Warenwirtschaft statt Zettelwirtschaft im Einzelhandel

Ihr spielt mit dem Gedanken, ein Warenwirtschaftssystem in Euren Einzelhandel zu einzusetzen, wisst aber nicht, wo Ihr anfangen sollt? In diesem Artikel erklären wir Euch, welche Vorteile eine Warenwirtschaft für Euer Unternehmen haben kann, ab welcher Unternehmensgröße eine Software sinnvoll ist und wie sowohl der Einkaufs- als auch der Verkaufsprozess Eures Unternehmens mit einer Warenwirtschaft aussehen kann. Außerdem erfahrt Ihr, was der Unterschied zwischen einem ERP-System und einer Warenwirtschaft im Einzelhandel ist und welche Rolle Buchhaltung, Berichtwesen und Kundenverwaltung dabei spielen. Haben wir Euer Interesse geweckt? Dann bleibt dran und werdet zu Warenwirtschafts-Expert:innen!

Was ist ein Warenwirtschaftssystem im Einzelhandel?

Ein Warenwirtschaftssystem – auch Warenwirtschaft oder WaWi genannt – ist ein computergestütztes Verfahren zur Unterstützung von regelmäßigen Abläufen in einem Einzelhandel. Zu diesen Abläufen gehören insbesondere Einkauf, Lagerhaltung und Verkauf. Mithilfe einer Software werden strukturierte Prozesse festgelegt und somit Abläufe genau definiert.

Ziel der Warenwirtschaft im Einzelhandel ist der effiziente Umgang mit Gütern, das Dokumentieren aller Warenbestands- und Bewegungsdaten sowie die genaue Steuerung des Warenflusses. Dadurch kann sichergestellt werden, dass zu jedem Zeitpunkt genügend Waren verfügbar sind.

Welchen Nutzen hat ein Warenwirtschaftssystem im Einzelhandel?

Eine Warenwirtschaft im Einzelhandel dient in erster Linie der Güterverwaltung, -planung und -steuerung. Sie umfasst dabei folgende Schritte, die die Waren durchlaufen:

• Einkauf
• Wareneingang
• Lagerung
• Vertrieb
• Versand
• Ausgang

Dank eines Warenwirtschaftsprogramms im Einzelhandel könnt Ihr diese Prozesse genau dokumentieren und so den gesamten Warenfluss im Geschäftsprozess Eures Unternehmens festhalten. Um alles richtig zu dokumentieren, arbeitet die Warenwirtschaft eng mit den Abteilungen Logistik und Disposition zusammen.

Je nach Art des Unternehmens variieren die Unternehmensabläufe. Ihr solltet also ein für Euer Unternehmen passendes Warenwirtschaftssystem auswählen. Auf OMR Reviews haben wir diese und viele weitere Softwarelösungen für Euch zusammengefasst und unsere Nutzer:innen haben sie bewertet.

Was sind die Vorteile einer Warenwirtschaft im Einzelhandel?

Egal, ob im Groß- oder Einzelhandel, Warenwirtschaftssysteme unterstützen Euch in vielen Bereichen und bringen so einige Vorteile mit sich:

• Der Ablauf wird klar geregelt und dokumentiert.
• Vorgänge werden durch systematische Abläufe unabhängig von der verantwortlichen Person reproduzierbar gemacht.
• Ihr teilt einzelne Aufgabenbereiche leichter auf verschiedene Personen auf.
• Angebote, Aufträge und Rechnungen erstellt Ihr einfacher und schneller.
• Die Datenpflege findet in einem einzelnen System statt.
• Ihr haltet den Warenstrom in mehreren Betrieben und Lagern gleichzeitig und in Echtzeit fest.
• Durch aktuelle Statistiken im System hilft die WaWi bei der Sortimentsoptimierung.
• Ihr habt die Finanzen Eures Unternehmens stets im Blick.
• Die Warenwirtschaft hilft Euch bei der Steigerung Eures Unternehmenserfolgs.

Was ist der Unterschied zwischen einem ERP-System und einem Warenwirtschaftssystem im Einzelhandel?

Enterprise-Ressource-Planning (ERP) und Warenwirtschaft werden oft als Synonyme verwendet. ERP-Systeme umfassen jedoch viel mehr Funktionen als Warenwirtschaftssysteme. Eine Warenwirtschaft konzentriert sich auf die Optimierung des Warenflusses. Ein ERP-System bietet hingegen ganzheitliche Lösungen für den Einzelhandel an. Es umfasst also mehr Funktionen als eine WaWi.

Mithilfe eines ERP-Systems könnt Ihr anfallende Daten und Informationen aus sämtlichen Prozessen und Abteilungen Eures Einzelhandels sammeln, analysieren und an die Verantwortlichen weiterleiten. Ein ERP-System könnt Ihr beispielsweise auch für die Produktionsplanung oder die Kundenpflege und -kommunikation verwenden. Es handelt sich bei einem ERP-System, also um ein erweitertes Warenwirtschaftssystem für den Einzelhandel.

Die Funktionen eines Warenwirtschaftssystems und eines ERP-Systems im Vergleich

Falls Ihr nun neugierig geworden seid und die besten ERP-Systeme vergleichen wollt, dann schaut doch mal auf OMR Reviews vorbei. Dort haben unsere Nutzer:innen die beliebtesten ERP-Systeme für Euch ausprobiert und bewertet.

Ab welcher Unternehmensgröße ist ein Warenwirtschaftssystem sinnvoll?

Je nach Warenwirtschaftssystem weichen die Empfehlung für die Mindestgröße eines Unternehmens ab. Viele der bekanntesten Warenwirtschafts-Lösungen empfehlen wir Euch erst aber einer Unternehmensgröße von circa 1.000 Mitarbeiter:innen. Der Grund dafür ist, dass bei Einführung einer Warenwirtschaft in einem großen Unternehmen die meisten Prozesse bereits erfasst sein sollten. Sie können dann ganz einfach in der Software umgesetzt werden.

Aber auch für kleinere Unternehmen können Warenwirtschaftssysteme sinnvoll sein. Betreibt Ihr beispielsweise einen Online-Shop oder seid im Einzelhandel tätig, macht sich ein WaWi bereit ab rund 40 Bestellungen pro Tag bezahlt. Außerdem ist der Einführungsprozess in kleineren Unternehmen weitaus einfacher. Denn je größer das Unternehmen ist, desto komplexer und kostspieliger ist auch die Implementierung einer Warenwirtschaft.

Welche Warenwirtschaftssysteme für den Einzelhandel gibt es?

Die folgenden Top 5 Warenwirtschaftssysteme helfen Euch beim Erfassen, Planen und Analysieren der Warenströme im Einzelhandel:

Billbee

Die cloudbasierte Software unterstützt Euch bei der Auftragsabwicklung inklusive (automatischer) Erstellung von Auftragsdokumenten, Zahlungsabgleich, Versandabwicklung oder E-Mail-Versand an Kund:innen. Außerdem könnt Ihr mit Billbee Euren Warenbestand zentral verwalten und kanalübergreifend abgleichen.

orgaMAX Buchhaltung

Hierbei handelt es sich um eine All-in-One-Bürosoftware, die sowohl für KMU als auch für Dienstleister:innen, Handwerker:innen und Selbstständige hilfreich ist. Die Software unterstützt Euch bei der Buchhaltung, der Finanzverwaltung und der Warenwirtschaft inklusive Lagermanagement, Kassensystem, Steuerauswertungen oder E-Commerce-Anbindung.

SAP S/4HANA Cloud, public edition

Die ERP-Software assistiert Euch bei der Analyse großer Datenmengen, der Einführung neuer Geschäftsmodelle und der Koordination der Ressourcen. Die Software richtet sich dabei an Unternehmen jeder Branche und Größe.
⁠Alle Tools von SAP gibt es auf unserer Übersichts-Seite des Software-Herstellers. 

weclapp

Mithilfe von weclapp könnt Ihr alle wichtigen Unternehmensprozesse auf einer Cloud-ERP-Plattform steuern. Das Tool bietet CRM-, Warenwirtschaft-, Projektmanagement- oder Buchhaltungssoftware-Lösungen an.

microtech büro+

Die ERP-Software hilft Euch bei automatisierten Unternehmensabläufen. Das Tool verfügt über eine Finanzbuchhaltung sowie eine Anbindung an Online-Shops und Online-Marktplätze.

Weitere Warenwirtschaftssysteme für den Einzelhandel

Microsoft Dynamics 365 Business Central

JTL

e.bootis-ERPII

Sage 100

Xentral ERP

Oracle NetSuite

ALPHAPLAN

plentysystems

Infor M3

Actindo

abas ERP

Wie läuft der Einkauf mit einem Warenwirtschaftssystem im Einzelhandel ab?

Damit Ihr Waren in Eurem Einzelhandel verkaufen könnt, müsst Ihr diese zuerst natürlich beschaffen bzw. einkaufen. Der Einkauf mithilfe eines Warenwirtschaftssystems erfolgt meist in sechs Schritten:

Schritt 1: Bedarfsermittlung

Zunächst müsst Ihr ermitteln, wie hoch der Bedarf an einer bestimmten Ware ist.

Schritt 2: Bestellvorschlag

Den Bestellvorschlag könnt Ihr entweder manuell eingeben oder Euer Warenwirtschaftssystem schlägt Euch automatisch die Bestellung der gewünschten Güter vor. Das System achtet dabei auf den Meldebestand der Waren, der zuvor von Euch definiert wurde. Ist der Lagerbestand einer bestimmten Ware also zu niedrig, informiert Euch die Software darüber.

Schritt 3: Anfragenverwaltung

Steht der Lieferumfang fest, kommt die Anfragenverwaltung zum Zug. Dabei werden eine oder mehrere Anfragen an Lieferant:innen geschickt. Sobald Preis und Lieferzeit geklärt sind, kommt es zum nächsten Schritt.

Schritt 4: Bestellung

Sobald Ihr die Bestellung bestätigt, erstellt die WaWi eine Bestellnummer. Diese wird als Referenz herangezogen und kommt beispielsweise bei der Kommunikation mit den Lieferant:innen zum Einsatz. So weiß Euer Warenwirtschaftssystem stets, um welche Bestellung es sich handelt.

Schritt 5: Wareneingang

Erfolgt die Lieferung der bestellten Ware, könnt Ihr diese in der WaWi zum Lagerstand dazu buchen. Die Software weiß dann, dass die Bestellung eingetroffen ist und aktualisiert den Lagerbestand dementsprechend. Zusätzlich empfehlen wir Euch, die Waren immer auch physisch zu prüfen. Ist die bestellte Menge vorhanden und entspricht sie den Qualitätsstandards?

Schritt 6: Rechnungsprüfung oder Reklamation

Seid Ihr mit der Ware zufrieden, so könnt Ihr den verrechneten Preis nochmals im Warenwirtschaftssystem überprüfen. Stimmen Menge, Qualität oder Preis nicht, könnt Ihr mithilfe der WaWi eine Reklamation auslösen. Diese wird dann direkt an die Lieferant:innen weitergeleitet.

Während des gesamten Einkaufsprozesses solltet Ihr sämtliche Dokumente wie Bestellbestätigung, Lieferschein, aber auch E-Mails im Warenwirtschaftssystem Eures Einzelhandels erfassen. Bei telefonischen Anfragen könnt Ihr manuell Notizen hinzufügen. So könnt Ihr sichergehen, dass alle wichtigen Dokumente an einem Ort gesammelt und gespeichert werden. Das Warenwirtschaftssystem bietet Euch somit eine detaillierte Übersicht aller Bestellungen.

Wie läuft der Verkauf mit einem Warenwirtschaftssystem im Einzelhandel ab?

Es gibt zwei Fälle, in denen Ihr Euer Warenwirtschaftssystem im Verkauf verwenden könnt:

• Business-to-Business-Verkauf (B2B-Verkauf): Ihr verkauft Eure Ware an ein anderes Unternehmen. 
• Business-to-Consumer-Verkauf (B2C-Verkauf): Ihr verkauft Eure Waren direkt an Eure Endkund:innen.

Je nach Art des Verkaufes geht der Warenverkauf mithilfe einer Warenwirtschaft in vier oder fünf Schritten über die Bühne:

Schritt 1: Anfrage und Angebot (nur bei B2B)

Ihr bekommt eine Anfrage Eurer Kund:innen, die in der WaWi erfasst wird. Das Warenwirtschaftssystem greift dann auf Stammdaten der Kund:innen, Preise, Lieferzeiten und Lagerinformationen zu. Mithilfe der Warenwirtschaftssoftware erstellt Ihr so ein passendes Angebot und übermittelt dieses an die Interessent:innen.

Schritt 2: Bestellung und Auftrag

Lösen die Kund:innen durch Eure Angebotslegung oder den Online-Shop eine Bestellung aus, zeichnet die WaWi diese auf. Die Software verschickt dann automatische eine Auftragsbestätigung an Eure Kund:innen.

Schritt 3: Versandabwicklung und Warenausgang

Für die Versandabwicklung erstellt Eure Warenwirtschaft alle benötigen Dokumente wie Lieferschein, Packliste und Versandetikett. Anschließend könnt Ihr die verkaufte Ware aus dem Lager holen und sie für den Warenausgang vorbereiten. Arbeitet Ihr mit Paketdienstleister:innen zusammen, so ist es sinnvoll, von dieser Schnittstelle hier Gebrauch zu machen. Das Warenwirtschaftssystem für Euren Einzelhandel übermittelt dabei alle notwendigen Daten wie Zieladresse, Gewicht und Maße an die Versanddienstleister:innen. Eure Ware ist somit „ready to go“!

Schritt 4: Rechnungserstellung

Eure WaWi erstellt mithilfe der im System vorhandenen Daten die Rechnung. So könnt Ihr Euren Kund:innen zeitnah die Rechnung für die erhaltene Ware zukommen lassen.

Schritt 5: Forderungsmanagement

Das Forderungsmanagement Eures Warenwirtschaftssystems gibt Euch jederzeit einen Überblick über noch nicht bezahlte Rechnungen und offene Forderungen.

Kommt es zu einer Reklamation oder Rücksendung, könnt Ihr den Ablauf ebenfalls mit Eurer WaWi steuern. Diese erfasst die beantrage Rücksendung, stellt die Rücksendeinformationen bereit und erstellt gegebenenfalls ein Rücksendeetikett.

Welche Aufgaben hat die Lagerverwaltung?

Bei der Lagerverwaltung handelt es sich um eines der wichtigsten Instrumente Eures Warenwirtschaftssystems. Ihr solltet zu jedem Zeitpunkt wissen, was sich in Euren Lagern befindet. Außerdem tut Ihr mithilfe einer gut organisierten Lagerverwaltung nicht nur Euren Lagermitarbeiter:innen, sondern auch Eurer unternehmerischen Geldbörse einen Gefallen.

Für die Lagerbestandsführung erfasst Eure WaWi entweder Stückzahl oder Gewicht der Waren. Abhängig von der Art der Ware könnt Ihr verschiedene Kategorien an Informationen erstellen, die die Warenwirtschaft dokumentieren soll (z. B. verschiedene Größen oder Farben). Abgesehen vom tatsächlichen Lagerbestand, bezieht Euer Warenwirtschaftssystem auch noch offene Bestellungen mit ein. So habt Ihr stets einen Überblick über Euren Lagerbestand.

Wie funktioniert die Inventur bei einem Warenwirtschaftssystem im Einzelhandel?

Ihr seid mit Eurem Unternehmen verpflichtet, eine Bilanz zu erstellen? Dann müsst Ihr auch regelmäßig eine Inventur durchführen. Eine Inventur kann auch Bestandteil der Lagerverwaltung sein. Dabei unterscheiden wir drei Arten von Inventuren:

• Laufende Inventur: Bei einer laufenden Inventur müsst Ihr Eure Waren das ganze Jahr über – also laufend – zählen. Hier ist es sinnvoll, die Waren in unterschiedliche Kategorien einzuteilen.
• Stichtagsinventur: Bei der Stichtagsinventur haltet Ihr die Lagerbestände an einem bestimmten Tag des Wirtschaftsjahres – dem Stichtag – fest.
• Jahresinventur: Die Jahresinventur findet einmal pro Wirtschaftsjahr statt. Für gewöhnlich wird sie am Ende des Jahres durchgeführt. Dabei müsst Ihr den gesamten Bestand all Eurer Lager zählen.

Die Lagerbestände könnt Ihr entweder manuell mithilfe einer händischen Liste oder elektronisch mithilfe mobiler Eingabegeräte erfassen. Es gibt dafür auch spezielle mobile Datenerfassungsgeräte (MDE), die das Scannen der Waren ermöglichen. Eure Warenwirtschaft unterstützt sowohl die manuelle als auch die elektronische Erfassung.

Außerdem hilft Euch die WaWi bei der Inventurauswertung Eures Einzelhandels. Sie korrigiert unter anderem Differenzen und bessert Fehler im System automatisch aus. Die Software kann zudem die bilanztechnisch korrekte Abwertung der Waren durchführen.

Wie wird ein Kassensystem in ein Warenwirtschaftssystem eingebunden?

Seid Ihr im stationären Handel mit mehreren Standorten tätig, so wisst Ihr bereits, wie wichtig ein gutes Kassensystem für das Unternehmen ist. So könnt Ihr zum Beispiel Daten reibungslos austauschen, Lagerstände überprüfen und das Berichtswesen effizient führen.

Für den erfolgreichen Betrieb Eures Unternehmens sollten das Kassensystem und das Warenwirtschaftssystem nahtlos ineinandergreifen. Dennoch handelt es sich bei den meisten Software-Lösungen um Kassensysteme, die nur oberflächlich die Züge einer Warenwirtschaft aufweisen. In vielen Fällen würdet Ihr also eine Schnittstelle benötigen. Das Kassensystem und die WaWi sind dann zwei getrennte Systeme, die untereinander Daten austauschen. Bei diesem Datenaustausch können jedoch wichtige Daten verloren gehen.

Wir raten Euch also, zu einem „Gesamtpaket“ zu greifen. Dadurch erspart Ihr Euch nicht nur unnötige Arbeit, sondern könnt auch jederzeit an der Kasse die Warenströme in Echtzeit beobachten und die Lagerbestände überprüfen. Die meisten Kassensysteme verfügen außerdem über nützliche Funktionen zur Einhaltung der Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchhaltung (GoB).

• Automatische Erstellung eines Buchhaltungsberichtes
• Automatische Erstellung eines Tagesabschlussberichtes
• Ein digitales Kassenbuch
• Mitarbeiterverwaltung
• Erstellung von Umsatzberichten pro Stunde, Artikel oder Mitarbeiter:in

Dank dieser Funktionen könnt Ihr Euch auf die wichtigen Dinge Eures Unternehmens konzentrieren und müsst Euch nicht mit unnötigem Papierkram beschäftigen.

Wie funktioniert die Zusammenarbeit zwischen Warenwirtschaft und Buchhaltung?

Je nach Größe des Unternehmens variiert die Art der Zusammenarbeit zwischen Warenwirtschaft und Buchhaltung. Während die firmeninterne Buchhaltung meist in die Warenwirtschaftssysteme großer Unternehmen integriert ist, kooperieren kleine und mittlere Unternehmen eher mit externen Firmen. Sie greifen dabei meist auf externe Steuerberater:innen oder Buchhaltungsfirmen zurück. Dabei kommen spezielle Buchhaltungssoftwares zum Einsatz.

Falls Ihr noch mehr zum Thema Buchhaltung lernen wollt oder auf der Suche nach einem kostenlosen Buchhaltungstools oder einer Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen seid, dann scrollt doch mal durch OMR Reviews. Dort findet Ihr die beliebtesten Buchhaltungstools im Vergleich.

Was ist das Berichtswesen?

Das Berichtswesen – auch Reporting genannt – beschäftigt sich mit der Erstellung von Berichten für ein Unternehmen. Diese Berichte umfassen unter anderem Folgendes:

• Bilanz
• Gewinn-und-Verlust-Rechnung
• Kundenauswertung
• Kostenanalyse

Das Berichtswesen zählt damit zu einer der Key-Funktionen eines Warenwirtschaftssystems. Mithilfe der WaWi könnt Ihr also sämtliche Daten statistisch analysieren und in Berichten zusammenfassen. Die Berichte dienen Euch als Entscheidungsgrundlage in Bezug auf Marketingmaßnahmen oder Sortimentsplanung. Je nach Warenwirtschaft könnt Ihr die Berichte manuell anstoßen oder regelmäßig automatisch erstellen lassen.

Was versteht man unter Kundenverwaltung?

Die Kundenverwaltung dient der Speicherung von Daten. So könnt Ihr in der Kundenverwaltung beispielsweise alle wichtigen Daten Eurer Kund:innen, Lieferant:innen und anderer Kontakte speichern. Dazu zählen nicht nur Name, Adresse und Telefonnummer, sondern auch Fahrtrouten und Dienstleistungen.

Was ist ein CRM-System?

Das Customer-Relationship-Management (CRM) wird auf Deutsch häufig auch Kundenpflege genannt. Dabei handelt es sich um eine erweiterte Kundenverwaltung. Ihr könnt mithilfe einer CRM-Software sämtliche Kundeninformationen erfassen und zur Verbesserung der Kundenkommunikation nutzen. So könnt Ihr zum Beispiel Marketingmaßnahmen anpassen, Newsletter-Zusendungen optimieren und Werbeaktionen richtig positionieren. Dabei stehen die Bedürfnisse Eurer Kund:innen stets im Mittelpunkt des Systems.

Wie werden die Aufgaben unterschiedlicher Mitarbeiter:innen in der Warenwirtschaft berücksichtigt?

Je nach Aufgabenbereich kommen andere Funktionen der Warenwirtschaft zum Zug. So verwenden beispielsweise Mitarbeiter:innen im Lager andere Funktionen als Mitarbeiter:innen in der Verwaltung. Um den verantwortlichen Mitarbeiter:innen ihre entsprechenden Aufgabenbereiche anzuzeigen und eventuelle Zugriffsrechte zu verwalten, verfügen Warenwirtschaftssysteme im Einzelhandel über eine Nutzerverwaltung. Dadurch kann jederzeit nachverfolgt werden, welche Nutzer:innen einen Vorgang ausgelöst oder bearbeitet haben. Die meisten Mitarbeiter:innen sind dabei in folgenden Rollen tätig:

• Administration
• Buchhaltung
• Backoffice
• Kassennutzung
• Management
• Marketing
• Vertrieb
• Lager

Dank der Nutzerverwaltung könnt Ihr also jederzeit überprüfen, wer welche Aufgabe ausgeführt hat. Neben der Nutzerverwaltung verfügen Warenwirtschaftssysteme auch über eine Aufgabenverwaltung. Mithilfe dieses Tools könnt Ihr Aufgaben manuell oder automatisch erstellen und ins System eintragen. Diese können dann den entsprechenden Mitarbeiter:innen zugeteilt werden. Dabei handelt es sich meistens um einen bestimmten Teilbereich der Warenwirtschaft (z. B. Erstellung eines Kundenangebotes). Sobald diese Aufgabe erledigt ist, kann der nachfolgende Schritt für die nächste verantwortliche Person freigegeben werden. Dadurch ermöglicht Ihr Euren Mitarbeiter:innen eine reibungslose Kommunikation und Zusammenarbeit. Zudem seid Ihr stets auf dem aktuellen Stand der Dinge.

Fazit: Warenwirtschaftssystem im Einzelhandel? Ja, bitte!

Ein Warenwirtschaftssystem hat viele Vorteile für Unternehmen jeder Größe. Insbesondere kleinen Unternehmen im Einzelhandel empfehlen wir, so früh wie möglich auf den Warenwirtschaftszug aufzuspringen – denn je kleiner das Unternehmen, desto einfacher die Software-Implementierung. Neben Kunden- und Nutzerverwaltung und Berichtswesen unterstützt Euch ein Warenwirtschaftssystem insbesondere bei der Lagerverwaltung und der Automatisierung unterschiedlicher Unternehmensprozesse. Wer im Unternehmen also noch auf Zettelwirtschaft setzt und so versucht, den Überblick über alle Abläufe zu behalten, sollte spätestens jetzt zur Warenwirtschaft umsatteln.