Das sind die 7 besten Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer*innen

1. Das zeichnet Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer*innen aus
2. Was bringt dir die Kleinunternehmerregelung?
3. Checkliste: So schreibst du eine Rechnung
4. Das sind die Top 7 Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer:innen auf OMR Reviews
5. 2. sevDesk

„Als Kleinunternehmer*in brauche ich kein Rechnungsprogramm.“ – falsch!

Die bittere Wahrheit lautet nämlich: Kleinunternehmer*in oder Freiberufler*in zu sein, bedeutet zwar weniger Papierkram als ein großes Unternehmen zu haben. Ganz darauf verzichten kannst du aber nicht. Die gute Nachricht: Wie auch viele andere Software-Lösungen erleichtern dir Rechnungsprogramme das Leben. Warum also solltest du es dir als Kleinunternehmer*in unnötig kompliziert machen, indem du manuell Rechnungen erstellst oder Excel-Listen führst? Stattdessen kannst du die Zeit nutzen und dich auf dein Business konzentrieren.

Im Folgenden zeigen wir dir, warum du als Kleinunternehmer*in ein Rechnungsprogramm verwenden solltest und was solche Tools auszeichnet. On top erhältst du eine Liste der 7 besten Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer*innen. ⁠ ⁠

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Das zeichnet Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer*innen aus

Möchtest du dich nebenberuflich mit einem Kleingewerbe oder vollberuflich selbstständig machen, kannst du dich vom Finanzamt als Kleinunternehmer*in einteilen lassen. Dabei kannst du dich für die sogenannte Kleinunternehmerregelung entscheiden. Diese setzt voraus, dass du im vergangenen Kalenderjahr einen Umsatz von maximal 22.000 Euro eingenommen hast und sich dein Umsatz im laufenden Kalenderjahr auf maximal 50.000 Euro beläuft. Nur wenn beide Voraussetzungen erfüllt sind, kannst du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Für den Fall, dass du neu gründest, musst du den Umsatz für dein erstes Kalenderjahr schätzen.

Was bringt dir die Kleinunternehmerregelung?

Durch die Kleinunternehmerregelung bist du in der Lage, auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer auszuweisen und somit auch keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abzuführen. Für manche Kleinunternehmer*innen ist dies ein Vorteil, für andere wiederum ein Nachteil. Wir empfehlen dir deswegen, dass du dich mit dieser Regelung genauer auseinandersetzt und überprüfst, inwiefern sie zu deinem Geschäftsmodell passt oder eben auch nicht. Gerne möchten wir dir einen Artikel zu diesem Thema empfehlen: Kleinunternehmerregelung im Detail.

In diesem Artikel gehen wir davon aus, dass du dich für die Kleinunternehmerregelung entscheidest. Demnach müssen Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer*innen weniger Anforderungen erfüllen als solche für mittelständische oder große Unternehmen. Was die Tools auf jeden Fall können sollten: einfach zu bedienen sein, da du als Kleinunternehmer*in oft zum ersten Mal in die Selbstständigkeit ziehst und keinerlei Vorkenntnisse in Sachen Rechnung, Business-Finanzen und Co. vorweisen kannst. Wenn du dich also auf die Suche nach deinem Rechnungs- und Buchhaltungstool machst, achte auf folgende Funktionen:

Funktionen von Rechnungsprogrammen für Kleinunternehmer*innen

• Rechnungsvorlagen – Damit dir keine Pflichtangaben auf deinen Rechnungen fehlen, sollte die Rechnungssoftware professionelle Vorlagen parat haben. Welche Pflichtangaben du genau zu erfüllen hast, verrät dir die Checkliste für Kleinunternehmer*innen weiter unten.
• Kleinunternehmerregelung-Option – Das Rechnungsprogramm sollte es dir ermöglichen, mit einem Klick sämtliche Kriterien als Kleinunternehmer*in mit Kleinunternehmerregelung zu erfüllen. Dazu gehört u.a. der Hinweis auf jeder Rechnung, aus welchem gesetzlichen Grund keine Umsatzsteuer berechnet wird.
• Einnahmen- und Ausgabenverwaltung – Die Rechnungen, die du für deine Dienstleistungen oder Produkte stellst, haben Einnahmen auf deinem Konto zur Folge. Dementsprechend sollte ein Rechnungstool für Kleinunternehmer*innen die Funktion besitzen, deine Einnahmen und Ausgaben verwalten zu können – inklusive dem Upload deiner Belege.
• Einnahmen-Überschuss-Rechnung – Kann das Rechnungsprogramm deine Einnahmen und Ausgaben managen, sollte es auch eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung – kurz EÜR – erstellen können. Als Kleinunternehmer*in reicht das als buchhalterischer Nachweis in deiner Steuererklärung aus, da du lediglich die einfache Buchführung nutzen darfst.

• Schnittstelle zum:zur Steuerberater:in – Entscheidest du dich dafür, Steuer-Angelegenheiten einem:r Steuerberater:in zu übergeben, sollte die Rechnungssoftware für Kleinunternehmer*innen eine Schnittstelle aufweisen, über die dein*deine Steuerberater*in die Unterlagen aufbereitet erhält oder Zugang zu diesen bekommt
• Pluspunkte gibt es für ein Mini-CRM – Im Idealfall liefert dir das Rechnungsprogramm die Möglichkeit, deine Kund*innen anzulegen und zu verwalten.

Vorteile von Rechnungsprogrammen für Kleinunternehmeri*nnen

Das Benutzen eines Rechnungsprogramms als Kleinunternehmer*in bringt dir folgende Vorteile:

• Zeitersparnis, da du Rechnungen in wenigen Minuten erstellen kannst
• Notwendige Unterlagen werden für deine*n Steuerberater*in fachgerecht aufbereitet
• Überblick über deine Einnahmen und Ausgaben sowie Mahnwesen
• Schnelles Erstellen und Übermitteln einer EÜR
• Geringer Kostenaufwand für große Zeitersparnis
• Rechnungsprogramme sind eine gute Starthilfe, um die Steuer- und Finanz-Materie als Kleinunternehmer*in kennenzulernen

Kosten für Rechnungsprogramme

Durchstartende Freelancer*innen, Kleingewerbetreibende oder nebenberuflich Selbstständige versuchen meist mit möglichst geringem Aufwand Buchhaltung zu lernen und ihre Kosten dafür in Grenzen zu halten. Deshalb suchen sie nach kostengünstigen oder kostenlosen Software-Lösungen suchen. In Bezug auf Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer*innen stehen die Chancen dafür gut, da die nötigen Funktionen an einer Hand abzuzählen sind. Achte außerdem auf folgende Punkte:

• Vermeide Trial-Versionen, die nach einer gewissen Zeit kostenpflichtig werden und dich für ein Jahr bindet.

• Bei jährlicher Zahlweise sparst du oftmals Geld (gilt für die meisten Tools).

Zusammengefasst liegt die Begründung, warum du als Kleinunternehmer*in oder Freiberufler*in eine professionelle Buchhaltungssoftware verwenden solltest, in allen der drei Punkte Funktionen, Vorteile und Kosten. Du sparst dir sehr viel Zeit, die du vor allem zu Beginn nicht wirklich übrig hast. Der Kostenaufwand ist gering und du bekommst in den wichtigsten Bereichen – Buchhaltung, Finanzen und Steuern – einen einfachen Überblick, ohne viel Papierkram zu verursachen. Wer nun immer noch lieber zur Excel-Tabelle greift, wird vielleicht von einem der Rechnungstools überzeugt, die wir auf OMR Reviews für dich herausgesucht haben – bewertet von anderen Unternehmer*innen!

Checkliste: So schreibst du eine Rechnung

Professionelle Rechnungssoftware achten darauf, dass alle Pflichtangaben auf deinen Rechnungen enthalten sind. Dennoch schadet es nicht, wenn du auch selbst eine Rechnung erstellen oder zumindest überprüfen kannst. Aus diesem Grund haben wir dir eine Checkliste aller Pflichtangaben für eine ordnungsgemäße Rechnung erstellt.

Rechnungspflichtangaben bei Kleinunternehmerregelung:

• Vollständiger Name, Anschrift sowie Firmenname der Rechnungsempfänger*innen
• Deine komplette Anschrift mit vollständigem Namen und Firmennamen (falls vorhanden)
• Deine Steuernummer (von dir oder deinem Unternehmen)
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Angaben zur Art und Menge der Lieferung bzw. Art und Umfang der Dienstleistung
• Nettobetrag der Lieferung bzw. Dienstleistung
• Zeitpunkt bzw. Zeitrahmen der Lieferung/Dienstleistung
• Ein Satz, der den Grund für die fehlende Umsatzsteuer-Angabe angibt (bspw. „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen.“)

Rechnungspflichtangaben ohne Kleinunternehmerregelung:

Zusätzlich zu den eben genannten Rechnungspflichtangaben müssen folgende Rechnungsangaben für Kleinunternehmer*innen ohne Kleinunternehmerregelung ergänzt werden:

• Höhe des anzuwendenden Steuersatzes
• Höhe des Umsatzsteuerbetrages
• Bruttobetrag der Lieferung bzw. Dienstleistung (auch Rechnungsbetrag genannt)

Das sind die Top 7 Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer:innen auf OMR Reviews

Rechnunggstellung, Mahnungen und Buchhaltung: Hier kommen die 7 beliebtesten Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer*innen auf OMR Reviews, basierend auf verifizierten Nutzerbewertungen und erfahrungen.

Fehlt ein Tool in unserer Liste, das du gerne sehen würdest? Lass es uns wissen! Wir als Redaktion freuen uns über deine Vorschläge.

1. orgaMAX Buchhaltung

Das Rechnungstool orgaMAX Buchhaltung hat sich auf Kleinunternehmer*innen, Freiberufler und mittelständische Unternehmen spezialisiert. OrgaMAX Buchhaltung ist modular aufgebaut. Das bedeutet, du kannst aus drei Versionen das Fundament deines Rechnungsprogramms auswählen und diese nach Belieben mit bis zu 17 Modulen erweitern. Alle Versionen von orgaMAX Buchhaltung sind GoBD– und DSGVO-konform. Zwar ist orgaMAX Buchhaltung die teuerste Rechnungssoftware in unserem Ranking, jedoch bietet sonst keiner einen modularen Aufbau an und ist dadurch so flexibel.

orgaMAX Buchhaltung-Kosten

Die Preise beginnen bei 13,50 Euro pro Monat mit dem Startup-Paket und steigen auf 54 Euro, wenn du das Business-Paket nimmst. Die Zwischenlösung heißt Standard-Edition und ist für 27 Euro erhältlich. Das Startup-Paket beinhaltet die Möglichkeit, Angebote sowie Rechnungen zu schreiben und darüber hinaus weitere Features im Bereich Mahnwesen und der Bestellorganisation. OrgaMAX möchte ebenfalls jährlich bezahlt werden, anderenfalls werden die monatlichen Preise zwischen 1,50 und 6 Euro teurer.

Weitere Infos zu den Preisen von orgaMAX und Nutzerbewertungen mit Preisbezug findest du auf OMR Reviews.

orgaMAX-Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der orgaMAX-Alternativen und kannst dich mithilfe von verifizierten Nutzer*innenerfahrungen und -bewertungen für das geeignete Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer*innen entscheiden.

2. Zervant

Wenn du sowohl eine Desktop- als auch eine App-Version für dein Rechnungsprogramm benötigst, bist du mit Zervant bestens bedient. Aber die noch bessere Nachricht ist, dass Zervant ein kostenloses Rechnungsprogramm speziell für Kleinunternehmer*innen ist. Sofern du nicht mehr als 5 Kund:innen hast, kannst du mit Zervant kostenlos Rechnungen erstellen, die App nutzen und den Kundenservice in Anspruch nehmen.

Zervant-Kosten

Zusätzlich zur kostenlosen Version bietet Zervant noch drei Abo-Modelle an: Starter, Pro und Wachstum. Die Tarife unterscheiden sich hauptsächlich in der Anzahl an Kund*innen, die du verwalten kannst, sowie der Art der erweiterten Features, welche sich vor allem an größere Unternehmen richten. Für dich ist es aber eine wertvolle Info, solltest du wachsen und die Kleinunternehmerregelung hinter dir lassen.

Weitere Infos zu den Preisen von Zervant und Nutzerbewertungen findest du auf OMR Reviews.

Zervant-Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der Zervant-Alternativen und kannst dich mithilfe von verifizierten Nutzer*innenerfahrungen und -bewertungen für das für dich am besten geeignete Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer:innen entscheiden.

3. FastBill

Das FastBill Rechnungsprogramm findest du in der Cloud: das heißt du kannst es genau wie die anderen Software-Lösungen unabhängig vom Betriebssystem deines Computers im Browser nutzen. Von der Rechnungserstellung und dem -versand, über das Sammeln und Kategorisieren von Belegen bis hin zum Erstellen von Mahnungen und dem Buchhalterzugriff via DATEV-Schnittstelle, verfügt das Rechnungstool über alle Funktionen die du benötigst. Auch FastBill verfügt über eine iOS-Scan-App, mit der du problemlos deine Belege scannen könnt. Übrigens: Alle Daten von FastBill sind in Deutschland gehostet.

FastBill Kosten

FastBill startet mit der Version Solo ab 9,00 Euro pro Monat bei jährlicher Zahlung und einem Benutzerkonto. Die Plus Version ab 14,00 Euro pro Monat ermöglicht eine noch bessere Dokumentenverwaltung und die direkete Zusammenarbeit mit dem Kunden. Die Pro Version für monatlich 27,00 Euro verfügt über Funktionen zur Anbindung Eures Steuerberaters und über bis zu 5 Konten. Premium für 53,00 Euro pro Monat kann ebenfalls von fünf Nutzer:innen verwendet werden und bietet eine automatisierte Buchhaltung sowie eine Finanzbuchhaltung.

FastBill Alternative

Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht der FastBill Alternativen und könnt Euch mithilfe von Nutzerfahrungen und -bewertungen für das für Euch am besten geeignete Rechnungstool entscheiden.

4. WISO MeinBüro

Die Buchhaltungssoftware WISO MeinBüro wurde im deutschen Unternehmen Buhl Data Service GmbH erschaffen. Und eigentlich kann sie nicht nur als Buchhaltungssoftware bezeichnet werden. WISO MeinBüro kann viel mehr. Neben der Buchhaltung habt Ihr die Möglichkeit damit ein CRM zu nutzen, die komplette Auftragsabwicklung zu erledigen sowie Eure E-Commerce-Wirtschaft zu strukturieren. Dabei hilft eine Anbindung an Shopify und Shopware ungemein. Verknüpfungen mit weiteren Erweiterungen sind ebenso möglich. Die vielseitige Software WISO MeinBüro könnt Ihr ebenso mobil verwenden – inklusive der Anbindung Eurer Online-Banking-Konten.

WISO MeinBüro Desktop Kosten

Trotz der umfangreichen Leistung halten sich die Preise für WISO MeinBüro in Grenzen. Jedoch sind die Unterschiede zwischen monatlicher und jährlicher Zahlweise gravierend. Weshalb wir dir ans Herz legen, einmal im Jahr die Rechnung zu begleichen. Es geht mit dem Basis Paket für 14,90 EUR los. Für Kleinunternehmer*innen wird es jedoch erst ab dem Pro-Paket spannend. Das Paket erhälst du für 24,90 EUR und beinhaltet die notwendigen Buchhaltungsfunktionen. Darüber hinaus gibt es noch das Team-Paket mit allem drum und dran für 44,90 EUR. Hast du spezielle Anforderungen, kannst du auch ein individuelles Angebot anfragen. Weitere Infos zu den Preisen von WISO MeinBüro sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findest du auf OMR Reviews.

WISO MeinBüro Desktop Alternativen

Wenn du auf der Suche nach einer WISO MeinBüro-Alternative bist, schau einfach auf OMR Reviews vorbei. Dort kannst du mithilfe relevanter und verifizierter Bewertungen die für dich passende Buchführungssoftware finden.

5. weclapp

weclapp ist eigentlich ein ERP-System, kann aber von Vertriebsteams für den Vertriebsprozess genutzt werden, um alle Verkaufsprozesse zu optimieren. Mit weclapp kann die Akquise neuer Kund*innen effizienter gestaltet und die Beziehung zu bestehenden Kund*innen gestärkt werden. Das Vertriebstool von weclapp eignet sich sowohl für den Innen- als auch den Außendienst, da die Software von überall verfügbar ist und die Vertriebsmitarbeiter*innen somit jederzeit auf die Kundendaten zugreifen können. Einem Abschluss steht also nichts im Wege.

weclapp-Kosten

weclapp CRM kann für 30 Tage kostenlos und unverbindlich getestet werden. Danach stehen 3 vercheidene Pakete zur Verfügung. Die Cloud CRM ist für 39 € pro User pro Monat verfügbar. Die ERP Leistung ist für 49 € pro User pro Monat und das ERP Handel Paket für 99 € pro User pro Monat erhältlich.

weclapp-Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der weclapp-Alternativen und kannst dich mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für die für dich am besten geeignete CRM-Vertriebssoftware entscheiden.

6. BuchhaltungsButler

BuchhaltungsButler ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware, die laut dem Anbieter deine Buchhaltung schneller, effizienter und ordentlicher machen soll. Die Software unterstützt das Beleg- und Zahlungsmanagement, die Buchhaltung und Kontierung, ist EÜR- und Bilanz-fähig, verfügt über ein integriertes Rechnungsprogramm sowie Auswertungen und Dashboards. BuchhaltungsButler bietet über 12 Schnittstellen zu anderen Software und Tools wie Paypal, Stripe, Billbee oder GetMyInvoices. Auch eine Datev-Schnittstelle sowie eine Elster-Schnittstelle sind Teil der Buchhaltungssoftware.

BuchhaltungsButler Kosten

BuchhaltungsButler ist nicht die billigste der vorgestellten Softwares, liefert dir aber jede Menge Know-how auf dem Silbertablett. Der Vorbucher-Tarif ist für 24,95 EUR zu haben und umfasst bereits genügend Buchhaltungsfunktionalitäten für Kleinunternehmer*innen. Fragst du irgendwann nach mehr Leistung, antwortet dir BuchhaltungsButler mit dem Selbstbucher-Tarif für 29,95 EUR und dem "Premium & Teams"-Tarif für 49,95 EUR.

Weitere Infos zu den Preisen von BuchhaltungsButler sowie Nutzerbewertungen mit Preisbezug findest du auf OMR Reviews.

BuchhaltungsButler Alternativen

Wenn du auf der Suche nach einer BuchhaltungsButler-Alternative bist, schau einfach auf OMR Reviews vorbei. Dort kannst du deine Entscheidung für eine Buchhaltungssoftware mithilfe relevanter und verifizierter Kund*innenbewertungen treffen.

2. sevDesk

In der Landschaft der Unternehmer*innen hat sevDesk

bereits seit vielen Jahren einen festen Platz eingenommen. Auf OMR Reviews bekommt das Rechnungstool regelmäßig den Top-Rated-Badge und ist durchgehend gut bewertet. Ausschlaggebend ist bestimmt die grafische, übersichtliche Oberfläche, die Anzahl der Möglichkeiten und die daraus resultierende Flexibilität, ein Rechnungsprogramm für jeden zu sein: Kleinunternehmer*innen, Freelancer*innen, Agenturen oder Großunternehmen. Von der einfachen Rechnungsstellung bis hin zur komplexen Warenwirtschaft erfüllt sevDesk fast alle Erwartungen von Unternehmer*innen.

sevDesk-Kosten

Für Kleinunternehmer*innen bietet sevDesk den Tarif „Rechnung“ bereits für 9 Euro pro Monat an. Dieser beinhaltet das Erstellen von Angeboten und Rechnungen, eine Kundenverwaltung sowie einen Steuerberater*innen-Zugang bzw. einen DATEV-Export. Der Preis ist jährlich zu bezahlen und reduziert sich sogar auf 8 Euro pro Monat, wenn du einen Vertrag über 24 Monate abschließt.

Weitere Infos zu den Preisen von sevDesk und Nutzerbewertungen mit Preisbezug findest du auf OMR Reviews.

sevDesk-Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der sevDesk-Alternativen und kannst dich mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für das geeignete Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer*innen entscheiden.

7. orgaMAX

Das Rechnungstool orgaMAX hat sich auf Kleinunternehmer*innen, Freiberufler und mittelständische Unternehmen spezialisiert. OrgaMAX ist modular aufgebaut. Das bedeutet, du kannst aus drei Versionen das Fundament deines Rechnungsprogramms auswählen und diese nach Belieben mit bis zu 17 Modulen erweitern. Alle Versionen von orgaMAX sind GoBD– und DSGVO-konform. Zwar ist orgaMAX die teuerste Rechnungssoftware in unserem Ranking, jedoch bietet sonst keiner einen modularen Aufbau an und ist dadurch so flexibel.

orgaMAX-Kosten

Die Preise beginnen bei 13,50 Euro pro Monat mit dem Startup-Paket und steigen auf 54 Euro, wenn du das Business-Paket nimmst. Die Zwischenlösung heißt Standard-Edition und ist für 27 Euro erhältlich. Das Startup-Paket beinhaltet die Möglichkeit, Angebote sowie Rechnungen zu schreiben und darüber hinaus weitere Features im Bereich Mahnwesen und der Bestellorganisation. OrgaMAX möchte ebenfalls jährlich bezahlt werden, anderenfalls werden die monatlichen Preise zwischen 1,50 und 6 Euro teurer.

Weitere Infos zu den Preisen von orgaMAX und Nutzerbewertungen mit Preisbezug findest du auf OMR Reviews.

orgaMAX-Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der orgaMAX-Alternativen und kannst dich mithilfe von verifizierten Nutzer*innenerfahrungen und -bewertungen für das geeignete Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer*innen entscheiden.