement-Tools, die du in Betracht ziehst, mit deinen Anforderungen. Vor allem die Funktionen, die dir am wichtigsten sind, solltest du besonders gründlich vergleichen.
• Stelle ebenso sicher, dass das Rechnungsmanagement-Tool einfach zu bedienen ist und eine intuitive Benutzeroberfläche bietet. Teste dazu die Demo-Versionen oder nutze kostenlose Testphasen, um zu sehen, wie einfach es ist, Rechnungen zu erstellen und zu verwalten.
• Kann das System in dein bestehendes Buchhaltungssystem integriert werden? Wenn du bereits eine Software verwendest, die einen Teil der Rechnungsprozesse abbildet, sollte ein ergänzendes Tool unbedingt damit kompatibel sein.
• Auch mit ERP- und DMS-Systemen und bestehenden digitalen Prozessen sollte das digitale Rechnungsmanagement nahtlos integriert werden können. Stelle deshalb sicher, dass die Systeme miteinander kommunizieren.
• Liefert das Tool DSGVO-Standard? Kontrolliere, ob das System sämtliche Daten sicher und vertraulich behandelt. Suche dabei nach einem Tool, das eine sichere Datenübertragung und -speicherung sowie eine Zwei-Faktor-Authentifizierung und eine Verschlüsselung von sensiblen Daten bietet.
• Denke auch an die Zukunft und stelle sicher, dass die Rechnungsmanagement-Software skalierbar ist und mit dem Wachstum deines Unternehmens mithalten kann. Wenn du bereits weißt, dass du in Zukunft mehr Rechnungen erstellen wirst, prüfe, ob das Tool diese Erweiterung unterstützt.
• Besonders wichtig ist auch der Vergleich der anfallenden Kosten. Vergleiche deshalb Lizenzen, Abo-Gebühren und Upgrades der Systeme, die du in Betracht ziehst.
• Hast du zwei bis drei Tools in der engeren Wahl, dann genehmige dir eine ausreichende Testphase. Überprüfe deine Anforderungen im Praxistest und stelle sicher, dass du deine Prozesse und Workflows nicht nur abbilden, sondern auch benutzerfreundlich gestalten kannst.

Welche Softwares eignen sich für digitales Rechnungsmanagement?

Auch wir möchten deine Prozesse beschleunigen und dich mit einer Vorauswahl an Software-Optionen unterstützen. Zum einen kannst du dazu die OMR Reviews in der Kategorie Billing aufrufen, oder die nachfolgenden Tool-Empfehlungen auf deine Anforderungen prüfen.

Checke die Funktionen, vergleiche die Preisangaben und nutze die Bewertungen erfahrener User, sowie die Links zu den Anbietern selbst. Bietet eine Software eine kostenlose Testphase, findest du auch diese Information auf einen Blick.

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Papierkram

Mehr Software-Tipps für dein Rechnungswesen

Möchtest du dein Rechnungswesen mit einer Software abbilden, die auch gratis gute Dienste leistet, kannst du dich in diesem Ratgeber erkundigen: kostenlose Buchhaltungssoftware. Speziell für Kleinunternehmer*innen haben wir auch in folgendem Artikel gründlich nach passenden Rechnungsprogrammen recherchiert: Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer*innen. Zum Thema XRechnung kannst du dich hier ausgiebig informieren: XRechnung erstellen.

Fazit: Analoges Rechnungsmanagement war gestern

Führst du ein Unternehmen, dann ist die Rechnungslegung Teil deiner Pflicht. Digitales Rechnungsmanagement unterstützt dich dabei wesentlich und macht deine Einnahmen und Ausgaben transparenter. Es ermöglicht dir, deine Rechnungsdaten gezielt zu teilen, zu bearbeiten, zu analysieren und abzulegen. Rechnungssoftware kann zudem auch andere operative Prozesse beeinflussen, um eine höhere Effizienz und Produktivität zu erreichen und somit strategische Entscheidungen zu unterstützen. Weiter Faktoren wie Nachhaltigkeit, sowie die bessere Übereinstimmung mit Datenschutz- und gesetzlichen Vorgaben, machen analoges Rechnungsmanagement sehr unattraktiv.