Was sind Accounts Payable?

1. Definition: Was sind Accounts Payable?
2. Unterschied zwischen Accounts Payable und Accounts Receivable
3. Rolle von Accounts Payable für Unternehmen
4. Accounts Payable in der Praxis
5. Accounts Payable und Skonti
6. Fazit

Wenn du dich mit dem Thema der Finanzbuchhaltung eines Unternehmens beschäftigst, wirst du früher oder später über den Begriff „Accounts Payable“ gestolpert sein. Doch was verbirgt sich genau dahinter? Dieser Artikel erläutert, was Accounts Payable sind, wie sie im Unternehmensalltag eine Rolle spielen und welche Unterschiede es zu anderen Finanzbegriffen gibt.

Definition: Was sind Accounts Payable?

Accounts Payable (AP) bezeichnen die Verbindlichkeiten eines Unternehmens gegenüber seinen Lieferant*innen und Dienstleister*innen. Im Wesentlichen handelt es sich hierbei um Rechnungen, die dein Unternehmen noch nicht bezahlt hat. Diese Verbindlichkeiten entstehen, wenn Unternehmen Waren oder Dienstleistungen auf Kredit erwerben, ohne sofortige Zahlung.

Bei den Accounts Payable handelt es sich also um kurzfristige Schulden, die typischerweise innerhalb eines bestimmten Zahlungsziels (z. B. 30 bis 90 Tagen) beglichen werden. Sie sind ein wesentlicher Bestandteil des Working Capitals und tragen zur Liquidität deines Unternehmens bei.

Die Verwaltung der Accounts Payable erfordert Genauigkeit und Organisation, um Zahlungsfristen einzuhalten und eventuell anfallende Strafen für verspätete Zahlungen zu vermeiden. Ein effizientes Management des Accounts-Payable-Prozesses trägt nicht nur zur Vermeidung von Strafen bei, sondern kann auch den Ruf deines Unternehmens bei Lieferant*innen und Dienstleister*innen stärken. Ein deutsches Synonym für Accounts Payable ist der Begriff Kreditorenbuchhaltung.

Unterschied zwischen Accounts Payable und Accounts Receivable

Accounts Payable und Accounts Receivable (AR oder auch Debitorenbuchhaltung) sind zwei grundlegende Finanzbegriffe, die die Verbindlichkeiten und Forderungen eines Unternehmens bezeichnen. Wie bereits dargestellt umfassen Accounts Payable die kurzfristigen Schulden eines Unternehmens gegenüber Lieferant*innen und Dienstleister*innen, also ausstehende Rechnungen. Im Gegensatz dazu beziehen sich Accounts Receivable auf die Forderungen eines Unternehmens gegenüber seinen Kund*innen, d.h. Zahlungen, die das Unternehmen für gelieferte Waren oder Dienstleistungen erwartet. Während AP Kosten und ausstehende Zahlungen repräsentiert, symbolisiert AR erwartete Einnahmen. Beide Aspekte sind essentiell für das Liquiditätsmanagement und die finanzielle Stabilität des Unternehmens.

Rolle von Accounts Payable für Unternehmen

Accounts Payable spielen eine zentrale Rolle in der Verwaltung der Finanzen eines Unternehmens:

Liquiditätsmanagement

Das Management der Accounts Payable ist entscheidend für die Liquidität deines Unternehmens. Durch die genaue Überwachung und rechtzeitige Begleichung der Verbindlichkeiten kannst du sicherstellen, dass stets genügend Mittel vorhanden sind, um den täglichen Betrieb ohne finanzielle Engpässe aufrechtzuerhalten. Eine vorausschauende Planung der Zahlungsausgänge ist daher unerlässlich.

Beziehungen zu Lieferant*innen

Solide und zuverlässige Zahlungspraktiken stärken die Beziehung zu deinen Lieferant*innen und Dienstleister*innen. Pünktliche Zahlungen schaffen Vertrauen und können dir dauerhafte Vorteile einbringen, wie etwa bevorzugte Behandlung, bessere Konditionen oder vorteilhafte Zahlungskonditionen.

Kosteneffizienz

Eine gewissenhafte Verwaltung der Accounts Payable hilft dir langfristig dabei Kosten zu senken. Dazu gehört die Vermeidung von Strafgebühren für verspätete Zahlungen und die Nutzung von Skonti.

Transparenz und Kontrolle

Ein gut organisiertes AP-System sorgt für Transparenz und Kontrolle über die finanziellen Verpflichtungen deines Unternehmens. Es ermöglicht eine genaue Buchführung und eine einfache Verfolgung aller Ausgaben. Dies ist besonders wichtig für die Erstellung von Finanzberichten und die Durchführung von Audits.

Strategische Planung

Schließlich unterstützt ein effizientes Management der Accounts Payable die strategische Planung. Die Kenntnis der zukünftigen Zahlungspflichten und deren zeitliche Verteilung erlaubt es, finanzielle Strategien zu entwickeln und Investitionen entsprechend zu planen. Dies trägt dazu bei, das Wachstum und die langfristige Stabilität deines Unternehmens zu sichern.

Accounts Payable in der Praxis

Accounts Payable werden im Rahmen der doppelten Buchführung verwaltet, einer Methode, die sicherstellt, dass jede finanzielle Transaktion sowohl auf der Soll- als auch auf der Habenseite erfasst wird. Diese Praxis bietet eine umfassende Übersicht über die finanzielle Lage deines Unternehmens und erhöht die Genauigkeit der Finanzberichte.

Bei der doppelten Buchführung bedeutet die Eingabe einer neuen Verbindlichkeit, dass zwei Konten betroffen sind: das Lieferantenkonto (als Verbindlichkeit) und das entsprechende Aufwands- oder Bestandskonto. Beispielsweise, wenn dein Unternehmen Waren auf Kredit kauft, wird der Betrag auf dem Bestandskonto (z.B. "Warenbestand") als Soll gebucht und gleichzeitig auf dem Lieferantenkonto als Haben.

Beispiel für die Umsetzung

Um die Praxis der Accounts Payable besser zu verstehen, betrachten wir ein einfaches Szenario:

Szenario: Dein Unternehmen, eine kleine Marketingagentur, kauft Grafikdesign-Software im Wert von 3.000 Euro auf Rechnung, zahlbar innerhalb von 30 Tagen.

Schritt-für-Schritt-Umsetzung:

1. Rechnungsprüfung: Nach Erhalt der Rechnung überprüfst du die Details auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Dies umfasst die Überprüfung der gelieferten Software, die Menge und die vereinbarten Preise.

2. Buchung der Verbindlichkeit:

• Soll: Software-Lizenzen 3.000 Euro

• Haben: Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 3.000 Euro

3. Zahlung der Rechnung: Du planst die Zahlung der Rechnung innerhalb des Zahlungsziels von 30 Tagen. Bei Zahlung erfolgt folgende Buchung:

• Soll: Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 3.000 Euro

• Haben: Bank 3.000 Euro

4. Dokumentation: Alle Unterlagen, einschließlich der Originalrechnung und Zahlungsbelege, werden für die zukünftige Referenz und mögliche Audits archiviert.

Accounts Payable und Skonti

Ein Skonto ist ein Preisnachlass, den Lieferant*innen bieten, wenn Rechnungen innerhalb eines kürzeren Zeitraums beglichen werden, als ursprünglich vereinbart. Ein Beispiel könnte „3/15 netto 45“ sein, was bedeutet, dass du 3 % Rabatt auf den Rechnungsbetrag erhältst, wenn die Rechnung innerhalb von 15 Tagen statt innerhalb der regulären 45 Tage bezahlt wird.

Der Nutzen für Unternehmen liegt in der verbesserten Liquiditätsplanung und den zusätzlichen Einsparungen. Automatisierte Systeme helfen dabei, Skonto-Möglichkeiten und Zahlungsfristen zu überwachen, sodass rechtzeitig Zahlungen veranlasst werden können. Dies führt nicht nur zu direkten Kostenvorteilen durch den Preisnachlass, sondern stärkt auch die Beziehungen zu den Lieferant*innen durch pünktliche und zuverlässige Zahlungen. So kannst du das finanzielle Potenzial deines Unternehmens voll ausschöpfen und gleichzeitig die operative Effizienz erhöhen.

Fazit

Accounts Payable sind ein essenzieller Bestandteil der Finanzbuchhaltung und des Liquiditätsmanagements in Unternehmen. Durch ein präzises Verständnis und effizientes Management dieser Verbindlichkeiten sicherst du nicht nur die finanzielle Stabilität deines Unternehmens, sondern optimierst auch den gesamten Rechnungsfluss. Ein zentraler Punkt hierbei ist der Unterschied zwischen Accounts Payable und Receivable. Während Accounts Payable Verbindlichkeiten gegenüber Lieferant*innen darstellen, handelt es sich bei Debitoren oder Accounts Receivable um Forderungen gegenüber Kund*innen.

Ein gut strukturierter Accounts-Payable-Prozess und die clevere Nutzung von Skonti verbessern die Liquidität deines Unternehmens und sparen Kosten. Durch die Implementierung automatisierter Systeme wird die Transparenz im Rechnungsfluss erhöht, was zu einer reibungslosen Abwicklung und besseren finanziellen Kontrolle führt. Zudem stärken pünktliche und zuverlässige Zahlungen die Beziehungen zu deinen Lieferant*innen und schaffen Vertrauen.