Das sind die 7 besten Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer*innen

Nils Martens 4.7.2023

Wir zeigen dir Tools für die einfache Rechnungserstellung & Buchführung als Kleinunternehmer*in

rechnungsprogramme-kleinunternehmer

„Als Kleinunternehmer*in brauche ich kein Rechnungsprogramm.“ – falsch!

Die bittere Wahrheit lautet nämlich: Kleinunternehmer*in zu sein, bedeutet weniger Papierkram als ein großes Unternehmen zu haben, ganz darauf verzichten kannst du aber nicht. Die gute Nachricht: Wie auch viele andere Software-Lösungen erleichtern dir Rechnungsprogramme das Leben. Warum also solltest du es dir als Kleinunternehmer*in unnötig kompliziert machen, indem du manuell Rechnungen erstellst oder Excel-Listen führst? Stattdessen kannst du die Zeit nutzen und dich auf dein Business konzentrieren.

Im Folgenden zeigen wir dir, warum du als Kleinunternehmer*in ein Rechnungsprogramm verwenden solltest und was solche Tools auszeichnet. On top erhältst du eine Liste der 7 besten Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer*innen.


Empfehlenswerte Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme

Auf unserer Vergleichsplattform OMR Reviews findest du weitere empfehlenswerte Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme. Mehr als 120 verschiedene Systeme stehen zur Verfügung. Unsere Plattform bietet umfassende Unterstützung in allen Bereichen der Buchhaltung und Rechnungsstellung. Nutze die Gelegenheit, verschiedene Buchhaltungsprogramme zu vergleichen, und berücksichtige dabei echte Nutzerbewertungen, um die ideale Lösung für deine individuellen Anforderungen zu finden:

Das zeichnet Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer*innen aus

Möchtest du dich nebenberuflich mit einem Kleingewerbe oder vollberuflich selbstständig machen, kannst du dich vom Finanzamt als Kleinunternehmer*in einteilen lassen. Dabei kannst du dich für die sogenannte Kleinunternehmerregelung entscheiden. Diese setzt voraus, dass du im vergangenen Kalenderjahr einen Umsatz von maximal 22.000 Euro eingenommen hast und sich dein Umsatz im laufenden Kalenderjahr auf maximal 50.000 Euro beläuft. Nur wenn beide Voraussetzungen erfüllt sind, kannst du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Für den Fall, dass du neu gründest, musst du den Umsatz für dein erstes Kalenderjahr schätzen.

Was bringt dir die Kleinunternehmerregelung? Durch die Kleinunternehmerregelung bist du in der Lage, auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer auszuweisen und somit auch keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abzuführen. Für manche Kleinunternehmer*innen ist dies ein Vorteil, für andere wiederum ein Nachteil. Wir empfehlen dir deswegen, dass du dich mit dieser Regelung genauer auseinandersetzt und überprüfst, inwiefern sie zu deinem Geschäftsmodell passt oder eben auch nicht. Gerne möchten wir dir einen Artikel zu diesem Thema empfehlen: Kleinunternehmerregelung im Detail.

In diesem Artikel gehen wir davon aus, dass du dich für die Kleinunternehmerregelung entscheidest. Demnach müssen Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer*innen weniger Anforderungen erfüllen als solche für mittelständische oder große Unternehmen. Was die Tools auf jeden Fall können sollten: einfach zu bedienen sein, da du als Kleinunternehmer*in oft zum ersten Mal in die Selbstständigkeit ziehst und keinerlei Vorkenntnisse in Sachen Rechnung, Business-Finanzen und Co. vorweisen kannst. Wenn du dich also auf die Suche nach deinem Rechnungs- und Buchhaltungstool machst, achte auf folgende Funktionen:

Funktionen von Rechnungsprogrammen für Kleinunternehmer*innen

  • Rechnungsvorlagen – Damit dir keine Pflichtangaben auf deinen Rechnungen fehlen, sollte die Rechnungssoftware professionelle Vorlagen parat haben. Welche Pflichtangaben du genau zu erfüllen hast, verrät dir die Checkliste für Kleinunternehmer*innen weiter unten.
  • Kleinunternehmerregelung-Option – Das Rechnungsprogramm sollte es dir ermöglichen, mit einem Klick sämtliche Kriterien als Kleinunternehmer*in mit Kleinunternehmerregelung zu erfüllen. Dazu gehört u.a. der Hinweis auf jeder Rechnung, aus welchem gesetzlichen Grund keine Umsatzsteuer berechnet wird.
  • Einnahmen- und Ausgabenverwaltung – Die Rechnungen, die du für deine Dienstleistungen oder Produkte stellst, haben Einnahmen auf deinem Konto zur Folge. Dementsprechend sollte ein Rechnungstool für Kleinunternehmer*innen die Funktion besitzen, deine Einnahmen und Ausgaben verwalten zu können – inklusive dem Upload deiner Belege.
  • Einnahmen-Überschuss-Rechnung – Kann das Rechnungsprogramm deine Einnahmen und Ausgaben managen, sollte es auch eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung – kurz EÜR – erstellen können. Als Kleinunternehmer*in reicht das als buchhalterischer Nachweis in deiner Steuererklärung aus, da du lediglich die einfache Buchführung nutzen darfst.
  • Schnittstelle zum:zur Steuerberater:in – Entscheidest du dich dafür, Steuer-Angelegenheiten einem:r Steuerberater:in zu übergeben, sollte die Rechnungssoftware für Kleinunternehmer*innen eine Schnittstelle aufweisen, über die dein*deine Steuerberater*in die Unterlagen aufbereitet erhält oder Zugang zu diesen bekommt
  • Pluspunkte gibt es für ein Mini-CRM – Im Idealfall liefert dir das Rechnungsprogramm die Möglichkeit, deine Kund*innen anzulegen und zu verwalten.

Vorteile von Rechnungsprogrammen für Kleinunternehmeri*nnen

Das Benutzen eines Rechnungsprogramms als Kleinunternehmer*in bringt dir folgende Vorteile:

  • Zeitersparnis, da du Rechnungen in wenigen Minuten erstellen kannst
  • Notwendige Unterlagen werden für deine*n Steuerberater*in fachgerecht aufbereitet
  • Überblick über deine Einnahmen und Ausgaben
  • Schnelles Erstellen und Übermitteln einer EÜR
  • Geringer Kostenaufwand für große Zeitersparnis
  • Rechnungsprogramme sind eine gute Starthilfe, um die Steuer- und Finanz-Materie als Kleinunternehmer*in kennenzulernen

Kosten für Rechnungsprogramme

Durchstartende Freelancer*innen, Kleingewerbetreibende oder nebenberuflich Selbstständige versuchen meist mit möglichst geringem Aufwand Buchhaltung zu lernen und ihre Kosten dafür in Grenzen zu halten. Deshalb suchen sie nach kostengünstigen oder kostenlosen Software-Lösungen suchen. In Bezug auf Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer*innen stehen die Chancen dafür gut, da die nötigen Funktionen an einer Hand abzuzählen sind. Achte außerdem auf folgende Punkte:

  • Vermeide Trial-Versionen, die nach einer gewissen Zeit kostenpflichtig werden und dich für ein Jahr bindet.
  • Bei jährlicher Zahlweise sparst du oftmals Geld (gilt für die meisten Tools).

Zusammengefasst liegt die Begründung, warum du als Kleinunternehmer*in ein professionelles Rechnungsprogramm verwenden solltest, in allen der drei Punkte Funktionen, Vorteile und Kosten. Du sparst dir sehr viel Zeit, die du vor allem zu Beginn nicht wirklich übrig hast. Der Kostenaufwand ist gering und du bekommst in den wichtigsten Bereichen – Buchhaltung, Finanzen und Steuern – einen einfachen Überblick, ohne viel Papierkram zu verursachen. Wer nun immer noch lieber zur Excel-Tabelle greift, wird vielleicht von einem der Rechnungstools überzeugt, die wir auf OMR Reviews für dich herausgesucht haben – bewertet von anderen Unternehmer*innen!

Checkliste: So schreibst du eine Rechnung

Professionelle Rechnungssoftware achten darauf, dass alle Pflichtangaben auf deinen Rechnungen enthalten sind. Dennoch schadet es nicht, wenn du auch selbst eine Rechnung erstellen oder zumindest überprüfen kannst. Aus diesem Grund haben wir dir eine Checkliste aller Pflichtangaben für eine ordnungsgemäße Rechnung erstellt.

Rechnungspflichtangaben bei Kleinunternehmerregelung:

  • Vollständiger Name, Anschrift sowie Firmenname der Rechnungsempfänger*innen
  • Deine komplette Anschrift mit vollständigem Namen und Firmennamen (falls vorhanden)
  • Deine Steuernummer (von dir oder deinem Unternehmen)
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Angaben zur Art und Menge der Lieferung bzw. Art und Umfang der Dienstleistung
  • Nettobetrag der Lieferung bzw. Dienstleistung
  • Zeitpunkt bzw. Zeitrahmen der Lieferung/Dienstleistung
  • Ein Satz, der den Grund für die fehlende Umsatzsteuer-Angabe angibt (bspw. „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen.“)

Rechnungspflichtangaben ohne Kleinunternehmerregelung:

Zusätzlich zu den eben genannten Rechnungspflichtangaben müssen folgende Rechnungsangaben für Kleinunternehmer*innen ohne Kleinunternehmerregelung ergänzt werden:

  • Höhe des anzuwendenden Steuersatzes
  • Höhe des Umsatzsteuerbetrages
  • Bruttobetrag der Lieferung bzw. Dienstleistung (auch Rechnungsbetrag genannt)

Das sind die Top 7 Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer:innen auf OMR Reviews

Hier kommen die 7 beliebtesten Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer*innen auf OMR Reviews, basierend auf verifizierten Nutzerbewertungen und -erfahrungen:

 
 

1. GetMyInvoices.com

GetMyInvoices.com bietet eine umfassende Buchhaltungslösung in der Cloud, die speziell auf die Bedürfnisse von Kleinunternehmer*innen ausgerichtet ist. Diese Software vereinfacht die Komplexität alltäglicher Rechnungserstellung erheblich.

Mit GetMyInvoices.com können Rechnungen automatisch von über 10.000 verschiedenen Online-Portalen und per E-Mail importiert werden. Das System extrahiert relevante Daten aus den Rechnungen und synchronisiert sie automatisch mit dem entsprechenden Buchhaltungssystem. Es ermöglicht auch das Verwalten von Ausgaben, das Hochladen von Belegen und das zentrale Speichern von Buchhaltungsdokumenten in der Cloud.

GetMyInvoices.com zeichnet sich durch eine benutzerfreundliche Oberfläche aus, die auch für Anfänger leicht zu bedienen ist. Mit seinen effizienten automatisierten Funktionen zur Rechnungsverwaltung und Datenerfassung ist GetMyInvoices.com ein unverzichtbares Werkzeug für das moderne Unternehmensmanagement.

Kosten von GetMyInvoices.com

GetMyInvoices.com ist in verschiedenen Preiskategorien erhältlich, die sich hauptsächlich in der Anzahl der bearbeitbaren Dokumente, Nutzer:innen und Portalverbindungen unterscheiden. In der günstigsten Version "Essential" kostet das Tool zum Beispiel 11 € pro Monat und bietet Zugang für zwei Nutzer*innen und bis zu 5 Portalverbindungen. In der größten Edition "Enterprise" kostet GetMyInvoices.com 59 € pro Monat und bietet Zugang für insgesamt 25 Nutzer*innen, 100 Portalverbindungen und bis zu 1.000 Dokumente. Weitere Informationen zu den Kosten findest du auf unserer Preisseite für GetMyInvoices.com auf OMR Reviews.

Alternativen zu GetMyInvoices.com:

Auf OMR Reviews kannst du verschiedene Alternativen zu GetMyInvoices.com finden, wie zum Beispiel Pleo, Lexoffice oder Papierkram.

 
 

2. sevDesk

In der Landschaft der Unternehmer*innen hat sevDesk bereits seit vielen Jahren einen festen Platz eingenommen. Auf OMR Reviews bekommt das Rechnungstool regelmäßig den Top-Rated-Badge und ist durchgehend gut bewertet. Ausschlaggebend ist bestimmt die grafische, übersichtliche Oberfläche, die Anzahl der Möglichkeiten und die daraus resultierende Flexibilität, ein Rechnungsprogramm für jeden zu sein: Kleinunternehmer*innen, Freelancer*innen, Agenturen oder Großunternehmen. Von der einfachen Rechnungserstellung bis hin zur komplexen Warenwirtschaft erfüllt sevDesk fast alle Erwartungen von Unternehmer*innen.

sevDesk-Kosten

Für Kleinunternehmer*innen bietet sevDesk den Tarif „Rechnung“ bereits für 9 Euro pro Monat an. Dieser beinhaltet das Erstellen von Angeboten und Rechnungen, eine Kundenverwaltung sowie einen Steuerberater*innen-Zugang bzw. einen DATEV-Export. Der Preis ist jährlich zu bezahlen und reduziert sich sogar auf 8 Euro pro Monat, wenn du einen Vertrag über 24 Monate abschließt.

Weitere Infos zu den Preisen von sevDesk und Nutzerbewertungen mit Preisbezug findest du auf OMR Reviews.

sevDesk-Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der sevDesk-Alternativen und kannst dich mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für das geeignete Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer*innen entscheiden.

 
 

3. orgaMAX

Das Rechnungstool orgaMAX hat sich auf Kleinunternehmer*innen, Freiberufler und mittelständische Unternehmen spezialisiert. OrgaMAX ist modular aufgebaut. Das bedeutet, du kannst aus drei Versionen das Fundament deines Rechnungsprogramms auswählen und diese nach Belieben mit bis zu 17 Modulen erweitern. Alle Versionen von orgaMAX sind GoBD– und DSGVO-konform. Zwar ist orgaMAX die teuerste Rechnungssoftware in unserem Ranking, jedoch bietet sonst keiner einen modularen Aufbau an und ist dadurch so flexibel.

orgaMAX-Kosten

Die Preise beginnen bei 13,50 Euro pro Monat mit dem Startup-Paket und steigen auf 54 Euro, wenn du das Business-Paket nimmst. Die Zwischenlösung heißt Standard-Edition und ist für 27 Euro erhältlich. Das Startup-Paket beinhaltet die Möglichkeit, Angebote sowie Rechnungen zu schreiben und darüber hinaus weitere Features im Bereich Mahnwesen und der Bestellorganisation. OrgaMAX möchte ebenfalls jährlich bezahlt werden, anderenfalls werden die monatlichen Preise zwischen 1,50 und 6 Euro teurer.

Weitere Infos zu den Preisen von orgaMAX und Nutzerbewertungen mit Preisbezug findest du auf OMR Reviews.

orgaMAX-Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der orgaMAX-Alternativen und kannst dich mithilfe von verifizierten Nutzer*innenerfahrungen und -bewertungen für das geeignete Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer*innen entscheiden.

 
 

4. Lexoffice

Lexoffice funktioniert in einer Cloud und bietet dir sämtliche Funktionen rundum Rechnungsstellung, Buchhaltung und Banking. Wir empfehlen dir einen Blick auf die Funktionsauswahl zu werfen. Eine Auflistung würde an dieser Stellen nämlich den Rahmen sprengen. Neben Standard-Funktionen für Kleinunternehmer*innen, wie wir sie eingangs in diesem Artikel erwähnt haben, hält Lexoffice besondere Funktionen wie das Erfassen von englischen Belegen, die Integration von PayPal oder das Anbinden eines Shopify-Shops bereit.

Lexoffice-Kosten

Insgesamt gibt es vier Pakete, die entsprechend der internationalen Größentabelle mit S, M, L und XL betitelt sind. Für dich als Kleinunternehmer*innen wird es erst ab dem Paket M interessant. Das umfasst die Nutzung der mobilen Belege-App von Lexoffice, das Erstellen von Rechnung, ein CRM sowie Multibanking. Vor allem Letzteres ist eine Rarität unter günstigen Tarifen bei Rechnungssoftware. Das M-Paket erhältst du bereits ab 9 Euro pro Monat und jährlicher Überweisung. Alle Funktionen von Lexoffice erhältst du mit dem XL-Tarif für 21 Euro pro Monat. Das kannst du übrigens 30 Tage kostenlos testen, bevor dein Abo startet.

Weitere Infos zu den Preisen von Lexoffice und Nutzerbewertungen mit Preisbezug findest du auf OMR Reviews.

Lexoffice-Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der Lexoffice-Alternativen und kannst dich mithilfe von verifizierten Nutzer:innenerfahrungen und -bewertungen für das geeignete Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer*innen entscheiden.

 
 

5. DATEV

DATEV ist eine äußerst verbreitete und beliebte Buchhaltungssoftware, die aufgrund ihrer umfangreichen Funktionen und ihrer hohen Benutzerfreundlichkeit geschätzt wird. Sie richtet sich an Unternehmen aller Größen und bietet eine Vielzahl von Funktionen, um den Rechnungsprozess effizienter und übersichtlicher zu gestalten.

Mit DATEV kannst du alle Rechnungsverläufe digitalisieren und automatisieren. Von der einfachen Rechnungsstellung und -verwaltung über die Lohn- und Gehaltsabrechnung bis hin zur Finanzbuchhaltung bietet DATEV eine umfassende Lösung für alle buchhalterischen Anforderungen. Besonders hilfreich ist die integrierte Steuerberatungsfunktion, die eine einfache und direkte Kommunikation mit deinem*r Steuerberater*in ermöglicht.

DATEV-Kosten

Die Preise für die Nutzung von DATEV richten sich grundsätzlich danach, ob du das Programm für eine Kanzlei oder ein Unternehmen lizenzieren möchtest. Genauere Preisinformationen werden vom Anbieter nicht öffentlich angegeben, sondern müssen direkt bei diesem erfragt werden.

DATEV-Alternativen

Auf OMR Reviews findest du zahlreiche Alternativen zu DATEV, wie beispielsweise Anbieter wie orgaMAX, Pathway Solutions oder countX.

 
 

6. SAGE 50 Connected

Sage 50 Connected ist ein leistungsstarkes Tool zur Rechnungserstellung, das von vielen Unternehmen aufgrund seiner umfangreichen Funktionen und seiner Benutzerfreundlichkeit geschätzt wird. Es bietet eine Reihe von Funktionen, um den Buchhaltungsprozess effizienter und einfacher zu gestalten.

Mit Sage 50 Connected kannst du deine Buchhaltungsaufgaben digitalisieren und automatisieren. Das Tool ermöglicht die Verwaltung von Rechnungen, Ausgaben, Gehaltsabrechnungen und vielem mehr. Es bietet auch Funktionen zur Erstellung von Finanzberichten und zur Verfolgung von Zahlungen. Mit der integrierten Steuerfunktion kannst du deine Steuerdaten verwalten und sie bei Bedarf direkt an das Finanzamt übermitteln.

Die Benutzeroberfläche von Sage 50 Connected ist benutzerfreundlich und intuitiv gestaltet, sodass sowohl Anfänger*innen als auch erfahrene Buchhalter*innen das Tool problemlos nutzen können. Es bietet eine übersichtliche Darstellung deiner Finanzdaten und ermöglicht dir einen schnellen Zugriff auf wichtige Informationen.

Sage 50 Connected Kosten

Die genauen Kosten für die Nutzung von Sage 50 Connected können je nach den spezifischen Anforderungen deines Unternehmens variieren. Es gibt verschiedene Preismodelle, die auf unterschiedliche Unternehmensgrößen und -bedürfnisse zugeschnitten sind. In der Standardversion kostet Sage 50 Connected ab 30 € monatlich pro Nutzer*in. Die umfangreichste Version Professional kostet dich 40 € im Monat pro Nutzer*in. Auf unserer Preisseite für Sage 50 Connected entdeckst du alle Details.

Sage 50 Connected Alternativen

Auf OMR Reviews findest du verschiedene Alternativen zu Sage 50 Connected, wie beispielsweise orgaMAX, Pathway Solutions oder Vertex. Diese Tools bieten ähnliche Funktionen zur Unterstützung deiner Buchhaltungsprozesse.

7. Zervant

Wenn du sowohl eine Desktop- als auch eine App-Version für dein Rechnungsprogramm benötigst, bist du mit Zervant bestens bedient. Aber die noch bessere Nachricht ist, dass Zervant ein kostenloses Rechnungsprogramm speziell für Kleinunternehmer*innen ist. Sofern du nicht mehr als 5 Kund:innen hast, kannst du mit Zervant kostenlos Rechnungen erstellen, die App nutzen und den Kundenservice in Anspruch nehmen.

Zervant-Kosten

Zusätzlich zur kostenlosen Version bietet Zervant noch drei Abo-Modelle an: Starter, Pro und Wachstum. Die Tarife unterscheiden sich hauptsächlich in der Anzahl an Kund*innen, die du verwalten kannst, sowie der Art der erweiterten Features, welche sich vor allem an größere Unternehmen richten. Für dich ist es aber eine wertvolle Info, solltest du wachsen und die Kleinunternehmerregelung hinter dir lassen.

Weitere Infos zu den Preisen von Zervant und Nutzerbewertungen findest du auf OMR Reviews.

Zervant-Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der Zervant-Alternativen und kannst dich mithilfe von verifizierten Nutzer*innenerfahrungen und -bewertungen für das für dich am besten geeignete Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer:innen entscheiden.

Nils Martens
Autor*In
Nils Martens

Verfolgt die Software-Welt schon seit Windows 3.1 – als Slack, Google Meets und Ahrefs noch nicht existierten. Für OMR Reviews ist Nils als Redakteur mit Hype auf Technik, Internetkultur und Software unterwegs. Außerdem kümmert er sich als Freelancer um die Content Creation & das Personal Branding von CEOs auf LinkedIn. In seiner Freizeit findet ihr ihn gerne mal beim FPS-Zocken.

Alle Artikel von Nils Martens

Im Artikel erwähnte Softwares

Im Artikel erwähnte Software-Kategorien

Ähnliche Artikel

Komm in die OMR Reviews Community & verpasse keine Neuigkeiten & Aktionen rund um die Software-Landschaft mehr.