Rechnungsmanagement-Software: Die 6 besten Tools auf OMR Reviews
Tim Fischer19.8.2025
Mit diesen Lösungen hast du von der Belegerfassung bis zur Buchhaltung alles im Griff
Inhalt
- Die 6 besten Tools für dein Rechnungsmanagement
- Rechnungsmanagement-Software: Die Vorteile
- Worauf solltest du beim Kauf achten?
- Fazit: Softwarelösungen für effizientes Rechnungsmanagement
Rechnungsmanagement bedeutet, den kompletten Lebenszyklus einer Rechnung zu steuern: von der Erstellung über die Bearbeitung und Prüfung bis hin zur Bezahlung und revisionssicheren Archivierung. Gerade wenn du viele Rechnungen schreiben oder Eingangsrechnungen verarbeiten musst, kann dieser Prozess sehr aufwendig und fehleranfällig sein.
Mit einer Rechnungsmanagement-Software, wie Moss (Direkt zum Anbieter) werden diese Abläufe zentral gesteuert und automatisiert. Das reduziert manuelle Arbeit, verbessert die Genauigkeit und ermöglicht einen schnellen Zugriff auf alle relevanten Daten. Erfahre hier, wie du von Rechnungsmanagement-Software profitieren kannst und entdecke die besten Tools auf dem Markt.
Das Wichtigste in Kürze
- Rechnungsmanagement-Software automatisiert den gesamten Lebenszyklus einer Rechnung, von der Erstellung bis zur revisionssicheren Archivierung.
- Die Nutzung solcher Tools spart Zeit, senkt Kosten und reduziert manuelle Fehler, da Prozesse zentral gesteuert und automatisiert werden.
- Wichtige Auswahlkriterien sind die Integration in bestehende Systeme, die Sicherheit, der Funktionsumfang, die Benutzerfreundlichkeit sowie die Kosten und Skalierbarkeit.
- Die vorgestellten Tools wie MOCO, Pleo, BuchhaltungsButler, Qonto, GetMyInvoices und Lexware Office bieten unterschiedliche Schwerpunkte für verschiedene Unternehmensgrößen und Bedürfnisse.
Die 6 besten Tools für dein Rechnungsmanagement
Software | Preis | Testversion | Geeignet für |
|---|---|---|---|
ab 15 €/Monat/Nutzer*in | 30 Tage kostenlos | Agenturen, Freelancer*innen, kleine Unternehmen | |
Starter kostenlos, Essentials ab 45 €/Monat | Es gibt eine kostenlose Version | KMU, Teams mit Ausgabenmanagement-Bedarf | |
ab 24,95 €/Monat | 14 Tage kostenlos | Start-ups, KMU, steuerberatungsnahe Unternehmen | |
ab 11 €/Monat | 30 Tage kostenlos | Freelancer*innen, KMU, Teams, Start-ups | |
ab 19 €/Monat | 14 Tage kostenlos | KMU, Mittelstand, Steuerberater*innen | |
ab 6,90 €/Monat | 30 Tage kostenlos | Freelancer*innen, kleine Unternehmen |
Die Auswahl der Tools basiert auf unserem OMR Score. Das Ranking wird anhand der durchschnittlichen Bewertung und deren Anzahl bis zu einem bestimmten Zeitpunkt ermittelt. Je mehr positive Stimmen, desto besser spiegelt das Ergebnis die allgemeine Zufriedenheit wider. Dieser Score soll dir bei der Entscheidungsfindung helfen.
1. MOCO
MOCO ist eine cloudbasierte Softwarelösung, die speziell für projektorientierte Unternehmen entwickelt wurde. Sie vereint Projektmanagement, Zeiterfassung, Rechnungsstellung und Finanzplanung in einem einzigen System. Damit hast du deine Projekte, Kosten und Einnahmen jederzeit im Blick und kannst Entscheidungen schneller treffen.
Stärken:
- Sehr einfache Handhabung und schnelle Einführung
- Kombiniert Projekt- und Arbeitszeiterfassung mit Rechnungsmanagement
- Digitale Abbildung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- Übersichtliche Finanz- und Liquiditätsplanung
- Vielfältige Schnittstellen (zum Beispiel zu DATEV oder Personio)
- Hohe Datensicherheit durch DSGVO-Konformität und Hosting in der Schweiz
- Mobile Nutzung per App möglich
Geeignet für: Kleine und mittlere Unternehmen mit bis zu 150 Mitarbeitenden, insbesondere Agenturen, IT-Dienstleister, Beratungen, Kanzleien und Ingenieurbüros.
MOCO Preise: Die Preisgestaltung ist nutzerbasiert und beginnt mit dem Core-Paket für 15 € pro Monat, das alle wesentlichen Grundfunktionen abdeckt. Für 19 € im Pro-Paket erhältst du zusätzliche Features wie erweitertes Finanzcontrolling, digitalen Rechnungseingang und Kapazitätsplanung. Der Unlimited-Tarif ab 24 € monatlich richtet sich an größere Teams und enthält erweiterte Integrationen, unbegrenzten Bankabgleich sowie exklusive Support-Optionen.
Das sagen OMR Reviews User:
Stärken | Verbesserungspotenziale |
|---|---|
Hohe Benutzerfreundlichkeit | Eingeschränkte Anpassung von Berichten |
Schnelle Einrichtung | Mobile App mit begrenzter Funktionalität |
Intuitives Design | |
Vereinfachtes Projektmanagement, Zeiterfassung & Rechnungsstellung | |
Integrierte Funktionen wie CRM, Lead-Management und Finanzberichte | |
Schneller und hilfsbereiter Kundensupport |
2. Pleo
Pleo ist nicht nur eine Rechnungsmanagement-Software. Das Tool dient auch als ein modernes Ausgabenmanagement-System, das Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Kosten unterstützt. Die Plattform erfasst Belege in Echtzeit, ordnet Zahlungen automatisch zu und integriert sich nahtlos in bestehende Buchhaltungssysteme.
Stärken:
- Ausgaben werden automatisch erfasst, kategorisiert und mit Belegen verknüpft
- Intuitive Nutzung mit physischen und virtuellen Firmenkarten
- Digitale Erfassung von Quittungen und Rechnungen, inklusive E-Mail-Belegfinder
- Echtzeit-Überblick über alle Ausgaben, Limits und wiederkehrende Zahlungen
- Bis zu 0,75 % Cashback auf Zahlungen (je nach Paket).
- Nahtlose Anbindung an Buchhaltungssoftware, APIs und HRIS-Systeme
- Zwei-Faktor-Authentifizierung, Betrugsschutz-Tools und rollenbasierte Zugriffsrechte
Geeignet für: Kleine und mittelständische Unternehmen, die ihre Ausgabenprozesse digitalisieren möchten. Besonders profitieren Teams, die Transparenz über ihre Kosten brauchen, Reisekosten effizient abrechnen wollen oder mehrere Standorte managen.
Pleo Preise: Pleo gibt es in vier Tarifen: Starter, Essential, Advanced und Beyond. Der Starter-Plan ist für bis zu zwei Nutzer*innen kostenlos, zusätzliche Plätze kosten 9,50 € monatlich. Der Essential-Tarif startet dann bei 45 € pro Monat, Advanced bei 99 € und Beyond bei 199 € monatlich. Alle Pläne kannst du vorab kostenlos testen.
Das sagen OMR Reviews User:
Stärken | Verbesserungspotenziale |
|---|---|
Virtuelle und physische Firmenkarten für mehr Flexibilität | App läuft nicht immer stabil |
Einfach Handhabung und intuitive Bedienung | Support reagiert teilweise verzögert |
Automatisierte Buchhaltungsprozesse | |
Erhöhte Transparenz bei Unternehmensaufgaben | |
Mitarbeiter*innen können Ausgaben eigenständig abwickeln |
3. BuchhaltungsButler
BuchhaltungsButler ist eine cloudbasierte Lösung für Rechnungsmanagement, die speziell für kleine und wachsende Betriebe entwickelt wurde. Sie automatisiert zentrale Abläufe wie Belegerfassung, Zahlungsabgleich und Rechnungserstellung und reduziert dadurch den manuellen Aufwand erheblich.
Stärken:
- Belege, Zahlungen und Buchungen laufen fast von selbst
- Wächst mit deinem Unternehmen und steigender Komplexität
- Nahtlose Anbindung an Schnittstellen wie DATEV, Amazon und Shopify
- Finanz-KPIs sind jederzeit im Dashboard abrufbar
- Einfacher Einstieg mit intuitiver Oberfläche
Geeignet für: Kleine und mittelständische Unternehmen, die ihre Buchhaltung digitalisieren und Prozesse automatisieren möchten
BuchhaltungsButler Preise: Die Preise von BuchhaltungsButler starten ab 24,95 € pro Monat im Vorbucher-Paket und steigen je nach Funktionsumfang auf 29,95 € im Selbstbucher- und 49,95 € im Premium-/Team-Tarif. Alle Versionen beinhalten einen vergünstigten Einstieg von 5 € sowie kostenloses Onboarding und eine Geld-zurück-Garantie.
Das sagen OMR Reviews User:
Stärken | Verbesserungspotenziale |
|---|---|
Nutzerfreundliches Design und sehr intuitive Bedienung | Weniger flexibel bei sehr individuellen Prozessen |
Deckt zentrale Buchhaltungs- und Rechnungsprozesse vollständig ab | Anpassungsmöglichkeiten teils limitiert |
Effektive Automatisierungen | Mehr Anleitungen für erweiterte Funktionen nötig |
Klare Strukturen ermöglichen einen schnellen Start |
4. Qonto
Die digitale Finanzplattform Qonto vereinfacht den gesamten Verwaltungsaufwand rund um Banking, Rechnungswesen und Ausgabenmanagement. Neben einem vollwertigen Geschäftskonto bietet die Lösung integrierte Tools für Buchhaltung, Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung.
Stärken:
- Geschäftskonto, Rechnungsstellung und Ausgabenmanagement in einer Anwendung
- Sehr einfache Bedienung und schnelle Einrichtung
- Umfangreiche Integrationen mit Buchhaltungssystemen wie DATEV oder Lexware
- Transparente Finanzübersicht mit Echtzeit-Tracking von Einnahmen und Ausgaben
- Hohe Sicherheitsstandards mit TÜV-Zertifizierung und DSGVO-Konformität
- Kundenservice täglich erreichbar, inklusive Wochenende
Geeignet für: Selbstständige, Start-ups, Gründer*innen und KMU, die ihr Geschäftskonto mit digitaler Rechnungsstellung und effizientem Ausgabenmanagement verbinden möchten.
Qonto Preise: Qonto unterscheidet seine Preispläne in zwei Hauptkategorien: Einzelnutzung und Teams. Für Selbstständige gibt es die Pläne Basic (ab 11 € pro Monat), Smart (23 € pro Monat) und Premium (45 € pro Monat) – jeweils mit steigenden Transaktionslimits, erweiterten Rechnungs- und Buchhaltungsfunktionen sowie unterschiedlichem Supportumfang.
Für Teams stehen Essential (ab 59 € pro Monat), Business (119 € pro Monat) und Enterprise (249 € pro Monat) zur Verfügung. Diese bieten zusätzlich unbegrenzte Teamzugänge, mehrere Karten, Unterkonten sowie Premium-Support.
Für Start-ups stehen ebenfalls drei Pläne zur Verfügung: Basic ab 11 € pro Monat, Smart ab 23 € pro Monat und Essential ab 59 € pro Monat.
Für Start-ups stehen ebenfalls drei Pläne zur Verfügung: Basic ab 11 € pro Monat, Smart ab 23 € pro Monat und Essential ab 59 € pro Monat.
Das sagen OMR Reviews User:
Stärken | Verbesserungspotenziale |
|---|---|
Intuitive und benutzerfreundliche Oberfläche | Gebühren könnten niedriger sein |
Schnelle und zuverlässige Zahlungsabwicklung | Gelegentliche Probleme bei Integrationen |
Nützliche Schnittstellen zu Buchhaltungssoftware (zum Beispiel DATEV) | Eingeschränkte Funktionen bei Bareinzahlungen |
Einfaches Verwalten von Rechnungen und Belegen | |
Reaktionsschneller Kundenservice |
5. GetMyInvoices
GetMyInvoices wurde für automatisiertes Rechnungsmanagement entwickelt und sammelt Belege aus über 10.000 Online-Portalen, E-Mail-Postfächern und weiteren Quellen. Alle Dokumente werden GoBD-konform gespeichert, können geprüft, freigegeben und bezahlt werden.
Stärken:
- Automatischer Rechnungsimport aus Portalen, E-Mails und Apps
- Intelligente Workflows für Prüfung, Freigabe und Zahlungen
- GoBD-konforme Archivierung und sichere Datenhaltung
- Nahtlose Integration in über 100 Systeme wie DATEV oder sevdesk
- Mobile App für Belegerfassung unterwegs
- Unterstützung von E-Rechnungen ohne Zusatzaufwand
Geeignet für: Selbständige, kleine und mittlere Unternehmen, Steuerberater*innen sowie größere Organisationen mit komplexen Prozessen. Sie passt insbesondere zu Firmen mit hohem Belegvolumen, mehreren Teammitgliedern oder dezentralen Strukturen, die ihre Buchhaltungsprozesse automatisieren wollen.
GetMyInvoices Preise: Das Tool bietet verschiedene Pakete für unterschiedliche Zielgruppen:
- Für Selbständige: Ab 19 € pro Monat (Essential) bis 179 € pro Monat (Advanced), abhängig von der Anzahl der Dokumente (20–500), Portalverbindungen und Nutzerzugängen.
- Business-Paket: Ab 499 € pro Monat, für mittelständische Unternehmen mit mind. 500 Dokumenten, 50 Portalen, ab 10 User und individuellem Onboarding.
- Corporate-Paket: Ab 2.999 € pro Monat, für große Unternehmen mit mindestens 1.000 Dokumenten, 100 Portalen und mehreren Tochtergesellschaften.
- Für Steuerberater*innen (Kanzleilizenz): Ab 499 € pro Monat mit unbegrenzten Mandanten, Portalanbindungen und Premium-Support.
Das sagen OMR Reviews User:
Stärken | Verbesserungspotenziale |
|---|---|
Automatisierte Erfassung von Rechnungen aus zahlreichen Quellen | Benutzeroberfläche könnte intuitiver gestaltet sein |
Zentrale Ablage und strukturierte Datenextraktion | Gelegentliche Probleme mit Zwei-Faktor-Authentifizierung und Portalverbindungen |
Direkte Anbindung an Buchhaltungssoftware | Ladezeiten teilweise zu lang |
Einfache Bedienung für alltägliche Prozesse |
6. Lexware Office
Lexware Office ist eine Unternehmensplattform, die Buchhaltung, Rechnungsmanagement und Kundenbeziehungen in einer Lösung bündelt. Ursprünglich als reine Cloud-Buchhaltungssoftware gestartet, bietet sie heute zahlreiche Schnittstellen zu Partnerlösungen sowie einen Zugang für Steuerberater*innen. Damit unterstützt die Software Unternehmen dabei, Finanzprozesse zu automatisieren, rechtliche Vorgaben einzuhalten und Kundenbeziehungen effizienter zu gestalten.
Stärken:
- Einfache, TÜV SÜD-zertifizierte Bedienoberfläche
- Automatisierung von Buchhaltung und Rechnungsprozessen
- Mobile Nutzung über alle Geräte hinweg
- Flexible Erweiterung durch API- und Partneranbindungen
- Zusammenarbeit mit über 50.000 Steuerberater*innen
- Klar strukturierte Finanzübersicht und rechtssichere Dokumentenarchivierung
Geeignet für: Selbstständige, kleine und mittlere Unternehmen sowie Steuerkanzleien, die eine digitale Komplettlösung für Rechnungswesen, Buchhaltung und Kundenmanagement benötigen.
Lexware Office Preise: Lexware Office bietet vier Preisstufen, die sich nach Funktionsumfang unterscheiden:
- S: 6,90 € pro Monat
- M: 11,90 € pro Monat
- L: 19,90 € pro Monat
- XL: 29,90 € pro Monat
Alle Pläne enthalten Updates, Support und mobile Apps (Android & iOS). Die Abrechnung erfolgt monatlich, ohne Mindestvertragslaufzeit.
Das sagen OMR Reviews User:
Stärken | Verbesserungspotenziale |
|---|---|
Intuitive und benutzerfreundliche Oberfläche | Support reagiert teilweise langsam |
Vereinfachte Buchhaltungs- und Rechnungsprozesse | Eingeschränkte Anpassung von Rechnungsvorlagen |
Automatisierter Bankabgleich spart Zeit | Weniger geeignet für komplexe Buchhaltungsanforderungen |
Direkte ELSTER-Integration für Steuererklärungen |
Rechnungsmanagement-Software: Die Vorteile
Eine Rechnungsmanagement-Software bringt deinem Unternehmen in mehreren Bereichen Vorteile:
Zeitersparnis und Effizienz
Automatisierte Workflows nehmen dir viele manuelle Aufgaben ab. Rechnungen werden zum Beispiel automatisch erfasst, geprüft und archiviert. Mahnungen und Erinnerungen gehen auch ohne manuelle Eingriffe raus.
Kostenreduzierung
Papier, Drucker, Porto und manuelle Ablagen entfallen fast komplett. Auch Personalkosten können sinken, da weniger Zeit für Routineaufgaben benötigt wird. Diese Einsparungen summieren sich und wirken sich positiv auf deine Betriebskosten aus.
Fehlervermeidung
Gerade bei manueller Eingabe kommt es schnell zu Zahlendrehern, falschen Beträgen oder doppelten Buchungen. Eine Rechnungsmanagement-Software liest Rechnungsdaten automatisch aus, gleicht sie mit Bestellungen oder Verträgen ab und prüft steuerliche Angaben.
Transparenz und Kontrolle
Alle Rechnungen werden digital archiviert, revisionssicher gespeichert und sind jederzeit abrufbar. Mit wenigen Klicks findest du Belege, kannst offene Posten einsehen oder dir den Zahlungsstatus anzeigen lassen. Besonders bei Audits oder Steuerprüfungen sparst du damit viel Zeit und Stress.
Schnellerer Cashflow
Da Rechnungen schneller verarbeitet und bezahlt werden, verbessert sich dein Cashflow. Offene Posten werden frühzeitig erkannt und durch automatisierte Mahnläufe stellst du sicher, dass überfällige Zahlungen nicht übersehen werden.
Compliance und Rechtssicherheit
Rechnungsmanagement-Softwares unterstützen dich bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wie die DSGVO. Alle Prozesse sind lückenlos dokumentiert, Zugriffe werden protokolliert und sensible Daten sind durch Verschlüsselungen geschützt.
Nachhaltigkeit
Durch die Reduktion von Papierverbrauch und manueller Ablageprozesse leistest du auch einen Beitrag zum Umweltschutz. Gleichzeitig entfallen hohe Kosten für Archivräume oder externe Lagerung von Belegen.
Worauf solltest du beim Kauf achten?
Die Auswahl an Rechnungsmanagement-Software ist groß und nicht jede Lösung passt zu jedem Unternehmen. Hier sind die Faktoren, die du bei der Auswahl berücksichtigen solltest:
- Integration in bestehende Systeme: Überprüfe, ob sich die Software problemlos mit deiner Buchhaltungssoftware, deinem ERP-System oder deinem DMS verbinden lässt. Nur so kannst du durchgängige Prozesse sicherstellen und Insellösungen vermeiden.
- Sicherheit und Datenschutz: Besonders wichtig ist auch die DSGVO-Konformität. Prüfe, ob die Daten verschlüsselt übertragen und gespeichert werden. Funktionen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung, Rechteverwaltung und sichere Cloud-Server sollten vorhanden sein.
- Funktionstiefe: Nicht jedes Unternehmen braucht ein breites Funktionsspektrum. Prüfe, ob die Software neben dem Rechnungsmanagement auch Mahnwesen, Budgetübersichten, Analysetools oder Schnittstellen zu Banken bietet.
- Benutzerfreundlichkeit: Eine Software bringt dir wenig, wenn sie kompliziert zu bedienen ist. Achte daher auf eine intuitive Oberfläche, klare Strukturen und eine einfache Bedienung. So stellst du sicher, dass auch weniger technikaffine Mitarbeiter*innen damit arbeiten können.
- Kosten und Preismodelle: Einige Anbieter*innen rechnen pro Nutzer*in ab, andere pro Anzahl der Rechnungen oder über monatliche Abos. Vergleiche genau, welche Variante für dein Geschäftsmodell am sinnvollsten ist.
- Skalierbarkeit: Dein Unternehmen wächst und deine Software sollte mitwachsen. Daher solltest du eine Lösung finden, mit der du jederzeit weitere Nutzer*innen hinzufügen oder zusätzliche Module aktivieren kannst – ohne die komplette Software wechseln zu müssen.
- Testphasen und Support: Nutze kostenlose Testversionen, um die Software in deinem Alltag zu prüfen. Achte auch darauf, ob die*der Anbieter*in Schulungen, Tutorials oder einen kompetenten Support bietet – das erleichtert die Einführung erheblich.
Fazit: Softwarelösungen für effizientes Rechnungsmanagement
Rechnungsmanagement-Software spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für mehr Transparenz in den Finanzprozessen. Die sechs vorgestellten Lösungen bieten unterschiedliche Schwerpunkte – von Belegerfassung über Ausgabenmanagement bis hin zu Komplettlösungen für Buchhaltung und Banking. Welche Software die richtige ist, hängt von deiner Unternehmensgröße und individuellen Anforderungen ab. Ein kostenloser Testzeitraum hilft dabei, die passende Lösung zu finden.
