Das sind die 7 besten Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer:innen
Wir zeigen Euch, mit welchen Tools Ihr Eure Rechnungserstellung & Buchführung erledigen könnt
„Als Kleinunternehmer:in brauche ich kein Rechnungsprogramm.“ – falsch!
Kleinunternehmer:in zu sein, bedeutet weniger Papierkram als ein großes Unternehmen zu haben, ganz darauf verzichten könnt Ihr aber nicht. Wie auch viele andere Software-Lösungen erleichtern Euch Rechnungsprogramme das Leben. Warum also solltet Ihr es Euch als Kleinunternehmer:in unnötig kompliziert machen, indem Ihr manuell Rechnungen erstellt oder Excel-Listen führt? Solltet Ihr nicht. Stattdessen könnt Ihr die Zeit nutzen und Euch auf Euer Business konzentrieren.
Lasst uns Euch genauer erklären, warum Ihr als Kleinunternehmer:in ein Rechnungsprogramm verwenden solltet und was solche Tools auszeichnet. On top erhaltet Ihr eine kompetente Liste der 7 besten Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer:innen.
Das zeichnet Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer:innen aus
Möchtet Ihr Euch nebenberuflich mit einem Kleingewerbe oder vollberuflich selbstständig machen, könnt Ihr Euch vom Finanzamt als Kleinunternehmer:in beurteilen lassen. Dabei könnt Ihr Euch für die sogenannte Kleinunternehmerregelung entscheiden. Diese setzt voraus, dass Ihr im vergangenen Kalenderjahr einen Umsatz von maximal 22.000 Euro eingenommen habt und sich Euer Umsatz im laufenden Kalenderjahr auf maximal 50.000 Euro beläuft. Nur wenn beide Voraussetzungen erfüllt sind, könnt Ihr die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Für den Fall, dass Ihr neu gründet, müsst Ihr den Umsatz für Euer erstes Kalenderjahr schätzen.
Was bringt Euch die Kleinunternehmerregelung? Durch die Kleinunternehmerregelung seid Ihr in der Lage, auf Euren Rechnungen keine Umsatzsteuer auszuweisen und somit auch keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abzuführen. Für manche Kleinunternehmer:innen ist dies ein Vorteil, für andere wiederum ein Nachteil. Wir empfehlen Euch deswegen, dass Ihr Euch mit dieser Regelung genauer auseinandersetzt und überprüft, inwiefern sie zu Eurem Geschäftsmodell passt oder eben auch nicht. Gerne möchten wir Euch einen Artikel zu diesem Thema empfehlen: Kleinunternehmerregelung im Detail.
In unserem Artikel gehen wir davon aus, dass Ihr Euch für die Kleinunternehmerregelung entscheidet. Demnach müssen Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer:innen weniger Anforderungen erfüllen als solche für mittelständische oder große Unternehmen. Was die Tools auf jeden Fall können sollten: einfach zu bedienen sein, da Kleinunternehmer:innen oftmals zum ersten Mal in die Selbstständigkeit ziehen und keinerlei Vorkenntnisse in Sachen Rechnung, Business-Finanzen und Co. vorweisen. Wenn Ihr Euch also auf die Suche nach Eurem Rechnungs- und Buchhaltungstool macht, achtet auf folgende Funktionen:
Funktionen von Rechnungsprogrammen für Kleinunternehmer:innen
- Rechnungsvorlagen – Damit Euch keine Pflichtangaben auf Euren Rechnungen fehlen, sollte die Rechnungssoftware professionelle Vorlagen parat haben. Welche Pflichtangaben Ihr genau zu erfüllen habt, verrät Euch die Checkliste für Kleinunternehmer:innen weiter unten.
- Kleinunternehmerregelung-Option – Das Rechnungsprogramm sollte es Euch ermöglichen, mit einem Klick sämtliche Kriterien als Kleinunternehmer:in mit Kleinunternehmerregelung zu erfüllen. Dazu gehört u.a. der Hinweis auf jeder Rechnung, aus welchem gesetzlichen Grund keine Umsatzsteuer berechnet wird.
- Einnahmen- und Ausgabenverwaltung – Die Rechnungen, die Ihr für Eure Dienstleistungen oder Produkte stellt, haben Einnahmen auf Eurem Konto zur Folge. Dementsprechend sollte ein Rechnungstool für Kleinunternehmer:innen die Funktion besitzen, Eure Einnahmen und Ausgaben verwalten zu können – inklusive dem Upload Eurer Belege.
- Einnahmen-Überschuss-Rechnung – Kann das Rechnungsprogramm Eure Einnahmen und Ausgaben managen, sollte es auch eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung – kurz EÜR – erstellen können. Als Kleinunternehmer:in reicht das als buchhalterischer Nachweis in Eurer Steuererklärung aus, da Ihr lediglich die einfache Buchführung nutzen dürft.
- Schnittstelle zum:zur Steuerberater:in – Entscheidet Ihr Euch dafür, Steuer-Angelegenheiten einem:r Steuerberater:in zu übergeben, sollte die Rechnungssoftware für Kleinunternehmer:innen eine Schnittstelle aufweisen, über die Euer:Eure Steuerberater:in die Unterlagen aufbereitet erhält oder Zugang zu diesen bekommt.
- Pluspunkte gibt es für ein Mini-CRM – Im Idealfall liefert Euch das Rechnungsprogramm die Möglichkeit Eure Kund:innen anzulegen und zu verwalten.
Vorteile von Rechnungsprogrammen für Kleinunternehmer:innen
Das Benutzen eines Rechnungsprogramms als Kleinunternehmer:in bringt Euch folgende Vorteile ein:
- Zeitersparnis, da Ihr Rechnungen in wenigen Minuten erstellen könnt
- Notwendige Unterlagen werden für Eure:n Steuerberater:in fachgerecht aufbereitet
- Überblick über Eure Einnahmen und Ausgaben
- Schnelles Erstellen und Übermitteln einer EÜR
- Geringer Kostenaufwand für große Zeitersparnis
- Rechnungsprogramme sind eine gute Starthilfe, um die Steuer- und Finanz-Materie als Kleinunternehmer:in kennenzulernen
Kosten für Rechnungsprogrammen für Kleinunternehmer:innen
Durchstartende Freelancer:innen, Kleingewerbetreibende oder nebenberuflich Selbstständige versuchen meist mit möglichst geringem Aufwand Buchhaltung zu lernen und Ihre Kosten dafür in Grenzen zu halten. Deshalb suchen sie nach kostengünstigen oder kostenlosen Software-Lösungen suchen. In Bezug auf Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer:innen stehen die Chancen dafür gut, da die nötigen Funktionen an einer Hand abzuzählen sind. Achtet außerdem auf folgende Punkte:
- Erwischt keine Trail-Version, die nach einer gewissen Zeit kostenpflichtig wird und Euch für ein Jahr bindet.
- Mehr als 15 Euro pro Monat solltet Ihr für ein Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer:innen nicht ausgeben.
- Bei jährlicher Zahlweise spart Ihr oftmals Geld (gilt für die meisten Tools).
Zusammengefasst liegt die Begründung, warum Kleinunternehmer:innen ein professionelles Rechnungsprogramm verwenden sollten, in allen der drei Punkte Funktionen, Vorteile und Kosten. Ihr erspart Euch sehr viel Zeit, die Ihr als Kleinunternehmer:in vor allem zu Beginn nicht wirklich übrighabt. Der Kostenaufwand ist gering und Ihr bekommt in den wichtigsten Bereichen – Buchhaltung, Finanzen und Steuern – einen einfachen Überblick, ohne viel Papierkram zu verursachen. Wer nun immer noch lieber zur Excel-Tabelle greift, wird vielleicht von einem der Rechnungstools überzeugt, die wir auf OMR Reviews für Euch herausgesucht haben – bewertet von anderen Unternehmer:innen!
Checkliste: So schreibt Ihr als Kleinunternehmer:innen eine Rechnung
Professionelle Rechnungssoftware achten darauf, dass alle Pflichtangaben auf Euren Rechnungen enthalten sind. Dennoch schadet es nicht, wenn Ihr auch selbst eine Rechnung erstellen oder zumindest überprüfen könnt. Aus diesem Grund haben wir Euch eine Checkliste aller Pflichtangaben für eine ordnungsgemäße Rechnung erstellt.
Rechnungspflichtangaben für Kleinunternehmer:innen mit Kleinunternehmerregelung:
- Vollständiger Name, Anschrift sowie Firmenname vom:n Rechnungsempfänger:in
- Eure komplette Anschrift mit vollständigem Namen und Firmennamen (falls vorhanden)
- Eure Steuernummer (von Euch oder Eurem Unternehmen)
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Angaben zur Art und Menge der Lieferung bzw. Art und Umfang der Dienstleistung
- Nettobetrag der Lieferung bzw. Dienstleistung
- Zeitpunkt bzw. Zeitrahmen der Lieferung/Dienstleistung
- Ein Satz, der den Grund für die fehlende Umsatzsteuer-Angabe angibt (bspw. „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen.“)
Rechnungspflichtangaben für Kleinunternehmer:innen ohne Kleinunternehmerregelung:
Zusätzlich zu den eben genannten Rechnungspflichtangaben müssen folgende Rechnungsangaben für Kleinunternehmer:innen ohne Kleinunternehmerregelung ergänzt werden:
- Höhe des anzuwendenden Steuersatzes
- Höhe des Umsatzsteuerbetrages
- Bruttobetrag der Lieferung bzw. Dienstleistung (auch Rechnungsbetrag genannt)
Das sind die Top 7 Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer:innen auf OMR Reviews
Hier kommen die 7 beliebtesten Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer:innen auf OMR Reviews, basierend auf verifizierten Nutzerbewertungen und -erfahrungen:
1. sevDesk
In der Landschaft der Unternehmer:innen hat sevDesk bereits seit vielen Jahren einen festen Platz eingenommen. Auf OMR Reviews bekommt das Rechnungstool regelmäßig den Top-Rated-Badge und ist durchgehend gut bewertet. Ausschlaggebend ist bestimmt die grafische, übersichtliche Oberfläche, die Anzahl der Möglichkeiten und die daraus resultierende Flexibilität, ein Rechnungsprogramm für jeden zu sein: Kleinunternehmer:innen, Freelancer:innen, Agenturen oder Großunternehmen. Von der einfachen Rechnungserstellung bis hin zur komplexen Warenwirtschaft erfüllt sevDesk fast alle Erwartungen von Unternehmer:innen.
sevDesk-Kosten
Für Kleinunternehmer:innen bietet sevDesk den Tarif „Rechnung“ bereits für 9 Euro pro Monat an. Dieser beinhaltet das Erstellen von Angeboten und Rechnungen, eine Kundenverwaltung sowie einen Steuerberater:innen-Zugang bzw. einen DATEV-Export. Der Preis ist jährlich zu bezahlen und reduziert sich sogar auf 8 Euro pro Monat, wenn Ihr einen Vertrag über 24 Monate abschließt.
Weitere Infos zu den Preisen von sevDesk und Nutzerbewertungen mit Preisbezug findet Ihr auf OMR Reviews.
sevDesk-Alternativen
Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht der sevDesk-Alternativen und könnt Euch mithilfe von verifizierten Nutzer:innenerfahrungen und -bewertungen für das für Euch am besten geeignete Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer:innen entscheiden.
2. Zervant
Wenn Ihr ein Rechnungsprogramm sowohl in einer Desktop- als auch in einer App-Version benötigt, seid Ihr mit Zervant bestens bedient. Die noch bessere Nachricht ist jedoch, dass Zervant ein kostenloses Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer:innen ist. Sofern Ihr nicht mehr als 5 Kund:innen habt, lässt Euch Zervant für lau Rechnungen schreiben, die App nutzen und den Kundenservice in Anspruch nehmen.
Zervant-Kosten
Zusätzlich zur kostenlosen Version bietet Zervant noch drei Abo-Modelle an: Starter, Pro und Wachstum. Die Tarife unterscheiden sich hauptsächlich in der Anzahl an Kund:innen, die Ihr verwalten könnt, sowie der Art der erweiterten Features, welche sich vor allem an größere Unternehmen richten. Für Euch ist es aber eine wertvolle Info, sollte Eure Unternehmung wachsen und die Kleinunternehmerregelung hinter sich lassen.
Weitere Infos zu den Preisen von Zervant und Nutzerbewertungen mit Preisbezug findet Ihr auf OMR Reviews.
Zervant-Alternativen
Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht der Zervant-Alternativen und könnt Euch mithilfe von verifizierten Nutzer:innenerfahrungen und -bewertungen für das für Euch am besten geeignete Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer:innen entscheiden.
3. FastBill
FastBill kann alles, was ein gutes Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer:innen können sollte und ist zudem direkt im Browser zu benutzen. Das übersichtliche Dashboard zeigt Euch Eure Einnahmen, fällige Rechnungen und Mahnungen an. Außerdem könnt Ihr Eure Kund:innen anlegen und gelangt über Quicklinks fix zur Angebots- und Rechnungserstellung. Bereits ab dem günstigsten Tarif habt Ihr mit FastBill Features wie den Steuerberater-Export an Bord und könnt ein Bankkonto verknüpfen. Jeweils eine Rechnungsvorlage auf Deutsch und Englisch liegt ab dem ersten Tag zudem für Euch bereit.
FastBill-Kosten
Den erwähnten günstigen Tarif erhaltet Ihr schon ab 9 Euro. Möchtet Ihr mehr Konten verknüpfen oder benötigt später noch weitere buchhalterische Tools, bezahlt Ihr 27 Euro für das Pro-Paket oder 53 Euro für das Premium-Paket. Sämtliche Preise gelten pro Monat bei jährlicher Zahlung.
Weitere Infos zu den Preisen von FastBill und Nutzerbewertungen mit Preisbezug findet Ihr auf OMR Reviews.
FastBill-Alternativen
Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht der FastBill-Alternativen und könnt Euch mithilfe von verifizierten Nutzer:innenerfahrungen und -bewertungen für das für Euch am besten geeignete Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer:innen entscheiden.
4. Papierkram
In unseren Augen hat keine Rechnungssoftware einen besseren Namen erhalten als Papierkram. Doch nicht nur das ist erwähnenswert: Papierkram ist ein kostenloses Rechnungsprogramm! Kleinunternehmer:innen profitieren dabei von einer Online-Buchhaltung, einem Belegmanagement, einer Zeiterfassung via App und selbstverständlich von einer Rechnungserstellung.
Papierkram-Kosten
Neben der kostenlosen Edition mit den Basisfunktionen bringt Papierkram drei weitere Versionen ins Spiel, die sich jedoch an Eurem Bankkonto bedienen. Die Tarife „Pro+“ gibt es für 8 Euro, „Team“ für 20 Euro und „Business“ für 40 Euro. Sie bieten vor allem mehr Speicherplatz, eine GoBD-Zertifizierung sowie weitere Buchhaltungs- und betriebswirtschaftliche Features. Alle Preise gelten bei Papierkram ebenfalls pro Monat und sind jährlich zu entrichten.
Weitere Infos zu den Preisen von Papierkram und Nutzerbewertungen mit Preisbezug findet Ihr auf OMR Reviews.
Papierkram-Alternativen
Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht der Papierkram-Alternativen und könnt Euch mithilfe von verifizierten Nutzer:innenerfahrungen und -bewertungen für das für Euch am besten geeignete Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer:innen entscheiden.
orgaMAX
Das Rechnungstool orgaMAX hat sich auf Kleinunternehmer:innen, Freiberufler und mittelständische Unternehmen spezialisiert. OrgaMAX ist modular aufgebaut. Das bedeutet, Ihr könnt aus drei Versionen das Fundament Eures Rechnungsprogramms auswählen und diese nach Belieben mit bis zu 17 Modulen erweitern. Alle Versionen von orgaMAX sind GoBD– und DSGVO-konform. Zwar ist orgaMAX die teuerste Rechnungssoftware in unserem Ranking, jedoch bietet sonst keiner einen modularen Aufbau an und ist dadurch so flexibel.
orgaMAX-Kosten
Die Preise beginnen bei 13,50 Euro pro Monat mit dem Startup-Paket und steigen auf 54 Euro, wenn Ihr das Business-Paket nehmt. Die Zwischenlösung heißt Standard-Edition und ist für 27 Euro erhältlich. Das Startup-Paket beinhaltet die Möglichkeit, Angebote sowie Rechnungen zu schreiben und darüber hinaus weitere Features im Bereich Mahnwesen und der Bestellorganisation. OrgaMAX möchte ebenfalls jährlich bezahlt werden, anderenfalls werden die monatlichen Preise zwischen 1,50 und 6 Euro teurer.
Weitere Infos zu den Preisen von orgaMAX und Nutzerbewertungen mit Preisbezug findet Ihr auf OMR Reviews.
orgaMAX-Alternativen
Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht der orgaMAX-Alternativen und könnt Euch mithilfe von verifizierten Nutzer:innenerfahrungen und -bewertungen für das für Euch am besten geeignete Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer:innen entscheiden.
6. Lexoffice
Lexoffice funktioniert in einer Cloud und bietet Euch sämtliche Funktionen rundum Rechnungsstellung, Buchhaltung und Banking. Wir empfehlen Euch einen Blick auf die Funktionsauswahl zu werfen, um den Umfang zu registrieren. Eine Auflistung würde an dieser Stellen den Rahmen sprengen. Neben Standard-Funktionen für Kleinunternehmer:innen, wie wir sie eingangs in diesem Artikel erwähnt haben, hält Lexoffice besondere Funktionen wie das Erfassen von englischen Belegen, die Integration von PayPal oder das Anbinden eines Shopify-Shops bereit.
Lexoffice-Kosten
Preislich macht es Lexoffice ein wenig kompliziert, was Ihr durchaus auch als flexibel bezeichnen könnt. Insgesamt gibt es vier Pakete, die entsprechend der internationalen Größentabelle mit S, M, L und XL betitelt sind. Für Euch als Kleinunternehmer:innen wird es erst ab dem Paket M interessant. Das umfasst die Nutzung der mobilen Belege-App von Lexoffice, das Erstellen von Rechnung, ein CRM sowie Multibanking. Vor allem Letzteres ist eine Rarität unter günstigen Tarifen bei Rechnungssoftware. Das M-Paket erhaltet Ihr bereits ab 9 Euro pro Monat und jährlicher Überweisung. Alle Funktionen von Lexoffice erhaltet Ihr mit dem XL-Tarif für 21 Euro pro Monat. Das könnt Ihr übrigens 30 Tage kostenlos testen, bevor Ihr ein Abo startet.
Weitere Infos zu den Preisen von Lexoffice und Nutzerbewertungen mit Preisbezug findet Ihr auf OMR Reviews.
Lexoffice-Alternativen
Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht der Lexoffice-Alternativen und könnt Euch mithilfe von verifizierten Nutzer:innenerfahrungen und -bewertungen für das für Euch am besten geeignete Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer:innen entscheiden.
7.Billomat
Was zunächst an einen Spielautomaten im Casino erinnern mag, kann genau das Gegenteil: Billomat bringt Euch das Geld ein und nimmt es nicht. Na gut, für das Geld Einnehmen seid Ihr selbst verantwortlich, doch Billomat liefert Euch eine gute Lösung, das Geld in buchhalterischer und steuerlicher Hinsicht zu verwalten. Das Dashboard bietet Euch dabei eine kompetente Übersicht mit zahlreichen Statistiken, um Eure gesamte Buchhaltung – egal wie ausufernd – stets im Blick zu haben.
Billomat-Kosten
Bereits die günstigste Version von Billomat lässt Euch 60 Kunden und 90 Artikel managen sowie 30 Rechnungen pro Monat schreiben. Der Entwickler der Software gibt an, dass das Solo-Paket für 6 Euro pro Monat sich an Freiberufler:innen und Betreiber:innen eines Nebengewerbes richtet. Seid Ihr schon ein wenig darüber hinaus am Werkeln, könnt Ihr beim Business-Paket für 16 Euro pro Monat auf mehr Funktionen zählen, wie beispielsweise Online-Banking oder das Erstellen einer EÜR.
Weitere Infos zu den Preisen von Billomat und Nutzerbewertungen mit Preisbezug findet Ihr auf OMR Reviews.
Billomat-Alternativen
Auf OMR Reviews findet Ihr eine Übersicht der Billomat-Alternativen und könnt Euch mithilfe von verifizierten Nutzer:innenerfahrungen und -bewertungen für das für Euch am besten geeignete Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer:innen entscheiden.